Varmuusvarasto on varasto, jota pidetään odotettua tarvetta suurempana, jotta voidaan varautua siihen, että ennusteet eivät aina pidä paikkaansa.
Jos kysyntä olisi täysin ennustettavissa ja toimittajat toimittaisivat tavarat aina täsmälleen ajallaan, et tarvitsisi varmuusvarastoa lainkaan. Varasto saapuisi juuri silloin, kun viimeinen yksikkö on myyty. Todellisuudessa kysyntä vaihtelee, toimitusajat venyvät, ja varmuusvarasto on se puskuri, joka estää asiakasta saamasta “ei oota”.
Se ei ole sama asia kuin ylimääräisen varaston pitäminen virheellisten tilausten vuoksi. Varmuusvarasto on harkittu ja laskettu määrä, jolla on tietty tehtävä.
Mitä varmuusvarasto todellisuudessa on
Kuvittele varastotasosi sahanteränä: se laskee myynnin myötä, hyppää ylös toimituksen saapuessa ja laskee taas. Kiertovarasto on se osa, joka kuluu toimitusten välillä. Varmuusvarasto on sen alla oleva pohja – taso, jota pyritään olemaan koskematta.
Kun kaikki sujuu suunnitelmien mukaan, et koskaan käytä sitä. Toimitus saapuu juuri kun saavutat pohjan, ja varmuusvarasto pysyy koskemattomana näyttäen pääomalta, joka ei tee mitään.
Tämä näkymä johtaa usein sen leikkaamiseen. Se ansaitsee paikkansa vain viikkoina, jolloin jokin menee pieleen, ja juuri niitä viikkoja kukaan ei budjetoi.
Kaksi asiaa, joilta varmuusvarasto suojaa
Kysynnän vaihtelu. Ennustat 100 yksikköä viikossa, mutta myytkin 140. Ilman puskuria varastosi loppuu torstaina.
Toimitusten vaihtelu. Toimittajasi toimittaa yleensä kymmenessä päivässä, mutta tällä kertaa se kestää seitsemäntoista. Ilman puskuria varastosi loppuu yhdentenätoista päivänä.
Nämä kaksi tekijää yhdistyvät. Kysyntäpiikki viivästyneen toimituksen aikana on skenaario, joka tyhjentää hyllyt, ja siksi varmuusvaraston laskelmat, jotka huomioivat molemmat, tuottavat korkeampia lukuja kuin intuitio antaisi olettaa.
On olemassa kolmas mainitsemisen arvoinen tekijä: toimitusmäärän vaihtelu. Toimittaja, joka lähettää 900 yksikköä 1 000 yksikön tilauksesta, aiheuttaa saman vaikutuksen kuin viivästys. Toiminnot, joilla on epäjohdonmukaisia toimittajia, syyttävät usein ennustamista ongelmasta, joka on todellisuudessa toimitusketjun loppupään täyttöongelma.
Miten varmuusvarasto lasketaan
Useita menetelmiä, kehittyneisyysjärjestyksessä.
Yksinkertainen menetelmä — kiinteä määrä päivien kattavuutta.
Varmuusvarasto = keskimääräinen päivittäinen käyttö x kattavuuspäivät
Karkea, mutta parempi kuin ei mitään. Sen heikkous on kohdella jokaista tuotetta samalla tavalla riippumatta siitä, kuinka ennustettava kukin on, joten varastoit liikaa tasaisia tuotteita ja liian vähän epäsäännöllisiä.
Maksimi miinus keskiarvo -menetelmä — ero huonoimman ja odotetun tapauksen välillä.
Varmuusvarasto = (maksimi päivittäinen käyttö x maksimi toimitusaika) – (keskimääräinen päivittäinen käyttö x keskimääräinen toimitusaika)
Parempi, koska se käyttää todellista havaittua huonointa tapausta. Sen heikkous on herkkyys yhdelle poikkeamalle: yksi poikkeuksellinen viikko nostaa lukua pysyvästi.
Tilastollinen menetelmä — menetelmä, jota useimmat järjestelmät käyttävät.
Varmuusvarasto = Z x kysynnän keskihajonta x toimitusajan neliöjuuri
Missä Z on palvelutasoa vastaava palvelukerroin. Yleisiä arvoja ovat noin 1,28 (90 %), 1,65 (95 %) ja 2,33 (99 %).
