Un inventar este o numărătoare fizică completă a tuturor bunurilor pe care le dețineți, verificată în raport cu ceea ce indică evidențele dumneavoastră. Cunoscut în Statele Unite sub numele de „physical inventory count”, acesta verifică cantitățile de stoc pentru contabilitate și dezvăluie discrepanțele cauzate de erori de picking, deteriorări, furturi și mișcări neînregistrate.
Este momentul în care sistemul încetează să mai fie considerat infailibil. Tot restul în gestiunea stocurilor — puncte de comandă, prognoze, evaluări, promisiuni de livrare — se bazează pe cifrele stocurilor care sunt considerate corecte. Un inventar este singurul instrument care stabilește dacă această presupunere este validă.
Majoritatea operațiunilor efectuează un inventar anual deoarece este solicitat de un auditor, tratându-l ca pe o sarcină de conformitate și extrăgând aproape deloc valoarea disponibilă din acesta. Aceasta este o oportunitate ratată, deoarece discrepanțele pe care le dezvăluie un inventar reprezintă o hartă a locurilor în care procesele dumneavoastră eșuează.
Ce este un inventar
Trăsătura definitorie este caracterul complet. Un inventar numără totul, într-un singur moment, astfel încât rezultatul să fie o poziție verificată la nivelul întregii operațiuni, mai degrabă decât un eșantion.
Termenii variază, dar înseamnă aproximativ același lucru:
- Stocktake — termenul comun în Marea Britanie, Australia și în mare parte din Commonwealth.
- Physical inventory sau physical count — termenul american uzual.
- Wall-to-wall count — o numărătoare completă a întregului depozit, subliniind faptul că nimic nu este exclus.
- Annual count — un inventar efectuat pentru închiderea exercițiului financiar.
Un inventar diferă de cycle counting, care numără o porțiune în mod continuu, astfel încât întregul depozit să fie acoperit pe parcursul unei perioade, fără a opri vreodată activitatea. Mai multe detalii despre această comparație mai jos.
De ce contează inventarul
Stabilește poziția reală. Evidențele se pot degrada. Fiecare mișcare neînregistrată, eroare de picking, deteriorare nescăzută din gestiune și eroare de transcriere se acumulează, iar doar o numărătoare dezvăluie totalul real.
Susține contabilitatea. Stocul final este, de obicei, un activ substanțial în bilanț și contribuie direct la costul bunurilor vândute și, prin urmare, la profitul raportat. Auditorii au nevoie de dovezi că cifra este reală.
Expune pierderile (shrinkage). Furtul, deteriorarea și pierderile sunt invizibile până când sunt numărate. Cunoașterea amplorii acestora este primul pas către remedierea situației.
Dezvăluie erorile de proces. Aceasta este partea cea mai des irosită. Tiparul discrepanțelor — ce produse, ce locații, ce schimburi — vă indică unde eșuează operațiunea dumneavoastră. Ajustarea cifrelor fără a analiza tiparul înseamnă irosirea acestor informații.
Găsește stocuri despre care nu știați că le aveți. Operațiunile cu evidențe slabe descoperă frecvent o valoare semnificativă în locații uitate și încetează să mai comande produse pe care le dețin deja.
Cum să efectuați un inventar, pas cu pas
Înainte
1. Planificați numărătoarea și alegeți momentul. Alegeți cea mai liniștită perioadă pe care o aveți și, ideal, momentul în care stocul este la cel mai scăzut nivel — mai puține unități înseamnă mai puțin de numărat și mai puține erori. Sfârșitul de an este comun din motive contabile; rareori este cel mai ușor moment din punct de vedere operațional.
2. Faceți ordine și organizați. Consolidați paleții parțiali, puneți la loc orice obiect aflat într-o locație greșită, eliberați zona de recepție și finalizați tranzacțiile deschise. Numărarea unui depozit dezorganizat durează de câteva ori mai mult și produce rezultate mai slabe. Această pregătire contribuie de obicei mai mult la acuratețe decât orice altceva făcut în ziua inventarului.
3. Înghețați mișcările. Fără recepții, fără picking, fără expediții în timpul numărătorii. Acolo unde o oprire completă este imposibilă, separați tot ceea ce trebuie să se miște și numărați separat, înregistrând clar tranzacția.
4. Procesați toate documentele. Fiecare recepție înregistrată, fiecare expediție confirmată, fiecare ajustare postată. Stocul prezent fizic, dar care nu este încă în sistem, sau invers, devine o discrepanță care nu este reală.
