Software-ul de gestionare a stocurilor este un sistem care monitorizează stocurile pe care le dețineți, locația acestora și mișcările acestora — actualizându-se pe măsură ce au loc vânzările și livrările, în loc să depindă de introducerea manuală a datelor. Acesta înlocuiește foile de calcul cu care încep majoritatea companiilor și se situează sub sistemele de depozitare și sistemele enterprise utilizate de operațiunile de mai mare anvergură.
Diferența practică față de o foaie de calcul nu constă în funcționalități, ci în faptul că software-ul este conectat: canalele dvs. de vânzare îl alimentează automat, astfel încât cifra stocului este corectă fără ca cineva să fie nevoit să o actualizeze manual.
Ce este, de fapt, și ce nu este
Față de o foaie de calcul. O foaie de calcul conține cifre pe care o persoană le actualizează. Software-ul de inventar conține cifre care se actualizează singure din sistemele conectate, înregistrează cine a modificat ce și când, permite mai multor persoane să lucreze simultan și poate declanșa o alertă atunci când un nivel scade. O foaie de calcul este o evidență; software-ul este o evidență plus un proces.
Față de un WMS. Un sistem de gestionare a depozitului direcționează munca fizică în interiorul unei clădiri — în ce locație să fie plasate mărfurile, ce rută să fie parcursă, ce sarcină să fie efectuată ulterior. Software-ul de inventar urmărește cantitățile și, de obicei, locațiile, dar nu direcționează munca. Dacă întrebarea dvs. este „cât am și unde”, software-ul de inventar răspunde la aceasta. Dacă întrebarea dvs. este „la ce locație ar trebui să meargă acest operator acum”, aveți nevoie de un WMS.
Față de un ERP. Un ERP gestionează întreaga afacere — finanțe, achiziții, vânzări, salarizare — stocul fiind doar un modul printre multe altele. Software-ul de inventar gestionează stocurile și achizițiile în mod corespunzător și lasă restul în seama pachetului dvs. de contabilitate. Este mai specific, mai ieftin și mai rapid de implementat.
Față de sistemul de urmărire a stocurilor integrat în platforma dvs. de ecommerce. Majoritatea platformelor de vânzare contorizează stocul doar pentru propriul canal. Acest lucru funcționează până când începeți să vindeți și în altă parte, moment în care cele două cifre diverg și apare riscul de supra-vânzare. Software-ul dedicat există în principal pentru a menține o singură cifră unitară pe toate canalele.
Cum funcționează
Păstrează o evidență pentru fiecare SKU. Fiecare produs și variantă primește un cod, o descriere, un cost, un preț și locația în care este depozitat.
Se conectează la canalele dvs. de vânzare. Site-ul dvs. web, marketplace-uri, puncte de vânzare (POS). O vânzare pe orice canal scade cifra stocului, iar noua cifră este transmisă înapoi către toate celelalte canale în câteva minute.
Înregistrează achizițiile și recepțiile. Lansați o comandă de achiziție, efectuați recepția pe baza acesteia, iar stocul crește automat cu costul corect atașat.
Urmărește locații multiple. Un depozit, un magazin, un 3PL, stoc în tranzit. Un total general, defalcat pe locații.
Aplică reguli de reaprovizionare. Setați un reorder point pentru fiecare produs, iar sistemul va semnala sau va genera sugestii de achiziție atunci când stocul scade sub acel nivel.
Suportă scanarea. Codurile de bare citite la recepție, picking și inventariere sunt cele care mențin acuratețea evidențelor — datele sunt capturate în momentul mișcării, nu introduse ulterior.
Generează rapoarte. Valoarea stocului, turnover, vechimea stocului, istoricul mișcărilor, marja pe produs.
