Hàng tồn kho là tất cả những gì doanh nghiệp nắm giữ với mục đích bán, hoặc sử dụng để tạo ra sản phẩm bán. Hàng tồn kho thường được chia thành bốn loại chính — nguyên vật liệu, hàng đang sản xuất, thành phẩm và vật tư MRO — cùng với một danh sách dài hơn các danh mục phụ mô tả lý do tại sao hàng hóa được lưu kho thay vì trạng thái hiện tại của chúng.
Sự phân biệt này không chỉ mang tính lý thuyết. Bốn loại này được định giá khác nhau trong sổ sách kế toán, được lập kế hoạch khác nhau, được lưu trữ khác nhau và mang những rủi ro khác nhau. Biết rõ loại hàng bạn đang nắm giữ sẽ giúp bạn biết mình đang đối mặt với những vấn đề gì.
Bốn loại hàng tồn kho chính
1. Nguyên vật liệu. Các yếu tố đầu vào mà doanh nghiệp mua để tạo ra sản phẩm khác. Chúng ở trạng thái chưa qua xử lý — được mua về và chưa được đưa vào sản xuất.
Ví dụ: tấm thép tại xưởng gia công kim loại, bột mì và đường tại tiệm bánh, vải tại nhà máy sản xuất quần áo, gỗ tại xưởng làm đồ nội thất, nhựa tại xưởng đúc nhựa.
Nguyên vật liệu được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp, là những thứ trở thành một phần của thành phẩm, và nguyên vật liệu gián tiếp, là những thứ được tiêu thụ trong quá trình sản xuất mà không tạo thành một phần của sản phẩm — ví dụ như dầu bôi trơn máy móc. Sự phân biệt này rất quan trọng đối với việc tính giá thành, vì nguyên vật liệu trực tiếp được truy xuất vào sản phẩm, còn nguyên vật liệu gián tiếp được coi là chi phí chung.
2. Hàng đang sản xuất (WIP). Hàng hóa đang trong quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu đã được xuất kho, nhân công và thời gian máy móc đã được áp dụng, nhưng kết quả vẫn chưa hoàn thiện hoặc chưa thể bán được.
Ví dụ: một chiếc ô tô trên dây chuyền lắp ráp đã lắp động cơ nhưng chưa có nội thất, bột đang ủ trong tiệm bánh, quần áo đã cắt nhưng chưa may, một mẻ sơn đã pha trộn nhưng chưa đóng thùng.
WIP là loại khó định giá nhất, vì nó bao gồm giá trị nguyên vật liệu cộng với một phần chi phí nhân công và chi phí chung đã áp dụng cho đến thời điểm đó. Đây cũng là loại hàng cần được tối thiểu hóa nhất — WIP là tiền đã chi cho thứ chưa thể bán được, và lượng WIP lớn thường cho thấy sự tắc nghẽn ở các khâu sau trong dây chuyền.
3. Thành phẩm. Các sản phẩm đã hoàn thiện sẵn sàng để bán. Đối với nhà sản xuất, đây là đầu ra của quá trình sản xuất. Đối với nhà bán lẻ, nhà bán buôn hoặc doanh nghiệp thương mại điện tử, đây thực tế là toàn bộ hàng tồn kho của họ — họ mua thành phẩm và bán lại mà không thay đổi gì.
Ví dụ: các thiết bị đóng hộp trên kệ kho, bánh mì đang làm nguội trên giá, áo sơ mi đã gấp và gắn nhãn, các thùng hàng sẵn sàng để xuất đi.
Đây là loại hàng mà hầu hết các doanh nghiệp muốn nói đến khi nhắc tới “hàng tồn kho”, và đây cũng là nơi tập trung phần lớn vốn lưu động trong các doanh nghiệp phi sản xuất.
4. Vật tư MRO. Vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành: các loại hàng hóa tiêu hao trong quá trình vận hành mà không bao giờ trở thành một phần của sản phẩm bán được.
