Tìm kiếm phần mềm quản lý hàng tồn kho “tốt nhất” và bạn sẽ thấy hàng trăm danh sách, mỗi danh sách xếp hạng các sản phẩm khác nhau, phần lớn trong số đó bị ảnh hưởng bởi việc công ty nào trả hoa hồng tiếp thị liên kết cao nhất. Sự thật là: không có phần mềm quản lý hàng tồn kho nào là tốt nhất cho tất cả mọi người — chỉ có phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp cụ thể của bạn. Sự lựa chọn đúng đắn phụ thuộc vào những gì bạn bán, nơi bạn bán và cách bạn vận hành. Hướng dẫn này sẽ không đưa cho bạn một danh sách xếp hạng; nó sẽ cung cấp cho bạn khung làm việc để tìm ra giải pháp tốt nhất cho riêng bạn, điều này hữu ích hơn nhiều.
Tại sao “tốt nhất” hoàn toàn phụ thuộc vào bạn
Một công cụ hoàn hảo cho cửa hàng thương mại điện tử đơn kênh sẽ là quá thừa thãi đối với một tiểu thương tại chợ, nhưng lại thiếu tính năng đối với một nhà bán buôn có nhiều kho hàng. Các tính năng làm cho phần mềm trở nên “tốt nhất” với doanh nghiệp này lại không liên quan đến doanh nghiệp khác. Vì vậy, thay vì chạy theo một người chiến thắng chung cuộc, hãy tự xác định các yêu cầu của riêng bạn trước — sau đó đánh giá bất kỳ công cụ nào dựa trên các yêu cầu đó.
Bước 1: Biết rõ các yêu cầu của bạn
Trước khi xem xét bất kỳ sản phẩm nào, hãy trả lời những câu hỏi sau:
- Bạn bán hàng ở đâu? Một trang web, nhiều sàn thương mại điện tử, hay cửa hàng vật lý? Bạn cần phần mềm đồng bộ hóa trên các kênh của mình.
- Bạn có bao nhiêu SKU? Vài chục, hàng trăm, hay hàng nghìn? Điều này ảnh hưởng đến những gì bạn cần và chi phí bạn phải trả.
- Bạn có bao nhiêu địa điểm? Một cửa hàng, hay hàng hóa được phân bổ tại nhiều địa điểm? Nếu có, hỗ trợ đa địa điểm là rất quan trọng.
- Bạn đang sử dụng công cụ nào? Các công cụ kế toán, thương mại điện tử và vận chuyển của bạn — phần mềm phải tích hợp được với chúng.
- Ngân sách của bạn là bao nhiêu? Hầu hết các công cụ đều tính phí đăng ký hàng tháng dựa trên quy mô sử dụng.
- Ai sẽ sử dụng nó? Một chủ doanh nghiệp không chuyên về kỹ thuật cần phần mềm khác với một đội ngũ quản lý kho chuyên trách.
Câu trả lời của bạn sẽ trở thành danh sách kiểm tra của bạn. Bất kỳ công cụ nào không đáp ứng được các yêu cầu đó đều không phải là “tốt nhất” đối với bạn, bất kể danh sách nào xếp hạng nó cao đến đâu.
Bước 2: Biết các loại phần mềm
Các công cụ quản lý hàng tồn kho thường được chia thành các nhóm:
- Ứng dụng quản lý hàng tồn kho độc lập — tập trung thuần túy vào việc theo dõi hàng hóa. Đơn giản và giá cả phải chăng cho các nhà bán lẻ nhỏ.
- Quản lý hàng tồn kho trên nền tảng thương mại điện tử — được tích hợp sẵn hoặc gắn thêm vào các nền tảng như cửa hàng trực tuyến của bạn, phù hợp nếu bạn chủ yếu bán hàng qua một kênh.
- Hệ thống quản trị doanh nghiệp tất cả trong một — hàng tồn kho được tích hợp cùng kế toán, POS và đơn hàng. Ít công cụ phải quản lý hơn, nhưng có thể nhiều hơn mức bạn cần.
- Hệ thống quản lý kho (WMS) — các công cụ chuyên sâu dành cho các doanh nghiệp vận hành kho hàng thực tế, thường vượt quá nhu cầu của một cửa hàng nhỏ.
Việc chọn đúng loại phần mềm phù hợp với tình hình của bạn sẽ giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm nhanh chóng trước khi bạn so sánh các sản phẩm cụ thể.
Bước 3: Các tính năng quan trọng nhất đối với doanh nghiệp nhỏ
Trên tất cả các loại hình, hãy ưu tiên:
- Đồng bộ hóa đa kênh — nguyên nhân lớn nhất gây ra tình trạng bán quá số lượng (overselling) là các kênh không kết nối với nhau.
