Існує десятки методів управління запасами, і, ймовірно, вам знадобиться лише п’ять із них. Складність полягає в тому, що їх зазвичай подають як рівнозначний список, хоча на практиці вони відповідають на зовсім різні питання, і більшість операційних процесів мають використовувати кілька методів одночасно.
Вони поділяються на чотири групи: прийняття рішень про те, скільки і коли замовляти; фокусування уваги на важливому; забезпечення точності обліку; контроль витрат та рівня запасів. Цей посібник охоплює кожну групу, пояснює, що саме робить той чи інший метод і коли він вартий зусиль.
Методи прийняття рішень про те, скільки і коли замовляти
Точка перезамовлення (Reorder point). Рівень запасів, який ініціює нове замовлення.
Точка перезамовлення = (середньоденне споживання x час виконання замовлення в днях) + страховий запас
Це «робоча конячка» управління запасами. Метод простий, ефективний і знімає відповідальність за прийняття рішення з того, хто випадково помітив, що полиця виглядає порожньою. Типова помилка — встановлювати цей показник на основі заявленого постачальником часу виконання, а не на основі фактично виміряного.
Економічний розмір замовлення (EOQ). Розмір замовлення, який мінімізує сукупні витрати на замовлення та зберігання.
EOQ = квадратний корінь з [(2 x річний попит x вартість одного замовлення) / вартість зберігання одиниці на рік]
Корисно для товарів зі стабільним попитом, де замовлення має реальні фіксовані витрати. Слабкість методу полягає в припущеннях — постійний попит, постійний час виконання, відсутність знижок за обсяг — які рідко справджуються. Використовуйте його як інструмент для перевірки адекватності розмірів замовлень, а не як пряму інструкцію.
Страховий запас (Safety stock). Розрахунковий буфер проти мінливості попиту та постачання. Його розмір має базуватися на вашій фактичній варіативності та запланованому рівні сервісу, а не на довільній кількості днів.
Just in time (JIT). Замовлення товарів так, щоб вони надходили саме тоді, коли вони потрібні, підтримуючи мінімальні запаси. Це вивільняє капітал і усуває витрати на зберігання. Однак це також позбавляє вас захисту, тому метод повністю залежить від надійних постачальників і передбачуваного попиту. Компанії, які впровадили JIT без цих умов, останніми роками знову переконалися, чому існують буфери.
Min/max. Встановлення мінімального рівня, що ініціює замовлення, і максимального, до якого замовлення має поповнити запас. Це грубіший метод, ніж EOQ, але простіший у використанні, тому він і досі популярний у багатьох невеликих операціях.
Vendor managed inventory (VMI). Постачальник відстежує ваші запаси та поповнює їх. Це зменшує ваше адміністративне навантаження і може покращити доступність товарів, але ціною втрати видимості та часткового контролю над тим, що ви зберігаєте.
Система двох бункерів (Two-bin system). Зберігання запасів у двох контейнерах; коли перший спорожніє, ви замовляєте поповнення і починаєте використовувати другий. Повністю ручний метод, не потребує жодної системи та залишається дійсно ефективним для недорогих витратних матеріалів з високою інтенсивністю використання.
Методи фокусування зусиль
ABC-аналіз. Класифікація товарів за їхньою часткою в річній вартості споживання — товари групи А складають приблизно верхню п’яту частину за вартістю, товари групи С — «довгий хвіст». Після цього застосовується контроль пропорційно до групи: суворий для А, спрощений для С.
Це метод з найвищою віддачею в списку, оскільки він не дозволяє приділяти однакову увагу товарам з кардинально різними наслідками. Більшість компаній, які впроваджують його вперше, виявляють, що досі керували другорядним товаром з такою ж ретельністю, як і тим, що коштує в сто разів дорожче.
Варто додати другий вимір: критичність. Дешевий компонент, відсутність якого зупиняє виробництво, заслуговує на ставлення як до групи А, незалежно від його вартості.
