Существуют десятки методов управления запасами, и, скорее всего, вам понадобятся лишь пять из них. Сложность заключается в том, что их обычно представляют как равнозначный список, хотя на практике они отвечают на совершенно разные вопросы, и большинство предприятий должны использовать несколько методов одновременно.
Их можно разделить на четыре группы: определение объема и сроков заказа, концентрация внимания на приоритетных задачах, обеспечение точности учета, а также контроль затрат и уровней запасов. В этом руководстве рассматривается каждая группа, суть метода и целесообразность его применения.
Методы определения объема и сроков заказа
Точка заказа (Reorder point). Уровень запасов, при достижении которого необходимо оформить новый заказ.
Точка заказа = (среднесуточное потребление x время выполнения заказа в днях) + страховой запас
Это «рабочая лошадка» управления запасами. Метод прост, эффективен и исключает человеческий фактор при принятии решения о пополнении запасов. Типичная ошибка — расчет на основе заявленного поставщиком времени выполнения заказа, а не на основе фактических показателей.
Экономичный размер заказа (EOQ). Объем заказа, который минимизирует совокупные затраты на заказ и хранение.
EOQ = квадратный корень из [(2 x годовой спрос x стоимость одного заказа) / затраты на хранение единицы товара в год]
Полезен для товаров со стабильным спросом, где оформление заказа влечет за собой реальные фиксированные расходы. Слабость метода заключается в допущениях — постоянный спрос, неизменное время выполнения заказа, отсутствие скидок за объем, — которые редко соблюдаются. Используйте его как инструмент для проверки адекватности объемов заказа, а не как жесткую инструкцию.
Страховой запас. Расчетный буфер против колебаний спроса и предложения. Его размер должен определяться на основе фактической вариативности и целевого уровня сервиса, а не произвольного количества дней.
Just in time (JIT). Заказ товаров точно к моменту потребности, что позволяет поддерживать минимальный уровень запасов. Это высвобождает капитал и снижает затраты на хранение. Однако метод лишает вас защиты, поэтому он полностью зависит от надежности поставщиков и предсказуемости спроса. Компании, внедрившие JIT без этих условий, в последние годы на собственном опыте убедились, почему существуют буферные запасы.
Минимум/максимум. Установка минимального уровня, инициирующего заказ, и максимального уровня, до которого пополняется запас. Этот метод грубее, чем EOQ, но проще в реализации, поэтому он до сих пор широко используется на небольших предприятиях.
Vendor managed inventory (VMI). Поставщик отслеживает ваши запасы и пополняет их. Это снижает административную нагрузку и может повысить доступность товара, но требует предоставления поставщику данных о ваших запасах и частичного контроля над ними.
Система двух корзин. Хранение запасов в двух контейнерах; когда первый пустеет, вы оформляете заказ на пополнение и начинаете использовать второй. Метод полностью ручной, не требует автоматизированных систем и остается исключительно эффективным для недорогих расходных материалов с высоким уровнем потребления.
Методы концентрации усилий
ABC-анализ. Классификация товаров по их доле в годовой стоимости потребления: товары категории A — примерно верхние 20% по стоимости, товары категории C — «длинный хвост» ассортимента. Затем применяется дифференцированный контроль: строгий для A, упрощенный для C.
Это самый эффективный метод в списке, так как он не позволяет уделять одинаковое внимание товарам с несопоставимыми последствиями для бизнеса. Большинство компаний, впервые проводящих такой анализ, обнаруживают, что уделяли второстепенным позициям столько же внимания, сколько и товарам, которые в сто раз ценнее.
Стоит добавить второе измерение: критичность. Дешевый компонент, отсутствие которого останавливает производство, заслуживает категории A независимо от его стоимости.
