En beställningspunkt är den lagernivå vid vilken du lägger en ny order. När en produkt sjunker till den nivån köper du mer — inte för att ett visst datum har passerat eller en rapport har granskats, utan för att den kvarvarande kvantiteten är den mängd du beräknat ska räcka fram till dess att nästa leverans anländer.
Det är det mest användbara talet inom lagerstyrning och det som oftast bestäms genom gissningar. Gör du rätt anländer lagret strax innan det tar slut. Gör du fel åt ena hållet tar varorna slut; gör du fel åt andra hållet binder du permanent mer kapital i lager än vad som behövs.
Beställningspunkten definierad
Beställningspunkten besvarar en fråga: hur lågt kan lagret för denna produkt gå innan jag måste köpa mer?
Svaret består av två komponenter. För det första: hur mycket du kommer att sälja medan du väntar på leveransen — om leverantören tar två veckor och du säljer 20 om dagen behöver du 280 enheter bara för att täcka väntetiden. För det andra: en buffert för dagar då efterfrågan är hög eller leverantören är sen.
Lägg ihop dessa så har du nivån där beställning blir nödvändig. Över den nivån kan du vänta. Vid eller under den nivån förlitar du dig på att ingenting går fel.
Notera vad en beställningspunkt inte är. Det är inte hur mycket du ska beställa — det är en separat beräkning som täcks av EOQ. Det är inte en minimilagernivå som du avser att hålla. Och det är inte en fast siffra: den förändras i takt med att efterfrågan ändras och leverantörer blir snabbare eller långsammare.
Varför beställningspunkten är viktig
Det är mekanismen som förhindrar de flesta lagerbrister. Nästan varje tillgänglighetsproblem kan spåras tillbaka till en av tre saker: beställningspunkten var för låg, den beräknades utifrån en ledtid som leverantören i praktiken inte uppnår, eller så agerade ingen när den utlöstes. Alla tre går att åtgärda, och de två första är ren aritmetik.
Det är också här kapital binds upp. En beställningspunkt som satts generöst “för säkerhets skull” innebär att varje produkt ligger på en högre genomsnittlig lagernivå året om. Över ett helt sortiment är det en betydande mängd kapital som inte gör någon nytta, och det är osynligt eftersom ingen enskild artikelrad ser orimlig ut.
Det tar bort subjektiva bedömningar från rutinbeslut. Inköpsbeslut som fattas av den som råkar märka att en hylla ser tom ut är inkonsekventa och långsamma. En beräknad utlösningspunkt är ingetdera.
Det möjliggör automatisering. Beställningspunkter är det som låter ett system skapa inköpsförslag utan att en person behöver granska varje rad, vilket är det enda sättet att hantera ett sortiment av någon storlek.
Balansen mellan att få slut på varor och att binda upp kapital är kärnan i utmaningen, och beställningspunkten är där du löser den medvetet istället för av en slump.
Formeln för beställningspunkt
Beställningspunkt = (genomsnittlig daglig efterfrågan × ledtid i dagar) + säkerhetslager
Tre indata, och var och en har en fallgrop.
Genomsnittlig daglig efterfrågan. Enheter sålda per dag, beräknat som genomsnitt över en period som är tillräckligt lång för att vara representativ. Två varningar: Använd en period som speglar nuvarande försäljning snarare än förra året — en produkt som växer 40 % år för år behöver ett färskt genomsnitt, inte ett årligt. Och exkludera alla perioder då produkten var slut i lager, eftersom försäljning under en lagerbrist visar tillgänglighet, inte efterfrågan. Att inkludera dessa lär beräkningen att efterfrågan är lägre än vad den faktiskt är för just den produkt som redan har svikit dig.
Ledtid i dagar. Tiden från att ordern läggs till dess att lagret är tillgängligt för försäljning. Det är här de flesta beställningspunkter blir fel, av två skäl. För det första använder folk leverantörens utlovade ledtid snarare än den uppmätta — hämta dina senaste tjugo mottagningsdatum och beräkna den faktiska siffran, som ofta är flera dagar längre. För det andra mäter folk fram till leverans snarare än till tillgänglighet. Om varor tar två dagar att bokas in och placeras på hyllan, måste dessa två dagar ingå i ledtiden, eftersom lager i godsmottagningen inte kan plockas.
