Нестача запасів — це різниця між кількістю товарів, які, згідно з вашими записами, мають бути в наявності, та фактичною кількістю товарів на складі. Це запаси, які зникли без відповідного продажу — через крадіжку, пошкодження, псування або адміністративні помилки.
Нестача = облікові запаси − фактично підраховані запаси
Термін «нестача» (shrinkage) має конкретне значення. Це не означає лише крадіжку, хоча вона є її частиною. Це означає «невраховані запаси», що є значно ширшою та кориснішою категорією, оскільки в більшості операцій головною причиною виявляється паперова тяганина, а не злочинна діяльність.
Що таке нестача запасів
Нестачу виявляють, а не спостерігають. Ніхто не бачить, як вона виникає; вона з’являється як відхилення під час інвентаризації.
Вона помітна лише тоді, коли ви проводите підрахунок. У системі періодичного обліку запасів собівартість реалізованих товарів розраховується як усе, чого вже немає на полиці — тому вкрадені, пошкоджені або загублені товари мовчки списуються як продані, і нестача взагалі не відображається як збиток. Операції, де ніколи не проводять підрахунок, не мають меншої нестачі; вони мають приховану нестачу. Безперервний облік, що перевіряється підрахунком, робить її вимірюваною.
Зазвичай вона вимірюється у грошовому еквіваленті. Нестача зазвичай виражається у відсотках від обсягу продажів або вартості запасів, оскільки порівняння одиниць у змішаному асортименті не є інформативним.
Це не те саме, що зафіксоване пошкодження. Одиниця товару, списана з кодом причини, є відомим збитком, який належним чином враховано. Нестача — це те, що ви не можете пояснити.
Формула нестачі запасів
Існує дві форми, і варто чітко розуміти, яку саме ви використовуєте.
Абсолютна величина:
Нестача = вартість облікових запасів − вартість фактично підрахованих запасів
Рівень нестачі у відсотках від обсягу продажів — форма, яку використовує роздрібна торгівля і на яку посилається більшість бенчмарків:
Рівень нестачі = (вартість нестачі ÷ загальний обсяг продажів) × 100
Або у відсотках від вартості запасів, що підходить для бізнесу з низькою оборотністю запасів:
Рівень нестачі = (вартість нестачі ÷ вартість облікових запасів) × 100
Ці два методи дають дуже різні цифри на основі одних і тих самих даних, що є головною причиною, чому опубліковані показники нестачі важко порівнювати. Зазначайте, який саме метод ви використовуєте.
Приклад розрахунку
Бізнес проводить інвентаризацію наприкінці року.
Показники:
- Вартість запасів за даними системи: $486,000
- Вартість фактично підрахованих запасів: $471,300
- Загальний обсяг продажів за рік: $2,940,000
Крок перший — абсолютна нестача.
$486,000 − $471,300 = $14,700
Крок другий — рівень нестачі у відсотках від продажів.
($14,700 ÷ $2,940,000) × 100 = 0.5%
Крок третій — рівень нестачі у відсотках від вартості запасів.
($14,700 ÷ $486,000) × 100 = 3.02%
Один і той самий збиток, але він виглядає як 0,5% або 3% залежно від знаменника. Обидва варіанти правильні; озвучення першого показника раді директорів, а другого — страховику, описує одну й ту саму подію зовсім по-різному.
Крок четвертий — частина, яка важливіша за відсотки. Щоб компенсувати втрачений прибуток від $14,700 втрачених запасів при, скажімо, 35% валової маржі, потрібно приблизно $42,000 додаткових продажів. Саме цей перерахунок перетворює нестачу з бухгалтерського рядка на комерційний пріоритет, і це розрахунок, який найчастіше пропускають.
Крок п’ятий — з’ясуйте, куди вони поділися. Одна річна цифра лише вказує на наявність проблеми, але не пояснює її причину. Деталізація суми $14,700 за продуктами, місцями зберігання та кодами причин дозволяє вжити заходів, а це вимагає циклічного підрахунку протягом року, а не одноразової інвентаризації наприкінці.
Причини нестачі запасів
Адміністративні та процесні помилки. Стабільно одна з найбільших категорій, яку найчастіше недооцінюють. Помилки при введенні даних про надходження, невраховані переміщення, неправильні одиниці виміру, помилки в ціноутворенні, отримані, але не оприбутковані товари, комплекти, зібрані без списання компонентів, і повернення, повернуті на полицю без запису. Ніщо з цього не є крадіжкою, але все це створює точно таке саме відхилення.
