OTIF, “On Time In Full” (Zamanında ve Eksiksiz) anlamına gelir. Hem üzerinde anlaşılan zaman aralığında teslim edilen hem de her bir satırı ve birimiyle eksiksiz olan siparişlerin oranını ölçer. Aynı siparişte her iki koşulun da sağlanması gerektiğinden, OTIF değeri her zaman ayrı ayrı ölçülen zamanında teslimat veya eksiksiz teslimat oranlarından daha düşük çıkar.
Buradaki kilit kelime hem ifadesidir. Zamanında gelen ancak iki satırı eksik olan bir sipariş başarısız sayılır. Eksiksiz gelen ancak iki gün gecikmeli ulaşan bir sipariş de başarısız sayılır. Sadece her iki koşulu da karşılayan siparişler hesaba katılır; bu yüzden OTIF, insanların telaffuz ettiği bireysel ölçümlerden tutarlı bir şekilde daha düşüktür ve büyük perakendecilerin tedarikçi performansına dair dürüst bir tablo görmek istediklerinde kullandıkları metrik budur.
Bu, tasarımı gereği zorlu bir ölçümdür. İşin özü de budur; tek bir departmanın ne başardığından ziyade müşterinin ne deneyimlediğini yansıtır.
OTIF neyi ölçer?
Zamanında (On time) — teslimat, üzerinde anlaşılan zaman aralığında gerçekleşti. Tanım son derece önemlidir ve çoğu anlaşmazlığın kaynağı burasıdır. Zaman aralığı belirli bir gün, bir tarih aralığı, rezerve edilmiş bir teslimat slotu veya birkaç saatlik bir dilim olabilir. Bazı müşteriler erken teslimatı da bir başarısızlık olarak kabul eder, çünkü erken gelen bir sevkiyat, başka bir iş için ayrılmış olan rampa kapasitesini ve depo alanını işgal eder.
Eksiksiz (In full) — sipariş edilen her satır ve her birim teslim edildi. Yirmi satırlık bir siparişten tek bir ürünün bile eksik olması, teslimatın eksiksiz olmadığı anlamına gelir. Kısmi teslimat, kısmi kredi kazandırmaz.
Her ikisi, aynı siparişte — OTIF’i bileşenlerinden ayıran nokta budur. %95 zamanında ve %95 eksiksiz teslimat oranlarına sahip olabilirsiniz ancak OTIF oranınız %95’in oldukça altında kalabilir; çünkü başarısızlıklar her zaman aynı siparişlerde çakışmaz.
Bazı tanımlar; hasarsızlık, doğru belgelendirme ve doğru evrak gibi ek koşullar da içerir; bu durumda ölçüm genellikle OTIF yerine mükemmel sipariş oranı (perfect order rate) olarak adlandırılır.
“Her ikisi” neden önemlidir?
Matematiğine bakmakta fayda var, çünkü OTIF ilk kez ölçüldüğünde neden insanları şaşırttığını açıklar.
Eğer siparişlerin %95’i zamanında ve %95’i eksiksiz ulaşıyorsa ve bu iki başarısızlık türü birbiriyle ilişkisizse, her ikisini de karşılayan pay yaklaşık 0,95 × 0,95 = %90 olur.
Böylece, kulağa hoş gelen iki ayrı ölçüm, çok daha kötü görünen tek bir ölçümde birleşir. Hiçbir şey kötüye gitmemiştir; sadece her fonksiyonun ayrı ayrı başardığını değil, müşterinin ne deneyimlediğini ölçüyorsunuzdur.
Uygulamada, başarısızlıklar genellikle birbiriyle ilişkilidir; bir stok eksikliği hem sevkiyatın gecikmesine hem de eksik olmasına neden olur. Bu durum, gerçek rakamı saf matematiksel çarpımın önerdiğinden biraz daha iyi hale getirir. Yine de her zaman her iki bileşenden de daha düşük kalır.
Müşterilerin bu metriği tercih etmesinin nedeni tam olarak budur. Zamanında ve eksiksiz teslimatın ayrı ayrı ölçülmesi, işletmenin her iki tarafının da başarı raporu sunmasına olanak tanırken, müşteri aslında her ikisini de alamaz.