Säkerhetslager. Bufferten som täcker variabilitet i både efterfrågan och ledtid. Om den dimensioneras korrekt kommer den från spridningen i din efterfrågan och spridningen i leverantörens leveranstider vid en vald servicenivå. Det finns en fullständig genomgång i säkerhetslager.
Ett räkneexempel, med säkerhetslager
Ett företag säljer en köksprodukt i jämn takt.
Steg ett — fastställ genomsnittlig daglig efterfrågan. Under de senaste 90 handelsdagarna såldes 1 620 enheter. Det blir 1 620 ÷ 90 = 18 enheter per dag.
Steg två — mät ledtiden. Leverantören anger 10 dagar. De senaste tjugo inköpsordrarna tog mellan 11 och 17 dagar från order till att varorna var inlagda, med ett genomsnitt på 14 dagar. Använd 14, inte 10.
Steg tre — beräkna efterfrågan under ledtiden. 18 × 14 = 252 enheter. Detta är vad du kommer att sälja under väntetiden, om allt går enligt genomsnittet.
Steg fyra — sätt säkerhetslager. Efterfrågan varierar med ungefär 4 enheter per dag åt vardera håll från genomsnittet, och ledtiden varierar med cirka 3 dagar. En buffert dimensionerad för en 95 % servicenivå på denna variabilitet landar på 95 enheter. (Guiden om säkerhetslager täcker beräkningen; poängen här är att den härleds från uppmätt variabilitet snarare än vald.)
Steg fem — lägg ihop dem.
Beställningspunkt = 252 + 95 = 347 enheter
Vad det innebär i praktiken. När lagret sjunker till 347, lägg ordern. Under en genomsnittlig fjortondagarsperiod anländer leveransen med cirka 95 enheter kvar — bufferten är orörd. Under en dålig period, där efterfrågan är hög och leverantören tar 17 dagar, är det den bufferten som står mellan dig och en lagerbrist.
Ett räkneexempel, utan säkerhetslager
Vissa företag sätter beställningspunkter utan buffert, antingen medvetet — för billiga, lätt utbytbara artiklar där det är acceptabelt att få slut på varor — eller för att ingen har beräknat en.
Med samma siffror:
Beställningspunkt = 18 × 14 = 252 enheter
Vad det innebär. Du beställer vid 252 och lagret anländer exakt när den sista enheten säljs — men bara om efterfrågan är exakt 18 per dag och leverantören tar exakt 14 dagar. Ingetdera är troligt.
Eftersom ledtiden i genomsnitt är 14 dagar kommer ungefär hälften av dina leveranser att ta längre tid än så. Eftersom efterfrågan i genomsnitt är 18 kommer ungefär hälften av dina fjortondagarsperioder att vara mer intensiva. En beställningspunkt utan säkerhetslager leder till lagerbrist i nästan hälften av alla cykler, vilket är anledningen till att bufferten finns.
Det finns ett smalt användningsområde för detta: långsamomsättande artiklar med lågt värde och enkla substitut, där kostnaden för att hålla buffert för hundratals rader överstiger kostnaden för att ibland få slut på varor. Det är ett medvetet kommersiellt val. Att göra det genom försummelse är det inte.
En kalkylator för beställningspunkt
Gå igenom detta för varje produkt. Aritmetiken tar två minuter; att samla in indata ärligt tar längre tid och är viktigare.
| Steg | Vad som ska hittas | Din siffra |
|---|---|---|
| 1 | Enheter sålda under en nyligen representativ period | |
| 2 | Antal handelsdagar under den perioden | |
| 3 | Genomsnittlig daglig efterfrågan = steg 1 ÷ steg 2 | |
| 4 | Tid från order till tillgänglighet för dina senaste 20 mottagningar, i genomsnitt | |
| 5 | Efterfrågan under ledtid = steg 3 × steg 4 | |
| 6 | Säkerhetslager för denna rad | |
| 7 | Beställningspunkt = steg 5 + steg 6 |
En ifylld rad, som referens: 1 620 enheter ÷ 90 dagar = 18 per dag. 18 × 14 dagar = 252. Plus 95 i säkerhetslager = en beställningspunkt på 347.
