Löpande vs periodisk lagerredovisning: Vad är skillnaden?

Ett löpande lagersystem uppdaterar dina lageruppgifter kontinuerligt, i takt med att varje mottagning, försäljning och justering sker. Ett periodiskt system uppdaterar dem endast när du gör en fysisk inventering, vilket kan ske månadsvis, kvartalsvis eller årligen. Mellan inventeringstillfällena är siffrorna i ett periodiskt system snarare en uppskattning än ett faktiskt register.

Det är hela skillnaden, och nästan allt annat följer av den: vad du kan automatisera, vad du kan lova en kund, hur din bokföring ser ut halvvägs genom året och vad hela hanteringen kostar att driva.

Vad är ett löpande lagersystem?

Ett löpande system registrerar varje lagerrörelse i samma ögonblick som den sker. En leverans bokförs in och siffran stiger. En order plockas och siffran sjunker. En skadad enhet skrivs av och siffran justeras. Vid varje givet tillfälle har systemet en aktuell status för varje produkt.

I praktiken innebär detta skanning vid rörelsetillfället – en streckkodsläsning vid godsmottagning, vid plockning, vid utleverans – som matar in data i programvaran som uppdaterar registret omedelbart. Manuella löpande system existerar, där man använder lagerkort som uppdateras för hand vid varje rörelse, och de fungerar i mycket liten skala.

Kostnad för sålda varor beräknas kontinuerligt i ett löpande system. Varje försäljning bär sin kostnad i det ögonblick den registreras, vilket gör att bruttovinsten är tillgänglig när som helst under perioden istället för att man måste vänta på en inventering.

Löpande register behöver fortfarande inventeras. De driver iväg på grund av felplock, oregistrerade skador, stölder och felaktigt inmatade transaktioner, och rullande inventering är det som återställer balansen mellan register och hylla. En verksamhet som kör löpande register utan att inventera har en aktuell siffra men inget sätt att veta om den stämmer.

Vad är ett periodiskt lagersystem?

Ett periodiskt system fastställer lagersiffror genom fysisk inventering med jämna mellanrum. Mellan dessa inventeringar görs inga försök att spåra enskilda rörelser. Inköp bokförs på ett inköpskonto; försäljningar registreras som intäkt utan en motsvarande lagerrörelse.

Kostnad för sålda varor härleds sedan vid periodens slut, genom aritmetik snarare än genom spårning:

Kostnad för sålda varor = ingående lager + inköp − utgående lager

Siffran för utgående lager kommer från inventeringen. Allt som inte finns på hyllan antas ha sålts, vilket är det antagande som utgör metodens främsta svaghet: stölder, skador, svinn och administrativa fel försvinner alla tyst in i kostnaden för sålda varor, där de inte går att skilja från legitima försäljningar.

Periodiska system är enkla, billiga och fortfarande vanliga – inom småskalig detaljhandel, i företag med lågvärdigt homogent lager och i alla verksamheter där kostnaden för att spåra varje rörelse skulle överstiga värdet av att veta.

Löpande vs periodiskt: sida vid sida

Hur varje system hanterar COGS och värdering

Båda systemen kan använda FIFO, LIFO eller vägt genomsnitt för värdering. Tidpunkten för beräkningen skiljer sig åt, och för vägt genomsnitt och LIFO ändrar den tidpunkten resultatet.

Ta samma fakta under båda systemen. Du börjar med noll i lager, sedan:

• 1 mars: köp 100 enheter till $8 — $800
• 10 mars: sälj 60 enheter
• 20 mars: köp 100 enheter till $12 — $1 200
• 28 mars: sälj 60 enheter

Du sålde 120 enheter totalt och har 80 kvar vid månadens slut. Totala inköp: $2 000.

FIFO — samma svar under båda systemen. De äldsta kostnaderna debiteras först oavsett när du gör uträkningen. De 120 sålda enheterna tar 100 till $8 ($800) och 20 till $12 ($240), så kostnaden för sålda varor är $1 040 och utgående lager är 80 enheter till $12 = $960. FIFO är den enda metoden där löpande och periodiskt stämmer exakt överens, vilket är en del av varför det är standard.

Vägt genomsnitt — olika svar.

Under periodiskt tar du genomsnittet över hela perioden: $2 000 ÷ 200 enheter = $10 per enhet. Kostnad för sålda varor är 120 × $10 = $1 200, utgående lager 80 × $10 = $800.

Under löpande räknar du om genomsnittet efter varje inköp – ett rullande genomsnitt. Den första försäljningen på 60 sker när hela lagret kostade $8, så den debiteras till $8 = $480. Det andra inköpet för in de återstående 40 enheterna till $8 tillsammans med 100 till $12: ($320 + $1 200) ÷ 140 = $10,857 per enhet. Den andra försäljningen på 60 debiteras till den kursen = $651. Kostnad för sålda varor är $1 131, utgående lager $869.