OTIF formülü
OTIF = (zamanında ve eksiksiz teslim edilen siparişler ÷ toplam teslim edilen siparişler) × 100
Basit bir aritmetiktir ve asıl işi üç tanımlayıcı karar yapar:
Zamanında ne sayılır? Anlaşılan tarih mi, talep edilen tarih mi, yoksa sizin onayladığınız tarih mi? Bunlar birbirinden farklıdır ve en avantajlı olanı seçmek, sizi olduğunuzdan iyi gösteren ancak kimseyi ikna etmeyen bir rakam üretir.
Sevkiyatta mı yoksa teslimatta mı ölçülür? Sevkiyat sizin kontrolünüzdedir ve ölçümü daha kolaydır. Teslimat ise müşterinin deneyimlediği şeydir. Sizi ölçen müşteriler teslimatı baz alacaktır; eğer siz sevkiyatta ölçüm yaparsanız, sizin rakamınızla onlarınki asla uyuşmayacaktır.
Sipariş, satır veya birim bazında mı sayılır? Sipariş bazlı ölçüm en katı olanıdır; tek bir eksik satır tüm siparişi başarısız kılar. Satır bazlı ölçüm daha esnek ve daha teşhis edicidir. Hangisini seçerseniz seçin, tutarlı bir şekilde kullanın; çünkü bunlar arasında geçiş yapmak, hiçbir şeyi değiştirmeden gelişmiş görünmenin en kolay yoludur.
Uygulamalı bir örnek
Bir ayda 500 sipariş teslim ettiğinizi varsayalım:
- 460’ı üzerinde anlaşılan zaman aralığında ulaştı — %92 zamanında
- 475’i eksiksiz ulaştı — %95 eksiksiz
- 445’i her iki koşulu da sağladı
OTIF = (445 ÷ 500) × 100 = %89
%89’un her iki bileşenden de düşük olduğuna dikkat edin. 55 başarısızlığın 40’ı gecikmeli, 25’i eksik ve 10’u her ikisiydi; yani 55 sipariş 65 farklı nedenden dolayı başarısız oldu.
Bu döküm, ana başlıktan daha faydalıdır. Kırk gecikmeli teslimat ve yirmi beş eksik teslimat, farklı sorumluları olan farklı sorunlara işaret eder: gecikme genellikle sevkiyat, nakliyeciler veya kapasite ile ilgilidir; eksiklik ise genellikle stok bulunabilirliği ve satın alma ile ilgilidir. Dökümü olmayan bir OTIF rakamı size bir sorununuz olduğunu söyler ancak nerede olduğu hakkında hiçbir bilgi vermez.
OTIF vs OTD vs fill rate
Birbiriyle örtüşen ve genellikle bir tarafın lehine olacak şekilde rutin olarak karıştırılan üç ölçüm.
OTD — on-time delivery (zamanında teslimat). Üzerinde anlaşılan zaman aralığında ulaştı mı? Sadece zamanlama. Doğru günde ulaşan ancak satırlarının yarısı eksik olan bir sipariş başarı olarak kaydedilir.
Fill rate (karşılama oranı). Eksiksiz miydi? Sadece eksiksizlik; sipariş, satır veya birim bazında sayılabilir. Aynı veriler üzerinde bu üç yöntem belirgin şekilde farklı rakamlar verir. Üç hafta gecikmeli ulaşan eksiksiz bir sipariş başarı olarak kaydedilir. Daha fazla detay için fill rate kılavuzuna bakabilirsiniz.
OTIF. Aynı siparişte her iki koşul da sağlanmalıdır. Bu yüzden diğer ikisinden her zaman daha düşük çıkar ve müşterilerin kullandığı metrik budur.
Bunun önemli olmasının nedeni, tedarikçi görüşmelerinde bu üç terimin birbirinin yerine kullanılmasıdır. “Zamanında teslimat oranım %97” diyen bir tedarikçi ile %88 OTIF ölçen bir müşteri, farklı şeyler hakkında doğruyu söylüyor olabilirler. Eğer ölçülen taraftaysanız, rakamın iyi olup olmadığını tartışmadan önce hangi metriğe atıfta bulunulduğunu netleştirin.
