Fill rate meet het aandeel van de vraag dat u volledig uit de voorraad hebt geleverd, zonder tekorten, vervangingen of backorders. Ontvangt u orders voor 1.000 eenheden en verstuurt u er 940 uit de beschikbare voorraad, dan is uw fill rate 94%.
Fill rate = (volledig geleverde eenheden of orders ÷ bestelde eenheden of orders) × 100
Het belangrijkste woord hier is volledig. Fill rate draait om volledigheid, niet om timing — een order die drie weken te laat maar wel compleet wordt geleverd, telt als ‘filled’. Dat is het onderscheid met OTIF, waarbij beide vereist zijn, en dat is de reden waarom deze twee cijfers altijd van elkaar verschillen.
Wat fill rate inhoudt
Fill rate beantwoordt één vraag: kon u leveren op het moment dat de klant erom vroeg?
Het meet de beschikbaarheid op het moment van de vraag. Niet of u uiteindelijk hebt geleverd, en niet of u vorige week voorraad had. Het gaat erom of de voorraad aanwezig was toen de order binnenkwam.
Het is de klantgerichte tegenhanger van een stockout. Een stockout is de gebeurtenis zelf; fill rate is de maatstaf voor hoe vaak dergelijke gebeurtenissen voorkomen in uw totale vraag.
Het wordt berekend op elk gewenst niveau — orders, orderregels, eenheden of colli — en het niveau verandert het cijfer aanzienlijk. Dat is de belangrijkste reden waarom fill rate-cijfers uit verschillende bronnen moeilijk te vergelijken zijn; dit wordt hieronder verder toegelicht.
Wat het bewust uitsluit. Timing. Een leverancier met een fill rate van 98% die de gewoonte heeft om een week te laat te leveren, ziet er op deze maatstaf uitstekend uit, maar presteert slecht in de ogen van de klant. Fill rate is slechts de helft van het verhaal en mag nooit de enige gehanteerde maatstaf zijn.
De fill rate-formule en een rekenvoorbeeld
Fill rate = (geleverde hoeveelheid ÷ bestelde hoeveelheid) × 100
Een distributeur evalueert een maand.
De cijfers:
- Totaal ontvangen orderregels: 2.400
- Regels volledig uit voorraad geleverd: 2.208
- Totaal bestelde eenheden: 31.500
- Totaal geleverde eenheden: 30.555
- Totaal ontvangen orders: 640
- Orders volledig geleverd: 544
Line fill rate:
(2.208 ÷ 2.400) × 100 = 92,0%
Unit fill rate:
(30.555 ÷ 31.500) × 100 = 97,0%
Order fill rate:
(544 ÷ 640) × 100 = 85,0%
Drie cijfers uit dezelfde maand, variërend van 85% tot 97%. Geen van deze cijfers is fout; ze meten verschillende zaken.
Unit fill rate is het meest vergevingsgezind, omdat een tekort van twee eenheden op een orderregel van tweehonderd nauwelijks invloed heeft op het percentage.
Order fill rate is het strengst, omdat één ontbrekende regel de gehele order als onvolledig markeert, ongeacht hoe compleet de rest was.
Line fill rate zit hier tussenin en is meestal het meest diagnostisch, omdat het aangeeft hoeveel individuele productaanvragen u niet kon honoreren, in plaats van hoeveel eenheden of hoeveel orders.
De praktische regel. Order fill rate weerspiegelt de ervaring van de klant. Line fill rate vertelt u waar u moet zoeken. Kies één maatstaf als uw belangrijkste KPI, vermeld welke dit is, en vergelijk uw cijfers nooit met die van anderen zonder vast te stellen dat zij dezelfde basis hebben gebruikt.
