Що таке WMS (система управління складом)? Посібник

Система управління складом, або WMS, — це програмне забезпечення, яке керує роботою всередині складу. Вона зберігає інформацію про місцезнаходження кожної одиниці товару, вказує операторам, куди розмістити вантаж і звідки його забрати, впорядковує завдання та фіксує кожне переміщення в режимі реального часу — завдяки цьому дані в системі збігаються з фактичною наявністю на полицях без потреби покладатися на пам’ять персоналу.

Останній пункт є найважливішим. Склад без WMS залежить від того, чи знають працівники, де лежать речі, і чи не забули вони записати, що перемістили. Склад із WMS залежить від того, що знає система, та від сканування, яке відбувається в момент переміщення. Різниця проявляється у точності, а точність — у правильно відвантажених замовленнях.

Що таке WMS

WMS — це програмне забезпечення, яке керує складськими операціями на рівні окремих переміщень. Три характеристики відрізняють її від простого списку запасів:

Вона знає розташування, а не лише кількість. Базова система обліку запасів показує, що у вас є 400 одиниць товару. WMS показує, що 240 з них знаходяться в комірці A-14-3, 120 — у резервній зоні над нею, а 40 — у зоні карантину повернень. Саме ця деталізація робить можливим спрямоване виконання робіт.

Вона спрямовує роботу. Система не просто фіксує те, що сталося, — вона вказує оператору, що робити далі та куди йти. Спрямоване розміщення, спрямоване комплектування, спрямоване поповнення запасів.

Вона оновлюється в процесі роботи. Кожне сканування, кожне переміщення — у момент виконання. А не пакетним оновленням наприкінці зміни.

Якщо прибрати будь-яку з цих характеристик, ви отримаєте програмне забезпечення для контролю запасів, а не систему управління складом. Це важливо враховувати, коли ви порівнюєте продукти, маркетинг яких вільно використовує цей термін.

WMS проти управління складом: програмне забезпечення проти дисципліни

Ці терміни часто використовують як взаємозамінні, зазвичай ті, хто продає програмне забезпечення.

Управління складом — це дисципліна: рішення щодо планування приміщень, політики зберігання, методів комплектування, кадрового забезпечення, стандартів та дій у разі виникнення проблем. Вона існує незалежно від наявності програмного забезпечення, і люди виконують її добре або погано.

WMS — це інструмент, який виконує та фіксує ці рішення. Вона не може приймати їх самостійно. Система спрямує комплектувальника за тим маршрутом, який ви налаштували, навіть якщо він неефективний, і сумлінно зафіксує товар у місцях, які ніхто належним чином не промаркував.

Це має практичне значення, оскільки визначає послідовність дій. Програмне забезпечення, впроваджене поверх невизначених місць зберігання та неузгоджених процесів, генерує помилкові дані швидше, ніж це робили електронні таблиці — це найпоширеніша і найдорожча помилка в технологічних проєктах на складі. Спочатку впорядкуйте місця зберігання, маркування та процеси. Потім впроваджуйте систему, щоб спрямовувати та фіксувати те, що вже працює.

Що робить WMS: основні функції

Приймання. Реєстрація товарів на основі замовлення на закупівлю або попереднього повідомлення про відвантаження шляхом сканування, а не відмітки в паперових списках. Невідповідності виявляються на етапі приймання, де їх найдешевше виправити.

Розміщення. Спрямування запасів у місце зберігання на основі встановлених вами правил: швидкість обігу, розмір, вага, температурний режим, партія або просто найближче вільне місце відповідного розміру. Спрямоване розміщення виключає суб’єктивні судження, а разом із ними — розбіжності в роботі операторів.

Відстеження запасів. Актуальні дані про залишки в розрізі товарів, місць зберігання, а також, де це необхідно, партій, серійних номерів або термінів придатності. Це функція, від якої залежить усе інше.

Комплектування. Формування та впорядкування завдань на відбір, вибір методу — індивідуальне, пакетне, зональне, хвильове або кластерне — та побудова маршруту для мінімізації переміщень. Комплектування замовлень зазвичай є найбільшою статтею витрат на оплату праці на складі, тому саме тут WMS окупається найпомітніше.

Поповнення. Моніторинг зони відбору та ініціювання поповнення з резерву до того, як вона спорожніє. Порожня комірка для відбору при наявності повних палет над нею — це затримка, створена власноруч, яка залишається непомітною в більшості звітів без цієї функції.

Пакування та відправлення. Перевірка вмісту замовлення, вибір пакування, створення етикеток і документації, а також консолідація за перевізниками та маршрутами.

Повернення. Приймання товарів назад відповідно до початкового замовлення, фіксація коду причини повернення та спрямування до відповідної зони подальшої обробки.

