大多数关于库存管理的建议都是为设有计划部门的企业编写的。如果您经营的企业中，采购、打包和记账都是由同一个人完成的，那么这些建议大多并不适用。
本指南专为您设计，假设您时间有限、没有专职人员，且库存存放在小型仓库或闲置房间中，而非配送中心。
好消息是，基本原则并不复杂。难点不在于不知道该做什么，而在于当有十二件事等着您处理时，如何始终如一地执行这些原则。
为什么小型企业更需要关注这一点
库存通常是您最大的资产，也是最紧迫的制约因素。拥有现金储备的大型企业可以消化错误的采购决策。而资金被占用在错误库存上的小型企业则无法支付正确库存的费用，这种制约很快就会显现。
您无法承受缺货。大型零售商失去一笔销售仅仅是失去一笔销售。而小型企业失去一笔销售，可能会失去一位首次尝试您产品并因此转而了解竞争对手的客户。
没有人员缓冲。当出现问题时，没有团队来分担。花在寻找本应能找到的库存上的时间，就是没有花在其他任何事情上的时间。
错误会加速累积。在小型运营中，一个错误在整体中所占的比例更大，而且从错误发生到产品到达客户手中，中间的检查环节更少。
从哪里开始：核心要点
在做其他任何事情之前，先完成这四项。它们加起来只需一个周末，就能解决大部分问题。
1. 清点所有物品。按库位进行一次完整的实物盘点并记录在案。几乎每家第一次这样做的企业都会发现差异——被遗忘的库存、以为有但实际没有的库存、放错位置的物品。在您完成盘点之前，所有其他数字都只是猜测。
2. 为每件物品分配一个 SKU 和一个“家”。为每个可销售的变体分配一个唯一代码，并定义其存放位置。给货架贴上标签。“C3 货架”比“在后面某个地方”要好得多，因为寻找物品是您每天都在支付的成本。
3. 记录每一次库存变动。销售、入库、损坏、退货。在变动发生的当下进行记录，而不是在一天结束时凭记忆补记。这一单一习惯对准确性的提升作用超过任何系统。
4. 为您的畅销产品设置再订货点。即您下单补货的库存水平：
再订货点 = (平均日销量 x 供应商交货周期天数) + 小额缓冲库存
请使用供应商实际的交货周期，而不是他们报价时承诺的周期。这两者通常不同，而它们之间的差距正是导致大多数缺货的原因。
您不需要为此购买任何软件。笔记本就可以，电子表格效果更好。
将精力集中在关键点上
您无法同等对待每一件产品，试图这样做正是大多数小型企业库存系统在一个月内崩溃的原因。
按产品每年产生的金额（销售数量乘以单位成本）对产品进行排序。结果通常是不均衡的：少数产品占据了大部分价值，而长尾产品只占极小部分。
然后区别对待它们：
- 畅销产品：设置合理的再订货点，频繁盘点，并留有足够的缓冲，确保很少缺货。在这些产品上出错会造成实实在在的经济损失。
- 中等产品：设置再订货点并进行不定期检查。
- 长尾产品：进行更大批量、更低频率的订货，每年盘点一到两次。对于一年只卖四次的产品，缺货只是不便，而非危机。
增加一个例外：任何缺货会造成不成比例损害的产品——例如导致您无法发货的组件，或者客户专门冲着它来的产品——无论其价值如何，都应给予最高级别的对待。
这一练习通常会揭示出，大部分注意力都放在了最显眼的东西上，而不是最重要的事情上。
关注现金，而不仅仅是库存
小型企业中真正重要的数字不是您有多少库存，而是有多少现金被困在库存里。
计算您的库存价值。将现有数量乘以每件物品的成本，然后求和。许多小型企业从未这样做过，并对总额感到惊讶。
计算您的库存周转率：
库存周转率 = 销售成本 ÷ 平均库存价值
如果您一年内销售了 120,000 美元的商品（按成本计），且平均持有 30,000 美元的库存，那么您的周转率为四次。周转率越高，意味着您的现金利用率越高；越低则意味着更多的资金处于闲置状态。
找出您的滞销库存。任何六个月（或对于慢速产品为一年）内未售出的物品。列出清单，计算其总价值，并做出决定：打折促销、捆绑销售、在供应商允许的情况下退货，或者进行核销。放任不管也是一种决策，而且代价高昂——它占用了空间和资金，并在您拖延时不断贬值。
