Hầu hết các lời khuyên về quản lý hàng tồn kho đều được viết cho các doanh nghiệp có bộ phận kế hoạch chuyên trách. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp mà cùng một người phải đảm nhận cả việc mua hàng, đóng gói và sổ sách kế toán, thì hầu hết các lời khuyên đó đều không thể áp dụng được.
Đây là phiên bản dành cho những người có quỹ thời gian hạn hẹp, không có nhân viên chuyên trách và hàng hóa được lưu trữ tại một đơn vị nhỏ hoặc phòng trống thay vì một trung tâm phân phối.
Tin tốt là các nguyên tắc cơ bản không hề phức tạp. Khó khăn không nằm ở việc không biết phải làm gì — mà là làm thế nào để thực hiện một cách nhất quán khi có hàng tá công việc khác đang cần sự chú ý của bạn.
Tại sao điều này lại quan trọng hơn khi bạn là doanh nghiệp nhỏ
Hàng tồn kho thường là tài sản lớn nhất và cũng là ràng buộc chặt chẽ nhất của bạn. Một doanh nghiệp lớn với nguồn dự trữ tiền mặt dồi dào có thể bù đắp cho một quyết định mua hàng sai lầm. Một doanh nghiệp nhỏ với số vốn bị chôn vùi vào hàng hóa sai lệch sẽ không thể chi trả cho hàng hóa đúng, và sự ràng buộc đó sẽ ập đến rất nhanh.
Bạn không thể gánh chịu tình trạng hết hàng (stockout). Một nhà bán lẻ lớn mất một đơn hàng thì chỉ là mất một đơn hàng. Một doanh nghiệp nhỏ mất một đơn hàng có thể mất luôn một khách hàng lần đầu trải nghiệm, và giờ đây họ đã biết đến đối thủ cạnh tranh của bạn.
Không có bộ đệm về nhân sự. Khi có sự cố xảy ra, không có đội ngũ nào để xử lý thay bạn. Thời gian dành cho việc tìm kiếm hàng hóa lẽ ra phải dễ dàng tìm thấy là thời gian bạn không thể dành cho bất kỳ việc gì khác.
Sai lầm tích tụ nhanh hơn. Một sai sót trong quy mô nhỏ sẽ chiếm tỷ trọng lớn hơn trong tổng thể, và có ít bước kiểm tra hơn từ lúc sai sót xảy ra cho đến khi hàng đến tay khách hàng.
Bắt đầu từ đâu: những điều thiết yếu
Hãy thực hiện bốn việc này trước mọi thứ khác. Tổng cộng chúng chỉ mất một ngày cuối tuần và giải quyết được hầu hết các vấn đề.
1. Kiểm kê mọi thứ. Thực hiện kiểm kê vật lý toàn bộ, ghi chép lại theo từng vị trí. Hầu như mọi doanh nghiệp nhỏ làm việc này lần đầu tiên đều phát hiện ra những sai lệch — hàng hóa họ đã quên, hàng hóa họ tưởng mình có, hoặc các mặt hàng nằm sai vị trí. Cho đến khi bạn thực hiện việc này, mọi con số khác đều chỉ là phỏng đoán.
2. Gán SKU và vị trí cho mọi thứ. Một mã duy nhất cho mỗi biến thể sản phẩm có thể bán được và một vị trí xác định nơi lưu trữ chúng. Hãy dán nhãn các kệ hàng. “Kệ C3” hiệu quả hơn nhiều so với “đâu đó ở phía sau” vì việc tìm kiếm hàng hóa là một chi phí bạn phải trả mỗi ngày.
3. Ghi lại mọi biến động ngay khi nó xảy ra. Bán, nhập, hư hỏng, trả lại. Ghi lại ngay tại thời điểm phát sinh, không phải từ một tờ giấy ghi chú vào cuối ngày. Thói quen đơn giản này mang lại độ chính xác cao hơn bất kỳ hệ thống nào.