Циклічна інвентаризація. Створення завдань на перерахунок за графіком або за правилами, фіксація результатів та звітність про відхилення — завдяки цьому циклічна інвентаризація відбувається безперервно, а не як щорічна подія.

Управління працею. Розподіл завдань, продуктивність на одного оператора та час на виконання завдання. Потужний інструмент, який потребує обережного використання: якщо вимірювати швидкість без паралельного вимірювання точності, це призведе до прискорення роботи за рахунок усього іншого.

Звітність. Точність, продуктивність, час циклу, вартість замовлення, використання простору. Складські KPI, які дозволяють керувати на основі фактів, а не припущень.

Як працює WMS

Надходження даних. Замовлення на закупівлю та попередні повідомлення про відвантаження з вашої системи закупівель або від постачальників; замовлення на продаж з вашої платформи електронної комерції, маркетплейсів або системи управління замовленнями; основні дані про товари та місця зберігання, які ви налаштували.

Система будує модель складу. Кожне місце зберігання визначено — прохід, стелаж, рівень, позиція — з урахуванням розміру, типу та будь-яких обмежень. Це налаштування є фундаментом, і його якість визначає якість усього подальшого процесу.

Робота генерується у вигляді завдань. Замовлення надходить і перетворюється на набір завдань на відбір, які впорядковуються та призначаються. Надходження стає завданням на розміщення. Низький рівень залишків у зоні відбору стає завданням на поповнення.

Оператори виконують завдання за допомогою пристроїв. Ручний сканер, термінал на транспортному засобі, гарнітура або смартфон підказують їм, куди йти і що робити. Вони сканують місце зберігання, сканують товар, підтверджують кількість.

Кожне сканування негайно оновлює запис. Це механізм, який забезпечує достовірність системи. Запис змінюється, тому що товар фізично перемістився і хтось це відсканував, а не тому, що хтось ввів дані вручну після факту.

Дані передаються назад. Рівні запасів — у ваші канали продажу, щоб уникнути продажу відсутнього товару; підтвердження відправлення та трекінг — у вашу систему замовлень; показники — у бухгалтерський облік.

Цей цикл важливіший за будь-яку окрему функцію. WMS, яка отримує якісні дані та де кожне переміщення сканується, залишається точною сама по собі. Там, де сканування пропускається на будь-якому етапі, точність даних падає так само швидко, як і в ручній системі.

Чотири типи WMS

1. Автономна локальна система (On-premise). Програмне забезпечення, ліцензоване та встановлене на ваших власних серверах, яке виконує виключно завдання управління складом. Ви є повним власником, повністю контролюєте систему та відповідаєте за обладнання, резервне копіювання, безпеку та оновлення. Як правило, це найбільш функціональні рішення для складу, але й найскладніші в обслуговуванні. Вони підходять для великих, комплексних операцій, що мають власні ІТ-ресурси та специфічні вимоги, які не може задовольнити жоден хмарний продукт.

2. Хмарна система або SaaS. Програмне забезпечення за передплатою, що розміщується на серверах постачальника та доступне через інтернет. Жодних серверів, жодних капітальних вкладень, оновлення відбуваються автоматично, а запуск системи займає тижні, а не місяці. Зворотний бік — менші можливості для налаштування, залежність від якості інтернет-з’єднання та постійні витрати, які не амортизуються. Саме цей варіант обирають для більшості нових впроваджень, і для цього є вагомі причини, якщо бізнес не досяг певного масштабу.

3. Модуль ERP. Функціонал управління складом як частина ширшої системи планування ресурсів підприємства. Перевага очевидна: одна система, одна база даних, відсутність потреби створювати та підтримувати інтеграцію між складом, фінансами, закупівлями та продажами. Обмеження полягає в глибині функціоналу — складські модулі ERP зазвичай непогано відстежують запаси за місцями зберігання, але погано або зовсім не керують робочими процесами. Ця відмінність детально розглянута у статті WMS vs ERP.

4. Модуль у складі комплексної системи управління ланцюгами постачання. Управління складом як один із компонентів ширшої платформи, що також охоплює управління транспортом, замовленнями, планування попиту, а іноді й управління двором. Аргументом «за» є наскрізна видимість процесів, що реально взаємодіють між собою. Ціна такого рішення — масштаб, вартість та тривалість впровадження, тому це рідко буває правильним вибором як перша система.

Вибір між ними — це переважно питання масштабу та того, які системи ви вже використовуєте. Зростаючому ecommerce-бізнесу майже завжди потрібна хмарна система. Великий виробник, який уже працює в ERP, повинен перевірити, чи вміє його складський модуль керувати робочими процесами, перш ніж припускати, що йому потрібна окрема система. Операціям на трьох майданчиках із тісно пов’язаними транспортом та складським зберіганням дійсно може знадобитися комплексна система.