XYZ-аналіз. Класифікація за мінливістю попиту замість вартості — X передбачувані, Z хаотичні. У поєднанні з ABC це створює матрицю з дев’яти комірок, де найцікавішими є кутові: товари AX цінні та передбачувані, тому їх можна тримати з мінімальними запасами; товари AZ цінні та хаотичні, тому вони потребують найбільших буферів і максимальної уваги.
Принцип Парето. Фундаментальний принцип, що лежить в основі ABC — приблизно 80% результату забезпечується 20% причин. Застосовується не лише до вартості: невелика частка SKU зазвичай генерує більшість відборів, більшість помилок і більшість повернень.
Методи забезпечення точності обліку
Циклічна інвентаризація (Cycle counting). Постійний підрахунок невеликої частини запасів замість зупинки роботи для проведення річної інвентаризації. Товари групи А рахуйте часто, групи С — рідко.
Справжня перевага полягає не в самому виправленні, а в часі. Помилку, знайдену через три дні після її виникнення, можна відстежити до причини; та сама помилка, знайдена через одинадцять місяців, — це просто цифра, яку потрібно скоригувати.
Безперервний облік (Perpetual inventory). Оновлення записів про запаси в момент кожного руху, а не періодично. Це стандарт для будь-якої системної операції, і саме це робить можливим усе інше.
Сканування штрих-кодів. Замінює ручне введення даних, де виникає більшість помилок в інвентаризації. Контрольні цифри означають, що невдале сканування зазвичай призводить до відсутності результату, а не до неправильного значення.
Відстеження партій (Batch and lot tracking). Запис того, з якої партії надійшла кожна одиниця, що дозволяє здійснювати цільове відкликання та управління термінами придатності. Це необхідно для харчових продуктів, фармацевтики та регульованих товарів, і це неможливо точно впровадити заднім числом, коли запаси вже змішані.
Ротація FIFO та FEFO. First in first out (першим прийшов — першим пішов) або first expired first out (першим закінчується термін — першим пішов). FEFO є критично важливим там, де термін придатності варіюється між партіями, і це різниця між правильною ротацією та ротацією в правильному порядку, але в неправильній послідовності.
Методи контролю рівня запасів та витрат
Аналіз неліквідів (Dead stock analysis). Виявлення запасів, які не рухалися протягом визначеного періоду, і прийняття рішення щодо них. Знижки, комплекти, повернення або списання. Помилка полягає в тому, щоб залишити їх як є, адже це рішення, яке тихо коштує вам грошей.
Консигнаційні запаси. Постачальник зберігає право власності, поки ви не використаєте або не продасте товар. Це знімає зобов’язання щодо капіталу, але натомість ви зазвичай погоджуєтеся на менш вигідні ціни та адміністративні витрати.
Дропшипінг (Dropshipping). Ви нічого не зберігаєте; постачальник відправляє товар напряму. Нульові витрати на запаси, низька маржа і відсутність контролю над процесом доставки.
Крос-докінг (Cross-docking). Переміщення товарів від входу до виходу з мінімальним зберіганням. Скорочує витрати на обробку та зберігання, вимагає точного планування та якісних вхідних даних.
Знижки за обсяг та оптові закупівлі. Купівля більшої кількості за одне замовлення знижує вартість одиниці, але підвищує витрати на зберігання. Аналіз EOQ та знижок за обсяг існують для того, щоб визначити точку перетину, і часто вона настає раніше, ніж пропонує торговий представник.
Прогнозування попиту. Не зовсім метод контролю, але кожен інший метод залежить від нього. Кращі прогнози означають менші буфери при тому самому рівні сервісу, що є єдиним способом зменшити запаси, не знижуючи доступність товарів.
Практичні приклади: три методи, які ви дійсно будете використовувати
Точка перезамовлення. Ви продаєте 40 одиниць на день. Фактичний час виконання замовлення вашим постачальником становить у середньому 12 днів. Ваш розрахований страховий запас — 90 одиниць.