Tämä on rehellinen versio, koska se tekee kompromissista eksplisiittisen: valitset palvelutason, ja matematiikka kertoo, mitä se maksaa varastona. Neliöjuuritermi on myös tärkeä — toimitusajan kaksinkertaistaminen ei kaksinkertaista varmuusvaraston tarvetta, vaan kertoo sen noin 1,41:llä.
Yhdistetty menetelmä, joka huomioi sekä kysynnän että toimitusajan vaihtelun, on se, jota paremmat suunnittelujärjestelmät soveltavat:
Varmuusvarasto = Z x neliöjuuri [(keskimääräinen toimitusaika x kysynnän varianssi) + (keskimääräisen kysynnän neliö x toimitusajan varianssi)]
Vaativampi datan suhteen ja huomattavasti tarkempi, kun toimittajat ovat epäluotettavia, koska se lakkaa käsittelemästä toimitusaikaa vakiona.
Esimerkkilaskelma
Oletetaan, että myyt tuotetta, jolla on:
- Keskimääräinen päivittäinen kysyntä 50 yksikköä
- Päivittäisen kysynnän keskihajonta 15 yksikköä
- Keskimääräinen toimitusaika 9 päivää
- Tavoiteltu palvelutaso 95 %, joten Z = 1,65
Varmuusvarasto = 1,65 x 15 x neliöjuuri 9 Varmuusvarasto = 1,65 x 15 x 3 = 74 yksikköä
Pidät siis noin 74 yksikköä puskurina. Tilauspisteesi — taso, joka laukaisee uuden tilauksen — on odotettu kysyntä toimitusajan aikana plus kyseinen puskuri:
Tilauspiste = (50 x 9) + 74 = 524 yksikköä
Muuta nyt yhtä asiaa. Jos nostat palvelutason 99 %:iin, Z muuttuu arvoon 2,33 ja varmuusvarasto nousee 105 yksikköön. Nuo viimeiset neljä prosenttiyksikköä palvelua maksavat sinulle 31 yksikköä lisää pysyvästi varastoitua tavaraa — 42 % lisäys puskuriin marginaalisesta saatavuuden parannuksesta.
Tämä suhde on hyödyllisin asia ymmärtää varmuusvarastosta. Palvelun hinta nousee jyrkästi yläpäässä, ja 99,9 % saatavuuden tavoittelu koko valikoimassa on tapa, jolla käyttöpääoma katoaa.
Oikean tason asettaminen: kompromissi
Liian vähän, ja saat varaston loppumisia — menetettyjä myyntejä, pikarahtikuluja, pettyneitä asiakkaita ja vähittäiskaupan toimitusketjussa sopimussakkoja.
Liian paljon, ja saat varastointikustannuksia, vanhenemisriskiä ja pääomaa, joka on sidottu varastoon sen sijaan, että se työskentelisi muualla.
Tasapaino ei ole yksi vastaus koko valikoimallesi. Järkevä käytäntö vaihtelee sitä harkitusti:
- Korkeat palvelutasot kriittisille tuotteille — ne, joiden vuoksi asiakkaat tulevat, ne, joille ei ole korviketta, ja ne, joiden puuttuminen aiheuttaa koko ostoskorin menetyksen.
- Alemmat palvelutasot hitaille, korvattaville tai matalakatteisille tuotteille, joissa varaston loppuminen on haitta, ei menetetty asiakas.
- Erittäin alhainen tai nolla todella arvaamattomille, arvokkaille tuotteille, joissa tilausohjautuva valmistus tai toimittajan varasto on halvempaa kuin arvaaminen.
ABC-analyysi on tavallinen lähtökohta: luokittele tuotteet arvon ja volyymin mukaan ja määritä sitten palvelutasot luokittain sen sijaan, että asettaisit yhden luvun kaikelle.
Varmuusvarasto vs. puskurivarasto
Termejä käytetään usein synonyymeinä, mutta niiden välillä on hyödyllinen ero.
Varmuusvarasto kattaa kysynnän ja tarjonnan vaihtelun — normaalin toiminnan tavanomaisen, tilastollisen epävarmuuden.
Puskurivarasto kuvaa useammin suojaa tiettyä ennakoitua tapahtumaa vastaan: tehtaan sulkeminen, toimittajan vaihdos, tiedossa oleva satamahäiriö tai sesonkihuippu.
Toinen lasketaan historiallisesta vaihtelusta. Toinen on arvio tiedossa olevasta tulevasta riskistä. Toiminnot, jotka sekoittavat nämä, rakentavat tapahtumakohtaisen varaston pysyvään varmuusvarastoonsa eivätkä koskaan poista sitä.
