En följesedel är ett dokument som följer med en leverans och listar exakt vad den innehåller. Den talar om för den som öppnar lådan vad som bör finnas där, i vilka kvantiteter och mot vilken order – så att innehållet kan kontrolleras utan att behöva referera till något annat.
Det kallas även för leveranssedel, packlista eller fraktsedel, och i dagligt tal syftar dessa termer på samma dokument. Vad det inte är, är en faktura: en följesedel anger kvantiteter, en faktura anger pengar.
Vad en följesedel innehåller
En användbar följesedel innehåller tillräckligt med information för att kontrollera leveransen och lösa eventuella problem med den.
Identifiering
- Följesedelsnummer — en unik referens för detta dokument
- Leveransdatum
- Inköpsordernummer — kundens referens, och det fält som oftast används för att matcha leveransen hos mottagaren
- Försäljningsordernummer — din egen referens
- Spårnings- eller sändningsnummer där så är tillämpligt
Parterna
- Avsändare — ditt företagsnamn och adress
- Mottagare — leveransadressen, som ofta inte är samma som faktureringsadressen
- Faktureringsadress, om den skiljer sig åt, så att mottagande anläggning vet vilket konto den tillhör
- Kundreferens eller kontonummer
Innehållet
- SKU eller produktkod för varje rad
- Produktbeskrivning
- Beställd kvantitet
- Levererad kvantitet — dessa två kolumner bör vara separata, eftersom det är så en restnotering blir synlig på dokumentet istället för att upptäckas senare
- Restnoterad kvantitet, där det som saknas skickas vid ett senare tillfälle
- Måttenhet — styck, kollin eller pallar, eftersom oklarheter här orsakar onödiga tvister
- Batch-, parti- eller serienummer där varorna kräver spårbarhet
- Utgångsdatum för produkter med begränsad hållbarhet
Leveransen
- Antal kolli i sändningen, och vilket kolli denna följesedel avser om en order skickas i flera delar
- Totalvikt
- Fraktmetod och transportör
- Särskilda hanteringsinstruktioner — ömtåligt, får ej vändas, temperaturkrav
Vad som medvetet utelämnas: priser, betalningsvillkor och totalsummor. En följesedel som går till en leveransadress kan ses av personer som inte bör se din prissättning, och att inkludera den fyller inget syfte vid kontroll av varorna.
En praktisk konvention. Om en order skickas i flera lådor, märk varje följesedel med “Kolli 1 av 3” och lägg hela innehållsförteckningen i kolli 1 istället för att dela upp den. Mottagaren vet då omedelbart om något fortfarande väntas anlända.
Följesedel vs faktura vs fraktsedel vs orderbekräftelse
Fyra dokument som åtföljer samma transaktion vid olika tidpunkter och besvarar olika frågor.
| Följesedel | Faktura | Fraktsedel | Orderbekräftelse | |
|---|---|---|---|---|
| Syfte | Anger vad som finns i leveransen | Begär betalning | Avtalar om transport av varor | Bekräftar vad som beställts |
| Fråga den besvarar | Har jag tagit emot rätt saker? | Vad är jag skyldig att betala? | Vem ansvarar för dessa varor under transport? | Är min order korrekt? |
| Innehåller priser | Nej | Ja | Vanligtvis inte | Ja |
| Följer med varorna | Ja, inuti eller fäst vid paketet | Ibland, skickas oftast separat | Ja, med transportören | Nej |
| Vem använder den | Lager- och mottagningspersonal | Ekonomi- och reskontraavdelning | Transportör, avsändare och mottagare | Kund och säljare |
| När utfärdas den | Vid leverans | Vid eller efter leverans | Vid upphämtning | Vid orderläggning |
| Juridisk tyngd | Bevis på vad som skickats | Ett betalningskrav och ett bokföringsunderlag | Ett transportavtal och ett ägardokument | Godkännande av en order |
Följesedel kontra faktura är den distinktion som är viktigast i det dagliga arbetet. Följesedeln kontrolleras av lagret; fakturan hanteras av ekonomiavdelningen. Att hålla priser borta från följesedeln och se till att kvantiteter stämmer överens mellan de två är det som gör att en trevägsmatchning — inköpsorder, godsmottagningskvitto och faktura — fungerar hos mottagaren.
Fraktsedeln är en helt annan typ av dokument. Det är ett avtal mellan avsändaren och transportören, ett bevis på att transportören tagit emot varorna, och i vissa former ett ägardokument som kan överföra äganderätt. En följesedel har ingen sådan juridisk tyngd; det är en innehållsförteckning.
