Ano ang WMS (Warehouse Management System)? Isang Gabay

Ang warehouse management system, o WMS, ay software na nagpapatakbo ng trabaho sa loob ng isang bodega. Hawak nito ang lokasyon ng bawat unit, sinasabihan ang mga operator kung saan ilalagay ang mga produkto at kung saan kukunin ang mga ito, inaayos ang pagkakasunod-sunod ng mga gawain, at itinatala ang bawat galaw habang nangyayari ito — kaya tugma ang mga rekord sa mga istante nang hindi na kailangang umasa sa memorya ng sinuman.

Ang huling puntong iyon ang pinakaimportante. Ang isang bodega na walang WMS ay nakadepende sa mga tao na dapat alam kung nasaan ang mga gamit at dapat tandaan na isulat ang anumang inilipat nila. Ang bodega na mayroon nito ay nakadepende sa sistema na nakakaalam, at sa pag-scan na ginagawa sa mismong sandali ng paggalaw. Ang pagkakaiba ay makikita sa accuracy, at ang accuracy ay makikita sa mga order na naipapadala nang tama.

Ano ang WMS

Ang WMS ay software na namamahala at nagdidirekta ng mga operasyon sa bodega sa antas ng bawat indibidwal na paggalaw. Tatlong katangian ang naghihiwalay dito sa isang simpleng listahan ng stock:

Alam nito ang mga lokasyon, hindi lang ang dami. Ang isang pangunahing inventory system ay magsasabi sa iyo na mayroon kang 400 units. Ang WMS ay magsasabi sa iyo na 240 ang nasa bay A-14-3, 120 ang nasa reserve location sa itaas nito, at 40 ang nasa returns quarantine area. Ang pagkakaibang iyon ang nagpapaging posible sa directed work.

Dinidirekta nito ang trabaho. Hindi lang nito itinatala ang nangyari — sinasabihan nito ang operator kung ano ang susunod na gagawin at kung saan pupunta. Directed putaway, directed picking, directed replenishment.

Nag-a-update ito habang ginagawa ang trabaho. Bawat scan, bawat galaw, sa mismong sandali. Hindi batch sa pagtatapos ng shift.

Alisin ang alinman sa mga iyon at magkakaroon ka na lang ng stock control software sa halip na warehouse management system, na mahalaga kapag naghahambing ka ng mga produkto na maluwag na gumagamit ng terminong ito sa kanilang marketing.

WMS vs warehouse management: ang software vs ang disiplina

Ang mga terminong ito ay ginagamit nang salitan, kadalasan ng mga taong nagbebenta ng software.

Warehouse management ang disiplina — ang mga desisyon tungkol sa layout, patakaran sa pag-iimbak, paraan ng pag-pick, staffing, mga pamantayan, at kung ano ang mangyayari kapag may nagkamali. Umiiral ito may software ka man o wala, at ginagawa ito nang maayos o hindi ng mga tao.

Ang WMS ay ang tool na nagpapatupad at nagtatala ng mga desisyong iyon. Hindi nito kayang gumawa ng mga desisyon. Didirektahin nito ang picker sa anumang path na ginawa ng iyong slotting, kahit pa mali ito, at tapat nitong itatala ang stock sa mga lokasyong hindi naman nalagyan ng tamang label ng sinuman.

Mahalaga ito sa praktikal na aspeto dahil tinutukoy nito ang sequencing. Ang software na inilapat sa ibabaw ng mga hindi natukoy na lokasyon at hindi pare-parehong proseso ay mas mabilis na magbubunga ng maling numero kaysa sa spreadsheet — ang pinakakaraniwan at pinakamahal na pagkakamali sa mga proyekto ng teknolohiya sa bodega. Ayusin muna ang mga lokasyon, ang paglalagay ng label, at ang proseso. Pagkatapos, ipakilala ang sistema para idirekta at itala ang mga bagay na gumagana na.