4. Thiết lập điểm đặt hàng lại (reorder point) cho các sản phẩm hàng đầu của bạn. Mức tồn kho mà tại đó bạn sẽ đặt đơn hàng mới:
Điểm đặt hàng lại = (doanh số trung bình hàng ngày x thời gian chờ của nhà cung cấp tính bằng ngày) + một lượng dự phòng nhỏ
Hãy sử dụng thời gian chờ thực tế mà nhà cung cấp giao hàng, không phải thời gian họ báo giá. Đó là hai con số khác nhau và khoảng cách giữa chúng chính là nguyên nhân gây ra hầu hết các tình trạng hết hàng.
Bạn không cần phần mềm cho bất kỳ việc nào trong số này. Một cuốn sổ tay là đủ. Một bảng tính (spreadsheet) sẽ hiệu quả hơn.
Tập trung nỗ lực vào nơi quan trọng nhất
Bạn không thể quản lý mọi sản phẩm với sự quan tâm như nhau, và việc cố gắng làm điều đó là lý do tại sao hầu hết các hệ thống quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp nhỏ sụp đổ chỉ sau một tháng.
Hãy phân loại sản phẩm theo số tiền mà mỗi sản phẩm tạo ra trong một năm — số lượng bán ra nhân với giá vốn đơn vị. Kết quả thường luôn lệch: một nhóm nhỏ sản phẩm chiếm phần lớn giá trị, và một danh mục dài các sản phẩm còn lại chiếm rất ít.
Sau đó, hãy đối xử với chúng theo cách khác nhau:
- Các sản phẩm bán chạy nhất (top sellers) cần có điểm đặt hàng lại hợp lý, kiểm kê thường xuyên và đủ lượng dự phòng để bạn hiếm khi bị hết hàng. Sai sót với nhóm này sẽ gây thiệt hại về tiền bạc thực tế.
- Nhóm trung bình cần có điểm đặt hàng lại và kiểm tra định kỳ.
- Nhóm danh mục dài (long tail) cần các đơn hàng lớn hơn, ít thường xuyên hơn và kiểm kê một hoặc hai lần một năm. Việc hết một sản phẩm mà bạn chỉ bán bốn lần một năm chỉ là sự bất tiện, không phải là khủng hoảng.
Thêm một ngoại lệ: bất kỳ mặt hàng nào mà việc hết hàng sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng — một linh kiện khiến bạn không thể xuất các đơn hàng khác, hoặc một sản phẩm mà khách hàng đặc biệt tìm đến bạn — hãy áp dụng chế độ ưu tiên cao nhất bất kể giá trị của nó.
Bài tập này thường cho thấy rằng hầu hết sự chú ý đã được dành cho những gì dễ thấy nhất thay vì những gì quan trọng nhất.
Theo dõi tiền mặt, không chỉ hàng tồn kho
Con số quan trọng trong một doanh nghiệp nhỏ không phải là bạn có bao nhiêu hàng tồn kho. Mà là bao nhiêu tiền mặt đang bị “kẹt” trong đó.
Tính giá trị hàng tồn kho của bạn. Số lượng hiện có nhân với giá vốn của từng mặt hàng, sau đó cộng tổng lại. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chưa bao giờ làm điều này và thường ngạc nhiên với tổng số tiền đó.
Tính vòng quay hàng tồn kho của bạn:
Vòng quay hàng tồn kho = giá vốn hàng bán ÷ giá trị hàng tồn kho trung bình
Nếu bạn đã bán 120.000 USD giá vốn hàng hóa trong một năm và duy trì trung bình 30.000 USD hàng tồn kho, nghĩa là bạn đã quay vòng được bốn lần. Chỉ số cao hơn nghĩa là tiền mặt của bạn đang hoạt động hiệu quả hơn. Chỉ số thấp hơn nghĩa là phần lớn tiền đang nằm im.
Tìm hàng tồn kho chết (dead stock). Bất kỳ mặt hàng nào không bán được trong sáu tháng, hoặc một năm đối với các dòng sản phẩm chậm hơn. Hãy liệt kê chúng, tính tổng giá trị và quyết định: giảm giá, bán theo combo, trả lại nhà cung cấp nếu được phép, hoặc xóa sổ. Để mặc chúng cũng là một quyết định, và là một quyết định đắt đỏ — chúng chiếm không gian, chiếm vốn và mất giá trị trong khi bạn trì hoãn.