5. Pregătiți fișele de inventar sau dispozitivele. Organizate pe locații, în ordinea în care cineva va parcurge depozitul. Numărarea pe un traseu logic este mai rapidă și reduce riscul de a omite locații, comparativ cu căutarea articolelor pe o listă sortată după codul de produs.
6. Alocați roluri și instruiți echipa. Cineva răspunde de inventar, cineva înregistrează, cineva arbitrează locațiile dificile. Apoi instruiți pe toată lumea: cum să numere, ce să facă cu bunurile deteriorate, ce să facă atunci când o locație conține ceva neașteptat și pe cine să întrebe. Zece minute de instruire previn ore întregi de reconciliere.
6b. Verificați instrumentele. Fișele de inventar imprimate sau scanerele încărcate și testate, pixuri care funcționează, o scară acolo unde aveți nevoie și o metodă de a marca o locație ca fiind finalizată. O numărătoare care se oprește timp de douăzeci de minute pentru că un dispozitiv nu are baterie pierde mai mult decât cele douăzeci de minute.
În timpul
7. Numărați „în orb”. Nu arătați celor care numără cantitatea așteptată. Oamenii confirmă inconștient ceea ce li se arată, iar numărătoarea „în orb” este cea mai eficientă măsură de acuratețe disponibilă.
8. Numărați pe locații, nu pe produse. Parcurgeți clădirea sistematic, numărând ce se află în fiecare locație. Un produs aflat în trei locuri este numărat de trei ori, iar suma este comparată ulterior. Numărarea pe produs îi determină pe oameni să nu mai caute odată ce au atins totalul așteptat.
9. Marcați locațiile ca fiind numărate. Un marcaj vizibil pe fiecare compartiment finalizat previne numărarea dublă și locațiile omise, care sunt cele mai frecvente eșecuri într-o numărătoare mare.
10. Înregistrați separat stocurile deteriorate și nevandabile. Acestea există fizic și nu ar trebui evaluate ca fiind vandabile.
11. Numărați în perechi, acolo unde este practic. Unul numără, unul înregistrează. Este mai lent per locație, dar semnificativ mai precis.
După
12. Reconciliați cu evidențele sistemului și produceți un raport de variații. Aceasta este comparația pentru care există întregul exercițiu, așa că acordați-i timpul necesar, în loc să o tratați ca pe o simplă sarcină administrativă după munca propriu-zisă.
13. Renumărați variațiile semnificative înainte de a ajusta orice. A doua numărătoare contrazice surprinzător de des prima, iar ajustarea bazată pe o singură numărătoare introduce erori în evidențe.
14. Investigați înainte de a ajusta. Verificați locațiile adiacente, zona de retururi, carantina și istoricul tranzacțiilor. O mare parte din pierderile aparente sunt erori de plasare care se rezolvă prin căutare.
15. Clasificați cauzele folosind o listă fixă — eroare de picking, eroare de recepție, mișcare neînregistrată, deteriorare, furt, eroare de transcriere. Textul liber nu poate fi cuantificat.
16. Postați ajustările și actualizați sistemul, cu autorizarea înregistrată. Până când evidențele nu sunt actualizate, inventarul nu a schimbat nimic, iar un raport de variații care rămâne nepostat timp de două săptămâni este mai rău decât lipsa inventarului, deoarece toată lumea știe acum că cifrele sunt greșite și continuă să lucreze pe baza lor.
17. Analizați tiparele și acționați. Ce produse, ce locații, ce motive. Aici constă valoarea și acesta este pasul care se omite când toată lumea este obosită și inventarul este tehnic finalizat.
18. Planificați-l pe următorul. Notați ce a mers prost cu procesul în sine — locațiile la care nimeni nu a putut ajunge, produsele fără etichetă, documentele care au sosit târziu — și remediați-le înainte de următoarea numărătoare, în loc să le redescoperiți în ziua respectivă.
Inventar vs cycle counting
Un inventar numără totul deodată. Oferă o poziție completă și verificată, ceea ce doresc auditorii, și necesită oprirea operațiunii. Punctul său slab este sincronizarea: o eroare găsită la sfârșitul anului a avut loc la un moment dat în cele douăsprezece luni precedente și este imposibil de urmărit.
Cycle counting numără o mică porțiune în mod continuu — câteva locații pe zi — astfel încât întregul depozit să fie acoperit pe parcursul unei perioade, fără a opri vreodată activitatea. Numărați frecvent articolele de mare valoare și cu rulaj rapid, și rar pe cele cu rulaj lent.
