Kiểm soát hàng tồn kho là đảm bảo rằng số lượng hàng hóa bạn đang nắm giữ nằm đúng vị trí như hồ sơ ghi chép, ở đúng tình trạng như hồ sơ mô tả và với số lượng chính xác như hồ sơ đã ghi.
Đây là một nửa công việc mang tính vận hành và chuyên biệt hơn trong quản lý hàng tồn kho. Quản trị hàng tồn kho quyết định nên mua gì và lưu trữ bao nhiêu. Kiểm soát hàng tồn kho đảm nhận việc quản lý những gì đã nhập kho.
Sự phân biệt này nghe có vẻ mang tính lý thuyết nhưng lại có hệ quả thực tế: hầu hết các doanh nghiệp tin rằng họ đang gặp vấn đề về quản trị hàng tồn kho thực chất lại đang gặp vấn đề về kiểm soát hàng tồn kho. Các điểm đặt hàng lại tinh vi được tính toán từ những số liệu tồn kho sai lệch sẽ dẫn đến việc đặt hàng sai số lượng với độ chính xác rất cao.
Kiểm soát hàng tồn kho so với quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho mang tính định hướng tương lai và thương mại. Bao gồm: nên lưu trữ mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu, khi nào đặt hàng lại, chọn nhà cung cấp nào, mức độ dịch vụ ra sao. Nó giải quyết các vấn đề về dự báo và ra quyết định.
Kiểm soát hàng tồn kho mang tính hiện tại và vận hành. Bao gồm: hàng ở đâu, có bao nhiêu, tình trạng thế nào, ai đã di chuyển hàng. Nó giải quyết các vấn đề về hồ sơ và thực tế vật lý.
Một sự phân chia cụ thể:
- Quyết định lưu trữ lượng hàng đủ dùng trong sáu tuần — quản trị.
- Biết rằng hiện tại bạn có 1.847 đơn vị và con số 1.847 đó là chính xác — kiểm soát.
- Chọn một nhà cung cấp có thời gian chờ ngắn hơn — quản trị.
- Phát hiện 40 đơn vị bị hư hỏng do va chạm trên kệ và điều chỉnh hồ sơ — kiểm soát.
Kiểm soát luôn đi trước trong bất kỳ nỗ lực cải tiến nào. Các quyết định quản trị chỉ tốt khi dữ liệu nền tảng chính xác, và dữ liệu đó chính là kết quả của quá trình kiểm soát.
Kiểm soát hàng tồn kho bao gồm những gì
Ghi lại mọi chuyển động. Nhập kho, cất hàng, lấy hàng, luân chuyển, điều chỉnh, trả hàng, xóa sổ. Một chuyển động xảy ra trên thực tế mà không được ghi lại chính là nguồn gốc của sự sai lệch, và mọi sai lệch đều sẽ lộ diện vào một thời điểm nào đó.
Kỷ luật vị trí. Mỗi mặt hàng đều có một vị trí xác định và hệ thống phải nắm rõ điều đó. Nếu không có điều này, việc nói “chúng ta có 200 cái” chỉ hữu ích nếu ai đó có thể tìm thấy chúng trong một khoảng thời gian hợp lý.
Kiểm kê. Kiểm kê vòng xoay liên tục hoặc kiểm kê toàn bộ định kỳ để đối chiếu hồ sơ với thực tế vật lý.
Điều tra sai lệch. Không chỉ đơn thuần là điều chỉnh chúng. Một sự điều chỉnh chỉ sửa lại con số; một cuộc điều tra sẽ tìm ra lỗi quy trình đã tạo ra con số sai đó.
Quản lý tình trạng hàng hóa. Hàng hư hỏng, hàng chờ xử lý, hàng hết hạn và hàng trả về phải được tách biệt khỏi hàng có thể bán được và phải hiển thị rõ ràng tình trạng đó.
Kiểm soát quyền truy cập. Ai có thể di chuyển hàng, ai có thể điều chỉnh hồ sơ, và phải có nhật ký ghi lại ai đã làm gì. Việc trao quyền điều chỉnh cho tất cả mọi người sẽ tạo ra những sổ sách cân đối nhưng kệ hàng thì không.
Luân chuyển hàng hóa. FIFO hoặc FEFO, được thực thi bằng cách bố trí kho thay vì chỉ bằng hướng dẫn.
Báo cáo. Độ chính xác, tuổi hàng, khối lượng và lý do điều chỉnh, tỷ lệ hao hụt.
Tại sao kiểm soát hàng tồn kho lại quan trọng
Câu trả lời ngắn gọn là kiểm soát nằm giữa hai chi phí đối lập. Quá ít hàng dẫn đến hết hàng — mất doanh số, khách hàng thất vọng, tốn chi phí vận chuyển nhanh để bù đắp. Quá nhiều hàng sẽ làm ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn, vì mỗi đơn vị hàng trên kệ là tiền bạn không thể dùng cho việc khác. Kiểm soát là thứ cho phép bạn cân bằng giữa hai thái cực này một cách chủ động thay vì ngẫu nhiên, và nó chỉ hiệu quả nếu các con số là sự thật.
