Perpetual vs Periodic Inventory: Ano ang Pagkakaiba?

Ang perpetual inventory system ay patuloy na nag-a-update ng iyong mga record ng stock, sa bawat pagtanggap, pagbebenta, at pagsasaayos na nagaganap. Ang periodic system naman ay nag-a-update lamang nito kapag nagsasagawa ka ng pisikal na pagbilang, na maaaring buwanan, quarterly, o taunan. Sa pagitan ng mga pagbilang, ang mga numero ng isang periodic system ay pagtatantya lamang at hindi isang opisyal na record.

Iyan ang buong pagkakaiba, at halos lahat ng iba pa ay nagmumula rito: kung ano ang maaari mong i-automate, kung ano ang maaari mong ipangako sa customer, kung ano ang hitsura ng iyong mga account sa kalagitnaan ng taon, at kung magkano ang kabuuang gastos sa pagpapatakbo nito.

Ano ang perpetual inventory system?

Ang isang perpetual system ay nagtatala ng bawat paggalaw ng stock sa sandaling mangyari ito. Ang isang delivery ay ipinapasok sa system at tumataas ang bilang. Ang isang order ay pini-pick at bumababa ang bilang. Ang isang sirang unit ay ibinabawas at nag-a-adjust ang bilang. Sa anumang sandali, ang system ay may hawak na kasalukuyang posisyon para sa bawat produkto.

Sa praktikal na aplikasyon, nangangahulugan ito ng pag-scan sa bawat punto ng paggalaw — pagbabasa ng barcode sa goods-in, sa picking, at sa dispatch — na nagpapakain sa software na nag-a-update ng record agad-agad. Mayroon ding mga manual perpetual system na gumagamit ng mga stock card na manu-manong ina-update sa bawat paggalaw, at gumagana ang mga ito sa napakaliit na operasyon.

Ang cost of goods sold ay kinakalkula nang tuloy-tuloy sa ilalim ng isang perpetual system. Ang bawat benta ay may kasamang gastos nito sa sandaling ito ay maitala, kaya ang gross profit ay makikita sa anumang punto ng panahon sa halip na pagkatapos lamang ng isang pagbilang.

Ang mga perpetual record ay nangangailangan pa rin ng pagbilang. Nagkakaroon ito ng pagkakaiba dahil sa maling pag-pick, hindi naitalang pinsala, pagnanakaw, at maling pag-input ng transaksyon, at ang cycle counting ang nagtatama sa record at sa aktwal na nasa istante. Ang isang operasyon na gumagamit ng perpetual records nang hindi nagbibilang ay may live na numero ngunit walang paraan upang malaman kung ito ay totoo.

Ano ang periodic inventory system?

Ang isang periodic system ay nagtatakda ng mga numero ng stock sa pamamagitan ng pisikal na pagbilang sa mga takdang panahon. Sa pagitan ng mga pagbilang na ito, walang pagtatangkang gawin upang subaybayan ang mga indibidwal na paggalaw. Ang mga pagbili ay pumapasok sa isang purchases account; ang mga benta ay itinatala bilang kita nang walang kaukulang paggalaw ng stock.

Ang cost of goods sold ay kinukuha sa katapusan ng panahon sa pamamagitan ng aritmetika sa halip na sa pamamagitan ng pagsubaybay:

Cost of goods sold = opening inventory + purchases − closing inventory

Ang figure ng closing inventory ay nagmumula sa stocktake. Ang lahat ng wala sa istante ay ipinapalagay na naibenta na, na siyang palagay na nagdadala ng pangunahing kahinaan ng paraang ito: ang pagnanakaw, pinsala, pagkasira, at pagkakamaling administratibo ay tahimik na nawawala sa cost of goods sold, kung saan hindi sila matutukoy mula sa mga lehitimong benta.

Ang mga periodic system ay simple, mura, at karaniwan pa rin — sa maliliit na retail, sa mga negosyong may mababang halaga at magkakatulad na stock, at sa anumang operasyon kung saan ang gastos sa pagsubaybay sa bawat paggalaw ay mas mataas kaysa sa halaga ng pag-alam nito.

Perpetual vs periodic: paghahambing

Paano pinamamahalaan ng bawat system ang COGS at valuation

Ang parehong system ay maaaring gumamit ng FIFO, LIFO, o weighted average costing. Nagkakaiba ang timing ng kalkulasyon, at para sa weighted average at LIFO, binabago ng timing na iyon ang resulta.