Ví dụ: phụ tùng máy móc, dầu bôi trơn, vật liệu vệ sinh, thiết bị an toàn, bao bì, mực in, dụng cụ cầm tay, pallet và màng co.
MRO là loại hàng thường bị bỏ qua nhất, vì xét riêng lẻ thì các mặt hàng này có giá trị thấp và không ai báo cáo về chúng. Tuy nhiên, xét tổng thể thì đây là một khoản chi tiêu đáng kể, và việc thiếu hụt một phụ tùng quan trọng có thể làm dừng dây chuyền sản xuất lâu hơn so với việc thiếu hụt nguyên vật liệu.
So sánh bốn loại hàng tồn kho
| Loại | Định nghĩa | Ví dụ điển hình | Rủi ro chính |
|---|---|---|---|
| Nguyên vật liệu | Đầu vào chưa qua xử lý được mua để sản xuất | Bột mì tại tiệm bánh | Biến động giá và gián đoạn nguồn cung |
| Hàng đang sản xuất | Hàng hóa đang trong quá trình sản xuất | Bột đang ủ | Vốn bị chôn vùi trong hàng chưa thể bán |
| Thành phẩm | Sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng để bán | Bánh mì trên kệ | Lỗi thời và hư hỏng |
| Vật tư MRO | Vật tư tiêu hao dùng để vận hành | Vật liệu vệ sinh, phụ tùng | Dừng sản xuất khi hết vật tư quan trọng |
Một cách hữu ích để đọc bảng trên: giá trị tăng dần khi hàng hóa di chuyển từ trái sang phải qua ba loại đầu tiên, và chi phí của việc sai sót cũng tăng theo. Một nguyên vật liệu không bán được thường có thể được sử dụng cho việc khác. Một thành phẩm không bán được sẽ trở thành hàng tồn kho chết (deadstock).
Các loại hàng tồn kho khác cần biết
Bốn loại trên mô tả hàng tồn kho là gì. Các danh mục dưới đây mô tả tại sao chúng được lưu kho, và một mặt hàng vật lý có thể thuộc về nhiều danh mục cùng một lúc.
Vật liệu đóng gói. Thùng carton, màng co, nhãn dán, vật liệu chèn lót và pallet. Về mặt kỹ thuật, chúng thuộc nhóm MRO trong hầu hết các phân loại và cần được tách riêng vì chúng tăng giảm trực tiếp theo khối lượng đơn hàng, điều mà các loại MRO khác không có.
Hàng tồn kho an toàn (Safety stock). Lượng hàng dự phòng để đối phó với sự biến động về nhu cầu và thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Nó không dùng để bán thường xuyên — nó tồn tại cho những giai đoạn nhu cầu tăng đột biến hoặc giao hàng bị chậm trễ.
Hàng tồn kho chu kỳ (Cycle stock). Phần hàng tồn kho mà bạn dự kiến sẽ bán hết và bổ sung trong quá trình kinh doanh bình thường. Hàng tồn kho an toàn và hàng tồn kho chu kỳ cùng tạo nên phần lớn hàng hóa trên kệ: hàng tồn kho chu kỳ là hàng hóa dùng để kinh doanh, hàng tồn kho an toàn là phần dự trữ bên dưới nó.
Hàng tồn kho dự phòng (Anticipation stock). Được mua một cách chủ động trước một sự kiện dự kiến — cao điểm mùa vụ, chương trình khuyến mãi, thông báo tăng giá hoặc nhà cung cấp ngừng sản xuất. Khác với việc đặt hàng quá mức vì đây là kế hoạch đã được tính toán.
Hàng tồn kho trên đường vận chuyển (Pipeline and in-transit stock). Hàng hóa bạn sở hữu đang trên đường về — đã thanh toán, đang trong container hoặc trên xe tải, và chưa sẵn sàng để bán. Nó xuất hiện trên bảng cân đối kế toán của bạn nhưng chưa có trên kệ, đó là lý do tại sao các tính toán đặt hàng lại phải tính đến số hàng này, nếu không bạn sẽ đặt hàng trùng lặp.
