Vendor-managed inventory, hay VMI, là một thỏa thuận trong đó nhà cung cấp theo dõi mức tồn kho các sản phẩm của họ tại kho của bạn và quyết định thời điểm bổ sung hàng. Bạn chia sẻ dữ liệu tồn kho và doanh số; họ theo dõi các mức này dựa trên các giới hạn tối thiểu và tối đa đã thỏa thuận, và thực hiện giao hàng mà không cần chờ đơn đặt hàng từ bạn.
Mô hình này đảo ngược mối quan hệ thông thường. Trong một thỏa thuận truyền thống, bạn quyết định mua gì và khi nào, còn nhà cung cấp chỉ phản ứng lại. Với VMI, nhà cung cấp nắm quyền quyết định bổ sung hàng, còn bạn nắm giữ thỏa thuận quản lý quy trình đó. Nếu thực hiện tốt, nó loại bỏ được một phần công việc thường nhật và đồng thời cải thiện khả năng sẵn có của hàng hóa. Nếu thực hiện kém, bạn sẽ vô tình trao quyền kiểm soát một phần hoạt động kinh doanh mà lẽ ra bạn muốn giữ lại.
Định nghĩa về VMI
Vendor-managed inventory có nghĩa là nhà cung cấp chịu trách nhiệm duy trì mức tồn kho các sản phẩm của họ tại kho của bạn trong phạm vi giới hạn mà hai bên đã thiết lập.
Ba yếu tố sau đây phải được đáp ứng để được coi là VMI thay vì chỉ là mối quan hệ nhà cung cấp thân thiết.
Nhà cung cấp có thể thấy mức tồn kho của bạn. Không phải là báo cáo hàng tháng — mà là mức tồn kho hiện tại và doanh số gần đây, lý tưởng nhất là thông qua kết nối hệ thống thay vì bảng tính gửi qua email vào mỗi thứ Sáu.
Nhà cung cấp đưa ra quyết định bổ sung hàng. Họ xác định số lượng và thời điểm. Nếu bạn vẫn đang phê duyệt từng lô hàng, thì bạn chỉ đang có một nhà cung cấp hỗ trợ nhiệt tình, chứ không phải VMI.
Các giới hạn được thỏa thuận trước. Các mức tối thiểu và tối đa cho mỗi dòng hàng, để sự đánh giá của nhà cung cấp nằm trong phạm vi bạn đặt ra thay vì tự do quyết định.
Quyền sở hữu hàng tồn kho là một vấn đề riêng biệt, đây cũng là nguồn gốc gây ra sự nhầm lẫn với hàng ký gửi. VMI không đề cập đến việc ai sở hữu hàng hóa đang nằm trên kệ của bạn.
Cách thức hoạt động của VMI, từng bước một
1. Thống nhất phạm vi và các quy tắc. Những sản phẩm nào được đưa vào, mức tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm là bao nhiêu, tần suất luân chuyển dữ liệu, ai sở hữu hàng tồn kho, xử lý các dòng hàng chậm luân chuyển như thế nào và ai chi trả cho các chi phí. Đây là giai đoạn quyết định sự thành bại của thỏa thuận, và thường bị thực hiện một cách vội vàng.
2. Kết nối dữ liệu. Nhà cung cấp cần biết mức tồn kho hiện tại, doanh số hoặc mức sử dụng gần đây, và lý tưởng nhất là bất kỳ thông tin nào bạn biết về nhu cầu sắp tới — một chương trình khuyến mãi, thay đổi theo mùa, hoặc đơn hàng lớn từ khách hàng. Kết nối có thể là luồng EDI, API, cổng thông tin, hoặc trong các thỏa thuận nhỏ hơn là xuất dữ liệu theo lịch trình. Điều quan trọng là độ chính xác và tần suất, không phải sự phức tạp.
3. Nhà cung cấp giao lô hàng đầu tiên. Một vị thế mở đầu được tính toán dựa trên các mức đã thỏa thuận, thường cần điều chỉnh trong vài tháng đầu khi dữ liệu nhu cầu thực tế được cập nhật.
