KPI kho vận: Các chỉ số then chốt cần theo dõi (kèm công thức)

KPI kho bãi là con số cho biết liệu một phần trong hoạt động của bạn có đang vận hành hiệu quả hay không. Đó không phải là một bảng điều khiển đầy rẫy các biểu đồ mà chẳng ai buồn xem — mà là một vài chỉ số then chốt để bạn có thể đưa ra hành động.

Hầu hết các kho bãi đều theo dõi quá nhiều chỉ số. Kết quả là họ có tới bốn mươi số liệu, không biết cái nào quan trọng, và một báo cáo hàng tháng chỉ được lưu trữ rồi lãng quên. Cách tiếp cận hữu ích là chọn ra một vài chỉ số cho mỗi quy trình, đo lường chúng một cách nhất quán và so sánh với dữ liệu lịch sử của chính bạn thay vì lấy chuẩn mực của người khác.

Hướng dẫn này bao gồm các chỉ số đáng theo dõi, được nhóm theo quy trình mà chúng đo lường, kèm theo công thức cho từng chỉ số và ví dụ minh họa cho những trường hợp tính toán không rõ ràng.

KPI kho bãi thực sự là gì

Số liệu (metric) là bất cứ thứ gì bạn có thể đếm được. KPI là số liệu mà bạn cam kết quản lý dựa trên đó — nó có mục tiêu, người chịu trách nhiệm và ngày đánh giá. Sự khác biệt này rất quan trọng vì hầu hết các kho bãi không gặp vấn đề về đo lường, mà là vấn đề về ưu tiên. WMS đã ghi lại hàng trăm điểm dữ liệu. Hầu như không có dữ liệu nào trong số đó được sử dụng để thay đổi bất cứ điều gì.

KPI được chia thành bốn nhóm chính, và một bộ chỉ số hiệu quả cần được rút ra từ cả bốn nhóm này:

• Độ chính xác — công việc có được thực hiện đúng không? Độ chính xác khi nhập hàng, độ chính xác khi lấy hàng, độ chính xác của hồ sơ tồn kho.
• Tốc độ — mất bao lâu để hoàn thành? Thời gian từ bến bãi đến kệ hàng (dock-to-stock), thời gian chu kỳ đơn hàng, giao hàng đúng hạn.
• Chi phí — chi phí thực hiện là bao nhiêu? Chi phí trên mỗi dòng hàng, chi phí trên mỗi đơn hàng, chi phí lưu kho.
• Hiệu suất sử dụng — chúng ta đang sử dụng nguồn lực hiện có tốt đến mức nào? Hiệu suất sử dụng không gian, năng suất lao động, vòng quay hàng tồn kho.

Nếu chỉ chọn từ một nhóm, bạn sẽ tự tối ưu hóa dẫn đến rắc rối. Một kho bãi chỉ đo lường dựa trên tốc độ sẽ trở nên nhanh nhưng thiếu chính xác. Một kho bãi chỉ đo lường dựa trên chi phí sẽ trở nên rẻ nhưng chậm chạp. Các nhóm này đóng vai trò kiểm soát lẫn nhau, đó là lý do tại sao lời khuyên về việc kết hợp các chỉ số ở phần sau của hướng dẫn này quan trọng hơn bất kỳ chỉ số riêng lẻ nào.

Tại sao cần theo dõi KPI kho bãi

Có ba lý do, và chỉ một trong số đó liên quan đến việc báo cáo.

Lý do đầu tiên là bạn không thể sửa chữa những gì bạn không nhìn thấy. Một kho bãi có vẻ bận rộn có thể chỉ đang hoạt động với 60% hiệu suất lấy hàng. Một kho bãi có vẻ yên tĩnh có thể đang âm thầm mất 2% hàng tồn kho mỗi năm. Nếu không có những con số, bạn đang làm việc dựa trên cảm tính, và cảm tính thường sai lệch về quy mô.

Lý do thứ hai là KPI cho bạn biết nên chi tiền vào đâu. Nếu độ chính xác khi nhập hàng là 99,8% và độ chính xác khi lấy hàng là 97%, bạn sẽ biết mình cần đầu tư vào quy trình nào. Nếu không có sự so sánh đó, bạn có xu hướng cải thiện những gì dễ thấy nhất thay vì những gì đang hỏng hóc nhất.

