Lager-KPI: De viktigaste nyckeltalen att följa (med formler)

Ett lager-KPI är ett tal som visar om en del av din verksamhet fungerar som den ska. Det handlar inte om en instrumentpanel full av diagram som ingen tittar på, utan om en handfull nyckeltal som du kan agera utifrån.

De flesta lager följer för många mätetal. De slutar med fyrtio mätvärden, ingen aning om vilka som är viktiga, och en månadsrapport som arkiveras och glöms bort. Det effektiva tillvägagångssättet är att välja ut några få per process, mäta dem konsekvent och jämföra dem med din egen historik snarare än någon annans riktvärden.

Den här guiden täcker de mätetal som är värda att följa, grupperade efter den process de mäter, med formeln för varje mätetal och ett praktiskt exempel där beräkningen inte är självklar.

Vad lager-KPI:er faktiskt är

Ett mätetal är allt du kan räkna. Ett KPI är ett mätetal som du har förbundit dig att styra verksamheten efter – det har ett mål, en ansvarig och ett datum för uppföljning. Skillnaden är viktig eftersom de flesta lager inte har ett mätproblem, de har ett prioriteringsproblem. WMS-systemet registrerar redan hundratals datapunkter. Nästan ingen av dem används för att förändra något.

KPI:er delas in i fyra huvudkategorier, och en sund uppsättning hämtar mätetal från alla fyra:

• Precision — utförs arbetet korrekt? Mottagningsprecision, plockprecision, lagersaldoprecision.
• Hastighet — hur lång tid tar det? Tid från docka till lagerhylla, ordercykeltid, leverans i rätt tid.
• Kostnad — vad kostar det att utföra arbetet? Kostnad per orderrad, kostnad per order, lagerhållningskostnad.
• Utnyttjandegrad — hur väl använder vi det vi har? Lagerutnyttjande, arbetsproduktivitet, lageromsättningshastighet.

Om du bara väljer från en kategori kommer du att optimera dig in i problem. Ett lager som enbart mäts på hastighet blir snabbt men oprecist. Ett som enbart mäts på kostnad blir billigt men långsamt. Kategorierna fungerar som kontrollmekanismer för varandra, vilket är anledningen till att råden om att kombinera mätetal senare i denna guide är viktigare än något enskilt mätetal.

Varför man bör följa lager-KPI:er

Det finns tre skäl, och bara ett av dem handlar om rapportering.

Det första är att du inte kan åtgärda det du inte kan se. Ett lager som känns hektiskt kanske körs med 60 % plockeffektivitet. Ett lager som känns lugnt kanske i tysthet förlorar 2 % av sitt lager varje år. Utan siffror arbetar du utifrån intryck, och intryck är oftast felaktiga när det gäller omfattning.

Det andra är att KPI:er visar var du bör lägga pengar. Om din mottagningsprecision är 99,8 % och din plockprecision är 97 %, vet du vilken process du bör investera i. Utan den jämförelsen tenderar man att förbättra det som är mest synligt snarare än det som är mest trasigt.

Det tredje är avtalsmässigt. Om du använder en 3PL, eller är en, definierar KPI:erna i avtalet vad “bra” innebär. Orderprecision och leverans i rätt tid är de två som oftast medför ekonomiska konsekvenser.

En varning innan listan: Ett KPI som du mäter dåligt är sämre än inget KPI alls, eftersom det skapar självsäkra beslut byggda på dålig data. Om dina lagersaldon är opålitliga, åtgärda det innan du börjar beräkna lagerprecision utifrån dem.

Lager-KPI:er i korthet

En sammanfattande tabell över allt som tas upp nedan, för en snabb överblick innan du bestämmer vad som ska mätas.

Checklista för lager-KPI:er

Det finns ingen nedladdningsbar fil här – checklistan är tillräckligt kort för att gå igenom som den är, och att kopiera in den i ditt eget dokument går snabbare än att fylla i ett formulär för en PDF.