En skillnad på $69 i ett enkelt exempel, från identiska transaktioner. Vid verkliga volymer är gapet väsentligt, vilket är anledningen till att metoden måste anges som “periodiskt vägt genomsnitt” eller “rullande genomsnitt” snarare än bara “genomsnittlig kostnad”.

LIFO — olika svar, och större sådana.

Under periodiskt debiteras de senaste inköpen för hela perioden först: 100 till $12 ($1 200) och 20 till $8 ($160) = $1 360, utgående lager $640.

Under löpande kan den första försäljningen den 10 mars endast ta från lager som fanns då, allt till $8: 60 × $8 = $480. Den andra försäljningen tar det senaste tillgängliga, vilket är $12-batchen: 60 × $12 = $720. Kostnad för sålda varor är $1 200, utgående lager $800.

En skillnad på $160, eller 12%, på samma handel. LIFO under ett periodiskt system debiterar kostnader som inte hade uppstått när försäljningen ägde rum, vilket är en av flera anledningar till att det granskas hårt.

Den praktiska slutsatsen. Om du använder FIFO påverkar valet av system inte dina rapporterade siffror. Om du använder vägt genomsnitt eller LIFO gör det det, och metoden måste tillämpas och beskrivas konsekvent. Att växla mellan dem för att förbättra en siffra är precis den typ av förändring som revisorer letar efter.

För- och nackdelar med respektive system

Löpande lagerhållning — fördelarna.

• Du vet vad du har, just nu. Löften om tillgänglighet, beställningspunkter och automatiserad påfyllning bygger helt på detta.
• Svinn blir synligt. Avvikelser vid varje inventering identifierar förluster och visar ungefär när de uppstod.
• Delårsbokslut är möjliga utan att behöva stoppa verksamheten för att räkna.
• Flerkanalsförsäljning fungerar. En aktuell siffra i alla kanaler är det som förhindrar överbokning.
• Fel är spårbara. En avvikelse som upptäcks denna vecka har en kort transaktionshistorik att granska. Samma fel som upptäcks vid årets slut har det inte.
• Inga driftstopp. Rullande inventering anpassas efter verksamheten istället för att stoppa den.

Löpande lagerhållning — nackdelarna.

• Startkostnad och arbetsinsats. Programvara, skannrar och det otacksamma arbetet med att märka upp varje lagerplats.
• Det kräver disciplin vid varje förflyttning. En person som plockar utan att skanna försämrar hela registret.
• Det skapar en falsk trygghet. En aktuell siffra som ingen verifierar får mer förtroende än den förtjänar, vilket är anledningen till att inventering inte är valfritt.
• Löpande kostnader för licenser, hårdvara och utbildning.

Periodisk lagerhållning — fördelarna.

• Enkelt och billigt. Inget system, ingen hårdvara, ingen skanningsdisciplin.
• Minimal utbildning. Processen består av en räkning och en formel.
• Tillräckligt för vissa företag. Lågvärdiga, homogena varor med hög omsättningshastighet i en enskild kanal behöver faktiskt inte mer.
• Ingen belastning per transaktion för personalen under arbetstid.

Periodisk lagerhållning — nackdelarna.

• Du vet inte vad du har under större delen av året.
• Svinn är osynligt. Förluster absorberas i kostnaden för sålda varor, så stöld och skador kan varken mätas eller åtgärdas.
• Inventering stoppar verksamheten. En fullständig inventering är störande, kostsam i form av arbetstid och felbenägen eftersom den sker sällan.
• Ingen automatisering är möjlig. Beställningspunkter kan inte aktiveras mot en siffra som inte finns.
• Lagerslut och överbokning är vardagsmat, särskilt över flera kanaler.
• Fel är ospårbara. En avvikelse som hittas vid årets slut inträffade någon gång under de föregående tolv månaderna.
• Delårsrapportering är kvalificerade gissningar, vilket blir problematiskt så fort en långivare eller investerare frågar.

Vilket system bör du välja?

Välj löpande lagerhållning om du säljer via mer än en kanal, har mer än ett par dussin artiklar, hanterar värdefulla eller färskvaror, behöver lova tillgänglighet, vill automatisera inköp eller har mer än ett par personer som hanterar lager. För de flesta företag är detta hela listan, och frågan är egentligen hur långt man ska gå snarare än om man ska göra det.

Periodisk lagerhållning är försvarbart om du har ett litet sortiment av lågvärdiga varor med hög omsättningshastighet, en lagerplats, en försäljningskanal och lagerförluster som skulle vara obetydliga. En marknadshandlare eller ett enskilt café behöver inte ett löpande system.