Крадіжки персоналом. Варіюються від винесення окремих предметів до організованої змови з постачальниками або клієнтами. Зазвичай це невелика кількість людей протягом тривалого часу, а не багато людей час від часу, і це зосереджується там, де контроль найслабший.
Зовнішні крадіжки. Магазинні крадіжки, злами, крадіжки з транспортних засобів і дедалі частіші організовані злочини, спрямовані на дорогі товари, які легко перепродати.
Шахрайство постачальників та недопоставки. Отримання меншої кількості, ніж зазначено в рахунку-фактурі. Це не завжди навмисно — постачальник, що допустив помилку при відвантаженні, створює такий самий ефект — і це цілком можна запобігти шляхом підрахунку при прийманні товарів, а не просто підписанням акта про кількість палет.
Пошкодження. Товари, пошкоджені під час обробки, зберігання або транспортування та утилізовані без фіксації. Зокрема, пошкодження навантажувачем часто «зникають» непомітно.
Псування та закінчення терміну придатності. Товари, що швидко псуються, з вичерпаним терміном придатності, порушення температурного режиму та будь-які товари, термін зберігання яких не було належним чином відстежено.
Неправильне розміщення. Товари, що знаходяться не на своєму місці, вважаються відсутніми, а іноді знаходяться через місяці. Суворо кажучи, це помилка підрахунку, а не втрата, і це значна частка видимої нестачі на складах з поганим маркуванням.
Невраховане споживання. Зразки, демонстраційні одиниці, використання персоналом та товари, надані як безкоштовні зразки без списання.
Пропорції мають значення, оскільки вони визначають, що саме потрібно виправити. Операція, яка припускає крадіжку і встановлює камери, тоді як її справжня проблема — невраховані переміщення між локаціями, витратить гроші й не побачить жодних покращень.
Нестача за галузями
Роздрібна торгівля. Переважають зовнішні крадіжки та крадіжки персоналом, а адміністративні помилки стабільно посідають третє місце. Дорогі, дрібні товари, які легко перепродати — електроніка, косметика, алкоголь, леза для гоління — становлять непропорційно велику частку. Нестача зазвичай виражається у відсотках від продажів, і галузеві дослідження вже давно оцінюють середню нестачу в роздрібній торгівлі приблизно від 1% до 2% від продажів, з великими коливаннями залежно від категорії та регіону.
Складське господарство та дистрибуція. Переважають адміністративні помилки та неправильне розміщення. Менше людей мають прямий доступ до запасів, і записується набагато більше транзакцій, тому тип помилок зміщується від крадіжок до процесів. Пошкодження під час обробки є іншим суттєвим фактором.
Виробництво. Втрати сировини, неврахований брак, незавершене виробництво, списане неофіційно, та витратні матеріали MRO, взяті без запису. Нестача тут часто ховається всередині виробничих відхилень, а не відображається як окремий рядок запасів.
Оптова торгівля та постачальники. Недопоставки в обох напрямках, помилки при комплектуванні замовлень, відправлені клієнтам і не звірені, а також повернення, за якими надано кредит, але товар не повернувся.
Готельно-ресторанний бізнес та громадське харчування. Контроль порцій, відходи, псування, перелив напоїв та споживання персоналом. Нестача часто вимірюється відносно теоретичного використання — того, що, згідно з рецептами, мало бути спожито для обслуговування клієнтів — а не лише відносно підрахунку запасів.
Охорона здоров’я та фармація. Закінчення терміну придатності є головним чинником поряд із втратами контрольованих речовин, а регуляторні вимоги роблять відстежуваність обов’язковою, а не опціональною.
Вплив нестачі товарно-матеріальних цінностей
Це б’є безпосередньо і непропорційно сильно по прибутку. Втрачений запас — це втрата повної вартості без жодного доходу, тому обсяг продажів, необхідний для компенсації втраченої маржі, у кілька разів перевищує вартість самих товарів.
Це викривляє всі подальші розрахунки. Точки перезамовлення, прогнози, обіцянки щодо наявності та оцінка запасів — усе це базується на показниках інвентаризації. Постійна нестача означає, що ці цифри є невірними на невідому величину та в невідомому напрямку.