Mọi thứ ở hạ nguồn đều phụ thuộc vào nó. Điểm đặt hàng lại, tồn kho an toàn, dự báo, cam kết ngày giao hàng cho khách — tất cả đều tính toán dựa trên số liệu tồn kho của bạn.
Dữ liệu sai gây ra những thất bại rõ ràng. Một đơn hàng được chấp nhận dựa trên lượng hàng ảo sẽ trở thành một đơn hàng thiếu, một lời xin lỗi và đôi khi là mất khách hàng. Khách hàng trải nghiệm sự thất bại trong khâu thực hiện đơn hàng; nguyên nhân là do sự thất bại trong khâu kiểm soát từ nhiều tuần trước đó.
Đây là nơi hao hụt lộ diện. Trộm cắp, hư hỏng, lấy sai hàng không được sửa chữa, lỗi hành chính. Bạn không thể giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong số đó nếu không biết nó đang xảy ra.
Nó bảo vệ vốn lưu động. Hàng hóa không tìm thấy sẽ bị đặt mua lại. Các đơn vị vận hành có khâu kiểm soát kém thường xuyên phải lưu trữ trùng lặp lượng hàng mà họ vốn đã có.
Kiểm toán và tuân thủ. Định giá hàng tồn kho ảnh hưởng đến sổ sách kế toán. Trong các ngành được quản lý chặt chẽ, khả năng truy xuất nguồn gốc theo lô là yêu cầu pháp lý chứ không chỉ là thông lệ tốt.
Các kỹ thuật cốt lõi
Kiểm kê vòng xoay. Kiểm kê một phần liên tục thay vì đóng cửa kiểm kê hàng năm. Kiểm kê các mặt hàng giá trị cao và luân chuyển nhanh thường xuyên hơn. Lợi ích là tốc độ phát hiện — một lỗi tìm thấy vào thứ Ba có thể truy vết được; cùng lỗi đó nếu tìm thấy sau mười một tháng thì chỉ còn là một con số.
Kiểm kê theo vị trí, không phải theo tổng số lượng SKU. Một sản phẩm có thể khớp hoàn hảo về tổng thể nhưng lại sai lệch ở hai vị trí bù trừ cho nhau, và hai vị trí đó vẫn gây ra lỗi lấy hàng.
Quét mã vạch tại điểm di chuyển. Nhập liệu thủ công là nơi phát sinh hầu hết các lỗi. Quét mã với chữ số kiểm tra giúp giảm thiểu lỗi theo cấp số nhân. Điều kiện quan trọng: quét tại bàn làm việc sau đó hai mươi phút sẽ làm phát sinh lại tất cả những lỗi mà bạn đang cố gắng loại bỏ.
Tồn kho vĩnh viễn. Hồ sơ cập nhật ngay tại thời điểm giao dịch thay vì định kỳ.
Vị trí được xác định và dán nhãn. Lối đi, dãy kệ, tầng, vị trí. Một sơ đồ logic thay vì sơ đồ chỉ những nhân viên lâu năm mới giải mã được.
Khu vực tách biệt cho hàng nhập, hàng chờ xử lý, hàng trả về và hàng hư hỏng, để hàng chưa kiểm tra không thể bị lấy đi.
Kiểm soát điều chỉnh. Hạn chế người có quyền thay đổi số liệu tồn kho, yêu cầu mã lý do và xem xét các điều chỉnh thường xuyên. Khối lượng điều chỉnh tăng lên là một triệu chứng đáng để điều tra trước khi việc kiểm kê xác nhận điều đó.
Theo dõi theo lô và số sê-ri ở những nơi hàng hóa yêu cầu.
Nỗ lực dựa trên ABC. Kiểm kê và kiểm soát chặt chẽ các mặt hàng A, nới lỏng với mặt hàng C. Sự chú ý ngang bằng cho toàn bộ danh mục đồng nghĩa với việc thiếu sự chú ý vào các sản phẩm quan trọng.
Các hệ thống bạn có thể sử dụng
Kiểm soát hàng tồn kho hoạt động ở mọi cấp độ tinh vi. Điều thay đổi là mức độ kỷ luật thủ công mà nó đòi hỏi.
Kiểm kê thủ công và trí nhớ. Không có hồ sơ nào ngoài những gì một người có thể nhìn thấy trên kệ. Khả thi cho một hoạt động quy mô một phòng với vài dòng sản phẩm và không có gì khác. Nó sẽ thất bại ngay khi có hai người cùng đưa ra quyết định về hàng tồn kho, vì không ai biết người kia đã di chuyển những gì.
Thẻ kho. Một thẻ cho mỗi sản phẩm hoặc mỗi vị trí, được cập nhật bằng tay tại mỗi lần di chuyển. Dù bị coi là lỗi thời nhưng vẫn được sử dụng trong nhiều cửa hàng và xưởng sản xuất vì nó rẻ, không cần điện và đặt hồ sơ ngay cạnh hàng hóa. Điểm yếu là nó ghi lại chuyển động mà không kiểm tra, vì vậy một lần lấy hàng không ghi chép sẽ không để lại dấu vết nào.