4. Nhà cung cấp theo dõi. Họ theo dõi mức tồn kho của bạn so với dải giới hạn đã thỏa thuận và so với tốc độ bán hàng thực tế, từ đó họ thấy được xu hướng trước cả khi bạn nhận ra.
5. Nhà cung cấp bổ sung hàng. Hàng hóa được giao đến để đưa mức tồn kho trở lại trong dải giới hạn mà không cần đơn đặt hàng từ bạn. Tùy thuộc vào thỏa thuận, hóa đơn sẽ được gửi khi xuất hàng, khi nhận hàng hoặc khi bán được hàng.
6. Cả hai bên cùng đánh giá. Hàng tháng hoặc hàng quý: những gì đã hết, những gì bị tồn đọng, mức nào cần thay đổi, những dòng hàng nào nên loại bỏ khỏi thỏa thuận. VMI không phải là một hệ thống bạn chỉ cần bật lên là xong — đó là một mối quan hệ cần được duy trì, và việc đánh giá chính là nơi bảo vệ giá trị của thỏa thuận.
VMI so với hàng ký gửi (consignment inventory)
Các thuật ngữ này thường được dùng thay thế cho nhau nhưng chúng giải quyết các vấn đề khác nhau.
VMI tập trung vào việc ai quản lý việc bổ sung hàng. Nhà cung cấp quyết định khi nào và bao nhiêu hàng cần gửi.
Hàng ký gửi tập trung vào việc ai sở hữu hàng tồn kho và khi nào bạn thanh toán. Bạn giữ hàng của nhà cung cấp, chúng vẫn thuộc quyền sở hữu của nhà cung cấp, và bạn chỉ thanh toán khi đã bán được hàng.
Chúng độc lập với nhau. Trên thực tế, cả bốn kết hợp đều tồn tại:
- VMI không ký gửi — nhà cung cấp bổ sung hàng cho bạn và xuất hóa đơn khi giao hàng. Đây là thỏa thuận phổ biến nhất, đặc biệt trong sản xuất và phân phối.
- Ký gửi không VMI — bạn giữ hàng của nhà cung cấp và thanh toán khi bán được hàng, nhưng bạn quyết định đặt hàng gì. Phổ biến trong bán lẻ và các danh mục hàng giá trị cao như trang sức.
- Kết hợp cả hai — nhà cung cấp quản lý việc bổ sung hàng và sở hữu hàng hóa cho đến khi chúng được bán. Đây là thỏa thuận có lợi nhất cho người mua và các nhà cung cấp chỉ chấp nhận khi mối quan hệ hoặc khối lượng hàng hóa đủ lớn để biện minh cho điều đó.
- Không cả hai — mối quan hệ theo đơn đặt hàng truyền thống.
Sự khác biệt thực tế nằm ở nơi rủi ro tồn tại. VMI chuyển giao công việc bổ sung hàng. Ký gửi chuyển giao rủi ro về vốn và lỗi thời. Một nhà cung cấp có thể vui vẻ thực hiện điều thứ nhất nhưng kiên quyết không muốn thực hiện điều thứ hai.
Lợi ích cho người mua
Giảm bớt việc đặt hàng thường nhật. Các tính toán đặt hàng lại, đơn đặt hàng và việc theo đuổi đơn hàng sẽ biến mất đối với các dòng hàng trong phạm vi thỏa thuận. Đối với một doanh nghiệp có một vài mặt hàng chủ lực khối lượng lớn, điều này loại bỏ một phần đáng kể công việc hành chính.
Ít bị hết hàng hơn. Một nhà cung cấp theo dõi mức tồn kho của bạn hàng ngày sẽ phát hiện sự sụt giảm sớm hơn một người mua xem báo cáo hàng tuần, và họ biết chính xác thời gian chờ hàng (lead time) của chính mình.
Giảm tồn kho an toàn. Tồn kho đệm tồn tại để bù đắp sự không chắc chắn về nhu cầu và nguồn cung. VMI giảm đáng kể sự không chắc chắn từ phía nguồn cung, nghĩa là cùng một mức độ dịch vụ sẽ cần ít tồn kho dự phòng hơn.
