Большая часть советов по управлению запасами написана для компаний, где есть отдел планирования. Если вы ведете бизнес, в котором один и тот же человек занимается закупками, упаковкой и бухгалтерией, большинство этих советов неприменимы.
Эта версия предназначена для тех, у кого ограничено время, нет штатных сотрудников, а товар хранится в подсобном помещении или свободной комнате, а не в распределительном центре.
Хорошая новость в том, что основы не так сложны. Трудность не в том, чтобы понять, что делать, а в том, чтобы делать это последовательно, когда есть еще двенадцать других задач, требующих внимания.
Почему для малого бизнеса это важнее
Запасы — это обычно ваш самый крупный актив и самое узкое место. Крупная компания с денежными резервами может пережить неудачное решение о закупке. Малый бизнес, у которого деньги заморожены в неликвидном товаре, не может оплатить нужный товар, и это ограничение проявляется очень быстро.
Вы не можете позволить себе дефицит товара. Крупный ритейлер, упустивший продажу, просто теряет одну сделку. Малый бизнес, упустивший продажу, может потерять клиента, который пробовал ваш продукт впервые и теперь узнает о конкурентах.
Нет «буфера» из сотрудников. Когда что-то идет не так, нет команды, которая могла бы это исправить. Время, потраченное на поиски товара, который должен был быть на месте, — это время, отнятое у других важных дел.
Ошибки накапливаются быстрее. В малом бизнесе любая ошибка составляет большую долю от общего объема, а проверок между моментом возникновения ошибки и получением товара клиентом гораздо меньше.
С чего начать: основы
Сделайте эти четыре шага прежде всего остального. Вместе они займут выходные и решат большинство проблем.
1. Пересчитайте всё. Полная физическая инвентаризация, зафиксированная на бумаге, с привязкой к местам хранения. Почти каждый малый бизнес, делающий это впервые, обнаруживает расхождения: товары, о которых забыли; товары, которые считались имеющимися в наличии; предметы, лежащие не на своих местах. Пока вы этого не сделаете, любая другая цифра — лишь догадка.
2. Присвойте каждому товару SKU и место хранения. Уникальный код для каждого варианта товара и определенное место, где он лежит. Промаркируйте полки. «Полка C3» лучше, чем «где-то на складе», больше, чем кажется, потому что поиск вещей — это расходы, которые вы несете каждый божий день.
3. Фиксируйте каждое движение товара в момент совершения. Продажа, приемка, порча, возврат. В тот самый момент, когда это происходит, а не по заметке в конце дня. Эта единственная привычка делает для точности учета больше, чем любая система.
4. Установите точку заказа для ваших топовых товаров. Уровень, при достижении которого вы размещаете новый заказ:
Точка заказа = (среднедневные продажи x срок поставки в днях) + небольшой буфер
Используйте реальный срок поставки, в который ваш поставщик фактически доставляет товар, а не тот, который он обещает. Это разные цифры, и разрыв между ними — главная причина дефицита.
Вам не нужно специальное ПО для всего этого. Подойдет блокнот. Еще лучше — электронная таблица.
Сосредоточьте усилия там, где это важно
Вы не можете управлять каждым товаром с одинаковой тщательностью, и попытки делать это — причина, по которой большинство систем учета в малом бизнесе разваливаются через месяц.
Отсортируйте товары по тому, сколько денег каждый из них приносит в год: количество проданных единиц, умноженное на себестоимость. Результат почти всегда будет неравномерным: небольшая группа товаров обеспечивает основную часть выручки, а «длинный хвост» — очень малую.
Затем работайте с ними по-разному:
- Ваши лидеры продаж: для них нужны точные точки заказа, частая инвентаризация и достаточный буфер, чтобы вы редко сталкивались с дефицитом. Ошибки здесь стоят реальных денег.
- Средний сегмент: для них достаточно точки заказа и периодической проверки.