Karşılaşacağınız dördüncü bir terim ise mükemmel sipariş oranı (perfect order rate)‘dır; bu, zamanında ve eksiksiz teslimatın üzerine hasarsızlık, doğru belgelendirme ve doğru faturalandırma gibi ek koşullar ekler. Ailenin en katı olanıdır ve yine daha düşük bir sonuç verir.
Pratik yaklaşım, her üçünü de takip etmektir: teşhis için zamanında teslimat ve fill rate’i ayrı ayrı (çünkü farklı nedenleri ve sorumluları vardır), müşterinin gerçekte ne aldığını yansıtan birleşik rakam olarak ise OTIF’i kullanmak.
OTIF başarısızlıklarının nedenleri
Eksik teslimatlar neredeyse her zaman stok kaynaklıdır:
- Yeniden sipariş noktalarının, ölçülen tedarikçi teslim süreleri yerine teklif edilen sürelere göre ayarlanması
- Talebin değişken olduğu kalemlerde güvenlik stoğunun yetersiz kalması
- Tahmin hatası, özellikle promosyon dönemlerinde
- Tedarikçi eksikliklerinin doğrudan müşterinize yansıtılması
- Envanter doğruluğu sorunları; siparişin, aslında mevcut olmayan stok üzerinden kabul edilmesi
Gecikmeli teslimatlar genellikle zamanlama ve kapasite kaynaklıdır:
- Siparişlerin nakliyeci kesim saatlerine çok yakın serbest bırakılması
- Toplama kapasitesinin günlük hacim için yetersiz kalması
- Rezerv stok olmasına rağmen toplama alanının boş olması ve ikmalin toplamayı yavaşlatması
- Nakliyeci alımının kaçırılması veya başarısız olması
- Belgelerin eksik olması nedeniyle sevkiyatın çıkışta veya sınırda bekletilmesi
- Teslimatın randevu gerektirdiği durumlarda müşteri randevu saatlerinin kaçırılması
Her ikisinin aynı anda olması durumu genellikle geç fark edilen bir stok eksikliğidir: birisi eksik satırı tedarik etmeye çalışırken sipariş bekletilir, sonra yine de eksik gönderilir.
Teşhis değeri, her başarısızlığı gerçekleştiği anda bu nedenlerden birine kodlamaktan gelir. Sadece OTIF yüzdesini kaydeden operasyonlar, başarısız olduklarını bilirler ancak nedenini bilemezler.
OTIF nasıl iyileştirilir
Önce bulunabilirliği düzeltin. Çoğu işletmede OTIF başarısızlıklarının temelinde “tam teslimat” (in-full) eksikliği yatar ve bu eksikliğin ana nedeni de stok sorunudur. Yeniden sipariş noktalarını ölçülen tedarik sürelerine göre belirleyin, emniyet stoklarını gerçek talep değişkenliğine göre ayarlayın ve hayali stoklara karşı sipariş almamak için envanter doğruluğunuzu yeterli seviyeye getirin.
Tedarikçi OTIF performansını da ölçün. Teslim almadığınız bir ürünü tam olarak teslim edemezsiniz. Aynı ölçümü tedarik zincirinin üst aşamalarına uygulamak, genellikle müşteri tarafındaki sorununuzun iki veya üç tedarikçiden kaynaklandığını ortaya çıkarır.
Siparişleri teslimat kesim saatlerine göre daha erken serbest bırakın. Gecikmelerin büyük bir kısmı, doğru toplanan ancak sevkiyat için çok geç kalan siparişlerden kaynaklanır. Taşıyıcı sürelerine göre dalga planlaması (wave planning) yapmak bu sorunu ortadan kaldırır.
İkmal sürecini doğru kurgulayın. Üst raflarda tam paletler varken toplama alanının (pick face) boş kalması, kendi kendinize yarattığınız bir gecikmedir ve çoğu raporda görünmez.
