WMS vs ERP: Vad är skillnaden? (Och behöver du båda?)

Ett WMS driver lagret. Ett ERP driver verksamheten. De överlappar varandra i mitten, vilket är där förvirringen — och det mesta av pengarna som slösas bort på fel system — uppstår.

Kortfattat: ett ERP vet att du har 400 enheter. Ett WMS vet att de finns på platserna B14-3 och D02-1, att 40 av dem tillhör en batch som går ut i mars, och vilken rutt en plockare bör gå för att plocka tolv av dem tillsammans med resten av en order.

Båda är användbara. Vilket du behöver beror på om din utmaning är att driva en verksamhet eller att driva en byggnad.

Vad varje system är till för

ERP — Enterprise Resource Planning. En databas som betjänar hela organisationen: ekonomi, inköp, försäljning, lager, tillverkning, ibland HR och CRM. Syftet är en enda version av sanningen över avdelningarna, så att en försäljning, lagret den förbrukar och fakturan den genererar är samma transaktion snarare än tre system som inte stämmer överens.

Ett ERP hanterar vanligtvis:

• Huvudbok, kundreskontra, leverantörsreskontra
• Inköpsorder och leverantörshantering
• Försäljningsorder och kundhantering
• Lagerkvantiteter per produkt och per anläggning
• Produktionsplanering och stycklistor
• Rapportering för allt detta

WMS — Warehouse Management System. Programvara för att driva den fysiska verksamheten inuti en byggnad. Syftet är att styra arbetet och registrera exakt var allting finns.

Ett WMS hanterar vanligtvis:

• Lager per enskild plats, inte bara per anläggning
• Styrd inlagring — att tala om för någon var varor ska placeras
• Optimering av plockrutter och plockmetoder
• Spårning av batch, parti, serienummer och utgångsdatum
• Program för inventering (cyklisk inventering)
• Påfyllning av plockplatser från reservlager
• Arbetsuppföljning och produktivitet per uppgift
• Schemaläggning av lastkajer och lastplanering

Skillnaden i en mening: ett ERP registrerar att lager finns, ett WMS hanterar var det är och vem som flyttar det.

Var de överlappar — och skiljer sig åt

Båda håller koll på lagerkvantiteter, vilket är källan till den mesta förvirringen. Skillnaden ligger i granularitet och syfte.

Lagerregister. Ett ERP håller en kvantitet per produkt per lager. Ett WMS håller en kvantitet per produkt per plats, per batch, per pall och ofta per serienummer.

Förflyttningar. Ett ERP registrerar att varor har tagits emot eller skickats. Ett WMS registrerar att en namngiven person flyttade en specifik pall från en plats till en annan vid en viss tidpunkt.

Arbetsstyrning. Ett ERP talar om vad som behöver hända — denna order kräver plockning. Ett WMS talar om för någon hur det ska göras — hämta dessa tolv rader i denna ordningsföljd från dessa platser.

Användare. Ett ERP används vid skrivbord av ekonomi, inköp och kundtjänst. Ett WMS används på handhållna enheter av personer som rör sig i en byggnad.

Vad de optimerar. Ett ERP optimerar informationsflöde och ekonomisk kontroll. Ett WMS optimerar fysisk förflyttning och arbete.

De flesta ERP-system i mellanklassen inkluderar en lagermodul, och det är här beslutet oftast fattas på felaktiga grunder. En ERP-lagermodul hanterar generellt platser och enkel plockning. Det den sällan gör bra är optimering av plockrutter, vågplanering, styrd påfyllning, arbetsledning och komplexa batchregler. För en okomplicerad verksamhet är modulen tillräcklig och betydligt billigare än ett andra system. För en komplex verksamhet slutar den vara tillräcklig exakt vid den punkt där verksamheten är tillräckligt stor för att bristerna ska bli kostsamma.

Jämförelse sida vid sida

Tabellen gör den vanliga slutsatsen uppenbar: dessa är inte konkurrerande produkter så mycket som olika lager, och frågan är nästan aldrig vilket man ska välja, utan om ditt lager har vuxit ur vad ERP-systemets lagermodul kan styra.

Behöver du båda?

Endast ERP. Förnuftigt om ditt lager är okomplicerat: en anläggning, ett måttligt SKU-sortiment, enkel plockning, inga krav på batch eller utgångsdatum, genomströmning som ditt team kan hantera utan styrd arbetsledning. ERP-systemets lagermodul hanterar det, allt ligger i en databas och du slipper en integration.

