Что такое WMS (система управления складом)? Руководство

Система управления складом, или WMS, — это программное обеспечение, которое управляет работой внутри склада. Она хранит данные о местоположении каждой единицы товара, указывает операторам, куда разместить груз и откуда его забрать, выстраивает последовательность задач и фиксирует каждое перемещение в режиме реального времени, поэтому учетные данные соответствуют фактическому наличию на полках без необходимости полагаться на память сотрудников.

Этот последний пункт — самое главное. Склад без WMS зависит от того, знают ли люди, где лежат вещи, и не забыли ли они записать, что переместили. Склад с такой системой зависит от того, что «знает» сама система, и от сканирования, которое происходит в момент перемещения. Разница проявляется в точности, а точность — в корректно отгруженных заказах.

Что такое WMS

WMS — это программное обеспечение, которое управляет складскими операциями и направляет их на уровне отдельных перемещений. Три характеристики отличают ее от простого списка товаров:

Система знает места хранения, а не только количество. Базовая система учета запасов показывает, что у вас есть 400 единиц товара. WMS сообщает, что 240 из них находятся в ячейке A-14-3, 120 — в резервной зоне над ней, а 40 — в зоне карантина возвратов. Именно это различие делает возможным управление рабочими процессами.

Система направляет работу. Она не просто фиксирует произошедшее — она говорит оператору, что делать дальше и куда идти. Направленное размещение, направленный отбор, направленное пополнение.

Система обновляется по мере выполнения работы. Каждое сканирование, каждое перемещение — в моменте. А не пакетом в конце смены.

Уберите любой из этих пунктов, и вы получите программу для контроля запасов, а не систему управления складом. Это важно учитывать при сравнении продуктов, маркетологи которых используют данный термин слишком вольно.

WMS против управления складом: программное обеспечение против дисциплины

Эти термины часто используют как взаимозаменяемые, обычно те, кто продает программное обеспечение.

Управление складом — это дисциплина: решения о планировке, политике хранения, методах отбора, подборе персонала, стандартах и действиях в случае возникновения проблем. Она существует независимо от наличия программного обеспечения, и люди выполняют ее либо хорошо, либо плохо.

WMS — это инструмент, который исполняет и фиксирует эти решения. Она не может их принимать. Система направит комплектовщика по любому маршруту, который вы задали в настройках слотирования, даже если он неэффективен, и добросовестно запишет товар в ячейки, которые никто должным образом не промаркировал.

Это важно на практике, поскольку определяет последовательность действий. Программное обеспечение, внедренное поверх неопределенных мест хранения и несогласованных процессов, выдает неверные цифры быстрее, чем это делали электронные таблицы — это самая распространенная и дорогостоящая ошибка в технологических проектах на складе. Сначала приведите в порядок ячейки, маркировку и процессы. Затем внедряйте систему, чтобы направлять и фиксировать то, что уже работает.

Что делает WMS: основные функции

Приемка. Оприходование товаров на основании заказа на закупку или предварительного уведомления об отгрузке (ASN) путем сканирования, а не отметки в распечатанном листе. Расхождения выявляются на этапе приемки, где их дешевле всего устранить.

Размещение. Направление товара в ячейку на основе заданных вами правил: оборачиваемость, размер, вес, температурный режим, партия, срок годности или просто ближайшее свободное место подходящего размера. Направленное размещение исключает субъективность, а вместе с ней и разницу в действиях операторов.

Учет запасов. Актуальные данные по товару, месту хранения, а также, где это применимо, по партии, серийному номеру или сроку годности. Это функция, от которой зависит всё остальное.

Отбор. Формирование и выстраивание последовательности задач по отбору, выбор метода — по отдельным заказам, партиям, зонам, волнам или кластерам — и построение маршрута комплектовщика для минимизации перемещений. Отбор заказов обычно является самой большой статьей затрат на оплату труда на складе, поэтому именно здесь WMS окупает себя наиболее заметно.

Пополнение. Отслеживание зоны отбора и запуск процесса пополнения из резерва до того, как она опустеет. Пустая ячейка отбора при наличии полных паллет над ней — это самодельный простой, который в большинстве отчетов без этой функции остается незаметным.

Упаковка и отгрузка. Проверка содержимого заказа, выбор упаковки, создание этикеток и документации, а также консолидация по перевозчикам и маршрутам.

Возвраты. Приемка товаров обратно по исходному заказу, фиксация кода причины возврата и направление товара в нужную зону для дальнейшей обработки.