- «Длинный хвост»: для них подходят более крупные и редкие заказы, а также инвентаризация один-два раза в год. Закончится товар, который вы продаете четыре раза в год, — это неудобство, а не кризис.
Добавьте одно исключение: всё, дефицит чего будет непропорционально вреден — компонент, без которого вы не можете отгрузить всё остальное, или товар, за которым клиенты приходят специально к вам, — получает приоритетное внимание независимо от стоимости.
Это упражнение обычно показывает, что основное внимание уделялось тому, что на виду, а не тому, что действительно важно.
Следите за деньгами, а не только за товаром
В малом бизнесе важна не сумма ваших запасов, а то, сколько денег в них «заморожено».
Рассчитайте стоимость запасов. Количество в наличии, умноженное на себестоимость каждой позиции, и всё это суммируется. Многие малые предприятия никогда этого не делали и удивляются итоговой сумме.
Рассчитайте оборачиваемость запасов:
Оборачиваемость запасов = себестоимость проданных товаров ÷ средняя стоимость запасов
Если за год вы продали товаров на $120,000 (по себестоимости) и в среднем держали запасов на $30,000, значит, вы обернули их четыре раза. Чем выше показатель, тем эффективнее работают ваши деньги. Чем ниже — тем больше их «лежит без дела».
Найдите неликвид. Всё, что не продавалось полгода или год (для медленно оборачиваемых категорий). Составьте список, посчитайте общую стоимость и решите: сделать скидку, объединить в наборы, вернуть поставщику (если возможно) или списать. Оставить всё как есть — это тоже решение, причем дорогое: товар занимает место, капитал и теряет в цене, пока вы медлите.
Это упражнение с неликвидом часто является самым быстрым способом для малого бизнеса высвободить наличные. Деньги уже потрачены; вопрос лишь в том, вернете ли вы часть из них или продолжите хранить доказательства неудачной закупки.
Типичные ошибки малого бизнеса
Покупка ради скидки. Поставщик предлагает скидку 15% при закупке двойного объема. Будет ли это выгодной сделкой, зависит от того, как долго лишний товар будет лежать на складе, что еще можно было бы сделать с этими деньгами и останется ли товар актуальным. Часто — нет.
Заказ «на глаз». Заметить, что полка выглядит пустой — это не система. Это означает заказывать поздно то, что важно, и рано то, что не нужно.
Отношение к системе как к истине в последней инстанции. То, что вы записали, — это лишь записи. Инвентаризация — это то, что говорит вам, верны ли были записи.
Когда всё держится в голове одного человека. Это работает, пока он не заболел, не ушел в отпуск или не уволился. Запишите, как всё устроено, хотя бы в общих чертах.
Инвентаризация только в конце года. К тому времени ошибки будут месячной давности, и их невозможно будет отследить. Проверка одной полки в неделю занимает минуты и позволяет найти проблемы, пока причина еще ясна.
Никогда не пересматривать точки заказа. Установили один раз, а потом спрос изменился, и цифры тихо перестали соответствовать реальности бизнеса.
Смешивание нового товара со старым. Для всего, что имеет срок годности или сезонность, ставьте новые поставки позади имеющегося товара, чтобы старый продавался первым. Это занимает несколько секунд при размещении и предотвращает списания.
Типичные проблемы
Большинство малых предприятий сталкиваются с одним и тем же набором проблем, обычно в таком порядке:
Неточный учет. Данные в системе и на полках расходятся, потому что движения записываются с опозданием или не записываются вовсе. Всё, что следует далее — дозаказ, ценообразование, обещания по срокам доставки — рассчитывается на основе неверных цифр.
Затоваривание. Деньги заморожены в товарах, которые не продаются. Обычно вызвано погоней за оптовыми скидками, оптимистичными прогнозами или заказами «на глаз» вместо использования триггеров.
Дефицит. Отсутствие товаров, за которыми пришли люди. Продажа упущена, а иногда вместе с ней и клиент.
