Chi phí lưu kho (carrying cost) — còn được gọi là chi phí nắm giữ (holding cost) — là tổng chi phí bạn phải bỏ ra để duy trì lượng hàng tồn kho trong một năm. Đây là tất cả những gì bạn chi tiêu vì hàng hóa đang nằm trong kho thay vì được bán đi: vốn bị chiếm dụng, không gian chiếm chỗ, chi phí xử lý và bảo hiểm, cùng với giá trị bị mất đi trong thời gian chờ đợi.
Chi phí này thường được thể hiện dưới dạng phần trăm của giá trị tồn kho bình quân, và con số phổ biến thường được sử dụng là 20–30% mỗi năm. Đây là con số mà hầu hết các doanh nghiệp chưa bao giờ tính toán nhưng lại là yếu tố âm thầm quyết định đến hầu hết các quyết định kinh doanh.
Tại sao việc không tính toán chi phí này lại là vấn đề
Hầu hết các quyết định mua hàng đều được đưa ra như thể việc lưu kho là miễn phí. Một nhà cung cấp đưa ra mức giá đơn vị tốt hơn khi mua gấp đôi số lượng, khoản tiết kiệm đó rất rõ ràng và tức thì, trong khi chi phí lưu giữ số hàng dư thừa đó trong mười một tháng lại không hề hiển hiện.
Khi đặt một con số cụ thể cho chi phí lưu kho, nhiều quyết định thường lệ sẽ thay đổi:
- Chiết khấu số lượng 4% cho lượng hàng sẽ nằm trong kho suốt một năm sẽ trở thành khoản lỗ khi áp dụng mức chi phí lưu kho 25%.
- Việc duy trì thêm một tháng hàng tồn kho an toàn (safety stock) trên một danh mục có mức giá hàng năm có thể tính toán được, và con số này có thể được cân đối với các trường hợp hết hàng (stockout) mà nó ngăn chặn.
- Việc thanh lý hàng tồn kho chết (deadstock) với mức chiết khấu lớn rõ ràng sẽ tốt hơn là tiếp tục lưu kho, vì việc giữ chúng sẽ tốn tiền mỗi tháng.
Đó chính là mục đích của thước đo này: nó chuyển đổi khái niệm “chúng ta có nhiều hàng tồn kho” thành một con số có thể so sánh với các yếu tố khác.
Bốn danh mục chi phí
1. Chi phí vốn. Số tiền bị chiếm dụng trong hàng tồn kho và không thể sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác. Đây thường là thành phần lớn nhất.
Cách định giá: sử dụng chi phí vay vốn nếu bạn đang sử dụng đòn bẩy tài chính, hoặc chi phí cơ hội — số tiền đó sẽ kiếm được bao nhiêu nếu đầu tư vào nơi khác trong doanh nghiệp — nếu bạn không vay. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, con số này nằm trong khoảng từ 5% đến 15% giá trị tồn kho, và đối với một doanh nghiệp đang bị hạn chế về tiền mặt, con số này cao hơn đáng kể vì mục đích sử dụng thay thế của số tiền đó chính là sự tăng trưởng.
2. Chi phí lưu trữ. Không gian mà hàng hóa chiếm dụng.
Tiền thuê hoặc lãi vay thế chấp phân bổ cho không gian lưu trữ, điện nước, sưởi ấm, chiếu sáng, làm lạnh (nếu có), khấu hao kệ hàng và thiết bị, bảo trì tòa nhà, an ninh và thuế tài sản (nếu có). Thông thường chiếm 2–8% giá trị tồn kho, và cao hơn nhiều đối với kho lạnh hoặc không gian đô thị đắt đỏ.
3. Chi phí dịch vụ. Chi phí để chăm sóc hàng hóa.
Bảo hiểm hàng hóa, chi phí nhân công xử lý cho việc cất hàng (putaway), di chuyển, kiểm đếm và bổ sung hàng, phần mềm quản lý tồn kho, kiểm kê vòng đời (cycle counting) và nhân công kiểm kê định kỳ, cùng bất kỳ loại thuế nào đánh vào hàng tồn kho. Thông thường chiếm 2–5%.
