OTIF розшифровується як On Time In Full (вчасно та в повному обсязі). Цей показник вимірює частку замовлень, доставлених як у межах узгодженого часового вікна, так і в повній комплектації, де присутні всі позиції та одиниці товару. Оскільки для виконання умови OTIF необхідно дотримання обох критеріїв для одного й того самого замовлення, значення OTIF завжди нижче, ніж показники «вчасності» або «повноти», виміряні окремо.
Ключовим словом тут є обидва. Замовлення, що прибуло вчасно, але в якому відсутні дві позиції, вважається невиконаним. Замовлення, що прибуло в повній комплектації, але з запізненням на два дні, також вважається невиконаним. Враховуються лише ті замовлення, що відповідають обом умовам одночасно. Саме тому OTIF стабільно нижчий за окремі показники, які зазвичай наводять, і саме тому це той показник, який використовують великі ритейлери, коли хочуть отримати об’єктивну картину ефективності постачальника.
Це вимогливий показник за своєю суттю. У цьому і полягає його мета — він відображає реальний досвід клієнта, а не досягнення окремого підрозділу.
Що вимірює OTIF
Вчасно (On time) — доставка прибула в межах узгодженого часового вікна. Визначення має величезне значення, і саме тут виникає більшість суперечок. Часове вікно може бути конкретною датою, діапазоном дат, заброньованим слотом доставки або проміжком у кілька годин. Деякі клієнти вважають ранню доставку також помилкою, оскільки прибуття раніше терміну займає потужності зони відвантаження та складські площі, які були виділені під інші завдання.
В повному обсязі (In full) — доставлено кожну позицію та кожну одиницю товару, зазначену в замовленні. Відвантаження, в якому бракує хоча б одного товару з двадцяти позицій, не є повним. Часткова доставка не дає права на часткове зарахування.
Обидві умови для одного замовлення — це те, що відрізняє OTIF від його складових. Ви можете мати 95% вчасних доставок і 95% повних доставок, але при цьому показник OTIF буде значно нижчим за 95%, оскільки випадки невиконання не обов’язково збігаються.
Деякі визначення додають додаткові умови — відсутність пошкоджень, правильне оформлення документації, коректні супровідні папери. У такому разі цей показник зазвичай називають perfect order rate (коефіцієнт ідеального замовлення), а не OTIF.
Чому «обидві умови» мають значення
Варто поглянути на арифметику, оскільки вона пояснює, чому OTIF дивує людей при першому ж вимірюванні.
Якщо 95% замовлень прибувають вчасно і 95% прибувають у повному обсязі, і ці два типи помилок не пов’язані між собою, то частка замовлень, що відповідають обом умовам, становить приблизно 0,95 × 0,95 = 90%.
Отже, два показники, що виглядають цілком прийнятно, об’єднуються в один, який виглядає значно гірше. Насправді нічого не погіршилося; ви просто вимірюєте те, що відчуває клієнт, а не те, чого досягла кожна функція окремо.
На практиці ці помилки часто пов’язані — дефіцит товару призводить як до затримки відправлення, так і до неповної комплектації, — що робить реальний показник дещо кращим, ніж передбачає просте множення. Проте він завжди залишається нижчим за будь-який з компонентів окремо.
Саме тому клієнти віддають перевагу цьому показнику. Вимірювання «вчасності» та «повноти» окремо дозволяє обом сторонам бізнесу звітувати про успіх, тоді як клієнт не отримує ні того, ні іншого.
Формула OTIF
OTIF = (замовлення, доставлені вчасно та в повному обсязі ÷ загальна кількість доставлених замовлень) × 100
Проста арифметика, де всю основну роботу виконують три рішення щодо визначень:
Що вважати вчасним? Узгоджену дату, запитану дату чи дату, яку ви підтвердили? Вони відрізняються, і вибір найбільш вигідного варіанту дасть цифру, яка прикрашає реальність, але нікого не переконує.