Yleisiä virheitä
Asettaminen vain kerran. Kysyntämallit ja toimittajien suorituskyky muuttuvat. Kaksi vuotta sitten laskettu varmuusvarasto suojaa liiketoimintaa, jota ei enää ole olemassa. Tarkista vähintään neljännesvuosittain.
Yhden palvelutason käyttö kaikelle. Se takaa, että olet samanaikaisesti ylivarastoinut hitaat tuotteet ja alivarastoinut kriittiset tuotteet.
Toimitusajan vaihtelun huomiotta jättäminen. Useimmat laskelmat olettavat kiinteän toimitusajan. Jos toimittajasi toimitusajat heilahtelevat kuuden ja kahdenkymmenen päivän välillä, tuo vaihtelu aiheuttaa enemmän vahinkoa kuin kysynnän vaihtelu, ja kaava, joka jättää sen huomiotta, alisuojaa sinut järjestelmällisesti.
Käsittely tavoitteena eikä pohjana. Varmuusvaraston on tarkoitus olla koskematon suurimman osan ajasta. Jos syöt sitä säännöllisesti, tilauspisteesi on väärä.
Antaminen huonon ennustamisen peittona. Varmuusvarasto kattaa jäännösepävarmuuden. Se on kallis tapa kompensoida ennustetta, jota kukaan ei ylläpidä.
Leikkaaminen kassakriisin aikana. Ymmärrettävää ja usein kallista. Säästö näkyy heti; varaston loppumiset saapuvat myöhemmin ja maksavat enemmän.
Datan oikeellisuus ensin
Jokainen edellä mainittu kaava perustuu syötteisiin, joita useimmat toiminnot eivät ole verifioineet. Kehittyneen laskelman suorittaminen epäluotettavalla datalla tuottaa itsevarman vastauksen, joka sattuu olemaan väärä.
Kysyntähistoria vaatii puhdistusta. Raaka myyntihistoria ei ole sama asia kuin kysyntähistoria. Jos tuote oli loppu varastosta kolmen viikon ajan, kyseisen ajanjakson myynti on nolla – mutta kysyntä ei ollut nolla, se vain suuntautui muualle. Varastopuutejaksojen syöttäminen varianssilaskentaan aliarvioi sekä keskimääräisen kysynnän että sen hajontaa, mikä tuottaa varmuusvarastoluvun, joka on aivan liian alhainen juuri sille tuotteelle, jonka kohdalla epäonnistuit jo aiemmin. Merkitse varastopuutejaksot ja joko sulje ne pois tai arvioi ne.
Poista samalla kertaa kertaluonteiset tapahtumat. Yksittäinen suuri tilaus asiakkaalta, joka ei tule toistamaan tilaustaan, kasvattaa keskihajontaasi pysyvästi ja saa tasaisen tuotteen näyttämään epävakaalta.
Toimitusaika vaatii mittaamista, ei olettamista. Useimmat toiminnot käyttävät ostotilauksella olevaa toimitusaikaa, joka on toimittajan lupaus eikä heidän todellinen toimintansa. Merkityksellistä on todellinen vastaanottopäivä miinus todellinen tilauspäivä noin kahdenkymmenen viimeisimmän tilauksen osalta, ja näiden lukujen hajonta on tärkeämpää kuin niiden keskiarvo. Luotettavan hitaita toimittajia on helppo suunnitella. Arvaamattoman vaihtelevat toimittajat ovat niitä kalliita, eikä ostotilaus kerro sinulle, kumpia sinulla on.
Yksiköiden on oltava yhdenmukaisia. Viikoittaisen kysynnän ja päivittäisten toimitusaikojen sekoittaminen on yleisin laskuvirhe varmuusvaraston laskennassa, ja se tuottaa tuloksia, jotka ovat seitsemän kertaa väärin ilman, että se näyttää ilmeisen virheelliseltä.
Tarkista poikkeamat ennen kuin luotat tulokseen. Jos laskelma suosittelee pitämään tuotetta varastossa kuuden kuukauden tarvetta vastaavan määrän, jokin syötteissä on pielessä – yleensä kyseessä on datavirhe tai poistuva tuote, jolla on yhä vanhaa historiaa järjestelmässä.
Mistä löytää lisätietoa
- Mikä on tilauspiste – kynnystaso, johon varmuusvarasto vaikuttaa.
- Mikä on varastopuute – mitä tapahtuu, kun puskuri pettää.
- Mikä on kysynnän ennustaminen – varianssin vähentäminen, jota vastaan puskuroit.