Endast WMS. Vanligt där ett företag driver ett tillräckligt bra ekonomisystem och behöver lagerkapacitet omgående. Ett fristående WMS integrerat med ett bokföringspaket fungerar, och begränsningen är att din lager- och ekonomidata lever på olika platser och måste stämmas av.

Båda. Den vanliga lösningen när en verksamhet når verklig komplexitet — flera anläggningar, hög genomströmning, tusentals SKU, reglerade varor som kräver batchspårbarhet, eller en 3PL som hanterar flera kunder i en byggnad. ERP-systemet äger den kommersiella och finansiella bilden; WMS-systemet äger den fysiska.

Ingetdera än. En liten verksamhet betjänas ofta bättre av ett bra molnbaserat lagersystem, som ligger mellan de två och utför de användbara delarna av båda utan kostnaden eller implementeringsbördan av någotdera.

Det ärliga testet är vilket problem som faktiskt kostar dig pengar. Om inköp inte kan se vad försäljningen har lovat, och bokslutet tar en vecka att stänga, är det ett ERP-problem. Om lagret är korrekt totalt sett men ingen kan hitta varorna, plockare går för långt och du inte kan spåra en batch, är det ett WMS-problem. Att köpa fel system är dyrt och löser inte symptomen.

Hur de fungerar tillsammans

Där båda finns, måste ansvarsfördelningen beslutas explicit snarare än att den växer fram.

Det vanliga mönstret:

• ERP-systemet äger masterdatan — produkter, leverantörer, kunder, priser — och skickar den till WMS-systemet.
• ERP-systemet skapar efterfrågan — en försäljningsorder eller en inköpsorder — och skickar ner den.
• WMS-systemet utför — tar emot, lägger in, plockar, packar, skickar — och hanterar allt på platsnivå.
• WMS-systemet rapporterar tillbaka — denna order är plockad, denna mottagning är klar, detta lager har justerats.
• ERP-systemet bokför den finansiella konsekvensen — fakturerar kunden, uppdaterar huvudboken, kostnadsför.

Integrationen är där dessa projekt lyckas eller misslyckas, och frågorna som är värda att reda ut innan något byggs är:

Vilket system är master för lager? Det måste finnas ett svar. Två system som båda tror att de äger kvantiteten kommer att divergera, och att stämma av dem blir ett permanent heltidsjobb.

Hur ofta flödar data? Realtid eller batchat. Batchat är enklare och innebär att ERP-systemet alltid är något inaktuellt, vilket spelar roll om kundtjänst ger leveransbesked baserat på det.

Vad händer när länken går ner? Köas och görs om, eller tappas bort i tysthet. Detta är värt att testa avsiktligt snarare än att upptäcka under en högsäsong.

Vem löser avvikelser? De kommer att uppstå. En definierad ägare och procedur förhindrar det vanliga resultatet där varje sida antar att den andra har fel.

De övriga systemen i samtalet

WMS och ERP är de två mest diskuterade, och flera närliggande system förväxlas ofta med dem. Det är värt att veta vad varje system faktiskt gör, eftersom det är ett vanligt och kostsamt misstag att köpa fel kategori.

Lagersystem (IMS). Placerar sig mellan de två. Spårar lager över kanaler och platser, hanterar återbeställningar och integreras med försäljningsplattformar. Det styr inte lagerarbetet. För ett företag som säljer online via flera kanaler från en mindre byggnad är detta ofta rätt svar, snarare än ett ERP eller ett WMS.

Orderhanteringssystem (OMS). Hanterar ordrar från registrering till leverans över olika kanaler och beslutar vilken plats som ska expediera vilken order. Värdefullt när du skickar från flera siter eller erbjuder click-and-collect, och det ligger ovanpå WMS snarare än att ersätta det.

Transportledningssystem (TMS). Hanterar transportörer, priser, ruttplanering och leveransspårning. Tar vid där WMS slutar. Större verksamheter kör båda; mindre använder de transportörintegrationer som finns inbyggda i deras WMS eller fraktplattform.

Warehouse execution system (WES). Samordnar automatisering — transportband, sorterare, robotik — i realtid och balanserar arbetsbelastningen mellan utrustningen. Endast relevant i automatiserade anläggningar, och det ligger under WMS.

Warehouse control system (WCS). Ligger ännu lägre och styr enskilda utrustningsdelar. Snarare på maskinnivå än processnivå.

Den praktiska hierarkin innebär ERP för kommersiell och finansiell kontroll, OMS för att besluta var en order ska expedieras, WMS för att driva byggnaden, samt WES och WCS för utrustningen. De flesta företag behöver som mest två av dessa, och stora summor pengar spenderas på system som köps in ett lager ovanför där den faktiska begränsningen ligger.