XYZ-анализ. Классификация по вариативности спроса, а не по стоимости: X — предсказуемый, Z — непредсказуемый. В сочетании с ABC-анализом получается матрица из девяти ячеек. Наиболее важные из них — угловые: товары AX ценны и предсказуемы, поэтому их запас должен быть минимальным; товары AZ ценны и непредсказуемы, поэтому требуют наибольших буферов и максимального внимания.
Принцип Парето. Фундаментальный принцип, лежащий в основе ABC-анализа: примерно 80% результата обеспечивается 20% причин. Применим не только к стоимости: небольшая доля SKU обычно генерирует большинство операций отбора, большинство ошибок и большинство возвратов.
Методы обеспечения точности учета
Циклическая инвентаризация. Постоянный пересчет небольшой части запасов вместо полной остановки работы для ежегодной инвентаризации. Товары категории A пересчитываются часто, категории C — редко.
Настоящее преимущество заключается не в исправлении ошибки, а в оперативности. Ошибку, обнаруженную через три дня, можно отследить до причины; та же ошибка, найденная через одиннадцать месяцев, — это просто цифра, требующая корректировки.
Непрерывный учет запасов. Обновление записей о запасах в момент каждой операции, а не периодически. Это стандарт для любой системы, основанной на автоматизации, и именно то, что делает возможным применение всех остальных методов.
Сканирование штрихкодов. Заменяет ручной ввод данных, который является источником большинства ошибок в учете. Контрольные цифры означают, что при неудачном сканировании система, скорее всего, не выдаст ничего, вместо того чтобы записать неверный результат.
Учет партий и серий. Регистрация партии, из которой поступила каждая единица товара, что позволяет проводить целевой отзыв продукции и управлять сроками годности. Это критически важно для продуктов питания, фармацевтики и регулируемых товаров, и это невозможно точно внедрить задним числом, если запасы уже перемешаны.
Ротация FIFO и FEFO. «Первым пришел — первым ушел» или «первым истекает срок — первым ушел». FEFO имеет решающее значение, когда срок годности варьируется от партии к партии; это разница между правильной ротацией и ротацией в верном порядке, но в неправильной последовательности.
Методы контроля уровней запасов и затрат
Анализ неликвидов. Выявление запасов, по которым не было движения за определенный период, и принятие решений по ним: уценка, продажа в комплекте, возврат поставщику или списание. Ошибка — оставлять их без внимания, так как это решение, которое незаметно съедает прибыль.
Консигнационный запас. Поставщик сохраняет право собственности на товар до момента его использования или продажи. Это снимает нагрузку на ваш капитал, но взамен вы обычно получаете менее выгодные цены и дополнительные административные расходы.
Дропшиппинг. Отсутствие запасов на вашем складе; поставщик отправляет товар напрямую клиенту. Нулевые затраты на хранение, низкая маржа и отсутствие контроля над процессом доставки.
Кросс-докинг. Перемещение товаров от зоны приемки к зоне отгрузки с минимальным хранением. Сокращает затраты на обработку и хранение, требует точного планирования и качественных данных о входящих поставках.
Скидки за объем и оптовые закупки. Увеличение размера заказа снижает стоимость единицы товара, но повышает затраты на хранение. Анализ EOQ и скидок за объем позволяет определить точку окупаемости, которая часто наступает раньше, чем утверждает торговый представитель.
Прогнозирование спроса. Строго говоря, это не метод контроля, но от него зависят все остальные методы. Более точные прогнозы означают меньшие буферы при том же уровне сервиса, что является единственным способом сократить запасы, не снижая их доступность.
Примеры: три метода, которые вы действительно будете использовать
Точка заказа. Вы продаете 40 единиц в день. Среднее время выполнения заказа вашим поставщиком составляет 12 дней. Ваш расчетный страховой запас — 90 единиц.
Точка заказа = (40 x 12) + 90 = 570 единиц
Когда запас падает до 570, вы делаете заказ. 480 единиц покрывают ожидаемый спрос на время ожидания поставки, а 90 единиц поглощают всплески спроса или задержки доставки.