Gå igenom den en gång per kvartal:

• [ ] Välj fem till åtta KPI:er, inte tjugo. Att mäta allt innebär att man inte agerar på något.
• [ ] Täck varje steg en gång — en för inleverans, en för precision, en för plock, en för utleverans, en för kostnad.
• [ ] Skriv ner formeln för varje, i sin helhet, inklusive vad som räknas och vad som exkluderas.
• [ ] Utse en ansvarig för varje. Ett mätetal utan ansvarig blir diskuterat snarare än förbättrat.
• [ ] Fastställ ett basvärde innan du sätter ett mål. Ett mål som sätts utan basvärde är en gissning.
• [ ] Ställ in mätfrekvensen — dagligen för genomströmning, veckovis för precision, månadsvis för kostnad.
• [ ] Kontrollera att datakällan är automatisk där det är möjligt. Manuellt sammanställda KPI:er slutar att sammanställas.
• [ ] Para ihop varje effektivitetsmått med ett kvalitetsmått. Plocktakt utan plockprecision driver exakt fel beteende.
• [ ] Visa dem där arbetet sker, inte bara i en ledningsrapport.
• [ ] Granska trenden, inte enskilda punkter. En månad är brus; tre månader i en riktning är en signal.
• [ ] Kom överens om vilken åtgärd varje KPI utlöser när det rör sig åt fel håll, innan det sker.
• [ ] Avveckla de som ingen agerar på. Ett mätetal som aldrig har ändrat ett beslut kostar dig ansträngning i onödan.

KPI:er för mottagning och inlagring

Mottagningen lägger grunden för allt efterföljande arbete. Lager som bokförs felaktigt innebär felplock tre veckor senare.

Mottagningsprecision — andelen mottagna rader som bokförts korrekt, med rätt SKU, kvantitet och lagerplats.

Mottagningsprecision = (antal korrekt mottagna rader ÷ totalt antal mottagna rader) × 100

Om du hanterar 4 000 rader på en månad och 32 är felaktiga, ligger du på 99,2 %. Det låter högt ända tills du följer upp dessa 32 rader: var och en blir ett plockfel, en restnotering eller en lagerdifferens som någon lägger en timme på att utreda.

Dock-to-stock-tid — tiden från att ett fordon anländer till att varorna är tillgängliga för plock. Detta är det mätetal som tydligast blottlägger flaskhalsar i mottagningen.

Dock-to-stock = tidpunkt då varor är tillgängliga för plock − tidpunkt för fordonsankomst

Mät detta per mottagning och titta på spridningen, inte bara genomsnittet. Ett genomsnitt på fyra timmar döljer problemet om en fjärdedel av mottagningarna tar två dagar.

Kostnad per mottagen rad — total mottagningskostnad dividerat med hanterade rader. Användbart för att jämföra skift, anläggningar eller perioder, samt för att avgöra om en processförändring faktiskt har betalat sig.

Kostnad per rad = total mottagningskostnad ÷ mottagna rader

Inlagringsproduktivitet — rader eller pallar som lagras in per arbetstimme. Följ detta parallellt med dock-to-stock, eftersom du kan förbättra det ena genom att försämra det andra.

KPI:er för lagerprecision

Dessa besvarar en enkel fråga: stämmer dina register med hyllan?

Lagerregistreringsprecision (IRA) — andelen inventerade lagerplatser där systemkvantiteten stämmer exakt överens med den fysiska kvantiteten.

IRA = (antal lagerplatser med exakt matchning ÷ antal inventerade lagerplatser) × 100

Inventera per lagerplats, inte per SKU. En SKU kan se korrekt ut totalt sett trots att den är felaktig på två lagerplatser som tar ut varandra, och dessa två lagerplatser genererar fortfarande plockfel.

De flesta verksamheter som inventerar regelbundet ligger någonstans i det höga nittio-procentiga intervallet. Under cirka 95 % kommer du att märka av det konstant — restnoteringar, akutinventeringar och kundtjänst som jagar lager som aldrig funnits.

Lagersvinn — varor du förlorat, som en andel av vad du borde ha i lager.

Svinn = ((bokfört värde − inventerat värde) ÷ bokfört värde) × 100

Säg att dina register värderar lagret till $100,000 och en inventering visar $97,500. Svinnet är 2,5 %. Svinn omfattar stöld, skador, felplock som aldrig korrigerats och administrativa fel, så betrakta en stigande siffra som en uppmaning till utredning snarare än en slutsats i sig.

