Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) bao gồm bốn bước: xác định các yêu cầu của bạn bằng số liệu cụ thể trước khi làm việc với bất kỳ ai, lập danh sách rút gọn các nhà cung cấp thực sự có kinh nghiệm xử lý các doanh nghiệp tương tự như của bạn, so sánh họ dựa trên mức độ dịch vụ và tổng chi phí thay vì chỉ nhìn vào giá niêm yết, và kiểm tra thông tin tham khảo trước khi giao hàng hóa vào một cơ sở mà bạn không thể trực tiếp đến kiểm tra.
Quyết định này quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Nhà cung cấp 3PL của bạn sẽ trở thành trải nghiệm của khách hàng — độ chính xác trong khâu lấy hàng của họ chính là độ chính xác của bạn, thời gian xuất hàng của họ chính là lời hứa giao hàng của bạn. Một nhà cung cấp tốt sẽ hoạt động gần như vô hình. Một nhà cung cấp kém sẽ làm tổn hại đến thương hiệu mà họ không hề xây dựng.
Trước khi bắt đầu: xác định các yêu cầu của bạn
Các nhà cung cấp sẽ tự định hình yêu cầu cho bạn nếu bạn đến mà không có sự chuẩn bị. Hãy viết những điều này ra trước.
Khối lượng. Số lượng đơn hàng mỗi tháng hiện tại và dự kiến trong mười hai tháng tới. Tỷ lệ giữa tháng cao điểm và tháng thấp điểm — một doanh nghiệp có tỷ lệ 5:1 vào tháng 12 là một bài toán hoàn toàn khác so với một doanh nghiệp có lưu lượng ổn định quanh năm.
Hồ sơ đơn hàng. Số dòng trung bình trên mỗi đơn hàng và số lượng sản phẩm trên mỗi dòng. Điều này quyết định phương thức lấy hàng của họ có phù hợp với bạn hay không và đây là con số thường bị bỏ qua nhất.
SKUs. Số lượng bạn đang lưu kho, số lượng đang hoạt động và không gian cần thiết cho chúng. Bao gồm cả các mặt hàng thời vụ mà bạn lưu kho ngoài mùa vụ.
Đặc tính sản phẩm. Kích thước, trọng lượng, giá trị, độ dễ vỡ. Bất kỳ mặt hàng nào cần kiểm soát nhiệt độ, theo dõi theo lô hoặc số sê-ri, ngày hết hạn hoặc giấy phép — hàng nguy hiểm, rượu, dược phẩm, thực phẩm.
Kênh bán hàng. Trang web riêng, các sàn thương mại điện tử, bán buôn, bán lẻ. Mỗi kênh đều có yêu cầu riêng về dán nhãn, đóng gói và giao hàng, đặc biệt là nguồn cung bán lẻ thường đi kèm với các nghĩa vụ tuân thủ mà một đơn vị 3PL thông thường có thể chưa từng thực hiện trước đây.
Địa lý. Nơi khách hàng của bạn đang ở, nơi bạn muốn lưu kho và các thị trường bạn dự định thâm nhập.
Mức độ dịch vụ. Giờ cắt đơn (cut-off) để xuất hàng trong ngày, tiêu chuẩn độ chính xác đơn hàng, thời gian xử lý hàng trả về. Hãy quyết định những gì bạn cần trước khi ai đó nói với bạn thế nào là bình thường.
Dịch vụ giá trị gia tăng. Kitting (đóng gói theo bộ), đóng gói kết hợp, gói quà, đóng gói tùy chỉnh, dán nhãn, tân trang hàng trả về.
Hệ thống của bạn. Nền tảng bạn dùng để bán hàng, hệ thống quản lý kho, phần mềm kế toán bạn đang sử dụng.
Tài liệu đó chính là bản tóm tắt yêu cầu của bạn. Nó giúp các báo giá có thể so sánh được và cho nhà cung cấp biết ngay liệu bạn có phù hợp với họ hay không.
Quy trình lựa chọn, từng bước một
Bước 1 — Xác định. Thực hiện các công việc nêu trên. Đừng bỏ qua bước này; mọi thứ ở giai đoạn sau đều phụ thuộc vào nó.
