Çeki Listesi Nedir? (Faturadan Farkı Nedir?)

Çeki listesi, bir sevkiyatın içeriğini tam olarak listeleyen ve gönderiyle birlikte giden bir belgedir. Kutuyu açan kişiye, içinde ne olması gerektiğini, hangi miktarlarda ve hangi siparişe istinaden bulunduğunu bildirir; böylece içerik başka hiçbir belgeye başvurulmadan kontrol edilebilir.

Ayrıca teslimat notu, paketleme listesi veya sevk irsaliyesi olarak da adlandırılır ve günlük kullanımda bu terimler aynı belgeyi ifade eder. Çeki listesi bir fatura değildir: çeki listesi miktarları belirtir, fatura ise parasal tutarları gösterir.

Bir çeki listesinde neler bulunur

Faydalı bir çeki listesi, sevkiyatı kontrol etmek ve bununla ilgili bir sorunu çözmek için yeterli bilgiyi taşır.

Tanımlama

• Çeki listesi numarası — bu belge için benzersiz bir referans
• Sevk tarihi
• Satın alma siparişi numarası — müşterinin referansı ve teslimatı karşı tarafta eşleştirmek için en sık kullanılan alan
• Satış siparişi numarası — kendi referansınız
• Varsa takip veya konşimento numarası

Taraflar

• Gönderici — işletmenizin adı ve adresi
• Alıcı — genellikle fatura adresinden farklı olan teslimat adresi
• Fatura adresi — farklı olduğu durumlarda, alıcı tesisin hangi hesaba ait olduğunu bilmesi için
• Müşteri referansı veya hesap numarası

İçerik

• Her satır için SKU veya ürün kodu
• Ürün açıklaması
• Sipariş edilen miktar
• Sevk edilen miktar — bu iki sütun ayrı olmalıdır, çünkü eksik sevkiyatın daha sonra keşfedilmek yerine belgede görünür hale gelmesi bu şekilde sağlanır
• Bekleyen sipariş miktarı (backorder), eksik olan kısmın daha sonra gönderileceği durumlar için
• Ölçü birimi — adet, koli veya palet; çünkü buradaki belirsizlik gerçek anlaşmazlıklara yol açar
• Parti, lot veya seri numaraları, ürünlerin izlenebilirliğinin gerektiği durumlar için
• Tarihli ürünler için son kullanma tarihleri

Sevkiyat

• Sevkiyattaki paket sayısı ve bir sipariş birden fazla paketle gönderiliyorsa bu belgenin hangi paketi kapsadığı
• Toplam ağırlık
• Gönderim yöntemi ve taşıyıcı
• Özel taşıma notları — kırılacak eşya, dik tutunuz, sıcaklık gereksinimleri gibi

Kasıtlı olarak bulunmayanlar: fiyatlar, ödeme koşulları ve toplamlar. Teslimat adresine giden bir çeki listesi, fiyatlandırmanızı görmemesi gereken kişiler tarafından görülebilir ve bu bilgilerin dahil edilmesi, malların kontrolü için hiçbir amaca hizmet etmez.

Pratik bir kural. Bir sipariş birden fazla kutuyla gönderiliyorsa, her listeyi “3 kutudan 1’i” şeklinde işaretleyin ve içeriğin tamamını bölmek yerine 1. kutuya koyun. Böylece alıcı tesis, gelmesi gereken başka bir şey olup olmadığını hemen anlar.

Çeki listesi vs fatura vs konşimento vs sipariş onayı

Aynı işlemin farklı aşamalarında eşlik eden ve farklı soruları yanıtlayan dört belge.

Çeki listesi ile fatura arasındaki ayrım günlük işleyişte en önemli olanıdır. Çeki listesi depo tarafından kontrol edilir; fatura ise finans tarafından işlenir. Fiyatları çeki listesinden uzak tutmak ve miktarların her iki belgede tutarlı olmasını sağlamak, mal kabul aşamasında üçlü eşleştirmenin (satın alma siparişi, mal kabul fişi ve fatura) çalışmasını sağlar.