Экономичный размер заказа (EOQ). Годовой спрос составляет 14 600 единиц. Каждый заказ обходится вам примерно в $60 на оформление и обработку. Хранение одной единицы в течение года стоит около $3.
EOQ = квадратный корень из [(2 x 14 600 x 60) / 3] EOQ = квадратный корень из 584 000 = примерно 764 единицы
Таким образом, заказывайте около 764 единиц за раз, примерно 19 заказов в год. Сверьтесь с реальностью перед внедрением: если у вашего поставщика минимальный заказ составляет 1 000 единиц или он предлагает значительную скидку при заказе от 1 500 единиц, теоретический оптимум не будет практическим.
ABC-анализ. Возьмите данные о потреблении за двенадцать месяцев, умножьте количество единиц каждого товара на его стоимость, чтобы получить годовую стоимость потребления, отсортируйте по убыванию и рассчитайте накопленный процент.
- Товары, составляющие первые 70–80% стоимости, относятся к категории A.
- Следующие 15–20% — к категории B.
- Остальные — к категории C.
Типичный результат: около 20% товаров обеспечивают 80% стоимости. Они требуют еженедельного контроля, высокого уровня сервиса и ежемесячной инвентаризации. Товары категории C — часто половина вашего ассортимента, дающая лишь несколько процентов стоимости — заказываются большими партиями, имеют более низкие целевые показатели доступности и инвентаризируются раз в год.
Ценность самостоятельного проведения этих расчетов, а не просто чтения о них, заключается в том, чтобы увидеть, какие именно ваши товары к какой категории относятся. Результат почти всегда противоречит тому, куда сейчас направлено основное внимание.
Непрерывный или периодический учет: выбор, лежащий в основе всего
Прежде чем применять любую методику, необходимо принять решение, которое определяет все дальнейшие возможности: когда именно обновляются ваши записи об остатках.
Периодический учет означает, что вы определяете показатели запасов путем проведения инвентаризации через определенные интервалы времени. В промежутках между подсчетами зафиксированное число является оценочным, выведенным из данных о закупках и продажах. Это дешево, не требует специальной системы, и большую часть года вы фактически не знаете, что у вас есть в наличии.
Непрерывный учет означает, что каждое поступление, отбор, перемещение и корректировка обновляют запись в режиме реального времени. Актуальные данные доступны в любой момент.
Причина, по которой этот выбор лежит в основе всего остального, заключается в том, что большинство приведенных ниже методик работают только при непрерывном учете. Точка заказа не может сработать на основе данных, которые обновляются ежеквартально. ABC-анализ требует данных о движении товаров. Для уровней min-max необходимо знать текущий остаток. Если вы ведете периодический учет, самым ценным изменением для вас будет не внедрение какой-либо методики из этого списка, а переход на непрерывный учет, после чего станут возможны все остальные улучшения.
При непрерывном учете все равно необходим пересчет, так как данные могут искажаться из-за ошибок при отборе, повреждений и неверно введенных транзакций. Циклическая инвентаризация — это то, что позволяет привести учетные данные в соответствие с фактическим наличием на полках, поэтому она приведена ниже в разделе точности, а не как альтернатива непрерывному учету.
