Een backorder is een bestelling die een klant heeft geplaatst voor een artikel dat u momenteel niet op voorraad heeft, die u heeft geaccepteerd en die u zult uitleveren zodra de voorraad binnen is. In tegenstelling tot een stockout, waarbij de verkoop meestal verloren gaat, behoudt een backorder de omzet en zet deze om in een uitgestelde verplichting.
Het essentiële onderscheid is dat tussen een backorder en een stockout. Bij een stockout gaat de verkoop verloren: de klant ziet dat het artikel niet beschikbaar is en gaat naar de concurrent. Bij een backorder heeft de klant ervoor gekozen om te wachten. U heeft de omzet behouden en een verplichting op u genomen.
Dat verschil is het hele punt. Een backorder is een stockout die u heeft weten om te buigen naar een uitgestelde verkoop, en of dat een goed resultaat is, hangt volledig af van hoe goed u het wachten beheert.
Wat een backorder is
Er moet aan drie voorwaarden zijn voldaan om van een backorder te spreken in plaats van een tekortkoming:
De klant is akkoord. Zij hebben de bestelling geplaatst in de wetenschap dat het artikel op dit moment niet beschikbaar is.
U bent akkoord. U heeft de bestelling geaccepteerd en meestal de betaling ontvangen of geautoriseerd.
Er is een reële verwachting van levering. De voorraad is besteld, in productie of onderweg. Een bestelling die wordt geaccepteerd voor voorraad die u niet van plan bent te verkrijgen, is geen backorder; het is een probleem dat vooruit wordt geschoven.
Backorders ontstaan op twee niveaus. Klant-backorders zijn de hierboven beschreven bestellingen. Leveranciers-backorders zijn het spiegelbeeld: u heeft besteld bij uw leverancier en zij kunnen niet leveren, wat vaak de onderliggende oorzaak is.
Hoe backorders werken
1. De bestelling wordt geplaatst voor voorraad die op nul staat of onder de vereiste hoeveelheid.
2. Het systeem markeert dit als een backorder in plaats van voorraad toe te wijzen. Dit is belangrijk: een bestelling die in de wachtrij staat voor voorraad die niet bestaat, blijft anders in de picklijst staan en loopt vast bij het schap, wat de tijd van een orderpicker verspilt en leidt tot een onvolledige levering.
3. De klant wordt geïnformeerd, met een verwachte datum. Dit is de stap die bepaalt of de backorder blijft staan of dat de klant annuleert.
4. Aanvulling wordt geactiveerd of, als de voorraad al onderweg is, wordt de backorder gekoppeld aan de verwachte ontvangst.
5. De voorraad komt binnen en wordt toegewezen aan backorders, normaal gesproken in de volgorde waarin ze zijn ontvangen, hoewel sommige operaties prioriteit geven op basis van klant of waarde.
6. De bestelling wordt verzonden en de klant krijgt een melding.
Het is de moeite waard om bewust te kiezen voor een toewijzingsregel bij stap vijf. ‘Wie het eerst komt, het eerst maalt’ is het eerlijkst en het makkelijkst uit te leggen. Prioriteit geven aan grote of strategische klanten is commercieel rationeel, maar leidt tot lastige gesprekken wanneer een kleinere klant die langer heeft gewacht, niets ontvangt.
Deelleveringen: de verborgen kosten
Wanneer een deel van een bestelling beschikbaar is en een deel een backorder is, kiest u tussen het vasthouden van de gehele bestelling tot deze compleet is, of het verzenden van wat u nu heeft en de rest later.
Compleet verzenden kost één levering en vertraagt alles wat de klant heeft besteld, inclusief de artikelen die u wel had.
Splitsen zorgt ervoor dat beschikbare goederen direct worden verstuurd, maar kost een tweede pick, een tweede verpakking en een tweede verzending — vaak voor een enkel artikel met een lage waarde.
Geen van beide is in alle gevallen de juiste keuze. De meeste operaties hanteren een regel: splitsen wanneer het beschikbare deel een bepaalde waarde of verhouding overschrijdt, vasthouden wanneer het backorder-artikel binnen enkele dagen binnenkomt. Er een regel van maken in plaats van een ad-hoc beslissing zorgt voor een consistente verzending en voorkomt onvoorspelbare kosten.