Ручные процессы. Запись количества на бумаге, последующий ввод в таблицу, ручное обновление карточек товаров на маркетплейсах. Каждый ручной шаг — это место, где возникает ошибка.
Денежный поток. Запасы — это обычно то, во что малый бизнес вкладывает больше всего денег, и они конкурируют со всеми остальными нуждами за одни и те же ограниченные средства.
Сезонность. Закупка к пиковому сезону за месяцы вперед, когда расходы ложатся на бюджет задолго до того, как придет выручка.
Ничего экзотического в этом нет, и всё это решается одними и теми же базовыми дисциплинами.
Практические шаги
Четыре этапа, выполняемых последовательно, где каждый зависит от предыдущего.
1. Классифицируйте свои запасы (ABC). Отсортируйте товары по годовой стоимости — количество проданных единиц, умноженное на себестоимость единицы. Группа А требует строгого контроля и частого пересчета; для товаров с низким оборотом (длинный хвост) можно делать более крупные заказы и проводить инвентаризацию раз в год. Это позволит не тратить одинаковое внимание на товары разной значимости.
2. Установите точки перезаказа. Как минимум для товаров группы А рассчитайте уровень запаса, который инициирует новый заказ, исходя из измеренного времени выполнения заказа поставщиком плюс страховой запас.
3. Проводите циклическую инвентаризацию. Проверяйте одну полку или категорию каждую неделю вместо полной остановки работы раз в год. Ошибки выявляются тогда, когда еще можно найти их причину.
4. Избавляйтесь от неликвидов. Ежеквартально составляйте список товаров, которые не продавались в течение шести месяцев, и принимайте решение: уценка, включение в комплекты, возврат поставщику или списание. Обычно именно здесь малый бизнес находит денежные средства, о наличии которых даже не подозревал.
Методы оценки стоимости, о которых вы услышите
Вы столкнетесь с четырьмя аббревиатурами. Простыми словами:
FIFO — First In, First Out (первым пришел — первым ушел). Стоимость самых старых запасов списывается при каждой продаже. Самый распространенный метод, разрешенный везде; он соответствует тому, как физически следует ротировать товары с ограниченным сроком годности.
LIFO — Last In, First Out (последним пришел — первым ушел). Стоимость самых новых запасов списывается в первую очередь. Запрещен по стандартам IFRS, поэтому недоступен для большинства компаний за пределами США.
JIT — Just In Time (точно в срок). Заказ товаров осуществляется по мере необходимости, запасы практически не хранятся. Это высвобождает денежные средства, но полностью зависит от надежности поставщиков, что для большинства малых предприятий труднодостижимо.
EOQ — Economic Order Quantity (экономичный размер заказа). Формула размера заказа, балансирующая затраты на заказ и затраты на хранение. Полезна для проверки здравого смысла; редко является решающей, так как минимальные объемы поставщиков обычно и так диктуют размер вашего заказа.
Для большинства малых предприятий практическим решением является FIFO, применяемый как в бухгалтерском учете, так и на складе.
Типы инструментов, кратко
Четыре категории без упоминания конкретных брендов:
- Электронные таблицы. Бесплатно, гибко и подходит для одного канала продаж и нескольких сотен SKU, если их ведет один человек.
- Бухгалтерское ПО с модулями учета запасов. Если вы уже используете бухгалтерскую программу, в ней может быть базовый функционал учета. Достаточно, если ассортимент прост, но обычно слабо справляется с синхронизацией нескольких каналов продаж.
- Специализированные приложения для учета запасов. Облачные инструменты, созданные для управления запасами по всем каналам продаж, со сканированием штрихкодов и уведомлениями о необходимости перезаказа. Обычно это первая настоящая система.
- Полноценные ERP или WMS. Избыточно для данного масштаба. Стоит знать об их существовании, чтобы понимать, когда продавец пытается навязать вам такую систему.