- Varaston ylläpitokustannukset – mitä puskurin pitäminen maksaa.
- Mikä on toimitusaste – palvelutaso, jota varmuusvarasto suojaa.
- Mikä on varaston kiertonopeus – miten puskuri vaikuttaa varastosi tehokkuuteen.
Ydin tiivistettynä
Varmuusvarasto on laskennallinen puskuri kysynnän ja toimitusajan vaihtelua vastaan – määritä se tuotekohtaisesti todellisen vaihtelun ja harkitun palvelutason perusteella, älä yhtenä yleislukuna, ja muista, että saatavuuden viimeiset prosenttiyksiköt maksavat suhteettomasti enemmän kuin ensimmäiset yhdeksänkymmentä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on varmuusvarasto? Odotettua tarvetta suurempi varasto, jota pidetään kysynnän ja tarjonnan vaihteluiden tasaamiseksi, jotta tilauspiikit tai myöhästyneet toimitukset eivät aiheuta varastopuutetta.
Miten varmuusvarasto lasketaan? Yleisimmin käytetty menetelmä on palvelutekijä kerrottuna kysynnän keskihajonnalla ja kerrottuna toimitusajan neliöjuurella. Yksinkertaisemmat lähestymistavat käyttävät kiinteää päivien kattavuutta tai maksimi- ja keskimääräisen käytön välistä eroa toimitusajan aikana.
Mikä on hyvä palvelutaso varmuusvarastolle? Se riippuu tuotteesta. Kriittiset tuotteet ovat yleensä 95–99 % tasolla. Hitaasti liikkuvien tai korvattavien tuotteiden taso on usein alempi, koska saatavuuden viimeisten prosenttiyksiköiden kustannukset nousevat jyrkästi.
Mitä eroa on varmuusvarastolla ja tilauspisteellä? Varmuusvarasto on puskuri, jota pyrit olemaan käyttämättä. Tilauspiste on varastotaso, joka laukaisee uuden tilauksen, ja se on yhtä kuin odotettu kysyntä toimitusajan aikana lisättynä varmuusvarastolla.
Onko varmuusvarasto sama asia kuin puskurivarasto? Termejä käytetään usein synonyymeinä. Jos ero tehdään, varmuusvarasto kattaa tavanomaisen tilastollisen vaihtelun, kun taas puskurivarasto kattaa tietyn ennakoidun tapahtuman, kuten tuotantoseisokin tai sesonkihuipun.
Kuinka usein varmuusvarasto tulisi tarkistaa? Vähintään neljännesvuosittain ja välittömästi sen jälkeen, kun toimittajan toimitusajassa, kysyntäkuviossa tai palvelusitoumuksessa tapahtuu muutoksia. Kerran asetetut ja unohdetut luvut suojaavat olosuhteilta, jotka eivät enää päde.
Voiko varmuusvarastoa vähentää heikentämättä palvelutasoa? Kyllä, vähentämällä vaihtelua, jota se puskuroi. Lyhyemmät ja johdonmukaisemmat toimittajien toimitusajat, parempi ennustaminen ja kysynnän keskittäminen eri toimipisteiden välillä alentavat tarvittavaa puskuria samalla palvelutasolla. Luvun leikkaaminen muuttamatta taustalla olevaa vaihtelua siirtää riskin vain asiakkaille.
Koskeeko varmuusvarasto jokaista tuotetta? Ei. Erittäin hitaasti liikkuvien tai erittäin arvaamattomien korkean arvon tuotteiden kohdalla on usein parempi toimia tilausohjautuvasti tai antaa toimittajan pitää varastoa, koska arvaamisen kustannus ylittää hieman pidemmän toimitusajan kustannuksen. Sama pätee tuotteisiin, joiden elinkaari on päättymässä, jolloin vanhenemisriski ylittää saatavuudesta saatavan hyödyn.
Warehouse Wise on ilmainen ja riippumaton varastonhallinnan, varastoinnin ja tilaustenkäsittelyn opaskirjasto. Se on kirjoitettu käytännön työtä tekeville: varasto- ja inventaarioalan aloittelijoille, pienille ja kasvaville verkkokaupoille sekä kaikille, jotka haluavat ymmärtää varastonsa hallintaa syvällisemmin. Jokainen opas selittää termin, havainnollistaa sen tarvittaessa esimerkkilaskuilla ja pysyy aiheessa. Toimimme täysin riippumattomasti: emme myy ohjelmistoja tai laitteita, emme ota provisioita suosituksista, eivätkä oppaamme perustu maksettuun näkyvyyteen.