Избыточные запасы — это хранение большего количества товаров, чем оправдано спросом. Вероятно, товар в конечном итоге будет продан, но тем временем он замораживает денежные средства, которые вы не можете использовать, занимает место, за которое вы платите, и несет риск устаревания до того, как будет реализован.
Это более «тихая» из двух проблем управления запасами. Дефицит проявляет себя сразу: клиент спрашивает товар, а у вас его нет. Избыточные запасы лежат на полке, выглядя как актив, и вполне возможно находиться в состоянии затоваривания два года, пока кто-нибудь не обратит на это внимание.
Что такое избыточные запасы
Техническое определение простое: запасы, превышающие объем, необходимый для удовлетворения спроса при целевом уровне обслуживания в течение разумного горизонта планирования.
Практическое определение более полезно. У вас избыток товара, когда количество, которое вы храните, будет продаваться значительно дольше, чем оправдано сроком годности товара, его коммерческой актуальностью или вашим терпением.
Универсального порога не существует, поскольку необходимый уровень покрытия сильно различается в зависимости от категории. Двенадцать недель покрытия — это разумно для промышленной запчасти со сроком поставки в шесть месяцев, но это серьезная проблема для скоропортящихся продуктов. Устанавливайте порог для каждого класса товаров, а не для всего бизнеса в целом.
Избыточные запасы — это не то же самое, что полная обеспеченность товаром. Хранение достаточного количества для надежного удовлетворения спроса — это и есть смысл управления запасами. Избыточные запасы — это превышение этого уровня, и это различие важно, потому что обычная реакция на дефицит — это чрезмерная коррекция в обратную сторону.
Избыточные запасы против дефицита и страхового запаса
| Что это | Причина | Видно ли? | Основные затраты | |
|---|---|---|---|---|
| Избыточные запасы | Больше запасов, чем оправдано спросом | Закупки в избытке, плохое прогнозирование, объемные скидки | Да — они лежат на полке | Капитал, место, устаревание |
| Дефицит | Меньше запасов, чем требует спрос | Недостаточные закупки, несвоевременный заказ, сбои поставщиков | Только когда приводит к отсутствию товара | Потеря продаж и клиентов |
| Страховой запас | Намеренный буфер против изменчивости | Расчетное решение | Да, и он должен там быть | Затраты на хранение, принятые осознанно |
Самое важное различие — между избыточными запасами и страховым запасом, потому что на полке они выглядят одинаково. Страховой запас — это расчетный резерв, размер которого соответствует измеренной изменчивости спроса и сроков поставки при выбранном вами уровне обслуживания. Избыточные запасы — это все, что превышает этот уровень и хранится без какой-либо внятной причины.
Проверка: можете ли вы сказать, почему это количество находится здесь и от чего оно защищает? Если ответ — число, полученное на основе изменчивости, это страховой запас. Если ответ — «было дешевле купить 500 штук», это избыточные запасы.
Дефицит и избыточные запасы — это не противоположности, которые нужно сбалансировать в рамках ассортимента. Типичный бизнес сталкивается с обеими проблемами одновременно: дефицит по ходовым позициям, которые действительно нужны клиентам, и избыток по «длинному хвосту» товаров, на которые никто не смотрит. Исправление этого дисбаланса обычно приносит больше пользы, чем простое сокращение общих запасов.
Что вызывает избыточные запасы
Объемные скидки. Самая распространенная причина. Поставщик предлагает лучшую цену за единицу при покупке двойного объема; экономия немедленна и видна, а стоимость хранения излишков в течение одиннадцати месяцев — нет. Это решение принимается разумными людьми, действующими на основе, казалось бы, здравого расчета.
Закупки под план, а не под прогноз. Планы продаж и прогнозы спроса часто путают. План — это то, на что вы надеетесь; прогноз — это то, что вы ожидаете. Закупки на основе первого неизбежно приводят к излишкам.
Ошибка прогнозирования. Реальное завышение ожиданий, наиболее разрушительное во время промоакций, сезонных пиков и запуска новых продуктов, где нет истории продаж для анализа.
Чрезмерная коррекция после дефицита. Крупный заказ на пополнение, сделанный для «подстраховки» после того, как товар закончился. Панические закупки — частая причина появления неликвидов, которые обнаруживаются через восемнадцать месяцев.
Минимальные объемы заказа поставщика (MOQ). Вынужденная покупка 500 единиц товара, когда вам нужно 80. Это законно, неизбежно для некоторых категорий, но все равно является излишком.