Het is ook de moeite waard om expliciet te zijn over wie de tweede verzending betaalt. Deze kosten voor eigen rekening nemen is een servicebeslissing met reële kosten, en operaties die dit nooit kwantificeren, zijn vaak verrast door hoe hoog de kosten van backorders zijn zodra de deelleveringen worden meegeteld.
De voor- en nadelen van backorders
Voordelen:
- De verkoop blijft behouden in plaats van verloren te gaan aan een concurrent.
- U houdt minder voorraad aan. Het accepteren van backorders voor langzaam lopende of dure artikelen betekent dat u geen voorraad aanhoudt die mogelijk niet verkoopt.
- Vraagsignaal. Een backorder is een hard bewijs van vraag, beter dan een prognose, en nuttig voor producten waarover u onzeker bent.
- Cashflow, waarbij u de betaling ontvangt bij bestelling in plaats van bij verzending.
- Het is geschikt voor made-to-order en hoogwaardige goederen, waarbij klanten verwachten te moeten wachten en het aanhouden van voorraad irrationeel zou zijn.
Nadelen:
- Klanten annuleren. Hoe langer het wachten en hoe vager de datum, hoe meer klanten dit doen.
- Administratie. Het volgen, communiceren, toewijzen en najagen van backorders is echt werk dat meeschaalt met het volume.
- Kosten voor deelleveringen, zoals hierboven vermeld.
- Belasting van de klantenservice. Elke backorder genereert vragen, en het aantal vragen stijgt fors zodra een beloofde datum is verstreken.
- Reputatieschade, met name op marktplaatsen waar een late verzending direct invloed heeft op uw accountstatus.
- Ze maskeren het werkelijke probleem. Een bedrijf met veel backorders heeft een beschikbaarheidsprobleem, en backorders maken het overleefbaar genoeg zodat niemand het oplost.
Dat laatste punt verdient nadruk. Backorders zijn een mitigatie, geen strategie. Een stijgend backorder-percentage is een symptoom.
De impact van backorders: voor- en nadelen van verkopen op backorder
Het accepteren van bestellingen voor voorraad die je niet op voorraad hebt, is een bewuste commerciële keuze die twee kanten op kan werken.
De voordelen.
- Je behoudt de verkoop. Dit is de essentie. Een klant die anders naar een concurrent zou zijn gegaan, blijft bij jou en de omzet wordt uitgesteld in plaats van verloren.
- De vraag wordt zichtbaar. Een backorderwachtrij is direct, gekwantificeerd bewijs van vraag waaraan je niet voldoet — veel betere informatie dan de stilte die een simpel voorraadtekort achterlaat.
- Minder kapitaal vastgelegd. Verkopen op backorder betekent dat je minder voorraad hoeft aan te houden voor onzekere vraag, wat kapitaal vrijmaakt. Voor dure of langzaam lopende artikelen kan dit het verschil zijn tussen iets op voorraad hebben of het helemaal niet aanbieden.
- Het verlaagt het risico bij nieuwe producten. Het aannemen van backorders voordat je je vastlegt op een grote inkoop, vertelt je of de vraag reëel is.
- Inkoop krijgt een steviger signaal. Bevestigde bestellingen zijn een betere basis voor een leveranciersorder dan een prognose.
- Het kan urgentie creëren. Voor echt schaarse of langverwachte producten signaleert een zichtbare backorderwachtrij populariteit, en sommige bedrijven gebruiken dit bewust.
De nadelen.
- Het geduld van de klant is eindig en ongelijk verdeeld. Sommigen wachten onbepaalde tijd op het juiste product; anderen annuleren binnen enkele dagen. Je weet zelden wie wie is totdat het te laat is.
- Het annuleringsrisico stijgt met elke dag vertraging, en een geannuleerde backorder kost je de picking, de administratie en de klantrelatie in plaats van alleen de verkoop.
- Administratieve kosten. Backorders moeten worden gevolgd, toegewezen wanneer de voorraad binnenkomt, gecommuniceerd en nagejaagd. Dit is echt werk dat een verzonden bestelling niet vereist.