Tanımı müşteriyle mutabık kalın. Ardından ölçümü onların yöntemine göre yapın. Müşterinin 88% olarak ölçtüğü bir durumda tedarikçinin 96% raporlaması, operasyonel sorunun üzerine bir de ilişki sorunu ekler; aradaki fark neredeyse her zaman tanımlamadan kaynaklanır.
Raporlamayı bölün. Zamanında teslimat ve tam teslimat verilerini, birleşik rakamın yanı sıra ayrı ayrı takip edin; çünkü bu iki metriğin nedenleri ve sorumluları farklıdır.
Ödünleşimleri (trade-off) gözlemleyin. OTIF, maliyet yaratan daha fazla stokla iyileşir. Doğru seviye, maksimize edilmesi gereken bir operasyonel hedef değil, hizmetin ne kadar değerli olduğuna dair ticari bir karardır.
Perakende tedarikinde OTIF: cezalar ve anlaşmazlıklar
Büyük perakendecilere tedarik sağlayan herkes için OTIF, bir yönetim metriği olmaktan çıkıp parasal karşılığı olan sözleşmesel bir metrik haline gelir.
Çoğu büyük market ve genel perakende zinciri, OTIF başarısızlıkları için ücret kesen tedarikçi performans rejimleri uygular. Kesinti genellikle etkilenen sipariş değerinin bir yüzdesidir; bazen tekrarlanan başarısızlıklar için artan oranlar uygulanır ve bu tutar faturalandırılmak yerine doğrudan kesilir. Bu da, kolayca sorgulayabileceğiniz bir fatura yerine, ödeme bildiriminde bir eksiklik olarak göründüğü anlamına gelir.
İmzalamadan önce anlaşılması gereken mekanikler şunlardır:
Teslimat pencereleri dar ve spesifiktir. Genellikle belirli bir depoda bir veya iki saatlik rezerve edilmiş bir zaman dilimidir. Bu sürenin dışında varmak, ürünler doğru olsa ve gün doğru olsa bile teslimatın başarısız sayılmasına neden olabilir.
Erken varmak da bir başarısızlıktır. Perakende depoları, iş gücünü ve rampa kapasitesini rezerve edilen zaman dilimlerine göre planlar. Bir gün erken gelen araç, bir gün geç gelen araç kadar aksatıcıdır ve genellikle aynı şekilde puanlanır.
Ölçüm sizin sevkiyatınızda değil, onların mal kabulünde yapılır. Transit süresi, taşıyıcı performansı ve depo kuyrukları, ölçülen performansınızın içindedir ancak doğrudan kontrolünüzün dışındadır.
İkame ürünler genellikle eksik teslimat sayılır. Sipariş edilen ürün bulunamadığı için benzer bir ürün göndermek, tam teslimat yapıldığı anlamına gelmez.
Veri onlarındır. Anlaşmazlıklar perakendecinin kayıtlarına göre çözülür; bu nedenle kendi teslimat kanıtlarınızı, zaman damgalarınızı ve rezervasyon onaylarınızı saklamanız önemlidir.
İki pratik savunma yöntemi: Kesintileri kabul etmek yerine her kesintiyi mutabakatla doğrulayın; bu sistemlerdeki hata payları ihmal edilebilir düzeyde değildir ve itiraz edilmeyen kesintiler zamanla standart haline gelir. Ayrıca gerçekçi rezervasyon yapın: siparişi kazanmak için karşılamanızın zor olduğu bir zaman dilimini kabul etmek, ticari bir sorunu operasyonel bir cezaya dönüştürür.
Anlamlı bir hedef belirlemek
Kimsenin etkileyemediği bir OTIF hedefi sadece süstür. Onu faydalı hale getirmek birkaç karar gerektirir.
Hedefi bir kıyaslamaya (benchmark) göre değil, başarısızlığın maliyetine göre belirleyin. Başarısız bir teslimatın gerçek maliyeti nedir? Ceza, hızlandırılmış nakliye, kaybedilen satışlar, müşterinin sabrı? Bu rakam, hangi hizmet seviyesine ödeme yapmaya değer olduğunu gösterir ve müşteriye veya ürüne göre değişiklik gösterir.