Длительные сроки поставки. Чем раньше вы должны принять обязательства, тем больше вы прогнозируете, а не реагируете, и тем выше ошибка в обе стороны.
Расширение ассортимента. Добавление вариантов распределяет один и тот же спрос по большему количеству SKU, каждому из которых нужен свой буфер. Каждый новый вариант кажется незначительным, но вместе они создают «хвост», который никогда не распродается.
Эффект хлыста. В цепочке поставок каждое звено делает заказы, чтобы покрыть как изменение потока, так и изменение собственного буфера, поэтому небольшое движение потребительского спроса превращается в крупные колебания заказов вверх по цепочке. Компании, находящиеся на несколько звеньев дальше от клиента, регулярно оказываются с избыточными запасами из-за искажений, созданных их собственной цепью.
Плохой учет запасов. Товар, который не могут найти, заказывают снова. Компании со слабой точностью учета регулярно хранят дублирующие запасы, которые у них уже есть.
Отсутствие отчетов о старении запасов. Пассивная причина. Излишки накапливаются незаметно, потому что никто не отчитывается о них, и они становятся видны только тогда, когда заканчивается место.
Последствия
Замороженный капитал. Деньги в непроданных запасах — это деньги, недоступные для товаров, которые продаются, для маркетинга или чего-либо еще. Для бизнеса, где денежные средства являются ограничивающим фактором, это самые большие и реже всего рассчитываемые затраты.
Затраты на хранение и пространство. Занятые места, и если излишки приводят к решению арендовать больше площади, затраты становятся очень ощутимыми.
Общие затраты на содержание запасов. Рабочая оценка в 20–30% от стоимости запасов в год покрывает капитал, пространство, обработку, страхование и потери. Исходя из этого, излишки, хранящиеся три года, стоят примерно столько же, сколько они сами. См. затраты на хранение запасов.
Устаревание. Товар теряет ценность по мере старения, и после определенного момента скорость обесценивания возрастает. Излишки превращаются в неликвид просто со временем.
Снижение маржи. Распродажа излишков означает скидки, а скидка идет прямо из маржи. Чем дольше вы ждете, тем глубже потребуется скидка.
Затраты на обработку. Излишки пересчитывают, перемещают, протирают от пыли и снова пересчитывают при каждой инвентаризации в течение многих лет.
Низкая оборачиваемость запасов. Показатель, который наиболее прямо отражает излишки и на который смотрят кредиторы и инвесторы.
Расходы на страхование и финансирование, которые обычно масштабируются вместе со стоимостью запасов.
Скрытые проблемы. Большой буфер означает, что ненадежность поставщика, слабость прогнозирования или сбой в процессах никогда не всплывают, потому что всегда достаточно запасов, чтобы это прикрыть.
Сколько запасов — это слишком много?
Три показателя выявляют излишки, и они более полезны при анализе в совокупности, чем по отдельности.
Дни или недели покрытия. Текущие запасы, деленные на среднее ежедневное потребление. Самый интуитивно понятный показатель, по которому нужно устанавливать порог для каждого класса товаров. Все, что имеет покрытие в несколько раз больше, чем оправдано категорией, является кандидатом на излишек.
Оборачиваемость запасов. Себестоимость проданных товаров, деленная на среднюю стоимость запасов. Низкая оборачиваемость по всему ассортименту указывает на системные излишки; более полезный взгляд — оборачиваемость по каждому продукту, что показывает, где именно они находятся.
Старение запасов — дней с момента последней продажи. Самый показательный отчет, который чаще всего отсутствует. Отсортированный по убыванию, он немедленно выявляет «длинный хвост» и позволяет обнаружить медленно продающиеся товары, пока их еще можно продать с небольшой скидкой, а не выбрасывать.
Практический способ найти излишки. Составьте список всех товаров с их стоимостью и неделями покрытия, отсортированный по убыванию стоимости запасов. Излишки почти всегда концентрируются в небольшом количестве позиций с большим покрытием, и первые двадцать строк обычно объясняют большую часть проблемы.
Два предостережения. Оценивайте покрытие относительно нормы категории товара, а не по единому показателю для всего бизнеса. И проверяйте, являются ли излишки намеренными — запасы под ожидаемый спрос, закупленные перед известным пиком, в отчете выглядят так же, как и избыточные закупки, но это не одно и то же.
