Вартість утримання запасів (carrying cost) — також відома як витрати на зберігання — це сума, яку ви витрачаєте на утримання запасів протягом року. Це все, що ви витрачаєте через те, що товари просто лежать на складі, а не продаються: капітал, заморожений у товарах, площа, яку вони займають, витрати на обробку та страхування, а також втрата вартості товарів за час їхнього очікування.
Зазвичай вона виражається у відсотках від середньої вартості запасів, і загальноприйнятим робочим показником є 20–30% на рік. Це цифра, яку більшість компаній ніколи не розраховували і на якій мовчки базується більшість рішень.
Чому важливо, що ніхто цього не рахує
Більшість рішень про закупівлю приймаються так, ніби утримання запасів нічого не коштує. Постачальник пропонує кращу ціну за одиницю при закупівлі подвійної партії, економія є очевидною та миттєвою, а вартість утримання надлишку протягом одинадцяти місяців — ні.
Визначте вартість утримання запасів, і кілька рутинних рішень зміняться:
- Знижка 4% на обсяг закупівлі запасів, які пролежать рік, стає збитковою, якщо застосувати 25% вартість утримання.
- Утримання додаткового місячного страхового запасу має розрахункову річну вартість, яку можна порівняти з дефіцитом, якому він запобігає.
- Розпродаж неліквідних запасів з великою знижкою стає очевидно вигіднішим, ніж їх утримання, оскільки зберігання коштує грошей щомісяця.
У цьому полягає вся мета цього показника: він перетворює фразу «у нас багато запасів» на число, яке можна з чимось порівняти.
Чотири категорії витрат
1. Вартість капіталу. Гроші, заморожені в запасах і недоступні для інших цілей. Зазвичай це найбільша окрема складова.
Як оцінити: використовуйте вартість запозичення, якщо ви користуєтеся кредитами, або альтернативну вартість — те, що ці гроші могли б заробити в іншому місці бізнесу, — якщо ні. Для більшості компаній цей показник становить від 5% до 15% вартості запасів, а для бізнесу з обмеженою готівкою він значно вищий, оскільки альтернативне використання цих грошей — це розвиток.
2. Вартість зберігання. Площа, яку займають товари.
Оренда або іпотека, що припадає на складську площу, комунальні послуги, опалення, освітлення, охолодження (де застосовно), амортизація стелажів та обладнання, обслуговування будівлі, охорона та податки на майно, де вони застосовуються. Зазвичай 2–8% від вартості запасів, і значно вище для холодильних складів або дорогої міської нерухомості.
3. Вартість обслуговування. Скільки коштує догляд за товарами.
Страхування запасів, витрати на оплату праці персоналу для розміщення, переміщення, підрахунку та поповнення, програмне забезпечення для управління запасами, циклічна інвентаризація та праця під час інвентаризації, а також будь-які податки на запаси. Зазвичай 2–5%.
4. Вартість ризику. Вартість, втрачена під час зберігання запасів.
Моральне застарівання — товари, що втрачають актуальність, замінюються новими моделями або виходять із сезону. Псування та закінчення терміну придатності. Втрати запасів через крадіжки, пошкодження та адміністративні помилки. Уцінки для розпродажу застарілих запасів. Зазвичай 3–10%, і значно вище для моди, технологій та будь-яких швидкопсувних товарів.
На практиці категорії перетинаються, і сенс їх розділення полягає в діагностиці. Бізнес з високою вартістю капіталу має проблему з фінансуванням; бізнес з високою вартістю ризику має проблему із закупівлями; бізнес з високою вартістю зберігання, можливо, просто знаходиться не в тій будівлі.
Формула вартості утримання запасів
% вартості утримання = (загальні річні витрати на утримання ÷ середня вартість запасів) × 100
Загальні річні витрати на утримання — це сума чотирьох категорій, наведених вище, за рік.
Середня вартість запасів — це середня вартість запасів за собівартістю — ідеально брати середнє значення щомісячних залишків, а не показник на конкретну дату, оскільки один знімок спотворює будь-яку сезонність.