Ano ang ginagawa ng WMS: ang mga pangunahing feature

Receiving. Pag-book ng mga produkto laban sa purchase order o advance shipping notice, sa pamamagitan ng pag-scan sa halip na pag-tsek sa isang nakalimbag na sheet. Ang mga discrepancy ay nahuhuli sa pintuan pa lang, kung saan pinakamura ang pag-aayos sa mga ito.

Putaway. Pagdidirekta ng stock sa isang lokasyon batay sa mga panuntunang itinakda mo — velocity, laki, timbang, temperatura, batch, o simpleng ang pinakamalapit na bakanteng espasyo na may tamang laki. Ang directed putaway ay nag-aalis ng paghuhusga, at kasama nito ang pagkakaiba-iba sa pagitan ng mga operator.

Inventory tracking. Isang live na posisyon ayon sa produkto, ayon sa lokasyon, at kung naaangkop, ayon sa batch, serial number, o expiry date. Ito ang feature na kinadependihan ng lahat.

Picking. Pagbuo at pag-aayos ng pagkakasunod-sunod ng mga pick task, pagpili ng paraan — single order, batch, zone, wave o cluster — at pag-ruta sa picker para mabawasan ang paglalakad. Ang order picking ang karaniwang pinakamalaking gastos sa paggawa sa gusali, kaya dito pinaka-kapansin-pansin ang pagbawi ng puhunan sa WMS.

Replenishment. Pagbabantay sa pick face at pag-trigger ng top-up mula sa reserve bago ito maubusan. Ang isang walang laman na pick face na may mga full pallet sa itaas nito ay isang pagkaantala na sariling gawa, at hindi ito nakikita sa karamihan ng mga report kung wala ito.

Packing and dispatch. Pag-verify sa mga nilalaman ng isang order, pagpili ng packaging, paggawa ng mga label at dokumentasyon, at pag-consolidate ayon sa carrier at ruta.

Returns. Pagtanggap ng mga produktong ibinalik laban sa orihinal na order, pagkuha ng reason code, at pag-ruta sa tamang disposisyon.

Cycle counting. Pagbuo ng mga count task ayon sa iskedyul o ayon sa panuntunan, pagkuha ng mga resulta, at pag-report ng variance — kaya ang cycle counting ay nangyayari nang tuloy-tuloy sa halip na isang beses lang sa isang taon.

Labour management. Pagtalaga ng gawain, throughput bawat operator, at oras bawat gawain. Makapangyarihan at dapat hawakan nang maingat: kung susukatin nang walang katapat na sukatan ng accuracy, magtutulak ito ng bilis kapalit ng lahat ng iba pa.

Reporting. Accuracy, throughput, cycle times, gastos bawat order, paggamit ng espasyo. Ang mga warehouse KPI na nagpapahintulot sa iyo na mamahala gamit ang ebidensya sa halip na impresyon lang.

Paano gumagana ang WMS

Papasok ang data. Mga purchase order at advance shipping notice mula sa iyong purchasing system o mga supplier; mga sales order mula sa iyong ecommerce platform, marketplace, o order management system; master data ng produkto at lokasyon na iyong itinakda.

Bumubuo ang sistema ng larawan ng gusali. Bawat lokasyon ay tinukoy — aisle, bay, level, position — kasama ang laki, uri, at anumang limitasyon nito. Ang setup na ito ang hindi kapansin-pansing pundasyon, at ang kalidad nito ang tumutukoy sa kalidad ng lahat ng susunod.

Ang trabaho ay nabubuo bilang mga task. Ang isang order ay dumarating at nagiging set ng mga pick task, na naka-sequence at naka-assign. Ang isang resibo ay nagiging putaway task. Ang isang mababang pick face ay nagiging replenishment task.