Hàng ký gửi (Consignment inventory). Hàng hóa thực tế nằm trong kho của bạn nhưng nhà cung cấp vẫn là chủ sở hữu. Bạn chỉ thanh toán khi hàng được bán ra, không phải khi hàng vừa nhập kho.
Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI). Hàng hóa mà việc bổ sung được quyết định bởi nhà cung cấp thay vì bạn. Đây là một thỏa thuận quản lý hơn là một danh mục hàng hóa, và thường bị nhầm lẫn với hàng ký gửi.
Hàng tồn kho đệm (Buffer stock). Thường được dùng thay thế cho hàng tồn kho an toàn. Trong trường hợp cần phân biệt, hàng tồn kho đệm thường đề cập đến việc bảo vệ chống lại sự gián đoạn nguồn cung, còn hàng tồn kho an toàn là để đối phó với sự biến động nhu cầu.
Hàng tồn kho tách biệt (Decoupling inventory). Hàng hóa được cố tình lưu giữ giữa các giai đoạn sản xuất để việc dừng lại ở một giai đoạn không làm đình trệ ngay lập tức giai đoạn tiếp theo. Đây là khái niệm tương đương với hàng tồn kho an toàn trong sản xuất.
Hàng tồn kho dư thừa và lỗi thời (Excess and obsolete stock). Hàng tồn kho nhiều hơn mức bạn cần, và hàng hóa không còn khả năng bán được nữa. Cả hai thường được báo cáo cùng nhau và cần các phản ứng khác nhau — hàng dư thừa cuối cùng sẽ được giải phóng, còn hàng lỗi thời thì không.
Hàng tồn kho chết (Deadstock). Hàng tồn kho đã ngừng bán và không có dấu hiệu bán lại được. Đây là kết quả cuối cùng của việc mua hàng kém hiệu quả, và là danh mục đáng báo cáo hàng tháng nhất.
Hàng trả lại (Returns inventory). Hàng hóa từ khách hàng trả về, đang chờ kiểm tra và quyết định xử lý. Nó nằm trong trạng thái chờ đợi cho đến khi có người quyết định số phận của nó, và nó thuộc về logistics ngược thay vì luồng hàng hóa thông thường.
Hàng tồn kho lý thuyết (Theoretical inventory). Những gì hồ sơ ghi chép rằng bạn đang có, khác với những gì thực tế đang hiện diện. Khoảng cách giữa hai con số này là lý do tại sao cần thực hiện kiểm kê chu kỳ (cycle counting).
Tại sao sự phân biệt này lại quan trọng
Kế toán. Mỗi loại trong bốn loại chính được định giá theo cách khác nhau. Nguyên vật liệu được ghi nhận theo giá mua. WIP bao gồm chi phí nguyên vật liệu cộng với chi phí nhân công và chi phí chung đã áp dụng. Thành phẩm mang toàn bộ chi phí sản xuất. MRO thường được hạch toán chi phí khi tiêu thụ thay vì được ghi nhận là hàng tồn kho. Phân loại sai sẽ dẫn đến định giá hàng tồn kho sai, và do đó, lợi nhuận của bạn cũng bị sai.
Hoạch định. Nguyên vật liệu được hoạch định dựa trên lịch trình sản xuất. Thành phẩm được hoạch định dựa trên dự báo nhu cầu. MRO được hoạch định dựa trên mức độ sử dụng và tính thiết yếu, thường dựa trên các mức tối thiểu-tối đa đơn giản thay vì tính toán điểm đặt hàng lại. Áp dụng một phương pháp hoạch định duy nhất cho tất cả các loại này sẽ mang lại kết quả kém hiệu quả trên mọi phương diện.
Lưu trữ. Các loại hàng tồn kho này có những yêu cầu thực sự khác biệt — không gian lưu trữ lớn cho nguyên vật liệu, các vị trí lấy hàng dễ tiếp cận cho thành phẩm, và một kho lưu trữ an toàn, được tổ chức tốt cho phụ tùng MRO. Trộn lẫn chúng với nhau là lý do khiến các phụ tùng quan trọng trở nên không thể tìm thấy.
