Выбор 3PL-провайдера сводится к четырем шагам: определите свои требования в цифрах, прежде чем с кем-либо разговаривать; составьте шорт-лист провайдеров, которые действительно работают с компаниями вашего типа; сравнивайте их по уровню сервиса и совокупным затратам, а не по базовым тарифам; и обязательно проверьте рекомендации, прежде чем доверять товар складу, который вы не можете посетить лично.
Это решение важнее, чем кажется на первый взгляд. Ваш 3PL становится лицом вашего бренда для клиента: точность их комплектации — это ваша точность, их время отправки — это ваше обещание по доставке. Хороший провайдер практически незаметен. Плохой — вредит бренду, который он не создавал.
Перед началом: определите свои требования
Если вы придете к провайдерам без готовых требований, они сформируют их за вас. Сначала запишите всё сами.
Объемы. Количество заказов в месяц сейчас и ваши ожидания через двенадцать месяцев. Соотношение пикового месяца к самому спокойному — бизнес с показателем 5:1 в декабре требует совершенно иного подхода, чем бизнес с равномерной нагрузкой в течение года.
Профиль заказа. Среднее количество позиций в заказе и количество единиц товара в позиции. Это определяет, подходит ли вам их метод комплектации, и это тот показатель, о котором спрашивают реже всего.
SKUs. Сколько их у вас, сколько из них активны и сколько места они занимают. Учтите все сезонные товары, которые вы храните в несезон.
Характеристики товара. Размер, вес, стоимость, хрупкость. Всё, что требует температурного режима, отслеживания партий или серийных номеров, контроля сроков годности или лицензирования — опасные грузы, алкоголь, фармацевтика, продукты питания.
Каналы продаж. Ваш собственный сайт, маркетплейсы, опт, розница. У каждого свои требования к маркировке, упаковке и доставке, а розничные поставки, в частности, накладывают обязательства по соблюдению стандартов, с которыми обычный 3PL мог ранее не сталкиваться.
География. Где находятся ваши клиенты, где вы хотите хранить товар и на какие рынки планируете выходить.
Уровень сервиса. Время приема заказов для отправки день в день, стандарт точности комплектации, скорость обработки возвратов. Решите, что вам нужно, прежде чем вам начнут навязывать «стандартные» условия.
Дополнительные услуги. Комплектация наборов (киттинг), бандлинг, подарочная упаковка, кастомная упаковка, маркировка, предпродажная подготовка возвратов.
Ваши системы. На чем вы продаете, где ведете учет товаров, в какой системе ведете бухгалтерию.
Этот документ — ваше техническое задание. Он делает коммерческие предложения сопоставимыми и сразу дает понять провайдерам, подходите ли вы друг другу.
Процесс выбора, шаг за шагом
Шаг 1 — Определение. Работа, описанная выше. Не пропускайте её; от этого зависит всё дальнейшее сотрудничество.
Шаг 2 — Исследование и шорт-лист. Ищите провайдеров, которые уже работают с бизнесом вашего профиля — схожие объемы, схожие товары, схожие каналы. 3PL, чьи клиенты — исключительно оптовики, отгружающие паллетами, не справится с мелкоштучным e-commerce, как бы сильно он ни хотел. Спросите своих поставщиков, коллег и перевозчиков, кого они считают надежными. Составьте шорт-лист из четырех-шести компаний.
Шаг 3 — Оценка и сравнение. Разошлите всем одинаковое техническое задание, чтобы предложения были сопоставимы. Затем посетите склады — это обязательно, и если провайдеры препятствуют этому, это тревожный сигнал. Посмотрите, как организована работа, насколько загружен склад, промаркированы ли места хранения, в порядке ли зона возвратов. Попросите показать систему в действии, а не в презентации.
Шаг 4 — Решение и онбординг. Проверьте рекомендации, согласуйте договор и уровни сервиса, затем грамотно спланируйте переход: сначала интеграция систем, затем передача товара, затем тестовый период на небольшой доле заказов перед выходом на полный объем.
Рассчитывайте, что весь процесс при первом аутсорсинге займет от двух до трех месяцев. Спешка — самый верный способ сделать плохой выбор.
Чек-лист для оценки
Услуги. Покрывают ли они всё, что нужно сегодня, и то, что понадобится в следующем году? Отсутствие одной услуги означает либо поиск второго провайдера, либо пробел в процессах.