Việc xử lý hàng tồn kho chết thường là cách nhanh nhất để một doanh nghiệp nhỏ giải phóng tiền mặt. Tiền đã chi ra rồi; câu hỏi là liệu bạn có thu hồi được một phần hay tiếp tục lưu trữ bằng chứng của một quyết định mua hàng sai lầm.
Các sai lầm phổ biến của doanh nghiệp nhỏ
Mua hàng vì chiết khấu. Nhà cung cấp giảm giá 15% nếu bạn mua gấp đôi số lượng. Liệu đó có phải là một thương vụ tốt hay không phụ thuộc vào việc lượng hàng dư thừa sẽ nằm kho bao lâu, số tiền đó có thể làm gì khác, và liệu sản phẩm đó có còn hợp thời hay không. Thường thì câu trả lời là không.
Đặt hàng theo cảm tính. Việc nhận thấy kệ hàng trông có vẻ trống không phải là một hệ thống. Nó dẫn đến việc đặt hàng muộn đối với những thứ quan trọng và đặt hàng sớm đối với những thứ không quan trọng.
Coi hệ thống là sự thật tuyệt đối. Những gì bạn ghi lại chỉ là những gì hồ sơ hiển thị. Kiểm kê mới là thứ cho bạn biết việc ghi chép có chính xác hay không.
Để một người nắm giữ mọi thông tin trong đầu. Cách này chỉ hiệu quả cho đến khi họ bị ốm, đi nghỉ hoặc nghỉ việc. Hãy viết ra cách vận hành, dù chỉ là sơ lược.
Chỉ kiểm kê vào cuối năm. Đến lúc đó, các sai sót đã cũ hàng tháng trời và không thể truy vết. Kiểm kê một kệ hàng mỗi tuần chỉ mất vài phút và giúp phát hiện vấn đề khi nguyên nhân vẫn còn có thể tìm ra.
Không bao giờ xem xét lại các điểm đặt hàng lại. Thiết lập một lần, sau đó nhu cầu thay đổi và các con số lặng lẽ không còn phù hợp với thực tế kinh doanh.
Để hàng mới phía trước hàng cũ. Đối với bất kỳ mặt hàng nào có thời hạn sử dụng hoặc tính mùa vụ, hãy đặt hàng mới phía sau hàng hiện có để hàng cũ được bán trước. Việc này chỉ tốn vài giây khi nhập kho nhưng ngăn chặn được việc phải xóa sổ hàng hóa.
Các thách thức chung
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều gặp phải một vài vấn đề giống nhau, thường theo thứ tự này.
Theo dõi không chính xác. Hồ sơ và thực tế trên kệ hàng lệch nhau vì các biến động được ghi chép muộn, hoặc không được ghi chép. Mọi thứ ở khâu sau — đặt hàng lại, định giá, cam kết giao hàng — đều được tính toán dựa trên những con số sai lệch.
Tồn kho quá mức. Tiền mặt bị chôn vùi vào hàng hóa không bán được. Thường do chiết khấu số lượng, mua hàng lạc quan hoặc đặt hàng theo cảm tính thay vì theo các chỉ số kích hoạt.
Thiếu hụt hàng tồn kho. Hết các mặt hàng mà khách hàng tìm đến. Đơn hàng bị mất và đôi khi mất luôn cả khách hàng đó.
Quy trình thủ công. Viết số lượng trên giấy, sau đó nhập vào bảng tính, cập nhật danh sách trên sàn thương mại điện tử bằng tay. Mỗi bước thủ công đều là nơi sai sót có thể xảy ra.
Dòng tiền. Hàng tồn kho thường là tài sản lớn nhất mà doanh nghiệp nhỏ bị chôn vốn, và nó cạnh tranh với mọi thứ khác để giành lấy nguồn tiền mặt hạn hẹp.
Tính mùa vụ. Mua hàng cho mùa cao điểm trước nhiều tháng, với số tiền chi ra đáng kể trước khi doanh thu thực sự đổ về.
Không có vấn đề nào trong số này là quá xa lạ, và tất cả đều được giải quyết bằng những kỷ luật cơ bản giống nhau.
Các bước thực hiện
Bốn bước theo thứ tự, mỗi bước phụ thuộc vào bước trước đó.