Вимірювати при відправленні чи при доставці? Відправлення знаходиться під вашим контролем, і його легше виміряти. Доставка — це те, що відчуває клієнт. Клієнти, які оцінюють вас, будуть використовувати показник доставки, і якщо ви вимірюєте при відправленні, ваші цифри ніколи не збігатимуться.
Рахувати за замовленням, позицією чи одиницею товару? Рівень замовлення — найсуворіший: одна відсутня позиція «провалює» все замовлення. Рівень позиції — більш поблажливий і краще підходить для діагностики. Що б ви не обрали, використовуйте це послідовно, оскільки перемикання між методами — найпростіший спосіб створити ілюзію покращення без реальних змін.
Приклад розрахунку
Ви доставили 500 замовлень за місяць:
- 460 прибули в межах узгодженого вікна — 92% вчасно
- 475 прибули в повній комплектації — 95% в повному обсязі
- 445 відповідають обом умовам
OTIF = (445 ÷ 500) × 100 = 89%
Зверніть увагу, що 89% нижче за обидва компоненти. З 55 помилок 40 були пов’язані із затримкою, 25 — з неповною комплектацією, і 10 — з обома факторами одночасно. Таким чином, 55 замовлень не були виконані з 65 причин.
Ця деталізація корисніша за загальний показник. Сорок затримок і двадцять п’ять неповних доставок вказують на різні проблеми з різними відповідальними особами: затримки зазвичай пов’язані з відправленням, перевізниками або потужностями, тоді як неповна комплектація — з наявністю запасів та закупівлями. Показник OTIF без деталізації лише констатує наявність проблеми, не вказуючи, де саме вона виникла.
OTIF проти OTD та fill rate
Три показники, які перетинаються і їх часто плутають, зазвичай на чиюсь користь.
OTD — on-time delivery (доставка вчасно). Чи прибуло замовлення в межах узгодженого вікна? Тільки час. Замовлення, що прибуло в потрібний день, але з половиною відсутніх позицій, вважається успішним.
Fill rate (рівень виконання замовлень). Чи було замовлення повним? Тільки повнота, і її можна рахувати за замовленням, за позицією або за одиницею товару — ці три методи дають помітно різні цифри на одних і тих самих даних. Замовлення, що прибуло в повній комплектації через три тижні після терміну, вважається успішним. Більше деталей у посібнику з fill rate.
OTIF. Обидві умови для одного замовлення. Саме тому він завжди нижчий за два попередні, і саме тому його використовують клієнти.
Це важливо, оскільки ці три терміни часто використовують як взаємозамінні в розмовах з постачальниками. Постачальник, який звітує про «97% вчасності», і клієнт, який вимірює 88% OTIF, обидва говорять правду, але про різні речі. Якщо вас оцінюють, з’ясуйте, про який саме з трьох показників йдеться, перш ніж обговорювати, чи є результат хорошим.
Четвертий термін, з яким ви зіткнетеся, — це perfect order rate, який додає додаткові умови — відсутність пошкоджень, правильна документація, коректне виставлення рахунків — на додаток до вчасності та повноти. Це найсуворіший показник у цій групі, і він завжди буде ще нижчим.
Практичний підхід полягає в тому, щоб відстежувати всі три: вчасність та fill rate окремо для діагностики, оскільки вони мають різні причини та відповідальних, а OTIF — як комбінований показник, що відображає те, що насправді отримав клієнт.
Що спричиняє помилки OTIF
Неповні доставки майже завжди пов’язані із запасами:
- Точки перезамовлення встановлені на основі заявлених, а не фактично виміряних термінів виконання замовлень постачальником
- Занадто низький рівень страхового запасу для позицій з мінливим попитом
- Помилки прогнозування, особливо під час акцій
- Дефіцит у постачальника, який автоматично передається вашому клієнту
- Неточність інвентаризації — замовлення було прийнято під запаси, яких фактично не було
Затримки доставки зазвичай пов’язані з часом та потужностями:
- Замовлення передаються на відправку занадто близько до часу завершення роботи перевізника
- Потужностей з комплектування недостатньо для обсягу замовлень на день
- Місце відбору порожнє, хоча резервний запас існує, тому поповнення гальмує процес відбору
- Забір вантажу перевізником пропущено або не відбулося
- Документація неповна, що затримує відправлення на етапі випуску або на кордоні
- Пропущено слоти бронювання клієнта, якщо доставка вимагає попереднього запису
Обидві проблеми одночасно зазвичай виникають через дефіцит, виявлений занадто пізно: замовлення притримують, поки хтось намагається знайти відсутню позицію, а потім все одно відправляють неповним.