On-premise vs хмарні рішення

Два практичні зауваження, які не вмістилися в таблицю. Запитуйте про офлайн-режим, якщо обираєте хмарне рішення — склад, який зупиняється при втраті зв’язку, є серйозним операційним ризиком. Хороші продукти локально буферизують сканування та синхронізують дані після відновлення зв’язку. І запитуйте, що станеться з вашими даними, якщо ви вирішите піти, в обох випадках, ще до підписання договору, а не після.

Інтеграції WMS

WMS рідко є єдиною системою в бізнесі, і зв’язки між ними мають таке ж значення, як і функціонал.

ERP. Найпоширеніша інтеграція. ERP відповідає за фінанси, закупівлі та комерційний облік; WMS — за фізичну реальність. Замовлення на закупівлю надходять у WMS, а дані про надходження та коригування запасів повертаються назад. Якщо обидві системи містять дані про запаси, чітко визначте, яка з них є головною — неоднозначність тут призводить до проблем із звіркою, на вирішення яких можуть піти місяці.

OMS або ecommerce-платформа. Замовлення на продаж надходять у WMS, дані про наявність запасів повертаються на ваші канали продажу, а підтвердження відправки з номерами відстеження передаються клієнтам. Для тих, хто продає онлайн, це інтеграція, яка запобігає перевищенню залишків, і саме її варто перевіряти першою під час демонстрації.

CRM. Менш поширена, корисна там, де відділу продажів потрібно бачити наявність товару або статус замовлення, не звертаючись до складу.

Системи перевізників. Розрахунок тарифів, генерація етикеток, маніфести та відстеження. Зазвичай вбудовані у WMS, а не інтегровані окремо; варто перевірити, які перевізники підтримуються нативно.

Управління транспортом. Якщо ви маєте власний автопарк або керуєте значними обсягами вихідних вантажів, це зв’язок планування відправлень із маршрутизацією.

Бухгалтерія. Оцінка запасів та їх рух для бухгалтерського обліку, часто через ERP, а не напряму.

Питання, яке варто поставити будь-якому постачальнику, — не чи інтегруються вони (всі скажуть «так»), а з якими саме вашими системами вони вже працюють як зі стандартним підтримуваним продуктом, а для яких знадобиться окремий проєкт розробки. Ця різниця зазвичай визначає, чи займе процес тижні або місяці, і чи буде це включено у вартість, чи потребуватиме додаткових витрат.

Чи потрібна вам WMS?

Ознаки того, що час настав:

• Ви не можете сказати, де знаходиться конкретний товар, не запитавши когось, хто знає склад.
• Комплектувальники постійно шукають товар, який, за даними системи, є в наявності.
• Точність обліку запасів нижче 95%, або ви взагалі не маєте уявлення про неї.
• Обсяги замовлень зросли настільки, що комплектування стало «вузьким місцем».
• Ви додали другу локацію або другий канал продажу, і цифри більше не збігаються.
• Нові співробітники тижнями стають продуктивними, тому що знання зберігаються в людях, а не в системі.
• Ви продаєте більше, ніж маєте, або тримаєте надлишкові запаси, щоб цього уникнути.
• Пікові періоди вимагають залучення великої кількості тимчасового персоналу, який неможливо швидко навчити.

Ознаки того, що вона не потрібна: невелика кількість SKU, одна локація, один або двоє людей, які дійсно знають, де все лежить, і низькі обсяги замовлень. Добре ведена електронна таблиця та дисциплінований процес значно кращі за погано впроваджену WMS, і багатьом невеликим операціям краще спочатку навести лад із місцями зберігання та маркуванням.

Як обрати систему:

• Запишіть свої вимоги до того, як почнете дивитися продукти, розділивши їх на «обов’язкові» та «бажані». Демонстрації дуже переконливі, і без списку вимог постачальник сам визначить їх за вас.
• Перевірте інтеграції, які вам дійсно потрібні, назвіть їх конкретно і з’ясуйте, чи є кожна з них стандартним конектором, чи окремим проєктом.
• Протестуйте систему на своїх «складних випадках» — облік партій, серійні номери, терміни придатності, комплекти, багатолокаційність, повернення, — усе, що реально робить ваш бізнес.
• Правильно запитайте про впровадження. Хто займається налаштуванням локацій та міграцією даних, скільки це триває, скільки коштує і що очікується від вашої команди.
• Оцініть повну вартість. Ліцензія або передплата, впровадження, обладнання, навчання, інтеграції та поточна підтримка.
• Поспілкуйтеся з клієнтом схожого розміру та профілю, а не з «флагманським» клієнтом постачальника.
• Визначте умови виходу. Термін повідомлення, формат експорту даних і те, що залишається у вас.

