Quản lý hàng tồn kho hiệu quả gói gọn trong ba yếu tố: biết rõ bạn đang có những gì, biết khi nào cần đặt thêm hàng và biết sản phẩm nào xứng đáng được ưu tiên.
Mọi nội dung dưới đây đều phục vụ cho các mục tiêu đó. Nếu bạn đang bắt đầu từ bảng tính và nghi ngờ rằng các con số không chính xác, hãy thực hiện theo đúng thứ tự các bước — mỗi bước đều phụ thuộc vào bước trước đó. Nếu bạn đã có sẵn một hệ thống vận hành, các bước sau đây thường là nơi giúp bạn cải thiện hiệu suất.
Bước 1: Kiểm kê thực tế những gì bạn đang có
Mọi bước tiếp theo đều dựa trên giả định rằng hồ sơ của bạn là chính xác. Nếu không, bạn sẽ tính toán điểm đặt hàng lại dựa trên những con số hư cấu.
Hãy thực hiện kiểm kê vật lý toàn bộ trước khi thay đổi bất cứ điều gì khác. Hãy kiểm kê theo vị trí thay vì tổng số lượng sản phẩm — một SKU có thể khớp hoàn toàn về tổng thể nhưng lại sai lệch ở hai vị trí triệt tiêu lẫn nhau, và hai vị trí đó vẫn sẽ gây ra lỗi khi lấy hàng.
Một vài lưu ý giúp việc kiểm kê xứng đáng với sự gián đoạn:
- Đóng băng hoạt động di chuyển hàng hóa trong khi kiểm kê, hoặc thực hiện ngoài giờ làm việc. Kiểm kê một mục tiêu đang di chuyển sẽ tạo ra những con số không ai tin tưởng.
- Kiểm kê mù (không báo trước). Đừng cho người kiểm kê biết con số dự kiến. Mọi người thường vô thức xác nhận những gì họ được cho xem.
- Kiểm kê lại các sai lệch trước khi điều chỉnh. Lần kiểm kê thứ hai thường chính xác hơn lần đầu.
- Ghi lại lý do cho các sai lệch đáng kể. Các khuôn mẫu trong những lý do này chính là nơi phát sinh vấn đề trong quy trình của bạn.
Đây là bước gây gián đoạn nhất trong hướng dẫn này và cũng là bước mọi người thường bỏ qua nhất. Bỏ qua bước này đồng nghĩa với việc mọi thứ sau đó đều kế thừa sai sót.
Bước 2: Chọn nơi lưu trữ hàng hóa — và sắp xếp chúng
Gán cho mỗi mặt hàng một vị trí xác định và dán nhãn cho nó.
Vị trí cố định nghĩa là mỗi sản phẩm luôn nằm ở cùng một nơi. Dễ học, dễ kiểm toán, nhưng gây lãng phí không gian vì vị trí đó sẽ trống khi lượng hàng tồn kho thấp.
Vị trí ngẫu nhiên hoặc linh hoạt nghĩa là hệ thống sẽ chỉ định bất kỳ không gian nào còn trống và ghi lại vị trí đó. Cách này tận dụng không gian tốt hơn nhiều, nhưng hoàn toàn phụ thuộc vào độ chính xác của hệ thống vì không ai có thể tìm hàng bằng trí nhớ.
Hầu hết các đơn vị vận hành sử dụng mô hình kết hợp: vị trí lấy hàng cố định cho các mặt hàng luân chuyển nhanh, vị trí linh hoạt cho hàng dự trữ.
Dù bạn chọn cách nào:
- Dán nhãn vị trí rõ ràng và nhất quán. Một sơ đồ logic — lối đi, khoang, tầng, vị trí — luôn tốt hơn một sơ đồ lịch sử mà chỉ những nhân viên lâu năm mới giải mã được.