Точка перезамовлення = (40 x 12) + 90 = 570 одиниць
Коли рівень запасів падає до 570, ви робите замовлення. 480 одиниць покривають очікуваний попит, поки ви чекаєте; 90 одиниць поглинають тижні, коли попит зростає або доставка затримується.
Економічний розмір замовлення (EOQ). Річний попит становить 14 600 одиниць. Кожне замовлення на закупівлю коштує вам приблизно $60 на оформлення та обробку. Зберігання однієї одиниці протягом року коштує близько $3.
EOQ = квадратний корінь з [(2 x 14 600 x 60) / 3] EOQ = квадратний корінь з 584 000 = приблизно 764 одиниці
Отже, замовляйте близько 764 одиниць за раз, приблизно 19 замовлень на рік. Перевірте це на практиці перед впровадженням: якщо у вашого постачальника мінімальне замовлення становить 1 000 або він пропонує суттєву знижку при 1 500, теоретичний оптимум не є практичним.
ABC-аналіз. Візьміть дані про використання за дванадцять місяців, помножте кількість одиниць кожного продукту на його собівартість, щоб отримати річну вартість споживання, відсортуйте за спаданням і розрахуйте накопичений відсоток.
- Продукти, що складають перші 70–80% вартості, — це A.
- Наступні 15–20% — це B.
- Решта — це C.
Типовий результат: приблизно 20% продуктів забезпечують 80% вартості. Вони потребують щотижневого перегляду, високого рівня сервісу та щомісячного підрахунку. Товари групи C — часто половина вашого асортименту, що дає лише кілька відсотків вартості — отримують більші обсяги замовлень, нижчі цілі щодо сервісу та річну інвентаризацію.
Цінність того, щоб виконати ці розрахунки самостійно, а не просто прочитати про них, полягає в тому, щоб побачити, які саме ваші продукти потрапляють у кожну категорію. Результат майже завжди суперечить тому, куди зараз спрямована ваша увага.
Безперервний чи періодичний облік: вибір, що лежить в основі всього
Перш ніж обирати будь-яку методику, одне рішення визначає ваші можливості: коли саме оновлюються ваші записи про запаси.
Періодичний облік означає, що ви встановлюєте показники запасів шляхом проведення інвентаризації через певні інтервали часу. У проміжках між підрахунками зафіксована кількість є лише оцінкою, виведеною з того, що ви закупили та продали. Це дешево, не потребує спеціальної системи, і протягом більшої частини року ви фактично не знаєте, що саме маєте в наявності.
Безперервний облік означає, що кожне надходження, відбір, переміщення та коригування оновлює запис у момент здійснення операції. Ви маєте актуальні дані в будь-який момент часу.
Причина, чому це лежить в основі всього іншого, полягає в тому, що більшість наведених нижче методик працюють лише з безперервними записами. Точка замовлення не може спрацювати на основі цифри, яка оновлюється щоквартально. ABC-аналіз потребує даних про рух товарів. Рівні Min-max потребують знання поточного залишку. Якщо ви ведете періодичний облік, найціннішою зміною для вас буде не якась методика з цього списку, а перехід на безперервний облік, після чого все інше стане можливим.
Безперервний облік все одно потребує підрахунків, оскільки дані можуть відхилятися через помилки при відборі, пошкодження або неправильно введені транзакції. Циклічна інвентаризація — це те, що знову узгоджує записи з фактичною наявністю на полицях, тому вона наведена нижче в групі точності, а не як альтернатива безперервному обліку.
