FEFO расшифровывается как «первым истекает — первым выходит» (first expired, first out). Это метод ротации запасов, при котором в первую очередь отгружаются товары с ближайшим сроком годности, независимо от даты их поступления на склад.
Последнее утверждение — ключевое. Большинство методов ротации сортируют товары по дате поступления; FEFO сортирует их по дате истечения срока годности. Обычно эти два порядка совпадают, но не всегда — и именно в тех случаях, когда они различаются, возникают потери, необходимость отзыва продукции и отказы от приемки.
FEFO простыми словами
Каждая партия товара со сроком годности имеет две даты: дату поступления и дату истечения срока годности. Метод FEFO предписывает отбирать ту партию, срок годности которой истекает раньше.
Почему существует это различие. Товары не всегда поступают на склад в порядке истечения сроков годности. Поставщик может отгрузить более новую партию раньше старой, или два разных поставщика могут доставить товар с разным остаточным сроком годности, или клиент может вернуть товар, у которого срок годности меньше, чем у того, что уже лежит на вашей полке. В каждом из этих случаев самые «старые» по дате поступления запасы на вашем складе — это не те товары, у которых срок годности истечет первыми.
Что гарантирует FEFO: в первую очередь отгружаются товары с минимальным остаточным сроком годности. Это единственный метод ротации, который действительно минимизирует потери товаров с ограниченным сроком хранения.
Что для этого требуется: вы должны знать срок годности каждой партии, имеющейся в наличии. Это более серьезное операционное требование, чем кажется на первый взгляд, и именно поэтому FEFO широко распространен в одних отраслях и практически не встречается в других.
FEFO против FIFO: ключевое различие
FIFO — «первым пришел — первым ушел» (first in, first out) — предполагает отгрузку в первую очередь тех запасов, которые поступили раньше всех. FEFO отгружает в первую очередь те запасы, у которых срок годности истекает раньше всех.
Когда они совпадают. В большинстве случаев, когда товары поступают на склад в порядке истечения сроков годности. Если каждая последующая поставка имеет больший остаточный срок годности, чем предыдущая, FIFO и FEFO дают идентичные инструкции по отбору.
Когда они расходятся. Когда порядок истечения срока годности и порядок поступления различаются. Рассмотрим пример с двумя партиями.
Дистрибьютор хранит охлажденную продукцию.
| Партия | Дата поступления | Срок годности | Количество (ед.) |
|---|---|---|---|
| A | 4 марта | 12 июня | 300 |
| B | 18 марта | 28 мая | 400 |
Партия A поступила раньше, но срок ее годности истекает позже. Партия B поступила позже, но срок ее годности истекает раньше — поскольку она была произведена в другой партии и имела меньший остаточный срок годности на момент отгрузки.
При использовании FIFO вы сначала отбираете партию A, так как она поступила первой. Партия B лежит на полке, пока не закончится партия A. Если за следующие восемь недель вы продадите 300 единиц, партия B все еще будет на складе 28 мая, и 400 единиц придется списать.
При использовании FEFO вы сначала отбираете партию B, так как ее срок годности истекает раньше. Более поздний срок годности партии A позволяет ей подождать. Ничего не списывается.
Стоимость ошибки в этом примере составляет 400 единиц, и она возникает исключительно из-за метода ротации — без ошибок в прогнозировании, без избыточных закупок и без сбоев со стороны поставщика. Просто была выбрана не та партия.
Почему это легко упустить из виду. Работа по методу FIFO выглядит дисциплинированно. Запасы ротируются, старые товары уходят первыми, никто не совершает явных ошибок. Списание происходит неделями позже и обычно приписывается избыточным заказам, а не методу ротации.
Почему FEFO имеет значение
Минимизация отходов. Для любых товаров со сроком годности FEFO — это метод ротации, который дает наименьший объем списаний, поскольку он напрямую воздействует на ограничение.