Ang mga operator ay nagpapatupad gamit ang isang device. Isang handheld scanner, vehicle-mounted terminal, voice headset, o telepono ang nagsasabi sa kanila kung saan pupunta at ano ang gagawin. Ini-scan nila ang lokasyon, ini-scan ang produkto, at kinukumpirma ang dami.

Bawat scan ay nag-a-update ng rekord agad-agad. Ito ang mekanismo na nagpapanatili sa katapatan ng sistema. Nagbabago ang rekord dahil pisikal na gumalaw ang stock at may nag-scan nito, hindi dahil may nag-type nito pagkatapos.

Ang data ay dumadaloy palabas. Mga antas ng stock patungo sa iyong mga sales channel para hindi ka mag-oversell, mga kumpirmasyon ng dispatch at tracking patungo sa iyong order system, at mga numero patungo sa iyong accounting.

Ang loop ay mas mahalaga kaysa sa anumang indibidwal na feature. Ang isang WMS na pinapakain ng tamang data at ini-scan sa bawat paggalaw ay nananatiling accurate nang kusa. Ang isa na nilalaktawan ang pag-scan sa anumang yugto ay magkakaroon ng error nang kasingbilis ng isang manual na sistema.

Ang apat na uri ng WMS

1. Standalone on-premise. Software na may lisensya at naka-install sa sarili mong mga server, na nakatuon lamang sa warehouse management. Pagmamay-ari mo ito nang buo, kontrolado mo ito nang lubos, at ikaw ang responsable sa hardware, mga backup, seguridad, at mga upgrade. Karaniwang ito ang may pinakamalalim na warehouse functionality, ngunit ito rin ang pinakamabigat pangasiwaan. Angkop ito sa malalaki at kumplikadong operasyon na may in-house na kakayahan sa IT at mga partikular na pangangailangan na hindi kayang tugunan ng anumang hosted product.

2. Cloud o SaaS. Subscription software na naka-host sa vendor at ina-access sa pamamagitan ng internet. Walang mga server, walang malaking capital outlay, awtomatiko ang mga update, at maaari kang magsimulang gumana sa loob ng ilang linggo sa halip na buwan. Ang kapalit nito ay mas mababang kakayahan sa pag-configure, pagdepende sa iyong koneksyon, at gastos na tuloy-tuloy sa halip na nababawasan (depreciating). Dito pumupunta ang karamihan sa mga bagong implementasyon, at may magandang dahilan para dito kung nasa ilalim ng partikular na laki ng operasyon.

3. Isang ERP module. Warehouse functionality sa loob ng isang mas malawak na enterprise resource planning system. Ang bentahe nito ay malinaw: isang system, isang database, walang integration na kailangang buuin o panatilihin sa pagitan ng iyong warehouse at ng iyong finance, purchasing, at sales. Ang limitasyon nito ay ang lalim — ang mga ERP warehouse module ay karaniwang sinusubaybayan ang stock ayon sa lokasyon nang maayos, ngunit mahina o hindi nagdidirekta ng trabaho. Ang pagkakaibang iyon ay tinalakay nang buo sa WMS vs ERP.

4. Isang supply chain suite module. Warehouse management bilang isang bahagi ng mas malawak na supply chain platform na sumasaklaw rin sa transport management, order management, demand planning, at kung minsan ay yard management. Ang dahilan para piliin ito ay ang end-to-end visibility sa mga function na tunay na nag-uugnayan. Ang kapalit nito ay ang saklaw, presyo, at haba ng implementasyon, at bihirang ito ang tamang unang system na dapat piliin.

Ang pagpili sa pagitan ng mga ito ay kadalasang usapin ng laki at kung ano pa ang iba mong ginagamit. Ang isang lumalagong ecommerce business ay halos laging nangangailangan ng cloud. Ang isang malaking manufacturer na nakatali na sa isang ERP ay dapat subukan kung ang warehouse module nito ay nagdidirekta ng trabaho bago mag-assume na kailangan nito ng hiwalay na system. Ang isang operasyon na may tatlong site na may mahigpit na ugnayan sa transport at warehousing ay maaaring tunay na mangailangan ng isang suite.