Följesedel kontra leveranssedel. Detta är samma dokument under två olika namn. “Följesedel” är vanligare i Nordamerika och inom e-handel; “leveranssedel” är vanligare i Storbritannien och inom B2B-handel. Vissa verksamheter gör skillnad på dem — en packlista som specificerar innehållet i varje kartong och en leveranssedel som sammanfattar hela sändningen — men det är en lokal konvention snarare än en generell regel.
Varför följesedlar är viktiga
De låter mottagaren kontrollera leveransen. Utan en sådan måste mottagaren leta upp sin inköpsorder och stämma av mot den, vilket är långsammare och ofta inte sker alls.
De synliggör restnoteringar omedelbart. Med beställda och levererade kvantiteter sida vid sida blir en avvikelse synlig när lådan öppnas, istället för att upptäckas när någon försöker plocka varan veckor senare.
De utgör grunden för reklamationer. En tvist om vad som levererats avgörs mot följesedeln och det signerade leveransbeviset. Utan dokumentet blir det ord mot ord.
De påskyndar godsmottagningen. Ett team som skannar in gods mot en följesedel som matchar inköpsordern bokför lagret betydligt snabbare än om de arbetar från en omärkt pall.
De möjliggör returhantering. De flesta returprocesser utgår från följesedeln — den identifierar den ursprungliga ordern, och många företag trycker returinstruktioner på baksidan. En retur som anländer utan referens måste utredas innan den kan behandlas, och det är där returköer börjar byggas upp.
De stödjer spårbarhet. Batch- och serienummer som registrerats på följesedeln innebär att mottagaren vet exakt vilka enheter de tagit emot, vilket är vad en återkallelse bygger på.
De minskar behovet av kundtjänstkontakt. En kund som kan se att artikel tre av fem är restnoterad behöver inte ringa för att fråga var den är.
De dokumenterar vem som packat. Många verksamheter inkluderar en packar-ID, vilket gör att felmönster kan spåras till utbildningsbehov istället för att förbli anonyma.
När ska en följesedel användas
Alltid vid fysiska varor som skickas till ett företag. Mottagningsprocesser hos företag förutsätter en följesedel, och frånvaron av en sådan skapar merarbete i mottagaränden.
Vid e-handelsordrar till konsumenter, där en följesedel i paketet bekräftar innehållet, anger ordernumret och vanligtvis innehåller returinstruktioner. Vissa varumärken väljer att utelämna den av presentationsskäl eller för att minska pappersförbrukningen, men nackdelen är fler kundtjänstärenden och långsammare returhantering – ett beslut som bör tas medvetet snarare än av slentrian.
Vid sändningar med flera kolli, på varje kolli, märkt med dess position i sändningen.
Vid delleveranser, för att visa vad som ingår och vad som fortfarande återstår att leverera.
Vid interna överföringar mellan egna anläggningar, där mottagande enhet behöver kontrollera och boka in lagret på samma sätt som vid en leverans från en leverantör.
Vid returer som skickas tillbaka till leverantörer, så att de kan identifiera vad som ankommit och varför.
När det är mindre nödvändigt: digitala varor, tjänster och sändningar där en elektronisk förhandsavisering (ASN) redan överför samma data till mottagarens system. Stora återförsäljare arbetar i allt högre grad utifrån elektroniska aviseringar snarare än tryckta följesedlar, även om en papperskopia fortfarande följer med godset för de som fysiskt hanterar det.
Hur man skapar och skriver ut en följesedel
Från ditt order- eller lagersystem. Nästan alla e-handelsplattformar, orderhanteringssystem, bokföringsprogram och lagerhanteringssystem genererar följesedlar utifrån ordern. Detta är den korrekta metoden, eftersom datan hämtas direkt från ordern istället för att skrivas in på nytt.
Från ett WMS vid packstationen, vilket är ännu bättre – följesedeln speglar vad som faktiskt plockats och skannats snarare än vad som beställdes, vilket gör att en restnotering visas automatiskt på dokumentet.
Från en mall, för mycket små verksamheter. En mall i kalkylark eller ordbehandlingsprogram med de fält som listats tidigare fungerar utmärkt vid låga volymer.
Praktiska punkter som gör skillnad:
- Skriv ut vid packbordet, efter att packningen skannats och verifierats, snarare än före plock. En följesedel som skrivs ut i förväg beskriver vad som borde ha packats, inte vad som faktiskt packades.