Rủi ro. Mỗi loại có những rủi ro thất bại khác nhau. Nguyên vật liệu khiến bạn chịu ảnh hưởng bởi giá hàng hóa và sự gián đoạn nguồn cung. WIP khiến bạn đối mặt với các nút thắt trong sản xuất. Thành phẩm khiến bạn đối mặt với rủi ro lỗi thời và nhu cầu thay đổi. MRO khiến bạn đối mặt với thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch.
Đo lường. Vòng quay hàng tồn kho có ý nghĩa hoàn toàn khác đối với nguyên vật liệu so với thành phẩm, và một con số tổng hợp cho tất cả các loại sẽ không phản ánh được nhiều điều.
Doanh nghiệp của bạn thực sự lưu trữ những loại nào
Một nhà sản xuất lưu trữ cả bốn loại, và thường có mức độ rủi ro lớn nhất ở nguyên vật liệu và WIP.
Một nhà bán lẻ, nhà bán buôn hoặc doanh nghiệp thương mại điện tử lưu trữ thành phẩm, vật liệu đóng gói và một lượng nhỏ MRO. Không có nguyên vật liệu, không có WIP — mọi thứ đều được mua ở trạng thái sẵn sàng để bán.
Một nhà sản xuất thực phẩm lưu trữ cả bốn loại, với tính chất dễ hư hỏng chi phối mọi thứ: luân chuyển chặt chẽ đối với nguyên vật liệu, WIP tối thiểu, và thành phẩm có hạn sử dụng ngắn khiến việc luân chuyển theo FEFO trở nên thiết yếu thay vì tùy chọn.
Một doanh nghiệp dịch vụ có chức năng bảo trì có thể chỉ lưu trữ MRO — phụ tùng, vật tư tiêu hao và công cụ — và vẫn cần được quản lý, vì một bộ phận bị thiếu sẽ làm đình trệ công việc.
Một 3PL lưu trữ thành phẩm của khách hàng cộng với MRO và vật liệu đóng gói của chính họ, đây là một sự phân biệt kế toán thực sự: hàng hóa của khách hàng không phải là hàng tồn kho của 3PL.
Điểm khởi đầu thực tế là liệt kê những gì bạn đang lưu trữ, gán mỗi dòng hàng vào một trong bốn loại, sau đó kiểm tra xem mỗi loại có đang được hoạch định, lưu trữ và kiểm kê theo cách phù hợp hay không. Hầu hết các doanh nghiệp đều tìm thấy ít nhất một danh mục — thường là MRO hoặc vật liệu đóng gói — mà không ai quản lý cả.
Tìm hiểu sâu hơn
- Quản lý hàng tồn kho là gì — nguyên tắc bao trùm mọi loại hình.
- Các phương pháp định giá hàng tồn kho — cách tính chi phí cho từng loại.
- Hàng tồn kho an toàn là gì — chi tiết về danh mục dự phòng.
- Hàng tồn kho chết là gì — nơi hàng tồn kho không còn giá trị.
- Các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho — phương pháp hoạch định theo từng loại.
- Vòng quay hàng tồn kho là gì — đo lường hiệu quả của từng loại.
Tóm tắt trong một câu
Bốn loại hàng tồn kho chính là nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang (WIP), thành phẩm và vật tư MRO — chúng được định giá, hoạch định, lưu trữ và đánh giá rủi ro theo những cách khác nhau, đó là lý do tại sao việc phân loại những gì bạn đang có là bước đầu tiên để quản lý chúng. Các danh mục khác, từ hàng tồn kho an toàn đến hàng tồn kho chết, mô tả lý do tại sao hàng hóa được lưu trữ thay vì giai đoạn mà chúng đã đạt tới.