Сравнение методик
| Методика | Что она делает | Для чего лучше всего подходит |
|---|---|---|
| Точка заказа | Инициирует закупку, когда запас падает до расчетного уровня | Почти любой бизнес; самая ценная методика, которую стоит внедрить правильно |
| EOQ | Определяет размер заказа, минимизирующий затраты на заказ и хранение | Стабильный, предсказуемый спрос при значимых затратах на оформление заказа |
| Уровни min-max | Пополняет запас до максимума, когда он достигает минимума | Расходные материалы, упаковка и все, где простота важнее точности |
| Страховой запас | Буфер против изменчивости спроса и сроков поставки | Любая товарная позиция, дефицит которой стоит вам клиента |
| ABC-анализ | Ранжирует товары по ценности, чтобы усилия направлялись туда, где они приносят результат | Ассортимент более чем из сотни позиций |
| JIT | Получает товары только тогда, когда они нужны | Надежные поставщики, предсказуемый спрос, дорогие складские площади |
| FIFO и FEFO | Ротирует запасы по принципу «первым пришел — первым ушел» или «первым истекает срок годности» | Скоропортящиеся товары, товары с ограниченным сроком годности, все, что стареет |
| Циклическая инвентаризация | Постоянно пересчитывает часть запасов вместо полной остановки склада | Любая операция, где точность учета влияет на отбор |
| Консигнационный запас | Поставщик сохраняет право собственности до момента продажи вами | Дорогостоящие или медленно оборачиваемые позиции, где ограничением являются денежные средства |
| VMI | Поставщик отслеживает и пополняет ваш запас | Устоявшиеся отношения с поставщиками при обмене данными |
| Партионный и серийный учет | Фиксирует, какие именно единицы товара куда ушли | Регулируемые товары, отзывы продукции, гарантии, дорогостоящие позиции |
| Прогнозирование спроса | Оценивает будущий спрос для планирования закупок | Сезонный ассортимент и товары с длительными сроками поставки |
Несколько слов о том, как читать эту таблицу: методики не являются альтернативами друг другу. Типичная операция включает в себя использование точек заказа и страхового запаса для всего ассортимента, ABC-анализ для определения приоритетности внимания к каждому товару, FIFO на полках и циклическую инвентаризацию для поддержания достоверности данных — все одновременно. Вопрос в том, что добавить следующим, а не что выбрать.
Как выбрать методику для использования
Начинайте с малого. Операция, в которой правильно настроены точки заказа, ABC-анализ и циклическая инвентаризация, будет работать эффективнее, чем та, где номинально и плохо применяются двенадцать методов.
Если ваши записи ненадежны, начните с инвентаризации и сканирования. Любая другая методика опирается на расчеты из ваших данных о запасах, а применение сложных методов к неверным цифрам лишь порождает уверенные ошибки.
Если вы постоянно боретесь с дефицитом, начните с точек заказа и страхового запаса, рассчитанных на основе измеренных, а не заявленных сроков поставки.
Если у вас слишком много запасов, начните с ABC-анализа и анализа неликвидов. Излишки обычно сосредоточены в небольшом количестве позиций, и найти их быстрее, чем проводить сокращение по всему ассортименту.
Если ваш ассортимент велик, ABC-анализ в сочетании с XYZ-анализом подскажет, на что направить управленческое внимание.
Если спрос нестабилен, инвестируйте в прогнозирование, прежде чем увеличивать буферы, поскольку большие буферы лишь лечат симптомы, требуя постоянных затрат.
Подбирайте методику под конкретное ограничение, которое у вас есть. Самая частая ошибка — внедрение метода только потому, что он хорошо известен, а не потому, что он решает текущую проблему.
Внедрение методики без нарушения операционной деятельности
Методики чаще терпят неудачу на практике, чем в теории, и причины этого постоянны.
Меняйте только что-то одно за раз. Если вы внедрите точки заказа, перепланируете зону отбора и начнете циклическую инвентаризацию в одном и том же месяце, а показатели изменятся, вы не узнаете, какое именно изменение на это повлияло. Разделите их по времени и оставьте достаточно промежутков, чтобы увидеть эффект.
Исправьте данные до внедрения метода. Точка заказа, рассчитанная на основе срока поставки, который никто не измерял, и примененная к показателю запаса, которому никто не доверяет, порождает уверенную бессмыслицу. Неблагодарная работа по очистке данных о товарах и измерению фактической эффективности поставщиков — это то, что заставляет все остальное работать.