Vad implementering faktiskt innebär

Licenskostnaden presenteras ofta, men implementeringskostnaden överraskar många, så det är värt att vara tydlig med var arbetsinsatsen hamnar.

Dataförberedelse är nästan alltid den största uppgiften. Produktstamdata med korrekta dimensioner, vikter och streckkoder. Platsdata med ett konsekvent namnschema. Leverantörsregister. De flesta verksamheter upptäcker att deras data är betydligt sämre än antaget, och att städa upp den är oundvikligt eftersom ett system som konfigureras med dålig data producerar dåliga resultat snabbare än den manuella process det ersatte.

Processdesign kommer före konfiguration. Hur varor ska tas emot, var de ska placeras, hur plockning ska organiseras, vad som händer vid avvikelser. Ett system som konfigureras för att återskapa en befintlig dålig process levererar bara en dyr version av samma problem.

Fysisk förberedelse. Platsmärkning, identifiering av ställage, Wi-Fi-täckningsundersökning, val av skanner. Särskilt Wi-Fi bör undersökas noggrant — stålhyllor är fientliga mot signaler, och döda zoner som upptäcks efter driftsättning är dyra att åtgärda.

Integration, där ett andra system är inblandat, inkluderar att besluta om lagerägarskap och att testa felhantering, inte bara “happy path”-scenarier.

Utbildning och parallellkörning. Personalen behöver lära sig undantagen, inte bara det normala flödet — kortplock, skadade artiklar, delmottagning. Det är här de gamla arbetsrutinerna fanns och där ett nytt system känns som svårast den första dagen.

Tidpunkt för driftsättning. Den lugnaste perioden som finns tillgänglig, med en fullständig inventering precis innan så att utgångsläget är korrekt. Ingen implementerar framgångsrikt under högsäsong, och frestelsen att försöka är störst då eftersom det är under högsäsong som det nuvarande systemet gör mest ont.

Budgetera realistiskt: implementering, dataarbete och utbildning överstiger vanligtvis det första årets mjukvarukostnad, och projekt som utelämnar dessa från affärsnyttan är de som drar över budget.

Tecken på att du vuxit ur en ERP-lagermodul

• Plockare navigerar efter minnet eftersom systemet inte kan dirigera dem effektivt.
• Du kan inte spåra ett batchnummer till de kunder som tog emot det.
• Lagersaldot är korrekt totalt sett men felaktigt per plats.
• Inventering är en manuell övning som hanteras i ett kalkylblad.
• Påfyllning av plockplatser sker när någon märker att det behövs, inte när systemet säger till.
• Du behöver olika plockmetoder för olika ordertyper och systemet stöder bara en.
• Att lägga till en andra site innebär att duplicera en process snarare än att konfigurera en.
• Arbetsproduktivitet mäts genom observation snarare än genom data.

Två eller tre av dessa är hanterbart. De flesta av dem tillsammans innebär att modulen nu är begränsningen för verksamheten.

Att välja mellan dem: en praktisk ordningsföljd

Om du fattar beslut nu snarare än läser av intresse, är detta ordningen som undviker de dyra misstagen.

1. Skriv ner vad som faktiskt går fel. Specifika brister, inte allmänt missnöje. “Kundtjänst lovar lager som redan är sålt” är något man kan agera på. “Våra system är föråldrade” är det inte, och det leder till att man köper det största systemet som finns tillgängligt snarare än det rätta.

2. Sortera dessa brister i kommersiella och fysiska. Finansiell insyn, inköpssamordning, order-till-kontant, rapportering över avdelningar — kommersiellt, pekar mot ett ERP. Hitta lager, plockeffektivitet, batchspårbarhet, platsnoggrannhet, arbetsproduktivitet — fysiskt, pekar mot ett WMS.

3. Kontrollera om dina befintliga system kan göra det. Ett förvånansvärt stort antal verksamheter kör ett ERP med en lagermodul de aldrig konfigurerat, eller ett lagersystem vars återbeställningsfunktionalitet ingen har aktiverat. Att fixa konfigurationen är betydligt billigare än att byta ut systemet, och det är värt att utesluta detta innan man binder sig.

4. Dimensionera problemet ärligt. Hur mycket kostar det per år i arbete, fel, överskottslager och förlorad försäljning? Om svaret är mindre än implementeringskostnaden är projektet inte motiverat än, och att veta det är ett användbart resultat.

5. Prata med verksamheter av liknande storlek. Leverantörsreferenser är utvalda. Kollegor i din bransch i din skala kommer att berätta hur implementeringen verkligen var och vad systemet gör dåligt.