On-premise vs cloud

Dalawang praktikal na paalala na hindi kayang ipakita ng talahanayan. Magtanong tungkol sa offline capability kung pipiliin mo ang cloud — ang warehouse na humihinto kapag nawala ang koneksyon ay isang seryosong panganib sa operasyon, at ang mga magagandang produkto ay nagba-buffer ng mga scan nang lokal at nagre-reconcile kapag bumalik ang koneksyon. At magtanong kung ano ang mangyayari sa iyong data kung aalis ka, sa parehong kaso, bago ka pumirma at hindi pagkatapos.

Mga WMS integration

Ang WMS ay bihirang maging nag-iisang system sa negosyo, at ang mga koneksyon ay kasinghalaga ng mga feature.

ERP. Ang pinakakaraniwang integration. Ang ERP ang humahawak sa finance, purchasing, at commercial view; ang WMS ang humahawak sa pisikal na realidad. Ang mga purchase order ay dumadaloy pababa, ang mga resibo at stock adjustment ay dumadaloy pabalik. Kung parehong may hawak na inventory figures ang dalawa, magpasya nang malinaw kung alin ang master — ang kalituhan dito ay nagdudulot ng mga problema sa reconciliation na inaabot ng buwan bago maayos.

OMS o ecommerce platform. Ang mga sales order ay dumadaloy papunta sa WMS, ang stock availability ay dumadaloy pabalik sa iyong mga channel, at ang mga dispatch confirmation na may tracking number ay dumadaloy palabas sa mga customer. Para sa sinumang nagbebenta online, ito ang integration na pumipigil sa overselling, at ito ang unang dapat subukan sa isang demonstration.

CRM. Hindi gaanong karaniwan at kapaki-pakinabang kung kailangang makita ng mga sales staff ang availability o status ng order nang hindi nagtatanong sa warehouse.

Carrier systems. Rate shopping, paggawa ng label, manifest, at tracking. Karaniwang built-in sa WMS sa halip na integrated, at sulit suriin kung aling mga carrier ang suportado nang native.

Transport management. Kung ikaw ay nagpapatakbo ng sarili mong fleet o namamahala ng malaking outbound freight, pag-uugnay ng dispatch planning sa routing.

Accounting. Valuation ng stock at mga paggalaw para sa mga account, kadalasan sa pamamagitan ng ERP sa halip na direkta.

Ang tanong na dapat itanong sa anumang vendor ay hindi kung sila ay nag-i-integrate — lahat sila ay magsasabing oo — kundi kung alin sa iyong mga partikular na system ang konektado na nila bilang standard, supported product, at alin ang mangangailangan ng development project. Ang pagkakaiba nito ay kadalasang katumbas ng ilang linggo laban sa ilang buwan, at ng kasama sa presyo laban sa mahal na dagdag na gastos.

Kailangan mo ba ng WMS?

Ang mga senyales na panahon na.

• Hindi mo masabi kung nasaan ang isang partikular na produkto nang hindi nagtatanong sa taong nakakaalam sa gusali.
• Ang mga picker ay madalas naghahanap ng stock na ayon sa system ay mayroon ka.
• Ang accuracy ng inventory record ay mas mababa sa 95%, o wala kang ideya kung ano ito.
• Ang dami ng order ay lumaki na hanggang sa punto na ang pag-pick ang nagiging bottleneck.
• Nagdagdag ka ng pangalawang lokasyon, o pangalawang sales channel, at hindi na nagtutugma ang mga numero.
• Ang mga bagong staff ay inaabot ng ilang linggo bago maging produktibo dahil ang kaalaman ay nasa mga tao sa halip na sa system.
• Nagkakaroon ka ng overselling, o nagtatago ng sobrang stock para maiwasan ito.
• Ang mga peak period ay nangangailangan ng maraming temporary staff na hindi agad matuturuan.