Протестируйте на подмножестве. Выберите одну товарную группу или одного поставщика, применяйте методику там в течение квартала и замеряйте результаты. Неудачный пилот стоит вам квартала на двадцати позициях; неудачное полномасштабное внедрение стоит вам года.
Назначьте ответственного. Методика, за которую отвечают все, — это методика, которую не поддерживает никто. Точки заказа устаревают, ABC-классификации теряют актуальность, циклическая инвентаризация пропускается, когда на складе много работы. Кто-то должен отвечать за поддержание каждой из них в актуальном состоянии.
Ожидайте сопротивления там, где методика исключает суждение. Опытные закупщики и начальники складов часто обладают хорошей интуицией, и система, которая идет вразрез с ней, воспринимается как понижение в статусе. Стоит объяснить, что методика берет на себя рутинные случаи, чтобы их суждение применялось к исключениям, а не представлять ее как замену.
Включите пересмотр в календарь. Ежеквартально для ABC-анализа и точек заказа, ежемесячно для неликвидов, еженедельно для операционных метрик. Методики, которые настроили один раз и никогда не пересматривали, перестают соответствовать бизнесу, обычно в течение года.
Замеряйте показатели «до» и «после». Зафиксируйте исходное положение по точности учета, уровню дефицита, оборачиваемости и общей стоимости запасов до того, как что-то менять. Без базовой линии вы не сможете доказать, что усилия того стоили, и следующее улучшение будет сложнее обосновать.
Методы в зависимости от масштаба бизнеса
Набор подходящих инструментов меняется по мере роста, и внедрение метода слишком рано обходится дороже, чем экономит.
Очень малым предприятиям, имеющим до нескольких сотен SKU и одну локацию, обычно нужны три вещи: фактически поддерживаемый учет запасов, точки заказа (min/max) для важных позиций и система двух ячеек для расходных материалов. ABC-анализ стоит провести один раз, чтобы понять, где сосредоточена основная ценность, даже если в дальнейшем классификация будет применяться неформально. EOQ и JIT почти всегда преждевременны — объемы заказа чаще определяются минимальными требованиями поставщиков, чем какими-либо расчетами.
Растущие предприятия, продающие товары через несколько каналов, сталкиваются с первым реальным ограничением — точностью данных, поскольку один показатель остатков теперь должен обслуживать несколько направлений одновременно. Это момент для внедрения сканирования штрихкодов, непрерывного учета запасов и циклической инвентаризации. Точки заказа должны перейти от неформальных оценок к расчетным, основанным на измеренном времени выполнения заказа. ABC-анализ становится рабочим инструментом, а не разовой задачей.
Зрелые предприятия среднего размера имеют достаточно широкий ассортимент, чтобы управление вниманием стало критически важным. Здесь ABC-анализ в сочетании с XYZ-анализом оправдывает себя, поскольку именно на ценные, но нестабильные товары приходится основная доля дефицита и излишков. Прогнозирование спроса становится оправданной инвестицией, как и анализ неликвидов, проводимый по графику, а не тогда, когда кто-то случайно заметит затоваренную полку.
Крупные предприятия, как правило, используют все вышеперечисленное, и вопрос смещается от внедрения к оптимизации: многоуровневое планирование по разным площадкам, сотрудничество с поставщиками и VMI для высокооборачиваемых позиций, а также автоматизированное пополнение с контролем со стороны человека только в исключительных случаях.
Основная мысль заключается в том, что на каждом этапе свои ограничения. Точность запасов ограничивает растущий бизнес; управление вниманием — средний; оптимизация сети — крупный. Применение инструментария крупного бизнеса к малому создает административную нагрузку без пользы, что является самой частой причиной плохой репутации этих методов.
Где изучить подробнее
- Как управлять запасами — пошаговое руководство.
- Что такое управление запасами — дисциплина в целом.
- Что такое точка заказа и страховой запас — расчеты для пополнения.
- Что такое экономичный размер заказа (EOQ) — метод определения объема заказа в деталях.