Lý do thứ ba là về hợp đồng. Nếu bạn sử dụng 3PL, hoặc chính bạn là một đơn vị 3PL, các KPI trong thỏa thuận sẽ định nghĩa thế nào là “tốt”. Độ chính xác đơn hàng và giao hàng đúng hạn là hai chỉ số thường đi kèm với các ràng buộc tài chính.

Một lưu ý trước khi xem danh sách. Một KPI được đo lường tồi còn tệ hơn là không có KPI, vì nó tạo ra những quyết định tự tin dựa trên dữ liệu sai lệch. Nếu hồ sơ tồn kho của bạn không đáng tin cậy, hãy khắc phục điều đó trước khi bắt đầu tính toán độ chính xác tồn kho từ chúng.

Tổng quan về các KPI kho bãi

Bảng tóm tắt mọi chỉ số được đề cập dưới đây, để bạn xem nhanh trước khi quyết định nên đo lường những gì.

Danh sách kiểm tra KPI kho bãi

Không có tệp tải xuống nào ở đây — danh sách kiểm tra này đủ ngắn để bạn thực hiện ngay, và việc sao chép nó vào tài liệu của riêng bạn sẽ nhanh hơn là điền vào biểu mẫu PDF.

Hãy thực hiện kiểm tra mỗi quý một lần:

• [ ] Chọn từ năm đến tám KPI, không phải hai mươi. Đo lường mọi thứ đồng nghĩa với việc không hành động gì cả.
• [ ] Bao quát mỗi giai đoạn một lần — một cho nhập hàng, một cho độ chính xác, một cho lấy hàng, một cho xuất hàng, một cho chi phí.
• [ ] Viết rõ công thức cho từng chỉ số, bao gồm cả những gì được tính và những gì bị loại trừ.
• [ ] Chỉ định người chịu trách nhiệm cho từng chỉ số. Một chỉ số không có người chịu trách nhiệm sẽ chỉ được thảo luận thay vì được cải thiện.
• [ ] Thiết lập mức cơ sở trước khi đặt mục tiêu. Một mục tiêu đặt ra mà không có cơ sở chỉ là sự phỏng đoán.
• [ ] Thiết lập tần suất đo lường — hàng ngày cho năng suất, hàng tuần cho độ chính xác, hàng tháng cho chi phí.
• [ ] Đảm bảo nguồn dữ liệu là tự động bất cứ khi nào có thể. Các KPI được tổng hợp thủ công sẽ sớm bị bỏ dở.
• [ ] Kết hợp mỗi chỉ số hiệu suất với một chỉ số chất lượng. Tốc độ lấy hàng mà không đi kèm độ chính xác sẽ dẫn đến hành vi sai lệch.
• [ ] Hiển thị KPI tại nơi làm việc, không chỉ trong báo cáo quản lý.
• [ ] Xem xét xu hướng, không phải điểm dữ liệu đơn lẻ. Một tháng chỉ là nhiễu; ba tháng theo một hướng mới là tín hiệu.
• [ ] Thống nhất hành động cần thực hiện cho mỗi KPI khi nó đi chệch hướng, trước khi điều đó xảy ra.
• [ ] Loại bỏ những chỉ số không ai quan tâm. Một chỉ số chưa bao giờ thay đổi quyết định nào đang tiêu tốn công sức của bạn một cách vô ích.

Các KPI về Nhập hàng và Cất hàng

Quy trình nhập hàng quyết định mọi khâu phía sau. Hàng hóa được nhập sai hệ thống sẽ dẫn đến việc lấy hàng sai sau đó ba tuần.

Độ chính xác khi nhập hàng — tỷ lệ các dòng hàng được nhập chính xác vào hệ thống, đúng SKU, đúng số lượng và đúng vị trí.

Độ chính xác khi nhập hàng = (số dòng nhập đúng ÷ tổng số dòng nhập) × 100

Nếu bạn xử lý 4.000 dòng trong một tháng và có 32 dòng bị sai, tỷ lệ đạt 99,2%. Con số này nghe có vẻ cao cho đến khi bạn theo dõi 32 dòng đó: mỗi dòng đều trở thành một lỗi lấy hàng, một đơn hàng thiếu hoặc một sự chênh lệch tồn kho mà ai đó phải mất cả giờ để điều tra.