Funcționalitățile de bază la care să vă așteptați
| Funcționalitate | Ce face | De ce este importantă |
|---|---|---|
| Niveluri de stoc în timp real | O cifră actualizată per produs, per locație | Previne vânzarea în exces pe diferite canale |
| Urmărirea locațiilor multiple | Stoc distribuit între depozite, magazine și 3PL | Știi ce se află unde, nu doar totalul |
| Gestionarea SKU și a variantelor | Coduri pentru fiecare produs, mărime și culoare | Fundația pe care se construiește tot restul |
| Scanarea codurilor de bare | Înregistrarea mișcărilor prin scanare, nu prin tastare | Elimină cea mai mare sursă de erori de stoc |
| Comenzi de achiziție | Emiterea, trimiterea, primirea și corelarea cu facturile | Stocul și costurile se actualizează corect la recepție |
| Evidența furnizorilor | Contacte, timpi de livrare, prețuri, istoric comenzi | Punctele de reaprovizionare calculate din timpi reali de livrare |
| Puncte de reaprovizionare și alerte | Avertizări automate când stocul atinge un anumit nivel | Reaprovizionarea nu mai depinde de atenția cuiva |
| Integrarea canalelor de vânzare | Sincronizare bidirecțională cu site-ul și marketplace-urile | Motivul principal pentru achiziție, pentru majoritatea afacerilor |
| Inventariere și numărare ciclică | Fișe de numărare, rapoarte de variație, ajustări | Menține acuratețea cifrelor în timp real |
| Urmărirea loturilor, seriilor și expirării | Trasabilitatea unităților și a datelor specifice | Esențial pentru alimente, farmaceutice și garanții |
| Kitting și seturi | Produse asamblate cu listă de componente | Stocul componentelor se convertește corect |
| Raportare și evaluare | Valoarea stocului, rulaj, vechime, marjă | Decizii bazate pe dovezi, nu pe impresii |
| Permisiuni utilizatori și audit | Cine a modificat ce și când | Lucrul pe care tabelele Excel nu ți-l pot oferi |
| Integrare contabilă | Valoarea stocului și achizițiile în contabilitate | Elimină dubla introducere și reconcilierea manuală |
Nu orice afacere are nevoie de fiecare rând. Urmărirea loturilor și a expirării este esențială pentru alimente, dar irelevantă pentru hardware; kitting-ul contează doar dacă asamblați seturi. Stabiliți de ce rânduri aveți nevoie cu adevărat înainte de a analiza produsele, deoarece, în caz contrar, demonstrațiile vor defini cerințele în locul dumneavoastră.
Beneficiile, cu un exemplu
Acuratețe. Înregistrările care se actualizează prin scanare, nu prin memorie, sunt pur și simplu mai corecte, iar tot ce urmează în fluxul de lucru se calculează pe baza acestora.
Mai puține epuizări de stoc și mai puțin suprastoc. Punctele de reaprovizionare declanșate de cifre în timp real detectează epuizarea mai devreme decât un raport săptămânal, iar datele mai bune înseamnă o nevoie mai mică de a menține stocuri de siguranță.
Timp economisit. Fără reconciliere manuală între canale, fără reconstruirea săptămânală a rapoartelor de stoc, fără exporturi și importuri între sisteme.
Flux de numerar mai bun. Un stoc mai eficient la același nivel de servicii eliberează capital. Acesta este, de obicei, cel mai mare beneficiu și cel mai puțin vizibil.
Un exemplu practic. O afacere vinde 900 de comenzi pe lună prin propriul site și două marketplace-uri, gestionând aproximativ 600 SKU-uri într-un tabel.
Înainte: aproximativ șase vânzări în exces pe lună, fiecare costând o rambursare, un risc de penalizare din partea marketplace-ului și aproximativ 20 de minute de asistență clienți. Reconcilierea stocului durează circa 5 ore pe săptămână. Stocul de siguranță este generos în toată gama deoarece nimeni nu are încredere în cifre — aproximativ $18,000 în stocuri de protecție.
După: vânzările în exces scad aproape de zero deoarece o singură cifră deservește toate cele trei canale. Cele 5 ore pe săptămână de reconciliere dispar. Cu cifre de încredere, stocul tampon este redus la aproximativ $11,000 fără a afecta nivelul serviciilor.
Aritmetica: aproximativ 20 de ore de muncă economisite pe lună, șase vânzări în exces evitate și $7,000 de capital eliberat. În comparație cu un software care costă poate $150 pe lună plus câteva zile de configurare, investiția se recuperează rapid — iar eliberarea capitalului este un beneficiu unic care depășește cu mult costurile operaționale.
O mențiune necesară: nimic din toate acestea nu se întâmplă dacă scanarea este omisă sau dacă datele sunt configurate greșit. Software-ul nu creează acuratețe; el face acuratețea posibilă, iar apoi totul depinde de disciplină.