Giảm vốn bị chiếm dụng. Tồn kho tinh gọn giúp giải phóng tiền mặt, và nếu thỏa thuận cũng là ký gửi, thì vốn đó hoàn toàn không phải của bạn cho đến khi bạn bán được hàng.
Khả năng sẵn có tốt hơn đối với các dòng hàng của họ. Lợi ích thương mại của nhà cung cấp là sản phẩm của họ phải có trên kệ của bạn và bán được, điều này vô tình lại hoàn toàn phù hợp với lợi ích của bạn.
Ít đơn hàng khẩn cấp hơn. Vận chuyển nhanh và các lô hàng lẻ thường là hậu quả của việc ai đó nhận ra quá muộn. Việc giám sát liên tục loại bỏ hầu hết các tình huống này.
Lợi ích cho nhà cung cấp
VMI không phải là một sự nhượng bộ — các nhà cung cấp chủ động theo đuổi nó, và hiểu lý do tại sao sẽ giúp việc đàm phán trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Khả năng hiển thị nhu cầu thực tế. Thay vì nhìn thấy các đơn đặt hàng rời rạc, méo mó, nhà cung cấp nhìn thấy mức tiêu thụ thực tế. Đó là đầu vào có giá trị nhất cho việc lập kế hoạch của chính họ và nó làm giảm hiệu ứng bullwhip mà việc đặt hàng theo đơn tạo ra.
Sản xuất và vận chuyển trơn tru hơn. Biết trước những gì sẽ cần giúp nhà cung cấp cân bằng sản xuất và hợp nhất các lô hàng, cả hai đều giúp giảm chi phí cho họ.
Ít các đợt sản xuất khẩn cấp hơn. Một nhà cung cấp có thể thấy trước sự sụt giảm tồn kho sẽ không phải gián đoạn lịch trình sản xuất để bù đắp cho nó.
Mối quan hệ gắn kết hơn. Một khách hàng có quy trình bổ sung hàng thông qua hệ thống của nhà cung cấp sẽ không dễ dàng thay đổi đối tác. Đây là một lợi ích thương mại thực sự đối với họ và là một rủi ro thực sự đối với bạn — xem bên dưới.
Nhiều không gian kệ hơn, ít đối thủ cạnh tranh hơn. Việc quản lý tồn kho cho phép nhà cung cấp gây ảnh hưởng đến việc danh mục sản phẩm của họ chiếm bao nhiêu không gian.
Chi phí bán hàng thấp hơn. Các đơn đặt hàng lại thường xuyên không còn tiêu tốn thời gian của đội ngũ bán hàng.
Nhược điểm và rủi ro
Sự phụ thuộc vào dữ liệu. Toàn bộ quy trình vận hành dựa trên các số liệu tồn kho của bạn. Nếu độ chính xác trong hồ sơ của bạn kém, nhà cung cấp sẽ đưa ra quyết định dựa trên những thông tin sai lệch và tự tin giao nhầm hàng. VMI không phải là giải pháp khắc phục cho hồ sơ thiếu chính xác — nó là công cụ làm trầm trọng thêm vấn đề đó.
Mất quyền kiểm soát. Bạn không còn là người quyết định thời điểm hay số lượng cho các dòng hàng đó nữa. Đó chính là mục đích của mô hình này, và nó sẽ trở nên bất tiện khi dòng tiền của bạn đang eo hẹp mà một đơn hàng lại được giao đến trong khi bạn không hề có ý định đặt mua trong tuần này.
Quá phụ thuộc vào một nhà cung cấp. Sự tích hợp sâu làm tăng chi phí chuyển đổi. Các hệ thống đã được kết nối, nhân viên đã quen với quy trình, và khả năng tự bổ sung hàng hóa của chính bạn đối với các dòng hàng đó dần dần bị mai một. Hãy lập kế hoạch rút lui trước khi bạn thực sự cần đến nó.
Xung đột lợi ích thương mại. Nhà cung cấp quyết định lượng hàng bạn nắm giữ và họ được trả tiền cho những gì họ giao. Các thỏa thuận được quản lý tốt sẽ kiểm soát điều này bằng các mức tối đa đã thống nhất và thước đo chung; những thỏa thuận quản lý kém sẽ dẫn đến tình trạng tồn kho nhiều hơn mức bạn cần.