Thời gian từ bến bãi đến kho (Dock-to-stock) — khoảng thời gian từ khi phương tiện vận chuyển đến cho đến khi hàng hóa sẵn sàng để lấy. Đây là chỉ số bộc lộ các điểm nghẽn trong khâu nhập hàng tốt hơn bất kỳ chỉ số nào khác.

Dock-to-stock = thời gian hàng sẵn sàng để lấy − thời gian phương tiện đến

Hãy đo lường theo từng đợt nhập hàng và xem xét sự phân bổ, không chỉ nhìn vào giá trị trung bình. Mức trung bình bốn giờ sẽ che giấu vấn đề nếu một phần tư số đợt nhập hàng mất tới hai ngày.

Chi phí trên mỗi dòng nhập — tổng chi phí nhập hàng chia cho số dòng đã xử lý. Chỉ số này hữu ích để so sánh giữa các ca làm việc, các địa điểm hoặc các giai đoạn, và để xác định xem một thay đổi trong quy trình có thực sự mang lại hiệu quả hay không.

Chi phí trên mỗi dòng = tổng chi phí nhập hàng ÷ số dòng nhập

Năng suất cất hàng — số dòng hàng hoặc pallet được cất vào vị trí mỗi giờ lao động. Hãy theo dõi chỉ số này cùng với Dock-to-stock, vì bạn có thể cải thiện chỉ số này bằng cách làm hỏng chỉ số kia.

Các KPI về Độ chính xác tồn kho

Các chỉ số này trả lời cho một câu hỏi duy nhất: hồ sơ của bạn có khớp với thực tế trên kệ không?

Độ chính xác hồ sơ tồn kho (IRA) — tỷ lệ các vị trí được kiểm kê mà số lượng trên hệ thống khớp hoàn toàn với số lượng thực tế.

IRA = (số vị trí khớp hoàn toàn ÷ số vị trí đã kiểm kê) × 100

Hãy kiểm kê theo vị trí, không phải theo SKU. Một SKU có thể trông có vẻ đúng về tổng số nhưng lại sai ở hai vị trí khác nhau triệt tiêu lẫn nhau, và hai vị trí đó vẫn gây ra lỗi lấy hàng.

Hầu hết các hoạt động kiểm kê thường xuyên đều đạt mức trên 90%. Dưới mức 95%, bạn sẽ liên tục cảm nhận được vấn đề — lấy hàng thiếu, kiểm kê khẩn cấp, dịch vụ khách hàng phải truy tìm hàng hóa chưa từng tồn tại.

Tỷ lệ hao hụt tồn kho — lượng hàng hóa bị mất mát, tính theo tỷ lệ so với lượng hàng bạn đáng lẽ phải có.

Hao hụt = ((giá trị trên sổ sách − giá trị kiểm kê) ÷ giá trị trên sổ sách) × 100

Giả sử hồ sơ của bạn định giá hàng tồn kho là $100.000 và kết quả kiểm kê là $97.500. Tỷ lệ hao hụt là 2,5%. Hao hụt bao gồm mất cắp, hư hỏng, lấy sai hàng không được điều chỉnh và lỗi hành chính, vì vậy hãy coi con số tăng lên là lời nhắc nhở để điều tra thay vì là một kết luận cuối cùng.

Độ bao phủ kiểm kê định kỳ — tỷ lệ các vị trí hoặc SKU của bạn được kiểm kê trong một khoảng thời gian. Một chỉ số IRA cao từ việc kiểm kê 5% vị trí không có ý nghĩa bằng một chỉ số IRA trung bình từ việc kiểm kê 80% vị trí.

Các KPI về Lấy hàng và Đóng gói

Lấy hàng thường là chi phí lao động lớn nhất trong kho và là nguồn gốc lớn nhất gây ra các lỗi mà khách hàng có thể nhìn thấy.

Độ chính xác khi lấy hàng — tỷ lệ các đơn lấy hàng được hoàn thành chính xác.

Độ chính xác khi lấy hàng = ((tổng số lượt lấy − số lượt lấy sai) ÷ tổng số lượt lấy) × 100

Lý do chỉ số này nhận được nhiều sự chú ý là vì chi phí của một lỗi lấy hàng xảy ra bên ngoài kho. Một mặt hàng sai nghĩa là phải trả hàng, gửi hàng thay thế, hoàn tiền và đôi khi là mất khách hàng. Kho tiết kiệm được vài giây; doanh nghiệp phải trả giá trong nhiều tuần.