De soorten fill rate
| Type | Wat het meet | Formule | Beste voor |
|---|---|---|---|
| Order fill rate | Orders volledig geleverd | Volledige orders ÷ totaal aantal orders | De werkelijke ervaring van de klant |
| Line fill rate | Orderregels volledig geleverd | Volledige regels ÷ totaal aantal regels | Diagnose — welke producten falen |
| Unit fill rate | Geleverde eenheden t.o.v. bestelde eenheden | Geleverde eenheden ÷ bestelde eenheden | Volumegebaseerde leveringsprestaties |
| Case fill rate | Geleverde colli t.o.v. bestelde colli | Geleverde colli ÷ bestelde colli | Groothandel en retailleveringen |
| SKU fill rate | Beschikbaarheid van een specifiek product | Geleverde eenheden van die SKU ÷ bestelde | Identificeren van probleemproducten |
| Warehouse fill rate | Wat één locatie kon leveren | Geleverd door die locatie ÷ vraag aan die locatie | Vergelijken van locaties in een netwerk |
| Vendor or supplier fill rate | Wat uw leverancier aan u leverde | Ontvangen eenheden ÷ bestelde eenheden | Upstream prestaties, en de bron van de meeste downstream problemen |
Supplier fill rate verdient bijzondere aandacht. U kunt niet volledig leveren wat u zelf niet hebt ontvangen. Het meten van dezelfde metriek bij uw leveranciers onthult vaak dat een klantgericht probleem voortkomt uit de prestaties van twee of drie leveranciers in plaats van uit uw eigen operatie. Het is voor de meeste bedrijven de meest nuttige toevoeging, en degene die het vaakst ontbreekt.
Fill rate vs service level vs in-stock rate vs backorder rate
Deze vier begrippen overlappen elkaar voldoende om door elkaar gebruikt te worden, wat voor echte verwarring zorgt in gesprekken met leveranciers.
Fill rate is wat er daadwerkelijk is gebeurd — het gemeten aandeel van de vraag dat volledig is geleverd.
Service level is een doelstelling die u vooraf vaststelt, meestal als een waarschijnlijkheid: een service level van 95% betekent dat u de safety stock zo berekent dat de vraag in 95% van de aanvullingscycli naar verwachting wordt gedekt. Het is een input voor een berekening; fill rate is een output van de operatie. Ze zijn gerelateerd maar niet hetzelfde, en een service level van 95% levert niet exact een fill rate van 95% op.
In-stock rate meet de beschikbaarheid over een bepaalde periode in plaats van tegenover de vraag — het aandeel van de tijd dat een product beschikbaar was. Een product dat twee dagen niet op voorraad is in een rustige maand scoort hier slecht, terwijl er nauwelijks vraag is gemist. Dit maakt in-stock rate nuttiger voor winkelvoorraad dan voor supply chain-prestaties.
Backorder rate is het aandeel van de vraag dat niet werd geleverd en werd omgezet in een belofte om later te leveren. Het is ruwweg het complement van de fill rate voor bedrijven die backorders accepteren, en het zegt niets over de vraag of de klant de goederen uiteindelijk heeft ontvangen of de order heeft geannuleerd.
En OTIF vereist zowel volledigheid als timing op dezelfde order. Dit cijfer is altijd lager dan de fill rate, omdat fill rate de timing-component volledig negeert.
Een praktische manier om ze uit elkaar te houden: service level is waar u op plant, fill rate is wat u hebt geleverd, in-stock rate is hoe vaak het product in het schap lag, backorder rate is wat er met de rest gebeurde, en OTIF is of de klant het compleet en op tijd heeft ontvangen.
Waarom fill rate belangrijk is
Het is de maatstaf die klanten daadwerkelijk voelen. Een deellevering is een probleem dat de klant moet oplossen — navragen, opnieuw bestellen of elders kopen.
Het kwantificeert verloren omzet. Elk punt van de fill rate onder de 100% is vraag die u hebt gezien maar niet hebt kunnen bedienen; dit is veel waardevollere informatie dan een stockout die geen sporen achterlaat.
Het is contractueel in de retail. Grote retailers stellen fill rate-eisen aan leveranciers met financiële boetes, die direct worden ingehouden in plaats van gefactureerd. Voor iedereen die aan hen levert, is dit een commerciële maatstaf nog voordat het een operationele maatstaf is.
Het diagnosticeert de ‘in-full’ helft van OTIF. Wanneer OTIF faalt, vertelt het opsplitsen in ‘on-time’ en ‘in-full’ u direct of het probleem ligt bij de beschikbaarheid van de voorraad of bij de verzendtiming — verschillende oorzaken met verschillende verantwoordelijken.
Het bepaalt de prijs van de safety stock-beslissing. Het verhogen van de fill rate van 95% naar 98% vereist een berekenbare hoeveelheid extra voorraad. Door dat af te zetten tegen de waarde van de vraag die hiermee wordt opgevangen, verandert een servicevraagstuk in een commercieel vraagstuk.
Het meet leveranciers objectief. Toegepast op uw leveranciers, vervangt het subjectieve indrukken over betrouwbaarheid door harde cijfers.