4. Chi phí rủi ro. Giá trị bị mất đi trong khi hàng hóa nằm trong kho.
Sự lỗi thời — sản phẩm bị cũ, bị thay thế hoặc hết mùa. Hư hỏng và hết hạn sử dụng. Sự hao hụt (shrinkage) do trộm cắp, hư hại và sai sót hành chính. Các đợt giảm giá để thanh lý hàng tồn kho lâu ngày. Thông thường chiếm 3–10%, và cao hơn nhiều đối với ngành thời trang, công nghệ và bất kỳ mặt hàng dễ hỏng nào.
Các danh mục này thường chồng chéo trong thực tế, và việc tách biệt chúng nhằm mục đích chẩn đoán. Một doanh nghiệp có chi phí vốn cao đang gặp vấn đề về tài chính; doanh nghiệp có chi phí rủi ro cao đang gặp vấn đề về mua hàng; doanh nghiệp có chi phí lưu trữ cao có thể chỉ đơn giản là đang thuê sai địa điểm.
Công thức tính chi phí lưu kho
% Chi phí lưu kho = (tổng chi phí lưu giữ hàng năm ÷ giá trị tồn kho bình quân) × 100
Tổng chi phí lưu giữ hàng năm là tổng của bốn danh mục nêu trên trong một năm.
Giá trị tồn kho bình quân là giá trị trung bình của hàng tồn kho được giữ theo giá vốn — lý tưởng nhất là trung bình của các giá trị chốt sổ hàng tháng thay vì một thời điểm duy nhất, vì một ảnh chụp nhanh duy nhất sẽ làm sai lệch các yếu tố mang tính mùa vụ.
Bạn cũng có thể thể hiện nó dưới dạng một con số tuyệt đối, điều này hữu ích hơn cho một sản phẩm đơn lẻ:
Chi phí lưu kho hàng năm trên mỗi đơn vị = giá vốn đơn vị × % chi phí lưu kho
Vì vậy, một mặt hàng giá $20 với tỷ lệ lưu kho 25% sẽ tốn $5 mỗi năm để lưu giữ. Con số trên mỗi đơn vị đó chính là đầu vào H trong công thức số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ), đây là một trong những lý do chính để tính toán nó một cách chính xác.
Ví dụ thực tế
Một nhà phân phối giữ mức tồn kho bình quân là $640,000 theo giá vốn trong suốt cả năm.
Bước một — chi phí vốn. Doanh nghiệp vay vốn với lãi suất 8% và hạn mức thấu chi là yếu tố hạn chế. Chi phí vốn = $640,000 × 8% = $51,200.
Bước hai — chi phí lưu trữ.
- Tiền thuê kho phân bổ cho lưu trữ (không bao gồm khu vực văn phòng và khu vực xuất hàng): $58,000
- Điện nước, sưởi ấm và chiếu sáng: $11,000
- Khấu hao kệ hàng và thiết bị: $9,000
- Bảo trì tòa nhà và an ninh: $7,000
Tổng chi phí lưu trữ = $85,000
Bước ba — chi phí dịch vụ.
- Bảo hiểm hàng hóa: $6,400
- Nhân công xử lý cho việc cất hàng, di chuyển và bổ sung: $34,000
- Nhân công kiểm đếm trong năm: $8,000
- Phần mềm quản lý tồn kho: $4,800
Tổng chi phí dịch vụ = $53,200
Bước bốn — chi phí rủi ro.
- Hàng hóa bị xóa sổ do lỗi thời trong năm: $19,000
- Giảm giá để thanh lý các dòng hàng cũ: $22,000
- Hao hụt xác định qua kiểm kê: $9,400
- Hư hỏng bị xóa sổ: $5,000
Tổng chi phí rủi ro = $55,400
Bước năm — cộng tổng các chi phí.
$51,200 + $85,000 + $53,200 + $55,400 = $244,800
Bước sáu — tính tỷ lệ phần trăm.
($244,800 ÷ $640,000) × 100 = 38.25%
Điều này cho thấy điều gì. Việc lưu giữ hàng tồn kho khiến doanh nghiệp này tốn hơn 38 xu mỗi năm cho mỗi đô la hàng tồn kho — cao hơn nhiều so với quy tắc chung 20–30%, và rất đáng để điều tra thay vì chấp nhận nó.
Nó tập trung ở đâu. Lưu trữ là thành phần lớn nhất với $85,000, và rủi ro đứng ngay sau đó với $55,400. Đặc biệt, con số rủi ro là vấn đề về mua hàng hơn là vấn đề về kho bãi: $41,000 cho sự lỗi thời và giảm giá trong một năm cho thấy các sản phẩm đang được mua với số lượng mà nhu cầu thực tế không hỗ trợ.
