Vendor-managed inventory eli VMI on järjestely, jossa toimittaja seuraa tuotteidensa varastotasoja ja päättää, milloin niitä täydennetään. Jaat varasto- ja myyntitiedot toimittajan kanssa; he seuraavat tasoja sovittujen minimi- ja maksimirajojen puitteissa ja lähettävät täydennyksiä odottamatta sinulta ostotilausta.
Se kääntää perinteisen suhteen päälaelleen. Tavanomaisessa järjestelyssä sinä päätät, mitä ostetaan ja milloin, ja toimittaja reagoi. VMI-mallissa toimittajalla on päätösvalta täydennyksistä, ja sinulla on sopimus, joka ohjaa tätä prosessia. Hyvin toteutettuna se poistaa rutiinityötä ja parantaa samalla saatavuutta. Huonosti toteutettuna se luovuttaa hallinnan osasta liiketoimintaasi, jonka haluaisit ehkä pitää itselläsi.
VMI määriteltynä
Vendor-managed inventory tarkoittaa, että toimittaja vastaa tuotteidensa varastotasojen ylläpidosta teidän kahden kesken sovittujen rajojen puitteissa.
Jotta kyseessä olisi VMI eikä vain tiivis toimittajasuhde, kolmen ehdon on täytyttävä.
Toimittaja näkee varastosi. Kyse ei ole kuukausiraportista, vaan ajantasaisista varastotasoista ja viimeaikaisesta myynnistä, mieluiten järjestelmäyhteyden kautta eikä perjantaisin sähköpostitse lähetettävällä taulukolla.
Toimittaja tekee täydennyspäätöksen. He määrittävät määrän ja ajoituksen. Jos hyväksyt edelleen jokaisen lähetyksen, sinulla on avulias toimittaja, ei VMI-malli.
Rajat on sovittu etukäteen. Minim- ja maksimitasot tuotekohtaisesti varmistavat, että toimittajan harkinta toimii asettamiesi rajojen sisällä eikä vapaasti.
Varaston omistajuus on erillinen kysymys, mikä aiheuttaa usein sekaannusta konsignaatiovarastoinnin kanssa. VMI ei ota kantaa siihen, kuka omistaa hyllyssäsi olevat tuotteet.
Miten VMI toimii, vaihe vaiheelta
1. Sovi laajuudesta ja säännöistä. Mitkä tuotteet kuuluvat piiriin, mitkä ovat kunkin tuotteen minimi- ja maksimitasot, kuinka usein tieto liikkuu, kuka omistaa varaston, mitä tapahtuu hitaasti liikkuville tuotteille ja kuka maksaa mistäkin. Tämä vaihe määrittää, toimiiko järjestely, ja se kiirehditään aivan liian usein.
2. Yhdistä tiedot. Toimittaja tarvitsee tiedot nykyisestä varastotilanteesta, viimeaikaisesta myynnistä tai käytöstä ja mieluiten kaikesta, mitä tiedät tulevasta kysynnästä – kampanjoista, kausivaihteluista tai suurista asiakastilauksista. Yhteys voi olla EDI-syöte, rajapinta (API), portaali tai pienemmissä järjestelyissä ajastettu vienti. Tärkeintä on tarkkuus ja tiheys, ei tekninen hienostuneisuus.
3. Toimittaja lähettää alkuvaraston. Aloitusasema lasketaan sovittujen tasojen perusteella, ja sitä on yleensä tarpeen säätää ensimmäisten kuukausien aikana, kun todellista kysyntätietoa kertyy.
4. Toimittaja seuraa tilannetta. He tarkkailevat varastotasoja suhteessa sovittuun vaihteluväliin ja todelliseen myyntiin, ja he havaitsevat trendit ennen kuin itse huomaisit niitä.
5. Toimittaja täydentää varastoa. Tuotteet saapuvat palauttamaan varastotasot sovittuihin rajoihin ilman, että sinun tarvitsee tehdä ostotilausta. Sopimuksesta riippuen lasku seuraa lähetyksen, vastaanoton tai myynnin yhteydessä.
6. Molemmat osapuolet arvioivat. Kuukausittain tai neljännesvuosittain: mikä loppui kesken, mikä kertyi varastoon, mitä tasoja on muutettava, mitkä tuotteet tulisi poistaa järjestelystä. VMI ei ole järjestelmä, jonka vain kytket päälle – se on suhde, jota on ylläpidettävä, ja arviointi on se paikka, jossa järjestelyn arvo turvataan.