Bảng tính (Spreadsheets). Điểm khởi đầu phổ biến nhất cho các doanh nghiệp đang phát triển. Thực sự có khả năng ở quy mô nhỏ, nhưng giới hạn sẽ đến sớm hơn dự kiến: chỉ một người có thể chỉnh sửa tại một thời điểm, không có dấu vết kiểm toán đáng tin cậy, và một công thức nhập sai duy nhất sẽ lan truyền lỗi âm thầm. Hầu hết các hoạt động sẽ vượt quá khả năng của bảng tính khi đạt đến vài trăm SKU hoặc khi hai vị trí cần nhìn thấy cùng một con số.
Phần mềm quản lý kho hoặc hàng tồn kho. Hồ sơ cập nhật ngay khi giao dịch xảy ra, nhiều người dùng làm việc đồng thời, các chuyển động có dấu vết kiểm toán, và việc quét mã đưa dữ liệu trực tiếp vào hệ thống. Chi phí nằm ở kỷ luật thiết lập — phần mềm áp dụng cho các vị trí không xác định và quy trình không đáng tin cậy sẽ tạo ra các con số sai lệch nhanh hơn cả bảng tính.
Sự tiến bộ ít quan trọng hơn sự phù hợp. Một doanh nghiệp với 80 SKU sử dụng bảng tính được quản lý tốt sẽ có khả năng kiểm soát tốt hơn một doanh nghiệp với 4.000 SKU sử dụng phần mềm mà không ai cập nhật tại điểm di chuyển.
Kiểm kê định kỳ và kiểm kê thường xuyên trong thực tế
Một sự phân biệt khác giữa các hệ thống là thời điểm cập nhật dữ liệu.
Periodic (Định kỳ) nghĩa là số liệu tồn kho được xác lập thông qua việc kiểm đếm theo các khoảng thời gian — hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Giữa các lần kiểm đếm, số liệu ghi nhận chỉ là ước tính dựa trên các giao dịch mua và bán. Phương pháp này đơn giản và ít tốn kém hơn, nhưng đồng nghĩa với việc trong phần lớn thời gian của năm, bạn không thực sự biết mình đang nắm giữ bao nhiêu hàng.
Perpetual (Thường xuyên) nghĩa là mọi giao dịch nhập, xuất, luân chuyển và điều chỉnh đều cập nhật vào hồ sơ ngay khi xảy ra. Bạn có số liệu thực tế tại bất kỳ thời điểm nào, đây chính là yếu tố giúp các điểm tái đặt hàng, cam kết về khả năng cung ứng và bổ sung hàng tự động trở nên khả thi.
Hồ sơ Perpetual vẫn cần phải kiểm đếm. Dữ liệu có thể sai lệch so với thực tế do lấy hàng nhầm, hư hỏng, mất cắp và nhập liệu sai, và kiểm kê vòng đời (cycle counting) chính là cách để đối chiếu hai số liệu này lại với nhau. Một kho vận hành theo phương pháp Perpetual mà không thực hiện kiểm đếm sẽ có số liệu trực tuyến nhưng không thể biết được số liệu đó có chính xác hay không.
Mã vạch và RFID
Lớp công nghệ này tồn tại vì một lý do duy nhất: loại bỏ sự can thiệp của con người trong quá trình luân chuyển hàng hóa.
Barcodes (Mã vạch) mã hóa một định danh mà máy quét có thể đọc trong tích tắc, với một chữ số kiểm tra giúp loại bỏ các kết quả đọc sai thay vì chấp nhận một kết quả sai. Tỷ lệ lỗi khi quét mã vạch là khoảng một phần vài triệu ký tự, so với tỷ lệ gần một phần ba trăm khi nhập liệu thủ công. Mã vạch rất rẻ — một nhãn in gần như không tốn chi phí — và chúng yêu cầu phải có tầm nhìn thẳng và quét từng mặt hàng một.
RFID sử dụng các thẻ vô tuyến có thể đọc được mà không cần tầm nhìn thẳng, thường đọc được nhiều thẻ cùng lúc. Một pallet có thể được quét khi đi qua cổng; một kệ hàng có thể được kiểm đếm chỉ bằng cách đi ngang qua. Điều này thay đổi tính thực tiễn: kiểm đếm toàn bộ vị trí chỉ trong vài phút thay vì vài giờ, và tự động phát hiện hàng hóa bị đặt sai vị trí.
Các đánh đổi rất rõ ràng. Thẻ RFID có chi phí cao hơn đáng kể so với nhãn in, vì vậy RFID phát huy hiệu quả trên các mặt hàng giá trị cao, trên các thùng chứa tái sử dụng, hoặc khi tốc độ kiểm đếm chính là lợi ích cốt lõi. Kim loại và chất lỏng gây nhiễu tín hiệu đọc. Và một cổng đọc tất cả mọi thứ trong phạm vi sẽ đọc luôn cả pallet ở lối đi bên cạnh, đây là vấn đề về cấu hình chứ không phải lỗi kỹ thuật.
Hầu hết các kho vận hành sử dụng mã vạch làm chủ đạo và RFID cho một số khu vực chọn lọc (nếu có). Quyết định ở đây không phải là công nghệ nào tốt hơn mà là liệu thời gian kiểm đếm tiết kiệm được nhờ RFID có giá trị hơn chi phí của thẻ hay không, và đối với phần lớn hàng hóa thông thường thì hiện tại vẫn chưa đạt được điều đó.