Діагностична цінність полягає в тому, щоб класифікувати кожну помилку в момент її виникнення. Операційні підрозділи, які фіксують лише відсоток OTIF, знають, що вони припускаються помилок, але не знають чому.
Як покращити показник OTIF
Почніть із забезпечення наявності товарів. Більшість проблем із OTIF у більшості компаній пов’язані з невиконанням замовлення в повному обсязі, а це, своєю чергою, найчастіше є проблемою запасів. Встановлюйте точки перезамовлення на основі виміряного часу виконання замовлення, розраховуйте страховий запас відповідно до фактичної мінливості попиту та підтримуйте точність обліку запасів на рівні, що виключає прийняття замовлень за «фантомними» залишками.
Вимірюйте OTIF постачальників. Ви не можете відвантажити товар у повному обсязі, якщо не отримали його. Застосування того самого показника до ваших постачальників часто показує, що проблеми, з якими стикаються ваші клієнти, виникають через двох-трьох постачальників.
Випускайте замовлення в роботу раніше відносно часу відсікання (cut-off). Значна частка затримок припадає на замовлення, які були зібрані правильно, але занадто пізно для відправлення. Планування хвиль відвантаження відповідно до графіків перевізників усуває цю проблему.
Налагодіть процес поповнення запасів. Порожня комірка для відбору при наявності повних палет у резерві — це затримка, створена власними силами, яка залишається непомітною у більшості звітів.
Узгодьте визначення показника з клієнтом. А потім вимірюйте його так, як це робить клієнт. Якщо постачальник звітує про 96%, а клієнт фіксує 88%, це свідчить про проблему у відносинах на додаток до операційних труднощів, і розбіжність майже завжди полягає у визначенні термінів.
Розділіть звітність. Відстежуйте показники вчасності (on-time) та повноти (in-full) окремо, паралельно із загальним показником, оскільки вони мають різні причини та різних відповідальних осіб.
Слідкуйте за компромісами. OTIF покращується зі збільшенням запасів, що потребує додаткових витрат. Оптимальний рівень — це комерційне рішення про те, скільки коштує рівень сервісу, а не операційна ціль для максимізації.
OTIF у роздрібній торгівлі: штрафи та суперечки
Для тих, хто постачає товари великим ритейлерам, OTIF перестає бути просто управлінською метрикою і стає договірною умовою, що безпосередньо впливає на фінанси.
Більшість великих мереж продуктових та непродовольчих товарів застосовують системи оцінки ефективності постачальників, які передбачають штрафи за невиконання OTIF. Штраф зазвичай становить відсоток від вартості замовлення, іноді з прогресивною шкалою за повторні порушення. Ці суми утримуються автоматично, а не виставляються рахунком, тому вони відображаються як недоплата у платіжному дорученні, яку складно оскаржити.
Механізми, які варто зрозуміти перед підписанням договору:
Вікна доставки вузькі та специфічні. Часто це заброньований слот тривалістю годину або дві на конкретному складі. Прибуття поза цим часом може призвести до відхилення поставки, навіть якщо товар правильний і день обрано вірно.
Завчасне прибуття — це теж помилка. Склади ритейлерів планують використання персоналу та доків відповідно до заброньованих слотів. Транспортний засіб, що прибув на день раніше, створює такі ж незручності, як і той, що запізнився, і зазвичай оцінюється так само.
Вимірювання проводиться на їхньому складі, а не у вас при відправленні. Час у дорозі, робота перевізника та черги на складі — все це входить у вашу оцінку ефективності, хоча ви не маєте над цим прямого контролю.