对于小型企业来说，清理滞销库存通常是释放现金最快的方法。钱已经花出去了；问题在于您是想收回一部分资金，还是继续保留这些采购失误的证据。
小型企业的常见错误
为了折扣而采购。供应商提供双倍数量 15% 的折扣。这是否划算，取决于额外库存会积压多久、这些现金还能做些什么，以及产品是否会过时。通常情况下，这并不划算。
凭感觉订货。注意到货架看起来空了并不是一种系统。这意味着对重要物品订货太晚，对不重要的物品订货太早。
将系统视为绝对真理。您记录的内容只是记录显示的内容。盘点才是告诉您记录是否准确的依据。
让一个人凭记忆管理库存。这在他们生病、休假或离职前都有效。请把操作流程写下来，哪怕只是草稿。
仅在年底盘点。到那时，错误已经存在数月且无法追溯。每周盘点一个货架只需几分钟，并且能在问题原因尚可查明时发现问题。
从不审查再订货点。设置一次后就不再管，随着需求变化，这些数字会悄然与业务脱节。
新旧库存混放。对于任何有保质期或季节性的产品，将新到货的放在现有库存后面，以便旧货先卖出。这在入库时只需多花几秒钟，却能防止报废损失。
常见挑战
大多数小型企业都会遇到同样的一系列问题，通常按以下顺序出现：
记录不准确。由于库存变动记录滞后或根本没有记录，导致账面记录与货架实际情况脱节。所有下游环节——补货、定价、承诺交付——都是基于错误的数字计算出来的。
库存积压。现金被困在卖不出去的商品中。通常由批量折扣、盲目乐观的采购或凭感觉订货而非根据触发点订货引起。
库存不足。客户想要的东西缺货。销售流失了，有时连客户也一起流失了。
手动流程。在纸上记录数量，稍后再输入电子表格，手动更新市场平台列表。每一个手动步骤都是错误引入的环节。
现金流。库存通常是小型企业占用资金最多的地方，它与所有其他需求竞争有限的现金。
季节性。提前数月为旺季采购，而支出在收入到来之前就已经发生。
这些问题都不罕见，且都可以通过相同的基本准则来解决。
实用步骤
按顺序执行以下四项工作，每一项都以前一项为基础。
1. 对库存进行分类 (ABC)。 按年度价值对产品进行排序——即销售数量乘以单位成本。A类产品需严格管控并频繁盘点；长尾产品则可进行大批量订购，每年盘点一次。这能避免您在不同价值的产品上投入同等的精力。
2. 设置再订货点。 至少针对您的A类产品，根据测算的供应商提前期加上缓冲库存，计算出触发新订单的库存水平。
3. 循环盘点。 每周盘点一个货架或一个类别，而不是每年停工盘点一次。这样可以在问题出现时及时发现原因。
4. 清理呆滞库存。 每季度列出六个月内未动销的任何产品，并决定：打折、捆绑销售、退货或报废。对于小型企业来说，这通常是挖掘潜在现金流的有效途径。
您会听到的成本核算方法
您会遇到四个缩写词。简单来说：
FIFO — 先进先出。 以最早入库的库存成本作为每次销售的成本。这是最常见的方法，在任何地方都适用，且符合您对任何有保质期的产品进行物理轮换的要求。
LIFO — 后进先出。 以最新入库的库存成本作为销售成本。根据IFRS（国际财务报告准则）被禁止，因此在美国以外的大多数企业无法使用。
JIT — 准时制生产。 按需订货，使货物刚好在需要时到达，几乎不持有库存。这能释放现金流，但完全依赖于可靠的供应商，而大多数小型企业缺乏足够的议价能力来确保这一点。
EOQ — 经济订货量。 一种平衡订货成本与持有成本的订货量计算公式。作为一种合理性检查很有用；但很少起决定性作用，因为供应商的起订量通常已经决定了您的订货规模。
对于大多数小型企业而言，实用的方案是 FIFO，在账目和货架管理中同时应用。
工具类型简介
不点名具体产品，分为四类：
- 电子表格。 免费、灵活，适合单渠道、SKU数量在几百个以内且由专人维护的情况。
- 带有库存模块的财务软件。 如果您已经在用财务软件，它可能包含基础库存功能。在库存结构简单时适用，通常在多渠道同步方面较弱。
- 专用库存应用程序。 为跨渠道库存管理而构建的云端工具，具备条码扫描和再订货提醒功能。通常是企业使用的第一个真正的系统。