Bước 2 — Nghiên cứu và lập danh sách rút gọn. Tìm kiếm các nhà cung cấp đã xử lý các doanh nghiệp có mô hình tương tự bạn — khối lượng tương đương, sản phẩm tương đương, kênh bán hàng tương đương. Một đơn vị 3PL mà khách hàng chủ yếu là các đơn vị bán buôn xuất pallet sẽ gặp khó khăn với thương mại điện tử đơn hàng nhỏ, dù họ có thiện chí đến đâu. Hãy hỏi các nhà cung cấp, đối tác và đơn vị vận chuyển của bạn xem họ thấy đơn vị nào hoạt động tốt. Lập danh sách từ bốn đến sáu đơn vị.
Bước 3 — Đánh giá và so sánh. Gửi cùng một bản tóm tắt yêu cầu cho tất cả mọi người để các báo giá có thể so sánh được. Sau đó, hãy đến thăm các nhà kho — đây là bước không thể thiếu, và những nhà cung cấp ngăn cản bạn làm điều này đang che giấu điều gì đó. Hãy quan sát cách họ tổ chức, mức độ bận rộn, các vị trí có được dán nhãn hay không, khu vực hàng trả về có được kiểm soát tốt không. Hãy yêu cầu xem hệ thống của họ hoạt động thực tế thay vì chỉ xem qua bài thuyết trình.
Bước 4 — Quyết định và triển khai. Kiểm tra thông tin tham khảo, thống nhất hợp đồng và mức độ dịch vụ, sau đó lập kế hoạch chuyển đổi bài bản: tích hợp hệ thống trước, sau đó chuyển hàng, và cuối cùng là giai đoạn chạy thử trên một phần nhỏ đơn hàng trước khi chuyển sang khối lượng đầy đủ.
Hãy dự kiến toàn bộ quá trình mất từ hai đến ba tháng cho lần thuê ngoài đầu tiên. Vội vàng là cách chắc chắn nhất để đưa ra lựa chọn sai lầm.
Danh sách kiểm tra đánh giá
Dịch vụ. Họ có đáp ứng mọi thứ bạn cần hôm nay và những thứ bạn sẽ cần vào năm tới không? Thiếu một dịch vụ đồng nghĩa với việc bạn phải tìm thêm nhà cung cấp thứ hai hoặc để lại một lỗ hổng.
Kinh nghiệm với các doanh nghiệp tương tự. Hồ sơ đơn hàng tương tự, sản phẩm tương tự, kênh bán hàng tương tự. Hãy yêu cầu thông tin cụ thể thay vì chấp nhận những tuyên bố chung chung.
Công nghệ và tích hợp. Họ đang chạy hệ thống quản lý kho nào, đó là hệ thống tự phát triển hay bản quyền, và nó kết nối với các kênh bán hàng của bạn như thế nào? Hãy hỏi xem nền tảng cụ thể của bạn đã được kết nối sẵn dưới dạng sản phẩm tiêu chuẩn chưa — ai cũng nói “chúng tôi tích hợp với mọi thứ”, nhưng sự khác biệt giữa một trình kết nối tiêu chuẩn và một dự án phát triển phần mềm là hàng tuần lễ và hàng ngàn đô la.
Khả năng hiển thị. Số liệu tồn kho trực tuyến theo sản phẩm, trạng thái đơn hàng và báo cáo bạn có thể tự xuất. Một bảng tính gửi qua email vào thứ Hai không phải là khả năng hiển thị.
Giá cả và tính minh bạch. Bảng phí đầy đủ bằng văn bản, bao gồm mọi khoản phí có thể phát sinh. Xem thêm chi tiết bên dưới.
Mối quan hệ với đơn vị vận chuyển. Họ làm việc với đơn vị nào, mức giá ra sao và liệu bạn có thể sử dụng tài khoản riêng của mình không. Sức mua của họ là một trong những lý do chính để thuê ngoài và điều này phải được chứng minh rõ ràng.
Phạm vi và địa điểm. Vị trí kho bãi của họ so với khách hàng của bạn và liệu họ có thể lưu kho tại nhiều địa điểm hay không.