Tre kontroller innan du använder svaret.
- Exkluderade du perioder med lagerbrist från steg 1? Om inte är din efterfrågesiffra för låg.
- Mätte du fram till tillgänglig för försäljning i steg 4, inte till leverans? Tid för mottagning och inlagring räknas.
- Är steg 3 baserat på aktuell försäljning snarare än ett ett år gammalt genomsnitt? Både växande och avtagande artiklar behöver aktuell data.
Om du ännu inte har en siffra för säkerhetslager är en grov interim-buffert den extra efterfrågan du skulle se om leverantören nådde sin sämsta nyligen uppmätta ledtid — i exemplet, 3 extra dagar gånger 18 per dag, eller 54 enheter. Det är enklare än en korrekt beräkning och betydligt bättre än noll.
Reorder point vs safety stock vs EOQ
Tre relaterade tal som besvarar olika frågor, och som ständigt blandas ihop.
| Fråga som besvaras | Vad det beror på | |
|---|---|---|
| Reorder point | När ska jag beställa? | Efterfrågan under ledtiden, plus bufferten |
| Safety stock | Hur stor buffert behöver jag för att hantera oförutsedda händelser? | Variabilitet i efterfrågan och ledtid, samt vald servicenivå |
| Economic order quantity | Hur mycket ska jag beställa varje gång? | Årlig efterfrågan, kostnad per order och lagerhållningskostnad per enhet |
De hänger ihop i en sekvens. Safety stock beräknas först, eftersom reorder point inkluderar den. Reorder point talar sedan om när du ska agera. EOQ talar om hur mycket du ska köpa när du väl gör det.
Ett vanligt fel är att behandla reorder point som en miniminivå som ska bibehållas. Det är inte ett golv du ska hålla – det är en utlösare du passerar. Lagret är tänkt att sjunka under denna nivå medan ordern är under transport, och safety stock-komponenten är vad som bör finnas kvar när leveransen anländer.
Vanliga misstag vid inställning av reorder points
Att använda offererade ledtider. Det enskilt vanligaste misstaget. Leverantörer anger vad de siktar på; mät vad de faktiskt uppnår.
Att ignorera tid för mottagning och inlagring. Lager som levereras på fredagen och bokförs på tisdagen var inte tillgängligt på fyra dagar, och dessa dagar hör till ledtiden.
Att inkludera perioder med slutsålda varor i efterfrågegenomsnittet. Detta underskattar efterfrågan på just de produkter som redan tagit slut, vilket gör nästa slutsålda situation mer sannolik.
Att ställa in dem en gång och aldrig se över dem. Efterfrågan växer, leverantörer byts ut, säsonger skiftar. En reorder point som sattes för två år sedan beskriver en verksamhet som inte längre finns. Se över de viktigaste artiklarna kvartalsvis och resten årligen.
Att tillämpa samma servicenivå på hela sortimentet. Dina topprodukter och artiklar som kunder specifikt söker sig till motiverar en hög buffert. En långsamomsättande artikel med enkla substitut gör det inte, och att hålla lager av en sådan är kapital som inte gör någon nytta.
Att glömma lager som redan är beställt. Utlösaren bör jämföra reorder point mot tillgängligt lager plus lager under transport, inte mot vad som fysiskt finns på hyllan. Annars beställer du dubbelt.
Att ignorera MOQ. Om leverantörens minimum är 500 och din reorder point är 347, innebär en beställning vid 347 att du håller betydligt mer än avsett. De två talen måste vägas samman medvetet.
Att ingen agerar när larmet går. En beräknad utlösare som skapar en varning som ingen svarar på är sämre än inget system alls, eftersom det skapar en falsk trygghet om att problemet är hanterat.