I praktiken slutar de flesta verksamheter med en hybrid. Löpande register som underhålls kontinuerligt, med en fullständig fysisk inventering en gång om året för bokföringen och rullande inventering under året för att hålla registren korrekta. Det är inte så mycket en kompromiss mellan de två som den korrekta designen: löpande lagerhållning ger dig driftssiffran, periodisk inventering ger dig den verifierade siffran.

Om du går från periodisk till löpande lagerhållning är den fungerande ordningen att först märka upp varje lagerplats, sedan tilldela varje produkt en plats, därefter införa skanning vid inleverans och slutligen vid plock. Att köpa programvara innan lagerplatserna finns är det vanligaste och dyraste sättet att göra detta på ett dåligt sätt.

Fördjupning

• Vad är lagerstyrning — disciplinen som håller löpande register korrekta.
• Rullande inventering — hur löpande system verifieras.
• Vad är en inventering — räkningen som ett periodiskt system är beroende av.
• Värderingsmetoder för lager — FIFO, LIFO och vägt genomsnitt i sin helhet.
• Vad är ett WMS — programvaran som gör löpande register praktiska i stor skala.
• Vad är lagersvinn — förlusten som ett periodiskt system inte kan se.

Sammanfattning i en mening

Löpande system uppdateras vid varje förflyttning och ger dig en aktuell siffra som du kan sälja mot och automatisera utifrån; periodiska system uppdateras bara när du räknar, och behandlar allt som saknas som sålt. Om inte ditt sortiment är extremt litet och ditt lager billigt, är löpande lagerhållning svaret — med en periodisk inventering som ett extra lager för att verifiera siffrorna.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan löpande och periodisk lagerhållning? Ett löpande system registrerar varje lagerförflyttning när den sker, så siffran är aktuell i varje ögonblick. Ett periodiskt system uppdaterar registren endast när du inventerar fysiskt, och beräknar kostnaden för sålda varor med en formel vid periodens slut. Mellan inventeringar är en periodisk siffra bara en uppskattning.

Vilket är bäst, löpande eller periodisk lagerhållning? Löpande lagerhållning för nästan alla företag som säljer via mer än en kanal, har mer än ett par dussin artiklar eller behöver lova tillgänglighet. Periodisk lagerhållning är endast försvarbart för små sortiment av lågvärdiga varor med hög omsättningshastighet i en enskild kanal.

Hur hanterar respektive system kostnaden för sålda varor? Ett löpande system beräknar den vid varje försäljning, så bruttovinsten är tillgänglig kontinuerligt. Ett periodiskt system härleder den vid periodens slut: ingående lager plus inköp minus utgående lager. Med FIFO ger båda samma resultat; med vägt genomsnitt och LIFO gör de inte det.

Använder småföretag periodisk lagerhållning? Vissa gör det, men färre än tidigare. Prisvärd molnbaserad programvara och telefonbaserad skanning har gjort löpande system tillgängliga för mycket små verksamheter, och tillgänglighetsproblemen med periodisk lagerhållning märks så fort ett företag säljer online.

Betyder ett löpande system att jag inte behöver inventera? Nej. Löpande register driver iväg genom felplock, oregistrerade skador, stöld och inmatningsfel. Rullande inventering är det som verifierar dem, och ett löpande system som ingen inventerar är helt enkelt en siffra man felaktigt litar på.

Kan man använda FIFO med ett periodiskt system? Ja, och det är den enda kostnadsberäkningsmetoden där löpande och periodisk lagerhållning ger identiska resultat. Vägt genomsnitt och LIFO ger olika svar beroende på vilket system du kör, vilket är anledningen till att metoden måste beskrivas exakt i din redovisningspolicy.

Varför försvinner svinn i ett periodiskt system? Eftersom kostnaden för sålda varor beräknas som allt som inte längre finns på hyllan. Varor som stulits, skadats eller försvunnit behandlas därför som om de vore sålda, vilket innebär att det aldrig framstår som en förlust du kan mäta eller undersöka.

Skriven av

↑ Tillbaka till toppen

Warehouse Wise

Warehouse Wise är ett kostnadsfritt, oberoende bibliotek med guider om lagerhantering, logistik och orderhantering, skrivet för de som faktiskt utför arbetet — nyanställda inom lager och inventering, små och växande detaljhandels- och e-handelsföretag samt alla som hanterar lager och vill förstå det på djupet. Varje guide förklarar begreppen, visar konkreta exempel med verkliga siffror där det behövs, och håller sig till saken. Vi är oberoende: vi säljer varken programvara eller utrustning, vi tar ingen provision på hänvisningar och våra guider rangordnas inte efter betalning.