Số lượt lấy hàng mỗi giờ — số đơn vị, dòng hàng hoặc đơn hàng được lấy mỗi giờ lao động. Chỉ so sánh những thứ tương đồng với nhau. Lấy hàng lẻ, lấy hàng nguyên thùng và lấy hàng nguyên pallet tạo ra những con số rất khác nhau, và việc lấy trung bình cộng chúng lại sẽ tạo ra một con số vô nghĩa.

Số lượt lấy hàng mỗi giờ = tổng số lượt lấy ÷ tổng giờ lao động lấy hàng

Thời gian chu kỳ đơn hàng — khoảng thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi xuất hàng. Hãy chia nhỏ thành các giai đoạn nếu có thể, vì thời gian chu kỳ chậm thường do một giai đoạn cụ thể thay vì sự chậm trễ chung.

Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo — tỷ lệ các đơn hàng được giao đầy đủ, đúng hạn, không hư hỏng và chứng từ chính xác. Đây là chỉ số khắt khe nhất vì nó là kết quả của phép nhân: 98% cho mỗi tiêu chí trong bốn tiêu chí sẽ cho bạn khoảng 92% đơn hàng hoàn hảo.

Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo = (đầy đủ × đúng hạn × không hư hỏng × chứng từ chính xác) × 100

Các KPI về Hoàn tất đơn hàng

Xuất hàng đúng hạn — tỷ lệ các đơn hàng rời kho trong khung thời gian đã cam kết.

Xuất hàng đúng hạn = (số đơn hàng xuất đúng hạn ÷ tổng số đơn hàng) × 100

Hãy xác định khung thời gian trước khi đo lường. “Trong ngày” có ý nghĩa khác nhau nếu thời hạn chốt đơn là buổi trưa thay vì 4 giờ chiều, và các đội ngũ sẽ tối ưu hóa theo bất kỳ định nghĩa nào bạn công bố.

Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng — tỷ lệ các đơn hàng được giao đầy đủ ngay trong lần đầu tiên, không tách đơn hoặc chờ hàng về (back order).

Tỷ lệ đáp ứng = (số đơn hàng giao đầy đủ ÷ tổng số đơn hàng) × 100

Tỷ lệ đáp ứng thấp thường là vấn đề về mua hàng hoặc dự báo thay vì vấn đề của kho. Dù sao thì cũng nên theo dõi trong kho, vì kho là nơi hậu quả xuất hiện.

Tỷ lệ đơn hàng chờ (Back order) — tỷ lệ các dòng hàng không thể đáp ứng từ tồn kho hiện có. Hãy đọc chỉ số này cùng với tỷ lệ đáp ứng; chúng cho bạn biết liệu bạn đang gặp vấn đề về lưu kho hay vấn đề về lấy hàng.

Tỷ lệ trả hàng — hàng trả lại tính theo tỷ lệ đơn hàng đã xuất. Hãy chia nhỏ theo lý do. Trả hàng do lỗi kho là KPI bạn có thể kiểm soát. Trả hàng do khách hàng đổi ý thì không, và việc gộp chung cả hai sẽ làm mất đi tín hiệu cần thiết.

Các KPI về Vận chuyển và Xuất hàng

Đây là quy trình cuối cùng trước khi hàng hóa rời đi, và là nơi các lỗi trở nên đắt đỏ thay vì chỉ gây phiền toái.

Độ chính xác khi vận chuyển — tỷ lệ các lô hàng xuất đi đúng hàng hóa, đúng địa chỉ, đúng chứng từ.

Độ chính xác khi vận chuyển = (số lô hàng đúng ÷ tổng số lô hàng) × 100

Chứng từ rất quan trọng. Một lô hàng đúng hàng hóa nhưng sai chứng từ vẫn là một lô hàng thất bại nếu nó bị giữ lại tại biên giới hoặc bị từ chối tại bộ phận tiếp nhận hàng hóa.

Tỷ lệ sử dụng bến bãi — tỷ lệ thời gian bến bãi khả dụng đang được sử dụng. Tỷ lệ sử dụng thấp nghĩa là bạn đã xây dựng bến bãi nhiều hơn mức cần thiết. Tỷ lệ sử dụng cao liên tục nghĩa là các phương tiện đang phải xếp hàng, và tài xế chờ đợi thường dẫn đến phí lưu kho bãi.