Опыт работы с компаниями вашего типа. Схожий профиль заказов, товары, каналы. Требуйте конкретики, а не общих фраз.
Технологии и интеграции. Какую систему управления складом они используют, является ли она собственной или лицензионной, и как она подключается к вашим каналам продаж? Узнайте, какие из ваших конкретных платформ уже подключены как стандартные готовые решения — все говорят «мы интегрируемся с чем угодно», но разница между стандартным коннектором и проектом по разработке — это недели времени и тысячи денег.
Прозрачность. Актуальные остатки по товарам, статус заказов и отчетность, которую вы можете выгрузить самостоятельно. Таблица, присланная по электронной почте в понедельник, — это не прозрачность.
Ценообразование и прозрачность. Полный прайс-лист в письменном виде, включая все возможные дополнительные сборы. Подробнее об этом ниже.
Отношения с перевозчиками. Какие перевозчики, какие тарифы и можно ли использовать ваши собственные аккаунты. Их покупательная способность — одна из главных причин для аутсорсинга, и это должно быть доказуемо.
Покрытие и локации. Где находятся их склады относительно ваших клиентов и могут ли они хранить товар на нескольких площадках одновременно.
Масштабируемость. Что произойдет при увеличении вашего объема в четыре раза и что будет в пиковый сезон. Спросите конкретно, как они привлекают ресурсы в декабре и каковы их обязательства по срокам отгрузки в этот период.
Финансовая стабильность. Они будут хранить ваш товар. Проверьте данные о компании, узнайте, как долго они работают, и будьте осторожны с теми, чей рост выглядит быстрее, чем развитие их инфраструктуры.
Репутация и рекомендации. Два-три текущих клиента схожего размера и, в идеале, один, который ушел.
Клиентский сервис. Кто ваш персональный менеджер, что происходит, когда он в отпуске, каков порядок эскалации проблем и на какое время ответа вы можете рассчитывать (в письменном виде).
Соглашения об уровне сервиса (SLA). Письменные обязательства с конкретными цифрами — время отсечки для отгрузки, точность заказов, скорость обработки возвратов, точность инвентаризации — и что происходит, если они нарушаются.
Соответствие требованиям и аккредитации. Всё, что требует ваша отрасль: пищевая безопасность, фармацевтические стандарты, лицензии на опасные грузы, сертификаты безопасности для дорогостоящих товаров.
Условия договора. Срок действия, период уведомления о расторжении, минимальные объемы, механизм пересмотра цен и условия выхода из договора.
Вопросы, которые нужно задать каждому 3PL
Скопируйте их в свой документ для оценки и задавайте каждому провайдеру.
Операционная деятельность
- Каков ваш показатель точности комплектации заказов и как он измеряется?
- Каков ваш показатель своевременной отгрузки относительно заявленного времени отсечки?
- Какое время отсечки для отгрузки день в день?
- Как вы справляетесь с пиковыми нагрузками и что меняется в сроках и точности в этот период?
- Как быстро обрабатываются возвраты с момента поступления до возвращения товара на склад?
- Как поддерживается точность учета товара и как часто вы проводите циклическую инвентаризацию?
- Что произойдет, если вы повредите или потеряете мой товар?
Технологии
- Какую WMS вы используете? Она собственная или лицензионная?
- С какими из моих платформ вы уже интегрированы как со стандартным продуктом?
- Как часто обновляются данные об остатках — в реальном времени, ежечасно или раз в сутки?
- Что я могу видеть самостоятельно и через какой интерфейс?
- Можете ли вы работать с номерами партий, серийными номерами или сроками годности?
- Что произойдет с моими данными, если я расторгну договор?
Коммерческие вопросы
- Можно ли получить полный прайс-лист, включая все возможные дополнительные сборы?
- Как рассчитывается стоимость хранения — за паллету, за ячейку, за кубический метр — и когда проводятся замеры?
- Каковы минимальные объемы или минимальные ежемесячные платежи?
- Как и когда могут меняться цены?
- Каков срок действия договора и период уведомления о расторжении?
- Каковы затраты на выход из договора (offboarding), если я заберу свой товар?
Взаимодействие
- Кто мой основной контакт по текущим вопросам и кто его заменяет в его отсутствие?
- Каков порядок эскалации проблем в пятницу в 16:00?
- Могу ли я поговорить с двумя текущими клиентами моего размера и одним, который ушел?