VMI vs. konsignaatiovarasto
Näitä käytetään usein synonyymeinä, vaikka ne vastaavat eri kysymyksiin.
VMI koskee sitä, kuka hallinnoi täydennyksiä. Toimittaja päättää, milloin ja kuinka paljon lähetetään.
Konsignaatio koskee sitä, kuka omistaa varaston ja milloin maksat. Pidät hallussasi toimittajan tavaroita, ne pysyvät toimittajan omaisuutena, ja maksat vasta, kun myyt ne.
Nämä ovat toisistaan riippumattomia. Käytännössä esiintyy kaikkia neljää yhdistelmää:
- VMI ilman konsignaatiota — toimittaja täydentää varastosi ja laskuttaa toimituksen yhteydessä. Yleisin järjestely, erityisesti valmistavassa teollisuudessa ja jakelussa.
- Konsignaatio ilman VMI-mallia — pidät toimittajan varastoa ja maksat myynnin yhteydessä, mutta päätät itse, mitä tilaat. Yleistä vähittäiskaupassa ja arvokkaissa tuoteryhmissä, kuten koruissa.
- Molemmat yhdessä — toimittaja hallinnoi täydennyksiä ja omistaa tavarat niiden myyntiin asti. Ostajan kannalta suotuisin järjestely, johon toimittajat suostuvat vain, jos suhde tai volyymi sen oikeuttaa.
- Ei kumpaakaan — perinteinen ostotilaussuhde.
Käytännön ero on siinä, missä riski sijaitsee. VMI siirtää täydennyksen työn. Konsignaatio siirtää pääoma- ja vanhenemisriskin. Toimittaja saattaa mielellään hoitaa ensimmäisen, mutta olla jyrkästi haluton toiseen.
Edut ostajalle
Vähemmän rutiinitilauksia. Uudelleentilauslaskelmat, ostotilaukset ja niiden perään soittelu poistuvat piiriin kuuluvien tuotteiden osalta. Yritykselle, jolla on useita suuren volyymin perustuotteita, tämä poistaa merkittävän osan hallinnollisesta työstä.
Vähemmän varastopuutteita. Toimittaja, joka seuraa tasojasi päivittäin, huomaa tyhjenemisen nopeammin kuin ostaja, joka tarkistaa raportin viikoittain, ja he tuntevat omat toimitusaikansa tarkasti.
Pienempi varmuusvarasto. Puskurivarasto on olemassa kattamaan kysynnän ja tarjonnan epävarmuutta. VMI vähentää tarjontapuolen epävarmuutta huomattavasti, mikä tarkoittaa, että sama palvelutaso vaatii vähemmän varastoa.
Vähemmän sitoutunutta pääomaa. Pienempi varasto vapauttaa kassaa, ja jos järjestelyyn kuuluu myös konsignaatio, pääoma ei ole sinun ennen kuin myyt tuotteen.
Parempi saatavuus heidän tuotteilleen. Toimittajan kaupallinen etu on siinä, että heidän tuotteensa ovat hyllyssäsi ja myyvät, mikä on kerrankin täysin linjassa sinun etusi kanssa.
Vähemmän hätätilauksia. Pikarahdit ja osakuormat ovat yleensä seurausta siitä, että joku huomasi tilanteen liian myöhään. Jatkuva seuranta poistaa suurimman osan näistä tilanteista.
Edut toimittajalle
VMI ei ole myönnytys – toimittajat tavoittelevat sitä, ja sen ymmärtäminen tekee neuvottelemisesta huomattavasti helpompaa.
Todellinen kysynnän näkyvyys. Sen sijaan, että toimittaja näkisi epätasaisia ja vääristyneitä ostotilauksia, he näkevät todellisen kulutuksen. Se on arvokkain syöte heidän omaan suunnitteluunsa ja vaimentaa piiskavaikutusta, jota ostotilauksiin perustuva toimitusketju luo.
Tasaisempi tuotanto ja toimitukset. Tieto siitä, mitä tullaan tarvitsemaan, mahdollistaa tuotannon tasaamisen ja lähetysten yhdistelyn, mikä molemmat vähentävät kustannuksia.
Vähemmän hätätuotantoajoja. Toimittaja, joka näkee varaston tyhjenemisen etukäteen, ei joudu keskeyttämään tuotantoaikatauluaan paikatakseen tilannetta.
Tiiviimpi asiakassuhde. Asiakas, jonka täydennykset kulkevat toimittajan järjestelmien kautta, ei vaihda toimittajaa hetken mielijohteesta. Tämä on heille todellinen kaupallinen etu ja sinulle todellinen riski – katso alta.