Регуляторные требования в некоторых секторах. Надлежащая практика дистрибуции фармацевтической продукции, стандарты безопасности пищевых продуктов и правила обращения медицинских изделий требуют прослеживаемости партий и, на практике, ротации по срокам годности. Отгрузка товара с меньшим остаточным сроком при наличии товара с большим сроком может быть расценена как нарушение комплаенса, а не просто коммерческая ошибка.
Отказ клиентов от приема товаров с коротким сроком годности. Ритейлеры и дистрибьюторы часто указывают минимальный остаточный срок годности при приемке — часто в процентах от общего срока или в фиксированном количестве дней. Поставка, не соответствующая этим требованиям, отклоняется, и товар возвращается за ваш счет.
Защита отношений с клиентами. Потребитель, обнаруживший товар с истекающим сроком годности на полке или получивший его в заказе, запомнит это.
Снижение количества уценок. Товары с приближающимся сроком годности уцениваются для быстрой реализации. Лучшая ротация означает, что меньше позиций доходит до этой стадии.
Улучшение прослеживаемости. Дисциплина учета партий и сроков годности, требуемая для FEFO, — это та же дисциплина, от которой зависит эффективность отзыва продукции. Склады, работающие по FEFO, могут точно определить, куда ушла конкретная партия; склады, которые не могут работать по FEFO, обычно не могут ответить и на этот вопрос.
Какие отрасли используют FEFO
Фармацевтика. Сроки годности абсолютны, прослеживаемость партий обязательна, а дистрибуция строго регулируется. FEFO здесь — стандарт, а не опция.
Продукты питания и напитки. Свежие, охлажденные, замороженные продукты и товары с длительным сроком хранения, имеющие маркировку «годен до» или «употребить до». На скоропортящихся товарах разница между FIFO и FEFO наиболее заметна, так как счет идет на дни.
Косметика и товары личной гигиены. Сроки после вскрытия и общие сроки годности, зависящие от стабильности состава.
Химическая продукция. Клеи, покрытия, реагенты и любые вещества, имеющие «окно стабильности», после которого их эффективность снижается, даже если продукт не становится опасным.
Медицинские изделия и расходные материалы. Стерильная упаковка имеет срок годности, и больница не может использовать просроченное стерильное изделие.
Сельскохозяйственная и ветеринарная продукция. Корма, препараты и семена — все они имеют определенные периоды жизнеспособности.
Фото- и печатные материалы, а также некоторые электронные компоненты и батареи, которые деградируют со временем.
Общая черта заключается не в том, что продукт обязательно портится, а в том, что дата, напечатанная на упаковке, определяет, может ли он быть законно или практически реализован, и эта дата не всегда совпадает с порядком поступления на склад.
Как внедрить FEFO
1. Фиксируйте срок годности при приемке. Это фундамент и шаг, который пропускают чаще всего. Оприходование товаров как недифференцированного количества делает FEFO невозможным, независимо от того, что заявляет ваша система. Каждая приемка должна регистрировать номер партии (лота) и срок годности.
2. Отслеживайте запасы по партиям, а не только по товарам. Ваши записи должны содержать данные о количестве по каждой партии в каждой ячейке. Общий остаток по товару не позволяет осуществлять отбор на основе сроков годности.
3. Организуйте хранение так, чтобы ротация была возможна. Здесь важна физическая планировка. Системы хранения высокой плотности, где загрузка и выгрузка происходят с одной стороны (въездные и гравитационные стеллажи), по своей сути препятствуют ротации, так как последний загруженный поддон становится первым доступным. Гравитационные стеллажи, загружаемые с одной стороны и разгружаемые с другой, обеспечивают ротацию физически. Если вы вынуждены использовать системы высокой плотности, закрепляйте за одной партией отдельный канал, чтобы при отборе из него не смешивались разные даты.
4. Обеспечьте контроль в системе. WMS, которая распределяет запасы по принципу «самый ранний срок годности» и направляет комплектовщика в конкретную ячейку, делает FEFO надежным. Полагаться на то, что комплектовщики сами будут проверять даты, можно при малых объемах, но это не работает под нагрузкой.
5. Маркируйте четко. Сроки годности должны быть видны без перемещения товара — как на этикетке поддона, так и на коробе. Комплектовщику не нужно ничего вскрывать, чтобы понять, с чем он работает.