1. Phân loại hàng tồn kho (ABC). Sắp xếp sản phẩm theo giá trị hàng năm — số lượng bán ra nhân với giá vốn đơn vị. Nhóm hàng đầu cần được kiểm soát chặt chẽ và kiểm kê thường xuyên; nhóm hàng còn lại có thể đặt số lượng lớn hơn và kiểm kê hàng năm. Điều này giúp bạn tránh việc dành sự quan tâm như nhau cho các sản phẩm có tầm quan trọng khác nhau.
2. Thiết lập điểm đặt hàng lại. Ít nhất là đối với các mặt hàng nhóm A, hãy tính toán mức tồn kho kích hoạt đơn hàng mới dựa trên thời gian chờ của nhà cung cấp đã đo lường, cộng với một lượng hàng dự phòng.
3. Kiểm kê định kỳ. Kiểm kê một kệ hàng hoặc một danh mục mỗi tuần thay vì dừng hoạt động để kiểm kê một lần mỗi năm. Các sai sót sẽ lộ diện khi nguyên nhân vẫn còn có thể tìm ra được.
4. Giải phóng hàng tồn kho chết. Hàng quý, hãy liệt kê bất kỳ mặt hàng nào không có giao dịch trong sáu tháng và quyết định: giảm giá, bán theo gói, trả lại nhà cung cấp hoặc xóa sổ. Đây thường là nơi các doanh nghiệp nhỏ tìm thấy nguồn tiền mặt mà họ không biết là mình đang có.
Các phương pháp tính giá vốn bạn sẽ nghe đến
Bạn sẽ gặp bốn từ viết tắt. Giải thích đơn giản như sau:
FIFO — Nhập trước, xuất trước. Giá vốn của lô hàng cũ nhất được tính cho mỗi lần bán. Đây là phương pháp phổ biến nhất, được chấp nhận ở mọi nơi và phù hợp với cách bạn nên luân chuyển vật lý bất kỳ mặt hàng nào có hạn sử dụng.
LIFO — Nhập sau, xuất trước. Giá vốn của lô hàng mới nhất được tính trước. Phương pháp này bị cấm theo chuẩn IFRS, vì vậy hầu hết các doanh nghiệp bên ngoài Hoa Kỳ không thể sử dụng.
JIT — Đúng thời điểm. Đặt hàng để hàng hóa đến đúng lúc cần, hầu như không lưu kho. Phương pháp này giải phóng tiền mặt và phụ thuộc hoàn toàn vào các nhà cung cấp đáng tin cậy, điều mà hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không đủ tầm ảnh hưởng để đảm bảo.
EOQ — Số lượng đặt hàng kinh tế. Một công thức tính quy mô đơn hàng giúp cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Hữu ích như một công cụ kiểm tra tính hợp lý; hiếm khi mang tính quyết định vì số lượng tối thiểu của nhà cung cấp thường đã quy định quy mô đơn hàng của bạn.
Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, giải pháp thực tế là FIFO, áp dụng cho cả sổ sách kế toán và trên kệ hàng.
Các loại công cụ, tóm tắt
Bốn danh mục, không nêu tên sản phẩm cụ thể:
- Bảng tính (Spreadsheets). Miễn phí, linh hoạt và phù hợp cho một kênh bán hàng với vài trăm SKU do một người quản lý.
- Phần mềm kế toán có phân hệ kho. Nếu bạn đã sử dụng phần mềm kế toán, nó có thể bao gồm tính năng quản lý kho cơ bản. Phù hợp khi danh mục hàng hóa đơn giản, thường yếu trong việc đồng bộ đa kênh.
- Ứng dụng quản lý kho chuyên dụng. Các công cụ đám mây được xây dựng để quản lý hàng tồn kho trên nhiều kênh bán hàng, có tính năng quét mã vạch và cảnh báo đặt hàng lại. Đây thường là hệ thống thực thụ đầu tiên của doanh nghiệp.
- ERP hoặc WMS đầy đủ. Quá mức cần thiết ở quy mô này. Chỉ cần biết chúng tồn tại để bạn có thể nhận ra khi nào nhà cung cấp đang cố bán cho bạn một hệ thống như vậy.