Enemmän hyllytilaa, vähemmän kilpailijoita. Varastosi hallinta antaa toimittajalle vaikutusvaltaa siihen, kuinka paljon tilaa heidän tuotevalikoimansa vie.
Pienemmät myyntikustannukset. Rutiinitilaukset eivät enää vie myyjien aikaa.
Haitat ja riskit
Datariippuvuus. Koko järjestely perustuu varastotietoihisi. Jos varastokirjanpidon tarkkuus on heikko, toimittaja tekee päätöksiä virheellisten tietojen perusteella ja lähettää itsevarmasti vääriä tuotteita. VMI ei korjaa epätarkkaa kirjanpitoa, vaan se korostaa sitä.
Hallinnan menetys. Et enää päätä kyseisten tuotteiden tilausajoista tai määristä. Tämä on järjestelyn perusajatus, mutta se muuttuu epämukavaksi, kun kassavirta on tiukilla ja saapuu toimitus, jota et olisi tällä viikolla tilannut.
Liiallinen riippuvuus yhdestä toimittajasta. Syvä integraatio nostaa vaihtamisen kustannuksia. Järjestelmät on kytketty toisiinsa, henkilökunta on tottunut toimintatapaan ja oma kykysi täydentää kyseisiä tuotteita surkastuu hiljalleen. Suunnittele poistumisstrategia ennen kuin tarvitset sitä.
Kaupallinen eturistiriita. Toimittaja päättää, kuinka paljon heidän tuotteitaan varastossasi on, ja he saavat maksun toimittamistaan tuotteista. Hyvin johdetuissa järjestelyissä tätä hallitaan sovitulla enimmäismäärällä ja yhteisillä mittareilla; huonosti hallituissa järjestelyissä varastotasot karkaavat helposti tarvittavaa suuremmiksi.
Tietoturva ja kaupallinen luottamuksellisuus. Annat kauppakumppanille reaaliaikaisen näkymän myyntiisi. Mieti, mitä tämä paljastaa, erityisesti jos toimittaja toimittaa tuotteita myös kilpailijoillesi, ja kirjaa sopimukseen – mitä he saavat nähdä, mitä he saavat säilyttää ja mitä tiedoille tapahtuu järjestelyn päättyessä.
Viestintäkatkokset. Yleisin käytännön ongelma. Järjestät kampanjan, muutat hintaa tai voitat suuren asiakkuuden, mutta kukaan ei kerro siitä toimittajalle. Tällöin heidän mallinsa perustuu vanhentuneeseen tietoon.
Sopii vain tietyille tuotteille. Tasaisille, jatkuville ja kohtuullisen ennustettaville tuotteille vakiintuneen toimittajan kanssa. Se sopii huonosti kertaluonteisiin ostoihin, lyhyen elinkaaren tuotteisiin, muotituotteisiin tai mihin tahansa, jonka kysyntä on aidosti epäsäännöllistä.
VMI-käyttöönoton tarkistuslista
1. Valitse oikea toimittaja. Vakiintunut suhde, luotettava toimitushistoria, järjestelmät, jotka kykenevät vastaanottamaan tietosi, ja riittävä volyymi, joka oikeuttaa molemminpuolisen panostuksen.
2. Valitse tuoteluettelo harkiten. Aloita suppeasti – vakaimmista ja suurivolyymisimmistä tuotteistasi kyseiseltä toimittajalta. Älä ota mukaan koko valikoimaa tai hankalia tuotteita, joiden toivot jonkun muun ratkaisevan.
3. Rationalisoi SKU-valikoima ensin. Paisuneeseen valikoimaan sovellettu VMI automatisoi sellaisten tuotteiden hallintaa, joita ei pitäisi edes olla olemassa. Käytä ABC-analyysia nähdäksesi, mikä todella liikkuu, ja karsi hännänpää ennen kuin luovutat loput toimittajan hallittavaksi.
4. Korjaa varastokirjanpidon tarkkuus. Laske kyseiset varastopaikat, korjaa virheet ja luo rutiini, joka pitää tiedot oikeina. Tämä on vaihe, joka jätetään todennäköisimmin väliin ja joka aiheuttaa todennäköisimmin epäonnistumisen.
5. Aseta vähimmäis- ja enimmäistasot tuotekohtaisesti. Laske ne todellisen kysynnän ja todellisen toimitusajan perusteella, älä arvioiden. Nämä ovat rajat, joiden sisällä toimittaja toimii, joten niillä on tavallista suurempi merkitys.