- Đặt các mặt hàng luân chuyển nhanh gần khu vực xuất hàng. Thời gian di chuyển là thành phần lớn nhất trong chi phí nhân công lấy hàng, và một số ít sản phẩm thường chiếm phần lớn lưu lượng di chuyển.
- Để các mặt hàng nặng ở ngang tầm thắt lưng. Cả độ an toàn và tốc độ đều được cải thiện.
- Tách biệt hàng nhập, hàng chờ kiểm dịch và hàng trả về khỏi hàng hóa có thể bán được. Trộn lẫn chúng là cách khiến hàng hóa chưa kiểm tra bị bán nhầm.
Bước 3: Chọn một hệ thống để theo dõi hàng tồn kho
Bảng tính chỉ hiệu quả đến một mức độ nhất định, và giới hạn đó đến sớm hơn hầu hết mọi người nghĩ — thường là khi bạn bắt đầu bán hàng qua nhiều kênh, hoặc khi có nhiều người cùng cập nhật tệp tin.
Những gì một hệ thống chuyên dụng mang lại mà bảng tính không có:
- Một con số thực tế duy nhất trên mọi kênh, giúp bạn không bao giờ bán quá số lượng hiện có.
- Quét mã vạch, giúp loại bỏ các lỗi nhập liệu vốn là nguyên nhân gây ra hầu hết các sai lệch.
- Lịch sử giao dịch, giúp bạn thấy được con số đã trở nên sai lệch như thế nào thay vì chỉ biết rằng nó sai.
- Cảnh báo đặt hàng lại tự động kích hoạt mà không cần ai phải nhớ kiểm tra.
- Theo dõi theo lô, số sê-ri và hạn sử dụng, điều gần như không thể duy trì thủ công.
Bạn không cần một hệ thống đắt tiền để bắt đầu. Bạn chỉ cần một hệ thống mà kho hàng có thể cập nhật ngay tại thời điểm hàng hóa di chuyển, thay vì ghi chép lại để nhập sau. Nhập dữ liệu chậm trễ chính là nơi độ chính xác bị mất đi.
Bước 4: Thiết lập điểm đặt hàng lại và tồn kho an toàn
Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho kích hoạt một đơn hàng mới. Nếu thiết lập đúng, hàng sẽ về đúng lúc bạn cần.
Điểm đặt hàng lại = (mức sử dụng trung bình hàng ngày x thời gian chờ tính bằng ngày) + tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn là vùng đệm để hấp thụ sự biến động của nhu cầu và thời gian chờ. Một công thức khởi đầu hợp lý:
Tồn kho an toàn = hệ số dịch vụ x độ lệch chuẩn của nhu cầu x căn bậc hai của thời gian chờ
Hai điểm thực tế quan trọng hơn cả các phép tính toán học.
Sử dụng thời gian chờ thực tế, không phải thời gian được báo giá. Những gì nhà cung cấp hứa hẹn và những gì họ thực tế giao là những con số khác nhau, và khoảng cách giữa lần giao hàng nhanh nhất và chậm nhất quan trọng hơn mức trung bình.
Thay đổi mức độ dịch vụ theo từng sản phẩm. Một mục tiêu duy nhất cho toàn bộ danh mục sản phẩm sẽ đảm bảo bạn luôn giữ quá nhiều hàng chậm luân chuyển và quá ít hàng thiết yếu.
Bước 5: Tập trung nỗ lực với phân tích ABC
Bạn không thể quản lý mọi sản phẩm với sự chú ý như nhau, và cũng không nên cố làm vậy.
Phân tích ABC phân loại sản phẩm theo tỷ trọng giá trị tiêu thụ hàng năm:
- Nhóm A — khoảng 20% sản phẩm hàng đầu, thường chiếm 70–80% giá trị. Kiểm soát chặt chẽ, đánh giá thường xuyên, mức độ dịch vụ cao, kiểm kê thường xuyên.
- Nhóm B — nhóm trung bình. Kiểm soát vừa phải, đánh giá định kỳ.
