Vendor-managed inventory, або VMI, — це домовленість, за якої ваш постачальник контролює ваші запаси своєї продукції та самостійно вирішує, коли їх поповнювати. Ви надаєте дані про запаси та продажі; вони відстежують рівні відповідно до узгоджених мінімумів і максимумів і здійснюють відвантаження, не чекаючи від вас замовлення на закупівлю.
Це змінює звичні відносини на протилежні. У стандартній схемі ви вирішуєте, що і коли купувати, а постачальник лише реагує. У межах VMI рішення про поповнення приймає постачальник, а ви керуєте угодою, яка це регулює. Якщо все зроблено правильно, це усуває цілу категорію рутинної роботи та одночасно підвищує рівень доступності товарів. Якщо ж зроблено погано, ви віддаєте контроль над частиною бізнесу, яку, можливо, хотіли б залишити за собою.
Визначення VMI
Vendor-managed inventory означає, що постачальник несе відповідальність за підтримання ваших запасів їхньої продукції в межах лімітів, встановлених вами обома.
Щоб це вважалося VMI, а не просто тісними відносинами з постачальником, мають виконуватися три умови.
Постачальник бачить ваші запаси. Це не щомісячний звіт, а поточні рівні та останні продажі, в ідеалі — через системне підключення, а не через електронні таблиці, що надсилаються по п’ятницях.
Постачальник приймає рішення про поповнення. Вони визначають кількість і терміни. Якщо ви все ще затверджуєте кожне відвантаження, у вас просто корисний постачальник, а не VMI.
Ліміти узгоджені заздалегідь. Мінімальні та максимальні рівні для кожної позиції, щоб рішення постачальника діяли в межах встановлених вами кордонів, а не на власний розсуд.
Право власності на запаси — це окреме питання, саме тут виникає найбільша плутанина з консигнацією. VMI нічого не говорить про те, хто є власником того, що лежить на вашій полиці.
Як працює VMI: покроково
1. Узгодження обсягу та правил. Які товари входять до програми, якими є мінімальні та максимальні рівні для кожного, як часто надходять дані, хто є власником запасів, що робити з товарами, що повільно рухаються, і хто за що платить. Це етап, який визначає, чи буде працювати домовленість, і його часто поспіхом проходять.
2. Підключення даних. Постачальнику потрібні дані про поточні запаси, останні продажі або використання, і, в ідеалі, будь-яка інформація про майбутній попит — акції, сезонні зміни, великі замовлення клієнтів. З’єднання може бути через EDI-канал, API, портал або, у простіших випадках, через запланований експорт файлів. Важливі точність і частота, а не складність технології.
3. Постачальник відвантажує початковий запас. Стартова позиція, розрахована на основі узгоджених рівнів, яка зазвичай потребує коригування в перші кілька місяців, коли надходять реальні дані про попит.
4. Постачальник здійснює моніторинг. Вони відстежують ваші рівні відносно узгодженого діапазону та фактичних продажів, помічаючи тенденції раніше, ніж ви встигли б їх помітити.
5. Постачальник поповнює запаси. Товар прибуває, щоб повернути вас у межі діапазону, без вашого замовлення на закупівлю. Залежно від угоди, рахунок виставляється при відправленні, при отриманні або при продажу.
6. Обидві сторони проводять огляд. Щомісяця або щокварталу: що закінчилося, що накопичилося, які рівні потрібно змінити, які позиції варто виключити з угоди. VMI — це не система, яку можна просто увімкнути; це відносини, які потребують підтримки, і саме під час огляду захищається цінність такої співпраці.
VMI проти консигнаційних запасів
Ці поняття часто використовують як взаємозамінні, хоча вони відповідають на різні питання.
VMI стосується того, хто керує поповненням. Постачальник вирішує, коли і скільки відправити.
Консигнація стосується того, хто володіє запасами і коли ви платите. Ви зберігаєте товари постачальника, вони залишаються власністю постачальника, і ви платите лише тоді, коли продаєте їх.
Вони незалежні. На практиці існують усі чотири комбінації:
- VMI без консигнації — постачальник поповнює ваші запаси та виставляє рахунок при доставці. Найпоширеніша домовленість, особливо у виробництві та дистрибуції.
- Консигнація без VMI — ви зберігаєте запаси постачальника і платите за фактом продажу, але самі вирішуєте, що замовляти. Поширено в роздрібній торгівлі та категоріях товарів високої вартості, таких як ювелірні вироби.
- Обидва варіанти разом — постачальник керує поповненням і володіє товарами до моменту їх продажу. Найвигідніша домовленість для покупця, на яку постачальники погоджуються лише тоді, коли відносини або обсяги це виправдовують.