- Могу ли я посетить склад перед принятием решения?
Как работает ценообразование 3PL
Коммерческие предложения сложно сравнивать, поскольку структура тарифов различается. Разбейте каждое предложение на следующие компоненты и пересчитайте их на единой основе.
Приемка — за палету, за короб или за час работы по оприходованию ваших запасов.
Хранение — за палету, ячейку или полку в неделю или месяц. Уточните, как производится расчет: среднее значение за месяц или срез на первое число дают совершенно разные счета для сезонного бизнеса.
Комплектация и упаковка — обычно включает плату за первый товар в заказе плюс меньшую сумму за каждый последующий. Именно поэтому среднее количество позиций в заказе так сильно влияет на реальную стоимость.
Упаковочные материалы — либо предоставляются вами, либо оплачиваются за единицу товара.
Доставка — их согласованный тариф перевозчика, иногда с добавленной наценкой.
Возвраты — за каждую принятую и обработанную единицу товара.
Дополнительные услуги — комплектация наборов (киттинг), маркировка, специальная упаковка, обычно оплачиваются за единицу или за час работы.
Абонентская плата и расходы на запуск — онбординг, интеграция, ежемесячные минимальные платежи.
Единственный честный способ сравнения — взять реальный месяц ваших заказов (фактическое сочетание размеров заказов и ассортимента) и попросить каждого провайдера рассчитать стоимость этого месяца в полном объеме. Заявленные тарифы «за заказ» практически бесполезны, если структуры ценообразования различаются. Более подробная информация о компонентах приведена в разделе что такое 3PL-склад.
Распространенные ошибки, которых следует избегать
Выбор по «заголовку» цены. Самое дешевое предложение часто содержит больше всего скрытых платежей, а низкая стоимость обработки заказа при высоких затратах на хранение делает работу с медленно оборачиваемыми товарами очень дорогой.
Отсутствие моделирования реального профиля заказов. Провайдеры делают расчеты на основе допущений. Если в ваших заказах в среднем четыре позиции, а они рассчитывали на одну, реальный счет будет намного выше, чем в предложении.
Отказ от посещения склада. Здание расскажет вам за двадцать минут больше, чем процесс продаж за целый месяц.
Отсутствие детальной проверки интеграции. Фраза «мы интегрируемся со всем» — это не ответ. Назовите свои платформы и получите четкое «да» или «нет» по каждой из них.
Игнорирование пиковых нагрузок. Провайдер, комфортно работающий с вашим средним объемом, может не справиться с четырехкратным увеличением, а декабрь — это время, когда ущерб становится необратимым.
Отсутствие внимания к условиям расторжения договора. Длительные обязательства, высокие комиссии за выход и долгие сроки уведомления легко принять, когда вы полны оптимизма, но они становятся дорогими, когда дела идут иначе.
Выбор слишком крупного провайдера. Небольшой клиент внутри крупного 3PL получает ровно столько внимания, сколько полагается небольшому клиенту. Быть значимым клиентом для провайдера среднего размера — это обычно залог лучшего сервиса.
Выбор слишком мелкого провайдера. Обратная проблема: провайдер, который не может расти вместе с вами, означает, что через полтора года вам придется начинать все сначала.
Отсутствие письменных уровней сервиса (SLA). Без цифр в договоре качество работы — это вопрос личного мнения.
Переход на полный объем в первый же день. Сначала передайте небольшую часть заказов и масштабируйтесь в течение недели или двух. Проблемы, выявленные на 10% объема, — это мелкие неудобства; те же проблемы на 100% — это кризис.
Когда стоит сменить 3PL-провайдера?
Смена провайдера — процесс болезненный, но иногда необходимый. Сигналы к этому:
- Точность или своевременность отгрузок снизились и не восстановились после официального обращения
- Расходы выросли без соответствующего изменения в качестве сервиса или объемах
- Они не могут поддерживать канал, рынок или услугу, которые вам теперь нужны
- Коммуникация ухудшилась, или ваш контактный менеджер постоянно меняется
- Ошибки повторяются после того, как на них указывали более одного раза
- Вы переросли их мощности, или они потеряли интерес к вашему аккаунту
- Их финансовое положение стало риском для ваших запасов
Прежде чем уходить, заявите о проблеме официально. Документированный разговор с конкретными цифрами решает значительную часть проблем, а если нет — дает вам доказательства на будущее.