Hãy chọn phương án rẻ nhất cung cấp cho bạn một số liệu tồn kho trực tuyến duy nhất trên các kênh và cho phép bạn quét mã thay vì nhập liệu thủ công.
Ví dụ thực tế: thiết lập của một nhà bán lẻ nhỏ
Một doanh nghiệp bán 60 sản phẩm qua website riêng và một sàn thương mại điện tử, vận chuyển khoảng 30 đơn hàng mỗi ngày từ một kho nhỏ.
Thiết lập của họ: một ứng dụng quản lý kho trên đám mây đồng bộ với cả hai kênh, một máy quét cầm tay, các kệ hàng được dán nhãn theo sơ đồ lối đi-kệ đơn giản và một người chịu trách nhiệm về độ chính xác của hàng tồn kho.
Quy trình của họ: quét mã khi nhập hàng và khi lấy hàng, kiểm kê một kệ hàng vào mỗi thứ Sáu, xem xét các cảnh báo đặt hàng lại vào thứ Hai, chạy báo cáo hàng tồn kho chết vào ngày đầu tiên của mỗi tháng.
Số liệu của họ: 12 mặt hàng nhóm A tạo ra khoảng 3/4 doanh thu, được xem xét hàng tuần với điểm đặt hàng lại thiết lập từ thời gian chờ đã đo lường. 48 mặt hàng còn lại được đặt với số lượng lớn hơn và kiểm kê hai lần một năm.
Kết quả thay đổi: tình trạng bán quá số lượng tồn kho đã chấm dứt khi cả hai kênh cùng sử dụng một số liệu tồn kho, và báo cáo hàng tồn kho chết hàng tháng đã giải phóng vài nghìn đơn vị tiền mặt bị ứ đọng trong quý đầu tiên bằng cách thanh lý các dòng hàng đã nằm kho cả năm.
Không có gì trong số đó là phức tạp. Đó chỉ là bốn thói quen và một hệ thống, được áp dụng nhất quán.
Các KPI cần theo dõi
Bốn chỉ số, được xem xét hàng tháng:
- Độ chính xác của hàng tồn kho — tỷ lệ các vị trí được kiểm kê khớp hoàn toàn với hồ sơ của bạn.
- Vòng quay hàng tồn kho — giá vốn hàng bán chia cho giá trị tồn kho bình quân. Cho biết tiền mặt của bạn đang hoạt động hiệu quả đến mức nào.
- Tỷ lệ hết hàng (Stockout rate) — tần suất bạn không thể cung cấp mặt hàng mà khách hàng muốn.
- Giá trị hàng tồn kho chết — tổng giá trị hàng hóa không bán được vượt quá ngưỡng cho phép của bạn.
Hãy đọc các chỉ số này cùng nhau thay vì riêng lẻ. Vòng quay cao kèm theo tình trạng hết hàng thường xuyên nghĩa là bạn đang dự trữ quá ít; vòng quay thấp mà không bao giờ hết hàng nghĩa là bạn đang dự trữ quá nhiều. Hãy so sánh với số liệu của chính bạn từ quý trước thay vì các tiêu chuẩn ngành, vốn đến từ các doanh nghiệp không giống với doanh nghiệp của bạn.
Làm việc với nhà cung cấp khi bạn không có quyền lực mua hàng
Hầu hết các lời khuyên về hàng tồn kho đều giả định rằng bạn có thể đặt ra các điều khoản. Một doanh nghiệp nhỏ thường không thể làm điều đó, điều này làm thay đổi những gì đáng để theo đuổi.
Đo lường thời gian chờ thực tế của họ. Ghi lại ngày bạn đặt hàng và ngày hàng đến cho khoảng một chục đơn hàng gần nhất. Giá trị trung bình không quan trọng bằng độ lệch — một nhà cung cấp đáng tin cậy mất mười bốn ngày thì dễ lập kế hoạch; một nhà cung cấp dao động từ năm đến hai mươi lăm ngày buộc bạn phải dự trữ hàng cho trường hợp xấu nhất. Bạn có thể làm điều này mà không cần vị thế thương lượng nào, và nó cải thiện điểm đặt hàng lại của bạn ngay lập tức.
