Эффективное управление запасами сводится к трем вещам: знанию того, что у вас есть, пониманию того, когда нужно делать заказ, и определению того, какие товары требуют особого внимания.
Все, что описано ниже, служит одной из этих целей. Если вы начинаете с электронной таблицы и твердой уверенности в том, что цифры неверны, выполняйте шаги по порядку — каждый из них зависит от предыдущего. Если у вас уже работает система, то улучшения обычно кроются в последующих шагах.
Шаг 1: Проведите фактическую инвентаризацию
Любой другой шаг предполагает, что ваши записи верны. Если это не так, вы будете рассчитывать точки заказа, основываясь на вымышленных данных.
Проведите полную физическую инвентаризацию, прежде чем что-либо менять. Считайте по местам хранения, а не по общему количеству товара — SKU может идеально сходиться в целом, но быть ошибочным в двух местах, которые взаимно компенсируют друг друга, и эти два места все равно будут приводить к ошибкам при комплектации.
Несколько факторов, которые делают инвентаризацию оправданной, несмотря на связанные с ней неудобства:
- Заморозьте движение товаров на время подсчета или проводите его в нерабочие часы. Подсчет «движущейся цели» дает цифры, которым никто не доверяет.
- Проводите «слепой» подсчет. Не показывайте сотруднику, проводящему инвентаризацию, ожидаемые показатели. Люди подсознательно подтверждают то, что им показывают.
- Пересчитывайте расхождения перед внесением корректировок. Второй подсчет чаще оказывается верным, чем первый.
- Фиксируйте причину значительных отклонений. В закономерностях этих причин кроются проблемы ваших процессов.
Это самый трудоемкий этап в данном руководстве, и именно его чаще всего пропускают. Пропуск этого шага означает, что все последующие действия унаследуют ошибку.
Шаг 2: Определите места хранения запасов и организуйте их
Закрепите за каждым товаром определенное место и промаркируйте его.
Фиксированные места хранения означают, что каждый товар всегда находится в одном и том же месте. Это легко изучить, легко проверить, но это нерационально с точки зрения использования пространства, так как место пустует, когда запасы на исходе.
Случайные или динамические места хранения означают, что система назначает любое свободное пространство и фиксирует, куда был помещен товар. Это гораздо более эффективное использование пространства, но оно полностью зависит от корректности работы системы, так как никто не сможет найти товар по памяти.
Большинство предприятий используют гибридный подход: фиксированные зоны для товаров с высокой оборачиваемостью и динамические места для резервных запасов.
Что бы вы ни выбрали:
- Маркируйте места хранения четко и последовательно. Логическая схема — ряд, стеллаж, уровень, позиция — лучше исторически сложившейся, которую могут расшифровать только старожилы.
- Размещайте товары с высокой оборачиваемостью ближе к зоне отгрузки. Время перемещения — самая большая составляющая трудозатрат на комплектацию, а небольшая часть товаров обычно обеспечивает основной объем движения.
- Храните тяжелые предметы на уровне пояса. Это повышает как безопасность, так и скорость работы.
- Отделяйте зону приемки, карантинную зону и зону возвратов от товарных запасов. Смешивание их приводит к тому, что непроверенный товар попадает в продажу.
Шаг 3: Выберите систему для отслеживания запасов
Электронные таблицы работают до определенного момента, и этот момент наступает быстрее, чем ожидают многие — обычно когда вы начинаете продавать через несколько каналов или когда файл редактирует более одного человека.
Что дает вам полноценная система, чего не дает электронная таблица:
- Единая актуальная цифра по всем каналам, что исключает перепродажу.
- Сканирование штрихкодов, которое устраняет ошибки ручного ввода, вызывающие большинство расхождений.
- История транзакций, позволяющая увидеть, как цифра стала неверной, а не просто констатировать факт ошибки.
- Оповещения о необходимости заказа, которые срабатывают автоматически, без необходимости помнить об этом.
- Отслеживание партий, серийных номеров и сроков годности, что практически невозможно поддерживать вручную.
Вам не нужна дорогая система для старта. Вам нужна та, где склад может обновлять данные о запасах в момент совершения операции, а не записывать их для ввода позже. Отложенный ввод данных — это то, где теряется точность.
Шаг 4: Установите точки заказа и страховой запас
Точка заказа — это уровень запаса, который инициирует новый заказ. Если все сделать правильно, товар прибудет как раз тогда, когда он вам нужен.
Точка заказа = (среднедневное потребление x время выполнения заказа в днях) + страховой запас
Страховой запас — это буфер, поглощающий колебания спроса и времени выполнения заказа. Разумная формула для начала:
Страховой запас = коэффициент обслуживания x стандартное отклонение спроса x квадратный корень из времени выполнения заказа
Два практических момента, которые важнее арифметики.