Как предотвратить затоваривание
Рассчитайте реальную стоимость, прежде чем соглашаться на оптовую скидку. Как долго этот излишек будет лежать на складе и во сколько обойдется его хранение за этот период? Часто скидка не окупается после простых расчетов, а однократное решение такого рода имеет свойство навсегда менять закупочную политику.
Закупайте на основе прогнозов, а не плановых показателей. Четко разделяйте эти понятия и используйте прогноз в качестве основы для закупок.
Правильно определяйте размер страхового запаса. Его следует рассчитывать исходя из измеренного спроса и вариативности сроков поставки с учетом уровня сервиса, выбранного для каждой товарной категории, а не применять единое количество недель ко всему ассортименту. Обычно только это позволяет высвободить капитал из «длинного хвоста» товаров.
Осознанно устанавливайте точки заказа и объемы закупок. Точки заказа должны основываться на измеренных сроках поставки, а объемы закупок — проверяться на соответствие EOQ, а не определяться размером упаковки или привычкой.
Используйте ABC-анализ. Разные стратегии для разных категорий ценности. Применение одного правила ко всему ассортименту — самый верный способ одновременно столкнуться с затовариванием по одним позициям и дефицитом по другим.
Ежемесячно проводите анализ старения запасов. Десять минут в месяц позволяют выявить медленно оборачиваемый товар, пока он еще просто «медленный».
Выборочно применяйте JIT. Для стабильных позиций с надежными поставками сокращение запасов — это однозначно хорошо. Применение этого метода ко всему ассортименту лишь заменяет одну проблему другой.
Ограничивайте расширение ассортимента. Каждый новый вариант товара должен доказать свою необходимость, а не просто добавляться в каталог из-за того, что он доступен для заказа.
Добейтесь точности складского учета. Товар, который невозможно найти, закупается дважды.
Установите правила вывода товара из ассортимента еще на этапе его ввода. Заранее решите, что произойдет, если товар не достигнет определенного уровня продаж к определенной дате. Правилам, установленным до того, как возникла эмоциональная привязанность, следовать гораздо проще.
Что делать с излишками запасов
Действуйте по порядку, выбирая первый вариант, который позволит избавиться от запасов с приемлемым уровнем возврата средств. Излишки не становятся лучше со временем, и сумма, которую можно вернуть сегодня, почти всегда выше той, что будет доступна в следующем квартале.
1. Сделайте скидку, достаточную для реальной распродажи. Инстинкт подсказывает снижать цену постепенно, но это лишь увеличивает время нахождения товара на складе. Более резкое снижение цены, позволяющее распродать остатки за две недели, часто приносит больше прибыли, чем небольшая скидка, растянутая на восемь месяцев, если учесть стоимость хранения.
2. Формируйте комплекты. Объединяйте медленно оборачиваемые товары с ходовыми. Комплект продается за счет популярного товара, что позволяет реализовать излишки без явного снижения цены на каждую позицию.
3. Перераспределите запасы. В бизнесе с несколькими локациями излишек в одном месте часто является дефицитом в другом. Это самый дешевый и чаще всего упускаемый из виду вариант, так как никто не анализирует ситуацию по всем площадкам сразу.
4. Используйте как промо-стимул. Бесплатный подарок при достижении определенной суммы покупки или приз в конкурсе. Это не дает прямого возврата денежных средств, но может стимулировать заказы, которые иначе не состоялись бы.
5. Верните товар поставщику. Проверьте договор: некоторые позволяют возврат в определенные сроки, некоторые готовы принять товар в счет будущих поставок, а многие предпочтут договориться, чем потерять клиента. Стоит спросить, даже если контракт их к этому не обязывает.
6. Продавайте через вторичные каналы. Дисконт-центры, площадки для распродаж, оптовые покупатели или ликвидаторы, забирающие весь объем целиком. Низкий уровень возврата средств, зато деньги поступают за считанные дни, а не месяцы.
7. Передайте на благотворительность. Денег не вернет, но возможны налоговые льготы в зависимости от юрисдикции, плюс освобождение места и польза для общества.
8. Спишите и утилизируйте. Крайняя мера, которая требует затрат, а не приносит доход.
Ошибка на каждом этапе — ожидание появления лучшего варианта. Привязка к первоначальной цене закупки — это то, что заставляет излишки годами пылиться на полках. Деньги были потрачены в тот момент, когда товар перестал продаваться, и каждое последующее решение касается только того, сколько вы сможете вернуть и как быстро.