Ви також можете виразити це як абсолютну цифру, що корисніше для окремого товару:
Річна вартість утримання на одиницю = вартість одиниці × % вартості утримання
Отже, товар вартістю $20 при ставці утримання 25% коштує $5 на рік для зберігання. Ця цифра на одиницю є вхідним параметром H у формулі EOQ, що є однією з головних причин розраховувати її належним чином.
Приклад розрахунку
Дистриб’ютор утримує в середньому $640 000 запасів за собівартістю протягом року.
Крок перший — вартість капіталу. Бізнес бере кредити під 8%, і овердрафт є його обмеженням. Вартість капіталу = $640 000 × 8% = $51 200.
Крок другий — вартість зберігання.
- Оренда складу, що припадає на зберігання (без урахування офісних та відвантажувальних зон): $58 000
- Комунальні послуги, опалення та освітлення: $11 000
- Амортизація стелажів та обладнання: $9 000
- Обслуговування будівлі та охорона: $7 000
Загальна вартість зберігання = $85 000
Крок третій — вартість обслуговування.
- Страхування запасів: $6 400
- Витрати на оплату праці для розміщення, переміщення та поповнення: $34 000
- Витрати на оплату праці для підрахунку протягом року: $8 000
- Програмне забезпечення для запасів: $4 800
Загальна вартість обслуговування = $53 200
Крок четвертий — вартість ризику.
- Списання застарілих запасів протягом року: $19 000
- Уцінки для розпродажу застарілих лінійок: $22 000
- Втрати, виявлені під час інвентаризації: $9 400
- Списання через пошкодження: $5 000
Загальна вартість ризику = $55 400
Крок п’ятий — підсумовування.
$51 200 + $85 000 + $53 200 + $55 400 = $244 800
Крок шостий — розрахунок відсотка.
($244 800 ÷ $640 000) × 100 = 38,25%
Що це їм дає. Утримання запасів коштує цьому бізнесу понад 38 центів на рік на кожен долар запасів — це значно вище за загальноприйняту норму 20–30%, і це варто дослідити, а не просто приймати як належне.
Де зосереджені витрати. Зберігання є найбільшою складовою — $85 000, а ризик йде одразу за ним — $55 400. Показник ризику, зокрема, є проблемою закупівель, а не складу: $41 000 списань та уцінок за рік вказують на те, що товари закуповуються в обсягах, які не підкріплені попитом.
Що це уможливлює. Маючи 38% як робочий показник, можна правильно оцінити пропозицію постачальника про знижку 5% за подвоєння обсягу закупівлі. Подвоєння замовлення, яке потім лежить ще шість місяців, коштує приблизно 19% від його вартості у вигляді витрат на утримання проти 5% економії — отже, угода є збитковою, що не було очевидним до арифметичних розрахунків.
Який відсоток вартості утримання є хорошим?
Загальноприйнята норма становить 20–30% від середньої вартості запасів на рік. Вона зустрічається в літературі з управління ланцюгами постачання, це розумне початкове припущення, і це діапазон, а не цільовий показник.
Що зумовлює варіативність:
- Щільність вартості продукту. Дорогі товари в маленьких упаковках мають високу вартість капіталу і низьку вартість зберігання. З громіздкими дешевими товарами все навпаки.
- Термін придатності та ризик застарівання. Мода, технології та швидкопсувні товари мають значно вищу вартість ризику, ніж обладнання чи запчастини.
- Умови зберігання. Холодильне зберігання коштує в кілька разів дорожче за звичайне складське приміщення на кубічний метр.
- Вартість капіталу. Бізнес з великою кількістю готівки та бізнес з обмеженими коштами розраховують дуже різні витрати на капітал для однакових запасів.
- Розташування. Міські склади значно дорожчі, ніж приміщення на околиці міста.