Đo lường kiểm soát hàng tồn kho
Inventory record accuracy (IRA) — tỷ lệ các vị trí được kiểm đếm khớp hoàn toàn với dữ liệu.
IRA = (số vị trí khớp hoàn toàn ÷ tổng số vị trí đã kiểm đếm) × 100
Tính theo vị trí, không phải đơn vị sản phẩm, và phải khớp hoàn toàn, không tính các trường hợp gần đúng. Các kho đo lường bằng đơn vị sản phẩm hoặc cho phép sai số thường báo cáo những con số đẹp đẽ nhưng không dự báo được các lỗi lấy hàng.
Shrinkage (Hao hụt) — lượng hàng mất mát tính theo tỷ lệ so với lượng hàng bạn đáng lẽ phải có.
Shrinkage = ((giá trị sổ sách − giá trị kiểm kê thực tế) ÷ giá trị sổ sách) × 100
Adjustment volume and reasons (Khối lượng và lý do điều chỉnh) — số lượng các điều chỉnh và nguyên nhân. Các mã lý do là nơi các lỗi trong quy trình tự bộc lộ.
Count coverage (Độ bao phủ kiểm kê) — tỷ lệ các vị trí được kiểm đếm trong một kỳ. Độ chính xác cao từ việc kiểm đếm 5% vị trí không có ý nghĩa bằng độ chính xác trung bình từ việc kiểm đếm 80% vị trí.
Dead and ageing stock (Hàng tồn kho chết và hàng tồn kho lâu ngày) — được báo cáo tách biệt với định giá, vì phương pháp tính giá FIFO làm cho hàng cũ trông có vẻ rẻ hơn khi xóa sổ so với chi phí thay thế chúng.
Hãy theo dõi xu hướng thay vì chỉ nhìn vào một thời điểm. Số liệu chính xác của một tháng đơn lẻ chỉ là nhiễu; ba tháng liên tiếp đi theo một hướng mới là tín hiệu cần quan tâm.
Các chỉ số lập kế hoạch bổ trợ
Các chỉ số đo lường độ chính xác cho bạn biết hồ sơ của bạn có đúng hay không. Một bộ chỉ số thứ hai sử dụng các hồ sơ đó để quyết định lượng hàng cần giữ và thời điểm mua — và chúng chỉ hiệu quả khi dữ liệu nền tảng chính xác.
Reorder point (Điểm tái đặt hàng) — mức tồn kho kích hoạt việc mua hàng. Đây là nhu cầu dự kiến trong thời gian chờ của nhà cung cấp, cộng với một lượng dự phòng:
Reorder point = (nhu cầu trung bình hàng ngày x thời gian chờ tính bằng ngày) + tồn kho an toàn
Hãy tính thời gian chờ từ 20 lần nhập hàng gần nhất thay vì từ thông tin nhà cung cấp báo giá. Khoảng cách giữa hai con số này là nguyên nhân phổ biến và hoàn toàn có thể tránh được dẫn đến tình trạng hết hàng.
Economic order quantity (EOQ) (Số lượng đặt hàng kinh tế) — quy mô đơn hàng giúp tối thiểu hóa chi phí kết hợp giữa đặt hàng và lưu kho:
EOQ = căn bậc hai của ((2 x nhu cầu hàng năm x chi phí mỗi đơn hàng) / chi phí lưu kho hàng năm trên mỗi đơn vị)
Hãy coi đây là một công cụ kiểm tra cảm tính thay vì một chỉ dẫn bắt buộc. Công thức này giả định nhu cầu ổn định và chi phí đặt hàng cố định, cả hai điều này hiếm khi đúng hoàn toàn, nhưng nó hữu ích để chỉ ra khi nào quy mô đơn hàng hiện tại của bạn đang sai lệch quá mức.
Inventory turnover (Vòng quay hàng tồn kho) — số lần bạn bán hết lượng hàng tồn kho trung bình trong một năm:
Turnover = giá vốn hàng bán / giá trị tồn kho trung bình
Vòng quay tăng cùng với dịch vụ ổn định nghĩa là hàng tồn kho đang được khai thác hiệu quả. Vòng quay tăng đi kèm với khả năng cung ứng giảm nghĩa là hàng tồn kho đang bị cắt giảm quá mức, đó là lý do tại sao không bao giờ nên đọc chỉ số này một cách độc lập.
Days of cover (Số ngày đảm bảo) — cùng một chỉ số nhưng được biểu thị bằng thời gian, điều mà hầu hết mọi người thấy dễ hành động hơn: tồn kho trung bình chia cho mức sử dụng trung bình hàng ngày. 12 ngày đảm bảo so với thời gian chờ 14 ngày là một vấn đề bạn có thể thấy ngay lập tức.
Không chỉ số nào trong số này có ý nghĩa nếu độ chính xác hồ sơ của bạn kém. Một điểm tái đặt hàng được tính từ con số sai lệch 12% thời gian sẽ kích hoạt sai thời điểm 12% thời gian.