6. Установите и контролируйте минимальный остаточный срок годности. Определите, какой остаточный срок годности должен быть у товара для отгрузки клиенту (в соответствии с требованиями ваших клиентов), и настройте систему так, чтобы она блокировала отгрузку товаров с меньшим сроком.
7. Отчитывайтесь о старении запасов по срокам годности. Отчет должен показывать запасы с приближающимся сроком годности в разрезе товаров и партий, с достаточным запасом времени для принятия мер. Для товаров с коротким сроком годности — еженедельно.
8. Правильно обрабатывайте возвраты. Возвращенный товар может иметь меньший остаточный срок годности, чем тот, что уже лежит на полке. Его необходимо повторно оприходовать с его фактическим сроком годности, а не считать, что он соответствует текущим партиям.
9. Проводите инвентаризацию по партиям. Инвентаризация, которая сверяет общее количество товара, но смешивает партии, дает вам верное количество, но бесполезные данные о сроках годности.
FIFO, LIFO и FEFO: краткий обзор
| FIFO | LIFO | FEFO | |
|---|---|---|---|
| Сортировка по | Дате поступления | Дате поступления | Сроку годности |
| Первым отгружается | Товар, поступивший раньше всех | Товар, поступивший позже всех | Товар с истекающим сроком годности |
| Используется для | Физической ротации и учета себестоимости | Учета себестоимости; некоторых систем хранения | Только для физической ротации |
| Является ли методом учета? | Да, также | Да, также | Нет — только операционный метод |
| Лучше всего подходит для | Обычных товаров, где важен возраст, но даты не указаны | Нескоропортящихся насыпных грузов при плотном хранении | Любых товаров с указанным сроком годности |
| Требует учета партий? | Нет | Нет | Да, с указанием сроков годности |
| Основной риск | Товар с коротким сроком годности остается незамеченным | Старый товар никогда не расходуется | Требует строгой дисциплины работы с датами |
Важное уточнение. FIFO и LIFO — это одновременно методы оценки стоимости и принципы ротации, которые отражаются в бухгалтерском учете. FEFO — это исключительно операционный метод. Метода оценки стоимости FEFO не существует, и компания, использующая FEFO для ротации, все равно будет оценивать запасы по методу FIFO или по средневзвешенной стоимости.
Типичные проблемы
Противоречивые требования клиентов. Клиент, устанавливающий минимальный остаточный срок годности, может фактически отказаться от партии, которую система FEFO предлагает к отгрузке. В результате у вас остается товар с истекающим сроком годности, который нельзя отправить ключевым клиентам. Для него требуется отдельный маршрут: вторичный канал сбыта, уценка или поиск клиента с более короткой цепочкой поставок.
Неэффективность при плотном хранении. Въездные и гравитационные стеллажи не подходят для товаров с ограниченным сроком годности, если только в каждом канале не хранится одна партия. Это реальный конфликт между эффективностью использования пространства и ротацией, который обычно решается в пользу ротации для любых товаров с коротким сроком годности.
Частичные паллеты и смешанные партии. Если в одной ячейке хранятся две партии, отбор по сроку годности становится субъективным решением сотрудника. Дисциплина «одна партия на ячейку» предотвращает это, но требует дополнительных складских площадей.
Дисциплина поставщиков. Если поставщик отгружает товар без четкой информации о партии и сроке годности или нарушает последовательность партий без предупреждения, ваша ротация нарушается еще на этапе приемки. Эти условия должны быть прописаны в договоре с поставщиком.
Отбор под давлением. Если метод FEFO зависит от того, проверит ли комплектовщик дату вручную, а не от системы, направляющей его в нужную ячейку, это становится первым звеном, которое дает сбой в периоды высокой нагрузки.
Возвраты и перераспределение. Товар, перемещенный между площадками или возвращенный клиентами, поступает со сроком годности, который может быть меньше, чем у имеющегося на складе. Его необходимо перерегистрировать, а не принимать на веру.