Veelvoorkomende oorzaken van een lage leveringsgraad
Bestelpunten gebaseerd op opgegeven levertijden in plaats van gemeten levertijden. Dit is de meest voorkomende oorzaak en de goedkoopste om op te lossen.
Veiligheidsvoorraad te krap op productlijnen waar de vraag of het aanbod varieert. Dit is vaak het resultaat van het toepassen van één regel op een heel assortiment in plaats van de voorraad per productklasse te bepalen.
Prognosefouten, met name rondom promoties, productlanceringen en seizoenspieken waar weinig historische data over beschikbaar is.
Tekorten bij leveranciers worden direct doorberekend. De leveringsgraad van uw leverancier wordt die van u.
Onjuiste voorraadgegevens. Orders worden geaccepteerd op basis van spookvoorraad, wat leidt tot een deellevering en een verontschuldiging in plaats van een duidelijke weigering op het moment van bestellen.
Aanvullingsfouten. Voorraad ligt in het reservemagazijn, maar de picklocatie is leeg, waardoor de order incompleet wordt verzonden terwijl de goederen wel in het pand aanwezig waren.
Toewijzingsproblemen. Voorraad is toegewezen aan andere orders zonder dat het systeem dit correct weergeeft, waardoor de beschikbaarheid hoger lijkt dan deze in werkelijkheid is.
Assortimentsuitbreiding. Meer varianten verdelen dezelfde vraag, waarbij elk product een eigen buffer nodig heeft, terwijl deze buffers zelden worden aangepast.
Financiële beperkingen. De voorraad was nodig maar het budget was er niet — een oorzaak die operationele teams niet kunnen oplossen, maar die wel eerlijk moet worden geregistreerd.
Hoe u uw leveringsgraad kunt verbeteren
Corrigeer eerst de bestelpunten. Bereken deze op basis van gemeten levertijden van leveranciers, gebruikmakend van uw laatste twintig ontvangsten. Deze enkele wijziging lost meer beschikbaarheidsproblemen op dan wat dan ook en kost niets behalve de inspanning om de data te verzamelen.
Bepaal de veiligheidsvoorraad op basis van werkelijke variabiliteit, per productklasse, op een door u bewust gekozen serviceniveau. Gebruik geen uniform aantal weken voor alles.
Meet de leveringsgraad van uw leveranciers en onderneem actie. U kunt niet leveren wat u niet heeft ontvangen. Twee of drie leveranciers zijn vaak verantwoordelijk voor het grootste deel van het leveringsgraadprobleem.
Verbeter de nauwkeurigheid van uw voorraadadministratie. Spookvoorraad leidt tot de ergste vorm van leveringsgraadproblemen, omdat u de order al had geaccepteerd.
Houd de picklocatie in de gaten. Aanvullingsopdrachten verdienen dezelfde aandacht als bestelpunten; een lege picklocatie terwijl er wel voorraad in het reservemagazijn ligt, is volledig aan uzelf te wijten.
Prioriteer op basis van consequenties. Uw topproducten en artikelen waarvoor klanten specifiek naar u toe komen, rechtvaardigen een hoge leveringsgraad. Een langzaamloper met eenvoudige vervangers doet dat niet, en het aanhouden van een buffer daarvoor is kapitaalvernietiging.
Sluit periodes met voorraadtekorten uit van de vraaghistorie. Anders leert uw prognose dat de vraag lager is dan deze in werkelijkheid is, juist voor de producten die al niet leverbaar waren.
Bied actief vervangers aan waar het product dit toelaat. Een klant die een alternatief krijgt aangeboden, converteert veel vaker dan een klant die zelf op zoek moet; dit is een commerciële beslissing die vooraf moet worden genomen.
Registreer de reden van elke fout, gebruikmakend van een vaste lijst met oorzaken. Een maand aan gecodeerde fouten wijst meestal op één of twee oplosbare zaken, wat nuttiger is dan alleen het percentage kennen.
Rapporteer op regelniveau naast het orderniveau, en in combinatie met de tijdige levering (on-time performance). Een enkel totaalcijfer vertelt u alleen dat er een probleem is, maar niet waar het zich bevindt.
Waar u dieper op in kunt gaan
- Wat is OTIF — volledigheid plus tijdigheid gecombineerd.
- Wat is een voorraadtekort — de individuele fouten waaruit de leveringsgraad is opgebouwd.
- Wat is veiligheidsvoorraad — de buffer die uw haalbare leveringsgraad bepaalt.
- Wat is een bestelpunt — de trigger die het vaakst tot fouten leidt.