Điều tra sự sai lệch đúng cách
Sự khác biệt giữa một kho có độ chính xác cải thiện và một kho có độ chính xác dậm chân tại chỗ nằm gần như hoàn toàn ở những gì xảy ra sau khi kiểm kê phát hiện sai sót.
Kiểm đếm lại trước khi điều chỉnh. Lần kiểm đếm thứ hai thường xuyên cho kết quả khác với lần đầu hơn mọi người nghĩ. Điều chỉnh dựa trên một lần kiểm đếm duy nhất sẽ tạo ra các sai sót tích tụ vào hồ sơ.
Kiểm tra các nguyên nhân vật lý rõ ràng. Hàng ở vị trí lân cận, pallet đặt nhầm một khoang, hàng trong khu vực trả hàng, một thùng hàng bị mở và lấy lẻ mà phần còn lại không được ghi nhận. Một tỷ lệ lớn các mất mát rõ ràng thực chất là do đặt nhầm vị trí, và chúng được giải quyết bằng cách tìm kiếm thay vì điều chỉnh hồ sơ.
Đọc lịch sử giao dịch. Hầu hết các hệ thống đều ghi lại mọi chuyển động tại một vị trí kèm theo dấu thời gian và người thực hiện. Truy ngược từ lần kiểm kê đúng gần nhất thường xác định được giao dịch khiến số liệu bị sai lệch.
Phân loại nguyên nhân. Lấy nhầm, lỗi nhập hàng, chuyển động không ghi nhận, hư hỏng, mất cắp, lỗi nhập liệu, lỗi hệ thống. Hãy sử dụng danh sách cố định thay vì văn bản tự do, vì văn bản tự do không thể thống kê được.
Tìm kiếm mô hình, không phải sự kiện đơn lẻ. Một sự sai lệch đơn lẻ chỉ là nhiễu. Hai mươi sự sai lệch trong đó mười bốn là lỗi nhập hàng từ một nhà cung cấp là một phát hiện mà bạn có thể hành động.
Điều chỉnh sau cùng, và ghi lại người phê duyệt. Việc điều chỉnh là bước kết thúc, không phải là phản ứng đầu tiên.
Việc này tốn thời gian hơn so với việc điều chỉnh ngay, đó chính là lý do tại sao nó thường bị bỏ qua khi kho bận rộn. Giải pháp thỏa hiệp hiệu quả là điều tra mọi sai lệch trên một ngưỡng giá trị nhất định và lấy mẫu kiểm tra đối với các sai lệch nhỏ hơn, thay vì cố gắng điều tra toàn bộ mọi sai lệch để rồi âm thầm từ bỏ quy trình này chỉ trong vòng một tháng.
Ai nên chịu trách nhiệm kiểm soát hàng tồn kho
Độ chính xác thường không phải là công việc của ai cả trong các hoạt động đang gặp khó khăn, và là công việc cụ thể của một ai đó trong các hoạt động vận hành hiệu quả.
Kho hàng chịu trách nhiệm về thực tế vật lý. Lấy hàng chính xác, cất hàng vào đúng vị trí, ghi lại các biến động ngay khi chúng xảy ra, gắn cờ báo lỗi cho hàng hư hỏng thay vì che giấu chúng.
Một nhân viên kiểm soát hàng tồn kho được chỉ định chịu trách nhiệm về hồ sơ. Thực hiện chương trình kiểm kê vòng đời (cycle count), điều tra các sai lệch, duy trì dữ liệu vị trí, báo cáo độ chính xác. Trong một hoạt động quy mô nhỏ, đây là một phần vai trò của ai đó thay vì là một vị trí toàn thời gian, nhưng cần phải được chỉ định rõ ràng.
Ban quản lý chịu trách nhiệm về các điều kiện. Thời gian kiểm kê đầy đủ, quyền điều chỉnh bị hạn chế và một văn hóa nơi việc báo cáo sai sót được coi trọng hơn là che giấu. Điểm cuối cùng này mang lại hiệu quả cho độ chính xác cao hơn bất kỳ kỹ thuật nào. Khi một lỗi được tìm thấy mà bị coi là thất bại cần phải trừng phạt, các lỗi sẽ không còn được tìm thấy nữa — chúng chỉ đơn giản tích tụ cho đến khi đợt kiểm kê hàng năm phát hiện ra tất cả cùng một lúc, đến lúc đó thì không thể truy xuất nguồn gốc được nữa.
Hai cách sắp xếp cần tránh. Người lấy hàng tự kiểm kê các vị trí của chính mình sẽ có xung đột lợi ích rõ ràng khi một sai lệch có thể làm lộ lỗi của chính họ. Và quyền điều chỉnh không hạn chế có nghĩa là một sai lệch có thể được giải quyết bởi bất kỳ ai tìm thấy nó, một cách âm thầm, điều này làm mất hoàn toàn tín hiệu cảnh báo.
Các lỗi kiểm soát hàng tồn kho phổ biến
Điều chỉnh mà không điều tra. Cách nhanh nhất để làm cho các con số khớp nhau trong khi vấn đề cốt lõi vẫn tồn tại. Mọi điều chỉnh đáng kể đều phải đi kèm với mã lý do, và các lý do này cần được xem xét lại.