- Жоден з варіантів — звичайні відносини на основі замовлень на закупівлю.
Практична відмінність полягає в тому, де лежить ризик. VMI передає роботу з поповнення. Консигнація передає ризик капіталу та застарівання. Постачальник може охоче взяти на себе перше, але категорично не бажати брати на себе друге.
Переваги для покупця
Менше рутинних замовлень. Розрахунки замовлень, створення документів на закупівлю та контроль їх виконання зникають для товарів, що входять до програми. Для бізнесу з великою кількістю товарів масового попиту це усуває значну частину адміністративної роботи.
Менше дефіцитів. Постачальник, який щодня стежить за вашими рівнями, помічає вичерпання запасів швидше, ніж покупець, що переглядає звіт раз на тиждень, до того ж вони точно знають власні терміни виконання замовлень.
Нижчий страховий запас. Буферний запас існує для покриття невизначеності в попиті та постачанні. VMI суттєво зменшує невизначеність з боку постачання, а це означає, що для того самого рівня обслуговування потрібно менше запасів.
Менше замороженого капіталу. Оптимізація запасів вивільняє грошові кошти, а якщо домовленість також передбачає консигнацію, капітал взагалі не є вашим до моменту продажу.
Краща доступність їхніх товарів. Комерційний інтерес постачальника полягає в тому, щоб їхня продукція була на вашій полиці та продавалася, що цього разу ідеально збігається з вашими інтересами.
Менше термінових замовлень. Експрес-доставка та часткові відвантаження зазвичай є наслідком того, що хтось помітив проблему занадто пізно. Постійний моніторинг усуває більшість таких випадків.
Переваги для постачальника
VMI — це не поступка; постачальники самі прагнуть цього, і розуміння причин значно полегшує переговори.
Реальна видимість попиту. Замість того, щоб бачити нерівномірні, викривлені замовлення на закупівлю, постачальник бачить фактичне споживання. Це найцінніший вхідний ресурс для їхнього власного планування, який послаблює ефект хлиста, що створюється замовленнями на закупівлю.
Більш плавне виробництво та відвантаження. Знання того, що буде потрібно, дозволяє постачальнику вирівняти виробництво та консолідувати відправлення, що знижує їхні витрати.
Менше термінових виробничих циклів. Постачальник, який бачить, що запаси вичерпуються, не повинен переривати графік виробництва, щоб терміново покрити дефіцит.
Більш міцні відносини. Клієнт, чиє поповнення запасів проходить через системи постачальника, не буде легко змінювати партнера. Це справжня комерційна перевага для них і реальний ризик для вас — див. нижче.
Більше місця на полиці, менше конкурентів. Управління вашими запасами дає постачальнику вплив на те, скільки місця займає їхній асортимент.
Нижчі витрати на продажі. Рутинні повторні замовлення перестають забирати час відділу продажів.
Недоліки та ризики
Залежність від даних. Уся система працює на основі ваших показників запасів. Якщо точність вашого обліку низька, постачальник прийматиме рішення на основі вигаданих даних і впевнено відвантажуватиме не те, що потрібно. VMI не виправляє неточні записи — він лише підсилює їхній негативний вплив.
Втрата контролю. Ви більше не вирішуєте, коли і в якій кількості здійснювати замовлення за цими позиціями. У цьому й полягає суть домовленості, проте це стає незручним, коли виникає дефіцит обігових коштів, а прибуває поставка, яку ви не планували замовляти цього тижня.
Надмірна залежність від одного постачальника. Глибока інтеграція підвищує витрати на зміну партнера. Системи пов’язані, персонал звик до такого формату, а ваша власна здатність до поповнення запасів за цими позиціями поступово атрофується. Плануйте вихід із системи до того, як він вам знадобиться.
Комерційний конфлікт інтересів. Постачальник вирішує, скільки його продукції ви зберігаєте, і отримує оплату за те, що відвантажив. Добре організовані схеми керують цим за допомогою узгоджених максимумів і спільних показників ефективності; погано керовані — схильні до накопичення надлишкових запасів.
Безпека даних та комерційна таємниця. Ви надаєте торговому партнеру доступ до даних про ваші продажі в режимі реального часу. Подумайте, що це розкриває, особливо якщо постачальник також працює з вашими конкурентами, і зафіксуйте все письмово: що вони можуть бачити, що можуть зберігати і що відбувається з даними після завершення співпраці.