Kunin natin ang parehong mga katotohanan sa ilalim ng dalawang system. Magsisimula ka nang walang stock, pagkatapos:

• 1 Marso: bumili ng 100 units sa $8 — $800
• 10 Marso: magbenta ng 60 units
• 20 Marso: bumili ng 100 units sa $12 — $1,200
• 28 Marso: magbenta ng 60 units

Nakabenta ka ng 120 units sa kabuuan at may hawak na 80 sa katapusan ng buwan. Kabuuang pagbili: $2,000.

FIFO — pareho ang sagot sa ilalim ng dalawang system. Ang pinakamatandang gastos ang unang ibinabawas anuman ang oras ng iyong pag-aaritmetika. Ang 120 units na naibenta ay kukuha ng 100 sa $8 ($800) at 20 sa $12 ($240), kaya ang cost of goods sold ay $1,040 at ang closing inventory ay 80 units sa $12 = $960. Ang FIFO ang tanging paraan kung saan nagtutugma nang eksakto ang perpetual at periodic, na bahagi ng dahilan kung bakit ito ang default.

Weighted average — magkaibang sagot.

Sa ilalim ng periodic, kinukuha mo ang average sa buong panahon: $2,000 ÷ 200 units = $10 bawat unit. Ang cost of goods sold ay 120 × $10 = $1,200, ang closing inventory ay 80 × $10 = $800.

Sa ilalim ng perpetual, muli mong kinakalkula ang average pagkatapos ng bawat pagbili — isang moving average. Ang unang benta na 60 ay nangyayari noong ang tanging stock ay nagkakahalaga ng $8, kaya ito ay ibinabawas sa $8 = $480. Ang pangalawang pagbili ay nagdadala ng natitirang 40 units sa $8 kasama ang 100 sa $12: ($320 + $1,200) ÷ 140 = $10.857 bawat unit. Ang pangalawang benta na 60 ay ibinabawas sa rate na iyon = $651. Ang cost of goods sold ay $1,131, ang closing inventory ay $869.

Isang $69 na pagkakaiba sa isang simpleng halimbawa, mula sa magkaparehong transaksyon. Sa totoong volume, ang agwat ay malaki, kaya naman ang paraan ay dapat tukuyin bilang “periodic weighted average” o “moving average” sa halip na “average cost” lamang.

LIFO — magkaibang sagot, at mas malaki.

Sa ilalim ng periodic, ang pinakabagong mga pagbili sa buong panahon ang unang ibinabawas: 100 sa $12 ($1,200) at 20 sa $8 ($160) = $1,360, ang closing inventory ay $640.

Sa ilalim ng perpetual, ang unang benta noong 10 Marso ay maaari lamang kumuha mula sa stock na umiral noon, lahat sa $8: 60 × $8 = $480. Ang pangalawang benta ay kukuha ng pinakabagong available, na siyang $12 batch: 60 × $12 = $720. Ang cost of goods sold ay $1,200, ang closing inventory ay $800.

Isang $160 na pagkakaiba, o 12%, sa parehong kalakalan. Ang LIFO sa ilalim ng isang periodic system ay nagbabawas ng mga gastos na hindi pa natatamo noong naganap ang benta, na isa sa ilang dahilan kung bakit ito sinusuri nang mabuti.

Ang praktikal na konklusyon. Kung gagamit ka ng FIFO, ang pagpili ng system ay hindi makakaapekto sa iyong mga naiulat na numero. Kung gagamit ka ng weighted average o LIFO, makakaapekto ito, at ang paraan ay dapat ilapat at ilarawan nang pare-pareho. Ang pagpapalit-palit sa pagitan ng mga ito upang pagandahin ang isang figure ay eksaktong uri ng pagbabagong hinahanap ng mga auditor.

Mga kalamangan at kahinaan ng bawat isa

Perpetual — ang mga bentahe.

• Alam mo kung ano ang hawak mo, ngayon din. Ang mga pangako sa availability, reorder points, at awtomatikong replenishment ay nakadepende lahat dito.
• Nagiging kitang-kita ang shrinkage. Ang variance sa bawat bilang ay tumutukoy sa pagkawala, at tinutukoy nito kung kailan ito humigit-kumulang nangyari.
• Posible ang interim accounts nang hindi na kailangang huminto para magbilang.
• Gumagana ang multi-channel selling. Ang isang live figure sa bawat channel ang pumipigil sa overselling.
• Matutunton ang mga error. Ang discrepancy na natuklasan ngayong linggo ay may maikling transaction history na maaaring suriin. Hindi ganito ang kaso sa parehong error na matutuklasan sa pagtatapos ng taon.
• Walang shutdown. Ang cycle counting ay umaangkop sa operasyon sa halip na itigil ito.