Kiểm kê theo SKU thay vì theo vị trí. Che giấu các lỗi bù trừ, đây chính là những lỗi gây ra việc lấy hàng sai.
Nhập dữ liệu chậm trễ. Các biến động được ghi lại sau đó, từ trí nhớ hoặc một tờ giấy ghi chú nguệch ngoạc. Mỗi giờ trì hoãn đều làm tăng thêm sai sót.
Quyền điều chỉnh không hạn chế. Nếu bất kỳ ai cũng có thể thay đổi số liệu tồn kho, các sai lệch sẽ được sửa chữa âm thầm thay vì được điều tra, và tín hiệu cảnh báo sẽ biến mất.
Không phân loại hàng trả về. Hàng trả về được đưa thẳng trở lại kệ mà không qua kiểm tra đồng nghĩa với việc hàng không thể bán được sẽ bị lấy và xuất đi lần nữa.
Chỉ kiểm kê vào cuối năm. Đến lúc đó, các sai sót đã tồn tại hàng tháng trời, không thể truy xuất và đủ lớn để làm sai lệch sổ sách kế toán.
Coi hệ thống là chân lý. Hệ thống chỉ lưu giữ những gì nó được nhập vào. Kiểm kê là việc cho bạn biết liệu dữ liệu đó có được nhập chính xác hay không.
Xây dựng chương trình kiểm soát từ con số không
Nếu độ chính xác hiện chưa được biết hoặc được biết là kém, quy trình hiệu quả sẽ là:
Thiết lập mức cơ sở. Kiểm kê một mẫu đại diện các vị trí và tính toán độ chính xác một cách trung thực. Nó có thể sẽ tệ hơn dự kiến. Hãy ghi lại nó, vì nếu không có số liệu ban đầu, sẽ không ai có thể chứng minh được nỗ lực sau này có hiệu quả hay không.
Sắp xếp vị trí trước khi kiểm kê. Mỗi mặt hàng cần một vị trí xác định, được dán nhãn. Việc kiểm kê một kho hàng nơi hàng hóa nằm bất cứ đâu có chỗ trống sẽ tạo ra những con số không ai có thể xử lý được, và bản thân việc kiểm kê sẽ mất thời gian gấp ba lần.
Ưu tiên áp dụng quét mã vạch khi nhập hàng. Nhập hàng là nơi các lỗi bắt đầu xâm nhập vào hệ thống và là nơi ít tốn kém nhất để ngăn chặn chúng. Một lỗi được phát hiện khi nhập hàng chỉ mất một phút; cùng lỗi đó nếu phát hiện khi lấy hàng sẽ dẫn đến một đơn hàng bị lỗi.
Sau đó quét mã vạch khi lấy hàng, kèm xác nhận vị trí. Quét sản phẩm cho bạn biết mặt hàng nào đã được lấy. Quét vị trí cho bạn biết nó được lấy từ đúng nơi, đây là cách phát hiện lỗi trước khi hàng rời khỏi kho.
Bắt đầu kiểm kê vòng đời (cycle count) chỉ với các mặt hàng nhóm A. Cố gắng bao phủ toàn bộ ngay lập tức là lý do khiến các chương trình kiểm kê bị bỏ dở ngay trong tuần bận rộn đầu tiên. Một chương trình nhỏ, bền vững sẽ tốt hơn một chương trình đầy tham vọng nhưng lại bị gián đoạn.
Thêm mã lý do vào các điều chỉnh và xem xét chúng hàng tháng ngay từ đầu, ngay cả khi khối lượng giao dịch còn nhỏ. Thói quen này dễ hình thành sớm hơn là áp dụng sau này.
Hạn chế quyền điều chỉnh khi quy trình đã ổn định. Làm việc này quá sớm, trước khi mọi người tin tưởng vào việc kiểm kê, thường dẫn đến các cách làm đối phó.
Thiết lập mức PAR cho vật tư tiêu hao. Đối với bao bì, nhãn mác và bất kỳ thứ gì được tiêu thụ thay vì bán, một mức tối thiểu-tối đa đơn giản cho mỗi vị trí — mức PAR — sẽ nhanh hơn so với việc tính toán đặt hàng lại đầy đủ và ngăn chặn vấn đề “hết hàng trong tủ văn phòng phẩm” khi phát hiện ra bạn đã hết hộp vào lúc bốn giờ chiều.
Báo cáo độ chính xác một cách trực quan. Một con số trên bảng mà cả nhóm có thể nhìn thấy sẽ thay đổi hành vi hiệu quả hơn so với một báo cáo được gửi cho ban quản lý.
Hãy dự kiến quá trình này mất vài quý thay vì vài tuần. Độ chính xác cải thiện dần dần vì đó là sự tích lũy của nhiều thay đổi quy trình nhỏ thay vì một sự can thiệp duy nhất, và lợi ích chủ yếu đến từ việc ngăn chặn lỗi ở khâu nhập hàng và lấy hàng thay vì tìm lỗi sau đó.
Ví dụ thực tế: một nhà bán lẻ nhỏ
Một doanh nghiệp bán đồ dùng nhà bếp trực tuyến. Khoảng 400 SKU, một đơn vị, hai nhân viên lấy hàng, hồ sơ được lưu trong hệ thống quản lý đơn hàng và không ai kiểm kê bất cứ thứ gì.