Konşimento tamamen farklı bir belge kategorisidir. Gönderici ile taşıyıcı arasındaki bir sözleşmedir, taşıyıcının malları teslim aldığının kanıtıdır ve bazı biçimleriyle mülkiyet devrini sağlayan bir belgedir. Çeki listesinin böyle bir hukuki ağırlığı yoktur; sadece içeriğin bir beyanıdır.

Çeki listesi ile teslimat notu. Bunlar iki farklı isimle anılan aynı belgedir. “Çeki listesi” (packing slip) Kuzey Amerika’da ve e-ticarette daha yaygındır; “teslimat notu” (delivery note) ise İngiltere’de ve işletmeler arası ticarette daha yaygındır. Bazı operasyonlar bunları birbirinden ayırır; her kolinin içeriğini listeleyen bir paketleme listesi ve tüm sevkiyatı özetleyen bir teslimat notu gibi. Ancak bu genel bir kuraldan ziyade yerel bir uygulamadır.

Çeki listeleri neden önemlidir

Alıcı tesisin teslimatı kontrol etmesini sağlarlar. Bir çeki listesi olmadan, alıcı satın alma siparişini bulup ona göre mutabakat yapmak zorundadır; bu daha yavaştır ve genellikle hiç gerçekleşmez.

Eksik sevkiyatları anında ortaya çıkarırlar. Sipariş edilen ve sevk edilen miktarlar yan yana olduğunda, eksiklik kutu açıldığında görülür; haftalar sonra stok sayımı yapılırken keşfedilmez.

Uyuşmazlık taleplerinin temelini oluştururlar. Teslim edilen ürünlerle ilgili bir anlaşmazlık, çeki listesi ve imzalı teslimat kanıtı üzerinden çözülür. Belge olmadan, durum tarafların birbirine karşı sözünden ibaret kalır.

Mal kabulü hızlandırırlar. Satın alma siparişiyle eşleşen bir çeki listesi üzerinden tarama yapan bir mal kabul ekibi, etiketsiz bir paletle çalışan ekibe göre stoku çok daha hızlı sisteme girer.

İadeleri uygulanabilir kılar. Çoğu iade süreci çeki listesinden başlar; orijinal siparişi tanımlar ve birçok işletme iade talimatlarını belgenin arkasına basar. Herhangi bir referans olmadan gelen bir iade, işleme alınmadan önce araştırılmak zorundadır ve iade birikmeleri bu şekilde başlar.

İzlenebilirliği desteklerler. Listede kayıtlı parti ve seri numaraları, alıcının hangi spesifik birimleri aldığını bilmesini sağlar; geri çağırma süreçleri buna bağlıdır.

Müşteri hizmetleri ile iletişimi azaltırlar. Beşte üçünün bekleyen siparişte (backorder) olduğunu görebilen bir müşteri, nerede olduğunu sormak için telefon etmek zorunda kalmaz.

Kim tarafından paketlendiğini belgelerler. Birçok operasyon bir paketleyici tanımlayıcısı içerir; bu sayede hata kalıpları anonim kalmak yerine bir eğitim eksikliğine dayandırılarak çözülebilir.

Çeki listesi ne zaman kullanılır?

İşletmelere gönderilen fiziksel ürünler için her zaman. İşletmelerin mal kabul süreçleri bir çeki listesinin varlığını varsayar; listenin eksikliği karşı tarafta iş yükü yaratır.

Tüketicilere yönelik e-ticaret siparişlerinde, kutu içindeki liste içeriği doğrular, sipariş numarasını ve genellikle iade talimatlarını içerir. Bazı markalar sunum nedenleriyle veya kağıt tasarrufu yapmak için bunu kullanmaz; ancak bunun bedeli daha fazla müşteri hizmetleri talebi ve daha yavaş iade süreçleridir; bu kararın varsayılan olarak değil, bilinçli bir şekilde alınması gerekir.

Çok kolili gönderilerde, her kolinin üzerine, sevkiyattaki konumunu belirtecek şekilde eklenmelidir.

