Ano ang Packing Slip? (At Paano Ito Naiiba sa Invoice)

Ang packing slip ay isang dokumentong kasama ng isang shipment na naglilista nang eksakto kung ano ang nasa loob nito. Sinasabi nito sa sinumang magbubukas ng kahon kung ano ang dapat na naroon, sa anong dami, at para sa aling order — kaya ang mga nilalaman ay maaaring suriin nang hindi na kailangang tumingin sa iba pang dokumento.

Tinatawag din itong delivery note, packing list, o dispatch note, at sa pang-araw-araw na gamit, ang mga terminong ito ay tumutukoy sa iisang dokumento. Hindi ito bill: ang packing slip ay naglalahad ng dami, ang invoice ay naglalahad ng halaga ng bayad.

Ano ang kasama sa isang packing slip

Ang isang kapaki-pakinabang na packing slip ay nagtataglay ng sapat na impormasyon upang suriin ang shipment at lutasin ang anumang problema kaugnay nito.

Pagkakakilanlan

• Packing slip number — isang natatanging reference para sa dokumentong ito
• Petsa ng dispatch
• Purchase order number — ang reference ng customer, at ang field na kadalasang ginagamit upang itugma ang delivery sa kabilang panig
• Sales order number — ang sarili mong reference
• Tracking o consignment number kung naaangkop

Ang mga partido

• Ship from — pangalan at address ng iyong negosyo
• Ship to — ang address ng paghahatiran, na madalas ay hindi kapareho ng billing address
• Bill to, kung magkaiba, upang malaman ng tumatanggap na site kung saang account ito kabilang
• Customer reference o account number

Ang mga nilalaman

• SKU o product code para sa bawat linya
• Paglalarawan ng produkto
• Dami ng inorder
• Dami ng ipinadala — at ang dalawang column na ito ay dapat magkahiwalay, dahil ito ang paraan upang makita agad sa dokumento ang kulang na shipment sa halip na matuklasan ito sa huli
• Dami ng backordered, kung saan ang kulang ay ipapadala sa ibang pagkakataon
• Unit of measure — mga unit, case, o pallet, dahil ang kalituhan dito ay nagdudulot ng mga hindi pagkakaunawaan
• Batch, lot, o serial numbers kung ang mga produkto ay nangangailangan ng traceability
• Expiry dates para sa mga produktong may petsa ng pagkapaso

Ang shipment

• Bilang ng mga package sa consignment, at kung aling package ang sakop ng slip na ito kung ang isang order ay ipinadala sa maraming kahon
• Kabuuang timbang
• Paraan ng pagpapadala at carrier
• Mga espesyal na tagubilin sa paghawak — marupok, panatilihing nakatayo, mga kinakailangan sa temperatura

Ano ang sadyang wala rito: mga presyo, tuntunin sa pagbabayad, at mga kabuuang halaga. Ang packing slip na ipinapadala sa isang delivery address ay maaaring makita ng mga taong hindi dapat makakita ng iyong mga presyo, at ang pagsasama nito ay walang silbi para sa pagsusuri ng mga produkto.

Isang praktikal na kumbensyon. Kung ang isang order ay ipinadala sa maraming kahon, markahan ang bawat slip ng “Box 1 of 3” at ilagay ang buong listahan ng nilalaman sa box 1 sa halip na hatiin ito. Malalaman agad ng tumatanggap na site kung mayroon pa bang darating.

Packing slip vs invoice vs bill of lading vs order confirmation

Apat na dokumentong sumasabay sa iisang transaksyon sa iba’t ibang yugto at sumasagot sa iba’t ibang tanong.

Packing slip versus invoice ang pagkakaibang pinakamahalaga sa araw-araw. Ang packing slip ay sinusuri ng warehouse; ang invoice ay pinoproseso ng finance. Ang pag-aalis ng mga presyo sa packing slip at pagpapanatili ng pagkakapare-pareho ng dami sa dalawang dokumento ang nagbibigay-daan sa “three-way match” — purchase order, goods received note, at invoice — upang gumana nang maayos sa panig ng tumatanggap.

