Буферний запас — це додаткові товарно-матеріальні запаси, які свідомо утримуються як захист від ситуацій, коли попит виявляється вищим за очікуваний або постачання затримується. Це не той запас, який ви плануєте продати під час звичайної торгової діяльності. Це резерв, що знаходиться нижче робочого рівня, який зберігається для того, щоб невдалий двотижневий період не призвів до дефіциту товарів (stockout).
Визначальною характеристикою буферного запасу є те, що він має залишатися нерухомим. Більшість запасів існують для того, щоб їх продавали; буферний запас існує для того, щоб нівелювати різницю між вашими прогнозами та реальністю. Якщо ви використовуєте його постійно, це зовсім не буферний запас — це робочий запас, який ви неправильно розрахували.
Буферний запас: визначення
Кожен бізнес планує свою діяльність, спираючись на середні показники. Ви продаєте близько 20 одиниць на день; постачальник виконує замовлення приблизно за два тижні. Буферний запас покриває ті дні, коли жоден із цих середніх показників не справджується.
Він захищає від двох окремих видів невизначеності:
Варіативність попиту. В одні тижні ви продаєте 140 одиниць, в інші — 190. Акція спрацювала краще, ніж очікувалося, у конкурента закінчився товар, змінилися погодні умови.
Варіативність постачання. Постачальник обіцяє чотирнадцять днів, а витрачає сімнадцять. Вантаж затримали в порту, партія не пройшла перевірку, завод закрився на святковий день, про який ніхто не попередив.
Розмір буфера розраховується так, щоб покрити обрану частку таких результатів — не всі, оскільки покриття кожного можливого сценарію вимагає таких рівнів запасів, які жоден бізнес не зміг би виправдати. Ця частка є вашим рівнем сервісу, і вміння свідомо його обирати — це і є головна майстерність.
Чи є буферний запас тим самим, що й страховий запас?
У повсякденному вжитку — так. Більшість фахівців, програмного забезпечення та підручників використовують ці два терміни як взаємозамінні. Якщо хтось згадує “буферний запас” на нараді щодо запасів, він має на увазі страховий запас. Ви не будете неправильно зрозумілі, використовуючи будь-який із них.
Якщо проводити розмежування, то зазвичай воно виглядає так: буферний запас стосується захисту від збоїв з боку постачання (затримки поставок, проблеми у постачальника, транспортні затримки), тоді як страховий запас стосується захисту від варіативності з боку попиту. Згідно з цим трактуванням, буферний запас захищає вхідний потік, а страховий запас — вихідний.
Друге, менш поширене розмежування зустрічається у виробництві, де буферний запас іноді означає запаси, розміщені між етапами виробництва, щоб зупинка на одному етапі не призвела до зупинки наступного. Таке використання точніше називати декоуплінг-запасом (decoupling inventory), і це дійсно інше поняття.
Що робити на практиці. Використовуйте один термін послідовно у межах свого бізнесу та чітко визначте, що ви під ним розумієте. Формули, які реально використовують люди — включаючи метод стандартного відхилення для страхового запасу — охоплюють варіативність попиту та часу виконання замовлення разом, тому розмежування не змінює математику. Воно змінює лише назву результату.
Буферний запас проти циклічного, очікуваного та страхового запасів
Чотири категорії, що описують причини утримання запасів, які співіснують на одній полиці.
| Що це таке | Чому утримується | Чи очікується використання? | |
|---|---|---|---|
| Циклічний запас | Робочий запас, який ви розпродаєте між поставками | Звичайна торгівля | Так, постійно |
| Страховий запас | Резерв проти варіативності попиту | Невизначеність обсягів продажу | Тільки при високому попиті |
| Буферний запас | Резерв проти варіативності постачання (або використовується як синонім страхового запасу) | Невизначеність часу надходження товарів | Тільки при затримках постачання |
| Очікуваний запас | Додатковий запас, закуплений перед відомою подією | Плановий пік, акція, зростання цін або зупинка постачальника | Так — це і є план |
Циклічний запас разом із буферним складають більшу частину того, що лежить на полиці. Циклічний запас — це “пилка”, яка зростає під час поставки і падає в міру продажу; буферний запас — це рівна лінія під нею, якої “пилка” не повинна торкатися.
Очікуваний запас найчастіше плутають із буферним, і різниця полягає в намірах. Очікуваний запас купується тому, що ви розраховуєте його продати — наприклад, 400 додаткових одиниць перед Різдвом або закупівля наперед перед оголошеним підвищенням цін. Буферний запас утримується про всяк випадок. Ставлення до закупівлі наперед як до буфера — це шлях, яким бізнес накопичує набагато більше запасів, ніж вважає за потрібне.
Чому буферний запас важливий
Це те, що запобігає більшості випадків дефіциту. Точки перезамовлення спрацьовують на основі середніх значень. Без буфера приблизно половина ваших циклів поповнення десь дасть збій, оскільки приблизно половина всіх поставок триває довше середнього, а половина всіх двотижневих періодів є більш завантаженими, ніж середній показник.