Порівняння методик
| Методика | Що вона робить | Найкраще підходить для |
|---|---|---|
| Точка замовлення | Ініціює закупівлю, коли запаси падають до розрахункового рівня | Майже будь-якого бізнесу; єдина найцінніша методика, яку варто впровадити правильно |
| EOQ | Визначає розмір замовлення, що мінімізує витрати на замовлення та зберігання | Стабільного, передбачуваного попиту зі значними витратами на оформлення замовлення |
| Рівні Min-max | Дозамовляє до максимуму, коли запаси досягають мінімуму | Витратних матеріалів, пакування та всього, де простота важливіша за точність |
| Страховий запас | Створює буфер проти мінливості попиту та часу виконання замовлення | Будь-якої позиції, де дефіцит запасів коштує вам клієнта |
| ABC-аналіз | Ранжує товари за цінністю, щоб зусилля спрямовувалися туди, де вони приносять результат | Асортименту понад сотню позицій |
| JIT | Отримує товари лише тоді, коли вони потрібні | Надійних постачальників, передбачуваного попиту, дорогого складського простору |
| FIFO та FEFO | Ротує запаси за принципом «першим прийшов — першим пішов» або «першим закінчується термін придатності» | Товарів, що швидко псуються, товарів з обмеженим терміном придатності, всього, що старіє |
| Циклічна інвентаризація | Підраховує частину запасів безперервно замість повної зупинки роботи | Будь-якої операції, де точність записів впливає на відбір |
| Консигнаційний запас | Постачальник зберігає право власності до моменту вашого продажу | Дорогих або повільно рухомих позицій, де обмеженням є грошові кошти |
| VMI | Постачальник контролює та поповнює ваші запаси | Встановлених відносин з постачальниками зі спільним доступом до даних |
| Відстеження партій та серійних номерів | Фіксує, які саме одиниці куди потрапили | Регульованих товарів, відкликань, гарантій, цінних предметів |
| Прогнозування попиту | Оцінює майбутній попит для планування закупівель | Сезонного асортименту та всього, що має тривалий час виконання замовлення |
Кілька слів про читання цієї таблиці: ці методики не є альтернативами одна одній. Типова операційна діяльність передбачає використання точок замовлення та страхових запасів для всього асортименту, ABC-аналіз для визначення пріоритетності уваги до кожного продукту, FIFO на полицях та циклічну інвентаризацію для підтримки достовірності даних — усе одночасно. Питання в тому, що додати наступним, а не що обрати.
Як обрати методики для використання
Починайте з малого. Операція, де правильно працюють точки замовлення, ABC-аналіз та циклічна інвентаризація, буде ефективнішою за ту, де номінально погано впроваджено дванадцять методів.
Якщо ваші записи ненадійні, почніть з підрахунку та сканування. Будь-яка інша методика базується на ваших даних про запаси, і застосування складних методів до невірних цифр лише призведе до впевнених помилок.
Якщо ви постійно боретеся з дефіцитом, почніть з точок замовлення та страхового запасу, розрахованих на основі фактичного, а не заявленого часу виконання замовлення.
Якщо у вас забагато запасів, почніть з ABC-аналізу та аналізу неліквідів. Надлишки зазвичай зосереджені в невеликій кількості позицій, і знайти їх швидше, ніж проводити загальне скорочення.
Якщо ваш асортимент великий, ABC у поєднанні з XYZ підкаже, на що спрямувати управлінську увагу.
Якщо попит нестабільний, інвестуйте в прогнозування, перш ніж збільшувати буфери, оскільки більші буфери лише лікують симптоми постійним коштом.
Підбирайте методику під конкретне обмеження, яке у вас є. Найпоширеніша помилка — впровадження методу лише тому, що він відомий, а не тому, що він вирішує проблему, яка виникла зараз.
Впровадження методики без порушення операційної діяльності
Методики частіше зазнають невдачі на практиці, ніж у теорії, і причини цього стабільні.
Змінюйте лише одну річ за раз. Якщо ви впроваджуєте точки замовлення, переплановуєте зону відбору та починаєте циклічну інвентаризацію в одному місяці, і показники змінюються, ви не знатимете, яка саме зміна на це вплинула. Вибудовуйте їх у послідовність і залишайте достатньо часу між ними, щоб побачити ефект.
Виправте дані перед впровадженням методу. Точка замовлення, розрахована на основі часу виконання, який ніхто не вимірював, застосована до показника запасів, якому ніхто не довіряє, створює впевнену нісенітницю. Невдячна робота з очищення даних про продукти та вимірювання фактичної ефективності постачальників — це те, що змушує все інше працювати.