Avantajul decisiv al cycle counting nu este acuratețea, ci proximitatea față de cauză. O eroare găsită la trei zile după ce a avut loc poate fi urmărită prin istoricul tranzacțiilor până la o mișcare specifică, iar eroarea de proces din spatele ei poate fi remediată. Aceeași eroare găsită unsprezece luni mai târziu este doar o cifră de ajustat.
Majoritatea operațiunilor bine gestionate le fac pe ambele: cycle counting în mod continuu ca control de lucru și un inventar complet acolo unde un auditor solicită acest lucru sau unde acuratețea s-a degradat suficient de mult încât este necesară o bază de referință curată.
Dacă puteți face doar una, cycle counting oferă mai multă valoare operațională. Dacă auditorul dumneavoastră solicită o numărătoare completă, este posibil să nu aveți de ales.
Interpretarea raportului de variații
Raportul de variații este rezultatul final, iar majoritatea operațiunilor se uită pe fugă la total și îl arhivează. Totalul este însă cea mai puțin utilă cifră din acesta.
Urmăriți direcția, nu doar dimensiunea. Variațiile care se compensează aproape de zero pot ascunde erori mari — o mie de unități lipsă într-un loc și o mie în plus în altul reprezintă o problemă de disciplină a locației, nu o pierdere. Un raport care arată o variație negativă constantă în întreaga unitate indică un fenomen de shrinkage. Unul care arată valori pozitive și negative dispersate indică o problemă de înregistrare.
Sortați după valoare, nu după numărul de unități. O variație de două unități la un articol de mare valoare contează mai mult decât două sute la un consumabil de mică valoare. Investigarea în ordinea unităților irosește efortul de investigare pe cele mai ieftine probleme.
Grupați pe locație. Variațiile care se concentrează pe un singur culoar, un singur nivel sau o singură zonă indică ceva specific — o eroare de etichetare, un operator care lucrează în acea zonă, un raft lovit de utilaje. Variațiile răspândite uniform indică o problemă sistemică de înregistrare.
Grupați după caracteristicile produsului. Articolele mici, de mare valoare, ușor de sustras, care se comportă diferit față de cele voluminoase, sugerează un furt. Articolele cu ambalaje similare sau coduri de produs adiacente care prezintă probleme sugerează confuzii la picking, nu pierderi.
Comparați cu ultima inventariere. Produsele care prezintă variații în mod repetat reprezintă cel mai puternic semnal disponibil. Un produs care apare eronat la trei inventarieri consecutive are o problemă de proces asociată, nu este vorba de ghinion.
Calculați acuratețea corect. Acuratețea înregistrărilor de stoc reprezintă ponderea locațiilor inventariate care corespund exact — nu variația netă de valoare, care poate fi înșelătoare. O operațiune poate prezenta o variație de valoare de 0,4% în timp ce doar 70% din locațiile sale sunt corecte, iar a doua cifră este cea care prezice eșecurile la picking.
Trei sau patru concluzii extrase dintr-un raport de variații, dacă se acționează pe baza lor, vor face mai mult pentru inventarul de anul viitor decât orice modificare a modului în care se efectuează numărătoarea propriu-zisă.
Cât costă o inventariere
Merită să fim expliciți, deoarece costul este de obicei subestimat și acesta determină frecvența cu care ar trebui efectuată.
Pierderea timpului de operare. Pentru majoritatea operațiunilor, acesta este, de departe, cel mai mare cost. O zi fără livrări înseamnă o zi de comenzi întârziate, colectări ratate de către transportatori și un volum de muncă restant de eliminat ulterior. Într-o afacere care expediază câteva mii de comenzi pe zi, acest lucru eclipsează tot restul listei.
Forța de muncă. Personalul care numără, înregistrează, supraveghează și munca de reconciliere ulterioară, care durează de obicei mai mult decât numărătoarea propriu-zisă.
Timpul de pregătire. Ordonarea, consolidarea, clarificarea documentelor. Ore reale de muncă, și cele care influențează cel mai mult rezultatul.
Ore suplimentare sau personal temporar, în cazul în care inventarierea se desfășoară în afara orelor normale de lucru.
Etapa de reconciliere. Investigarea variațiilor, renumărarea, postarea ajustărilor și timpul de management pentru revizuirea tuturor acestor aspecte. Acest proces continuă frecvent timp de o săptămână sau mai mult după finalizarea numărătorii fizice.