Инвентаризация. Создание задач на пересчет по графику или правилам, фиксация результатов и отчетность по расхождениям — чтобы инвентаризация происходила непрерывно, а не как ежегодное событие.

Управление персоналом. Распределение задач, производительность на оператора и время на выполнение задачи. Мощный инструмент, требующий осторожного обращения: если измерять эффективность без контроля точности, это приведет к росту скорости в ущерб всему остальному.

Отчетность. Точность, производительность, время цикла, стоимость заказа, использование пространства. Складские KPI, которые позволяют управлять складом на основе фактов, а не впечатлений.

Как работает WMS

Поступление данных. Заказы на закупку и предварительные уведомления об отгрузке из вашей закупочной системы или от поставщиков; заказы на продажу из вашей платформы электронной коммерции, маркетплейсов или OMS; мастер-данные по товарам и ячейкам, которые вы настраиваете.

Система строит модель склада. Каждая ячейка определена — проход, стеллаж, уровень, позиция — с указанием размера, типа и любых ограничений. Эта подготовительная работа — неблагодарный, но необходимый фундамент, и ее качество определяет качество всего последующего.

Работа генерируется в виде задач. Заказ поступает и превращается в набор задач по отбору, выстроенных в последовательность и назначенных исполнителю. Приход товара становится задачей на размещение. Низкий остаток в ячейке отбора становится задачей на пополнение.

Операторы работают с устройством. Ручной сканер, терминал на погрузчике, голосовая гарнитура или смартфон подсказывают им, куда идти и что делать. Они сканируют ячейку, сканируют товар, подтверждают количество.

Каждое сканирование мгновенно обновляет запись. Это механизм, который заставляет систему работать честно. Запись меняется, потому что товар физически переместился и кто-то его отсканировал, а не потому, что кто-то ввел данные вручную позже.

Данные передаются обратно. Уровни запасов — в каналы продаж, чтобы избежать перепродаж; подтверждения отгрузки и трекинг — в вашу систему заказов; показатели — в бухгалтерию.

Этот цикл важнее любой отдельной функции. WMS, в которую поступают качественные данные и где сканируется каждое перемещение, сохраняет точность самостоятельно. Там, где сканирование пропускается на любом этапе, данные будут расходиться так же быстро, как в ручной системе.

Четыре типа WMS

1. Автономная локальная (on-premise). Программное обеспечение, лицензируемое и устанавливаемое на ваших собственных серверах, предназначенное исключительно для управления складом. Вы являетесь полноправным владельцем, полностью контролируете систему и несете ответственность за оборудование, резервное копирование, безопасность и обновления. Как правило, это решение с самым широким функционалом, но и самым сложным в обслуживании. Оно подходит для крупных, комплексных операций, где есть собственный ИТ-отдел и специфические требования, которые не может удовлетворить ни один облачный продукт.

2. Облачная или SaaS. Программное обеспечение по подписке, размещенное на стороне поставщика и доступное через интернет. Никаких серверов, никаких капитальных затрат, обновления происходят автоматически, а запуск системы занимает недели, а не месяцы. Обратной стороной являются меньшие возможности настройки, зависимость от качества интернет-соединения и постоянные расходы, которые не амортизируются. Именно этот вариант выбирает большинство новых внедрений, и для этого есть веские причины при определенных масштабах бизнеса.

3. Модуль ERP. Функционал управления складом внутри более широкой системы планирования ресурсов предприятия. Преимущество очевидно: одна система, одна база данных, отсутствие необходимости создавать и поддерживать интеграцию между складом, финансами, закупками и продажами. Ограничение заключается в глубине функционала — складские модули ERP обычно неплохо отслеживают остатки по местам хранения, но плохо или вовсе не управляют складскими операциями. Это различие подробно рассмотрено в статье WMS vs ERP.

4. Модуль комплексной системы управления цепями поставок. Управление складом как один из компонентов более широкой платформы, которая также охватывает управление транспортом, заказами, планирование спроса, а иногда и управление двором. Аргументом «за» является сквозная прозрачность процессов, которые действительно взаимодействуют друг с другом. Цена — это масштаб, стоимость и длительность внедрения; редко когда такая система становится правильным выбором в качестве первой.

Выбор между ними — это прежде всего вопрос масштаба и того, какие системы у вас уже работают. Растущему бизнесу в сфере электронной коммерции почти всегда нужно облачное решение. Крупному производителю, уже использующему ERP, стоит проверить, насколько эффективно его складской модуль управляет операциями, прежде чем делать вывод о необходимости отдельной системы. Предприятию с тремя площадками, где транспорт и склад тесно связаны, действительно может потребоваться комплексная система.

