Ефективне управління запасами зводиться до трьох речей: знати, що у вас є, знати, коли робити нове замовлення, і знати, які товари потребують вашої уваги.
Усе, що наведено нижче, слугує одній із цих цілей. Якщо ви починаєте з електронної таблиці та сильного підозри, що цифри невірні, виконуйте кроки по порядку — кожен із них залежить від попереднього. Якщо у вас уже працює система, то саме на пізніших етапах зазвичай знаходяться можливості для вдосконалення.
Крок 1: Порахуйте те, що у вас є насправді
Будь-який інший крок передбачає, що ваші записи правильні. Якщо це не так, ви будете розраховувати точки замовлення на основі вигаданих даних.
Проведіть повну фізичну інвентаризацію, перш ніж змінювати щось інше. Рахуйте за місцями зберігання, а не за загальною кількістю товару — SKU може ідеально збігатися в загальному підсумку, але бути помилковим у двох місцях, які нівелюють одне одного, і ці два місця все одно призводитимуть до помилок при комплектуванні.
Кілька речей, які роблять інвентаризацію вартою зусиль:
- Заморозьте рух товарів під час підрахунку або рахуйте в неробочий час. Підрахунок цілі, що рухається, дає цифри, яким ніхто не довіряє.
- Рахуйте «наосліп». Не показуйте тому, хто рахує, очікувану цифру. Люди підсвідомо підтверджують те, що їм показують.
- Перераховуйте розбіжності перед внесенням коригувань. Другий підрахунок частіше виявляється правильним, ніж перший.
- Записуйте причину значних відхилень. Саме в закономірностях цих причин криються проблеми ваших процесів.
Це найбільш деструктивний етап у цьому посібнику, і саме його люди пропускають найчастіше. Пропуск цього кроку означає, що все подальше успадкує помилку.
Крок 2: Оберіть місця для зберігання запасів — і впорядкуйте їх
Визначте для кожного товару своє місце і промаркуйте його.
Фіксовані місця означають, що кожен продукт завжди знаходиться в одному й тому самому місці. Це легко вивчити, легко перевірити, але це марнотратство простору, оскільки місце пустує, коли запасів мало.
Випадкові або динамічні місця означають, що система призначає будь-яке вільне місце і фіксує, куди було покладено товар. Це значно краще використання простору, але повністю залежить від правильності роботи системи, оскільки ніхто не зможе знайти товар по пам’яті.
Більшість операцій використовують гібридний підхід: фіксовані місця для товарів з високою швидкістю обігу та динамічні місця для резервних запасів.
Що б ви не обрали:
- Маркуйте місця чітко та послідовно. Логічна схема — прохід, стелаж, рівень, позиція — краща за історичну, яку можуть розшифрувати лише працівники з великим стажем.
- Розміщуйте товари з високою швидкістю обігу ближче до зони відвантаження. Час на переміщення є найбільшою складовою витрат праці на комплектування, а невелика кількість товарів зазвичай забезпечує більшу частину руху.
- Тримайте важкі предмети на рівні пояса. Це підвищує і безпеку, і швидкість.
- Відокремлюйте зону приймання, карантин та повернення від товарів, готових до продажу. Змішування їх призводить до того, що неперевірений товар потрапляє у продаж.
Крок 3: Оберіть систему для відстеження запасів
Електронні таблиці працюють до певного моменту, і цей момент настає швидше, ніж більшість людей очікує — зазвичай, коли ви починаєте продавати через кілька каналів або коли файл редагує більше однієї людини.
Що дає вам належна система, чого не дає електронна таблиця:
- Єдина актуальна цифра для всіх каналів, щоб ви не могли продати більше, ніж є в наявності.
- Сканування штрих-кодів, що усуває помилки при введенні даних, які є причиною більшості розбіжностей.
- Історія транзакцій, щоб ви могли бачити, як цифра стала помилковою, а не лише констатувати факт помилки.
- Сповіщення про необхідність замовлення, які спрацьовують без потреби пам’ятати про це.
- Відстеження партій, серійних номерів та термінів придатності, що майже неможливо підтримувати вручну.
Вам не потрібна дорога система для початку. Вам потрібна така, де склад може оновлювати запаси в момент руху товару, а не записувати це, щоб внести пізніше. Відкладене введення даних — це те, де втрачається точність.
Крок 4: Встановіть точки замовлення та страховий запас
Точка замовлення — це рівень, який ініціює нове замовлення. Якщо ви визначите його правильно, запас надійде саме тоді, коли він вам потрібен.
Точка замовлення = (середньоденне споживання x час виконання замовлення в днях) + страховий запас
Страховий запас — це буфер, який поглинає той факт, що попит і час виконання замовлення постійно змінюються. Розумна початкова формула:
Страховий запас = коефіцієнт обслуговування x стандартне відхилення попиту x квадратний корінь із часу виконання замовлення
Два практичні моменти, які важливіші за арифметику.