Hỏi về số lượng đặt hàng tối thiểu thay vì giá. Đàm phán giá rất khó với số lượng nhỏ. Số lượng đặt hàng tối thiểu thấp hơn thường dễ đạt được hơn và có giá trị hơn, vì nó cho phép bạn đặt hàng thường xuyên hơn và lưu kho ít hơn.
Chia sẻ những gì bạn dự kiến cần. Ngay cả một cái nhìn sơ bộ về nhu cầu trong vài tháng tới cũng giúp nhà cung cấp lập kế hoạch, và các nhà cung cấp có thể lập kế hoạch thường có xu hướng giao hàng nhất quán hơn. Việc này không tốn kém gì nhưng thường bị bỏ qua.
Tìm nguồn cung cấp thứ hai cho các mặt hàng quan trọng. Không nhất thiết phải chuyển đổi, nhưng để một vấn đề từ một nhà cung cấp không làm gián đoạn việc kinh doanh của bạn. Đối với bất kỳ mặt hàng nào mà việc hết hàng sẽ làm đình trệ mọi thứ, một phương án thay thế đã biết có giá trị hơn một khoản chiết khấu nhỏ.
Hiểu vị trí của bạn trong ưu tiên của họ. Nếu bạn là khách hàng nhỏ, bạn sẽ được phục vụ sau các khách hàng lớn hơn khi nguồn cung khan hiếm. Điều đó không vô lý, và việc biết điều này có nghĩa là bạn cần xây dựng một lượng dự phòng lớn hơn thay vì ngạc nhiên mỗi khi sự việc xảy ra.
Cân nhắc ký gửi hoặc bán-hoặc-trả lại cho các dòng hàng chậm, đắt tiền, nếu nhà cung cấp đồng ý. Nó loại bỏ cam kết vốn, và một số nhà cung cấp thích điều đó hơn là mất danh mục sản phẩm.
Điểm mấu chốt: với quyền lực mua hàng hạn chế, các đòn bẩy khả dụng là thông tin và lập kế hoạch thay vì giá cả. Cả hai đều miễn phí và đều giúp giảm lượng hàng bạn cần lưu kho.
Khi nào cần sử dụng phần mềm
Bạn sẽ biết dựa trên những tín hiệu này thay vì một ngưỡng quy mô cụ thể:
- Bạn bán trên nhiều hơn một kênh. Đây là yếu tố quyết định. Việc duy trì website và sàn thương mại điện tử thủ công không thể mở rộng khi có quá vài danh mục sản phẩm, và việc bán quá số lượng tồn kho trên sàn thương mại điện tử gây thiệt hại nhiều hơn là chỉ một đơn hàng đơn lẻ.
- Có nhiều hơn một người cập nhật tồn kho.
- Bạn đã từng bán quá số lượng tồn kho, đặc biệt là nhiều hơn một lần.
- Bảng tính mất hơn một giờ mỗi ngày để quản lý.
- Bạn cần theo dõi lô hoặc hạn sử dụng vì lý do quy định.
- Bạn không thể trả lời câu hỏi bạn đã giữ bao nhiêu hàng tháng trước, vì không có lịch sử dữ liệu.
Những gì cần tìm kiếm: đồng bộ thời gian thực trên các kênh bán hàng, quét mã vạch, cảnh báo đặt hàng lại và tính năng xuất dữ liệu đơn giản để dữ liệu của bạn không bị mắc kẹt. Hãy bắt đầu với tùy chọn rẻ nhất đáp ứng được các yêu cầu đó — bạn có thể nâng cấp sau, và việc mua quá mức ở giai đoạn này đồng nghĩa với việc trả tiền cho các tính năng mà bạn sẽ không sử dụng trong nhiều năm tới.
Quản lý các giai đoạn cao điểm và theo mùa
Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, một phần lớn doanh thu trong năm thường tập trung vào một vài tuần, và chính sự tập trung này khiến các quyết định về hàng tồn kho trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Hãy bắt đầu lập kế hoạch sớm hơn mức cần thiết. Nếu thời gian chờ hàng (lead time) của nhà cung cấp là sáu tuần và bạn muốn có sẵn hàng trước hai tuần khi giai đoạn cao điểm bắt đầu, bạn cần đặt hàng trước hai tháng. Việc tính ngược từ ngày mục tiêu thay vì tính xuôi từ hôm nay chính là cách ngăn chặn tình trạng hỗn loạn hàng năm.