- Gedeelde zendingen kosten geld. Het beschikbare deel nu versturen en de rest later betekent dubbele verzendkosten voor één bestelling, wat vaak de marge op het ontbrekende artikel overstijgt.
- Complexiteit in betaling en boekhouding. Wanneer moet je factureren, hoe ga je om met gedeeltelijke terugbetalingen en hoe erken je de omzet; dit worden allemaal vragen in plaats van standaardprocedures.
- Reputatieschade. Een backorder die met stilte wordt afgehandeld, verandert in een klacht en een negatieve recensie. De fout die mensen onthouden is bijna nooit de vertraging zelf — het is het gebrek aan communicatie.
- Het kan het werkelijke probleem maskeren. Een operatie die comfortabel is met backorders, stopt met het behandelen van beschikbaarheidsfouten als fouten, en de onderliggende bestelpunten worden nooit gecorrigeerd.
De eerlijke balans. Backorders zijn het accepteren waard wanneer het product voldoende gedifferentieerd is zodat klanten willen wachten, wanneer je een leverdatum kunt geven die je ook echt haalt, en wanneer de administratieve kosten in verhouding staan tot de marge. Ze zijn een slecht idee bij commodity-artikelen met makkelijke alternatieven, bij artikelen met lage marges waar de administratie de winst overstijgt, en bij alles waarbij je niet met zekerheid kunt zeggen wanneer de voorraad binnenkomt.
De doorslaggevende variabele is niet of je backorders aanbiedt, maar of je erover communiceert. Klanten tolereren wachten aanzienlijk beter dan dat ze in het ongewisse worden gelaten.
Wanneer backorders zinvol zijn — en wanneer je ze moet vermijden
Ze werken waar:
- Het product echt gedifferentieerd is en klanten liever wachten dan een alternatief kiezen.
- De waarde hoog is en speculatief voorraad aanhouden duur is.
- De vraag onvoorspelbaar is en voorraad aanhouden voor de piek zou betekenen dat je met dode voorraad blijft zitten.
- De levertijden kort genoeg zijn dat het wachten in dagen wordt gemeten.
- De klantrelatie B2B en contractueel is, waarbij geplande levertijden normaal zijn.
Ze falen waar:
- Het product een commodity is en een identiek item elders direct beschikbaar is.
- De klant een consument is die impulsief koopt.
- Je datumschattingen onbetrouwbaar zijn, wat één teleurstelling in meerdere verandert.
- Je verkoopt op een marktplaats met strikte verzendtijdvereisten.
- De backorder bestaat omdat de prognose faalde in plaats van omdat voorraad aanhouden economisch onverantwoord was.
Backorders goed beheren
Wees accuraat over data, en conservatief. Een klant die twee weken hoort en na tien dagen wordt bediend, is tevreden. Iemand die één week hoort en na tien dagen wordt bediend, is dat niet, ondanks het identieke resultaat. Beloof bewust minder dan je kunt waarmaken.
Communiceer zonder dat erom gevraagd wordt. De meeste backorderklachten gaan over stilte in plaats van vertraging. Een update wanneer de datum verandert, en een bevestiging wanneer de voorraad binnenkomt, neemt het grootste deel van het aantal vragen weg.
Update de datum direct wanneer deze verschuift. Het slechtste patroon is een datum die voorbijgaat zonder bericht, omdat de klant er dan vanuit gaat dat de bestelling vergeten is en contact met je opneemt in een slechtere gemoedstoestand dan wanneer ze geïnformeerd waren.
Maak annuleren makkelijk. Het is contra-intuïtief, maar het behoudt de relatie. Een klant die netjes annuleert, komt wellicht terug; iemand die vastzit aan een bestelling die ze niet meer willen, zal dat niet doen.
Stel toewijzingsregels vooraf in en pas ze consistent toe.
Volg backorders als een KPI, niet alleen als een wachtrij. Backorderpercentage, gemiddelde leeftijd en annuleringspercentage vertellen je samen of de situatie stabiel is of verslechtert.