Ang bill of lading ay isang ganap na ibang kategorya ng dokumento. Ito ay kontrata sa pagitan ng shipper at ng carrier, katibayan na kinuha ng carrier ang mga produkto, at sa ilang anyo ay isang dokumento ng pagmamay-ari na maaaring maglipat ng titulo. Ang packing slip ay walang ganitong legal na bigat; ito ay pahayag lamang ng mga nilalaman.

Packing slip versus delivery note. Ang mga ito ay iisang dokumento sa ilalim ng dalawang pangalan. Ang “packing slip” ay mas karaniwan sa North America at sa ecommerce; ang “delivery note” ay mas karaniwan sa UK at sa kalakalang business-to-business. Ang ilang operasyon ay nagtatakda ng pagkakaiba sa kanila — ang packing list ay naglilista ng mga nilalaman ng bawat karton at ang delivery note ay nagbubuod sa buong consignment — at ito ay isang lokal na kumbensyon sa halip na pangkalahatang tuntunin.

Bakit mahalaga ang mga packing slip

Hinahayaan nilang suriin ng tumatanggap na site ang delivery. Kung wala nito, kailangang hanapin ng tumatanggap ang kanilang purchase order at mula roon ay mag-reconcile, na mas mabagal at madalas ay hindi na nagagawa.

Inilalantad nila agad ang mga kulang na shipment. Dahil magkatabi ang dami ng inorder at ipinadala, makikita agad ang kakulangan pagkabukas ng kahon sa halip na matuklasan ito kapag may kukuha na ng stock pagkalipas ng ilang linggo.

Sila ang batayan ng claim para sa discrepancy. Ang hindi pagkakaunawaan tungkol sa kung ano ang naihatid ay nilulutas base sa packing slip at sa pirmadong proof of delivery. Kung walang dokumento, magiging salita lamang ng isang panig laban sa isa pa.

Pinapabilis nila ang pagtanggap (receiving). Ang goods-in team na nag-i-scan base sa packing slip na tumutugma sa purchase order ay mas mabilis na nakakapag-book ng stock kaysa sa mga nagtatrabaho mula sa isang pallet na walang label.

Ginagawa nilang posible ang mga return. Karamihan sa mga proseso ng return ay nagsisimula sa packing slip — tinutukoy nito ang orihinal na order, at maraming negosyo ang nagpi-print ng mga tagubilin sa return sa likod nito. Ang return na dumating nang walang anumang reference ay kailangang imbestigahan bago maproseso, at doon nagsisimula ang mga backlog sa return.

Sinusuportahan nila ang traceability. Ang batch at serial numbers na nakatala sa slip ay nangangahulugang alam ng tumatanggap kung aling mga partikular na unit ang natanggap nila, na siyang kailangan para sa isang recall.

Binabawasan nila ang mga contact sa customer service. Ang customer na nakakakita na ang item tatlo sa lima ay backordered ay hindi na kailangang tumawag para magtanong kung nasaan ito.

Idinodokumento nila kung sino ang nag-pack nito. Maraming operasyon ang nagsasama ng packer identifier, na siyang paraan upang matunton ang pattern ng mga pagkakamali sa isang kakulangan sa pagsasanay sa halip na manatiling hindi natutukoy.

Kailan dapat gumamit ng packing slip

Palagi, para sa mga pisikal na produkto na ipinapadala sa isang negosyo. Ipinagpapalagay ng mga proseso ng pagtanggap sa negosyo na mayroon nito, at ang kawalan nito ay nagdudulot ng dagdag na trabaho sa kabilang panig.

Para sa mga ecommerce order sa mga mamimili, kung saan ang slip sa loob ng kahon ay nagkukumpirma sa mga nilalaman, naglalaman ng order number, at kadalasan ay ang mga tagubilin para sa pagbabalik (returns). Iniiwasan ito ng ilang brand para sa presentasyon o upang makatipid sa papel, ngunit ang kapalit nito ay mas maraming contact sa customer service at mas mabagal na proseso ng pagbabalik — isang desisyong dapat pag-isipan nang mabuti sa halip na gawin lang nang basta-basta.