Perpetual — ang mga kahinaan.

• Gastos at pagsisikap sa setup. Software, mga scanner, at ang nakakapagod na trabaho ng paglalagay ng label sa bawat lokasyon.
• Nangangailangan ito ng disiplina sa bawat paggalaw. Ang isang taong nag-pick nang hindi nag-i-scan ay nakakasira sa buong record.
• Lumilikha ito ng maling kumpiyansa. Ang isang live figure na hindi sinusuri ng sinuman ay pinagkakatiwalaan nang higit sa nararapat, kaya naman hindi opsyonal ang pagbibilang.
• Patuloy na gastos sa mga lisensya, hardware, at pagsasanay.

Periodic — ang mga bentahe.

• Simple at mura. Walang system, walang hardware, walang disiplina sa pag-scan.
• Minimal na pagsasanay. Ang proseso ay pagbibilang at isang formula lamang.
• Sapat para sa ilang negosyo. Ang mga stock na mababa ang halaga, magkakatulad, at mabilis maubos sa iisang channel ay hindi na talaga nangangailangan ng higit pa rito.
• Walang pasanin sa bawat transaksyon para sa mga staff habang nagtatrabaho.

Periodic — ang mga kahinaan.

• Hindi mo alam ang hawak mo sa halos buong taon.
• Hindi nakikita ang shrinkage. Ang pagkawala ay isinasama sa cost of goods sold, kaya ang pagnanakaw at pinsala ay hindi masusukat o matutugunan.
• Itinitigil ng pagbibilang ang negosyo. Ang full count ay nakakaabala, magastos sa paggawa, at madaling magkamali dahil bihira itong gawin.
• Walang posibleng automation. Hindi maaaring gumana ang mga reorder point laban sa figure na hindi umiiral.
• Karaniwan ang mga stockout at overselling, lalo na sa maraming channels.
• Hindi matunton ang mga error. Ang variance na natuklasan sa pagtatapos ng taon ay nangyari sa isang punto sa nakalipas na labindalawang buwan.
• Ang interim reporting ay hula lamang, na nagiging mahalaga kapag nagtanong ang isang lender o investor.

Aling system ang dapat mong piliin?

Piliin ang perpetual kung nagbebenta ka sa higit sa isang channel, may hawak na higit sa ilang dosenang linya, may dalang anumang mahalaga o madaling mapanis, kailangang mangako ng availability, gustong i-automate ang reordering, o may higit sa dalawang tao na humahawak ng stock. Para sa karamihan ng mga negosyo, iyan ang buong listahan, at ang tanong ay kung hanggang saan ang dapat gawin sa halip na kung dapat ba itong gawin.

Ang periodic ay maipagtatanggol kung mayroon kang maliit na range ng mga produktong mababa ang halaga at mabilis maubos, iisang lokasyon, iisang sales channel, at ang mga pagkawala ng stock ay hindi gaanong mahalaga. Ang isang market trader o isang maliit na café ay hindi nangangailangan ng perpetual system.

Sa praktikal na aplikasyon, karamihan sa mga operasyon ay nagtatapos sa isang hybrid. Ang mga perpetual record ay pinapanatili nang tuloy-tuloy, na may full physical count minsan sa isang taon para sa mga account at cycle counting sa buong taon upang mapanatiling tumpak ang mga record. Hindi ito kompromiso sa pagitan ng dalawa kundi ang tamang disenyo: ang perpetual ang nagbibigay sa iyo ng operating figure, ang periodic counting ang nagbibigay sa iyo ng beripikadong figure.

Kung lumilipat ka mula sa periodic patungo sa perpetual, ang pagkakasunod-sunod na gumagana ay lagyan muna ng label ang bawat lokasyon, pagkatapos ay italaga ang bawat produkto sa isa, pagkatapos ay ipakilala ang pag-scan sa pagtanggap, at pagkatapos ay sa pag-pick. Ang pagbili ng software bago pa man umiral ang mga lokasyon ang pinakakaraniwan at pinakamahal na paraan para gawin ito nang mali.

Saan maaaring magsaliksik nang mas malalim

• Ano ang inventory control — ang disiplina na nagpapanatiling tumpak sa mga perpetual record.
• Cycle counting — kung paano bineberipika ang mga perpetual system.
• Ano ang stocktake — ang pagbibilang na kinadependehan ng isang periodic system.
• Mga paraan ng inventory valuation — FIFO, LIFO at weighted average nang buo.
• Ano ang WMS — ang software na nagpapaging praktikal sa mga perpetual record sa malakihang operasyon.
• Ano ang inventory shrinkage — ang pagkawala na hindi nakikita ng isang periodic system.