Використовуйте фактичний час виконання замовлення, а не заявлений. Те, що обіцяє постачальник, і те, що він постачає — це різні цифри, і різниця між найшвидшою та найповільнішою доставкою важливіша за середнє значення.
Варіюйте рівні обслуговування залежно від продукту. Єдина ціль для всього асортименту гарантує, що ви будете тримати забагато повільних товарів і замало критично важливих.
Крок 5: Зосередьте зусилля за допомогою ABC-аналізу
Ви не можете керувати кожним продуктом з однаковою увагою, і не варто намагатися.
ABC-аналіз сортує продукти за їхньою часткою в річній вартості споживання:
- A-товари — приблизно 20% найкращих продуктів, зазвичай 70–80% вартості. Суворий контроль, частий перегляд, високий рівень обслуговування, частий підрахунок.
- B-товари — середня група. Помірний контроль, періодичний перегляд.
- C-товари — «довгий хвіст», зазвичай половина ваших продуктів і невелика частка вартості. Вільний контроль, більші обсяги замовлень, нечастий підрахунок.
Справа не в класифікації. Справа в тому, що ваш час має витрачатися там, де гроші. Більшість операцій виявляють, що приділяли однакову увагу позиції на $50,000 і позиції на $200.
Варто додати другий вимір: критичність. Дешевий компонент, відсутність якого зупиняє виробництво, заслуговує на ставлення як до A-товару, незалежно від його вартості.
Крок 6: Підтримуйте точність записів за допомогою циклічної інвентаризації
Після початкового повного підрахунку не чекайте рік, щоб порахувати знову.
Циклічна інвентаризація передбачає постійний підрахунок невеликої частини запасів — кілька місць щодня — так, щоб весь склад був охоплений протягом певного періоду без зупинки роботи. Рахуйте A-товари найчастіше, C-товари — найрідше.
Її справжня перевага не в коригуванні. А в тому, що помилки виявляються протягом днів, а не місяців, досить близько до їхньої причини, щоб ви могли насправді з’ясувати, що пішло не так. Розбіжність, знайдена через одинадцять місяців, — це просто цифра для коригування; знайдена у вівторок — це проблема процесу, яку ви можете виправити.
Відстежуйте точність ваших інвентарних записів як відсоток місць, що точно збігаються, і спостерігайте за тенденцією.
Крок 7: Слідкуйте за правильними показниками
Чотири метрики розкажуть вам більшість того, що потрібно знати:
- Точність інвентарних записів — місця, що збігаються точно, у відсотках.
- Оборотність запасів — собівартість реалізованих товарів, поділена на середню вартість запасів. Наскільки ефективно працює ваш капітал.
- Рівень дефіциту або рівень виконання замовлень — як часто ви не можете здійснити поставку зі складу.
- Неліквідні запаси — вартість запасів, які не рухалися протягом визначеного періоду.
Аналізуйте їх разом. Висока оборотність при високому рівні дефіциту означає, що ви працюєте занадто «ощадливо». Низька оборотність без дефіциту означає, що ви тримаєте забагато запасів.
Порівнюйте з власною історією, а не з опублікованими бенчмарками, які походять з операцій з іншими продуктами та профілями замовлень.
Крок 8: Переглядайте, навчайтеся та вдосконалюйте
Встановіть регулярний перегляд. Для більшості операцій достатньо щомісячного.
- Перераховуйте ABC. Продукти переходять між класами в міру зміни попиту.
- Перераховуйте точки замовлення та страховий запас відповідно до останнього попиту та фактичного часу виконання замовлень.
- Переглядайте неліквідні та повільно рухомі запаси і вирішуйте: знижка, комплектування, повернення постачальнику або списання. Нічого не вирішувати — це теж рішення, і дороге.
- Шукайте закономірності у причинах розбіжностей з циклічних інвентаризацій.
- Перевіряйте ефективність постачальників — своєчасність доставки та точність замовлень для кожного постачальника. Постачальник, чия надійність непомітно погіршилася, збільшує ваші вимоги до страхового запасу.
Поширені помилки, яких слід уникати
Керування з офісу. Цифри описують склад; вони не є самим складом. Пройдіться ним особисто.
Сприйняття системи як істини в останній інстанції. Система містить лише те, що в неї внесли. Саме інвентаризація показує, чи були ці дані внесені правильно.
Замовлення «на око». Точки перезамовлення існують для того, щоб замовлення не залежали від суб’єктивного рішення того, хто помітив, що полиця виглядає порожньою.