6. Demonstrera med din egen data och ditt eget värsta scenario. Leverantörsdemonstrationer använder ren data och enkla ordrar. Be att få se din krångliga produkt, din order med många rader, din returprocess. Glappet mellan demonstrationen och din verklighet är där implementeringskostnaden döljer sig.

7. Planera för dataarbetet. Oavsett svaret i steg sex, kommer dataförberedelserna. Att börja tidigt är det enskilt mest effektiva du kan göra för att hålla projektet enligt tidsplan.

Var du kan läsa mer

• Molnbaserad lagerhantering — alternativet mellan de två.
• Vad är lagerhantering — disciplinen som ett WMS stöder.
• Hur man spårar lager — metoder i alla skalor.
• Streckkodsskanning för lager — vad som får ett WMS att fungera i praktiken.
• Vad är lagerkontroll — noggrannheten som dessa system finns till för att skydda.
• Design av lagerlayout — vad ett WMS optimerar rörelser kring.

Sammanfattning i en mening

Ett ERP driver företaget och vet hur mycket lager som finns; ett WMS driver lagret och vet exakt var det finns och vem som flyttar det — de flesta verksamheter börjar med en ERP-modul och lägger till ett WMS när platser, batcher och plockeffektivitet blir begränsningen.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan ett WMS och ett ERP? Ett ERP hanterar hela verksamheten – ekonomi, inköp, försäljning, lager – med lagerhållning på produkt- och anläggningsnivå. Ett WMS hanterar det fysiska lagret, håller koll på lager per enskild plats, batch och pall, samt styr arbetet med mottagning, inlagring och plockning.

Kan ett ERP ersätta ett WMS? För en enkel verksamhet, ja – de flesta ERP-system i mellanklassen inkluderar en lagermodul som hanterar platser och grundläggande plockning. Den kommer dock ofta till korta när det gäller optimering av plockrutter, vågplanering, styrd påfyllnad, personalhantering och komplexa batchregler, vilket är där ett dedikerat WMS visar sitt värde.

Behöver jag både ett WMS och ett ERP? Endast när lagerkomplexiteten motiverar det: flera anläggningar, högt genomflöde, stora SKU-sortiment, reglerade varor som kräver spårbarhet eller 3PL. Många företag kör enbart ett ERP, och mindre företag är ofta bättre betjänta av ett molnbaserat lagersystem än av någotdera.

Vilket bör jag implementera först? Vanligtvis ERP-systemet, eftersom det innehåller stamdata och de kommersiella processer som ett WMS är beroende av. Undantaget är när lagerbrister utgör ett omedelbart och kostsamt problem; i så fall kan ett WMS integrerat med ditt befintliga ekonomisystem lösa problemen snabbare.

Hur integreras ett WMS och ett ERP? ERP-systemet äger vanligtvis stamdata och skapar efterfrågan genom att skicka order till ett WMS. Ett WMS utför det fysiska arbetet och rapporterar slutförande tillbaka, varpå ERP-systemet bokför den finansiella konsekvensen. Det kritiska beslutet är vilket system som är master för lagerantal – det kan bara finnas ett.

Vad är en WMS-modul i ett ERP? Lagerfunktionalitet som är inbyggd i ERP-systemet istället för att köpas separat. Den delar ERP-systemets databas, så det finns ingen integration att underhålla, och den är vanligtvis mindre kapabel än ett fristående WMS när det gäller plockoptimering och personalhantering.

Vad kostar ett WMS? Det varierar kraftigt beroende på omfattning, driftsmodell och komplexitet. Den viktigare aspekten är att mjukvarulicenser vanligtvis utgör en minoritet av den totala kostnaden – implementering, integration, dataförberedelse, hårdvara och utbildning överstiger generellt detta, och budgetar som enbart baseras på licensavgiften tenderar att överskridas.

Skriven av

↑ Tillbaka till toppen

Warehouse Wise

Warehouse Wise är ett kostnadsfritt, oberoende bibliotek med guider om lagerhantering, logistik och orderhantering, skrivet för de som faktiskt utför arbetet — nyanställda inom lager och inventering, små och växande detaljhandels- och e-handelsföretag samt alla som hanterar lager och vill förstå det på djupet. Varje guide förklarar begreppen, visar konkreta exempel med verkliga siffror där det behövs, och håller sig till saken. Vi är oberoende: vi säljer varken programvara eller utrustning, vi tar ingen provision på hänvisningar och våra guider rangordnas inte efter betalning.