Para sa mga shipment na may maraming kahon, dapat mayroon sa bawat kahon, na may markang nagpapakita ng posisyon nito sa consignment.

Para sa mga partial shipment, na nagpapakita kung ano ang kasama at kung ano pa ang darating.

Para sa mga internal transfer sa pagitan ng sarili mong mga lokasyon, kung saan kailangang suriin at i-book ng tumatanggap na lokasyon ang stock gaya ng gagawin nila sa delivery mula sa supplier.

Para sa mga return na ipinapadala mo pabalik sa mga supplier, upang matukoy nila kung ano ang dumating at bakit.

Kung saan ito hindi gaanong kailangan: mga digital na produkto, serbisyo, at mga shipment kung saan ang isang electronic advance shipping notice ay naglalaman na ng parehong data sa system ng tumatanggap. Ang malalaking retailer ay mas madalas nang gumagamit ng electronic notice sa halip na printed slip, bagama’t may kasama pa ring kopya na papel ang mga produkto para sa mga taong pisikal na humahawak sa mga ito.

Paano gumawa at mag-print ng packing slip

Mula sa iyong order o inventory system. Halos lahat ng ecommerce platform, order management system, accounting package, at inventory management system ay nakakagawa ng mga packing slip mula sa order. Ito ang tamang paraan, dahil ang data ay nanggagaling sa order sa halip na i-type muli.

Mula sa isang WMS sa oras ng pag-pack, na mas mainam pa — ang slip ay nagpapakita kung ano ang aktwal na na-pick at na-scan sa halip na kung ano ang na-order, kaya ang short shipment ay awtomatikong lalabas sa dokumento.

Mula sa isang template, para sa napakaliit na operasyon. Ang isang spreadsheet o word processor template na may mga field na nakalista kanina ay sapat na para sa mababang volume.

Mga praktikal na punto na nagbibigay ng pagkakaiba:

• Mag-print sa packing bench, pagkatapos ng scan-verified pack sa halip na bago mag-pick. Ang slip na na-print nang maaga ay naglalarawan lamang kung ano ang dapat na na-pack, hindi kung ano ang aktwal na na-pack.
• Ilagay nang malinaw ang purchase order number. Ito ang field na ginagamit ng tumatanggap para sa pagtutugma, at ito ang madalas na natatabunan sa maliliit na text.
• Ilagay ito kung saan madaling makikita — sa loob ng kahon sa ibabaw ng mga nilalaman, o sa isang document wallet sa labas para sa mga pallet.
• Gumamit ng document wallet para sa mga pallet shipment, dahil ang slip na idinikit lang ay madaling mawala habang nasa biyahe.
• Magtabi ng kopya, kahit digital man lang. Ito ang iyong ebidensya kung sakaling magkaroon ng discrepancy.
• Lagyan ng barcode ang order number para ma-scan ito ng tumatanggap sa halip na i-type nang manual.
• Isaalang-alang ang duplicate para sa pirma kung saan mahalaga ang proof of delivery at hindi ito ibinibigay ng carrier.

Saan makakakuha ng mas malalim na impormasyon

• Warehouse processes — kung saan matatagpuan ang packing sa daloy ng trabaho.
• What is order fulfilment — ang prosesong sinusuportahan ng dokumentong ito.
• What is a SKU — ang mga code na nakalista sa slip.
• What is reverse logistics — kung bakit nakadepende rito ang mga return.
• What is inventory control — ang receiving check na pinapagana nito.
• What is a WMS — paggawa ng mga slip mula sa kung ano ang aktwal na na-pack.

Ang buod sa isang linya

Ang packing slip ay naglilista ng mga nilalaman ng isang shipment para masuri ito ng tumatanggap nang hindi na kailangang sumangguni sa iba pa — dami (quantities), hindi presyo. Ipakita ang na-order at na-ship na dami nang magkatabi, i-print ito sa packing bench base sa kung ano ang aktwal na na-scan, at ilagay ang purchase order number kung saan madali itong makikita, dahil ito ang field na ginagamit ng lahat ng susunod na proseso para sa pagtutugma.