Inventeringstäckning — andelen av dina lagerplatser eller SKU:er som inventerats under en period. En hög IRA från att ha inventerat 5 % av lagerplatserna säger dig mycket mindre än en måttlig IRA från att ha inventerat 80 %.

KPI:er för plock och pack

Plock är vanligtvis den största arbetskostnaden i ett lager och den största källan till kundsynliga fel.

Plockprecision — andelen plock som genomförts korrekt.

Plockprecision = ((totalt antal plock − felaktiga plock) ÷ totalt antal plock) × 100

Anledningen till att detta mätetal får så mycket uppmärksamhet är att kostnaden för ett felplock hamnar utanför lagret. En felaktig vara innebär en retur, en ersättningsleverans, en kreditering och ibland en förlorad kund. Lagret sparar sekunder; verksamheten betalar för veckor.

Plock per timme — enheter, rader eller order plockade per arbetstimme. Jämför endast likvärdiga processer. Styckplock, kartongplock och pallplock ger vitt skilda siffror, och att slå ihop dem till ett genomsnitt ger en siffra som inte betyder någonting.

Plock per timme = totalt antal plock ÷ totala arbetstimmar för plock

Ordercykeltid — tiden från att en order tas emot till att den skickas. Dela upp den i steg om möjligt, eftersom en långsam cykeltid oftast beror på ett specifikt steg snarare än allmän tröghet.

Perfect order rate — andelen order som levererats kompletta, i rätt tid, oskadade och korrekt dokumenterade. Det är det mest krävande mätetalet här eftersom det multipliceras: 98 % på vart och ett av fyra kriterier ger dig ungefär 92 % perfekta order.

Perfect order rate = (kompletta × i rätt tid × oskadade × korrekt dokumentation) × 100

KPI:er för orderuppfyllelse

Leverans i rätt tid — andelen order som lämnar lagret inom det utlovade tidsfönstret.

Leverans i rätt tid = (antal order skickade i rätt tid ÷ totalt antal order) × 100

Definiera tidsfönstret innan du mäter det. “Samma dag” betyder något annat om bryttiden är kl. 12.00 än kl. 16.00, och teamen kommer att optimera utifrån den definition du publicerar.

Orderleveransgrad — andelen order som skickas kompletta vid första försöket, utan delleveranser eller restnoteringar.

Leveransgrad = (antal order skickade kompletta ÷ totalt antal order) × 100

En låg leveransgrad är oftast ett inköps- eller prognosproblem snarare än ett lagerproblem. Det är ändå värt att följa upp i lagret, eftersom det är där konsekvenserna visar sig.

Restnoteringsgrad — andelen orderrader som inte kunde uppfyllas från lager. Läs detta tillsammans med leveransgraden; tillsammans visar de om du har ett lagerhållningsproblem eller ett plockproblem.

Returgrad — returer som en andel av skickade order. Dela upp efter orsak. Returer orsakade av lagerfel är en KPI du kontrollerar. Returer orsakade av att kunden ändrat sig är det inte, och att blanda ihop dessa döljer signalvärdet.

KPI:er för frakt och utleverans

Den sista processen innan varorna lämnar lagret, och den punkt där fel blir dyra snarare än bara irriterande.

Fraktprecision — andelen försändelser som går ut med rätt varor, till rätt adress och med rätt dokumentation.

Fraktprecision = (antal korrekta försändelser ÷ totalt antal försändelser) × 100

Dokumentation räknas. En försändelse med rätt varor men fel papper är fortfarande en misslyckad leverans om den stoppas vid en gräns eller avvisas vid en godsmottagning.

Utlastningsutnyttjande — andelen tillgängliga utlastningstimmar som används. Lågt utnyttjande innebär att du byggt mer utlastningskapacitet än du behöver. Konsekvent högt utnyttjande innebär att fordon köar, och köande förare tenderar att leda till väntetidsavgifter.

Utlastningsutnyttjande = (utlastningstimmar använda ÷ utlastningstimmar tillgängliga) × 100

Lastbilarnas omloppstid — tid från ankomst till avgång för utgående fordon. Värt att följa separat från utlastningsutnyttjande, eftersom de två kan röra sig i motsatta riktningar och endast en av dem är synlig för dina transportörer.

Transportskadefrekvens — andelen försändelser som anländer skadade. En del av detta beror på transportören och en del på din packning, så dela upp efter orsak innan du drar slutsatser om någon av parterna.