Ang mga senyales na hindi pa. Kaunting SKU, isang lokasyon, isa o dalawang tao na tunay na nakakaalam kung nasaan ang lahat, at mababang dami ng order. Ang isang maayos na spreadsheet at disiplinadong proseso ay mas mainam kaysa sa isang maling implementasyon ng WMS, at maraming maliliit na operasyon ang mas mapapabuti sa pamamagitan ng pag-aayos muna ng kanilang mga lokasyon at paglalagay ng label.

Paano pumili ng isa.

• Isulat ang iyong mga requirement bago tumingin ng mga produkto, na hinati sa must-have at useful. Ang mga demonstration ay mapanghikayat at kung hindi mo gagawin ito, sila ang magtatakda ng iyong mga requirement para sa iyo.
• Suriin ang mga integration na tunay mong kailangan, na tinukoy nang partikular, at kung ang bawat isa ay standard connector o isang proyekto.
• Subukan ito laban sa iyong mga mahihirap na sitwasyon — batch tracking, serial number, expiry date, kitting, multi-location, returns, anuman ang tunay na ginagawa ng iyong negosyo.
• Magtanong nang maayos tungkol sa implementasyon. Sino ang gagawa ng location setup at data migration, gaano ito katagal, magkano ang gastos, at ano ang inaasahan sa iyong team.
• Presyuhan ang kabuuan nito. Lisensya o subscription, implementasyon, hardware, training, integration, at tuloy-tuloy na suporta.
• Makipag-usap sa isang reference customer na may katulad na laki at hugis, hindi ang pinakamalaking kliyente nila.
• Itakda ang mga exit term. Notice period, format ng data export, at kung ano ang maiiwan sa iyo.

At ihanda ang warehouse bago dumating ang system. May mga label ang mga lokasyon, nakatalaga ang mga produkto sa mga ito, at napagkasunduan ang mga proseso. Ang WMS na ipinatupad sa ganitong kondisyon ay inaabot lamang ng ilang linggo. Kung ipapatupad sa isang gusaling walang label, inaabot ito ng ilang buwan at madalas ay nabibigo.

Saan maaaring magsaliksik nang malalim

• Warehouse management — ang disiplinang sinusuportahan ng software.
• WMS vs ERP — ang paghahambing na madalas kailanganin bago bumili.
• Warehouse KPIs — ang mga bagay na hinahayaan kang sukatin ng system.
• What is inventory control — ang katumpakan na pinoprotektahan ng pagbili ng WMS.
• Cloud inventory management — ang mas magaan na alternatibo para sa mas maliliit na operasyon.
• Barcode scanning for inventory — ang pagkuha ng data kung saan nakadepende ang WMS.

Ang buod sa isang pangungusap

Ang WMS ay software na nakakaalam kung nasaan ang bawat unit, nagdidirekta sa paglalagay at pag-pick nito, at nag-a-update habang ini-scan ang bawat paggalaw. Isinasagawa nito ang warehouse management sa halip na palitan ito, kaya naman dapat ay tama na ang mga lokasyon, pag-label, at proseso bago pa dumating ang system at hindi pagkatapos.

Mga madalas itanong

Ano ang WMS? Ang warehouse management system ay software na namamahala sa mga operasyon sa warehouse sa antas ng bawat indibidwal na paggalaw — hawak nito ang lokasyon ng bawat unit, nagdidirekta sa putaway at picking, at nag-a-update ng mga record habang ini-scan ang bawat paggalaw.

Ano ang ginagawa ng WMS? Pagtanggap (receiving), directed putaway, live na pag-track ng inventory ayon sa lokasyon, paggawa at pag-route ng pick task, replenishment sa pick face, pag-pack at pag-dispatch, pagproseso ng mga return, cycle counting, pamamahala ng paggawa (labour management), at pag-uulat.