- 全功能 ERP 或 WMS。 在此规模下属于过度配置。了解它们的存在是为了在供应商向您推销时能够识别出来。
选择最便宜的方案，只要它能实现跨渠道的单一实时库存数据，并支持扫描而非手动输入即可。
实操案例：小型卖家的设置
一家在自有网站和一个电商平台销售60种产品，每天从小型仓库发货约30单的企业。
他们的设置： 一个与两个渠道同步的云端库存应用程序、一个手持扫描仪、使用简单“通道-货架”方案的标签化货架，以及一名负责库存准确性的专员。
他们的日常： 在入库和拣货时进行扫描，每周五盘点一个货架，周一查看再订货提醒，每月一日运行呆滞库存报告。
他们的数据： 12个A类产品贡献了约四分之三的收入，每周根据测算的提前期审查再订货点。其余48个产品采用大批量订购，每年盘点两次。
变化： 当两个渠道都调用同一个库存数据时，超卖现象消失了；通过每月的呆滞库存报告，清理了积压一年的产品，在第一季度释放了数千元的现金流。
这些并不复杂。这只是四个习惯和一个系统，并保持一致地执行。
需要跟踪的 KPI
每月审查四个指标：
- 库存准确率 — 盘点位置与账面记录完全一致的比例。
- 库存周转率 — 销售成本除以平均库存价值。反映您的现金利用效率。
- 缺货率 — 客户想要购买的产品无法供应的频率。
- 呆滞库存价值 — 超过阈值仍未售出的库存总额。
将这些指标结合起来看，而不是单独分析。高周转率伴随频繁缺货意味着库存过于精简；低周转率且无缺货意味着库存积压过多。请与您上一季度的数据进行对比，而不是与行业基准对比，因为那些基准来自与您完全不同的企业。
在没有议价能力时如何与供应商合作
大多数库存建议都假设您可以设定条款。小型企业通常做不到，这改变了追求的目标。
测量其实际提前期。 记录过去十几笔订单的下单日期和到货日期。平均值不如波动范围重要——一个稳定需要14天到货的供应商很容易规划；而一个在5天到25天之间波动的供应商会迫使您为最坏情况准备库存。即使没有任何议价地位，您也可以做到这一点，这能立即改善您的再订货点。
询问 MOQ 而不是价格。 小批量采购时价格谈判很难。获得更低的起订量通常更容易且价值更高，因为它让您可以更频繁地订货，从而降低库存持有量。
分享您的预期需求。 即使是未来几个月粗略的预测也能帮助供应商进行规划，而能够进行规划的供应商往往交付更稳定。这不需要成本，却经常被忽略。
为关键产品寻找第二货源。 不一定是为了更换供应商，而是为了防止单一供应商的问题导致业务停滞。对于任何缺货就会导致全面停摆的产品，一个已知的替代方案比微小的折扣更有价值。
了解您在对方优先级中的位置。 如果您是小客户，当库存紧张时，您会被排在大型客户之后。这并非不合理，了解这一点意味着您需要建立更大的缓冲库存，而不是每次都感到意外。
对于周转慢、价值高的产品，考虑寄售或退货协议（如果供应商愿意的话）。这消除了资金占用，而且有些供应商宁愿选择寄售也不愿失去上架机会。
总而言之：在购买力有限的情况下，可用的杠杆是信息和规划，而不是价格。两者都是免费的，且都能减少您需要持有的库存。
何时引入软件
您会从以下信号中察觉，而不是通过规模门槛：
- 您在多个渠道销售。 这是决定性因素。手动保持网站和电商平台的数据同步无法支撑超过少量SKU的规模，且在电商平台超卖造成的损害远不止单笔订单那么简单。
- 不止一个人在更新库存。
- 您已经发生过超卖，尤其是发生过不止一次。
- 电子表格每天的处理时间超过一小时。
- 出于合规原因，您需要进行批次或有效期跟踪。
- 您无法回答上个月持有什么库存，因为没有任何历史记录。
寻找什么：跨销售渠道的实时同步、条码扫描、再订货提醒，以及简单的导出功能，以确保您的数据不会被锁定。从涵盖这些功能的最低价方案开始——您可以随时升级，而在现阶段过度购买意味着您在为未来几年都不会用到的功能买单。
管理季节性与高峰期
对于许多小型企业而言，一年中很大一部分贸易额集中在短短几周内，而这种集中正是库存决策影响最为深远的时刻。