Локальное решение (on-premise) vs облачное

Два практических замечания, которые не вошли в таблицу. Спрашивайте об автономном режиме, если выбираете облако — склад, который встает при потере связи, представляет серьезный операционный риск. Хорошие продукты локально буферизируют сканирования и синхронизируют их при восстановлении связи. И узнайте, что произойдет с вашими данными, если вы решите уйти, в обоих случаях, до подписания договора, а не после.

Интеграции WMS

WMS редко является единственной системой в бизнесе, и связи между ними важны не меньше, чем функционал.

ERP. Самая распространенная интеграция. В ERP ведутся финансы, закупки и коммерческий учет; в WMS — физическая реальность. Заказы на закупку передаются вниз, приходы и корректировки остатков — вверх. Если обе системы содержат данные об остатках, четко определите, какая из них является мастер-системой — двусмысленность здесь приводит к проблемам сверки, на решение которых уходят месяцы.

OMS или платформа электронной коммерции. Заказы на продажу поступают в WMS, данные о доступности товара возвращаются в каналы продаж, а подтверждения отгрузки с трек-номерами уходят клиентам. Для любого онлайн-продавца это интеграция, предотвращающая перепродажи, и именно ее нужно проверять первой при демонстрации.

CRM. Менее распространена; полезна, когда отделу продаж нужно видеть доступность товара или статус заказа, не беспокоя склад.

Системы перевозчиков. Расчет тарифов, генерация этикеток, манифесты и отслеживание. Обычно встроены в WMS, а не интегрируются отдельно; стоит проверить, какие перевозчики поддерживаются нативно.

Управление транспортом. Если у вас собственный автопарк или значительные объемы исходящих грузов, связывает планирование отгрузок с маршрутизацией.

Бухгалтерия. Оценка стоимости запасов и движения для учета, часто через ERP, а не напрямую.

Вопрос, который нужно задать любому поставщику, не «интегрируетесь ли вы» (все ответят «да»), а с какими именно вашими системами они уже работают как со стандартным, поддерживаемым продуктом, а для каких потребуется проект разработки. Разница обычно заключается в сроках (недели против месяцев) и стоимости (включено в цену против дорогостоящей доработки).

Нужна ли вам WMS?

Признаки того, что пора:

• Вы не можете сказать, где находится конкретный товар, не спросив кого-то, кто знает склад.
• Сборщики постоянно ищут товар, который, согласно системе, есть в наличии.
• Точность учета запасов ниже 95% или вы вообще не знаете, какова она.
• Объем заказов вырос настолько, что сборка стала «узким местом».
• Вы добавили вторую локацию или второй канал продаж, и цифры перестали сходиться.
• Новые сотрудники неделями входят в рабочий ритм, потому что знания живут в людях, а не в системе.
• Вы допускаете перепродажи или держите избыточные запасы, чтобы их избежать.
• В пиковые периоды требуется много временного персонала, который невозможно быстро обучить.

Признаки того, что не нужна: Мало SKU, одна локация, один или два человека, которые действительно знают, где что лежит, и низкий объем заказов. Хорошо ведущаяся таблица и дисциплинированный процесс легко превзойдут плохо внедренную WMS, и многим небольшим операциям лучше сначала навести порядок в адресном хранении и маркировке.

Как выбрать:

• Запишите свои требования до того, как начнете смотреть продукты, разделив их на «обязательные» и «желательные». Демонстрации очень убедительны и в противном случае сами сформируют ваши требования за вас.
• Проверьте интеграции, которые вам действительно нужны, назвав их конкретно, и уточните, является ли каждая из них стандартным коннектором или отдельным проектом.
• Протестируйте систему на своих «сложных» кейсах — партионный учет, серийные номера, сроки годности, комплектация, мультилокации, возвраты — все, что реально делает ваш бизнес.
• Правильно задавайте вопросы о внедрении. Кто занимается настройкой локаций и миграцией данных, сколько это занимает времени, сколько стоит и что ожидается от вашей команды.
• Оцените полную стоимость владения. Лицензия или подписка, внедрение, оборудование, обучение, интеграции и текущая поддержка.
• Поговорите с клиентом похожего размера и профиля, а не с «витринным» проектом поставщика.
• Зафиксируйте условия выхода. Срок уведомления, формат экспорта данных и то, что остается у вас.