Segmentlere ayırın. Her müşteri için tek bir hedef belirlemek her iki yönde de yanlıştır. Ceza rejimleri ve kısa teslimat pencereleri olan büyük perakende hesapları yüksek bir hedef gerektirir. Esnek bir tarihle aylık sipariş veren bir toptan satış müşterisi için bu gerekli değildir; onlara aynı seviyede hizmet vermek için stok tutmak, boşa harcanan paradır.
Bileşenlere sorumlular atayın. Tam teslimat performansı genellikle satın alma ve envanter planlamanın sorumluluğundadır. Zamanında teslimat performansı ise genellikle depo operasyonları ve nakliyenin sorumluluğundadır. Sorumlusu olmayan birleşik bir rakam, düzeltilmek yerine sadece tartışılır.
Yüzdeyi değil, başarısızlıkları inceleyin. Rakamlara bakan aylık bir inceleme, sadece performansın değişip değişmediğini söyler. Başarısız olan siparişleri ve nedenlerini inceleyen bir değerlendirme ise neyi değiştirmeniz gerektiğini söyler.
100% hedefinin gerçekçi olmadığını kabul edin. Kusursuz hizmet, kimsenin haklı çıkaramayacağı stok seviyeleri gerektirir. Doğru rakam, bir sonraki yüzde puanının maliyetinin sağladığı tasarrufu aştığı noktadır ve bu nokta çoğu hedefin varsaydığından daha erken gelir.
Sistemleriniz ölçmediğinde nasıl ölçülür
Birçok operasyondan OTIF rakamı istenir ve sistemlerinin bunu üretmediği keşfedilir. Bu rakam genellikle elinizdeki verilerle oluşturulabilir.
Sipariş başına ihtiyacınız olanlar: vaat edilen tarih, fiilen teslim edilen tarih, kalem başına sipariş edilen miktar ve kalem başına teslim edilen miktar. Çoğu sipariş yönetimi ve muhasebe sistemi, hiçbir raporlama yapmasa bile bu dört veriyi de tutar.
Zamanında teslimat, iki tarihin karşılaştırılmasıdır. Buradaki tuzak, hangi vaat edilen tarihi kullandığınızdır: müşterinin talep ettiği tarih mi, sizin onayladığınız tarih mi, yoksa sevk irsaliyesindeki tarih mi? Müşterinin ölçüm yapacağı tarihi seçin; bu neredeyse her zaman onaylanmış teslimat tarihidir.
Tam teslimat, kalem bazında sipariş edilen ile teslim edilen miktarın karşılaştırılması ve sipariş toplamına yansıtılmasıdır. Bir sipariş ancak her kalem eksiksizse tam teslim edilmiş sayılır.
Kombinasyon basit bir bayraktır: her iki koşul da doğruysa 1, değilse 0.
İki pratik nokta: Bir örneklemle başlayın; elle puanlanmış yüz adet yakın tarihli sipariş, nerede durduğunuzu ve gecikme ile eksiklik arasındaki dağılımın neye benzediğini kabaca gösterecektir. Bu, otomasyon çabasına değip değmeyeceğine karar vermek için yeterlidir. Ayrıca ölçülmemeniz gereken durumları hariç tutun; müşterinin siparişten sonra değiştirdiği veya daha geç bir tarih talep ettiği siparişler gibi. Ancak bu istisnaları açıkça ve nadiren tanımlayın; çünkü çok fazla istisna içeren bir ölçüm anlamını yitirir ve herkes bunun farkındadır.
Sizi ölçen bir müşteriye tedarik sağlıyorsanız, onlardan verilerini isteyin. Bu veriler genellikle mevcuttur, anlaşmazlıklar buna göre çözülür ve bunu kendi verilerinizle karşılaştırmak, tanımlama farkını bulmanın en hızlı yoludur.
Daha derinlemesine bilgi
- Fill rate nedir — tam teslimat bileşeninin tek başına ölçümü.
- Stoksuzluk (stockout) nedir — tam teslimat başarısızlığının en yaygın nedeni.
- Emniyet stoğu nedir — bunu önleyen tampon.