Це спричиняє дефіцит запасів. «Фантомні запаси» — коли система показує наявність, а полиця порожня — призводять до помилок під час комплектування та недопоставок, які доходять до клієнтів.
Це завищує рівень запасів. Операційні підрозділи, які не довіряють своїм цифрам, створюють буферні запаси для компенсації, що означає сплату витрат на утримання запасів для приховування проблем із контролем.
Це спотворює звітність. Запаси є активом у балансі. Завищені запаси завищують прибуток до моменту проведення інвентаризації, після чого коригування стає неприємним одноразовим показником.
Це свідчить про ширші слабкі місця в управлінні. Зростання нестачі рідко відбувається ізольовано. Зазвичай це супроводжується слабкою дисципліною приймання, неврахованими переміщеннями та поганим контролем місць зберігання — проблемами, які також призводять до фінансових втрат іншими шляхами.
Як запобігти та зменшити нестачу
Проводьте регулярні підрахунки за місцями зберігання. Без вимірювань нічого не працюватиме. Циклічна інвентаризація за ротаційним принципом — найцінніші позиції щотижня, решта протягом кварталу — дозволяє виявити розбіжності, поки історія транзакцій ще достатньо коротка для розслідування. Помилку, знайдену наприкінці року, відстежити неможливо.
Проводьте «сліпий» підрахунок. Ніколи не показуйте тому, хто рахує, очікувану кількість. Люди схильні підтверджувати те, що їм показують, а «сліпий» підрахунок — це найбільший спосіб підвищити точність без додаткових витрат.
Скануйте в точці переміщення. Це найбільший фактор зменшення адміністративної нестачі. Ручне введення даних дає приблизно одну помилку на кілька сотень символів; сканування з контрольними цифрами дає приблизно одну помилку на кілька мільйонів.
Належним чином перевіряйте товари під час приймання. Рахуйте те, що прибуло, а не просто підписуйте накладну за кількістю палет. Недопоставки від постачальників найдешевше вирішувати на етапі приймання, оскільки через кілька тижнів це стає практично неможливим.
Маркуйте кожне місце зберігання та закріплюйте за кожним товаром його місце. Неправильне розміщення є причиною значної частки видимої нестачі на неорганізованих складах, і це зовсім не втрата, а просто товар, який ніхто не зміг знайти.
Розслідуйте, перш ніж коригувати. Перевірте сусідні місця, зону карантину, повернення, стіл пакування та історію транзакцій. Коригування на основі одного підрахунку назавжди вносить помилки в записи.
Використовуйте коди причин для кожного коригування, обираючи їх із фіксованого списку, а не вписуючи текст вручну. Місяць кодованих коригувань зазвичай прямо вказує на процес, який потребує виправлення, що і є головною метою.
Обмежте коло осіб, які можуть змінювати показники запасів, і регулярно переглядайте коригування. Зростання обсягу коригувань — це симптом, який варто дослідити, перш ніж підрахунок це підтвердить.
Розділяйте обов’язки. Людина, яка приймає товар, не повинна бути єдиною, хто його рахує, а людина, яка може змінити показник, не повинна бути єдиною, хто перевіряє ці коригування.
Забезпечте спеціальний захист для товарів високого ризику. Дрібні, цінні та легко реалізовані товари мають зберігатися в закритій або контрольованій зоні. Загальна безпека коштує дорого; цільова безпека — ні.
Контролюйте фізичне середовище. Обмежений доступ до зон зберігання, контрольовані точки входу та виходу, камери там, де це доцільно, і чіткий огляд замість «сліпих» кутів.
Правильно ротуйте запаси. FIFO або FEFO для будь-яких товарів із терміном придатності, що усуває псування як причину нестачі.
Навчайте та робіть результати видимими. Більшість адміністративних нестач виникає через невелику кількість прогалин у процесах, що повторюються багато разів. Публікація показників точності обліку там, де команда може їх бачити, змінює поведінку надійніше, ніж будь-який документ із правилами.
Вимірюйте тенденцію, а не окремий випадок. Показник за один період — це шум. Три періоди, що рухаються в одному напрямку — це сигнал, і саме цей сигнал підкаже вам, чи працює щось із вищеперерахованого.
Де дізнатися більше
- Що таке контроль запасів — дисципліна, яка запобігає більшості проблем.
- Циклічна інвентаризація — як насправді виявляється нестача.