Выбирайте самый дешевый вариант, который обеспечивает единый актуальный показатель остатков по всем каналам и позволяет сканировать товары, а не вводить данные вручную.
Пример из практики: настройка работы небольшого продавца
Компания продает 60 товаров через собственный сайт и один маркетплейс, отгружая около 30 заказов в день с небольшого склада.
Их конфигурация: облачное приложение для учета запасов, синхронизированное с обоими каналами, ручной сканер, маркированные полки с простой схемой «ряд-секция» и один ответственный за точность складского учета.
Их рутина: сканирование при приемке и при комплектации, пересчет одной полки каждую пятницу, проверка уведомлений о перезаказе по понедельникам, формирование отчета по неликвидам первого числа каждого месяца.
Их показатели: 12 товаров группы А, приносящих около трех четвертей выручки, проверяются еженедельно с точками перезаказа, рассчитанными на основе измеренного времени поставки. Остальные 48 товаров заказываются в больших количествах и пересчитываются дважды в год.
Что изменилось: перепродажи прекратились, как только оба канала стали использовать единый показатель остатков, а ежемесячный отчет по неликвидам высвободил несколько тысяч в замороженных деньгах уже в первом квартале за счет реализации товаров, которые лежали без движения год.
В этом нет ничего сложного. Это четыре привычки и одна система, применяемые последовательно.
KPI для отслеживания
Четыре показателя, проверяемые ежемесячно:
- Точность инвентаризации — доля мест хранения, где фактическое наличие полностью совпадает с данными в системе.
- Оборачиваемость запасов — себестоимость проданных товаров, деленная на среднюю стоимость запасов. Показывает, насколько эффективно работают ваши деньги.
- Уровень дефицита (Stockout rate) — как часто вы не могли поставить товар, который хотел купить клиент.
- Стоимость неликвидов — общая стоимость товаров, которые лежат без движения дольше установленного вами срока.
Анализируйте их в совокупности, а не по отдельности. Высокая оборачиваемость при частых дефицитах означает, что вы работаете «слишком экономно»; низкая оборачиваемость при отсутствии дефицитов означает, что вы храните слишком много лишнего. Сравнивайте показатели со своими данными за прошлый квартал, а не с опубликованными отраслевыми стандартами, которые основаны на бизнесе, отличном от вашего.
Работа с поставщиками, когда у вас нет рычагов влияния
Большинство советов по управлению запасами исходят из того, что вы можете диктовать условия. Малый бизнес обычно не может этого делать, что меняет приоритеты.
Измеряйте их фактическое время выполнения заказа. Записывайте дату заказа и дату его прибытия для последних двенадцати поставок. Среднее значение менее важно, чем разброс: поставщик, который надежно привозит товар за 14 дней, удобен для планирования; тот, у кого сроки варьируются от 5 до 25 дней, вынуждает вас держать запас на худший случай. Вы можете делать это без каких-либо переговорных позиций, и это сразу улучшит ваши точки перезаказа.
Спрашивайте о минимальных объемах заказа (MOQ), а не о цене. Переговоры о цене сложны при малых объемах. Снижение минимального объема заказа часто получить проще, и это ценнее, так как позволяет заказывать чаще и хранить меньше.
Делитесь своими прогнозами потребностей. Даже грубый прогноз на несколько месяцев вперед помогает поставщику планировать, а поставщики, которые могут планировать, как правило, работают стабильнее. Это ничего не стоит, но этим постоянно пренебрегают.
Найдите второго поставщика для критически важных товаров. Не обязательно для того, чтобы переключиться, а чтобы проблема у одного поставщика не остановила вашу торговлю. Для всего, дефицит чего останавливает все остальные процессы, наличие известной альтернативы ценнее, чем небольшая скидка.
Понимайте свое место в их приоритетах. Если вы — мелкий клиент, вас будут обслуживать после крупных, когда товара не хватает. Это разумно, и понимание этого означает создание большего страхового запаса, а не удивление каждый раз.