Triệu chứng. Khoảng một đơn hàng mỗi ngày bị thiếu hoặc giao trễ. Mỗi đơn hàng mất mười lăm phút dịch vụ khách hàng và đôi khi phải hoàn tiền. Không ai giải thích được tại sao, vì hệ thống báo rằng hàng vẫn còn trong kho.
Mức cơ sở. Họ kiểm kê 60 vị trí trên các dòng sản phẩm bán chạy nhất. Ba mươi tám vị trí khớp chính xác: độ chính xác hồ sơ tồn kho đạt 63%. Trong số 22 vị trí không khớp, 14 vị trí có số lượng ít hơn ghi chép và 8 vị trí có nhiều hơn — điều này ngay lập tức cho thấy đây là vấn đề quy trình chứ không phải trộm cắp, vì trộm cắp không tạo ra hàng dư thừa.
Những gì họ thay đổi, theo thứ tự.
Mỗi sản phẩm đều có một vị trí được dán nhãn — lối đi, dãy kệ, tầng kệ. Việc đó mất hai tuần và là phần việc lớn nhất.
Khâu nhập hàng bắt đầu quét mã vạch đối chiếu với đơn đặt hàng thay vì đánh dấu vào tờ giấy in. Hai tuần sau, các lỗi nhập hàng hầu như không còn xuất hiện trong các đợt kiểm kê.
Khâu lấy hàng chuyển sang quét vị trí và sản phẩm. Điều này giúp phát hiện lỗi phổ biến nhất của họ: lấy nhầm sản phẩm tương tự từ dãy kệ bên cạnh.
Họ bắt đầu kiểm kê 10 vị trí mỗi ngày đối với các mặt hàng nhóm A, mất khoảng hai mươi phút.
Các điều chỉnh được thêm mã lý do. Trong vòng một tháng, các mã này cho thấy 40% các lỗi điều chỉnh được ghi là “tìm thấy ở sai vị trí”, điều này chỉ thẳng về thời kỳ trước khi dán nhãn và một nhân viên đã cất hàng trả về mà không quét mã.
Sau một quý. Độ chính xác tại các vị trí được kiểm kê là 94%. Các đơn hàng thiếu đã giảm từ khoảng một đơn mỗi ngày xuống còn hai hoặc ba đơn mỗi tháng. Họ cũng tìm thấy khoảng 4.000 đô la hàng hóa mà họ đã đặt hàng lại vì trước đó không thể tìm thấy chúng.
Chi phí. Hai máy quét, một máy in nhãn, hai tuần dán nhãn và hai mươi phút mỗi ngày. Không có phần mềm mới nào được mua.
Điểm mấu chốt của ví dụ này là thứ tự thực hiện. Mỗi thay đổi đó đều ngăn chặn lỗi ngay tại thời điểm hàng hóa di chuyển. Không có thay đổi nào liên quan đến việc kiểm kê thường xuyên hơn, và việc kiểm kê họ thực hiện là để xác nhận rằng các biện pháp ngăn chặn đang hoạt động chứ không phải để tìm lỗi.
Tìm hiểu sâu hơn
- Quản lý hàng tồn kho là gì — lĩnh vực rộng lớn hơn mà chủ đề này nằm trong đó.
- Cách quản lý hàng tồn kho — quy trình từng bước.
- Kiểm kê vòng đời (cycle counting) — kỹ thuật xác minh chính.
- Hao hụt hàng tồn kho là gì — cái giá của việc kiểm soát kém.
- Kiểm kê định kỳ (stocktake) là gì — phương pháp thay thế định kỳ cho kiểm kê vòng đời.
- Quét mã vạch cho hàng tồn kho — công cụ ngăn chặn hầu hết các lỗi.
Thông điệp cốt lõi
Kiểm soát hàng tồn kho là việc giữ cho hồ sơ và kệ hàng của bạn khớp nhau — hãy kiểm kê theo vị trí thay vì tổng số lượng sản phẩm, quét mã tại điểm di chuyển và điều tra các sai lệch thay vì điều chỉnh chúng, bởi vì mọi thứ khác bạn làm với hàng tồn kho đều được tính toán dựa trên những con số này.
Các câu hỏi thường gặp
Kiểm soát hàng tồn kho là gì? Là hoạt động đảm bảo số lượng, vị trí và tình trạng của hàng hóa thực tế khớp với dữ liệu được ghi nhận. Hoạt động này bao gồm ghi chép luân chuyển hàng hóa, quản lý kỷ luật vị trí, kiểm kê, điều tra sai lệch và kiểm soát quyền truy cập.
Sự khác biệt giữa kiểm soát hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho là gì? Kiểm soát hàng tồn kho tập trung vào lượng hàng bạn đang có — hàng ở đâu, số lượng bao nhiêu và dữ liệu ghi nhận có chính xác hay không. Quản trị hàng tồn kho tập trung vào việc nên mua gì, lưu trữ bao nhiêu và khi nào cần đặt hàng lại. Kiểm soát hàng tồn kho tạo ra dữ liệu làm cơ sở cho các quyết định quản trị, đó là lý do tại sao các nỗ lực cải thiện nên bắt đầu từ đây thay vì chỉ tập trung vào các quy tắc đặt hàng.