Mga madalas itanong

Ano ang packing slip? Isang dokumento na kasama ng shipment na naglilista ng mga nilalaman nito — ang mga produkto, dami, at mga reference ng order — para masuri ng tumatanggap ang dumating kumpara sa na-order. Naglalaman ito ng dami sa halip na mga presyo, at tinatawag din itong delivery note, packing list, o dispatch note.

Ano ang pagkakaiba ng packing slip at invoice? Ang packing slip ay nagsasaad kung ano ang nasa loob ng kahon at walang mga presyo; ginagamit ito ng mga staff sa warehouse at receiving para suriin ang delivery. Ang invoice ay humihiling ng bayad, nagpapakita ng mga presyo at kabuuang halaga, at pinoproseso ng finance. Ang paghihiwalay sa dalawa ang nagbibigay-daan sa three-way match sa pagitan ng purchase order, natanggap na mga produkto, at invoice.

Ang packing slip ba ay isang resibo? Hindi. Ang resibo ay patunay na nagbayad na. Ang packing slip ay ebidensya ng kung ano ang na-ship at walang impormasyon tungkol sa pagbabayad. Minsan ay pinagsasama ang dalawa para sa mga consumer order, ngunit nananatili silang magkaibang dokumento na may magkaibang layunin.

Kailangan ba ng packing slip? Para sa mga produktong ipinapadala sa isang negosyo, oo — ipinagpapalagay ng mga proseso ng pagtanggap na mayroon nito, at ang kawalan nito ay nagdudulot ng trabaho at mga hindi pagkakaunawaan. Para sa consumer ecommerce, ito ay opsyonal, at ang pag-alis dito ay nagdudulot ng mas maraming contact sa customer service at mas mabagal na return, kaya ito ay isang desisyong dapat pag-isipan nang mabuti.

Ano ang pagkakaiba ng packing slip at delivery note? Sila ay iisang dokumento lamang na may magkaibang pangalan. Ang “packing slip” ay mas karaniwan sa North America at ecommerce; ang “delivery note” ay mas karaniwan sa UK at sa business-to-business trade. Ang ilang operasyon ay nagtatangi ng per-carton packing list mula sa consignment-level delivery note, na isang lokal na kumbensyon sa halip na isang panuntunan.

Ano ang pagkakaiba ng packing slip at bill of lading? Ang packing slip ay nagsasaad ng mga nilalaman ng isang shipment at walang legal na bigat maliban sa pagiging ebidensya ng kung ano ang ipinadala. Ang bill of lading ay isang kontrata sa pagitan ng shipper at carrier, ebidensya na natanggap ng carrier ang mga produkto, at sa ilang anyo ay isang dokumento ng pagmamay-ari (document of title) na maaaring maglipat ng pagmamay-ari.

Ano ang dapat isama sa isang packing slip? Ang mga numero ng packing slip at purchase order, petsa ng dispatch, mga address ng ship-from at ship-to, at bawat linya ay dapat may SKU, deskripsyon, dami na na-order, dami na na-ship, at anumang backordered na dami — dagdagan pa ng batch o serial number at expiry date kung kinakailangan ng mga produkto, bilang ng mga package, timbang, at carrier. Huwag isama ang mga presyo.

Isinulat ni

↑ Bumalik sa itaas

Warehouse Wise

Ang Warehouse Wise ay isang malaya at libreng library ng mga gabay tungkol sa inventory management, warehousing, at fulfilment. Isinulat ito para sa mga taong aktwal na gumagawa ng trabaho — mga bagong staff sa bodega at inventory, mga maliliit at lumalagong negosyo sa retail at ecommerce, at sinumang humahawak ng stocks na gustong lubos na maunawaan ang mga ito. Ang bawat gabay ay nagpapaliwanag ng mga termino, nagpapakita ng halimbawa na may totoong numero kung kinakailangan, at direkta sa punto. Kami ay independent: hindi kami nagbebenta ng software o kagamitan, hindi kami tumatanggap ng komisyon sa mga referral, at ang aming mga gabay ay hindi niraranggo base sa kung sino ang nagbabayad sa amin.