Ano ang apat na uri ng WMS? Standalone on-premise software, cloud o SaaS systems, module sa loob ng isang ERP, at bahagi ng mas malawak na supply chain suite. Karamihan sa mga bagong implementasyon na hindi pang-enterprise scale ay pinipili ang cloud, dahil iniiwasan nito ang malaking capital outlay at naipapatupad sa loob ng ilang linggo sa halip na buwan.

Ano ang pagkakaiba ng WMS at ERP? Ang ERP ang nagpapatakbo sa buong negosyo — pananalapi, pagbili, benta, HR, at inventory sa mataas na antas. Ang WMS ang nagpapatakbo sa warehouse sa detalyadong antas ng operasyon, na nagdidirekta sa trabaho bawat bin. Ang mga warehouse module ng ERP ay karaniwang nag-a-track ng stock ayon sa lokasyon at hindi nagdidirekta ng trabaho, na siyang kakulangan sa kakayahan na nagtutulak sa mga negosyo na magdagdag ng dedikadong WMS.

Ano ang pagkakaiba ng WMS at warehouse management? Ang warehouse management ay ang disiplina ng pagpapasya kung paano dapat patakbuhin ang operasyon — layout, patakaran sa pag-imbak, paraan ng pag-pick, at mga pamantayan. Ang WMS ay ang software na nagsasagawa at nagtatala ng mga desisyong iyon. Hindi kayang gumawa ng desisyon ng software, kaya naman ang pagpapatupad nito sa mahihinang proseso ay nagbubunga ng maling mga numero nang mas mabilis.

Ang WMS ba ay para lamang sa malalaking negosyo? Hindi. Ang mga cloud system ay nagdala sa gastos sa abot-kaya ng mga operasyong may ilang libong order kada buwan. Ang threshold ay hindi gaanong nakadepende sa laki kundi sa kung kaya mo pa bang makahanap ng stock nang maaasahan nang wala ito — kapag ang sagot ay hindi na, ang system ay nagbabayad para sa sarili nito sa pamamagitan ng pagtitipid sa oras ng pag-pick at katumpakan.

On-premise o cloud — alin ang mas mahusay? Cloud para sa karamihan ng mga negosyo: walang capital outlay, ilang linggo sa halip na buwan ang implementasyon, native multi-site, at walang kinakailangang IT function. On-premise kung kailangan mo ng malalim na customisation, may mga partikular na pangangailangan na hindi natutugunan ng anumang produkto, at may kakayahan sa IT sa loob ng kumpanya. Kung pipiliin mo ang cloud, suriin muna ang offline mode bago pumirma.

Gaano katagal ang implementasyon ng WMS? Ang isang cloud system sa isang nakahandang warehouse ay maaaring maging live sa loob ng ilang linggo. Ang on-premise o ERP-integrated system ay karaniwang tumatagal ng ilang buwan. Ang variable na pinakamahalaga ay hindi ang software kundi kung ang iyong mga lokasyon ba ay may label at ang iyong mga proseso ay consistent bago pa ito magsimula.

Isinulat ni

↑ Bumalik sa itaas

Warehouse Wise

Ang Warehouse Wise ay isang malaya at libreng library ng mga gabay tungkol sa inventory management, warehousing, at fulfilment. Isinulat ito para sa mga taong aktwal na gumagawa ng trabaho — mga bagong staff sa bodega at inventory, mga maliliit at lumalagong negosyo sa retail at ecommerce, at sinumang humahawak ng stocks na gustong lubos na maunawaan ang mga ito. Ang bawat gabay ay nagpapaliwanag ng mga termino, nagpapakita ng halimbawa na may totoong numero kung kinakailangan, at direkta sa punto. Kami ay independent: hindi kami nagbebenta ng software o kagamitan, hindi kami tumatanggap ng komisyon sa mga referral, at ang aming mga gabay ay hindi niraranggo base sa kung sino ang nagbabayad sa amin.