Các câu hỏi thường gặp
Bốn loại hàng tồn kho chính là gì? Nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang (WIP), thành phẩm và vật tư MRO (bảo trì, sửa chữa và vận hành). Các nhà sản xuất thường lưu trữ cả bốn loại. Các nhà bán lẻ và doanh nghiệp thương mại điện tử lưu trữ thành phẩm, vật liệu đóng gói và một ít MRO.
Sự khác biệt giữa nguyên vật liệu và sản phẩm dở dang (WIP) là gì? Nguyên vật liệu là các đầu vào chưa qua xử lý. Sản phẩm dở dang là hàng hóa đang trong quá trình sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu cộng với chi phí nhân công và chi phí chung đã áp dụng cho đến thời điểm đó, và chưa thể bán được.
Hàng tồn kho MRO là gì? Vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành — các hàng hóa được tiêu thụ trong quá trình vận hành mà không trở thành một phần của sản phẩm có thể bán được. Phụ tùng, chất bôi trơn, vật liệu làm sạch, thiết bị an toàn, công cụ và bao bì. Xét riêng lẻ thì rẻ, nhưng xét tổng thể thì đáng kể, và thường là danh mục được quản lý kém nhất.
Bao bì có được phân loại là hàng tồn kho không? Thường là có, phổ biến nhất là một phần của MRO hoặc là một danh mục riêng. Nên theo dõi riêng biệt với các loại MRO khác vì mức độ sử dụng tỷ lệ thuận với khối lượng đơn hàng, do đó cần bổ sung dựa trên nhu cầu thay vì chỉ dựa trên mức tối thiểu đơn giản.
Nhà bán lẻ lưu trữ loại hàng tồn kho nào? Hầu như hoàn toàn là thành phẩm — các sản phẩm được mua hoàn chỉnh và bán lại mà không thay đổi — cộng với vật liệu đóng gói và một lượng nhỏ MRO. Các nhà bán lẻ không lưu trữ nguyên vật liệu hoặc sản phẩm dở dang, đó là lý do tại sao việc quản lý hàng tồn kho của họ đơn giản hơn và rủi ro lỗi thời tập trung hơn.
Sự khác biệt giữa hàng tồn kho chu kỳ và hàng tồn kho an toàn là gì? Hàng tồn kho chu kỳ là hàng tồn kho vận hành mà bạn dự kiến sẽ bán hết và bổ sung định kỳ. Hàng tồn kho an toàn là khoản dự trữ bên dưới, được giữ để đối phó với sự tăng đột biến của nhu cầu và việc giao hàng chậm trễ, không dành cho sử dụng thông thường. Cùng với nhau, chúng tạo nên phần lớn những gì có trên kệ hàng.
Tại sao loại hàng tồn kho lại quan trọng? Bởi vì mỗi loại được định giá khác nhau trong sổ sách kế toán, được hoạch định bằng một phương pháp khác nhau, được lưu trữ theo cách khác nhau và đối mặt với rủi ro khác nhau. Một phương pháp duy nhất áp dụng cho cả bốn loại sẽ mang lại kết quả kém hiệu quả trong mọi danh mục.
Warehouse Wise là thư viện miễn phí, độc lập cung cấp các hướng dẫn về quản lý hàng tồn kho, kho bãi và thực hiện đơn hàng, được viết dành cho những người trực tiếp làm công việc này — bao gồm nhân viên kho và quản lý hàng tồn kho mới, các doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử từ quy mô nhỏ đến đang phát triển, cùng bất kỳ ai lưu trữ hàng hóa và muốn hiểu rõ về nghiệp vụ này. Mỗi hướng dẫn đều giải thích thuật ngữ, đưa ra ví dụ thực tế với các số liệu cụ thể và đi thẳng vào vấn đề. Chúng tôi hoạt động độc lập: chúng tôi không bán phần mềm hay thiết bị, không nhận hoa hồng từ việc giới thiệu và các hướng dẫn của chúng tôi không bị xếp hạng dựa trên bất kỳ khoản phí nào.