Kısmi sevkiyatlarda, nelerin gönderildiğini ve nelerin daha sonra geleceğini göstermek için kullanılır.

Kendi tesisleriniz arasındaki dahili transferlerde, alıcı lokasyonun tıpkı bir tedarikçi teslimatında olduğu gibi stok kontrolü yapıp sisteme giriş yapabilmesi için gereklidir.

Tedarikçilere geri gönderdiğiniz iadelerde, neyin ulaştığını ve neden iade edildiğini tanımlayabilmeleri için kullanılır.

Daha az gerekli olduğu durumlar: Dijital ürünler, hizmetler ve elektronik bir ön sevkiyat bildiriminin (ASN) aynı verileri alıcının sistemine zaten taşıdığı sevkiyatlar. Büyük perakendeciler giderek artan bir şekilde basılı bir liste yerine elektronik bildirimle çalışmaktadır; ancak fiziksel olarak ürünleri elleçleyen personel için yine de ürünle birlikte bir kağıt nüsha gönderilir.

Çeki listesi nasıl oluşturulur ve yazdırılır?

Sipariş veya envanter sisteminizden. Hemen hemen her e-ticaret platformu, sipariş yönetim sistemi, muhasebe paketi ve envanter yönetim sistemi, sipariş üzerinden çeki listesi oluşturur. Veriler yeniden yazılmak yerine doğrudan siparişten geldiği için en doğru yöntem budur.

Paketleme noktasında bir WMS üzerinden, ki bu daha da iyi bir yöntemdir; liste sipariş edileni değil, fiilen toplanıp tarananı yansıtır, böylece eksik gönderimler belgede otomatik olarak görünür.

Bir şablondan, çok küçük operasyonlar için. Düşük hacimli işlerde, daha önce listelenen alanları içeren bir elektronik tablo veya kelime işlemci şablonu tamamen yeterlidir.

Fark yaratan pratik noktalar:

• Paketleme tezgahında, tarama ile doğrulama yapıldıktan sonra yazdırın. Önceden yazdırılan bir liste, neyin paketlenmesi gerektiğini gösterir, neyin paketlendiğini değil.
• Satın alma siparişi numarasını belirgin bir şekilde ekleyin. Alıcının eşleştirme yaptığı alan budur ve genellikle küçük puntolarla yazıldığı için gözden kaçar.
• Bulunabileceği bir yere koyun — kutunun içinde, ürünlerin üzerinde veya paletler için dış taraftaki bir evrak cebinde.
• Palet sevkiyatları için evrak cebi kullanın, çünkü üzerine bantlanan bir liste taşıma sırasında kaybolabilir.
• Bir kopyasını saklayın, en azından dijital olarak. Bir uyuşmazlık durumunda kanıtınızdır.
• Sipariş numarasını barkodlayın, böylece alıcı elle girmek yerine tarayabilir.
• Teslimat kanıtının önemli olduğu ve taşıyıcının bunu sağlamadığı durumlarda imza için bir kopya almayı düşünün.

Daha derinlemesine bilgi

• Depo süreçleri — paketlemenin iş akışındaki yeri.
• Sipariş karşılama nedir — bu belgenin desteklediği süreç.
• SKU nedir — listede yer alan kodlar.
• Tersine lojistik nedir — iadelerin buna nasıl bağlı olduğu.
• Envanter kontrolü nedir — sağladığı mal kabul kontrolü.
• WMS nedir — fiilen paketlenen ürünlerden liste oluşturma.

Özetle

Bir çeki listesi, sevkiyatta nelerin olduğunu listeler; böylece alıcı, fiyatlara bakmaksızın miktarları kontrol edebilir. Sipariş edilen ve gönderilen miktarları yan yana gösterin, paketleme tezgahında fiilen taranan ürünlerden yazdırın ve satın alma siparişi numarasını kolayca bulunabilecek bir yere koyun, çünkü tüm süreçlerin eşleştiği alan budur.