- Nhóm C — nhóm hàng đuôi dài, thường chiếm một nửa số sản phẩm của bạn nhưng giá trị nhỏ. Kiểm soát lỏng hơn, số lượng đặt hàng lớn hơn, kiểm kê không thường xuyên.
Điểm mấu chốt không nằm ở việc phân loại. Mà là thời gian của bạn phải đặt vào nơi tạo ra tiền. Hầu hết các đơn vị vận hành đều phát hiện ra rằng họ đã dành sự chú ý ngang nhau cho một mặt hàng trị giá 50.000 đô la và một mặt hàng trị giá 200 đô la.
Cần bổ sung thêm một khía cạnh thứ hai: tính thiết yếu. Một linh kiện rẻ tiền nhưng làm đình trệ sản xuất khi thiếu hụt thì xứng đáng được đối xử như mặt hàng nhóm A bất kể giá trị của nó.
Bước 6: Duy trì độ chính xác của hồ sơ bằng kiểm kê vòng quay
Sau lần kiểm kê toàn bộ ban đầu, đừng đợi cả năm mới kiểm kê lại.
Kiểm kê vòng quay là việc kiểm kê liên tục một phần nhỏ hàng tồn kho — một vài vị trí mỗi ngày — để toàn bộ kho được kiểm tra trong một khoảng thời gian mà không cần dừng hoạt động. Hãy kiểm kê các mặt hàng nhóm A thường xuyên nhất, nhóm C ít thường xuyên nhất.
Lợi ích thực sự của nó không phải là việc điều chỉnh số liệu. Mà là các sai sót sẽ lộ diện trong vòng vài ngày thay vì vài tháng, đủ gần với thời điểm phát sinh để bạn có thể tìm ra nguyên nhân. Một sai lệch được phát hiện sau 11 tháng chỉ là một con số cần điều chỉnh; một sai lệch được phát hiện vào thứ Ba là một vấn đề quy trình mà bạn có thể khắc phục.
Theo dõi độ chính xác hồ sơ hàng tồn kho của bạn dưới dạng tỷ lệ phần trăm các vị trí khớp chính xác và quan sát xu hướng.
Bước 7: Theo dõi các chỉ số phù hợp
Bốn chỉ số sẽ cho bạn biết hầu hết những gì bạn cần:
- Độ chính xác hồ sơ hàng tồn kho — tỷ lệ phần trăm các vị trí khớp chính xác.
- Vòng quay hàng tồn kho — giá vốn hàng bán chia cho giá trị hàng tồn kho trung bình. Cho biết vốn của bạn đang hoạt động hiệu quả đến mức nào.
- Tỷ lệ hết hàng hoặc tỷ lệ đáp ứng đơn hàng — tần suất bạn không thể cung cấp hàng từ kho.
- Hàng tồn kho chết — giá trị hàng tồn kho không có biến động trong một khoảng thời gian xác định.
Hãy đọc chúng cùng nhau. Vòng quay cao với tỷ lệ hết hàng cao nghĩa là bạn đang dự trữ quá ít. Vòng quay thấp mà không bị hết hàng nghĩa là bạn đang giữ quá nhiều hàng.
Hãy so sánh với lịch sử của chính bạn thay vì các tiêu chuẩn ngành được công bố, vốn đến từ các đơn vị vận hành có sản phẩm và hồ sơ đơn hàng khác biệt.
Bước 8: Đánh giá, học hỏi và thắt chặt
Thiết lập một lịch đánh giá định kỳ. Hàng tháng là đủ cho hầu hết các đơn vị vận hành.
- Chạy lại phân tích ABC. Sản phẩm di chuyển giữa các nhóm khi nhu cầu thay đổi.
- Tính toán lại điểm đặt hàng lại và tồn kho an toàn dựa trên nhu cầu gần đây và thời gian chờ thực tế.