І підготуйте склад до приходу системи. Місця зберігання мають бути промарковані, товари закріплені за ними, процеси узгоджені. WMS, впроваджена на таку базу, запрацює за тижні. Впроваджена на немаркований склад, вона забере місяці і часто зазнає невдачі.

Де дізнатися більше

• Управління складом — дисципліна, яку підтримує це програмне забезпечення.
• WMS проти ERP — порівняння, яке найчастіше потрібне перед покупкою.
• KPI складу — показники, які дозволяє вимірювати система.
• Що таке контроль запасів — точність, задля захисту якої купують WMS.
• Хмарне управління запасами — легша альтернатива для невеликих операцій.
• Сканування штрих-кодів для інвентаризації — збір даних, на якому базується робота WMS.

Головне одним реченням

WMS — це програмне забезпечення, яке знає місцезнаходження кожної одиниці товару, спрямовує роботу з розміщення та відбору, а також оновлює дані після сканування кожного переміщення. Воно виконує управління складом, а не замінює його, тому розташування, маркування та процеси мають бути впорядковані до впровадження системи, а не після нього.

Часті запитання

Що таке WMS? Система управління складом — це програмне забезпечення, яке керує складськими операціями на рівні окремих переміщень: фіксує місцезнаходження кожної одиниці, спрямовує процеси розміщення та відбору, а також оновлює записи після сканування кожного руху.

Що робить WMS? Приймання, спрямоване розміщення, відстеження запасів у реальному часі за місцями зберігання, створення завдань на відбір та побудова маршрутів, поповнення зони відбору, пакування та відправлення, обробка повернень, циклічна інвентаризація, управління персоналом та звітність.

Які існують чотири типи WMS? Автономне локальне (on-premise) програмне забезпечення, хмарні або SaaS-системи, модуль у складі ERP та компонент ширшого пакету рішень для ланцюга постачання. Більшість нових впроваджень невеликого та середнього масштабу обирають хмарні рішення, оскільки вони не потребують капітальних витрат і впроваджуються за тижні, а не місяці.

У чому різниця між WMS та ERP? ERP керує бізнесом у цілому — фінансами, закупівлями, продажами, HR та запасами на високому рівні. WMS керує складом у дрібних операційних деталях, спрямовуючи роботу по кожній комірці. Складські модулі ERP зазвичай відстежують запаси за місцями зберігання, але не спрямовують роботу — саме цей розрив у функціоналі змушує компанії додавати спеціалізовану WMS.

У чому різниця між WMS та управлінням складом? Управління складом — це дисципліна прийняття рішень щодо того, як мають відбуватися операції: планування, політика зберігання, метод відбору, стандарти. WMS — це програмне забезпечення, яке виконує та фіксує ці рішення. Програмне забезпечення не може приймати рішення, тому впровадження його на слабкі процеси лише швидше призведе до отримання некоректних даних.

Чи призначена WMS лише для великого бізнесу? Ні. Хмарні системи зробили вартість доступною для операцій з кількома тисячами замовлень на місяць. Поріг впровадження залежить не стільки від розміру, скільки від того, чи можете ви ще надійно знаходити запаси без системи — як тільки відповідь стає негативною, система окупає себе за рахунок швидкості відбору та точності.

Локальна чи хмарна система — що краще? Для більшості компаній — хмарна: відсутність капітальних витрат, впровадження за тижні, а не місяці, підтримка роботи з кількома майданчиками та відсутність потреби в ІТ-персоналі. Локальна система потрібна там, де необхідна глибока кастомізація, є специфічні вимоги, яким не відповідає жоден продукт, і є власна ІТ-команда. Якщо обираєте хмару, перевірте наявність офлайн-режиму перед підписанням договору.

Скільки часу займає впровадження WMS? Хмарна система на підготовленому складі може запрацювати за кілька тижнів. Впровадження локальної або інтегрованої з ERP системи зазвичай триває кілька місяців. Найважливішим фактором є не програмне забезпечення, а те, чи марковані ваші місця зберігання та чи є ваші процеси послідовними до початку роботи.

Автор

↑ Нагору

Warehouse Wise

Warehouse Wise — це безкоштовна незалежна бібліотека посібників з управління запасами, складської логістики та фулфілменту, створена для тих, хто безпосередньо виконує цю роботу: нових працівників складів та відділів обліку, представників малого та зростаючого бізнесу у сфері роздрібної торгівлі та електронної комерції, а також усіх, хто працює з товарними запасами та хоче краще в них розбиратися. Кожен посібник пояснює термін, демонструє практичний приклад із реальними цифрами там, де це доречно, і не містить зайвої інформації. Ми незалежні: ми не продаємо програмне забезпечення чи обладнання, не отримуємо комісійних за рекомендації, а наші матеріали не мають рейтингу залежно від того, хто нам платить.