Evalueer de oorzaken maandelijks. Welke producten, welke leveranciers, welke redenen. Backorders geconcentreerd in een paar lijnen zijn een voorraadprobleem dat je kunt oplossen; backorders die gelijkmatig verspreid zijn, zijn een prognose- of leveranciersprobleem.
Wat backorders daadwerkelijk veroorzaakt
Het oplossen van backorders betekent weten welke van de verschillende oorzaken je hebt, omdat de oplossingen niet overlappen.
Prognosefout. De vraag overtrof wat je had gepland. Veelvoorkomend bij nieuwe producten, promoties, seizoensartikelen en alles wat wordt beïnvloed door externe gebeurtenissen. De oplossing is betere prognoses en grotere buffers op de lijnen waar een fout duur is — hoewel een echt onvoorspelbare piek geen prognosefout is; het als zodanig behandelen leidt tot permanente overvoorraad voor een gebeurtenis die zich niet zal herhalen.
Leveranciersfalen. De voorraad was tijdig besteld en kwam niet aan. Dit is in de praktijk de meest voorkomende oorzaak en degene die het vaakst onterecht aan prognoses wordt toegeschreven. Om ze te onderscheiden moet je de werkelijke levertijden van leveranciers meten tegenover de beloofde tijden, wat veel operaties nooit doen.
Bestelpunt te laag ingesteld. Vaak omdat het berekend was op basis van een opgegeven levertijd in plaats van een gemeten levertijd, of omdat het twee jaar geleden is ingesteld en de vraag sindsdien is gegroeid. Goedkoop op te lossen en makkelijk over het hoofd te zien.
Niemand handelde naar de waarschuwing. Het systeem gaf de bestelling aan, maar de inkooporder werd niet aangemaakt. Verrassend vaak voorkomend, en het verschijnt als backorders op producten waarvan de parameters volledig correct zijn.
Voorraadonnauwkeurigheid. Het systeem dacht dat er voorraad was, bestellingen werden geaccepteerd, en het schap was leeg. Dit zijn de ergste backorders omdat ze zonder waarschuwing komen — de klant kreeg te horen dat het item beschikbaar was.
Bewust beleid. Je koos ervoor om het niet op voorraad te houden. Volledig legitiem voor hoogwaardige, langzaam lopende of op bestelling gemaakte goederen, en dit moet zichtbaar zijn als een aparte categorie zodat het je analyse van de fouten niet vertroebelt.
Elke backorder op het moment van ontstaan coderen naar een van deze categorieën kost seconden en verandert een wachtrij van individuele problemen in een patroon waar je op kunt acteren. Operaties die dit overslaan, pakken uiteindelijk de oorzaak aan die het meest recent in het geheugen ligt, in plaats van de oorzaak die het meest voorkomt.
Backorders in verschillende verkoopkanalen
Dezelfde backorder gedraagt zich heel anders, afhankelijk van waar de bestelling vandaan komt.
Uw eigen website. U heeft de controle over de berichtgeving, de verwachtingen en het annuleringsproces. U kunt verwachte data tonen, pre-orders expliciet toestaan en zo vaak communiceren als u wilt. Dit is de meest vergevingsgezinde omgeving en de plek waar backorders het meest waarschijnlijk worden geaccepteerd.
Marketplaces. Aanzienlijk minder vergevingsgezind. De meeste platforms hebben eisen voor de verzendtijd en een late verzending beïnvloedt uw verkopersbeoordelingen, uw zichtbaarheid en in sommige gevallen uw accountstatus. Velen verbieden het aanbieden van voorraad die u niet fysiek op voorraad heeft. De veilige aanpak op marketplaces is over het algemeen om helemaal geen backorders te accepteren — bied alleen aan wat u binnen het vereiste tijdsbestek kunt verzenden.
B2B en zakelijke klanten. Meestal het meest tolerant, omdat zij hun eigen behoeften plannen en begrip hebben voor levertijden. Wat zij echter niet tolereren, is een datum die herhaaldelijk verschuift, omdat hun eigen planning afhangt van die van u. Een langere maar vaste datum is beter dan een kortere datum die u niet haalt.