Semne că ați depășit etapa utilizării unui tabel de calcul
Analizați cu onestitate următoarele aspecte:
- [ ] Vindeți pe mai multe canale și cifrele privind stocurile nu coincid
- [ ] Ați vândut produse fără stoc (overselling) în ultimele trei luni
- [ ] Mai mult de o persoană trebuie să actualizeze stocul
- [ ] Dețineți stocuri în mai mult de o locație
- [ ] Nimeni nu poate spune care este valoarea stocului dumneavoastră fără a lucra o după-amiază întreagă
- [ ] Descoperiți frecvent că un produs nu mai este în stoc atunci când sosește o comandă
- [ ] Reconcilierea stocurilor durează mai mult de două ore pe săptămână
- [ ] Aveți mai mult de câteva sute de SKU-uri active
- [ ] Nu puteți vedea care produse au o mișcare lentă fără a genera un raport
- [ ] Cineva a stricat o formulă și nimeni nu a observat o perioadă
- [ ] Păstrați stocuri suplimentare deoarece nu aveți încredere în cifre
- [ ] Aveți nevoie de numere de lot sau date de expirare și le urmăriți manual
Dacă ați bifat trei sau mai multe, software-ul probabil își va amortiza costul. Dacă ați bifat șase sau mai multe, tabelul de calcul vă costă bani în mod activ.
Dacă nu ați bifat niciuna, probabil nu aveți nevoie de el încă. Un tabel de calcul bine întreținut, cu un proces disciplinat, depășește confortabil un software implementat necorespunzător, iar în inventory management spreadsheet găsiți un ghid complet pentru a face acest lucru corect.
Tipurile de instrumente
Software de gestionare a stocurilor de sine stătător. Creat special pentru acest scop, gestionează stocurile și achizițiile în detaliu, se integrează cu pachetul dumneavoastră de contabilitate și cu canalele de vânzare. Oferă cea mai complexă funcționalitate de gestionare a stocurilor pentru prețul plătit, fiind un sistem suplimentar de gestionat. Este cea mai bună opțiune pentru companiile axate pe produse, unde stocul reprezintă principala problemă operațională.
Integrat în sistemul POS (Point of Sale). Sistemele POS de retail calculează stocul ca un produs secundar al vânzărilor. Sunt potrivite pentru un magazin, adecvate pentru un magazin plus un site web mic, dar limitate odată ce adăugați marketplace-uri sau locații multiple.
Integrat în software-ul de contabilitate. Majoritatea pachetelor de contabilitate includ urmărirea de bază a stocurilor. Acestea mențin evidența contabilă corectă, dar rareori gestionează bine punctele de reaprovizionare, locațiile multiple sau scanarea. Sunt funcționale pentru o gamă mică de produse cu nevoi simple, dar sunt depășite rapid pe măsură ce afacerea crește.
Integrat în platforma de ecommerce. Calculează stocul doar pentru acel canal. Este în regulă dacă vindeți într-un singur loc; devine sursa problemei de overselling în momentul în care nu mai faceți acest lucru.
Un modul ERP. Gestionarea stocurilor în cadrul unui sistem de afaceri mai amplu. O singură bază de date și nicio integrare de întreținut, cu prețul unei implementări mult mai complexe. Este o alegere rațională atunci când oricum achiziționați un ERP, dar rareori merită doar pentru gestionarea stocurilor.
Un WMS. Dacă problema dumneavoastră este direcționarea activității în interiorul unei clădiri, mai degrabă decât cunoașterea cantităților, aceasta este categoria de care aveți nevoie.
Cum să alegeți între ele. Dacă stocul este principala dumneavoastră bătaie de cap operațională și vindeți în mai multe locuri, alegeți o soluție de sine stătătoare. Dacă aveți un singur canal și nevoi simple, ceea ce este deja integrat în POS-ul, contabilitatea sau platforma de ecommerce ar putea fi suficient. Testați orice produs cu situațiile dumneavoastră dificile — loturi, kituri, locații multiple, marketplace-urile specifice — înainte de a vă angaja, deoarece acolo diferă cu adevărat categoriile.
Unde să aprofundați
- What is inventory management — disciplina pe care o susține software-ul.
- Inventory management spreadsheet — cum să o faceți bine înainte de a cumpăra ceva.
- Cloud inventory management — modelul găzduit în detaliu.
- What is a WMS — pasul următor atunci când aveți nevoie de direcționarea muncii.
- WMS vs ERP — unde se termină sfera de aplicare a fiecărui sistem.