Дефіцит зазвичай коштує дорожче, ніж утримання буфера. Втрачена маржа — це лише частина проблеми; є ще решта товарів у кошику, які міг би купити клієнт, клієнти, які не повернуться, і витрати на термінову доставку для виправлення ситуації. У порівнянні з річними витратами на утримання невеликого буфера, це порівняння рідко буває на користь відсутності запасу. Що таке дефіцит товарів пояснює математику цього процесу.
Він нівелює ненадійність постачальника, яку ви не можете виправити. Ви можете оцінювати постачальника та тиснути на нього, але частина варіативності просто поза вашим контролем. Буфер — це те, що не дає цій проблемі дійти до вашого клієнта.
Він купує час на реакцію. Буфер перетворює негайну кризу на проблему, яку можна вирішити протягом двох тижнів — достатньо часу, щоб знайти інше джерело, прискорити доставку або чесно повідомити клієнтів.
І він постійно коштує грошей. Це інша сторона медалі, і саме тому розмір буферного запасу слід розраховувати, а не вгадувати. Кожна одиниця буфера — це заморожений капітал, зайняте місце та ризик застарівання, які постійно присутні на кожній позиції, де ви його застосовуєте.
Як встановити рівень буферного запасу
Суворий метод визначає розмір буфера на основі виміряної варіативності попиту та часу виконання замовлення при обраному рівні сервісу. Повний розрахунок, включаючи формулу стандартного відхилення та коефіцієнти сервісу, наведено у розділі страховий запас. Найважливіші принципи:
Оцінюйте свого постачальника, а не запитуйте його. Візьміть останні двадцять поставок і розрахуйте як середній час виконання замовлення, так і розкид. Заявлені постачальниками терміни виконання замовлення у більшості випадків не відповідають реальності, яку демонструє будь-який аналіз.
Виключайте періоди дефіциту з історії попиту. Продажі під час дефіциту фіксують лише те, що було в наявності, а не те, що хотіли клієнти. Включення цих даних занижує показники попиту саме на ті товари, які вже були в дефіциті.
Обирайте рівень сервісу для кожної категорії товарів, а не для всіх однаково. Рівень сервісу 99% вимагає приблизно вдвічі більшого буфера, ніж рівень 95%. Ваші топові позиції та товари, за якими клієнти приходять спеціально до вас, заслуговують на це. Товари з низькою оборотністю, які легко замінити, — ні.
Визнайте, що варіативність часу виконання замовлення зазвичай домінує. У більшості бізнесів розкид у термінах доставки постачальником впливає на потребу в буфері більше, ніж розкид у попиті. Це робить надійність постачальника найціннішим фактором для покращення — постачальник, чия варіативність зменшується вдвічі, дозволяє вам удвічі скоротити буфер при тому самому рівні сервісу.
Переглядайте рівень, коли ситуація змінюється. Буфер, встановлений два роки тому, описує модель попиту та постачальника, які вже змінилися.
Простий практичний приклад
Підприємство стабільно продає товар.
Вихідні дані. Середній попит становить 30 одиниць на день. Останні двадцять поставок від постачальника в середньому тривали 12 днів, причому найдовша — 18 днів. У пікові дні попит сягає близько 40 одиниць.
Грубий метод — покриття найгіршого сценарію. Різниця між найдовшим часом виконання замовлення та середнім показником становить 6 днів. При середньому попиті це 6 × 30 = 180 одиниць буфера для покриття найгірших показників роботи постачальника за останній час.
Додавання мінливості попиту. У напружені два тижні ви можете продавати в середньому 38 одиниць на день замість 30 — це 8 додаткових одиниць на день протягом 12-денного терміну виконання замовлення = 96 одиниць.
Орієнтовний сукупний буфер — це не просто 180 + 96 = 276, оскільки одночасне настання обох найгірших сценаріїв малоймовірне. Поширеним спрощенням є вибір більшого значення та додавання частини меншого, що дає буфер близько 230 одиниць — приблизно тижневий середній попит.
Скільки це коштує. При собівартості одиниці $9 та річній ставці утримання запасів 25%, 230 одиниць — це $2,070 капіталу та близько $518 на рік витрат на зберігання.
Чому це запобігає. Якщо дефіцит (stockout) за цією позицією коштує приблизно $600 у вигляді втраченої маржі та вартості кошика за один випадок, і буфер запобігає хоча б одному такому випадку на рік, він уже окупився. Якщо він запобігає трьом випадкам — він окупився багаторазово.
Чесне застереження. Ці цифри є наближеними, а статистичний метод у посібнику про страховий запас дає обґрунтоване число, а не оцінку. Сенс грубого методу в тому, що він займає десять хвилин і значно кращий, ніж не мати нічого або тримати запас «на око».
Не плутати з: схемами буферних запасів
Цей термін має друге, не пов’язане з логістикою значення в економіці, яке домінує в деяких результатах пошуку.