Sıkça sorulan sorular

Çeki listesi nedir? Bir sevkiyatla birlikte giden ve içeriğini (ürünler, miktarlar ve sipariş referansları) listeleyen belgedir; böylece alıcı, gelen ürünleri sipariş edilenlerle karşılaştırabilir. Fiyatlar yerine miktarları içerir; ayrıca teslimat notu, paketleme listesi veya sevk irsaliyesi olarak da adlandırılır.

Çeki listesi ile fatura arasındaki fark nedir? Çeki listesi kutuda ne olduğunu belirtir ve fiyat içermez; depo ve mal kabul personeli tarafından teslimatı kontrol etmek için kullanılır. Fatura ise ödeme talep eder, fiyatları ve toplamları gösterir, finans departmanı tarafından işlenir. Bunları ayrı tutmak, satın alma siparişi, gelen mal ve fatura arasında üçlü eşleştirme yapılmasına olanak tanır.

Çeki listesi bir makbuz mudur? Hayır. Makbuz, ödemenin yapıldığının kanıtıdır. Çeki listesi ise neyin gönderildiğinin kanıtıdır ve hiçbir ödeme bilgisi içermez. Tüketici siparişlerinde bazen birleştirilseler de, farklı amaçlara hizmet eden farklı belgelerdir.

Çeki listesine ihtiyacınız var mı? İşletmelere gönderilen ürünler için kesinlikle evet; mal kabul süreçleri bunu varsayar, eksikliği iş yükü ve anlaşmazlık yaratır. Tüketici e-ticaretinde isteğe bağlıdır; ancak kullanmamak daha fazla müşteri hizmetleri talebi ve daha yavaş iade süreçlerine yol açar, bu yüzden bilinçli bir şekilde karar verilmesi gereken bir durumdur.

Çeki listesi ile sevk irsaliyesi arasındaki fark nedir? Bunlar farklı isimlerle anılan aynı belgedir. “Çeki listesi” (packing slip) Kuzey Amerika ve e-ticarette daha yaygındır; “sevk irsaliyesi” (delivery note) ise Birleşik Krallık ve B2B ticarette daha yaygındır. Bazı operasyonlar koli bazlı paketleme listesi ile sevkiyat bazlı sevk irsaliyesini birbirinden ayırır, ancak bu bir kuraldan ziyade yerel bir uygulamadır.

Çeki listesi ile konşimento arasındaki fark nedir? Çeki listesi sevkiyatın içeriğini belirtir ve neyin gönderildiğine dair kanıt olmanın ötesinde yasal bir ağırlığı yoktur. Konşimento ise gönderici ile taşıyıcı arasındaki bir sözleşmedir; taşıyıcının malları teslim aldığının kanıtıdır ve bazı formlarda mülkiyetin devrini sağlayan bir mülkiyet belgesidir.

Çeki listesinde neler bulunmalıdır? Çeki listesi ve satın alma siparişi numaraları, sevk tarihi, gönderici ve alıcı adresleri, kalem bazında SKU, açıklama, sipariş edilen miktar, gönderilen miktar ve varsa bekleyen miktar (backorder) — ayrıca ürün gerektiriyorsa parti veya seri numaraları ve son kullanma tarihleri, paket sayısı, ağırlık ve taşıyıcı bilgisi. Fiyatlar dahil edilmemelidir.

Yazan

↑ Başa dön

Warehouse Wise

Warehouse Wise; envanter yönetimi, depolama ve sipariş karşılama konularında rehberler sunan ücretsiz ve bağımsız bir kütüphanedir. Bu içerikler, işin mutfağında olanlar; yani yeni depo ve envanter personeli, küçük veya büyümekte olan perakende ve e-ticaret işletmeleri ve stok yönetimi konusunda uzmanlaşmak isteyen herkes için hazırlanmıştır. Her rehber bir terimi açıklar, gerektiğinde gerçek verilerle örneklendirir ve lafı uzatmadan sonuca ulaşır. Tamamen bağımsızız: Yazılım veya ekipman satmıyor, yönlendirmelerden komisyon almıyor ve rehberlerimizi reklam verenlere göre sıralamıyoruz.