În schimb, beneficiile sunt o cifră verificată în bilanț, un număr cuantificat de shrinkage și concluziile privind procesele. Primele două sunt de obicei obligatorii, nu opționale. A treia este cea unde rezidă rentabilitatea și este cea pierdută dacă exercițiul este tratat doar ca o chestiune de conformitate.
Acest profil de cost reprezintă argumentul practic pentru inventarierea ciclică (cycle counting). Distribuirea aceluiași efort de numărare pe parcursul anului elimină aproape în întregime pierderea timpului de operare, care este partea cea mai costisitoare.
Cele mai bune practici pentru inventariere
- Pregătirea este mai importantă decât efortul depus în ziua respectivă. Un depozit ordonat, consolidat, cu documentele puse la punct, se inventariază mai rapid și mai precis decât unul haotic numărat de mai mulți oameni.
- Numărați întotdeauna „în orb”.
- Nu lăsați operatorii de picking să își numere propriile zone. Conflictul de interese este evident atunci când o discrepanță ar dezvălui propria lor eroare.
- Folosiți aceeași unitate de măsură ca în sistem. Numărarea cutiilor când sistemul stochează unități individuale este cea mai frecventă eroare aritmetică într-o inventariere.
- Atenție la stocul în tranzit — expediat, dar necolectat încă, recepționat, dar neintrodus încă în sistem. Decideți din timp dacă acesta se numără și fiți consecvenți.
- Nu omiteți zonele de carantină și retururi. Acestea conțin stoc real și sunt uitate frecvent.
- Păstrați fișele de inventar. Auditorii le pot solicita și este posibil să doriți să reexaminați o variație mai târziu.
- Faceți o analiză post-inventar. Ce a mers prost, ce a durat mai mult decât era prevăzut, ce ar trebui făcut diferit. Inventarierile se repetă, iar notițele valorează mai mult decât memoria oricui un an mai târziu.
Acestea sunt obiceiurile care separă o inventariere pe care te poți baza de una pe care trebuie să o repeți. Niciunul nu este dificil; sunt pur și simplu practicile la care se renunță primele atunci când inventarierea întârzie.
Metode de numărare și tehnologie
Modul în care captați cifrele afectează atât viteza, cât și acuratețea mai mult decât se așteaptă majoritatea oamenilor.
Fișele de inventar pe hârtie rămân comune și funcționează perfect pentru operațiunile mai mici. Organizate pe locații în ordinea deplasării, acestea nu necesită hardware sau instruire. Punctul slab este transcrierea: fiecare cifră este scrisă o dată și tastată o dată, iar fiecare pas reprezintă o oportunitate de eroare. Dacă folosiți hârtie, introduceți datele în aceeași zi, cât timp pot fi încă verificate.
Scanerele portabile confirmă locația și produsul prin cod de bare, astfel încât singurul lucru tastat este cantitatea. Acest lucru elimină cea mai frecventă eroare — numărarea cantității corecte pentru produsul greșit — și reprezintă cea mai mare îmbunătățire disponibilă pentru o numărare manuală.
Dispozitivele mobile care rulează WMS merg mai departe, validând numărătoarea în raport cu cifra așteptată în timp real și semnalând variațiile în timp ce operatorul se află încă în fața locației. Această rapiditate este valoroasă, deși intră în conflict cu numărarea „în orb”, așa că majoritatea operațiunilor o configurează pentru a accepta numărătoarea fără a afișa cantitatea așteptată, semnalând variațiile către un supervizor.
Numărarea prin cântărire este utilă pentru articole mici identice — elemente de fixare, componente, pliculețe. Un cântar calibrat numără mii de unități în câteva secunde cu o acuratețe mai bună decât o persoană. Depinde de o greutate unitară constantă, deci se potrivește componentelor fabricate și nu produselor naturale variabile.
RFID citește multe articole etichetate simultan fără a fi nevoie de vizibilitate directă, iar acolo unde este deja implementat, transformă inventarierea — o numărare completă care dura o noapte poate dura o oră. Rareori merită implementat doar pentru inventariere, dar acolo unde etichetele există din alte motive, beneficiul pentru inventariere este substanțial.
Dronele și scanarea automatizată există pentru depozitarea pe rafturi înalte, unde accesul la nivelurile superioare este lent și periculos. Sunt cu adevărat utile în operațiuni foarte mari și disproporționate pentru majoritatea.
Secvența pragmatică pentru o operațiune care își îmbunătățește procesul de inventariere este scanarea codurilor de bare, deoarece abordează cea mai mare sursă de eroare cu cea mai mică investiție. Tot ce depășește acest nivel este optimizare.