Khả năng mở rộng. Điều gì sẽ xảy ra khi khối lượng đơn hàng tăng gấp bốn lần hiện tại và điều gì xảy ra vào mùa cao điểm. Hãy hỏi cụ thể cách họ huy động nguồn lực cho tháng 12 và cam kết về giờ cắt đơn của họ trong thời gian đó.
Sự ổn định tài chính. Họ sẽ là đơn vị giữ hàng hóa của bạn. Hãy kiểm tra hồ sơ công ty, hỏi xem họ đã hoạt động bao lâu và thận trọng với bất kỳ đơn vị nào có tốc độ tăng trưởng nhanh hơn cơ sở hạ tầng của họ.
Danh tiếng và thông tin tham khảo. Hai hoặc ba khách hàng hiện tại có quy mô tương đương, và lý tưởng nhất là một khách hàng đã rời đi.
Dịch vụ khách hàng. Ai là người liên hệ chính của bạn, điều gì xảy ra khi họ vắng mặt, quy trình leo thang giải quyết vấn đề là gì và thời gian phản hồi bạn có thể mong đợi là bao lâu (phải có văn bản).
Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA). Các cam kết bằng văn bản có kèm theo con số cụ thể — giờ cắt đơn, độ chính xác đơn hàng, thời gian xử lý hàng trả về, độ chính xác tồn kho — và điều gì xảy ra khi họ không đạt được các chỉ số đó.
Tuân thủ và chứng nhận. Bất cứ điều gì ngành hàng của bạn yêu cầu: an toàn thực phẩm, tiêu chuẩn dược phẩm, giấy phép hàng nguy hiểm, chứng nhận an ninh cho hàng hóa giá trị cao.
Điều khoản hợp đồng. Thời hạn, thời gian thông báo chấm dứt, khối lượng tối thiểu, cơ chế xem xét giá và các điều khoản khi kết thúc hợp đồng.
Các câu hỏi cần đặt ra cho mọi đơn vị 3PL
Hãy sao chép những câu hỏi này vào tài liệu đánh giá của bạn và hỏi tất cả các nhà cung cấp.
Vận hành
- Tỷ lệ chính xác đơn hàng của bạn là bao nhiêu và được đo lường như thế nào?
- Tỷ lệ xuất hàng đúng hạn so với giờ cắt đơn đã cam kết là bao nhiêu?
- Giờ cắt đơn để xuất hàng trong ngày của bạn là mấy giờ?
- Bạn xử lý mùa cao điểm như thế nào, và giờ cắt đơn cũng như độ chính xác thay đổi ra sao trong thời gian đó?
- Hàng trả về được xử lý từ khi nhận đến khi nhập kho lại mất bao lâu?
- Độ chính xác tồn kho được duy trì như thế nào và bạn thực hiện kiểm kê vòng quay bao lâu một lần?
- Điều gì xảy ra nếu bạn làm hư hỏng hoặc mất mát hàng hóa của tôi?
Công nghệ
- Bạn đang chạy hệ thống WMS nào? Đó là hệ thống tự phát triển hay bản quyền?
- Bạn đã tích hợp sẵn với những nền tảng nào của tôi dưới dạng sản phẩm tiêu chuẩn?
- Số liệu tồn kho được cập nhật bao lâu một lần — theo thời gian thực, hàng giờ hay qua đêm?
- Tôi có thể tự xem những gì và thông qua giao diện nào?
- Bạn có thể xử lý số lô, số sê-ri hoặc ngày hết hạn không?
- Điều gì xảy ra với dữ liệu của tôi nếu tôi rời đi?
Thương mại
- Tôi có thể nhận bảng phí đầy đủ, bao gồm mọi khoản phí phát sinh không?
- Phí lưu kho được tính như thế nào — theo pallet, theo ngăn, theo mét khối — và được đo lường khi nào?
- Khối lượng tối thiểu hoặc phí hàng tháng tối thiểu là bao nhiêu?
- Giá cả có thể thay đổi như thế nào và khi nào?
- Thời hạn hợp đồng và thời gian thông báo chấm dứt là bao lâu?