Заміни зазвичай вважаються недопоставкою. Відправлення аналогічного товару через відсутність замовленого не вважається виконанням замовлення в повному обсязі.
Дані належать їм. Суперечки вирішуються на основі записів ритейлера, тому важливо зберігати власні докази доставки, часові мітки та підтвердження бронювання слотів.
Два практичні методи захисту: звіряйте кожне утримання, замість того щоб приймати відрахування як належне — рівень помилок у таких системах не є незначним, а непідтверджені штрафи стають базовою нормою. І бронюйте слоти реалістично: погодження слота, який ви навряд чи зможете витримати заради отримання замовлення, перетворює комерційну проблему на операційний штраф.
Встановлення цілі, яка має сенс
Ціль OTIF, на яку ніхто не може вплинути, — це лише формальність. Щоб зробити її корисною, потрібно прийняти кілька рішень.
Встановлюйте ціль на основі вартості помилки, а не бенчмарків. Скільки насправді коштує невдала доставка — штрафи, термінова доставка, втрачені продажі, терпіння клієнта? Ця цифра підкаже, який рівень сервісу варто забезпечувати, і він різниться залежно від клієнта та продукту.
Сегментуйте цілі. Одна ціль для всіх клієнтів — це помилка в обох напрямках. Великі роздрібні мережі зі штрафними санкціями та короткими вікнами потребують високих показників. Оптовий клієнт, який замовляє раз на місяць із гнучкою датою, — ні, і утримання запасів для обслуговування їх на такому ж рівні є марною тратою грошей.
Призначте відповідальних за компоненти. За показник «повноти» (in-full) зазвичай відповідають відділи закупівель та планування запасів. За показник «вчасності» (on-time) — складська логістика та транспорт. Загальний показник без конкретного відповідального буде лише предметом обговорень, а не інструментом для виправлення ситуації.
Аналізуйте причини помилок, а не відсотки. Щомісячний звіт, де ви бачите лише цифру, показує лише те, чи змінився показник. Аналіз конкретних замовлень, які не були виконані, та їхніх причин підкаже, що саме потрібно змінити.
Прийміть той факт, що 100% — це не ціль. Ідеальний сервіс вимагає таких рівнів запасів, які неможливо виправдати економічно. Правильна цифра — це та, де вартість досягнення наступного відсотка перевищує вигоду від нього, і ця точка настає набагато раніше, ніж передбачають більшість цілей.
Як вимірювати, якщо ваші системи цього не роблять
Багато операційних підрозділів отримують запит на показник OTIF і виявляють, що їхні системи його не формують. Зазвичай його можна зібрати з даних, які у вас уже є.
Що вам потрібно для кожного замовлення: обіцяна дата, фактична дата доставки, кількість замовленого товару за позицією та кількість доставленого товару за позицією. Більшість систем управління замовленнями та бухгалтерських програм містять усі чотири показники, навіть якщо жодна з них не звітує про їхню комбінацію.
Вчасність (on-time) — це порівняння двох дат. Пастка полягає в тому, яку саме обіцяну дату використовувати: ту, яку запитав клієнт, ту, яку ви підтвердили, чи ту, що вказана в накладній. Оберіть ту, за якою вас оцінюватиме клієнт — це майже завжди підтверджена дата доставки.
Повнота (in-full) — це порівняння замовленої та доставленої кількості на рівні позицій, зведене до рівня замовлення. Замовлення вважається виконаним у повному обсязі, лише якщо кожна позиція доставлена повністю.
Комбінація — це простий прапорець: обидві умови виконані або ні.
Два практичні моменти: почніть із вибірки — сотня нещодавніх замовлень, оцінених вручну, покаже вам приблизний стан справ і співвідношення між запізненнями та неповними поставками. Цього достатньо, щоб вирішити, чи варто автоматизувати процес. І виключіть те, за що вас не повинні оцінювати — замовлення, які клієнт змінив після розміщення, або випадки, коли вони самі попросили пізнішу дату. Але визначайте ці виключення чітко і рідко, оскільки показник із занадто великою кількістю виключень втрачає будь-який сенс, і всі це розуміють.