- Inkludera inköpsordernumret tydligt. Det är fältet som mottagaren matchar mot, och det är det fält som oftast göms undan i liten text.
- Placera den där den hittas – inuti lådan ovanpå innehållet, eller i en följesedelsficka på utsidan för pallar.
- Använd en följesedelsficka för pallsändningar, eftersom en följesedel som bara tejpas fast riskerar att försvinna under transporten.
- Spara en kopia, åtminstone digitalt. Det är ditt bevis vid en eventuell avvikelse.
- Streckkoda ordernumret så att mottagaren kan skanna det istället för att knappa in det manuellt.
- Överväg en kopia för signatur där leveransbevis är viktigt och transportören inte tillhandahåller det.
Fördjupning
- Lagerprocesser – var i flödet packningen sker.
- Vad är orderuppfyllelse – processen som detta dokument stöder.
- Vad är en SKU – koderna som listas på följesedeln.
- Vad är omvänd logistik – varför returer är beroende av detta.
- Vad är lagerkontroll – mottagningskontrollen som den möjliggör.
- Vad är ett WMS – generering av följesedlar utifrån vad som faktiskt packats.
Sammanfattning
En följesedel listar vad som finns i en sändning så att mottagaren kan kontrollera den utan att behöva referera till något annat – kvantiteter, inte priser. Visa beställda och levererade kvantiteter sida vid sida, skriv ut den vid packbordet baserat på vad som faktiskt skannats, och placera inköpsordernumret där det är lätt att hitta, eftersom det är det fält som allt i efterföljande led matchas mot.
Vanliga frågor
Vad är en följesedel? Ett dokument som följer med en sändning och listar dess innehåll – produkter, kvantiteter och orderreferenser – så att mottagaren kan kontrollera vad som ankommit mot vad som beställts. Den innehåller kvantiteter snarare än priser, och kallas även för leveranssedel eller packlista.
Vad är skillnaden mellan en följesedel och en faktura? En följesedel anger vad som finns i lådan och innehåller inga priser; den används av lager- och mottagningspersonal för att kontrollera leveransen. En faktura begär betalning, visar priser och totalsummor, och hanteras av ekonomiavdelningen. Att hålla isär dessa möjliggör en trevägsmatchning mellan inköpsorder, mottaget gods och faktura.
Är en följesedel ett kvitto? Nej. Ett kvitto är bevis på att betalning har skett. En följesedel är bevis på vad som skickats och innehåller ingen betalningsinformation alls. De två kombineras ibland för konsumentordrar, men de förblir olika dokument med olika syften.
Behöver man en följesedel? För varor som skickas till ett företag, i praktiken ja – mottagningsprocesser förutsätter en sådan, och frånvaron skapar merarbete och tvister. För e-handel till konsumenter är det valfritt, och att utelämna den leder till fler kundtjänstärenden och långsammare returer, så det är en avvägning som bör göras medvetet.
Vad är skillnaden mellan en följesedel och en leveranssedel? Det är samma dokument under olika namn. “Följesedel” är vanligare i e-handelssammanhang; “leveranssedel” är vanligare inom B2B-handel. Vissa verksamheter skiljer på en packlista per kolli och en leveranssedel för hela sändningen, vilket är en lokal konvention snarare än en regel.
Vad är skillnaden mellan en följesedel och ett fraktbrev? En följesedel anger innehållet i en sändning och har ingen juridisk tyngd utöver att vara bevis på vad som skickats. Ett fraktbrev är ett avtal mellan avsändare och transportör, ett bevis på att transportören tagit emot godset, och i vissa former ett ägardokument som kan överföra äganderätten.
Vad bör en följesedel innehålla? Följesedel- och inköpsordernummer, leveransdatum, avsändar- och mottagaradresser, samt per rad: SKU, beskrivning, beställd kvantitet, levererad kvantitet och eventuell restnoterad kvantitet – samt batch- eller serienummer och utgångsdatum där varorna kräver det, antal kolli, vikt och transportör. Inga priser.
Warehouse Wise är ett kostnadsfritt, oberoende bibliotek med guider om lagerhantering, logistik och orderhantering, skrivet för de som faktiskt utför arbetet — nyanställda inom lager och inventering, små och växande detaljhandels- och e-handelsföretag samt alla som hanterar lager och vill förstå det på djupet. Varje guide förklarar begreppen, visar konkreta exempel med verkliga siffror där det behövs, och håller sig till saken. Vi är oberoende: vi säljer varken programvara eller utrustning, vi tar ingen provision på hänvisningar och våra guider rangordnas inte efter betalning.