Если вы все же решили сменить провайдера, по возможности запустите работу обоих параллельно, переводите процессы поэтапно, а не все сразу, и пересчитывайте всё при поступлении — расхождения в остатках при передаче нормальны, и их гораздо проще разрешить, пока у старого провайдера еще есть записи.
Где узнать больше
- Что такое 3PL — что вы на самом деле покупаете.
- Что такое 3PL-склад — здание, услуги и ценообразование в деталях.
- 3PL vs 4PL — нужен ли вам вместо этого уровень управления.
- Что такое фулфилмент — процесс, который вы передаете на аутсорсинг.
- Что такое фулфилмент-центр — тип здания, который вам нужен для электронной коммерции.
- Омниканальный фулфилмент — если вы продаете через несколько каналов.
Главный вывод одной строкой
Выбирайте 3PL, сначала зафиксировав свои требования в цифрах, составив шорт-лист провайдеров, которые уже работают с бизнесом вашего профиля, сравнив их на основе реального месяца ваших заказов, а не рекламных тарифов, и посетив склад до подписания договора. Визит на объект и звонок по рекомендациям дадут больше информации, чем любой тендерный документ.
Часто задаваемые вопросы
Как выбрать 3PL? Сначала определите в цифрах свои объемы, профиль заказов, SKU, каналы, географию и уровни сервиса. Составьте шорт-лист из 4–6 провайдеров, которые уже работают с похожим бизнесом, отправьте им одинаковое техническое задание, посетите их склады, сравните предложения на основе реального месяца ваших заказов и проверьте рекомендации перед подписанием договора.
Какие вопросы задать 3PL? Уточните их показатели точности сборки и своевременности отгрузки, а также методику их измерения; время приема заказов (cut-off); как они справляются с пиковыми нагрузками; с какими из ваших платформ они уже интегрированы; полный график платежей, включая сопутствующие расходы; условия договора и выхода из него; и кто будет вашим контактным лицом, если что-то пойдет не так в пятницу вечером.
Как устроено ценообразование 3PL? Обычно это приемка за палету или короб, хранение за ячейку в неделю или месяц, комплектация и упаковка (плата за первый товар плюс меньшая плата за последующие), упаковка, доставка по тарифам перевозчика, возвраты за единицу товара, а также плата за запуск или минимальные ежемесячные платежи. Поскольку структуры различаются, единственный честный способ сравнения — попросить каждого рассчитать стоимость реального месяца ваших заказов.
Сколько времени занимает онбординг в 3PL? Интеграция обычно занимает от нескольких дней до пары недель для стандартных платформ и дольше для кастомных решений. Перенос запасов и приемка добавляют еще одну-две недели. Закладывайте от шести до восьми недель с момента подписания до выхода на полный объем и сначала запускайте небольшую часть заказов, а не переключайте всё в первый же день.
Стоит ли посещать склад перед выбором? Да, всегда. Здание показывает, насколько организована работа, промаркированы ли ячейки, как управляется зона возвратов и насколько они на самом деле загружены. Провайдер, который отговаривает от визита, уже дал ответ на другой вопрос.
Сколько 3PL-провайдеров стоит включить в шорт-лист? От четырех до шести для первого аутсорсинга. Меньшее количество не даст базы для сравнения; большее превратит оценку в отдельный проект. Отправьте всем одинаковое письменное задание, чтобы предложения можно было сравнивать на равных условиях.
Когда стоит сменить 3PL? Когда точность или своевременность отгрузок снизились и не восстановились после официального обращения, когда расходы выросли без изменения качества сервиса, когда они не могут поддерживать нужный вам канал или рынок, или когда ошибки повторяются после того, как на них указывали более одного раза. Сначала заявите о проблеме официально — документированный разговор с цифрами решает значительную часть проблем.
Warehouse Wise — это бесплатная независимая библиотека руководств по управлению запасами, складскому учету и фулфилменту, созданная для тех, кто непосредственно занят в этой сфере: новых сотрудников складов, представителей малого и растущего бизнеса в сфере ритейла и электронной коммерции, а также всех, кто работает с товарными остатками и хочет разобраться в процессах досконально. Каждое руководство содержит понятное определение термина, наглядный пример с расчетами и ничего лишнего. Мы сохраняем полную независимость: не продаем программное обеспечение или оборудование, не получаем комиссионных за рекомендации, а наши материалы не зависят от чьих-либо спонсорских выплат.