И подготовьте склад до прибытия системы. Локации промаркированы, товары закреплены за ними, процессы согласованы. WMS, внедренная на такой базе, запускается за недели. Внедренная в немаркированном помещении, она запускается месяцами и часто терпит неудачу.

Где узнать больше

• Управление складом — дисциплина, которую поддерживает данное ПО.
• WMS против ERP — сравнение, которое чаще всего требуется перед покупкой.
• KPI склада — показатели, которые позволяет измерять система.
• Что такое контроль запасов — точность, ради обеспечения которой приобретается WMS.
• Облачное управление запасами — более легкая альтернатива для небольших операций.
• Сканирование штрихкодов для инвентаризации — сбор данных, на котором работает WMS.

Главное вкратце

WMS — это программное обеспечение, которое знает местоположение каждой единицы товара, направляет работу по размещению и отбору, а также обновляет данные при сканировании каждого перемещения. Она выполняет управление складом, а не заменяет его, поэтому места хранения, маркировка и процессы должны быть выстроены правильно до внедрения системы, а не после.

Часто задаваемые вопросы

Что такое WMS? Система управления складом — это программное обеспечение, которое управляет складскими операциями на уровне отдельных перемещений: отслеживает местоположение каждой единицы товара, направляет процессы размещения и отбора, а также обновляет записи по мере сканирования каждого движения.

Что делает WMS? Приемка, направленное размещение, отслеживание запасов в реальном времени по местам хранения, генерация и маршрутизация задач на отбор, пополнение зон отбора, упаковка и отгрузка, обработка возвратов, циклическая инвентаризация, управление персоналом и отчетность.

Какие существуют четыре типа WMS? Автономное локальное (on-premise) ПО, облачные или SaaS-системы, модуль внутри ERP и компонент более широкого пакета решений для цепей поставок. Большинство новых внедрений вне корпоративного сектора выбирают облачные решения, так как они позволяют избежать капитальных затрат и внедряются за недели, а не месяцы.

В чем разница между WMS и ERP? ERP управляет всем бизнесом — финансами, закупками, продажами, HR и запасами на высоком уровне. WMS управляет складом в мельчайших операционных деталях, направляя работу по каждой ячейке. Складские модули ERP обычно отслеживают запасы по местам хранения, но не направляют работу — именно этот функциональный разрыв заставляет компании внедрять специализированную WMS.

В чем разница между WMS и управлением складом? Управление складом — это дисциплина принятия решений о том, как должна работать операция: планировка, политика хранения, метод отбора, стандарты. WMS — это программное обеспечение, которое исполняет и фиксирует эти решения. Программное обеспечение не может принимать решения, поэтому внедрение его в слабые процессы лишь ускоряет получение неверных данных.

WMS нужна только крупному бизнесу? Нет. Облачные системы сделали стоимость доступной для операций с несколькими тысячами заказов в месяц. Порог входа зависит не столько от размера, сколько от того, можете ли вы еще надежно находить товар без системы — как только ответ становится отрицательным, система окупается за счет времени отбора и точности.

Локальное решение или облако — что лучше? Для большинства компаний — облако: отсутствие капитальных затрат, внедрение за недели, а не месяцы, встроенная поддержка нескольких площадок и отсутствие необходимости в собственном IT-отделе. Локальное решение (on-premise) нужно там, где требуется глубокая кастомизация, есть специфические требования, которым не соответствует ни один продукт, и имеются собственные IT-ресурсы. Если выбираете облако, перед подписанием договора проверьте наличие автономного режима работы.

Сколько времени занимает внедрение WMS? Облачная система на подготовленном складе может быть запущена за несколько недель. Внедрение локальной или интегрированной с ERP системы обычно занимает несколько месяцев. Самый важный фактор — не программное обеспечение, а то, промаркированы ли ваши места хранения и отлажены ли процессы до начала внедрения.

Автор

↑ Наверх

Warehouse Wise

Warehouse Wise — это бесплатная независимая библиотека руководств по управлению запасами, складскому учету и фулфилменту, созданная для тех, кто непосредственно занят в этой сфере: новых сотрудников складов, представителей малого и растущего бизнеса в сфере ритейла и электронной коммерции, а также всех, кто работает с товарными остатками и хочет разобраться в процессах досконально. Каждое руководство содержит понятное определение термина, наглядный пример с расчетами и ничего лишнего. Мы сохраняем полную независимость: не продаем программное обеспечение или оборудование, не получаем комиссионных за рекомендации, а наши материалы не зависят от чьих-либо спонсорских выплат.