- Xem xét hàng tồn kho chết và chậm luân chuyển và đưa ra quyết định: giảm giá, bán theo combo, trả lại nhà cung cấp hoặc xóa sổ. Không quyết định gì cả cũng là một quyết định, và là một quyết định tốn kém.
- Tìm kiếm các khuôn mẫu từ lý do sai lệch trong các đợt kiểm kê vòng quay.
- Kiểm tra hiệu suất nhà cung cấp — giao hàng đúng hạn và độ chính xác đơn hàng theo từng nhà cung cấp. Một nhà cung cấp có độ tin cậy giảm sút âm thầm đang làm tăng yêu cầu về tồn kho an toàn của bạn.
Những sai lầm phổ biến cần tránh
Quản lý từ văn phòng. Các con số chỉ mô tả kho hàng; chúng không phải là kho hàng. Hãy trực tiếp đi kiểm tra thực tế.
Coi hệ thống là chân lý. Hệ thống chỉ lưu trữ những gì được nhập liệu. Việc kiểm kê mới là cách cho bạn biết dữ liệu đó có chính xác hay không.
Đặt hàng theo cảm tính. Điểm đặt hàng lại (reorder point) tồn tại để việc đặt hàng không phải là quyết định cảm tính của bất kỳ ai thấy kệ hàng có vẻ trống.
Để hàng tồn kho chết tích tụ. Nó gây tốn chi phí lưu kho, chiếm dụng vốn và càng để lâu càng khó thanh lý.
Theo đuổi sự chính xác tuyệt đối ở mọi nơi. Những điểm phần trăm cuối cùng về dịch vụ và độ chính xác thường tốn kém chi phí không tương xứng. Hãy tập trung nguồn lực đó cho các mặt hàng nhóm A.
Thay đổi nhiều thứ cùng một lúc. Nếu bạn điều chỉnh điểm đặt hàng lại, sắp xếp lại khu vực lấy hàng và chuyển đổi hệ thống trong cùng một tháng, bạn sẽ không biết thay đổi nào gây ra kết quả gì.
Tìm hiểu sâu hơn
- Quản trị hàng tồn kho là gì — tổng quan về chuyên môn này.
- Kiểm soát hàng tồn kho là gì — khía cạnh vận hành cụ thể hơn.
- Các kỹ thuật quản trị hàng tồn kho — chi tiết về các phương pháp cụ thể.
- Điểm đặt hàng lại là gì — cách tính toán điểm kích hoạt đặt hàng.
- Hàng tồn kho an toàn là gì — cách xác định quy mô dự trữ an toàn.
- Kiểm kê vòng đời (cycle counting) — duy trì độ chính xác của hồ sơ.
- Vòng quay hàng tồn kho là gì — thước đo hiệu quả.
Tóm tắt trong một câu
Hãy kiểm kê những gì bạn có, dán nhãn vị trí cho mọi thứ, theo dõi trên hệ thống được cập nhật theo thời gian thực tại kho, thiết lập điểm đặt hàng lại dựa trên thời gian chờ (lead time) thực tế, tập trung sự chú ý vào các sản phẩm mang lại giá trị cao và kiểm kê liên tục để phát hiện sai sót ngay khi bạn vẫn còn có thể tìm ra nguyên nhân.
Các câu hỏi thường gặp
Tôi nên bắt đầu quản trị hàng tồn kho từ đâu? Bắt đầu bằng việc kiểm kê vật lý toàn bộ theo từng vị trí. Mọi bước khác đều được tính toán dựa trên hồ sơ tồn kho của bạn, vì vậy chúng cần phải chính xác trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào khác.
Phương pháp quản trị hàng tồn kho nào tốt nhất? Không có phương pháp nào là tốt nhất tuyệt đối. Hầu hết các đơn vị vận hành đều kết hợp điểm đặt hàng lại với phân tích ABC và kiểm kê vòng đời. Phương pháp không quan trọng bằng việc áp dụng nhất quán và xem xét lại khi nhu cầu thay đổi.