- Wat is een backorder — wat onvervulde vraag wordt wanneer klanten wachten.
- Warehouse KPI’s — waar de leveringsgraad staat tussen de andere meetwaarden.
De kern in één zin
De leveringsgraad is het deel van de vraag dat u volledig uit voorraad heeft geleverd, gemeten per order, regel of eenheid — en het gekozen niveau verandert het cijfer aanzienlijk, dus vermeld dit altijd. Het negeert tijdigheid volledig, daarom moet het altijd in samenhang met de tijdige levering worden gelezen. De meeste verbeteringen worden behaald bij de bestelpunten en de leveranciersmeting, in plaats van door overal meer voorraad aan te houden.
Veelgestelde vragen
Wat is leveringsgraad? Het percentage van de vraag dat volledig uit de aanwezige voorraad is geleverd, zonder tekorten, vervangingen of backorders. Het meet uitsluitend de volledigheid — een order die compleet maar te laat is verzonden, telt nog steeds als geleverd, wat het belangrijkste verschil is met OTIF.
Hoe berekent u de leveringsgraad? Deel de geleverde hoeveelheid door de bestelde hoeveelheid en vermenigvuldig met 100. De hoeveelheid kan bestaan uit orders, regels, eenheden of colli, en elk geeft een merkbaar ander cijfer op basis van dezelfde data — de order-leveringsgraad is het strengst, de eenheid-leveringsgraad het meest vergevingsgezind, en de regel-leveringsgraad is meestal het meest diagnostisch.
Wat is het verschil tussen leveringsgraad en serviceniveau? Serviceniveau is een vooraf vastgesteld doel, uitgedrukt als een waarschijnlijkheid en gebruikt om de veiligheidsvoorraad te bepalen. Leveringsgraad is wat er daadwerkelijk is gebeurd, gemeten achteraf. Ze zijn gerelateerd, maar niet gelijk — een serviceniveau van 95% levert niet exact een leveringsgraad van 95% op.
Wat is een goede leveringsgraad? Dit hangt af van de sector en de manier van meten. Grote retailers eisen vaak een leveringsgraad van leveranciers in de negentig procent, met financiële boetes daaronder. Nuttiger dan welke benchmark dan ook is uw eigen trend, de verdeling tussen producten en de vraag of de kosten voor het volgende procentpunt opwegen tegen de opbrengst.
Wat is het verschil tussen leveringsgraad en OTIF? Leveringsgraad meet alleen de volledigheid. OTIF vereist zowel volledigheid als tijdigheid voor dezelfde order, waardoor dit cijfer altijd lager is. Wanneer OTIF achterblijft, laat het opsplitsen in ‘op tijd’ en ‘volledig’ direct zien of het probleem ligt bij de beschikbaarheid van de voorraad of bij de verzendplanning.
Wat is de leveringsgraad van een leverancier? Dezelfde maatstaf toegepast op de inkoopzijde — wat uw leverancier daadwerkelijk heeft geleverd ten opzichte van wat u heeft besteld. Dit is vaak de kern van een leveringsgraadprobleem richting de klant, aangezien u niet volledig kunt verzenden wat u niet heeft ontvangen, en het is de maatstaf die het vaakst ontbreekt in de rapportages van bedrijven.
Hoe verbeter ik de leveringsgraad? Herbereken bestelpunten op basis van gemeten in plaats van opgegeven levertijden van leveranciers, bepaal de veiligheidsvoorraad op basis van de werkelijke variabiliteit in vraag en levertijd per productklasse, meet en beheer de leveringsgraad van leveranciers, verbeter de nauwkeurigheid van de voorraadadministratie zodat u stopt met het accepteren van orders op basis van spookvoorraad, en zorg ervoor dat de picklocatie wordt aangevuld voordat deze leeg raakt.
Warehouse Wise is een gratis, onafhankelijke bibliotheek met handleidingen over voorraadbeheer, warehousing en fulfilment, geschreven voor de mensen die het eigenlijke werk doen: nieuw magazijn- en voorraadpersoneel, kleine en groeiende retail- en e-commercebedrijven, en iedereen die voorraad beheert en dit goed wil begrijpen. Elke handleiding legt het begrip uit, toont waar nuttig een uitgewerkt voorbeeld met reële cijfers, en stopt dan. Wij zijn onafhankelijk: we verkopen geen software of apparatuur, we ontvangen geen commissie op doorverwijzingen en onze handleidingen worden niet gerangschikt op basis van wie ons betaalt.