Рассмотрите возможность консигнации или продажи с правом возврата для медленно оборачиваемых, дорогих позиций, если поставщик на это готов. Это снимает обязательства по капиталу, а некоторые поставщики предпочитают это потере позиции в вашем ассортименте.
Главный вывод: при ограниченной покупательной способности вашими рычагами являются информация и планирование, а не цена. И то, и другое бесплатно и сокращает объем запасов, которые вам нужно хранить.
Когда переходить на специализированное ПО
Вы поймете это по следующим сигналам, а не по достижению определенного размера бизнеса:
- Вы продаете более чем через один канал. Это решающий фактор. Синхронизация сайта и маркетплейса вручную не масштабируется дальше нескольких позиций, а перепродажа на маркетплейсе наносит ущерб, выходящий за рамки одного заказа.
- Более одного человека обновляют данные об остатках.
- У вас случались перепродажи, особенно если более одного раза.
- Работа с таблицами занимает более часа в день.
- Вам требуется отслеживание партий или сроков годности по регуляторным причинам.
- Вы не можете ответить, сколько товара было в наличии в прошлом месяце, потому что нет истории.
На что обратить внимание: синхронизация в реальном времени по всем каналам продаж, сканирование штрихкодов, уведомления о перезаказе и простой экспорт данных, чтобы они не оказались «заперты» в системе. Начните с самого дешевого варианта, который покрывает эти потребности — вы всегда сможете перейти на более мощное решение, а покупка избыточного функционала на этом этапе означает оплату возможностей, которыми вы не будете пользоваться годами.
Управление сезонными и пиковыми периодами
Для многих малых предприятий непропорционально большая доля годового оборота приходится на несколько недель, и именно в этот период решения по управлению запасами имеют наибольшее значение.
Начинайте планирование раньше, чем кажется необходимым. Если срок поставки у вашего поставщика составляет шесть недель, а вы хотите, чтобы товар был на складе за две недели до начала пикового сезона, значит, заказ нужно делать за два месяца. Планирование от обратного, от целевой даты, а не от текущего момента, — это то, что помогает избежать ежегодной суматохи.
Используйте фактические данные о продажах за прошлый год с поправками. Не данные о заказах, которые показывают лишь то, что у вас было в наличии, а не то, что требовалось покупателям. Если товар закончился во второй уикенд, реальный спрос был выше, чем цифры в ваших отчетах, и повторение того же объема заказа приведет к повторному дефициту.
Заказывайте двумя волнами, если это позволяет поставщик. Первая партия — на основе прогноза, затем дозаказ, когда станет понятно, как на самом деле проходит сезон. Это увеличивает стоимость единицы товара, но снижает риск серьезной ошибки в любую из сторон. Возможность такого подхода зависит от срока поставки: он работает, только если вторая партия успеет поступить вовремя.
Заранее решите, что делать с остатками. Сделать скидки в конце сезона, оставить на следующий год или вернуть поставщику. Товары, которые быстро теряют актуальность, лучше распродать, пока они имеют ценность, чем хранить двенадцать месяцев и все равно продавать со скидкой.
Следите за денежными потоками, а не только за запасами. Пиковые закупки означают крупные расходы задолго до получения выручки, и это момент, когда малый бизнес наиболее уязвим. Знать размер этого разрыва заранее полезнее, чем обнаружить его в момент наступления срока оплаты счета.
Записывайте результаты после завершения периода. Что было распродано, что не продавалось, что вы заказали бы иначе. Через двенадцать месяцев никто не вспомнит детали точно, а записи ценнее, чем воспоминания.
Где изучить подробнее
- Как управлять запасами — полный пошаговый процесс.
- Таблица для управления запасами — создание инструмента до покупки специализированного ПО.
- Облачное управление запасами — типичная первая система автоматизации.
- Что такое точка перезаказа — расчет в деталях.