Retailvoorraad. De minst tolerante van allemaal. Grote retailers werken met on-time-in-full eisen waaraan financiële boetes zijn verbonden, en een backorder op een inkooporder van een retailer is een servicefout met bijbehorende kosten, geen uitgestelde verkoop.
De praktische implicatie is dat het backorderbeleid per kanaal moet verschillen in plaats van één keer voor het hele bedrijf te worden vastgesteld. Het accepteren van backorders op uw eigen site terwijl u marketplace-aanbiedingen beperkt tot de beschikbare voorraad, is een gebruikelijke en verstandige regeling.
De statistieken om in de gaten te houden
- Backorder rate — het aantal backorder-regels als percentage van het totaal aantal orderregels. Het belangrijkste cijfer.
- Gemiddelde backorder-leeftijd — hoe lang openstaande backorders wachten. Een stijgend gemiddelde betekent dat de aanvulling van voorraad de vraag niet bijhoudt.
- Backorder-annuleringspercentage — het aandeel dat vóór levering wordt geannuleerd. De duidelijkste maatstaf voor de vraag of klanten de wachttijd acceptabel vinden.
- Fill rate — de omgekeerde weergave: het aandeel orders dat de eerste keer volledig is verzonden.
- Tijd om een backorder te vervullen, vanaf bestelling tot verzending.
Bekijk de backorder rate in combinatie met inventory turnover. Een lage backorder rate met een lage omloopsnelheid betekent dat u te veel voorraad aanhoudt. Een hoge backorder rate met een hoge omloopsnelheid betekent dat u te krap voorraad aanhoudt. Beide kunnen de juiste keuze zijn, afhankelijk van uw marges en de tolerantie van uw klanten, maar u moet weten welke keuze u heeft gemaakt.
Backorders versus pre-orders
Deze twee worden vaak op één hoop gegooid, maar ze zijn commercieel verschillend, wat belangrijk is voor de manier waarop u ze presenteert.
Een pre-order is voor iets dat nog niet bestaat of nog niet is uitgebracht. De klant weet dit vanaf het begin, het wachten is de verwachte voorwaarde van de aankoop en de releasedatum wordt meestal bepaald door de fabrikant in plaats van door uw voorraadaanvulling. Pre-orders zijn een positief signaal — ze duiden op vraag vóórdat het aanbod er is en stellen u in staat om een initiële bestelling te baseren op echte toezeggingen in plaats van op een prognose.
Een backorder is voor iets dat bestaat en beschikbaar had moeten zijn. De verwachting van de klant was dat het op voorraad zou zijn. Het wachten is een tekortkoming ten opzichte van die verwachting in plaats van een voorwaarde die zij vooraf accepteerden.
De praktische verschillen:
- Toon van communicatie. Een update over een pre-order is nieuws. Een update over een backorder is een verontschuldiging met informatie.
- Annuleringsgedrag. Klanten die een pre-order plaatsen zijn over het algemeen geduldig omdat ze zelf voor het wachten hebben gekozen. Klanten met een backorder worden snel ongeduldig.
- Wat het volume u vertelt. Veel pre-orders betekenen dat het product gewild is. Veel backorders betekenen dat uw beschikbaarheid tekortschiet.
- Betalingsnormen. Bij pre-orders wordt vaker vooraf betaald of een aanbetaling gedaan, omdat de toezegging het belangrijkste punt is.
Een backorder presenteren als een pre-order om het te verzachten werkt meestal averechts, omdat klanten het verschil herkennen tussen wachten op iets nieuws en wachten op iets dat u op voorraad had moeten hebben. Duidelijk zijn over welke situatie van toepassing is, is zowel eenvoudiger als wordt beter ontvangen.
Waar u meer kunt leren
- Wat is een stockout — het resultaat dat een backorder voorkomt.
- Wat is fill rate — de servicemaatstaf die backorders verlagen.
- Wat is safety stock — de buffer die ze voorkomt.
- Wat is een reorder point — de trigger die ervoor zorgt dat voorraad op tijd binnenkomt.
- Wat is demand forecasting — het aanpakken van de hoofdoorzaak.
- Wat is order fulfilment — het proces dat backorders verstoren.