Sử dụng số liệu bán hàng thực tế của năm ngoái, đã qua điều chỉnh. Không nên dùng số liệu đơn hàng của năm ngoái, vì đó chỉ là ghi chép về những gì bạn có sẵn chứ không phải những gì khách hàng thực sự muốn. Nếu bạn bán hết hàng vào cuối tuần thứ hai, nhu cầu thực tế đã cao hơn con số trong hồ sơ của bạn, và việc lặp lại số lượng đặt hàng đó sẽ tiếp tục gây ra tình trạng thiếu hụt.
Đặt hàng theo hai đợt nếu nhà cung cấp cho phép. Một số lượng ban đầu dựa trên dự báo, sau đó là đợt bổ sung khi bạn đã thấy rõ tình hình thực tế của mùa vụ. Cách này tốn kém hơn trên mỗi đơn vị sản phẩm nhưng giảm thiểu rủi ro sai lệch nghiêm trọng theo cả hai hướng. Việc có thực hiện được hay không phụ thuộc vào lead time — nó chỉ hiệu quả nếu đơn hàng thứ hai có thể đến kịp thời điểm cần thiết.
Quyết định trước hướng xử lý hàng tồn dư. Giảm giá vào cuối mùa, giữ lại cho năm sau hoặc trả lại nhà cung cấp. Những sản phẩm dễ lỗi thời nên được thanh lý khi vẫn còn giá trị thay vì lưu kho mười hai tháng rồi cuối cùng vẫn phải giảm giá.
Theo dõi dòng tiền, không chỉ hàng tồn kho. Mua hàng cho mùa cao điểm đồng nghĩa với việc chi một khoản lớn trước khi thu được doanh thu, đây là thời điểm doanh nghiệp nhỏ dễ bị tổn thương nhất. Biết trước quy mô của khoảng trống dòng tiền này hữu ích hơn nhiều so với việc phát hiện ra nó khi hóa đơn đến hạn thanh toán.
Ghi chép lại những gì đã xảy ra sau đó. Những gì đã bán hết, những gì không bán được, những gì bạn sẽ đặt hàng khác đi. Sau mười hai tháng, không ai có thể nhớ chính xác, và những ghi chép đó có giá trị hơn nhiều so với trí nhớ.
Tìm hiểu sâu hơn
- Cách quản lý hàng tồn kho — quy trình đầy đủ từng bước.
- Bảng tính quản lý hàng tồn kho — xây dựng công cụ trước khi mua phần mềm.
- Quản lý hàng tồn kho trên nền tảng đám mây — hệ thống thường được sử dụng đầu tiên.
- Điểm đặt hàng lại là gì — chi tiết về cách tính toán.
- Vòng quay hàng tồn kho là gì — thước đo về dòng tiền.
- Các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho — bộ công cụ mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
Tóm tắt trong một câu
Kiểm đếm hàng hóa, đặt mã và vị trí lưu trữ cho mọi mặt hàng, ghi lại mọi biến động ngay khi xảy ra, thiết lập điểm đặt hàng lại cho các mặt hàng bán chạy dựa trên lead time thực tế của nhà cung cấp, và kiểm tra hàng tồn kho chết hàng quý — điều đó bao quát hầu hết các vấn đề quan trọng cho đến khi việc bán hàng đa kênh buộc bạn phải sử dụng phần mềm.
Các câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để bắt đầu quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ? Hãy thực hiện kiểm kê vật lý toàn bộ theo vị trí, đặt mã duy nhất và vị trí xác định cho mọi sản phẩm, ghi lại mọi biến động ngay khi xảy ra, và thiết lập điểm đặt hàng lại cho các mặt hàng bán chạy nhất. Một bảng tính là đủ cho tất cả các công việc này.
Tôi có cần phần mềm quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ không? Ban đầu thì chưa cần. Một bảng tính được duy trì tốt có thể xử lý tốt cho doanh nghiệp đơn kênh với danh mục sản phẩm vừa phải. Phần mềm trở nên cần thiết khi bạn bán hàng trên nhiều kênh, khi có nhiều người cùng cập nhật dữ liệu tồn kho, hoặc khi bạn cần theo dõi theo lô hoặc hạn sử dụng.