Ang buod sa isang linya

Ang mga perpetual system ay nag-a-update sa bawat paggalaw at nagbibigay sa iyo ng live figure na maaari mong pagbentahan at pag-automatan; ang mga periodic system ay nag-a-update lamang kapag nagbibilang ka, at itinuturing na naibenta na ang lahat ng nawawala. Maliban kung ang iyong range ay napakaliit at ang iyong stock ay mura, perpetual ang sagot — na may periodic count na nakapatong sa ibabaw upang i-verify ito.

Mga madalas itanong

Ano ang pagkakaiba ng perpetual at periodic inventory? Ang isang perpetual system ay nagtatala ng bawat paggalaw ng stock habang nangyayari ito, kaya ang figure ay laging bago sa anumang sandali. Ang isang periodic system ay nag-a-update lamang ng mga record kapag pisikal kang nagbibilang, at kinukuha ang cost of goods sold sa pamamagitan ng formula sa pagtatapos ng panahon. Sa pagitan ng mga pagbibilang, ang periodic figure ay isang pagtatantya lamang.

Alin ang mas mabuti, perpetual o periodic? Perpetual para sa halos anumang negosyong nagbebenta sa higit sa isang channel, may hawak na higit sa ilang dosenang linya, o kailangang mangako ng availability. Ang periodic ay nananatiling maipagtatanggol lamang para sa maliliit na range ng mga produktong mababa ang halaga at mabilis maubos sa iisang channel.

Paano pinangangasiwaan ng bawat system ang cost of goods sold? Ang isang perpetual system ay kinakalkula ito sa bawat benta, kaya ang gross profit ay laging available. Ang isang periodic system ay kinukuha ito sa pagtatapos ng panahon: opening inventory dagdagan ng purchases bawas ang closing inventory. Sa ilalim ng FIFO, parehong nagbibigay ng parehong sagot ang dalawa; sa ilalim ng weighted average at LIFO, hindi.

Gumagamit ba ang maliliit na negosyo ng periodic inventory? Ang ilan ay gumagamit, at mas kakaunti na sila kaysa dati. Ang abot-kayang cloud software at pag-scan gamit ang telepono ay nagdala sa mga perpetual system sa abot ng maliliit na operasyon, at ang mga problema sa availability ng periodic inventory ay nararamdaman agad kapag ang isang negosyo ay nagbebenta online.

Ang perpetual system ba ay nangangahulugang hindi ko na kailangang magbilang? Hindi. Ang mga perpetual record ay nagkakaroon ng drift dahil sa mga maling pag-pick, hindi naitalang pinsala, pagnanakaw, at mga error sa pag-input. Ang cycle counting ang nagbeberipika sa mga ito, at ang perpetual system na hindi binibilang ng sinuman ay isa lamang maling numero na pinagkakatiwalaan.

Maaari bang gumamit ng FIFO sa isang periodic system? Oo, at ito ang tanging paraan ng costing kung saan ang perpetual at periodic ay nagbubunga ng magkaparehong resulta. Ang weighted average at LIFO ay nagbibigay ng magkaibang sagot depende sa kung anong system ang ginagamit mo, kaya naman ang paraan ay dapat ilarawan nang tumpak sa iyong accounting policy.

Bakit nawawala ang shrinkage sa ilalim ng isang periodic system? Dahil ang cost of goods sold ay kinakalkula bilang lahat ng bagay na wala na sa istante. Ang stock na ninakaw, nasira, o nawala ay itinuturing na parang naibenta na, na nangangahulugang hindi ito kailanman lalabas bilang pagkawala na maaari mong sukatin o imbestigahan.

Isinulat ni

↑ Bumalik sa itaas

Warehouse Wise

Ang Warehouse Wise ay isang malaya at libreng library ng mga gabay tungkol sa inventory management, warehousing, at fulfilment. Isinulat ito para sa mga taong aktwal na gumagawa ng trabaho — mga bagong staff sa bodega at inventory, mga maliliit at lumalagong negosyo sa retail at ecommerce, at sinumang humahawak ng stocks na gustong lubos na maunawaan ang mga ito. Ang bawat gabay ay nagpapaliwanag ng mga termino, nagpapakita ng halimbawa na may totoong numero kung kinakailangan, at direkta sa punto. Kami ay independent: hindi kami nagbebenta ng software o kagamitan, hindi kami tumatanggap ng komisyon sa mga referral, at ang aming mga gabay ay hindi niraranggo base sa kung sino ang nagbabayad sa amin.