- Backorder nedir — eksik teslimatın dönüştüğü durum.
- Depo KPI’ları — OTIF’in diğer ölçümler arasındaki yeri.
- Sipariş karşılama nedir — ölçülen süreç.
Tek cümlelik özet
OTIF, hem zamanında hem de eksiksiz ulaşan siparişlerin oranını ölçer; her iki koşulu da gerektirdiği için tek başına herhangi bir bileşenden her zaman daha düşük çıkar. İyileştirmeye çalışmadan önce başarısızlıkları gecikme ve eksiklik olarak ayırın, çünkü bunların nedenleri ve sorumluları farklıdır.
Sıkça sorulan sorular
OTIF ne anlama gelir? On Time In Full (Zamanında ve Eksiksiz Teslimat). Siparişlerin, üzerinde anlaşılan zaman aralığında, her bir kalem ve birimiyle eksiksiz olarak teslim edilme oranını ölçer.
OTIF formülü nedir? Zamanında ve eksiksiz teslim edilen siparişlerin, toplam teslim edilen sipariş sayısına bölünüp 100 ile çarpılmasıdır. Aritmetiği basittir; zorluk “zamanında” ve “eksiksiz” tanımlarının nasıl yapıldığında yatar.
İyi bir OTIF skoru nedir? Bu, sektöre ve ölçümün nasıl tanımlandığına bağlıdır. Büyük perakendeciler genellikle tedarikçi gereksinimlerini %95 civarında belirler ve bunun altındaki performanslar için finansal cezalar uygular. Herhangi bir kıyaslamadan daha faydalı olan, kendi trendiniz ve gecikme ile eksik teslimat hataları arasındaki dağılımdır.
OTIF ile fill rate arasındaki fark nedir? Fill rate sadece eksiksizliği, yani tam olarak tedarik edilen siparişlerin veya kalemlerin payını ölçer. OTIF ise hem eksiksizliği hem de zamanında teslimatı birlikte gerektirir, bu nedenle her zaman bu ikisinden daha düşük bir değer çıkar.
OTIF oranım neden zamanında teslimat ve eksiksiz teslimat rakamlarımdan daha düşük? Çünkü aynı siparişte her iki koşulun da sağlanmasını gerektirir. Her biri %95 olan iki ölçüm, hatalar birbiriyle ilişkisiz olduğunda yaklaşık %90’a düşer. Birleşik rakam, her iki bileşenden de her zaman daha düşüktür.
OTIF sevkiyatta mı yoksa teslimatta mı ölçülmelidir? Teslimatta; çünkü müşterinin deneyimlediği ve ölçeceği şey budur. Sevkiyatı kontrol etmek ve takip etmek daha kolaydır, ancak bunun yerine sevkiyatı ölçmek, sizin rakamlarınız ile müşterinizin rakamlarının uyuşmayacağını garanti eder.
OTIF’i nasıl iyileştirebilirim? Eksiksiz teslimat hataları genellikle baskın olduğu için stok bulunabilirliği ile başlayın; ölçülen tedarikçi teslim sürelerine göre yeniden sipariş noktaları, yeterli emniyet stoğu ve doğru envanter kayıtları oluşturun. Ardından zamanlama konusuna odaklanın: siparişleri taşıyıcı kesim saatlerine göre daha erken serbest bırakın ve toplama alanı ikmalini iyileştirin.
Warehouse Wise; envanter yönetimi, depolama ve sipariş karşılama konularında rehberler sunan ücretsiz ve bağımsız bir kütüphanedir. Bu içerikler, işin mutfağında olanlar; yani yeni depo ve envanter personeli, küçük veya büyümekte olan perakende ve e-ticaret işletmeleri ve stok yönetimi konusunda uzmanlaşmak isteyen herkes için hazırlanmıştır. Her rehber bir terimi açıklar, gerektiğinde gerçek verilerle örneklendirir ve lafı uzatmadan sonuca ulaşır. Tamamen bağımsızız: Yazılım veya ekipman satmıyor, yönlendirmelerden komisyon almıyor ve rehberlerimizi reklam verenlere göre sıralamıyoruz.