Схема буферних запасів (buffer stock scheme) — це державне або міжнародне втручання для стабілізації ціни на товар — каву, олово, зерно, цукор. Орган влади купує та зберігає товар, коли ціни падають нижче мінімального рівня, і продає із запасів, коли вони піднімаються вище максимального, згладжуючи ціну для виробників та споживачів.
Історично такі схеми працювали важко. Вони потребують величезного капіталу для утримання запасів, вимагають встановлення цінового коридору, близького до реалістичного довгострокового рівня, і, як правило, руйнуються, коли тривалий надлишок вичерпує кошти, доступні для подальших закупівель. Провал Міжнародної угоди щодо олова у 1985 році є стандартним прикладом для застереження.
Зв’язок із термінологією складу лише концептуальний: запас, що утримується як «подушка» проти волатильності. Якщо ви потрапили сюди з економіки, ця стаття присвячена значенню в контексті управління запасами.
Де дізнатися більше
- Що таке страховий запас — повна формула та метод рівня обслуговування.
- Що таке точка перезамовлення — тригер, всередині якого знаходиться буфер.
- Що таке дефіцит (stockout) — чому запобігає буфер і скільки це коштує.
- Типи запасів — місце буферного запасу серед інших категорій.
- Вартість утримання запасів — у що обходиться зберігання буфера.
- Що таке прогнозування попиту — зменшення невизначеності, яку покриває буфер.
Головний висновок одним рядком
Буферний запас — це запаси, що навмисно утримуються як захист від зростання попиту або затримок поставок; у звичайному вжитку це те саме, що й страховий запас. Визначайте його розмір на основі виміряних показників роботи постачальника та реальної мінливості попиту з обраним рівнем обслуговування для кожної категорії товарів, а не на основі суб’єктивних відчуттів.
Часті запитання
Чи є буферний запас тим самим, що й страховий запас? У повсякденному вжитку — так, більшість фахівців та програмного забезпечення використовують ці терміни як взаємозамінні. Там, де проводиться розмежування, буферний запас стосується захисту від збоїв у постачанні, а страховий запас — захисту від мінливості попиту. Стандартні формули охоплюють обидва аспекти разом, тому різниця змінює лише назву, а не арифметику.
Як розрахувати буферний запас? Правильно — на основі виміряної мінливості попиту та часу виконання замовлення постачальником при обраному рівні обслуговування. Швидке наближення — це додатковий попит, який ви можете побачити протягом різниці між найгіршим терміном виконання замовлення вашого постачальника та середнім, плюс надбавка на попит у пікові періоди.
У чому різниця між буферним запасом і циклічним запасом? Циклічний запас — це робочий запас, який ви очікуєте продати між поставками; він зростає під час надходження товару і зменшується в процесі торгівлі. Буферний запас — це резерв під ним, якого циклічний запас не повинен торкатися і який існує лише на випадок непередбачуваних ситуацій.
Скільки буферного запасу слід тримати? Це залежить від того, наскільки мінливими є ваш попит і терміни поставок, а також від того, скільки насправді коштує дефіцит за цією позицією. Застосовуйте високий рівень обслуговування до ваших топових товарів і всього, за чим клієнти приходять саме до вас, і низький — або нульовий — до товарів, що повільно рухаються і мають легкі замінники.
У чому різниця між буферним запасом і запасом під очікуваний попит (anticipation stock)? У намірі. Запас під очікуваний попит купується, тому що ви плануєте його продати — перед сезонним піком, акцією або оголошеним підвищенням цін. Буферний запас утримується про всяк випадок. Врахування закупівлі «наперед» як буфера — поширений спосіб отримати більше запасів, ніж ви насправді планували.
Чи є утримання буферного запасу марнотратством? Тільки тоді, коли його розмір визначено навмання, а не розрахунками. Надмірний буфер назавжди заморожує капітал і простір; повна відсутність буфера призводить до дефіциту приблизно в половині всіх циклів поповнення. Правильний рівень — це той, при якому вартість його утримання нижча за вартість дефіциту, якому він запобігає.
Що таке схема буферних запасів в економіці? Непов’язане значення: державне або міжнародне втручання, яке купує товар, коли ціни падають нижче мінімального рівня, і продає, коли вони піднімаються вище максимального, для стабілізації цін. Такі схеми потребують великих капітальних резервів і історично важко утримували ціновий коридор при тривалих надлишках.
Warehouse Wise — це безкоштовна незалежна бібліотека посібників з управління запасами, складської логістики та фулфілменту, створена для тих, хто безпосередньо виконує цю роботу: нових працівників складів та відділів обліку, представників малого та зростаючого бізнесу у сфері роздрібної торгівлі та електронної комерції, а також усіх, хто працює з товарними запасами та хоче краще в них розбиратися. Кожен посібник пояснює термін, демонструє практичний приклад із реальними цифрами там, де це доречно, і не містить зайвої інформації. Ми незалежні: ми не продаємо програмне забезпечення чи обладнання, не отримуємо комісійних за рекомендації, а наші матеріали не мають рейтингу залежно від того, хто нам платить.