- Що таке інвентаризація — повний підрахунок та звіт про розбіжності.
- Безперервна та періодична інвентаризація — чому періодичні системи повністю приховують нестачу.
- Сканування штрих-кодів для інвентаризації — усунення помилок при введенні даних.
- KPI складу — де нестача займає місце серед показників ефективності.
Головний висновок одним рядком
Нестача запасів — це розрив між тим, що вказано у ваших записах, і тим, що є насправді, і в більшості операцій головною причиною є адміністративна помилка, а не крадіжка. Виявляйте її за допомогою «сліпої» циклічної інвентаризації за місцями зберігання, діагностуйте за допомогою кодів причин для кожного коригування та запобігайте їй шляхом сканування в точці переміщення та належної перевірки товарів під час приймання.
Часті запитання
Що таке нестача запасів? Різниця між обліковими даними та фактичною наявністю товарів — це товари, які зникли без продажу, що могло б їх пояснити. Причини включають адміністративні помилки, крадіжки працівниками або сторонніми особами, недопоставки від постачальників, пошкодження, псування та неправильне розміщення.
Як розрахувати нестачу запасів? Відніміть вартість фактично підрахованих запасів від вартості облікових запасів, щоб отримати абсолютну нестачу. Щоб отримати відсоток, розділіть цю цифру на загальний обсяг продажів за період або на вартість облікових запасів і помножте на 100. Ці два знаменники дають дуже різні відсотки для одних і тих самих даних, тому вказуйте, який саме ви використовуєте.
Що спричиняє нестачу запасів? Адміністративні та процесуальні помилки — неправильно введені дані про приймання, невраховані переміщення, повернення, які повернули на полицю без запису — постійно є однією з найбільших категорій. Поряд із ними: крадіжки працівниками, крадіжки сторонніми особами, недопоставки від постачальників, пошкодження під час обробки, псування та закінчення терміну придатності, а також товари, що просто знаходяться не на своєму місці.
Який рівень нестачі вважається нормальним? Це дуже залежить від сектору та способу вимірювання. Роздрібні дослідження тривалий час визначають середню нестачу в межах приблизно 1–2% від обсягу продажів, причому в категоріях дорогих і легко реалізованих товарів цей показник вищий. Ваша власна тенденція за кілька періодів набагато корисніша за будь-який опублікований орієнтир.
Як зменшити нестачу запасів? Проводьте регулярну «сліпу» циклічну інвентаризацію за місцями зберігання; скануйте в точці переміщення замість того, щоб вводити дані пізніше; належним чином рахуйте товари під час приймання, а не підписуйтеся за кількістю палет; маркуйте кожне місце; розслідуйте розбіжності перед коригуванням; застосовуйте коди причин до кожного коригування; обмежте коло осіб, які можуть змінювати показники; і забезпечуйте захист конкретних товарів високого ризику, а не всього підряд.
Чи є нестача синонімом крадіжки? Ні. Крадіжка — це лише одна з багатьох причин, і на складах та в дистрибуції вона зазвичай не є найбільшою. Адміністративні помилки, неправильне розміщення та невраховані пошкодження разом часто становлять більшу частку, ніж крадіжки, тому припущення про проблему безпеки та встановлення камер часто не дає покращень.
Чому моя нестача з’являється лише під час річної інвентаризації? Тому що це єдиний момент, коли ви порівнюєте записи з реальністю. Нестача накопичується постійно і стає видимою лише тоді, коли її підраховують. Циклічна інвентаризація протягом року дозволяє виявити ті самі втрати раніше, поки історія транзакцій ще достатньо коротка, щоб зрозуміти, що насправді сталося.
Warehouse Wise — це безкоштовна незалежна бібліотека посібників з управління запасами, складської логістики та фулфілменту, створена для тих, хто безпосередньо виконує цю роботу: нових працівників складів та відділів обліку, представників малого та зростаючого бізнесу у сфері роздрібної торгівлі та електронної комерції, а також усіх, хто працює з товарними запасами та хоче краще в них розбиратися. Кожен посібник пояснює термін, демонструє практичний приклад із реальними цифрами там, де це доречно, і не містить зайвої інформації. Ми незалежні: ми не продаємо програмне забезпечення чи обладнання, не отримуємо комісійних за рекомендації, а наші матеріали не мають рейтингу залежно від того, хто нам платить.