6. Sovi rajoista ja rahasta. Kuka omistaa varaston ja milloin omistusoikeus siirtyy. Milloin saat laskun. Kuka maksaa rahdin. Mitä tapahtuu tuotteille, jotka eivät myy, ovat vaurioituneita tai vanhentuneita. Mitä toimittaja saa ja ei saa tehdä ilman lupaa. Kirjaa kaikki ylös, myös epäkiinnostavat yksityiskohdat.
7. Määrittele tavoitteet ja mittarit. Mitä järjestelyllä halutaan saavuttaa – vähemmän loppuunmyyntejä, vähemmän varastoa, vähemmän hallinnollista työtä – ja ne tietyt luvut, jotka osoittavat, onnistuttiinko siinä. Sovi näistä yhdessä ja sovi samalla tarkastelurytmistä.
8. Toteuta pilotti ja käynnistä sitten. Pieni tuoteryhmä yhden vuosineljänneksen ajaksi ja harkittu arviointi lopussa. Varaudu tasojen säätämiseen; lähes kaikki joutuvat tekemään niin.
9. Pidä poistumisstrategia mielessä. Irtisanomisajat, mitä tapahtuu varastossa olevalle tavaralle, palautuvatko tiedot sinulle ja miten jatkaisit tilaamista itse. Tästä sopiminen alussa on suoraviivaista. Sen tekeminen riidan keskellä ei ole.
Seurattavat VMI-KPI-mittarit
Järjestelyä tulee mitata, ja molempien osapuolten on käytettävä samoja lukuja.
Varaston kiertonopeus – kuinka monta kertaa varasto vaihtuu vuoden aikana. Jos VMI toimii, tämä paranee, koska sama palvelutaso saavutetaan pienemmällä varastolla.
Varaston ja myynnin suhde – varaston määrä suhteessa kyseisen jakson myyntiin. Kiertonopeutta herkempi mittari havaitsemaan muutoksia kuukausitasolla.
Varastointikustannukset kyseisille tuotteille – mitä varaston pitäminen maksaa sinulle. Mittari, joka muuttaa järjestelyn rahaksi.
Kassasta kassaan -kiertoaika – aika varaston maksamisen ja asiakkaalta saadun maksun välillä. Tässä VMI yhdistettynä konsignaatiovarastoon näyttää suurimman vaikutuksensa, ja se on mittari, josta talousosasto on eniten kiinnostunut.
Loppuunmyyntien tiheys ja kesto kyseisillä tuotteilla. Yhtälön palvelupuoli. Menestystä on vähemmän loppuunmyyntejä pienemmällä varastolla; pelkkä pienempi varasto ei ole menestystä.
Toimittajan toimitusvarmuus – saapuiko tarvittu tavara todellisuudessa täydellisenä.
Varaston riittävyyspäivät suhteessa sovittuun vaihteluväliin – kuinka usein varasto oli asettamiesi vähimmäis- ja enimmäistasojen ulkopuolella. Tämä mittari osoittaa, toimiiko toimittaja sopimuksen puitteissa, ja se on mittari, jota seurataan useimmiten liian vähän.
Tarkastelkaa näitä yhdessä sovitussa rytmissä. VMI-järjestely, jota kukaan ei mittaa, ajautuu sen osapuolen eduksi, joka kiinnittää siihen enemmän huomiota, ja se on harvoin ostaja.
Lisätietoa aiheesta
- Konsignaatiovarasto – omistuskysymys, johon VMI usein sekoitetaan.
- Mikä on varmuusvarasto – puskuri, jota VMI:n avulla voi pienentää.
- Mikä on loppuunmyynti – epäonnistuminen, jota VMI:llä pyritään ehkäisemään.
- Mikä on kysynnän ennustaminen – mitä toimittaja tekee tiedoillasi.
- Mikä on piiskavaikutus – vääristymä, jota VMI vaimentaa.
- Mikä on JIT-varastonhallinta – samankaltainen lähestymistapa varastojen pienentämiseen.