Як використовувати цей орієнтир. Якщо ваш розрахований показник близький до 20%, ви в межах норми. Значно вище 30% — це сигнал перевірити, де зосереджені витрати. Нижче 15% зазвичай означає, що щось було пропущено — найчастіше вартість капіталу, витрати на оплату праці або уцінки для розпродажу застарілих запасів.
І тенденція важливіша за рівень. Показник, що зростає з року в рік, говорить вам про багато що, незалежно від того, де він знаходиться в межах діапазону.
Чому витрати на утримання запасів мають значення
Вони непомітно «з’їдають» маржу. На відміну від вартості закупівлі, витрати на утримання запасів ніколи не відображаються окремим рядком. Вони розподіляються між орендною платою, заробітною платою, страхуванням, відсотками та списаннями, саме тому їх часто недооцінюють.
Вони визначають доцільність знижок за обсяг. Це найбільш корисний спосіб застосування, який найшвидше змінює модель закупівель.
Вони допомагають визначити розмір страхового запасу. Більший буфер означає кращу доступність товару та підраховані річні витрати. Без розуміння цих витрат таке рішення приймається інтуїтивно.
Вони є вхідними даними для EOQ. Формула для економічного розміру замовлення потребує показника вартості утримання одиниці товару на рік, а приблизні розрахунки дають приблизний результат.
Вони обґрунтовують розпродаж надлишків. Товар, що лежить на складі три роки з витратами на утримання 30% на рік, коштує приблизно стільки ж, скільки він коштував спочатку. Якщо подивитися на це під таким кутом, стає очевидно, що краще надати велику знижку зараз, ніж чекати.
Вони виправдовують інвестиції в процеси. Сканування, краще прогнозування та точніші точки перезамовлення зменшують обсяг запасів, а показник витрат на утримання перетворює це скорочення на цифри, зрозумілі фінансовому відділу.
Як зменшити витрати на утримання запасів
Покращуйте прогнозування попиту. Точніші прогнози означають, що обсяги замовлень ближчі до фактичного попиту, що зменшує як середній рівень запасів, так і ризики, пов’язані з помилками в плануванні.
Визначайте розмір страхового запасу на основі вимірюваної варіативності, а не за правилом «великого пальця» для кожного класу продукції. Це зазвичай вивільняє капітал у довгостроковій перспективі, одночасно покращуючи доступність товарів, що швидко продаються.
Підвищуйте оборачуваність запасів. Ті самі обсяги продажів при меншому середньому рівні запасів пропорційно зменшують витрати в кожній категорії.
Замовляйте частіше, але меншими партіями, якщо це дозволяють витрати на оформлення замовлення та логістику.
Вибірково застосовуйте JIT (точно в строк) для товарних позицій зі стабільним попитом та надійними постачальниками.
Раціоналізуйте асортимент. Велика кількість варіантів товару розпорошує попит і збільшує потребу в буферних запасах. Вилучення товарів повністю усуває витрати на їх утримання.
Вчасно розпродавайте застарілі запаси. Ризики накопичуються. Щомісячний аналіз віку запасів дозволяє виявити товари, що повільно рухаються, поки невелика знижка ще може допомогти їх реалізувати.
Ефективніше використовуйте простір. Вертикальне зберігання, щільні складські системи та мезонін зменшують вартість зберігання одиниці товару, а реорганізація часто дозволяє відкласти необхідність розширення площ.
Домовляйтеся про умови з постачальниками. Довші терміни оплати зменшують період, протягом якого ваш капітал «заморожений». Консигнація повністю усуває капітальні витрати, а VMI (управління запасами постачальником) зазвичай зменшує необхідний буферний запас.
Забезпечте точність облікових даних. Товари, які неможливо знайти, замовляються повторно, а дублювання запасів несе повні витрати на утримання.
Зменшуйте кількість операцій з обробки. Розміщення товарів, що швидко продаються, ближче до зони відвантаження та правильне розміщення на місцях зберігання з першого разу зменшують витрати на працю в категорії сервісних витрат.
Де дізнатися більше
- Що таке оборачуваність запасів — показник, на який витрати на утримання впливають найбезпосередніше.