- Chi phí rời đi (offboarding) là bao nhiêu nếu tôi chuyển hàng hóa của mình đi?
Mối quan hệ
- Ai là người liên hệ hàng ngày của tôi và ai sẽ thay thế khi họ vắng mặt?
- Quy trình leo thang giải quyết vấn đề vào lúc 4 giờ chiều thứ Sáu là gì?
- Tôi có thể nói chuyện với hai khách hàng hiện tại có cùng quy mô với tôi và một khách hàng đã rời đi không?
- Tôi có thể đến thăm nhà kho trước khi quyết định không?
Cách thức tính phí 3PL
Các báo giá rất khó so sánh vì cấu trúc phí khác nhau. Hãy chia nhỏ từng báo giá thành các thành phần này và xây dựng lại chúng trên cùng một cơ sở.
Nhập hàng (Receiving) — tính theo pallet, thùng carton hoặc theo giờ để nhập hàng vào kho của bạn.
Lưu kho (Storage) — tính theo vị trí pallet, thùng hoặc kệ mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Hãy hỏi thời điểm đo lường: mức trung bình trong tháng và số liệu tại thời điểm ngày đầu tháng sẽ tạo ra các hóa đơn rất khác nhau đối với một doanh nghiệp có tính mùa vụ.
Nhặt và đóng gói (Pick and pack) — thường là phí cho mặt hàng đầu tiên trong đơn hàng cộng với một khoản phí nhỏ hơn cho mỗi mặt hàng bổ sung. Đây là lý do tại sao số dòng trung bình trên mỗi đơn hàng của bạn lại quan trọng đối với chi phí thực tế.
Đóng gói (Packaging) — do bạn cung cấp hoặc tính phí theo đơn vị.
Vận chuyển (Shipping) — cước phí vận chuyển đã thỏa thuận của họ, đôi khi có cộng thêm biên lợi nhuận.
Trả hàng (Returns) — tính theo mỗi mặt hàng được nhận và xử lý.
Dịch vụ giá trị gia tăng (Value-added services) — đóng gói theo bộ (kitting), dán nhãn, đóng gói đặc biệt, thường tính theo đơn vị hoặc theo giờ.
Phí tài khoản và thiết lập (Account and setup fees) — phí khởi tạo, tích hợp, mức tối thiểu hàng tháng.
Cách so sánh công bằng duy nhất là lấy dữ liệu đơn hàng thực tế trong một tháng — bao gồm cơ cấu kích thước đơn hàng và sản phẩm thực tế — và yêu cầu mỗi nhà cung cấp báo giá đầy đủ cho tháng đó. Các mức phí theo đơn hàng tiêu đề gần như vô nghĩa khi cấu trúc phí khác nhau. Có thêm chi tiết về các thành phần này trong what is a 3PL warehouse.
Những sai lầm phổ biến cần tránh
Chọn dựa trên giá tiêu đề. Báo giá rẻ nhất thường là báo giá có nhiều khoản phí không được liệt kê nhất, và mức phí thấp trên mỗi đơn hàng nhưng chi phí lưu kho cao sẽ rất đắt đỏ đối với bất kỳ mặt hàng nào có tốc độ luân chuyển chậm.
Không mô hình hóa hồ sơ đơn hàng thực tế của bạn. Các nhà cung cấp báo giá dựa trên các giả định. Nếu đơn hàng của bạn trung bình có bốn dòng nhưng họ giả định là một, hóa đơn thực tế sẽ cao hơn nhiều so với báo giá.
Bỏ qua việc tham quan kho. Tòa nhà cho bạn biết nhiều điều trong hai mươi phút hơn là quy trình bán hàng trong cả tháng.
Không kiểm tra kỹ việc tích hợp. “Chúng tôi tích hợp với mọi thứ” không phải là một câu trả lời. Hãy nêu tên các nền tảng của bạn và yêu cầu xác nhận có hoặc không cho từng nền tảng.
Phớt lờ mùa cao điểm. Một nhà cung cấp thoải mái với khối lượng trung bình của bạn có thể bị quá tải khi khối lượng tăng gấp bốn lần, và tháng 12 là lúc những thiệt hại trở nên vĩnh viễn.