Tỷ lệ sử dụng bến bãi = (giờ bến bãi đã sử dụng ÷ giờ bến bãi khả dụng) × 100

Thời gian quay vòng xe tải — thời gian từ khi đến đến khi rời đi của các phương tiện xuất hàng. Nên theo dõi riêng biệt với tỷ lệ sử dụng bến bãi, vì hai chỉ số này có thể di chuyển theo hướng ngược nhau và chỉ một trong số đó là điều mà các đơn vị vận tải của bạn nhìn thấy.

Tỷ lệ hư hỏng trong quá trình vận chuyển — tỷ lệ các lô hàng bị hư hỏng khi đến nơi. Một phần là do đơn vị vận chuyển và một phần là do cách đóng gói của bạn, vì vậy hãy chia nhỏ theo nguyên nhân trước khi đưa ra kết luận về bất kỳ bên nào.

Chi phí trên mỗi lô hàng — tổng chi phí xuất hàng chia cho số lô hàng. Hãy đọc cùng với giá trị đơn hàng trung bình; chi phí trên mỗi lô hàng tăng chỉ là vấn đề nếu giá trị đơn hàng không tăng tương ứng.

Các KPI về Trả hàng

Trả hàng cũng là một quy trình như bao quy trình khác, và hầu hết các kho hàng đo lường chúng ít cẩn thận hơn nhiều so với quy trình xuất hàng.

Thời gian xử lý trả hàng — khoảng thời gian từ khi hàng trả về đến khi nó được đưa trở lại kho hàng có thể bán được hoặc bị hủy bỏ. Việc xử lý trả hàng chậm sẽ làm tồn đọng cả hàng hóa và tiền hoàn lại, gây phiền lòng cho cả khách hàng và bộ phận tài chính.

Tỷ lệ trả hàng theo nguyên nhân — chia thành lỗi kho, khách hàng đổi ý, lỗi sản phẩm và hư hỏng do vận chuyển. Chỉ có nguyên nhân đầu tiên là trực tiếp thuộc về bạn, và việc gộp cả bốn lại sẽ khiến bạn không thể thấy được sự thay đổi của từng loại.

Tỷ lệ nhập lại kho — tỷ lệ hàng trả về được đưa trở lại kho hàng có thể bán được thay vì bị hủy bỏ hoặc bán dưới dạng hàng loại hai. Tỷ lệ nhập lại kho thấp thường chỉ ra vấn đề về bao bì thay vì sản phẩm.

Các KPI về không gian và chi phí

Tận dụng kho bãi — tỷ lệ dung lượng lưu trữ hữu dụng đang được sử dụng.

Tận dụng kho bãi = (dung lượng lưu trữ đã chiếm dụng ÷ tổng dung lượng hữu dụng) × 100

Chỉ số càng cao không đồng nghĩa là càng tốt. Khi vượt quá khoảng 85%, hầu hết các hoạt động bắt đầu giảm hiệu suất lấy hàng do không còn chỗ trống và quãng đường di chuyển tăng lên. Nếu bạn đang ở mức 95% và cảm thấy mọi thứ đều chậm chạp, thì đây có lẽ là lý do.

Vòng quay hàng tồn kho — số lần bạn bán hết lượng hàng tồn kho trung bình trong một năm. Chỉ số này liên kết kho bãi với vốn lưu động.

Vòng quay hàng tồn kho = giá vốn hàng bán ÷ giá trị hàng tồn kho trung bình

Hai doanh nghiệp có thể cùng nắm giữ lượng hàng trị giá $50,000. Doanh nghiệp có vòng quay 8 lần/năm sẽ đạt giá vốn hàng bán là $400,000; doanh nghiệp có vòng quay 2 lần/năm chỉ đạt $100,000 trên cùng một lượng vốn đó.

Chi phí lưu kho — chi phí để giữ hàng trong một năm, tính theo tỷ lệ phần trăm giá trị hàng hóa. Bao gồm lưu trữ, vốn, bảo hiểm, lỗi thời và hao hụt.

Chi phí lưu kho = (tổng chi phí duy trì ÷ giá trị hàng tồn kho trung bình) × 100

Hàng tồn kho chết — tỷ lệ hàng tồn kho không có biến động trong một khoảng thời gian xác định.

Hàng tồn kho chết = (giá trị hàng không luân chuyển ÷ tổng giá trị hàng tồn kho) × 100

Hãy thiết lập khoảng thời gian một cách thận trọng. 90 ngày là phổ biến đối với hàng hóa luân chuyển nhanh, nhưng lại hoàn toàn sai lệch đối với phụ tùng thay thế, nơi mà việc không có biến động trong hai năm có thể là điều bình thường.