Стоимость дисциплины. Учет партий, хранение по принципу «одна партия на ячейку» и системный контроль — все это требует затрат. Для товаров без указания дат эти затраты не приносят пользы, поэтому FEFO не является универсальным методом и не должен им быть.
Где узнать больше
- Что такое FIFO — метод по дате поступления, который дополняет FEFO.
- Что такое LIFO — противоположный метод ротации и оценки стоимости.
- Что такое WMS — программное обеспечение, обеспечивающее отбор по срокам годности.
- Что такое контроль запасов — дисциплина учета партий, лежащая в основе процесса.
- Что такое неликвид — результат плохой ротации.
- Фронтальные стеллажи — система хранения, поддерживающая ротацию.
Краткий вывод
FEFO предполагает отгрузку товаров с самым ранним сроком годности, а не с самой ранней датой поступления. Разница между этими методами становится критической именно тогда, когда возникает риск списания товара. Метод требует фиксации партии и срока годности при приемке, организации хранения, физически допускающей ротацию, и использования системы, направляющей комплектовщиков к конкретной партии, поскольку полагаться на проверку дат людьми в условиях высокой нагрузки нельзя.
Часто задаваемые вопросы
Что означает FEFO? First expired, first out (первым истекает — первым выходит). Это метод ротации запасов, при котором в первую очередь отгружаются товары с самым ранним сроком годности, независимо от даты их поступления на склад.
В чем разница между FEFO и FIFO? FIFO отгружает товар, поступивший раньше всех; FEFO отгружает товар с самым ранним сроком годности. Результаты совпадают, если товар поступает в порядке возрастания сроков годности, и расходятся, когда это не так — именно в этот момент возникает риск списания.
Каким отраслям нужен FEFO? Фармацевтике, пищевой промышленности, производству напитков, косметике, химической отрасли, производству медицинских изделий и расходных материалов, сельскому хозяйству, ветеринарии и любому сектору, где напечатанный срок годности определяет возможность реализации товара. Во многих из этих отраслей это не выбор, а нормативное требование.
Как FEFO сокращает потери? Благодаря тому, что товар с истекающим сроком годности всегда покидает склад первым. Это предотвращает ситуацию, когда товар лежит на полке до порчи, в то время как более «свежий» товар отгружается раньше него. При использовании FIFO партия, поступившая позже, но имеющая меньший остаточный срок годности, может быть полностью проигнорирована до момента истечения срока.
Можно ли автоматизировать FEFO? Да, и это необходимо сделать. Система управления складом, которая фиксирует сроки годности при приемке и распределяет запасы по принципу самого раннего срока — направляя комплектовщиков к конкретной партии и ячейке — делает FEFO надежным. Ручная проверка дат работает при малых объемах и дает сбой под давлением.
Является ли FEFO методом бухгалтерского учета? Нет. FIFO и LIFO — это одновременно описание ротации и методы оценки стоимости, которые отражаются в отчетности. FEFO — это чисто операционный метод: компания, использующая FEFO для ротации, будет оценивать свои запасы по методу FIFO, LIFO или по средневзвешенной стоимости.
Что нужно для внедрения FEFO? Номера партий со сроками годности, фиксируемые при приемке; учет запасов в разрезе партий; система хранения, позволяющая ротацию (в идеале — одна партия на ячейку); система, распределяющая товар и направляющая персонал по принципу самого раннего срока годности; четкая маркировка дат; правило минимального остаточного срока годности и отчет о старении запасов по срокам годности.
Warehouse Wise — это бесплатная независимая библиотека руководств по управлению запасами, складскому учету и фулфилменту, созданная для тех, кто непосредственно занят в этой сфере: новых сотрудников складов, представителей малого и растущего бизнеса в сфере ритейла и электронной коммерции, а также всех, кто работает с товарными остатками и хочет разобраться в процессах досконально. Каждое руководство содержит понятное определение термина, наглядный пример с расчетами и ничего лишнего. Мы сохраняем полную независимость: не продаем программное обеспечение или оборудование, не получаем комиссионных за рекомендации, а наши материалы не зависят от чьих-либо спонсорских выплат.