Збої в комунікації. Найпоширеніша практична проблема. Ви запускаєте акцію, змінюєте ціну або залучаєте великого клієнта, але ніхто не повідомляє про це постачальника. У результаті їхня модель працює на основі застарілих даних.
Підходить лише для певних товарів. Стабільні, постійні, досить прогнозовані позиції з перевіреним постачальником. Це поганий вибір для разових закупівель, товарів з коротким життєвим циклом, модних товарів та будь-чого, де попит є дійсно нестабільним.
Як впровадити VMI: чек-лист
1. Оберіть правильного постачальника. Встановлені стосунки, надійна історія поставок, системи, здатні отримувати ваші дані, і достатній обсяг співпраці, щоб виправдати зусилля обох сторін.
2. Ретельно обирайте перелік товарів. Починайте з малого — ваші найбільш стабільні та високооборотні позиції від цього постачальника. Не весь асортимент і не проблемні товари, які ви сподіваєтеся вирішити за допомогою когось іншого.
3. Спочатку оптимізуйте SKU. VMI, застосований до роздутого асортименту, лише автоматизує управління товарами, яких не повинно існувати. Використовуйте ABC-аналіз, щоб побачити, що насправді продається, і позбудьтеся «хвостів» перед тим, як передавати управління рештою.
4. Виправте точність обліку. Проведіть інвентаризацію відповідних локацій, виправте помилки та встановіть процедуру, яка підтримуватиме їх у належному стані. Це крок, який найчастіше пропускають і який найімовірніше призводить до провалу.
5. Встановіть мінімальні та максимальні рівні для кожної позиції. Розраховані на основі реального попиту та реального часу виконання замовлення, а не оціночних значень. Це межі, в яких діє постачальник, тому вони мають більшу вагу, ніж зазвичай.
6. Узгодьте межі та фінансові умови. Хто володіє запасами і коли право власності переходить до вас. Коли виставляється рахунок. Хто оплачує фрахт. Що відбувається з товаром, який не продається, пошкоджений або застарів. Що постачальник може, а чого не може робити без вашого запиту. Зафіксуйте все це письмово, включаючи «непривабливі» деталі.
7. Визначте цілі та показники. Чого має досягти ця домовленість — менше дефіциту, менше запасів, менше адміністрування — та конкретні цифри, які покажуть, чи вдалося це зробити. Узгодьте їх спільно, а також визначте графік перегляду результатів.
8. Проведіть пілотний проєкт, а потім запускайте. Невелика група товарів на один квартал із обов’язковим підбиттям підсумків наприкінці. Будьте готові коригувати рівні запасів; це роблять майже всі.
9. Пам’ятайте про вихід із системи. Терміни повідомлення про розірвання, що відбувається із залишками на складі, чи повертаються дані вам і як ви відновите самостійне замовлення. Узгодити це на старті просто. Узгоджувати це під час конфлікту — ні.
KPI для відстеження VMI
Домовленість має вимірюватися обома сторонами на основі одних і тих самих цифр.
Оборотність запасів — скільки разів запас у межах проєкту продається за рік. Якщо VMI працює, цей показник покращується, оскільки той самий рівень сервісу забезпечується меншими запасами.
Співвідношення запасів до продажів — обсяг запасів порівняно з продажами за період. Більш чутливий показник, ніж оборотність, для виявлення відхилень від місяця до місяця.
Вартість утримання запасів — у скільки вам обходиться зберігання цих запасів. Показник, який переводить домовленість у грошовий еквівалент.
Цикл конвертації готівки — час між оплатою за товар і отриманням оплати від вашого клієнта. Саме тут VMI у поєднанні з консигнацією демонструє найбільший ефект, і це показник, який найбільше цікавить фінансовий відділ.
Частота та тривалість дефіциту (stockout) за позиціями в межах проєкту. Сервісна сторона рівняння. Менше дефіциту при менших запасах — це і є успіх; просто менші запаси — ні.
Рівень виконання замовлень постачальником (fill rate) — чи прийшло все необхідне в повному обсязі.
Дні покриття запасів відносно узгодженого діапазону — як часто рівень запасів виходив за межі встановлених мінімумів та максимумів. Це показник, який демонструє, чи діє постачальник у межах угоди, і саме його найчастіше не відстежують.
Аналізуйте ці показники разом за встановленим графіком. VMI-домовленості, які ніхто не вимірює, схильні зміщуватися на користь тієї сторони, яка приділяє їм більше уваги, і це рідко буває покупець.
Де дізнатися більше
- Консигнаційні запаси — питання власності, з яким часто плутають VMI.
- Що таке страховий запас — буфер, який VMI дозволяє зменшити.