Doanh nghiệp nhỏ nên giữ bao nhiêu hàng tồn kho? Đủ để đáp ứng nhu cầu trong suốt lead time thực tế của nhà cung cấp, cộng với một lượng dự phòng tùy theo mức độ biến động của nhu cầu đó. Hãy giữ nhiều hàng hơn đối với các mặt hàng bán chạy và mặt hàng quan trọng, và ít hơn đối với các mặt hàng chậm luân chuyển. Một quy tắc chung chung như “dự trữ một tháng” thường dẫn đến việc đầu tư quá mức vào một số sản phẩm và thiếu hụt ở những sản phẩm khác.
Doanh nghiệp nhỏ nên kiểm kê hàng tồn kho bao lâu một lần? Kiểm kê toàn bộ ít nhất mỗi năm một lần, cộng với việc kiểm tra luân phiên một kệ hàng hoặc một danh mục mỗi tuần. Kiểm tra hàng tuần chỉ mất vài phút và giúp phát hiện sai sót khi vẫn còn có thể xác định nguyên nhân, điều mà kiểm kê hàng năm không thể làm được khi sai sót đã tồn tại 11 tháng.
Hàng tồn kho chết là gì và tôi phải xử lý thế nào? Là hàng hóa không có biến động trong khoảng từ sáu tháng đến một năm. Hãy liệt kê chúng, tính tổng giá trị và đưa ra quyết định — giảm giá, bán theo combo, trả lại nhà cung cấp hoặc xóa sổ. Thanh lý hàng tồn kho chết thường là cách nhanh nhất để doanh nghiệp nhỏ giải phóng dòng tiền.
Làm thế nào để tránh tình trạng hết hàng? Thiết lập điểm đặt hàng lại dựa trên lead time thực tế của nhà cung cấp thay vì thời gian họ báo giá, thêm một lượng dự phòng cho sự biến động nhu cầu, và hành động ngay khi đạt đến ngưỡng đó. Hầu hết tình trạng hết hàng ở các doanh nghiệp đã có điểm đặt hàng lại xảy ra là do không có ai thực hiện lệnh đặt hàng.
Tôi có nên giữ nhiều hàng tồn kho hơn để có giá tốt hơn không? Chỉ khi bạn đã tính toán được chi phí lưu kho cho lượng hàng dư thừa đó. Chi phí lưu kho, vốn bị chôn vùi và rủi ro sản phẩm lỗi thời đều làm giảm lợi ích của việc chiết khấu. Tiết kiệm được 15% cho lượng hàng nằm kho trong tám tháng thường là kết quả tệ hơn so với việc trả giá gốc và đặt hàng hai lần, đặc biệt là khi dòng tiền là yếu tố hạn chế chính.
Sai lầm lớn nhất về hàng tồn kho mà các doanh nghiệp nhỏ mắc phải là gì? Mua hàng theo số lượng lớn để được chiết khấu mà không tính toán xem lượng hàng dư thừa đó sẽ nằm kho trong bao lâu. Khoản tiết kiệm thì tức thời và dễ thấy; nhưng chi phí lại trải dài qua nhiều tháng với vốn bị chôn vùi, chi phí lưu kho và rủi ro sản phẩm ngừng bán.
Warehouse Wise là thư viện miễn phí, độc lập cung cấp các hướng dẫn về quản lý hàng tồn kho, kho bãi và thực hiện đơn hàng, được viết dành cho những người trực tiếp làm công việc này — bao gồm nhân viên kho và quản lý hàng tồn kho mới, các doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử từ quy mô nhỏ đến đang phát triển, cùng bất kỳ ai lưu trữ hàng hóa và muốn hiểu rõ về nghiệp vụ này. Mỗi hướng dẫn đều giải thích thuật ngữ, đưa ra ví dụ thực tế với các số liệu cụ thể và đi thẳng vào vấn đề. Chúng tôi hoạt động độc lập: chúng tôi không bán phần mềm hay thiết bị, không nhận hoa hồng từ việc giới thiệu và các hướng dẫn của chúng tôi không bị xếp hạng dựa trên bất kỳ khoản phí nào.