Используйте фактическое время выполнения заказа, а не заявленное. То, что обещает поставщик, и то, что он поставляет — разные цифры, и разброс между самой быстрой и самой медленной поставкой важнее, чем среднее значение.
Варьируйте уровень обслуживания в зависимости от товара. Единый целевой показатель для всего ассортимента гарантирует, что у вас будет слишком много медленно оборачиваемых товаров и слишком мало критически важных.
Шаг 5: Сфокусируйте усилия с помощью ABC-анализа
Вы не можете управлять каждым товаром с одинаковым вниманием, и не стоит пытаться.
ABC-анализ сортирует товары по их доле в годовой стоимости потребления:
- Товары группы A — примерно 20% товаров, обычно 70–80% стоимости. Жесткий контроль, частый пересмотр, высокий уровень обслуживания, частая инвентаризация.
- Товары группы B — средний сегмент. Умеренный контроль, периодический пересмотр.
- Товары группы C — «длинный хвост», обычно половина ваших товаров и небольшая доля стоимости. Свободный контроль, большие объемы заказа, редкая инвентаризация.
Суть не в классификации. Суть в том, чтобы ваше время тратилось там, где деньги. Большинство предприятий обнаруживают, что уделяли одинаковое внимание товару стоимостью $50 000 и товару стоимостью $200.
Стоит добавить второе измерение: критичность. Дешевый компонент, отсутствие которого останавливает производство, заслуживает отношения как к товару группы A, независимо от его стоимости.
Шаг 6: Поддерживайте точность записей с помощью циклической инвентаризации
После первоначального полного подсчета не ждите год, чтобы пересчитать снова.
Циклическая инвентаризация предполагает постоянный подсчет небольшой части запасов — несколько мест хранения ежедневно — так что весь склад охватывается за определенный период без остановки работы. Считайте товары группы A чаще всего, товары группы C — реже всего.
Ее реальная польза не в исправлении ошибок. А в том, что ошибки обнаруживаются в течение нескольких дней, а не месяцев, достаточно близко к моменту их возникновения, чтобы можно было выяснить, что пошло не так. Расхождение, найденное через одиннадцать месяцев — это просто цифра для корректировки; расхождение, найденное во вторник — это проблема процесса, которую можно исправить.
Отслеживайте точность учета запасов как процент мест хранения, где данные полностью совпадают, и следите за динамикой.
Шаг 7: Следите за правильными показателями
Четыре метрики расскажут вам большую часть того, что нужно знать:
- Точность учета запасов — процент мест хранения, где данные полностью совпадают.
- Оборачиваемость запасов — себестоимость проданных товаров, деленная на среднюю стоимость запасов. Насколько эффективно работает ваш капитал.
- Уровень дефицита или уровень выполнения заказов — как часто вы не можете отгрузить товар со склада.
- Неликвидные запасы — стоимость запасов, по которым не было движения за определенный период.
Анализируйте их в совокупности. Высокая оборачиваемость при высоком уровне дефицита означает, что вы работаете слишком «на тоненького». Низкая оборачиваемость при отсутствии дефицита означает, что вы храните слишком много лишнего.
Сравнивайте показатели со своей собственной историей, а не с опубликованными бенчмарками, которые взяты из компаний с другими товарами и профилями заказов.
Шаг 8: Анализируйте, учитесь и совершенствуйтесь
Установите регулярный график пересмотра. Ежемесячного обзора достаточно для большинства предприятий.
- Пересчитывайте ABC-анализ. Товары перемещаются между классами по мере изменения спроса.
- Пересчитывайте точки заказа и страховой запас с учетом недавнего спроса и фактического времени выполнения заказов.
- Анализируйте неликвидные и медленно оборачиваемые запасы и принимайте решение: скидка, комплектация, возврат поставщику или списание. Отсутствие решения — это тоже решение, причем дорогостоящее.
- Ищите закономерности в причинах расхождений, выявленных при циклической инвентаризации.
- Проверяйте работу поставщиков — своевременность доставки и точность заказов по каждому поставщику. Поставщик, чья надежность незаметно снизилась, увеличивает ваши потребности в страховом запасе.
Распространенные ошибки, которых следует избегать
Управление из офиса. Цифры описывают склад, но они не являются самим складом. Идите на склад.
Отношение к системе как к истине в последней инстанции. Система содержит лишь то, что в нее внесли. Только инвентаризация показывает, были ли данные внесены верно.