- Theo dõi thời gian thực và cảnh báo tồn kho thấp / điểm đặt hàng lại.
- Tích hợp với các công cụ bạn đang sử dụng.
- Quét mã vạch nếu bạn xử lý hàng hóa vật lý.
- Báo cáo rõ ràng về vòng quay hàng tồn kho, sản phẩm bán chạy và sản phẩm chậm luân chuyển.
- Dễ sử dụng — hệ thống tốt nhất là hệ thống mà bạn thực sự có thể duy trì cập nhật dữ liệu thường xuyên.
Bước 4: Dùng thử trước khi cam kết
Hầu hết các phần mềm quản lý hàng tồn kho đều cung cấp bản dùng thử miễn phí. Hãy sử dụng nó đúng cách:
- Tải lên các sản phẩm thực tế và kết nối các kênh bán hàng thực tế của bạn.
- Chạy quy trình làm việc thực tế — một đơn hàng, một lần giao hàng, một lần trả hàng, một lần kiểm kê kho.
- Kiểm tra xem các tích hợp có thực sự hoạt động không, không chỉ là chúng có trong danh sách.
- Thử nghiệm bộ phận hỗ trợ — đặt câu hỏi và xem cách họ phản hồi.
- Xem xét tổng chi phí khi bạn phát triển, không chỉ là giá khởi điểm.
Một công cụ mang lại cảm giác phù hợp với dữ liệu thực tế sẽ tốt hơn bất kỳ bảng xếp hạng trực tuyến nào.
Bước 5: Hiểu cách tính phí
Các mô hình định giá khác biệt nhiều hơn so với các bộ tính năng, và mức giá khởi điểm rẻ nhất thường không phải là hệ thống rẻ nhất khi xét đến khối lượng giao dịch bạn sẽ thực hiện trong một năm tới.
Các mô hình phổ biến:
- Theo người dùng, mỗi tháng. Đơn giản, nhưng nó gây khó khăn nếu bạn muốn cấp quyền truy cập cho nhiều người — đây thường là động lực sai lầm, vì độ chính xác sẽ tăng lên khi tất cả những người tiếp xúc với hàng hóa đều có thể ghi nhận dữ liệu.
- Theo khối lượng đơn hàng. Tăng trưởng theo thành công của bạn, nghe có vẻ công bằng nhưng có thể trở nên đắt đỏ nhanh chóng. Hãy kiểm tra mức phí ở bậc tiếp theo, không chỉ bậc bạn đang tham gia.
- Theo số lượng SKU. Phù hợp với các doanh nghiệp có ít sản phẩm nhưng khối lượng giao dịch lớn; không phù hợp với những ai có danh mục biến thể sản phẩm dài.
- Theo địa điểm. Hãy lưu ý điều này nếu bạn dự định mở thêm cơ sở, cửa hàng hoặc kho hàng của bên thứ ba.
- Gói cố định. Có thể dự đoán được, nhưng bạn phải trả tiền cho dung lượng mà bạn có thể không sử dụng hết.
Các chi phí không nằm trong giá niêm yết:
- Phí triển khai hoặc cài đặt, đôi khi là bắt buộc ở các gói cao cấp hơn.
- Phí tích hợp, đặc biệt đối với bất kỳ công cụ nào không nằm trong danh sách kết nối tiêu chuẩn của họ.
- Di chuyển dữ liệu, nếu họ thực hiện thay vì bạn.
- Các cấp độ hỗ trợ — kiểm tra xem thời gian phản hồi mà bạn cần có tính thêm phí hay không.
- Phần cứng — máy quét, máy in nhãn và nhãn dán.
- Các mô-đun bổ sung cho những thứ bạn cho rằng đã bao gồm: đơn đặt hàng mua, đa tiền tệ, theo dõi lô hàng, báo cáo.
Cách so sánh hiệu quả. Hãy mô phỏng tổng chi phí hàng năm ở khối lượng hiện tại của bạn và ở mức gấp đôi. Thứ hạng thường thay đổi giữa hai mức này, và hệ thống rẻ hơn ở quy mô hiện tại không phải lúc nào cũng là hệ thống bạn muốn chọn sau mười tám tháng nữa.
Bước 6: Lên kế hoạch nhập dữ liệu
Lý do phổ biến nhất khiến việc mua phần mềm gây thất vọng không phải do phần mềm. Đó là do không ai lên kế hoạch cho việc di chuyển dữ liệu.
Những gì bạn cần chuẩn bị:
- Danh sách SKU sạch. Một mã duy nhất cho mỗi sản phẩm và biến thể, không trùng lặp, không có số 0 đứng đầu, không có ký tự gây nhầm lẫn.
- Số liệu tồn kho đầu kỳ chính xác. Hãy lấy số liệu này từ việc kiểm kê thực tế thay vì từ bảng tính hiện có của bạn, vì gần như chắc chắn nó sai lệch một lượng không xác định.