Tiivistelmä yhdellä lauseella
VMI (Vendor-managed inventory) siirtää täydennystilaukset toimittajalle, joka seuraa varastoasi sovittujen vähimmäis- ja enimmäistasojen puitteissa ja lähettää tuotteita odottamatta erillistä ostotilausta. Se perustuu täysin jakamiesi tietojen tarkkuuteen, se on eri asia kuin varaston omistajuus, ja se toimii parhaiten tasaisilla, suurivolyymisillä tuotteilla toimittajan kanssa, johon jo luotat.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä on toimittajahallinnoitu varasto (VMI)? Järjestely, jossa toimittaja seuraa tuotteidensa varastotasoja ja päättää, milloin ja kuinka paljon niitä täydennetään sovittujen minimi- ja maksimitasojen puitteissa, sen sijaan että tekisit jokaisen ostotilauksen itse.
Miten VMI toimii? Jaat nykyiset varastotasot ja viimeaikaiset myyntitiedot toimittajan kanssa. He seuraavat näitä lukuja suhteessa sovittuihin rajoihin ja lähettävät täydennyksiä pitääkseen varastotasot näiden rajoissa. Tarkistat järjestelyn säännöllisesti ja säädät tasoja kysynnän muuttuessa.
Mitä eroa on VMI:llä ja konsignaatiovarastolla? VMI liittyy siihen, kuka hallinnoi täydennyksiä; konsignaatio liittyy siihen, kuka omistaa varaston ja milloin maksat tuotteista. Nämä ovat toisistaan riippumattomia – voit käyttää jompaakumpaa, molempia tai ei kumpaakaan. VMI siirtää täydennystyön, konsignaatio siirtää pääoman ja vanhenemisriskin.
Onko VMI sama asia kuin dropshipping? Ei. VMI-mallissa tavarat toimitetaan sinulle, ja varastoit, keräilet ja lähetät ne itse. Dropshipping-mallissa toimittaja lähettää tuotteet suoraan asiakkaallesi, etkä käsittele tavaroita lainkaan. VMI muuttaa sitä, kuka päättää varastotasot; dropshipping poistaa sinut fyysisestä tavaravirrasta kokonaan.
Mitkä ovat VMI:n riskit? Riippuvuus tarkasta datasta, hallinnan menetys ajoituksen ja määrien suhteen, liiallinen riippuvuus yhdestä toimittajasta, toimittajan intressi lähettää enemmän kuin tarvitset, jaettavan datan kaupallinen arkaluonteisuus sekä viestintäkatkokset, jos muutat jotain ilmoittamatta siitä toimittajalle.
Kuka hyötyy eniten VMI:stä? Molemmat osapuolet, eri tavoin. Ostajat saavat vähemmän hallinnollista työtä, vähemmän tuotepuutteita ja tehokkaamman varaston. Toimittajat saavat näkyvyyden todelliseen kysyntään, tasaisemman tuotannon ja asiakkaan, joka ei vaihda toimittajaa helposti. Tämä molemminpuolinen hyöty on syy siihen, miksi järjestelyt toimivat hyvin, kun niitä hallinnoidaan oikein.
Toimiiko VMI pienyrityksille? Se voi toimia vakiotuotteiden kohdalla toimittajan kanssa, jolta ostat säännöllisesti. Rajoittavia tekijöitä ovat yleensä datan laatu ja volyymi – toimittaja tarvitsee luotettavan syötteen varastotiedoistasi ja riittävästi liiketoimintaa järjestelyn perustelemiseksi. Tietyn volyymin alapuolella vaiva ylittää molempien osapuolten saavuttamat säästöt.
Mitä KPI-mittareita minun tulisi seurata VMI:ssä? Varaston kiertonopeus ja varaston suhde myyntiin kyseisissä tuoteryhmissä, varaston ylläpitokustannukset, kassan kiertoaika, tuotepuutteiden tiheys ja kesto, toimittajan toimitusvarmuus sekä se, kuinka usein varasto oli sovittujen minimi- ja maksimirajojen ulkopuolella. Tarkastelkaa näitä yhdessä toimittajan kanssa sovitussa rytmissä.
Warehouse Wise on ilmainen ja riippumaton varastonhallinnan, varastoinnin ja tilaustenkäsittelyn opaskirjasto. Se on kirjoitettu käytännön työtä tekeville: varasto- ja inventaarioalan aloittelijoille, pienille ja kasvaville verkkokaupoille sekä kaikille, jotka haluavat ymmärtää varastonsa hallintaa syvällisemmin. Jokainen opas selittää termin, havainnollistaa sen tarvittaessa esimerkkilaskuilla ja pysyy aiheessa. Toimimme täysin riippumattomasti: emme myy ohjelmistoja tai laitteita, emme ota provisioita suosituksista, eivätkä oppaamme perustu maksettuun näkyvyyteen.