Unde să aprofundați
- Cycle counting — alternativa continuă.
- What is inventory control — disciplina pe care o verifică o inventariere.
- What is inventory shrinkage — ceea ce dezvăluie adesea variațiile.
- Inventory valuation methods — modul în care stocul inventariat este evaluat.
- How to manage inventory — locul unde se încadrează inventarierea în procesul mai larg.
Concluzia pe scurt
O inventariere este o numărare fizică completă care verifică dacă înregistrările dumneavoastră corespund realității — pregătiți depozitul înainte de a număra, numărați „în orb” și pe locații, investigați variațiile în loc să le ajustați și citiți tiparul din spatele cauzelor, deoarece acolo rezidă valoarea.
Întrebări frecvente
Ce este un inventar? O numărătoare fizică completă a tuturor stocurilor deținute, comparată cu înregistrările din sistem pentru a identifica și corecta discrepanțele. Mai este numit inventar fizic sau numărătoare generală.
Cât de des ar trebui efectuat un inventar? Cel puțin anual, acolo unde un auditor solicită acest lucru. Operațiunile care derulează un program bun de inventariere ciclică (cycle counting) nu au nevoie adesea de mai mult, deoarece acuratețea este verificată continuu. Acolo unde acuratețea este scăzută sau necunoscută, o numărătoare completă stabilește o bază de referință pentru îmbunătățire.
Care este diferența dintre un inventar și inventarierea ciclică? Inventarul numără totul deodată și necesită, de obicei, oprirea operațiunilor. Inventarierea ciclică numără o porțiune în mod continuu, fără a opri activitatea. Inventarierea ciclică descoperă erorile aproape de momentul producerii lor, ceea ce face ca sursa acestora să fie trasabilă; un inventar le descoperă luni mai târziu.
Cât durează un inventar? De la câteva ore pentru o operațiune mică până la câteva zile pentru una mare, cu locații multiple. Pregătirea are un impact mai mare asupra duratei decât numărul de persoane implicate — un depozit ordonat, consolidat, cu documentația pusă la punct, se inventariază mult mai rapid, iar suplimentarea numărătorilor într-o locație dezorganizată tinde să crească erorile în loc să reducă timpul. Bugetați separat pentru reconcilierea ulterioară, care durează de obicei mai mult decât numărătoarea propriu-zisă.
Trebuie să opresc operațiunile pentru un inventar? Ideal, da, deoarece numărarea unei ținte în mișcare produce cifre în care nimeni nu are încredere. Acolo unde o oprire completă este imposibilă, separați tot ceea ce trebuie să fie mutat și înregistrați acele tranzacții separat, astfel încât să poată fi reconciliate ulterior.
Ce este numărătoarea oarbă (blind counting)? Numărarea fără a vedea cantitatea așteptată. Aceasta previne prejudecata de confirmare inconștientă care apare atunci când cineva numără pentru a ajunge la un număr pe care l-a văzut deja și reprezintă cea mai eficientă măsură unică de acuratețe într-un inventar.
Cine ar trebui să efectueze inventarul? Ideal, nu persoanele care fac în mod normal picking și depozitare în zonele inventariate, deoarece o discrepanță le-ar dezvălui propria eroare. Rotirea personalului în zone necunoscute sau aducerea de personal din alte departamente elimină acest conflict. Unele operațiuni folosesc firme externe de inventariere pentru numărătoarea anuală, ceea ce satisface și auditorii care caută independență.
Ce ar trebui să fac cu discrepanțele? Recitiți mai întâi, apoi investigați înainte de a ajusta — verificați locațiile adiacente, retururile, zona de carantină și istoricul tranzacțiilor. Clasificați cauza folosind o listă fixă, apoi înregistrați ajustarea. Tiparul observat în toate discrepanțele este mai valoros decât orice corecție individuală.
Warehouse Wise este o bibliotecă gratuită și independentă de ghiduri despre gestionarea stocurilor, depozitare și onorarea comenzilor, creată pentru cei care se ocupă direct de aceste activități: personal nou în depozite și gestionarea stocurilor, afaceri mici sau în dezvoltare din retail și comerț electronic, și oricine deține stocuri și dorește să le înțeleagă corect. Fiecare ghid explică termenii, oferă un exemplu practic cu cifre reale acolo unde este necesar și merge direct la subiect. Suntem independenți: nu vindem software sau echipamente, nu primim comisioane din recomandări, iar ghidurile noastre nu sunt ierarhizate în funcție de cine ne plătește.