- Địa điểm, nếu hệ thống theo dõi chúng, nghĩa là phải dán nhãn chúng trước.
- Hồ sơ nhà cung cấp với thời gian giao hàng thực tế, vì các điểm đặt hàng lại được tính toán từ thời gian giao hàng dự kiến thường sẽ bị trễ.
- Giá vốn để báo cáo định giá và biên lợi nhuận.
Thời gian thực hiện. Một quá trình triển khai đơn giản với các tích hợp tiêu chuẩn thường mất từ vài ngày đến vài tuần để cấu hình phần mềm — và việc chuẩn bị dữ liệu thường mất nhiều thời gian hơn thế. Việc dành ra hai tuần cho dữ liệu và vài ngày cho phần mềm thực tế hơn là ngược lại.
Một điểm trình tự quan trọng. Nếu các địa điểm của bạn chưa được dán nhãn và các SKU của bạn không nhất quán, hãy khắc phục những điều đó trước khi mua bất cứ thứ gì. Phần mềm áp dụng trên dữ liệu lộn xộn sẽ tạo ra những câu trả lời sai một cách tự tin nhanh hơn so với bảng tính, đó là cách đắt đỏ nhất để phát hiện ra vấn đề.
Những dấu hiệu cảnh báo cần lưu ý
Câu trả lời mơ hồ về khả năng tích hợp. “Chúng tôi tích hợp với mọi thứ” có nghĩa là trình kết nối bạn cần có thể sẽ là một dự án phát triển riêng. Hãy nêu tên các nền tảng cụ thể của bạn và yêu cầu câu trả lời có hoặc không cho từng nền tảng.
Không có bản dùng thử, hoặc thời gian dùng thử quá ngắn để hữu ích. Một tuần là không đủ để chạy một quy trình làm việc thực tế qua giai đoạn cuối tháng.
Giá cả không được công khai. Điều này không có nghĩa là bạn nên loại bỏ ngay, nhưng nó đồng nghĩa với việc bạn không thể so sánh cho đến khi đã trao đổi với bộ phận kinh doanh, và giá cả có thể phụ thuộc vào việc họ nghĩ bạn sẵn sàng chi trả bao nhiêu.
Không có tính năng xuất dữ liệu rõ ràng. Hãy hỏi cụ thể cách bạn lấy dữ liệu ra ở định dạng có thể sử dụng được nếu bạn ngừng sử dụng dịch vụ. Một nhà cung cấp không thể trả lời câu hỏi này một cách rõ ràng đang ngầm báo hiệu cho bạn điều gì đó.
Chỉ hỗ trợ qua ticket email trong khi hệ thống kho bãi của bạn gặp sự cố khiến hoạt động điều phối bị đình trệ.
Các tính năng được liệt kê trên trang web nhưng thực tế chỉ nằm trong lộ trình phát triển. Hãy hỏi xem bạn sẽ sử dụng phiên bản nào ngay từ ngày đầu tiên.
Hợp đồng với thời hạn tối thiểu dài cho một sản phẩm mà bạn chưa từng vận hành trong thực tế.
Giao diện người dùng mà không ai trong nhóm của bạn có thể chấp nhận được. Hệ thống tốt nhất là hệ thống thực sự được cập nhật, và một hệ thống gây khó chịu sẽ âm thầm bị ngừng sử dụng chỉ trong vòng một tháng.
Lưu ý về các danh sách xếp hạng
Khi bạn đọc các danh sách “phần mềm tốt nhất”, hãy đọc với tư duy phản biện. Kiểm tra xem trang web đó có nhận hoa hồng từ các sản phẩm họ xếp hạng hay không, liệu đánh giá đó có phản ánh một doanh nghiệp giống như của bạn không, và nó có cập nhật gần đây không (các tính năng và giá cả thay đổi rất nhanh). Hãy sử dụng chúng để khám phá — tìm kiếm các ứng viên để dùng thử — chứ không phải là một kết luận cuối cùng. Bản dùng thử của chính bạn mới là bảng xếp hạng duy nhất đáng tin cậy.
Khi nào nên thay đổi, và khi nào không
Hãy thay đổi khi các kênh bán hàng của bạn không thống nhất về số liệu tồn kho, bạn đang bán vượt mức tồn kho, việc đối soát mất hơn vài giờ mỗi tuần, bạn đã thêm một địa điểm hoặc một kênh mà thiết lập hiện tại không thể xử lý, hoặc bạn không thể trả lời các câu hỏi cơ bản về lượng hàng tồn kho mà không mất cả buổi chiều để kiểm tra.