Không đọc các điều khoản chấm dứt hợp đồng. Các cam kết dài hạn, phí rời đi cao và thời gian thông báo dài rất dễ chấp nhận khi bạn đang lạc quan nhưng lại rất đắt đỏ khi bạn không còn như vậy.
Chọn nhà cung cấp quá lớn so với bạn. Một tài khoản nhỏ nằm trong một 3PL lớn sẽ chỉ nhận được sự quan tâm tương xứng với một tài khoản nhỏ. Trở thành một khách hàng quan trọng của một nhà cung cấp quy mô trung bình thường mang lại dịch vụ tốt hơn.
Chọn nhà cung cấp quá nhỏ. Vấn đề ngược lại — một nhà cung cấp không thể phát triển cùng bạn đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải thực hiện lại quy trình này sau mười tám tháng nữa.
Không có các mức dịch vụ bằng văn bản. Nếu không có các con số cụ thể trong hợp đồng, hiệu suất chỉ là vấn đề quan điểm.
Chuyển toàn bộ khối lượng ngay ngày đầu tiên. Hãy chạy thử một phần nhỏ đơn hàng trước và tăng dần trong một hoặc hai tuần. Các vấn đề được phát hiện ở mức 10% khối lượng chỉ là sự bất tiện; cùng những vấn đề đó ở mức 100% sẽ là một cuộc khủng hoảng.
Khi nào bạn nên chuyển đổi 3PL?
Việc chuyển đổi gây gián đoạn và đôi khi là cần thiết. Các dấu hiệu bao gồm:
- Độ chính xác hoặc thời gian xuất hàng đúng hạn đã giảm và không phục hồi sau khi đã được nêu ra chính thức
- Chi phí đã tăng mà không có sự thay đổi tương ứng về dịch vụ hoặc khối lượng
- Họ không thể hỗ trợ một kênh, thị trường hoặc dịch vụ mà bạn hiện đang cần
- Giao tiếp bị suy giảm, hoặc đầu mối liên hệ của bạn thay đổi liên tục
- Các lỗi lặp lại sau khi đã được nêu ra nhiều lần
- Bạn đã vượt quá năng lực của họ, hoặc họ không còn quan tâm đến tài khoản của bạn
- Tình hình tài chính của họ đã trở thành rủi ro cho hàng hóa của bạn
Trước khi chuyển đi, hãy nêu vấn đề một cách chính thức. Một cuộc trò chuyện được ghi lại với các con số cụ thể sẽ giải quyết được một phần đáng kể các vấn đề, và nó cung cấp cho bạn bằng chứng nếu vấn đề không được giải quyết.
Nếu bạn thực sự chuyển đi, hãy chạy song song cả hai bên trong thời gian ngắn nếu có thể, chuyển giao theo từng giai đoạn thay vì tất cả cùng một lúc, và kiểm đếm mọi thứ khi hàng đến — sự chênh lệch hàng tồn kho trong quá trình chuyển giao là bình thường và dễ giải quyết hơn nhiều khi nhà cung cấp cũ vẫn còn lưu giữ hồ sơ.
Tìm hiểu sâu hơn
- What is a 3PL — những gì bạn thực sự đang mua.
- What is a 3PL warehouse — chi tiết về tòa nhà, dịch vụ và định giá.
- 3PL vs 4PL — liệu bạn có cần một lớp quản lý thay thế hay không.
- What is order fulfilment — quy trình đang được thuê ngoài.
- What is a fulfilment centre — loại tòa nhà bạn muốn cho thương mại điện tử.
- Omnichannel fulfilment — nếu bạn bán hàng trên nhiều kênh.
Lời khuyên cốt lõi
Hãy chọn 3PL bằng cách viết ra các yêu cầu của bạn bằng con số trước, lập danh sách rút gọn các nhà cung cấp đã xử lý các doanh nghiệp có hình thái giống bạn, so sánh họ dựa trên một tháng đơn hàng thực tế của chính bạn thay vì các mức giá tiêu đề, và tham quan kho trước khi cam kết. Việc tham quan kho và gọi điện tham khảo sẽ giúp bạn nắm bắt được nhiều điều hơn bất kỳ tài liệu mời thầu nào.