Bảo mật dữ liệu và tính nhạy cảm thương mại. Bạn đang cung cấp cho đối tác thương mại cái nhìn trực tiếp về doanh số của mình. Hãy cân nhắc xem điều đó tiết lộ những gì, đặc biệt nếu nhà cung cấp đó cũng cung cấp hàng cho đối thủ cạnh tranh của bạn, và hãy đưa tất cả vào văn bản — những gì họ được phép xem, những gì họ được phép lưu giữ và điều gì sẽ xảy ra với dữ liệu đó khi thỏa thuận kết thúc.
Sự cố trong giao tiếp. Đây là vấn đề thực tế phổ biến nhất. Bạn chạy một chương trình khuyến mãi, thay đổi giá hoặc giành được một khách hàng lớn nhưng không ai thông báo cho nhà cung cấp. Khi đó, mô hình của họ sẽ hoạt động dựa trên một khuôn mẫu không còn phù hợp nữa.
Chỉ phù hợp với một số sản phẩm nhất định. Các dòng hàng ổn định, liên tục, có thể dự đoán được với một nhà cung cấp lâu năm. Đây là lựa chọn tồi cho các đơn hàng mua một lần, hàng hóa có vòng đời ngắn hoặc hàng thời trang, và bất kỳ mặt hàng nào có nhu cầu biến động thất thường.
Cách triển khai VMI: danh sách kiểm tra
1. Chọn đúng nhà cung cấp. Mối quan hệ lâu dài, lịch sử giao hàng đáng tin cậy, hệ thống có khả năng tiếp nhận dữ liệu của bạn và đủ khối lượng hàng hóa của bạn để biện minh cho nỗ lực từ cả hai phía.
2. Chọn danh mục sản phẩm một cách thận trọng. Hãy bắt đầu với phạm vi hẹp — những dòng hàng ổn định nhất, có khối lượng lớn nhất từ nhà cung cấp đó. Không phải toàn bộ danh mục, và không phải những sản phẩm khó xử lý mà bạn hy vọng người khác sẽ giải quyết giúp.
3. Hợp lý hóa các SKU trước. VMI áp dụng cho một danh mục cồng kềnh sẽ tự động hóa việc quản lý các sản phẩm lẽ ra không nên tồn tại. Hãy sử dụng ABC analysis để xem những gì thực sự luân chuyển, và loại bỏ phần hàng tồn dư thừa trước khi bàn giao phần còn lại.
4. Cải thiện độ chính xác của hồ sơ. Kiểm kê các vị trí liên quan, điều chỉnh chúng và thiết lập một quy trình duy trì sự chính xác đó. Đây là bước dễ bị bỏ qua nhất và cũng dễ dẫn đến thất bại nhất.
5. Thiết lập mức tối thiểu và tối đa cho mỗi dòng hàng. Được tính toán dựa trên nhu cầu thực tế và thời gian chờ (lead time) thực tế, không phải ước tính. Đây là những ranh giới mà nhà cung cấp phải hoạt động bên trong, vì vậy chúng có trọng lượng lớn hơn bình thường.
6. Thống nhất các ranh giới và vấn đề tài chính. Ai sở hữu hàng tồn kho và khi nào quyền sở hữu được chuyển giao. Khi nào bạn nhận hóa đơn. Ai trả phí vận chuyển. Điều gì xảy ra với hàng tồn kho không bán được, bị hư hỏng hoặc trở nên lỗi thời. Những gì nhà cung cấp được phép và không được phép làm mà không cần hỏi ý kiến. Hãy ghi lại tất cả bằng văn bản, bao gồm cả những phần không mấy hấp dẫn.
7. Xác định mục tiêu và các thước đo. Những gì thỏa thuận này nhằm đạt được — ít tình trạng hết hàng hơn, tồn kho ít hơn, giảm bớt thủ tục hành chính — và các con số cụ thể sẽ cho thấy liệu nó có hiệu quả hay không. Hãy thống nhất chúng cùng nhau và đồng thời thống nhất nhịp độ đánh giá.