Đừng thay đổi khi vấn đề thực sự nằm ở quy trình chứ không phải phần mềm. Nếu hàng tồn kho không được quét tại thời điểm di chuyển, nếu các vị trí không được dán nhãn, hoặc nếu không ai chịu trách nhiệm về độ chính xác của hàng tồn kho, thì phần mềm mới cũng sẽ chỉ lặp lại các vấn đề tương tự với chi phí đăng ký cao hơn. Hãy khắc phục những vấn đề đó trước — chúng hoàn toàn miễn phí và thường loại bỏ nhu cầu phải thay đổi phần mềm.
Và tránh thay đổi trong giai đoạn cao điểm. Việc chuyển đổi gây gián đoạn ngay cả khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Hãy chuyển đổi vào tháng thấp điểm nhất, chạy song song hệ thống cũ và mới trong thời gian ngắn nếu có thể, và kiểm kê mọi thứ khi bạn thực hiện chuyển đổi.
Thông điệp cốt lõi
Không có phần mềm quản lý hàng tồn kho nào tốt nhất cho tất cả mọi người — chỉ có phần mềm phù hợp nhất với cách bạn bán hàng. Hãy xác định các yêu cầu của bạn trước (kênh bán hàng, SKU, địa điểm, tích hợp, ngân sách), chọn loại công cụ phù hợp với tình hình của bạn, ưu tiên khả năng đồng bộ đa kênh và tính dễ sử dụng, sau đó dùng thử danh sách rút gọn với dữ liệu thực tế. Quy trình đó giúp tìm ra lựa chọn tốt nhất đáng tin cậy hơn nhiều so với bất kỳ danh sách xếp hạng nào dựa trên hoa hồng.
Các câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý hàng tồn kho nào tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ? Không có câu trả lời duy nhất — điều đó phụ thuộc vào các kênh bán hàng, số lượng sản phẩm, địa điểm, các công cụ hiện có và ngân sách của bạn. Hãy xác định các yêu cầu đó trước, sau đó dùng thử các công cụ đáp ứng được chúng bằng dữ liệu thực tế của chính bạn.
Phần mềm hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ nên có những tính năng gì? Ưu tiên đồng bộ đa kênh, theo dõi thời gian thực, cảnh báo tồn kho thấp và điểm đặt hàng lại, tích hợp với các công cụ hiện có, quét mã vạch, báo cáo rõ ràng và trên hết là tính dễ sử dụng.
Phần mềm hàng tồn kho có giá bao nhiêu? Hầu hết các công cụ tính phí đăng ký hàng tháng dựa trên quy mô sử dụng — nhiều kênh, sản phẩm hoặc địa điểm hơn sẽ tốn chi phí cao hơn. Hãy so sánh tổng chi phí khi bạn phát triển, thay vì chỉ nhìn vào giá khởi điểm.
Tôi có nên tin vào các danh sách xếp hạng “phần mềm tốt nhất” không? Hãy sử dụng chúng để khám phá, không phải là kết luận cuối cùng. Nhiều trang web nhận hoa hồng từ các sản phẩm họ xếp hạng. Hãy kiểm tra xem danh sách đó có cập nhật gần đây không và liệu nó có phản ánh một doanh nghiệp giống như của bạn không, sau đó hãy tự mình dùng thử các ứng viên.
Tôi có thể sử dụng bảng tính thay vì phần mềm không? Đối với một doanh nghiệp nhỏ, đơn kênh với ít sản phẩm, bảng tính có thể hoạt động tốt. Khi bạn bán hàng trên nhiều kênh hoặc việc cập nhật thủ công gây ra sai sót, phần mềm chuyên dụng sẽ mang lại giá trị xứng đáng với chi phí bỏ ra.
Một phần của trụ cột Quản lý hàng tồn kho. Các hướng dẫn liên quan: phần mềm quản lý hàng tồn kho là gì · quản lý hàng tồn kho trên nền tảng đám mây · bảng tính quản lý hàng tồn kho · quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ · cách theo dõi hàng tồn kho.
Warehouse Wise là thư viện miễn phí, độc lập cung cấp các hướng dẫn về quản lý hàng tồn kho, kho bãi và thực hiện đơn hàng, được viết dành cho những người trực tiếp làm công việc này — bao gồm nhân viên kho và quản lý hàng tồn kho mới, các doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử từ quy mô nhỏ đến đang phát triển, cùng bất kỳ ai lưu trữ hàng hóa và muốn hiểu rõ về nghiệp vụ này. Mỗi hướng dẫn đều giải thích thuật ngữ, đưa ra ví dụ thực tế với các số liệu cụ thể và đi thẳng vào vấn đề. Chúng tôi hoạt động độc lập: chúng tôi không bán phần mềm hay thiết bị, không nhận hoa hồng từ việc giới thiệu và các hướng dẫn của chúng tôi không bị xếp hạng dựa trên bất kỳ khoản phí nào.