- Циклическая инвентаризация — поддержание точности учета.
- Что такое прогнозирование спроса — снижение вариативности, от которой страхуют все остальные методы.
Главное в одной строке
Используйте точки заказа, чтобы решать, когда заказывать; ABC-анализ, чтобы решать, чему уделить внимание; и циклическую инвентаризацию, чтобы поддерживать достоверность данных — а затем добавляйте новые методы только тогда, когда у вас возникнет конкретная проблема, требующая их применения.
Часто задаваемые вопросы
Каковы основные методы управления запасами? Точки заказа, EOQ, страховой запас, ABC-анализ, циклическая инвентаризация, JIT, а также ротация по FIFO или FEFO. Большинству предприятий нужен лишь небольшой набор, а не все сразу.
С какого метода управления запасами стоит начать? Сначала — с обеспечения точности учета посредством инвентаризации и сканирования штрихкодов, так как все остальное рассчитывается на основе этих данных. Затем — точки заказа, после них — ABC-анализ.
Что такое ABC-анализ в запасах? Классификация товаров по их доле в годовой стоимости потребления, чтобы усилия по контролю соответствовали значимости. Товары группы A требуют жесткого контроля и частой инвентаризации, товары группы C — упрощенного контроля и редких проверок.
Подходит ли JIT для малого бизнеса? Редко в чистом виде. JIT зависит от крайне надежных поставщиков и предсказуемого спроса, а малый бизнес обычно не обладает ни влиянием на поставщиков, ни объемами для сглаживания колебаний. Точки заказа с разумным страховым запасом дают большую часть преимуществ при гораздо меньшей хрупкости системы.
В чем разница между EOQ и точкой заказа? EOQ отвечает на вопрос, сколько заказывать; точка заказа отвечает на вопрос, когда размещать заказ. Они работают вместе, и каждый из них можно использовать отдельно, хотя большинство предприятий сначала устанавливают точки заказа, так как ошибка во времени приводит к дефициту, в то время как небольшая ошибка в объеме стоит лишь немного дороже в плане затрат на хранение или оформление заказа.
Как сократить запасы, не вызывая дефицита? Уменьшайте вариативность, от которой страхуют запасы, а не сам страховой запас — сокращайте и стабилизируйте время выполнения заказов поставщиками, улучшайте прогнозирование и консолидируйте спрос по разным локациям, чтобы один общий буфер заменил несколько отдельных. Сокращение запасов без устранения глубинных причин вариативности не устраняет риск, а перекладывает его на ваших клиентов, что обычно оборачивается срочными перевозками и потерей заказов.
Можно ли использовать несколько методов одновременно? Нужно. Они отвечают на разные вопросы и разработаны для совместной работы: точки заказа решают, когда заказывать, EOQ — сколько, ABC — сколько внимания уделять каждому товару, а циклическая инвентаризация поддерживает достоверность данных для всех трех. Ошибка заключается в попытке внедрить их все сразу, а не последовательно.
Что такое XYZ-анализ? Классификация по вариативности спроса, а не по стоимости. Товары группы X предсказуемы, группы Z — нестабильны. В сочетании с ABC-анализом это позволяет выявить ценные товары, которые также являются непредсказуемыми — именно они требуют наибольшего страхового запаса и внимания.
Warehouse Wise — это бесплатная независимая библиотека руководств по управлению запасами, складскому учету и фулфилменту, созданная для тех, кто непосредственно занят в этой сфере: новых сотрудников складов, представителей малого и растущего бизнеса в сфере ритейла и электронной коммерции, а также всех, кто работает с товарными остатками и хочет разобраться в процессах досконально. Каждое руководство содержит понятное определение термина, наглядный пример с расчетами и ничего лишнего. Мы сохраняем полную независимость: не продаем программное обеспечение или оборудование, не получаем комиссионных за рекомендации, а наши материалы не зависят от чьих-либо спонсорских выплат.