Заказы «на глаз». Точки заказа существуют для того, чтобы пополнение запасов не зависело от субъективного мнения сотрудника, которому показалось, что полка пуста.
Накопление неликвидов. Они требуют затрат на хранение, замораживают капитал, и чем дольше они лежат, тем сложнее их реализовать.
Погоня за идеальной точностью во всем. Последние несколько процентов точности и уровня сервиса обходятся непропорционально дорого. Тратьте эти ресурсы на товары категории A.
Внедрение нескольких изменений одновременно. Если вы в одном месяце скорректируете точки заказа, измените топологию зоны отбора и переключитесь на новые системы, вы не поймете, какое именно изменение привело к конкретному результату.
Где изучить подробнее
- Что такое управление запасами — дисциплина в полном объеме.
- Что такое контроль запасов — более узкий операционный аспект.
- Методы управления запасами — подробный разбор конкретных методик.
- Что такое точка заказа — расчет триггера для пополнения.
- Что такое страховой запас — определение размера буфера.
- Циклическая инвентаризация — поддержание точности учетных данных.
- Что такое оборачиваемость запасов — показатель эффективности.
Главный вывод одной фразой
Считайте то, что у вас есть; обеспечьте каждому товару свое место с маркировкой; отслеживайте все в системе, которую склад обновляет в режиме реального времени; устанавливайте точки заказа на основе измеренных сроков поставки; сосредоточьте внимание на товарах, приносящих основную ценность; проводите инвентаризацию непрерывно, чтобы ошибки выявлялись тогда, когда еще можно найти их причину.
Часто задаваемые вопросы
С чего начать управление запасами? С полной физической инвентаризации по местам хранения. Любой последующий шаг основывается на ваших учетных данных, поэтому они должны быть верными, прежде чем предпринимать что-либо еще.
Какой метод управления запасами лучший? Единого «лучшего» метода не существует. Большинство компаний сочетают точки заказа с ABC-анализом и циклической инвентаризацией. Метод менее важен, чем его последовательное применение и пересмотр по мере изменения спроса.
Как часто нужно проводить инвентаризацию? Непрерывно, посредством циклической инвентаризации, а не раз в год. Считайте товары категории A ежемесячно или чаще, категории B — ежеквартально, категории C — раз или два в год. Полная ежегодная инвентаризация все чаще используется только в случаях, когда этого требует аудитор.
Нужно ли мне программное обеспечение для управления запасами? На очень малых масштабах — нет, но электронные таблицы быстро перестают справляться, как только вы начинаете продавать через несколько каналов или когда файл ведет более одного человека. Решающими функциями являются единый актуальный остаток и сканирование в момент перемещения товара.
Как перестать допускать дефицит товара? Установите точки заказа на основе измеренных сроков поставки и добавьте страховой запас, размер которого соответствует фактической вариативности спроса. Затем убедитесь, что кто-то реагирует на оповещения, так как большинство случаев отсутствия товара на складах, где есть точки заказа, происходят из-за того, что никто не оформил заказ.
Сколько запасов нужно держать? Достаточно для достижения целевого уровня сервиса с учетом вариативности спроса и сроков поставки, и ни единицей больше. Этот показатель различается для каждого товара, поэтому универсальное правило «запас на месяц» приводит к избыточным вложениям в одни позиции и дефициту других.
Как узнать, точны ли мои учетные данные? Проведите инвентаризацию выборки мест хранения и сравните с данными системы. Точность учетных данных — это процент мест хранения, где данные совпали полностью. Важен подсчет по местам хранения, а не по общему количеству товара — общие итоги могут сходиться, в то время как на отдельных местах хранения будут ошибки, компенсирующие друг друга.
Что такое неликвиды и что с ними делать? Это запасы, по которым не было движения в течение определенного периода. Сделайте скидку, сформируйте комплекты, верните поставщику, если это позволяет договор, или спишите. Ошибка — оставлять их как есть, потому что они занимают место, замораживают капитал и теряют в цене, пока вы принимаете решение.
Warehouse Wise — это бесплатная независимая библиотека руководств по управлению запасами, складскому учету и фулфилменту, созданная для тех, кто непосредственно занят в этой сфере: новых сотрудников складов, представителей малого и растущего бизнеса в сфере ритейла и электронной коммерции, а также всех, кто работает с товарными остатками и хочет разобраться в процессах досконально. Каждое руководство содержит понятное определение термина, наглядный пример с расчетами и ничего лишнего. Мы сохраняем полную независимость: не продаем программное обеспечение или оборудование, не получаем комиссионных за рекомендации, а наши материалы не зависят от чьих-либо спонсорских выплат.