Tôi nên kiểm kê hàng tồn kho bao lâu một lần? Nên kiểm kê liên tục thông qua kiểm kê vòng đời thay vì mỗi năm một lần. Kiểm kê các mặt hàng nhóm A hàng tháng hoặc thường xuyên hơn, nhóm B hàng quý, nhóm C một hoặc hai lần một năm. Kiểm kê toàn bộ hàng năm ngày càng chỉ được sử dụng khi kiểm toán viên yêu cầu.
Tôi có cần phần mềm quản trị hàng tồn kho không? Không cần thiết ở quy mô rất nhỏ, nhưng bảng tính sẽ nhanh chóng trở nên quá tải khi bạn bán hàng qua nhiều kênh hoặc có nhiều người cùng cập nhật tệp tin. Các tính năng quyết định là số liệu tồn kho trực tuyến duy nhất và khả năng quét mã tại thời điểm luân chuyển hàng hóa.
Làm thế nào để tránh tình trạng hết hàng? Thiết lập điểm đặt hàng lại từ thời gian chờ thực tế và bổ sung hàng tồn kho an toàn dựa trên sự biến động nhu cầu thực tế của bạn. Sau đó, hãy đảm bảo có người xử lý các cảnh báo, vì hầu hết các trường hợp hết hàng ở những đơn vị đã có điểm đặt hàng lại đều xảy ra do không có ai thực hiện đặt hàng.
Tôi nên giữ bao nhiêu hàng tồn kho? Chỉ nên giữ đủ để đáp ứng mức dịch vụ mục tiêu dựa trên sự biến động của nhu cầu và thời gian chờ, không nên giữ nhiều hơn. Con số đó khác nhau tùy theo từng sản phẩm, đó là lý do tại sao quy tắc chung “dự trữ một tháng” thường dẫn đến việc đầu tư quá mức vào một số mặt hàng và thiếu hụt ở những mặt hàng khác.
Làm thế nào để biết hồ sơ tồn kho của tôi có chính xác không? Hãy kiểm kê một mẫu các vị trí và so sánh với hệ thống. Độ chính xác của hồ sơ tồn kho là tỷ lệ phần trăm các vị trí khớp hoàn toàn. Kiểm kê theo vị trí thay vì tổng số lượng sản phẩm mới là điều quan trọng — tổng số có thể khớp nhưng các vị trí riêng lẻ lại sai lệch theo các hướng bù trừ nhau.
Hàng tồn kho chết là gì và tôi nên làm gì với nó? Là hàng tồn kho không có sự luân chuyển trong một khoảng thời gian xác định. Hãy giảm giá, bán theo combo, trả lại nhà cung cấp nếu hợp đồng cho phép hoặc xóa sổ. Sai lầm lớn nhất là để mặc nó, vì nó chiếm dụng không gian, vốn và mất giá trị trong khi bạn đang do dự.
Warehouse Wise là thư viện miễn phí, độc lập cung cấp các hướng dẫn về quản lý hàng tồn kho, kho bãi và thực hiện đơn hàng, được viết dành cho những người trực tiếp làm công việc này — bao gồm nhân viên kho và quản lý hàng tồn kho mới, các doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử từ quy mô nhỏ đến đang phát triển, cùng bất kỳ ai lưu trữ hàng hóa và muốn hiểu rõ về nghiệp vụ này. Mỗi hướng dẫn đều giải thích thuật ngữ, đưa ra ví dụ thực tế với các số liệu cụ thể và đi thẳng vào vấn đề. Chúng tôi hoạt động độc lập: chúng tôi không bán phần mềm hay thiết bị, không nhận hoa hồng từ việc giới thiệu và các hướng dẫn của chúng tôi không bị xếp hạng dựa trên bất kỳ khoản phí nào.