De kernboodschap in één zin
Een backorder is een verkoop die u heeft behouden door de klant te vragen te wachten — dit is de moeite waard wanneer het product gedifferentieerd is en het wachten kort en eerlijk gecommuniceerd wordt, maar het is een waarschuwingssignaal wanneer het percentage stijgt, omdat het betekent dat uw beschikbaarheidsprobleem wordt beheerd in plaats van opgelost.
Veelgestelde vragen
Wat is een backorder? Een bestelling voor een product dat momenteel niet op voorraad is, die de verkoper heeft geaccepteerd en zal vervullen zodra de voorraad binnenkomt. De klant wacht in plaats van dat de verkoop verloren gaat.
Wat is het verschil tussen een backorder en een stockout? Een stockout is onbeschikbaarheid waarbij de verkoop meestal verloren gaat, omdat de klant het item mist en elders koopt. Een backorder is onbeschikbaarheid waarbij de klant heeft ingestemd met wachten, waardoor de verkoop behouden blijft als een uitgestelde verplichting in plaats van als verlies te worden afgeboekt.
Is een backorder slecht? Niet per definitie. Het is beter dan een verloren verkoop en slechter dan het product op voorraad hebben. Een kleine backorder rate bij hoogwaardige of gedifferentieerde producten is een redelijke commerciële keuze; een stijgend percentage bij een assortiment van basisproducten duidt op een beschikbaarheidsprobleem dat door backorders wordt verbloemd in plaats van opgelost.
Hoe lang moet een backorder duren? Zo kort als uw voorraadaanvulling toelaat, en niet langer dan u de klant heeft verteld. Annuleringspercentages stijgen fors na een paar weken voor consumentengoederen, hoewel B2B-klanten met geplande behoeften vaak aanzienlijk langer wachten.
Moet ik deels leveren? Stel een regel in in plaats van per geval te beslissen. Splitsen zorgt ervoor dat beschikbare goederen de klant sneller bereiken, maar kost een tweede keer picken, inpakken en verzenden. Vasthouden is goedkoper en vertraagt items die u al had kunnen sturen. De meeste operaties splitsen boven een bepaalde waarde- of volumegrens.
Hoe verminder ik backorders? Pak de oorzaak aan in plaats van het symptoom. Dat betekent betere demand forecasting, reorder points gebaseerd op gemeten in plaats van opgegeven levertijden van leveranciers, voldoende safety stock op de lijnen waar een stockout duur is, en leveranciersmanagement waar late leveringen de trigger zijn. Door elke backorder te coderen naar een oorzaak, weet u in welke van deze vier u moet investeren.
Wat is een backorder rate en wat is een goede score? Het aantal backorder-regels als percentage van het totaal aantal orderregels. Er is geen universeel doel, omdat het juiste cijfer afhangt van uw marges en wat uw klanten tolereren. Wat belangrijker is dan het absolute getal, is de trend en of deze zich concentreert op specifieke producten of leveranciers; dat vertelt u of het een voorraadbeslissing is of een tekortkoming.
Mag ik betaling vragen voor een backorder-item? Meestal wel, hoewel regels voor consumentenbescherming in sommige markten het in rekening brengen vóór verzending beperken, en het beleid van marketplaces dit vaak verbiedt. Controleer de vereisten voor uw rechtsgebied en verkoopkanaal, want als u dit fout doet, creëert u een terugbetalingsverplichting en mogelijk een compliance-probleem.
Warehouse Wise is een gratis, onafhankelijke bibliotheek met handleidingen over voorraadbeheer, warehousing en fulfilment, geschreven voor de mensen die het eigenlijke werk doen: nieuw magazijn- en voorraadpersoneel, kleine en groeiende retail- en e-commercebedrijven, en iedereen die voorraad beheert en dit goed wil begrijpen. Elke handleiding legt het begrip uit, toont waar nuttig een uitgewerkt voorbeeld met reële cijfers, en stopt dan. Wij zijn onafhankelijk: we verkopen geen software of apparatuur, we ontvangen geen commissie op doorverwijzingen en onze handleidingen worden niet gerangschikt op basis van wie ons betaalt.