- Що таке економічний розмір замовлення — де використовується показник витрат на одиницю.
- Що таке надмірні запаси — стан, який збільшує ці витрати.
- Що таке неліквідні запаси — де накопичуються ризикові витрати.
- Що таке страховий запас — буфер з підрахованою річною вартістю.
- Що таке GMROI — показник прибутковості з того самого питання.
Головний висновок одним рядком
Витрати на утримання запасів — це те, скільки коштує вам зберігання запасів протягом року (капітал, зберігання, обслуговування та ризики), і зазвичай вони становлять 20–30% від середньої вартості запасів. Розрахуйте їх правильно один раз, і рішення щодо знижок за обсяг, рівнів страхового запасу та розпродажів перестануть прийматися інтуїтивно.
Часті запитання
Що таке витрати на утримання запасів? Це загальні річні витрати на зберігання запасів, що охоплюють заморожений капітал, складські площі, витрати на страхування та обробку, а також ризик втрати вартості через моральне застарівання, псування або крадіжки. Зазвичай виражаються у відсотках від середньої вартості запасів.
Як розрахувати витрати на утримання запасів? Додайте річні витрати на капітал, зберігання, обслуговування та ризики, розділіть на середню вартість запасів за собівартістю та помножте на 100. Для окремого товару помножте собівартість одиниці на відсоток витрат на утримання, щоб отримати річну вартість зберігання однієї одиниці.
Який відсоток витрат на утримання вважається нормальним? 20–30% від середньої вартості запасів на рік — це загальноприйнятий робочий діапазон. Показник значно вище 30% потребує розслідування; нижче 15% зазвичай означає, що щось було пропущено — найчастіше капітальні витрати, витрати на обробку або знижки, надані для розпродажу застарілих запасів.
Що входить до складу витрат на утримання запасів? Чотири категорії: капітальні витрати (гроші, що «заморожені»); витрати на зберігання (оренда, комунальні послуги, обладнання та безпека); сервісні витрати (страхування, оплата праці персоналу, інвентаризація та ПЗ); та ризикові витрати (застарівання, псування, крадіжки та знижки).
Як зменшити витрати на утримання запасів? Покращуйте прогнозування, визначайте страховий запас на основі вимірюваної варіативності, а не звички, підвищуйте оборачуваність запасів, замовляйте частіше меншими партіями, раціоналізуйте асортимент, вчасно розпродавайте застарілі запаси, використовуйте вертикальне та щільне зберігання, домовляйтеся про умови з постачальниками або консигнацію, а також забезпечте точність обліку, щоб не замовляти товар повторно через те, що його не вдалося знайти.
Чому витрати на утримання важливі для знижок за обсяг? Тому що знижка вигідна лише тоді, коли вона перевищує вартість зберігання додаткових запасів до моменту їх продажу. При ставці витрат на утримання 25% товар, що лежить зайвий рік, коштує 25% своєї вартості — тому 5% знижки на партію, яка подвоює ваш період зберігання, призводить до збитків, що не очевидно без розрахунків.
Чи є витрати на утримання запасів тим самим, що й витрати на зберігання? Так. Ці два терміни використовуються як взаємозамінні для одного й того самого поняття: скільки коштує утримувати запаси протягом певного періоду, зазвичай року.
Warehouse Wise — це безкоштовна незалежна бібліотека посібників з управління запасами, складської логістики та фулфілменту, створена для тих, хто безпосередньо виконує цю роботу: нових працівників складів та відділів обліку, представників малого та зростаючого бізнесу у сфері роздрібної торгівлі та електронної комерції, а також усіх, хто працює з товарними запасами та хоче краще в них розбиратися. Кожен посібник пояснює термін, демонструє практичний приклад із реальними цифрами там, де це доречно, і не містить зайвої інформації. Ми незалежні: ми не продаємо програмне забезпечення чи обладнання, не отримуємо комісійних за рекомендації, а наші матеріали не мають рейтингу залежно від того, хто нам платить.