Nó giúp ích gì. Với con số 38% làm cơ sở, một nhà cung cấp đưa ra mức chiết khấu 5% cho việc mua gấp đôi số lượng có thể được đánh giá chính xác. Việc tăng gấp đôi đơn hàng và để hàng nằm trong kho thêm sáu tháng sẽ tốn khoảng 19% giá trị hàng hóa dưới dạng chi phí lưu kho so với khoản tiết kiệm 5% — vì vậy thương vụ này gây lỗ, điều mà trước khi tính toán không hề rõ ràng.
Tỷ lệ phần trăm chi phí lưu kho bao nhiêu là tốt?
Quy tắc chung thường được trích dẫn là 20–30% giá trị tồn kho bình quân mỗi năm. Nó xuất hiện xuyên suốt trong các tài liệu về chuỗi cung ứng, đây là một giả định khởi đầu hợp lý và là một phạm vi thay vì một mục tiêu cố định.
Các yếu tố thúc đẩy sự biến động:
- Mật độ giá trị sản phẩm. Hàng hóa giá trị cao trong các gói nhỏ có chi phí vốn cao và chi phí lưu trữ thấp. Hàng hóa cồng kềnh giá trị thấp thì ngược lại.
- Thời hạn sử dụng và rủi ro lỗi thời. Thời trang, công nghệ và hàng dễ hỏng có chi phí rủi ro cao hơn nhiều so với phần cứng hoặc phụ tùng thay thế.
- Môi trường lưu trữ. Kho lạnh tốn kém gấp nhiều lần so với không gian nhiệt độ thường trên mỗi mét khối.
- Chi phí vốn. Một doanh nghiệp dồi dào tiền mặt và một doanh nghiệp bị hạn chế tiền mặt sẽ tính toán chi phí vốn rất khác nhau trên cùng một lượng hàng tồn kho.
- Vị trí. Kho bãi trong đô thị đắt đỏ hơn đáng kể so với không gian ở ngoại ô.
Cách sử dụng điểm chuẩn. Nếu con số bạn tính toán gần mức 20%, bạn đang ở mức bình thường. Cao hơn 30% là tín hiệu cần xem xét các thành phần chi phí tập trung ở đâu. Dưới 15% thường có nghĩa là có thứ gì đó đã bị bỏ sót — thường là chi phí vốn, hoặc nhân công xử lý, hoặc các đợt giảm giá để thanh lý hàng cũ.
Và xu hướng quan trọng hơn mức độ. Một con số tăng dần qua từng năm đang cho bạn biết điều gì đó bất kể nó nằm ở đâu trong phạm vi này.
Tại sao chi phí lưu kho lại quan trọng
Nó làm giảm biên lợi nhuận một cách âm thầm. Không giống như chi phí mua hàng, chi phí lưu kho không bao giờ xuất hiện dưới dạng một mục riêng biệt. Nó bị phân tán vào tiền thuê kho, tiền lương, bảo hiểm, lãi suất và các khoản xóa sổ, đó chính là lý do tại sao nó thường bị đánh giá thấp.
Nó định giá cho câu hỏi về chiết khấu theo số lượng. Đây là ứng dụng hữu ích nhất và là yếu tố thay đổi hành vi mua hàng nhanh nhất.
Nó xác định quy mô cho quyết định về tồn kho an toàn. Nhiều hàng dự phòng hơn đồng nghĩa với khả năng cung ứng tốt hơn và một chi phí hàng năm có thể tính toán được. Nếu không có con số chi phí này, sự đánh đổi đó chỉ được thực hiện dựa trên cảm tính.
Nó là đầu vào cho EOQ. Công thức cho số lượng đặt hàng kinh tế cần chi phí lưu kho trên mỗi đơn vị mỗi năm, và một đầu vào ước tính sẽ tạo ra một kết quả ước tính.
Nó tạo cơ sở cho việc thanh lý hàng tồn kho dư thừa. Hàng tồn kho chết (deadstock) được giữ trong ba năm với mức phí 30% mỗi năm sẽ tiêu tốn số tiền tương đương với giá trị của chính nó. Nói cách khác, việc giảm giá mạnh ngay bây giờ rõ ràng tốt hơn là chờ đợi.