- Що таке дефіцит (stockout) — проблема, яку покликаний запобігти VMI.
- Що таке прогнозування попиту — те, що постачальник робить з вашими даними.
- Що таке ефект хлиста — викривлення, яке VMI нівелює.
- Що таке JIT-запаси — споріднений підхід до мінімізації запасів.
Головне в одному реченні
Vendor-managed inventory (VMI) передає поповнення запасів вашому постачальнику, який відстежує ваші залишки відносно узгоджених мінімумів і максимумів та відвантажує товар без очікування замовлення. Система повністю залежить від точності даних, якими ви ділитеся, це окреме питання від того, хто володіє запасами, і вона ефективно працює зі стабільними, високооборотними позиціями за умови довіри до постачальника.
Часті запитання
Що таке VMI (управління запасами постачальником)? Це домовленість, за якої постачальник відстежує ваші залишки своєї продукції та самостійно вирішує, коли і в якій кількості здійснювати поповнення в межах узгоджених мінімальних та максимальних рівнів, замість того, щоб ви створювали кожне замовлення на закупівлю окремо.
Як працює VMI? Ви надаєте постачальнику дані про поточні рівні запасів та останні продажі. Він відстежує ці показники відповідно до узгодженого діапазону та здійснює відвантаження, щоб повернути ваші запаси в ці межі. Ви періодично переглядаєте умови домовленості та коригуєте рівні запасів залежно від змін попиту.
У чому різниця між VMI та консигнаційними запасами? VMI стосується того, хто керує поповненням запасів; консигнація стосується того, хто володіє товаром і коли ви здійснюєте оплату. Це незалежні поняття — ви можете використовувати одне з них, обидва або жодне. VMI передає відповідальність за поповнення запасів, тоді як консигнація передає капітал та ризик застарівання товару.
Чи є VMI тим самим, що й дропшипінг? Ні. При VMI товари доставляються вам, і ви самі їх зберігаєте, комплектуєте та відправляєте. При дропшипінгу постачальник відправляє товар безпосередньо вашому клієнту, і ви взагалі не працюєте з товаром. VMI змінює того, хто приймає рішення про обсяги запасів; дропшипінг повністю виключає вас із фізичного потоку товарів.
Які ризики VMI? Залежність від точності даних, втрата контролю над часом та обсягами поставок, надмірна залежність від одного постачальника, зацікавленість постачальника у відвантаженні більшої кількості товару, ніж вам потрібно, комерційна конфіденційність даних, якими ви ділитеся, а також комунікаційні збої, коли ви вносите зміни, не попередивши про це постачальника.
Хто отримує найбільшу вигоду від VMI? Обидві сторони, але по-різному. Покупці отримують менше адміністративної роботи, меншу кількість випадків відсутності товару на складі та оптимізовані запаси. Постачальники отримують реальну видимість попиту, стабільніше виробництво та клієнта, який не схильний легко змінювати постачальника. Саме ця взаємна вигода забезпечує довготривалість таких домовленостей за умови їх належного управління.
Чи підходить VMI для малого бізнесу? Так, для стабільних товарних позицій, які ви регулярно закуповуєте у постачальника. Обмежувальними факторами зазвичай є якість даних та обсяги — постачальнику потрібен надійний канал передачі даних про ваші залишки та достатній обсяг бізнесу, щоб виправдати налаштування системи. Нижче певного обсягу зусилля перевищують економію для обох сторін.
Які KPI варто відстежувати для VMI? Оборотність запасів та співвідношення запасів до продажів за відповідними товарними позиціями, витрати на утримання запасів, тривалість фінансового циклу, частоту та тривалість відсутності товарів на складі, рівень виконання замовлень постачальником, а також те, як часто рівень запасів виходив за межі узгоджених мінімумів та максимумів. Переглядайте ці показники спільно з постачальником з установленою періодичністю.
Warehouse Wise — це безкоштовна незалежна бібліотека посібників з управління запасами, складської логістики та фулфілменту, створена для тих, хто безпосередньо виконує цю роботу: нових працівників складів та відділів обліку, представників малого та зростаючого бізнесу у сфері роздрібної торгівлі та електронної комерції, а також усіх, хто працює з товарними запасами та хоче краще в них розбиратися. Кожен посібник пояснює термін, демонструє практичний приклад із реальними цифрами там, де це доречно, і не містить зайвої інформації. Ми незалежні: ми не продаємо програмне забезпечення чи обладнання, не отримуємо комісійних за рекомендації, а наші матеріали не мають рейтингу залежно від того, хто нам платить.