尽早开始规划，不要等到觉得有必要时才开始。 如果供应商的交货周期是六周，而你希望在高峰期开始前两周备好库存，那么你必须提前两个月下单。从目标日期倒推，而不是从今天顺推，这才是避免年度手忙脚乱的关键。
使用去年的实际销售数据，并进行调整。 不要使用去年的订单数据，因为订单记录的是你的可供货量，而非市场的真实需求。如果你在第二个周末就卖断了货，那么真实需求远高于记录中的数字，如果重复之前的订货量，只会再次导致缺货。
如果供应商允许，分两批下单。 第一批基于预测数量，待观察季节性销售走势后再进行补货。虽然这会增加单位成本，但能降低在任何一个方向上出现严重偏差的风险。这是否可行取决于交货周期——只有当第二批订单能及时送达时，这种方法才有效。
提前决定如何处理剩余库存。 在季末打折、留待明年销售或退货。容易过期的产品应在仍有价值时清理掉，而不是存放十二个月后最终还是不得不打折处理。
关注现金流，而不仅仅是库存。 高峰期采购意味着在收入到账前需要大量资金支出，这是小型企业一年中最脆弱的时刻。提前预知资金缺口的大小，远比在发票到期时才发现要有用得多。
事后记录所发生的一切。 哪些卖断了货，哪些滞销，哪些是你下次会采取不同订货策略的。十二个月后没人能准确回忆起来，而记录下来的笔记比记忆更有价值。
深入了解
- 如何管理库存 — 完整的流程步骤。
- 库存管理电子表格 — 在购买系统前先构建工具。
- 云端库存管理 — 通常是首选系统。
- 什么是再订货点 — 详细的计算方法。
- 什么是库存周转率 — 现金流衡量指标。
- 库存管理技术 — 随着业务增长所需的更广泛工具包。
一句话总结
盘点现有库存，为每件商品分配代码并贴标归位，实时记录库存变动，根据供应商的实际交货周期为畅销品设置再订货点，并按季度检查呆滞库存——在多渠道销售迫使你使用专业软件之前，这些足以涵盖大部分核心事项。
常见问题解答
小型企业如何开始管理库存？ 按库位进行全面实物盘点，为每种产品分配唯一代码并指定存放位置，实时记录每一次变动，并为畅销品设置再订货点。一个电子表格足以完成所有这些工作。
小型企业需要库存软件吗？ 初期不需要。维护良好的电子表格足以应对单渠道、品类适中的业务。当你在多个渠道销售、多人同时更新库存，或者需要进行批次或有效期追踪时，软件才变得必要。
小型企业应该持有多少库存？ 足以覆盖供应商实际交货周期内的需求，并加上根据需求波动性计算的缓冲库存。畅销品和关键物料多备货，滞销品少备货。像“覆盖一个月销量”这种一刀切的规则，会导致某些产品过度投资，而另一些产品则投资不足。
小型企业应该多久盘点一次库存？ 至少每年进行一次全面盘点，外加每周对某个货架或类别进行滚动检查。每周检查只需几分钟，且能在问题发生时及时发现原因，而年度盘点无法做到这一点，因为那时错误可能已经存在十一个月了。
什么是呆滞库存，我该如何处理？ 六个月到一年内没有动销的库存。列出清单，统计总价值，然后做出选择——打折、捆绑销售、退回供应商或报废。对于小型企业来说，清理呆滞库存通常是释放现金流最快的方法。
如何避免库存耗尽？ 根据供应商的实际交货周期（而非报价周期）设置再订货点，增加应对需求波动的缓冲量，并在触发点出现时立即采取行动。大多数拥有再订货点机制的企业出现缺货，是因为没有人去执行下单操作。
我应该多囤货以获得更优惠的价格吗？ 只有当你计算过额外库存的持有成本后才应这样做。仓储费、占用的现金以及产品过期的风险都会抵消折扣带来的收益。如果现金是制约因素，那么对于一件存放八个月的产品，获得15%的折扣通常不如按原价分两次订货的结果更好。
小型企业在库存管理上最大的错误是什么？ 为了追求批量折扣而采购，却没有计算额外库存会积压多久。节省的成本是即时且可见的，但成本却分散在数月的现金占用、仓储费用以及产品滞销的风险之中。
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