Chi phí trên mỗi đơn hàng xuất đi — tổng chi phí vận hành kho chia cho số đơn hàng đã xuất. Đây là con số hữu ích nhất cho những người bên ngoài bộ phận kho và là chỉ số nhạy cảm nhất với khối lượng công việc, vì vậy hãy xem nó như một xu hướng thay vì một kết luận cuối cùng.

Các KPI về nhà cung cấp

Hiệu suất kho của bạn phụ thuộc vào các nhà cung cấp mà bạn không thể kiểm soát, vì vậy hãy đo lường họ.

Giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp — tỷ lệ đơn đặt hàng đến nơi trong khung thời gian đã thỏa thuận.

Độ chính xác đơn hàng của nhà cung cấp — tỷ lệ đơn hàng đến nơi với đúng mặt hàng và số lượng. Độ chính xác kém từ nhà cung cấp sẽ dẫn đến lỗi khi nhập kho, và việc đổ lỗi cho đội ngũ nhập kho chỉ gây lãng phí thời gian của mọi người.

Độ biến thiên thời gian giao hàng (Lead time) — sự chênh lệch của thời gian giao hàng thực tế, không phải mức trung bình. Một nhà cung cấp có thời gian giao hàng trung bình 10 ngày với biên độ từ 8 đến 12 ngày rất dễ để lập kế hoạch. Một nhà cung cấp có thời gian trung bình 10 ngày nhưng biên độ từ 3 đến 25 ngày sẽ buộc bạn phải giữ hàng tồn kho an toàn cho trường hợp xấu nhất.

Cách sử dụng các KPI kho bãi

Hãy bắt đầu với một chỉ số cho mỗi quy trình. Độ chính xác khi nhập kho, độ chính xác của hồ sơ tồn kho, độ chính xác khi lấy hàng, xuất hàng đúng hạn. Bốn con số được xem xét hàng tuần sẽ cho bạn biết nhiều điều hơn là bốn mươi con số không bao giờ được xem xét.

So sánh với chính mình. Các tiêu chuẩn ngành được công bố đến từ các hoạt động có sản phẩm, hồ sơ đơn hàng và mức độ tự động hóa khác nhau, và việc so sánh thường không mang lại kết quả thực tế. Con số của chính bạn từ quý trước mới là con số quan trọng.

Theo dõi xu hướng, không phải một điểm dữ liệu đơn lẻ. Độ chính xác lấy hàng của một tháng là nhiễu. Ba tháng liên tục đi theo một hướng mới là tín hiệu.

Kết hợp các chỉ số đối nghịch nhau. Số lần lấy hàng mỗi giờ và độ chính xác khi lấy hàng. Tận dụng kho bãi và thời gian di chuyển lấy hàng. Chi phí trên mỗi đơn hàng và xuất hàng đúng hạn. Bất kỳ chỉ số nào được theo dõi đơn lẻ cuối cùng cũng sẽ được tối ưu hóa bằng cách đánh đổi một thứ gì đó mà bạn quên đo lường.

Gán trách nhiệm cho từng chỉ số. Một KPI thuộc về tất cả mọi người thì không thuộc về ai cả, và nó sẽ chỉ được thảo luận thay vì được giải quyết.

Hãy trung thực về chất lượng dữ liệu. Nếu WMS của bạn ghi lại thời gian nhập kho khi giấy tờ được hoàn tất thay vì khi hàng thực sự vào vị trí, thì con số “từ bến bãi đến kho” của bạn đang đo lường công tác hành chính, không phải hoạt động thực tế.