8. Chạy thử nghiệm, sau đó triển khai chính thức. Một nhóm sản phẩm nhỏ trong một quý, với một đợt đánh giá kỹ lưỡng vào cuối kỳ. Hãy chuẩn bị tinh thần để điều chỉnh các mức độ; hầu như ai cũng phải làm vậy.
9. Luôn tính đến phương án rút lui. Thời hạn thông báo, điều gì xảy ra với hàng tồn kho hiện có, liệu dữ liệu có được trả lại cho bạn hay không và cách bạn sẽ tự đặt hàng trở lại. Thống nhất điều này ngay từ đầu là rất đơn giản. Thống nhất nó trong khi đang có tranh chấp thì không.
Các KPI VMI cần theo dõi
Thỏa thuận nên được đo lường bởi cả hai bên, từ cùng một số liệu.
Inventory turnover — số lần hàng tồn kho trong phạm vi thỏa thuận được bán hết trong một năm. Nếu VMI đang hoạt động hiệu quả, chỉ số này sẽ cải thiện vì cùng một dịch vụ được cung cấp với lượng hàng tồn kho ít hơn.
Stock-to-sales ratio — hàng tồn kho so với doanh số trong kỳ. Một thước đo nhạy bén hơn so với vòng quay hàng tồn kho để phát hiện sự sai lệch theo từng tháng.
Carrying cost on the lines in scope — chi phí lưu kho cho các dòng hàng trong phạm vi thỏa thuận. Thước đo chuyển đổi thỏa thuận thành tiền.
Cash-to-cash cycle time — khoảng thời gian từ khi thanh toán tiền hàng đến khi nhận được tiền thanh toán từ khách hàng của bạn. Đây là nơi VMI kết hợp với hàng ký gửi cho thấy hiệu quả lớn nhất, và là thước đo mà bộ phận tài chính quan tâm nhất.
Stockout frequency and duration đối với các dòng hàng trong phạm vi thỏa thuận. Khía cạnh dịch vụ của phương trình. Ít tình trạng hết hàng hơn với lượng tồn kho ít hơn mới là biểu hiện của sự thành công; chỉ giảm tồn kho thôi thì chưa đủ.
Fill rate from the supplier — liệu những gì cần thiết có thực sự được giao đầy đủ hay không.
Days of cover, against the agreed band — tần suất hàng tồn kho nằm ngoài mức tối thiểu và tối đa mà bạn đã thiết lập. Đây là thước đo cho thấy liệu nhà cung cấp có đang hoạt động trong phạm vi thỏa thuận hay không, và đây cũng là chỉ số thường xuyên không được theo dõi.
Hãy cùng nhau xem xét các chỉ số này theo một nhịp độ cố định. Một thỏa thuận VMI không được đo lường sẽ dần nghiêng về phía bên nào chú ý nhiều hơn, và đó hiếm khi là người mua.
Tìm hiểu sâu hơn
- Consignment inventory — câu hỏi về quyền sở hữu thường bị nhầm lẫn với VMI.
- What is safety stock — lớp đệm mà VMI cho phép bạn cắt giảm.
- What is a stockout — sự cố mà VMI nhằm mục đích ngăn chặn.
- What is demand forecasting — những gì nhà cung cấp đang thực hiện với dữ liệu của bạn.
- What is the bullwhip effect — sự méo mó mà VMI làm giảm bớt.
- What is just-in-time inventory — phương pháp liên quan đến việc giữ hàng tồn kho ở mức thấp.
Tóm tắt trong một dòng
Vendor-managed inventory (VMI) chuyển giao việc bổ sung hàng hóa cho nhà cung cấp, họ sẽ theo dõi tồn kho của bạn dựa trên các mức tối thiểu và tối đa đã thỏa thuận và tự động giao hàng mà không cần chờ đơn đặt hàng. Mô hình này vận hành hoàn toàn dựa trên độ chính xác của dữ liệu bạn chia sẻ, là một vấn đề tách biệt với quyền sở hữu hàng hóa, và hoạt động hiệu quả trên các dòng hàng ổn định, khối lượng lớn với một nhà cung cấp mà bạn đã tin tưởng.