Проведіть пілот на підмножині. Оберіть одну групу товарів або одного постачальника, запустіть там методику на квартал і виміряйте результат. Невдалий пілот коштує вам кварталу на двадцяти продуктах; невдале повне впровадження коштує вам року.
Призначте відповідального. Методика, за яку відповідають усі, — це методика, яку ніхто не підтримує. Точки замовлення застарівають, ABC-класифікації втрачають актуальність, циклічні інвентаризації пропускаються, коли на складі багато роботи. Хтось повинен мати завдання підтримувати актуальність кожного з цих процесів.
Очікуйте опору там, де це усуває судження. Досвідчені закупівельники та керівники складів часто мають гарну інтуїцію, і система, яка ігнорує їхню думку, сприймається як пониження. Варто пояснити, що методика бере на себе рутинні випадки, щоб їхній досвід спрямовувався на винятки, а не представляти це як заміну.
Вбудуйте перегляд у календар. Щоквартально для ABC та точок замовлення, щомісяця для неліквідів, щотижня для операційних показників. Методики, які налаштували один раз і ніколи не переглядали, поступово перестають відповідати бізнесу, зазвичай протягом року.
Вимірюйте до і після. Зафіксуйте початковий стан точності запасів, рівня дефіциту, оборотності та загальної вартості запасів, перш ніж щось змінювати. Без базових показників ви не зможете довести, що зусилля були того варті, і наступне покращення буде важче обґрунтувати.
Методи залежно від масштабу бізнесу
Набір інструментів змінюється залежно від масштабу, і занадто раннє впровадження певного методу коштує дорожче, ніж економить.
Дуже малі підприємства, що мають до кількох сотень SKU та одну локацію, зазвичай потребують трьох речей: обліку запасів, який реально ведеться; точок замовлення (min/max) для важливих позицій; та системи двох контейнерів для витратних матеріалів. ABC-аналіз варто провести один раз, щоб зрозуміти, де зосереджена цінність, навіть якщо надалі класифікація застосовуватиметься неформально. EOQ та JIT майже завжди є передчасними — обсяги замовлень частіше визначаються мінімальними вимогами постачальників, ніж будь-якими розрахунками.
Підприємства, що розвиваються і продають через кілька каналів, стикаються з першим серйозним обмеженням — точністю, оскільки один показник залишків тепер має відображатися в кількох місцях одночасно. Це момент для впровадження сканування штрих-кодів, безперервного обліку запасів та циклічної інвентаризації. Точки замовлення мають перейти від неформальних до розрахункових, з використанням виміряного часу виконання замовлень. ABC стає робочим інструментом, а не разовою вправою.
Зрілі підприємства середнього розміру мають достатній асортимент, щоб розподіл уваги став критичним. Тут ABC у поєднанні з XYZ стає незамінним, оскільки саме цінні, але нестабільні товари є джерелом як дефіциту, так і надлишків. Варто інвестувати у прогнозування попиту, а також у регулярний аналіз неліквідів, а не тоді, коли хтось випадково помітить їх на полиці.
Великі підприємства зазвичай використовують усе вищеперелічене, і питання полягає в оптимізації, а не впровадженні: багаторівневе планування між локаціями, співпраця з постачальниками та VMI для товарів з високим обігом, а також автоматизоване поповнення запасів із перевіркою людиною лише у виняткових випадках.
Головна думка полягає в тому, що на кожному етапі обмеження є різними. Точність запасів обмежує бізнес, що розвивається; розподіл уваги — середній бізнес; оптимізація мережі — великий. Застосування інструментарію великого підприємства до малого створює лише бюрократію без користі, що є найпоширенішою причиною поганої репутації цих методів.
Де дізнатися більше
- Як керувати запасами — покрокова версія.
- Що таке управління запасами — дисципліна в цілому.
- Що таке точка замовлення та страховий запас — розрахунки замовлень.
- Що таке економічний розмір замовлення (EOQ) — детально про метод визначення розміру замовлення.