Kostnad per försändelse — total utleveranskostnad dividerat med antal försändelser. Läs tillsammans med genomsnittligt ordervärde; en stigande kostnad per försändelse är bara ett problem om ordervärdet inte stiger i takt med den.

KPI:er för returer

Returer är en process som alla andra, och de flesta lager mäter dem betydligt mindre noggrant än utleveranser.

Returhanteringstid — tiden från att en retur anländer till att den är tillbaka i säljbart lager eller utrangerad. Långsam returhantering binder upp både lager och återbetalningar, vilket irriterar både kunder och ekonomiavdelningen samtidigt.

Returgrad per orsak — dela upp i lagerfel, kundval, produktfel och transportskada. Endast den första är direkt din, och att klumpa ihop alla fyra garanterar att du inte kan se när den rör sig.

Återinlagringsgrad — andelen returnerade varor som går tillbaka till säljbart lager istället för att utrangeras eller säljas som andrasortering. En låg återinlagringsgrad pekar ofta på förpackningen snarare än produkten.

KPI:er för lagerutrymme och kostnader

Lagerutnyttjande — andelen av den användbara lagerkapaciteten som används.

Lagerutnyttjande = (belagd lagerkapacitet ÷ total användbar kapacitet) × 100

Högre är inte automatiskt bättre. Över cirka 85 % börjar de flesta verksamheter tappa plockeffektivitet, eftersom det inte finns någonstans att placera varor och transportsträckorna ökar. Om du ligger på 95 % och allt känns långsamt är det troligen därför.

Lageromsättningshastighet — hur många gånger du säljer igenom ditt genomsnittliga lager under ett år. Det kopplar samman lagret med rörelsekapitalet.

Lageromsättningshastighet = kostnad för sålda varor ÷ genomsnittligt lagervärde

Två företag kan ha samma lager till ett värde av $50 000. Det företag som omsätter det åtta gånger per år driver $400 000 i kostnad för sålda varor genom det; det företag som omsätter det två gånger driver $100 000 genom samma kapital.

Lagerhållningskostnad — vad det kostar att hålla lager under ett år, som en andel av dess värde. Lagring, kapital, försäkring, inkurans och svinn.

Lagerhållningskostnad = (totala lagerhållningskostnader ÷ genomsnittligt lagervärde) × 100

Dött lager — den andel av lagret som inte haft någon rörelse under en definierad period.

Dött lager = (värde på stillastående lager ÷ totalt lagervärde) × 100

Välj period med omsorg. Nittio dagar är vanligt för snabbrörliga varor men helt fel för reservdelar, där två års stillestånd kan vara helt normalt.

Kostnad per skickad order — totala driftskostnader för lagret dividerat med skickade order. Den siffra som är mest användbar för personer utanför lagret, och den som är mest känslig för volym, så läs den som en trend snarare än en dom.

KPI:er för leverantörer

Din lagerprestanda beror på leverantörer du inte kontrollerar, så mät dem.

Leverantörers leveransprecision — andelen inköpsorder som anländer inom det överenskomna tidsfönstret.

Leverantörers orderprecision — andelen som anländer med rätt artiklar och kvantiteter. Dålig precision hos leverantören visar sig som mottagningsfel, och att beskylla mottagningsteamet för detta är slöseri med allas tid.

Variabilitet i ledtid — spridningen av faktiska ledtider, inte genomsnittet. En leverantör med en genomsnittlig ledtid på tio dagar med ett intervall på åtta till tolv är lätt att planera kring. En som har tio dagar i snitt men ett intervall på tre till tjugofem tvingar dig att hålla säkerhetslager för värsta tänkbara scenario.

Hur man använder lager-KPI:er

Börja med ett mätetal per process. Mottagningsprecision, lagersaldoprecision, plockprecision, leverans i rätt tid. Fyra siffror, som följs upp varje vecka, kommer att berätta mer än fyrtio som aldrig följs upp.

Jämför med dig själv. Publicerade riktmärken kommer från verksamheter med andra produkter, orderprofiler och automatiseringsnivåer, och jämförelsen ger dig oftast ingen handlingsbar information. Din egen siffra från förra kvartalet är den som betyder något.