Att ignorera säsongsvariationer. Ett enda genomsnitt över ett år är fel i båda riktningarna för en säsongsbetonad produkt. Använd antingen säsongsgenomsnitt eller justera din reorder point inför kända toppar.
Fördjupning
- Vad är safety stock – att dimensionera bufferten i formeln.
- Vad är EOQ – hur mycket som ska beställas när utlösaren aktiveras.
- Vad är en slutsåld situation – vad som händer när nivån sätts för lågt.
- Vad är efterfrågeprognoser – att förbättra underlaget för efterfrågan.
- Vad är lagerstyrning – den datakvalitet som utlösaren är beroende av.
- Lagerstyrningstekniker – var reorder points passar in bland alternativen.
Sammanfattning
En reorder point är lagernivån som utlöser ett inköp: efterfrågan under leverantörens ledtid, plus en säkerhetsbuffert. Beräkna ledtiden utifrån vad leverantörerna faktiskt uppnår snarare än vad de lovar, exkludera perioder med slutsålda varor från ditt efterfrågegenomsnitt och se över nivån i takt med att handeln förändras – dessa tre vanor löser fler tillgänglighetsproblem än något annat.
Vanliga frågor
Vad är en reorder point? Den lagernivå vid vilken du lägger en ny order på en produkt. Det är den mängd du förväntar dig att sälja under leverantörens ledtid, plus en säkerhetsbuffert för de gånger då efterfrågan är hög eller leveransen är sen.
Hur beräknar jag en reorder point? Multiplicera genomsnittlig daglig efterfrågan med ledtiden i dagar och lägg sedan till safety stock. Använd efterfrågan från en nyligen representativ period där perioder med slutsålda varor exkluderats, och använd den ledtid din leverantör faktiskt uppnår – mätt från dina senaste tjugo mottagningar – snarare än den de offererar.
Vad är formeln för reorder point utan safety stock? Genomsnittlig daglig efterfrågan multiplicerat med ledtid i dagar. Det skapar en utlösare som inte lämnar något i reserv, vilket innebär att ungefär hälften av alla cykler kommer att leda till brist. Det är endast försvarbart för billiga artiklar med enkla substitut där tillfällig brist är acceptabel.
Vad är skillnaden mellan en reorder point och safety stock? Safety stock är bufferten som hålls mot variabilitet. Reorder point är utlösarnivån, och den innehåller din safety stock. Safety stock besvarar “hur mycket buffert?”, medan reorder point besvarar “när ska jag beställa?”.
Hur ofta bör jag se över mina reorder points? Kvartalsvis för dina viktigaste artiklar, årligen för resten, och omedelbart efter varje förändring av leverantör, ledtid eller efterfrågemönster. En reorder point som sattes för två år sedan beskriver en verksamhet som sedan dess har förändrats.
Bör reorder point inkludera lager som redan är beställt? Jämförelsen bör göras mot tillgängligt lager plus lager under transport. Att bara jämföra mot vad som fysiskt finns på hyllan orsakar dubbelbeställningar, särskilt för artiklar med långa ledtider.
Vad gör jag om min leverantör har en MOQ som är högre än min reorder point? Väg samman de två medvetet. Acceptera antingen att hålla mer lager än beräkningen föreslår, förhandla ner minimikvantiteten eller samordna beställningar av produkter från samma leverantör så att miniminivån nås utan att överköpa en enskild artikel.
Warehouse Wise är ett kostnadsfritt, oberoende bibliotek med guider om lagerhantering, logistik och orderhantering, skrivet för de som faktiskt utför arbetet — nyanställda inom lager och inventering, små och växande detaljhandels- och e-handelsföretag samt alla som hanterar lager och vill förstå det på djupet. Varje guide förklarar begreppen, visar konkreta exempel med verkliga siffror där det behövs, och håller sig till saken. Vi är oberoende: vi säljer varken programvara eller utrustning, vi tar ingen provision på hänvisningar och våra guider rangordnas inte efter betalning.