Làm thế nào để cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho? Hãy quét mã tại thời điểm luân chuyển thay vì ghi chép sau, thực hiện kiểm kê theo vị trí thông qua chương trình kiểm kê vòng đời (cycle counting), hạn chế quyền điều chỉnh số liệu tồn kho, yêu cầu mã lý do cho các điều chỉnh và phân tích các mô hình từ những lý do đó thay vì chỉ sửa con số. Việc phòng ngừa ngay từ khâu nhập hàng và lấy hàng mang lại hiệu quả cao hơn so với việc phát hiện lỗi sau đó, vì một lỗi phát hiện tại khâu nhập hàng chỉ mất một phút để xử lý, trong khi lỗi tương tự phát hiện tại khâu xuất hàng sẽ dẫn đến đơn hàng bị hủy và phải xin lỗi khách hàng.
Chỉ số độ chính xác của hồ sơ tồn kho bao nhiêu là tốt? Các đơn vị vận hành thường xuyên kiểm kê thường đạt tỷ lệ trên 90% khi đo lường bằng sự khớp chính xác về vị trí. Dưới mức khoảng 95%, các tác động tiêu cực sẽ xuất hiện liên tục như thiếu hàng khi lấy, phải kiểm kê khẩn cấp và cam kết đơn hàng dựa trên số lượng hàng không có thực. Điều quan trọng hơn con số tuyệt đối là việc đo lường nhất quán theo vị trí thay vì theo đơn vị sản phẩm, và xu hướng cải thiện theo thời gian trong nhiều tháng thay vì biến động thất thường theo từng tháng.
Tôi nên kiểm kê hàng tồn kho bao lâu một lần? Nên thực hiện liên tục thông qua kiểm kê vòng đời thay vì chỉ kiểm kê hàng năm. Hãy kiểm kê các mặt hàng luân chuyển nhanh và giá trị cao hàng tháng hoặc thường xuyên hơn, các mặt hàng luân chuyển chậm và giá trị thấp một hoặc hai lần một năm. Kiểm kê toàn bộ hàng năm ngày càng ít được thực hiện, trừ khi kiểm toán viên yêu cầu cụ thể, vì phương pháp này thường phát hiện sai sót sau nhiều tháng, khi mà nguyên nhân gây ra lỗi đã không còn có thể truy vết được nữa.
Điều gì gây ra sai lệch hàng tồn kho? Lấy hàng sai, lỗi nhập hàng, các luân chuyển không được ghi nhận, hàng hư hỏng chưa được hủy bỏ, mất cắp và lỗi ghi chép do nhập liệu thủ công. Việc đặt nhầm vị trí cũng rất phổ biến và thường bị nhầm lẫn với mất mát — hàng hóa được đặt lệch một khoang kệ sẽ bị ghi nhận là thiếu ở vị trí cũ và không thể tìm thấy ở vị trí thực tế. Mã lý do cho các điều chỉnh sẽ giúp bạn xác định chính xác nguyên nhân, và phân bổ thực tế thường hiếm khi giống với những gì mọi người giả định trước khi đo lường.
Hàng tồn kho ảo (phantom inventory) là gì? Là hàng hóa mà hệ thống ghi nhận là có nhưng thực tế lại không có tại kho. Đây là dạng sai lệch gây thiệt hại nhất vì nó không thể nhìn thấy cho đến khi đơn hàng được xác nhận và nhân viên lấy hàng phát hiện ra vị trí trống. Nguyên nhân thường gặp là các luân chuyển không được ghi nhận, lỗi lấy hàng không được sửa chữa và hàng hư hỏng đã được xử lý vật lý nhưng chưa cập nhật trên hệ thống.
Tôi có cần phần mềm để kiểm soát hàng tồn kho không? Nếu quy mô rất nhỏ thì không cần, nhưng sự kết hợp giữa hồ sơ tồn kho liên tục và quét mã vạch là yếu tố loại bỏ hầu hết các lỗi thủ công, và điều đó cần một hệ thống. Thời điểm mà các bảng tính (spreadsheet) không còn hiệu quả thường là khi có nhiều hơn một người cùng cập nhật hoặc khi bạn bán hàng qua nhiều kênh phân phối.
Warehouse Wise là thư viện miễn phí, độc lập cung cấp các hướng dẫn về quản lý hàng tồn kho, kho bãi và thực hiện đơn hàng, được viết dành cho những người trực tiếp làm công việc này — bao gồm nhân viên kho và quản lý hàng tồn kho mới, các doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử từ quy mô nhỏ đến đang phát triển, cùng bất kỳ ai lưu trữ hàng hóa và muốn hiểu rõ về nghiệp vụ này. Mỗi hướng dẫn đều giải thích thuật ngữ, đưa ra ví dụ thực tế với các số liệu cụ thể và đi thẳng vào vấn đề. Chúng tôi hoạt động độc lập: chúng tôi không bán phần mềm hay thiết bị, không nhận hoa hồng từ việc giới thiệu và các hướng dẫn của chúng tôi không bị xếp hạng dựa trên bất kỳ khoản phí nào.