Nó biện minh cho việc đầu tư vào quy trình. Quét mã, dự báo tốt hơn và điểm đặt hàng lại chặt chẽ hơn đều giúp giảm tồn kho, và con số chi phí lưu kho chính là thứ chuyển đổi sự cắt giảm đó thành một con số mà bộ phận tài chính có thể ghi nhận.
Cách giảm chi phí lưu kho
Cải thiện dự báo nhu cầu. Dự báo tốt hơn đồng nghĩa với số lượng đặt hàng sát với nhu cầu thực tế, giúp giảm cả lượng tồn kho trung bình và chi phí rủi ro khi dự báo sai.
Xác định quy mô tồn kho an toàn dựa trên sự biến động thực tế thay vì theo kinh nghiệm cá nhân, áp dụng cho từng nhóm sản phẩm. Điều này thường giúp giải phóng vốn trên danh mục sản phẩm dài hạn (long tail) trong khi vẫn cải thiện khả năng cung ứng cho các dòng sản phẩm bán chạy.
Tăng vòng quay hàng tồn kho. Cùng một doanh số bán hàng trên lượng tồn kho trung bình thấp hơn sẽ giúp giảm chi phí cho mọi danh mục một cách tương ứng.
Đặt hàng thường xuyên hơn với số lượng nhỏ hơn, trong trường hợp chi phí đặt hàng và vận chuyển cho phép.
Áp dụng just-in-time một cách có chọn lọc đối với các dòng sản phẩm có nhu cầu ổn định và nhà cung cấp đáng tin cậy.
Hợp lý hóa danh mục sản phẩm. Danh mục biến thể quá dài sẽ làm phân tán nhu cầu và tăng lượng hàng dự phòng. Loại bỏ các sản phẩm không cần thiết sẽ giúp loại bỏ hoàn toàn chi phí lưu kho của chúng.
Thanh lý hàng tồn kho cũ sớm. Chi phí rủi ro sẽ tích lũy theo thời gian. Việc đánh giá tuổi hàng tồn kho hàng tháng giúp phát hiện các mặt hàng chậm luân chuyển khi vẫn còn có thể thanh lý bằng các chương trình giảm giá nhẹ.
Sử dụng không gian hiệu quả hơn. Tận dụng không gian theo chiều dọc, các hệ thống lưu trữ mật độ cao và sàn lửng đều giúp giảm chi phí lưu trữ trên mỗi đơn vị, và việc sắp xếp lại thường giúp trì hoãn việc phải mở rộng thêm diện tích kho bãi.
Đàm phán điều khoản với nhà cung cấp. Điều khoản thanh toán dài hơn giúp giảm thời gian vốn của bạn bị chiếm dụng. Hàng ký gửi giúp loại bỏ hoàn toàn chi phí vốn, và hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý thường giúp giảm lượng hàng dự phòng cần thiết.
Cải thiện độ chính xác của dữ liệu. Hàng hóa không tìm thấy sẽ dẫn đến việc đặt hàng lại, và hàng tồn kho trùng lặp sẽ phải chịu toàn bộ chi phí lưu kho.
Giảm thao tác xử lý. Việc bố trí các mặt hàng bán chạy gần khu vực xuất hàng và thực hiện đúng quy trình nhập kho ngay từ lần đầu tiên sẽ giúp loại bỏ chi phí nhân công ra khỏi danh mục chi phí dịch vụ.
Tìm hiểu sâu hơn
- Vòng quay hàng tồn kho là gì — thước đo bị ảnh hưởng trực tiếp nhất bởi chi phí lưu kho.
- Số lượng đặt hàng kinh tế là gì — nơi sử dụng con số chi phí trên mỗi đơn vị.
- Tồn kho quá mức là gì — tình trạng làm thổi phồng chi phí này.
- Hàng tồn kho chết là gì — nơi chi phí rủi ro tích tụ.
- Tồn kho an toàn là gì — khoản dự phòng có mức giá hàng năm có thể tính toán được.
- GMROI là gì — khía cạnh lợi nhuận của cùng một vấn đề.
Thông điệp cốt lõi
Chi phí lưu kho là tổng chi phí bạn phải trả để giữ hàng tồn kho trong một năm — bao gồm vốn, lưu trữ, dịch vụ và rủi ro — và thường chiếm khoảng 20–30% giá trị tồn kho trung bình. Hãy tính toán nó một cách chính xác, khi đó các quyết định về chiết khấu số lượng, mức tồn kho an toàn và thanh lý hàng hóa sẽ không còn dựa trên cảm tính nữa.