- Inventory management for small business — punctul de plecare practic.
Concluzia pe scurt
Software-ul de gestionare a stocurilor urmărește ce dețineți și unde, actualizându-se automat din canalele de vânzare, în loc să depindă de cineva care întreține un tabel de calcul. Acesta se situează între un tabel de calcul și un WMS ca sferă de aplicare, iar momentul în care începe să își amortizeze costul este, de obicei, momentul în care începeți să vindeți în mai mult de un loc.
Întrebări frecvente
Ce este software-ul de gestionare a stocurilor? Un sistem care urmărește cantitățile de stoc, locațiile și mișcările, actualizându-se automat pe măsură ce au loc vânzările și livrările. Se conectează la canalele dumneavoastră de vânzare astfel încât o singură cifră să le deservească pe toate, emite comenzi de achiziție, aplică puncte de reaprovizionare și raportează valoarea și mișcarea stocurilor.
Cât costă software-ul de gestionare a stocurilor? Produsele cloud de nivel entry-level încep de la aproximativ $50–100 pe lună pentru o afacere mică, iar produsele de gamă medie pentru operațiuni multi-canal costă de obicei $150–500 pe lună, în funcție de volumul comenzilor, locații și utilizatori. Bugetați și timpul de configurare — pregătirea datelor și integrarea durează de obicei mai mult decât sugerează abonamentul.
Am nevoie de software de gestionare a stocurilor? Probabil că da, dacă vindeți pe mai mult de un canal, dețineți stocuri în mai mult de o locație, aveți mai mult de câteva sute de SKU-uri active sau ați avut recent probleme de overselling. Probabil că nu, dacă aveți un singur canal, o singură locație și o gamă mică de produse pe care un tabel de calcul bine întreținut le poate gestiona.
Care este diferența dintre un tabel de calcul și un software de stocuri? Un tabel de calcul conține cifre pe care o persoană le actualizează; software-ul conține cifre care se actualizează singure din sistemele conectate. Software-ul vă oferă, de asemenea, o pistă de audit, utilizatori simultani, alerte automate de reaprovizionare și scanare de coduri de bare — niciuna dintre acestea nu poate fi oferită de un tabel de calcul, indiferent cât de bine este construit.
Care este diferența dintre software-ul de gestionare a stocurilor și un WMS? Software-ul de stocuri urmărește ce dețineți și unde. Un WMS direcționează munca fizică în interiorul unei clădiri — în ce locație să plasați bunurile, ce rută să urmați pentru picking, ce sarcină urmează. Dacă trebuie să cunoașteți cantitățile, software-ul de stocuri este suficient. Dacă trebuie să direcționați personalul raft cu raft, aveți nevoie de un WMS.
Poate software-ul de stocuri să mă împiedice să vând fără stoc? Da, cu condiția ca fiecare canal să fie conectat la acesta și cifrele stocurilor să fie precise. Acesta păstrează o singură cifră și o transmite către fiecare canal pe măsură ce au loc vânzările, ceea ce elimină divergența care cauzează overselling-ul în afacerile multi-canal.
Cât timp durează configurarea? O implementare cloud simplă, cu integrări standard, durează de la câteva zile la câteva săptămâni. Cea mai mare parte a acestui timp este alocată pregătirii datelor — curățarea codurilor SKU, stabilirea costurilor, alocarea locațiilor și stabilirea stocurilor inițiale — mai degrabă decât configurării software-ului.
Înlocuiește software-ul meu de contabilitate? Nu. Software-ul de stocuri gestionează stocurile și achizițiile și transmite valorile către contabilitate. Un ERP este sistemul care le face pe amândouă într-unul singur și reprezintă o sarcină considerabil mai mare decât oricare dintre ele luate separat.
Warehouse Wise este o bibliotecă gratuită și independentă de ghiduri despre gestionarea stocurilor, depozitare și onorarea comenzilor, creată pentru cei care se ocupă direct de aceste activități: personal nou în depozite și gestionarea stocurilor, afaceri mici sau în dezvoltare din retail și comerț electronic, și oricine deține stocuri și dorește să le înțeleagă corect. Fiecare ghid explică termenii, oferă un exemplu practic cu cifre reale acolo unde este necesar și merge direct la subiect. Suntem independenți: nu vindem software sau echipamente, nu primim comisioane din recomandări, iar ghidurile noastre nu sunt ierarhizate în funcție de cine ne plătește.