Các câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để tôi chọn một 3PL? Hãy xác định khối lượng, hồ sơ đơn hàng, SKU, kênh, địa lý và mức dịch vụ của bạn bằng các con số trước. Lập danh sách rút gọn từ bốn đến sáu nhà cung cấp đã xử lý các doanh nghiệp giống bạn, gửi cho họ cùng một bản tóm tắt, tham quan kho, so sánh các báo giá dựa trên một tháng đơn hàng thực tế của bạn và kiểm tra các tài liệu tham khảo trước khi cam kết.
Tôi nên hỏi 3PL những câu hỏi gì? Tỷ lệ chính xác đơn hàng và tỷ lệ xuất hàng đúng hạn của họ và cách họ đo lường chúng, thời gian cắt đơn (cut-off) trong ngày, cách họ huy động nguồn lực cho mùa cao điểm, họ đã tích hợp với các nền tảng cụ thể nào của bạn, bảng phí đầy đủ bao gồm các chi phí phát sinh, các điều khoản hợp đồng và chấm dứt, và ai là người liên hệ chính của bạn khi có sự cố xảy ra vào chiều thứ Sáu.
Cấu trúc định giá 3PL như thế nào? Thông thường bao gồm phí nhập hàng theo pallet hoặc thùng, phí lưu kho theo vị trí mỗi tuần hoặc tháng, phí nhặt và đóng gói (phí cho mặt hàng đầu tiên cộng với phí thấp hơn cho mỗi mặt hàng bổ sung), phí đóng gói, phí vận chuyển theo cước của hãng vận chuyển, phí trả hàng theo đơn vị, và phí thiết lập hoặc mức tối thiểu hàng tháng. Vì cấu trúc phí khác nhau giữa các nhà cung cấp, cách so sánh công bằng duy nhất là yêu cầu mỗi bên báo giá cho một tháng đơn hàng thực tế của bạn.
Quá trình onboarding 3PL mất bao lâu? Việc tích hợp thường mất từ vài ngày đến vài tuần đối với các nền tảng tiêu chuẩn và lâu hơn đối với các yêu cầu tùy chỉnh. Việc chuyển giao và nhập hàng tồn kho mất thêm một đến hai tuần. Hãy dành từ sáu đến tám tuần kể từ khi ký hợp đồng đến khi đạt khối lượng đầy đủ, và hãy chạy thử một phần nhỏ đơn hàng trước thay vì chuyển đổi tất cả vào ngày đầu tiên.
Tôi có nên tham quan kho trước khi chọn không? Có, luôn luôn. Tòa nhà cho bạn thấy hoạt động được tổ chức như thế nào, các vị trí có được dán nhãn hay không, khu vực trả hàng được quản lý ra sao và họ thực sự bận rộn như thế nào. Một nhà cung cấp không khuyến khích bạn tham quan đã trả lời cho một câu hỏi khác rồi.
Tôi nên lập danh sách rút gọn bao nhiêu 3PL? Từ bốn đến sáu cho lần thuê ngoài đầu tiên. Ít hơn sẽ không cho bạn cơ sở để so sánh; nhiều hơn sẽ biến việc đánh giá thành một dự án riêng biệt. Hãy gửi cho tất cả họ cùng một bản tóm tắt bằng văn bản để các báo giá có thể được so sánh trên cùng một cơ sở.
Khi nào tôi nên chuyển đổi 3PL? Khi độ chính xác hoặc hiệu suất xuất hàng đã giảm và không phục hồi sau khi đã được nêu ra chính thức, khi chi phí tăng mà không có sự thay đổi về dịch vụ, khi họ không thể hỗ trợ một kênh hoặc thị trường mà bạn hiện đang cần, hoặc khi các lỗi lặp lại sau khi đã được nêu ra nhiều lần. Hãy nêu vấn đề một cách chính thức trước — một cuộc trò chuyện được ghi lại với các con số sẽ giải quyết được một phần đáng kể các vấn đề.