- Циклічна інвентаризація — підтримання точності облікових даних.
- Що таке прогнозування попиту — зменшення мінливості, від якої захищають усі інші методи.
Головне в одному реченні
Використовуйте точки замовлення, щоб вирішити, коли замовляти; ABC-аналіз, щоб вирішити, чому приділити увагу; та циклічну інвентаризацію, щоб підтримувати достовірність даних — і додавайте нові методи лише тоді, коли у вас виникає конкретна проблема, що потребує їх вирішення.
Часті запитання
Які основні методи управління запасами? Точки замовлення, EOQ, страховий запас, ABC-аналіз, циклічна інвентаризація, JIT, а також ротація за принципами FIFO або FEFO. Більшості підприємств потрібна лише частина з них, а не всі одразу.
З якого методу управління запасами варто почати? Спочатку — з точності обліку шляхом інвентаризації та сканування штрих-кодів, оскільки все інше базується на цих даних. Потім — точки замовлення, далі — ABC-аналіз.
Що таке ABC-аналіз у запасах? Класифікація товарів за їхньою часткою в річній вартості споживання, щоб зусилля з контролю відповідали наслідкам. Товари категорії A потребують суворого контролю та частої інвентаризації, товари категорії C — спрощеного контролю та рідкісних перевірок.
Чи підходить JIT для малого бізнесу? Рідко у своєму чистому вигляді. JIT залежить від надійних постачальників та передбачуваного попиту, а малий бізнес зазвичай не має ні впливу на постачальників, ні обсягів для згладжування коливань. Точки замовлення з розумним страховим запасом дають більшість переваг при значно меншій вразливості.
У чому різниця між EOQ та точкою замовлення? EOQ відповідає на питання, скільки замовляти; точка замовлення відповідає на питання, коли розміщувати замовлення. Вони працюють разом, і кожен з них можна використовувати окремо, хоча більшість підприємств спочатку встановлюють точки замовлення, оскільки помилка в часі призводить до дефіциту, тоді як невелика помилка в кількості лише трохи збільшує витрати на зберігання або замовлення.
Як зменшити запаси, не спричиняючи дефіциту? Зменшуйте мінливість, від якої захищають запаси, а не скорочуйте сам буфер: домагайтеся коротшого та стабільнішого часу виконання замовлень постачальниками, кращого прогнозування та консолідації попиту між локаціями, щоб один спільний буфер замінив кілька окремих. Скорочення запасів без усунення основної мінливості не усуває ризик, а перекладає його на клієнтів, що зазвичай призводить до термінових перевезень та втрачених замовлень.
Чи можна використовувати кілька методів одночасно? Варто. Вони відповідають на різні питання і розроблені для спільної роботи: точки замовлення визначають час, EOQ — кількість, ABC — пріоритетність уваги до кожного товару, а циклічна інвентаризація забезпечує достовірність даних для всіх трьох. Помилка полягає в одночасному впровадженні всіх методів, а не в їх послідовному застосуванні.
Що таке XYZ-аналіз? Класифікація за мінливістю попиту, а не за вартістю. Товари X — передбачувані, товари Z — нестабільні. У поєднанні з ABC він дозволяє виявити цінні товари, які також є непередбачуваними — саме вони потребують найбільшого буфера та уваги.
Warehouse Wise — це безкоштовна незалежна бібліотека посібників з управління запасами, складської логістики та фулфілменту, створена для тих, хто безпосередньо виконує цю роботу: нових працівників складів та відділів обліку, представників малого та зростаючого бізнесу у сфері роздрібної торгівлі та електронної комерції, а також усіх, хто працює з товарними запасами та хоче краще в них розбиратися. Кожен посібник пояснює термін, демонструє практичний приклад із реальними цифрами там, де це доречно, і не містить зайвої інформації. Ми незалежні: ми не продаємо програмне забезпечення чи обладнання, не отримуємо комісійних за рекомендації, а наші матеріали не мають рейтингу залежно від того, хто нам платить.