Các câu hỏi thường gặp
Chi phí lưu kho là gì? Là tổng chi phí hàng năm để giữ hàng tồn kho, bao gồm vốn bị chiếm dụng, không gian lưu trữ, chi phí dịch vụ như bảo hiểm và xử lý hàng hóa, cùng với rủi ro mất giá do lỗi thời, hư hỏng hoặc hao hụt. Nó thường được biểu thị dưới dạng phần trăm của giá trị tồn kho trung bình.
Làm thế nào để tính chi phí lưu kho? Cộng tổng chi phí vốn, lưu trữ, dịch vụ và rủi ro hàng năm, chia cho giá trị tồn kho trung bình theo giá vốn, sau đó nhân với 100. Đối với một sản phẩm đơn lẻ, hãy nhân giá vốn đơn vị với tỷ lệ chi phí lưu kho để có được chi phí hàng năm cho việc giữ một đơn vị sản phẩm.
Tỷ lệ chi phí lưu kho bao nhiêu là tốt? 20–30% giá trị tồn kho trung bình mỗi năm là phạm vi phổ biến. Nếu cao hơn 30%, bạn cần xem xét lại; nếu dưới 15%, thường có nghĩa là bạn đã bỏ sót yếu tố nào đó — phổ biến nhất là chi phí vốn, nhân công xử lý hoặc các khoản giảm giá để thanh lý hàng tồn kho cũ.
Chi phí lưu kho bao gồm những gì? Bốn danh mục: chi phí vốn (tiền bị chiếm dụng); chi phí lưu trữ (tiền thuê kho, điện nước, thiết bị và an ninh); chi phí dịch vụ (bảo hiểm, nhân công xử lý, kiểm kê và phần mềm); và chi phí rủi ro (lỗi thời, hư hỏng, hao hụt và giảm giá).
Làm thế nào để giảm chi phí lưu kho? Cải thiện dự báo, xác định quy mô tồn kho an toàn dựa trên sự biến động thực tế thay vì thói quen, tăng vòng quay hàng tồn kho, đặt hàng thường xuyên hơn với số lượng nhỏ, hợp lý hóa danh mục sản phẩm, thanh lý hàng cũ sớm, sử dụng không gian lưu trữ theo chiều dọc và mật độ cao, đàm phán điều khoản với nhà cung cấp hoặc ký gửi, và cải thiện độ chính xác của dữ liệu để không phải đặt hàng lại do không tìm thấy hàng.
Tại sao chi phí lưu kho lại quan trọng đối với chiết khấu số lượng? Vì chiết khấu chỉ có lợi nếu nó vượt quá chi phí lưu giữ lượng hàng dư thừa cho đến khi bán được. Với tỷ lệ chi phí lưu kho 25%, hàng tồn kho nằm thêm một năm sẽ tốn 25% giá trị của nó — vì vậy, mức chiết khấu 5% cho một số lượng hàng làm tăng gấp đôi thời gian lưu kho sẽ gây lỗ, điều mà nếu không tính toán kỹ sẽ không thể thấy rõ.
Chi phí lưu kho (carrying cost) có giống với chi phí giữ hàng (holding cost) không? Có. Hai thuật ngữ này được sử dụng thay thế cho nhau để chỉ cùng một thứ: chi phí để giữ hàng tồn kho trong một khoảng thời gian, thường là một năm.
Warehouse Wise là thư viện miễn phí, độc lập cung cấp các hướng dẫn về quản lý hàng tồn kho, kho bãi và thực hiện đơn hàng, được viết dành cho những người trực tiếp làm công việc này — bao gồm nhân viên kho và quản lý hàng tồn kho mới, các doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử từ quy mô nhỏ đến đang phát triển, cùng bất kỳ ai lưu trữ hàng hóa và muốn hiểu rõ về nghiệp vụ này. Mỗi hướng dẫn đều giải thích thuật ngữ, đưa ra ví dụ thực tế với các số liệu cụ thể và đi thẳng vào vấn đề. Chúng tôi hoạt động độc lập: chúng tôi không bán phần mềm hay thiết bị, không nhận hoa hồng từ việc giới thiệu và các hướng dẫn của chúng tôi không bị xếp hạng dựa trên bất kỳ khoản phí nào.