Tìm hiểu sâu hơn

Một số chỉ số ở trên có đủ nội dung để cần một hướng dẫn riêng. Nếu một trong số này là con số bạn đang cố gắng cải thiện:

• Vòng quay hàng tồn kho — công thức, các yếu tố thúc đẩy và lý do tại sao một con số “tốt” lại phụ thuộc vào từng ngành.
• Hao hụt hàng tồn kho — nguyên nhân, cách tính và những gì thực sự giúp giảm thiểu nó.
• Kiểm kê vòng quay (Cycle counting) — cách thực hiện kiểm kê mà không cần dừng hoạt động kho.
• Chi phí lưu kho — các thành phần mà hầu hết các đơn vị vận hành thường quên tính đến.
• Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng (Fill rate) và OTIF — hai chỉ số dịch vụ mà khách hàng chú ý đầu tiên.
• Tỷ lệ bán hàng (Sell-through rate) và GMROI — để gắn kết các quyết định về hàng tồn kho với biên lợi nhuận.
• Hết hàng (Stockouts), hàng tồn kho an toàn và điểm đặt hàng lại — khía cạnh sẵn có của cùng một vấn đề.
• Dự báo nhu cầu — vì hầu hết các vấn đề về tỷ lệ đáp ứng đơn hàng bắt nguồn từ đây thay vì trong kho.

Tóm tắt trong một dòng

Theo dõi một vài KPI cho mỗi quy trình, đo lường chúng theo cùng một cách mỗi lần, so sánh với lịch sử của chính bạn và luôn kết hợp một chỉ số về tốc độ với một chỉ số về độ chính xác.

Các câu hỏi thường gặp

Chúng ta nên theo dõi bao nhiêu KPI kho bãi? Từ bốn đến tám cho quản lý hàng ngày, một hoặc hai cho mỗi quy trình chính. Các đơn vị vận hành lớn hơn theo dõi nhiều hơn ở cấp độ nhóm, nhưng việc đánh giá quản lý nên đủ ngắn gọn để mọi con số đều được thảo luận.

Tỷ lệ chính xác khi lấy hàng bao nhiêu là tốt? Hầu hết các đơn vị vận hành đo lường nhất quán đều báo cáo con số ở mức trên 90%. Câu hỏi hữu ích hơn là một lỗi lấy hàng khiến bạn tốn bao nhiêu chi phí — khi biết điều đó, bạn có thể tính toán xem mức độ chính xác nào đáng để đầu tư.

KPI kho bãi nên được xem xét bao lâu một lần? Hàng tuần cho các chỉ số vận hành như độ chính xác và xuất hàng đúng hạn; hàng tháng cho các chỉ số chi phí và hàng tồn kho, vì chúng biến động quá chậm để việc xem xét hàng tuần có ý nghĩa.

Sự khác biệt giữa KPI kho bãi và chỉ số kho bãi là gì? Một chỉ số là bất cứ thứ gì bạn có thể đo lường. Một KPI là một chỉ số mà bạn đã quyết định quản lý dựa trên đó, với mục tiêu và người chịu trách nhiệm cụ thể. Mọi KPI đều là chỉ số; nhưng hầu hết các chỉ số không nên là KPI.

KPI kho bãi nào quan trọng nhất? Nếu bạn chỉ có thể chọn một, đó là tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo (perfect order rate), vì nó kết hợp sự đầy đủ, thời gian, tình trạng và giấy tờ thành thứ mà khách hàng thực sự trải nghiệm. Nếu bạn có thể chọn hai, hãy thêm độ chính xác của hồ sơ tồn kho, vì hầu hết các con số khác đều phụ thuộc vào việc dữ liệu tồn kho của bạn có chính xác hay không.

KPI kho bãi có áp dụng cho các đơn vị vận hành nhỏ không? Có, và chúng thường dễ thực hiện hơn vì mối liên hệ giữa con số và nguyên nhân ngắn hơn. Một đơn vị nhỏ thường có thể bỏ qua bảng điều khiển phức tạp và chỉ cần theo dõi bốn con số trong bảng tính.

Viết bởi

↑ Về đầu trang

Warehouse Wise

Warehouse Wise là thư viện miễn phí, độc lập cung cấp các hướng dẫn về quản lý hàng tồn kho, kho bãi và thực hiện đơn hàng, được viết dành cho những người trực tiếp làm công việc này — bao gồm nhân viên kho và quản lý hàng tồn kho mới, các doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử từ quy mô nhỏ đến đang phát triển, cùng bất kỳ ai lưu trữ hàng hóa và muốn hiểu rõ về nghiệp vụ này. Mỗi hướng dẫn đều giải thích thuật ngữ, đưa ra ví dụ thực tế với các số liệu cụ thể và đi thẳng vào vấn đề. Chúng tôi hoạt động độc lập: chúng tôi không bán phần mềm hay thiết bị, không nhận hoa hồng từ việc giới thiệu và các hướng dẫn của chúng tôi không bị xếp hạng dựa trên bất kỳ khoản phí nào.