- Что такое оборачиваемость запасов — показатель эффективности использования денежных средств.
- Методы управления запасами — расширенный инструментарий по мере роста бизнеса.
Главное в одной фразе
Считайте то, что у вас есть, присвойте каждому товару код и определенное место, фиксируйте все перемещения по мере их совершения, установите точки перезаказа для ходовых позиций на основе реальных сроков поставки и ежеквартально проверяйте неликвиды — этого достаточно для большинства задач, пока многоканальные продажи не заставят вас перейти на специализированное ПО.
Часто задаваемые вопросы
С чего начать управление запасами в малом бизнесе? Проведите полную инвентаризацию по местам хранения, присвойте каждому товару уникальный код и определенное место, фиксируйте каждое перемещение и установите точки перезаказа для ваших бестселлеров. Для всего этого достаточно обычной таблицы.
Нужно ли мне ПО для управления запасами в малом бизнесе? На начальном этапе — нет. Хорошо настроенная таблица справится с задачами одноканального бизнеса с небольшим ассортиментом. ПО становится необходимым, когда вы продаете через несколько каналов, когда запасы обновляют несколько человек или когда требуется отслеживание партий или сроков годности.
Какой объем запасов должен держать малый бизнес? Достаточный для покрытия спроса в течение реального срока поставки вашего поставщика плюс страховой запас, размер которого зависит от волатильности спроса. Держите больше ходовых и критически важных товаров, меньше — медленно оборачиваемых. Единое правило вроде «запас на месяц» приводит к избыточным вложениям в одни товары и дефициту других.
Как часто нужно проводить инвентаризацию в малом бизнесе? Полный пересчет — не реже одного раза в год, плюс еженедельная выборочная проверка одной полки или категории. Еженедельные проверки занимают минуты и позволяют выявить ошибки, пока можно установить их причину, что невозможно при годовой инвентаризации, когда ошибке уже одиннадцать месяцев.
Что такое неликвидные запасы и что с ними делать? Это товары, которые не продавались от шести месяцев до года. Составьте список, оцените их общую стоимость и примите решение: скидка, комплектация в наборы, возврат поставщику или списание. Распродажа неликвидов — обычно самый быстрый способ для малого бизнеса высвободить денежные средства.
Как перестать сталкиваться с нехваткой товара? Установите точки перезаказа на основе фактического, а не заявленного срока поставки поставщика, добавьте буфер на случай колебаний спроса и действуйте, когда сработает триггер. Большинство случаев отсутствия товара в компаниях, где есть точки перезаказа, происходит из-за того, что заказ просто никто не оформил.
Стоит ли держать больше запасов ради получения лучших цен? Только если вы рассчитали, во сколько обходится хранение этих излишков. Расходы на склад, замороженные деньги и риск устаревания товара перевешивают скидку. Экономия 15% на товаре, который лежит восемь месяцев, часто оказывается менее выгодной, чем покупка по полной цене и заказ двумя партиями, особенно когда денежные средства являются критическим ограничением.
Какая самая большая ошибка малого бизнеса в управлении запасами? Закупка ради получения объемной скидки без расчета того, как долго этот лишний товар будет лежать на складе. Экономия видна сразу, а затраты растягиваются на месяцы в виде замороженных денег, расходов на хранение и риска того, что товар перестанет продаваться.
Warehouse Wise — это бесплатная независимая библиотека руководств по управлению запасами, складскому учету и фулфилменту, созданная для тех, кто непосредственно занят в этой сфере: новых сотрудников складов, представителей малого и растущего бизнеса в сфере ритейла и электронной коммерции, а также всех, кто работает с товарными остатками и хочет разобраться в процессах досконально. Каждое руководство содержит понятное определение термина, наглядный пример с расчетами и ничего лишнего. Мы сохраняем полную независимость: не продаем программное обеспечение или оборудование, не получаем комиссионных за рекомендации, а наши материалы не зависят от чьих-либо спонсорских выплат.