Якщо ви постачаєте товар клієнту, який оцінює вашу роботу, запитайте у нього їхні дані. Вони зазвичай доступні, саме за ними вирішуються суперечки, і порівняння їх із вашими власними — найшвидший спосіб виявити розбіжності у визначеннях.
Де дізнатися більше
- Що таке рівень задоволення попиту (fill rate) — компонент «повноти», що вимірюється окремо.
- Що таке дефіцит запасів (stockout) — найпоширеніша причина невиконання замовлення в повному обсязі.
- Що таке страховий запас — буфер, який запобігає дефіциту.
- Що таке відкладене замовлення (backorder) — у що перетворюється неповна поставка.
- Складські KPI — де OTIF знаходиться серед інших показників.
- Що таке виконання замовлень (order fulfilment) — процес, який вимірюється.
Головний висновок одним реченням
OTIF вимірює частку замовлень, які прибули вчасно та в повному обсязі. Оскільки показник вимагає виконання обох умов, він завжди нижчий за кожен із компонентів окремо — розділяйте причини невдач на запізнення та неповні поставки, перш ніж намагатися покращити показник, оскільки вони мають різні причини та різних відповідальних осіб.
Часті запитання
Що означає OTIF? On Time In Full (вчасно та в повному обсязі). Цей показник вимірює частку замовлень, доставлених у межах узгодженого терміну, де кожна позиція та одиниця товару були в наявності.
Яка формула OTIF? Кількість замовлень, доставлених вчасно та в повному обсязі, поділена на загальну кількість доставлених замовлень, помножена на 100. Арифметика проста, проте труднощі виникають саме з визначенням понять «вчасно» та «в повному обсязі».
Який показник OTIF вважається хорошим? Це залежить від галузі та способу визначення показника. Великі ритейлери зазвичай встановлюють вимоги до постачальників на рівні 95%, передбачаючи фінансові штрафи за нижчі результати. Корисніше за будь-які еталонні значення аналізувати власну динаміку та розподіл причин невиконання: затримки чи неповна комплектація.
У чому різниця між OTIF та fill rate? Fill rate вимірює лише повноту — частку замовлень або позицій, поставлених у повному обсязі. OTIF вимагає одночасного дотримання повноти та своєчасності, тому цей показник завжди нижчий за кожен із них окремо.
Чому мій показник OTIF нижчий за показники своєчасності та повноти окремо? Тому що він вимагає виконання обох умов для одного замовлення. Два показники по 95% кожен дають приблизно 90%, якщо причини їх невиконання не пов’язані між собою. Комбінований показник завжди нижчий за будь-який з його компонентів.
Чи варто вимірювати OTIF під час відвантаження чи доставки? Під час доставки, оскільки саме це бачить клієнт і саме це він буде вимірювати. Відвантаження легше контролювати та відстежувати, але вимірювання на цьому етапі гарантує розбіжність між вашими даними та даними клієнта.
Як покращити OTIF? Почніть із наявності товарів, оскільки проблеми з повнотою комплектації зазвичай переважають — використовуйте точки перезамовлення на основі виміряних термінів виконання замовлень постачальниками, підтримуйте належний страховий запас та точний облік запасів. Потім перейдіть до таймінгу: випускайте замовлення раніше відносно часу відправлення перевізника та оптимізуйте поповнення зони відбору.
Warehouse Wise — це безкоштовна незалежна бібліотека посібників з управління запасами, складської логістики та фулфілменту, створена для тих, хто безпосередньо виконує цю роботу: нових працівників складів та відділів обліку, представників малого та зростаючого бізнесу у сфері роздрібної торгівлі та електронної комерції, а також усіх, хто працює з товарними запасами та хоче краще в них розбиратися. Кожен посібник пояснює термін, демонструє практичний приклад із реальними цифрами там, де це доречно, і не містить зайвої інформації. Ми незалежні: ми не продаємо програмне забезпечення чи обладнання, не отримуємо комісійних за рекомендації, а наші матеріали не мають рейтингу залежно від того, хто нам платить.