Titta på trenden, inte en enskild punkt. En månads plockprecision är brus. Tre månader som rör sig i en riktning är en signal.

Para ihop mätetal som motverkar varandra. Plock per timme och plockprecision. Lagerutnyttjande och plockväg. Kostnad per order och leverans i rätt tid. Varje mätetal som följs upp isolerat kommer förr eller senare att optimeras på bekostnad av något du glömt att mäta.

Gör någon ansvarig för varje mätetal. En KPI som tillhör alla tillhör ingen, och blir diskuterad snarare än åtgärdad.

Och var ärlig med datakvaliteten. Om din WMS tidsstämplar inlagring när pappersarbetet är klart snarare än när varan når sin plats, mäter din dock-to-stock-siffra administration, inte verksamhet.

Fördjupning

Flera av mätetalen ovan har tillräckligt mycket bakom sig för att motivera en egen guide. Om ett av dessa är det tal du försöker påverka:

• Lageromsättningshastighet — formeln, vad som driver den och varför en “bra” siffra är branschspecifik.
• Lagersvinn — orsaker, beräkning och vad som faktiskt minskar det.
• Rullande inventering — hur man genomför inventeringar utan att stänga ner lagret.
• Lagerhållningskostnad — komponenterna som de flesta verksamheter glömmer att inkludera.
• Leveransförmåga och OTIF — de två servicemått som kunderna märker först.
• Sell-through-rate och GMROI — för att koppla lagerbeslut till marginal.
• Restnoteringar, säkerhetslager och beställningspunkter — tillgänglighetssidan av samma problem.
• Efterfrågeprognoser — eftersom de flesta problem med leveransförmåga börjar här snarare än på lagret.

Sammanfattning i en mening

Följ upp ett fåtal KPI:er per process, mät dem på samma sätt varje gång, jämför dem med din egen historik och para alltid ihop ett hastighetsmått med ett precisionsmått.

Vanliga frågor

Hur många lager-KPI:er bör vi följa upp? Fyra till åtta för den dagliga styrningen, en eller två per huvudprocess. Större verksamheter följer upp fler på teamnivå, men ledningsgenomgången bör hållas tillräckligt kort för att varje siffra ska kunna diskuteras.

Vad är en bra plockprecision? De flesta verksamheter som mäter detta konsekvent rapporterar siffror i det höga nittio-intervallet. Den mer användbara frågan är vad ett felplock kostar dig — när du vet det kan du räkna ut vilken precision det är värt att betala för.

Hur ofta bör lager-KPI:er följas upp? Varje vecka för operativa mätetal som precision och leverans i rätt tid, varje månad för kostnads- och lagermätetal, som rör sig för långsamt för att veckouppföljning ska vara meningsfull.

Vad är skillnaden mellan en lager-KPI och ett lagermätetal? Ett mätetal är allt du kan mäta. En KPI är ett mätetal som du har beslutat att styra verksamheten efter, med ett mål och en ägare. Varje KPI är ett mätetal; de flesta mätetal bör inte vara KPI:er.

Vilken lager-KPI är viktigast? Om du bara kan ha en: “perfect order rate”, eftersom den kombinerar fullständighet, timing, skick och pappersarbete till det som kunden faktiskt upplever. Om du kan ha två: lägg till lagersaldoprecision, eftersom nästan alla andra siffror är beroende av att din lagerdata är korrekt.

Gäller lager-KPI:er för små verksamheter? Ja, och de är ofta lättare att agera på, eftersom kopplingen mellan en siffra och en orsak är kortare. En liten verksamhet kan oftast hoppa över instrumentpanelen och följa upp fyra siffror i ett kalkylblad.

Skriven av

↑ Tillbaka till toppen

Warehouse Wise

Warehouse Wise är ett kostnadsfritt, oberoende bibliotek med guider om lagerhantering, logistik och orderhantering, skrivet för de som faktiskt utför arbetet — nyanställda inom lager och inventering, små och växande detaljhandels- och e-handelsföretag samt alla som hanterar lager och vill förstå det på djupet. Varje guide förklarar begreppen, visar konkreta exempel med verkliga siffror där det behövs, och håller sig till saken. Vi är oberoende: vi säljer varken programvara eller utrustning, vi tar ingen provision på hänvisningar och våra guider rangordnas inte efter betalning.