Накопичення неліквідних запасів. Це витрати на зберігання, заморожування капіталу та ускладнення реалізації товару з часом.
Прагнення до ідеальної точності в усьому. Останні кілька відсотків рівня сервісу та точності коштують непропорційно дорого. Витрачайте ці ресурси на товари категорії A.
Зміна кількох процесів одночасно. Якщо ви коригуєте точки перезамовлення, змінюєте планування зони відбору та переходите на нові системи в одному місяці, ви не зрозумієте, яка саме зміна до чого призвела.
Де дізнатися більше
- Що таке управління запасами — дисципліна в повному обсязі.
- Що таке контроль запасів — вужчий операційний аспект.
- Методи управління запасами — детальний огляд конкретних підходів.
- Що таке точка перезамовлення — розрахунок тригерів для замовлення.
- Що таке страховий запас — визначення розміру буфера.
- Циклічна інвентаризація — підтримання точності облікових даних.
- Що таке оборотність запасів — показник ефективності.
Головна думка одним рядком
Рахуйте те, що маєте, забезпечте кожному товару марковане місце, відстежуйте все в системі, яку склад оновлює в режимі реального часу, встановлюйте точки перезамовлення на основі виміряних термінів виконання замовлень, зосередьте увагу на товарах, що мають найбільшу цінність, і проводьте інвентаризацію безперервно, щоб помилки виявлялися тоді, коли ви ще можете знайти їхню причину.
Часті запитання
З чого почати управління запасами? З повної фізичної інвентаризації за місцями зберігання. Усі інші кроки базуються на ваших облікових даних, тому вони мають бути правильними, перш ніж робити щось інше.
Який метод управління запасами найкращий? Єдиного найкращого методу не існує. Більшість компаній поєднують точки перезамовлення з ABC-аналізом та циклічною інвентаризацією. Метод менш важливий, ніж його послідовне застосування та перегляд у міру зміни попиту.
Як часто слід проводити інвентаризацію? Безперервно, шляхом циклічної інвентаризації, а не раз на рік. Рахуйте товари категорії A щомісяця або частіше, категорії B — щокварталу, категорії C — раз чи двічі на рік. Повна річна інвентаризація все частіше використовується лише тоді, коли цього вимагає аудитор.
Чи потрібне мені програмне забезпечення для управління запасами? Не на дуже малих масштабах, але електронні таблиці швидко стають неефективними, як тільки ви починаєте продавати через кілька каналів або коли файл веде більше ніж одна людина. Вирішальними функціями є єдиний актуальний показник залишків та сканування в момент переміщення товару.
Як припинити дефіцит товарів? Встановіть точки перезамовлення на основі виміряних термінів виконання замовлень і додайте страховий запас, розрахований відповідно до вашої реальної мінливості попиту. Потім переконайтеся, що хтось реагує на сповіщення, оскільки більшість випадків дефіциту в компаніях, де є точки перезамовлення, стаються через те, що ніхто не зробив замовлення.
Скільки запасів потрібно тримати? Рівно стільки, скільки необхідно для досягнення цільового рівня сервісу з урахуванням мінливості попиту та термінів постачання, і ні грамом більше. Цей показник відрізняється для кожного товару, тому єдине загальне правило «запас на місяць» призводить до надмірних інвестицій в одні позиції та дефіциту в інших.
Як дізнатися, чи точні мої облікові дані? Перерахуйте вибірку місць зберігання та порівняйте з даними системи. Точність облікових даних — це відсоток місць, де дані збігаються повністю. Важливо рахувати саме за місцями зберігання, а не за загальною кількістю товару — загальні підсумки можуть збігатися, тоді як на окремих місцях зберігання будуть помилки, що нівелюють одна одну.
Що таке неліквідні запаси і що з ними робити? Це запаси, які не рухаються протягом визначеного періоду. Зробіть знижку, сформуйте комплекти, поверніть постачальнику, якщо це дозволяє договір, або спишіть. Помилка — залишати їх як є, оскільки вони займають місце, заморожують капітал і втрачають цінність, поки ви приймаєте рішення.
Warehouse Wise — це безкоштовна незалежна бібліотека посібників з управління запасами, складської логістики та фулфілменту, створена для тих, хто безпосередньо виконує цю роботу: нових працівників складів та відділів обліку, представників малого та зростаючого бізнесу у сфері роздрібної торгівлі та електронної комерції, а також усіх, хто працює з товарними запасами та хоче краще в них розбиратися. Кожен посібник пояснює термін, демонструє практичний приклад із реальними цифрами там, де це доречно, і не містить зайвої інформації. Ми незалежні: ми не продаємо програмне забезпечення чи обладнання, не отримуємо комісійних за рекомендації, а наші матеріали не мають рейтингу залежно від того, хто нам платить.