Các câu hỏi thường gặp
Quản lý hàng tồn kho bởi nhà cung cấp (VMI) là gì? Đây là một thỏa thuận trong đó nhà cung cấp theo dõi mức tồn kho các sản phẩm của họ tại kho của bạn và quyết định thời điểm cũng như số lượng cần bổ sung, nằm trong các hạn mức tối thiểu và tối đa mà hai bên đã thống nhất, thay vì bạn phải tự tạo từng đơn đặt hàng.
VMI hoạt động như thế nào? Bạn chia sẻ mức tồn kho hiện tại và dữ liệu bán hàng gần đây với nhà cung cấp. Họ theo dõi các số liệu đó dựa trên hạn mức đã thỏa thuận và tiến hành giao hàng để đưa mức tồn kho của bạn trở lại phạm vi đó. Bạn định kỳ xem xét thỏa thuận và điều chỉnh các hạn mức khi nhu cầu thay đổi.
Sự khác biệt giữa VMI và hàng ký gửi là gì? VMI liên quan đến việc ai quản lý việc bổ sung hàng hóa; hàng ký gửi liên quan đến việc ai sở hữu hàng tồn kho và khi nào bạn thanh toán. Chúng độc lập với nhau — bạn có thể áp dụng một trong hai, cả hai hoặc không áp dụng cả hai. VMI chuyển giao công việc bổ sung hàng hóa; hàng ký gửi chuyển giao vốn và rủi ro lỗi thời của hàng hóa.
VMI có giống với dropshipping không? Không. Với VMI, hàng hóa được giao đến cho bạn và bạn tự lưu kho, lấy hàng và vận chuyển. Với dropshipping, nhà cung cấp giao hàng trực tiếp cho khách hàng của bạn và bạn hoàn toàn không phải xử lý hàng hóa. VMI thay đổi người quyết định những gì bạn lưu kho; dropshipping loại bỏ hoàn toàn sự tham gia của bạn trong quy trình luân chuyển hàng hóa vật lý.
Các rủi ro của VMI là gì? Sự phụ thuộc vào dữ liệu chính xác, mất quyền kiểm soát về thời điểm và số lượng, quá phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất, lợi ích của nhà cung cấp trong việc giao nhiều hàng hơn mức bạn cần, tính bảo mật thương mại của dữ liệu bạn chia sẻ và các lỗi giao tiếp khi bạn thay đổi điều gì đó mà không thông báo cho họ.
Ai được hưởng lợi nhiều nhất từ VMI? Cả hai bên, theo những cách khác nhau. Người mua giảm bớt công việc hành chính, giảm tình trạng hết hàng và tinh gọn hàng tồn kho. Nhà cung cấp có được khả năng hiển thị nhu cầu thực tế, sản xuất trơn tru hơn và giữ chân khách hàng lâu dài. Lợi ích chung đó là lý do tại sao các thỏa thuận này tồn tại lâu dài khi được quản lý đúng cách.
VMI có hiệu quả với các doanh nghiệp nhỏ không? Có thể, đối với các dòng sản phẩm ổn định từ một nhà cung cấp mà bạn mua hàng thường xuyên. Các yếu tố hạn chế thường là chất lượng dữ liệu và khối lượng hàng hóa — nhà cung cấp cần một nguồn cấp dữ liệu tồn kho đáng tin cậy từ bạn và đủ khối lượng kinh doanh để biện minh cho việc thiết lập hệ thống. Dưới một khối lượng nhất định, công sức bỏ ra sẽ vượt quá lợi ích tiết kiệm được cho cả hai bên.
Tôi nên theo dõi những KPI nào cho VMI? Vòng quay hàng tồn kho và tỷ lệ tồn kho trên doanh số của các dòng sản phẩm trong phạm vi quản lý, chi phí lưu kho, chu kỳ tiền mặt, tần suất và thời gian hết hàng, tỷ lệ đáp ứng đơn hàng của nhà cung cấp, và tần suất hàng tồn kho nằm ngoài hạn mức tối thiểu và tối đa đã thỏa thuận. Hãy cùng nhà cung cấp xem xét các chỉ số này theo định kỳ.