Где узнать больше
- Что такое неликвид — во что превращаются излишки, если их оставить.
- Что такое страховой запас — буфер, который часто путают с излишками.
- Что такое оборачиваемость запасов — показатель, который выявляет проблему.
- Стоимость хранения запасов — во сколько на самом деле обходится их содержание.
- Что такое оптимизация запасов — систематическое установление правильных уровней.
- Что такое дефицит (stockout) — провал на другом конце спектра.
Главное в одной строке
Затоваривание — это хранение большего количества товара, чем оправдано спросом, и это опасно именно тем, что выглядит как актив, а не как проблема. Выявляйте его с помощью отчета об оборачиваемости и показателя «недель покрытия» по каждому продукту, предотвращайте его путем правильной оценки стоимости хранения при оптовых скидках и расчета страхового запаса на основе реальной вариативности, а избавляйтесь от него, устанавливая скидки, достаточные для реальной продажи.
Часто задаваемые вопросы
Что такое затоваривание? Хранение большего объема запасов, чем оправдано спросом. Обычно товар в конечном итоге продается, но тем временем он замораживает капитал, занимает место и несет риск устаревания или потери актуальности до момента реализации.
В чем разница между затовариванием и дефицитом? Затоваривание означает хранение излишков, что ведет к затратам капитала, места и риску неликвида. Дефицит означает нехватку товара, что ведет к упущенным продажам и иногда к потере клиентов. Большинство компаний страдают от обоих явлений одновременно: затоварены по «медленным» позициям и испытывают дефицит по ходовым товарам, которые нужны клиентам.
В чем разница между затовариванием и страховым запасом? Страховой запас — это расчетный буфер, размер которого определяется измеренным спросом и вариативностью сроков поставки при выбранном вами уровне сервиса. Затоваривание — это все, что хранится сверх этого без какой-либо обоснованной причины. На полке они выглядят одинаково; проверка заключается в том, можете ли вы объяснить, почему это количество товара находится здесь.
Что вызывает затоваривание? Оптовые скидки без учета стоимости хранения, закупки под планы продаж вместо прогнозов, ошибки прогнозирования при проведении акций и запуске новинок, чрезмерная реакция после дефицита, минимальные объемы заказа (MOQ) поставщиков, длительные сроки поставки, раздувание ассортимента, «эффект хлыста» и плохой учет, из-за которого товар заказывают повторно, потому что не могут найти уже имеющийся.
Как понять, что у меня затоваривание? Рассчитайте «недели покрытия» по каждому продукту относительно порогового значения для данной категории, проверьте оборачиваемость запасов по каждому товару (а не в целом) и сформируйте отчет об «возрасте» запасов, показывающий количество дней с момента последней продажи. Излишки обычно концентрируются в небольшом количестве высокоценных позиций, по которым запас значительно превышает потребности категории.
Как избавиться от излишков? По порядку: установите скидку, достаточную для реальной распродажи; объедините в комплекты с ходовыми товарами; перераспределите на другую локацию, где есть потребность; используйте как промо-стимул; верните поставщику, если это позволяет договор; продайте через каналы распродаж; передайте на благотворительность или утилизируйте. Скорость важнее, чем процент возврата средств по любому из каналов.
Что хуже: затоваривание или дефицит? Ни то, ни другое не является универсально худшим вариантом. Дефицит приводит к потере продажи, всей корзины товаров и иногда клиента навсегда — обычно это обходится дороже, чем стоимость хранения излишков. Затоваривание более устойчиво и менее заметно, поэтому оно накапливается тихо, в то время как дефицит заявляет о себе сразу. Цель состоит в том, чтобы не допускать дефицита по нужным товарам и иметь достаточное количество того, за чем пришли клиенты.
Warehouse Wise — это бесплатная независимая библиотека руководств по управлению запасами, складскому учету и фулфилменту, созданная для тех, кто непосредственно занят в этой сфере: новых сотрудников складов, представителей малого и растущего бизнеса в сфере ритейла и электронной коммерции, а также всех, кто работает с товарными остатками и хочет разобраться в процессах досконально. Каждое руководство содержит понятное определение термина, наглядный пример с расчетами и ничего лишнего. Мы сохраняем полную независимость: не продаем программное обеспечение или оборудование, не получаем комиссионных за рекомендации, а наши материалы не зависят от чьих-либо спонсорских выплат.