WMS vs ERP: Qual é a diferença? (E precisa de ambos?)

Um WMS gere o armazém. Um ERP gere o negócio. Ambos sobrepõem-se no centro, e é aí que reside a confusão — e a maior parte do dinheiro desperdiçado no sistema errado.

A versão curta: um ERP sabe que tem 400 unidades. Um WMS sabe que elas estão nas localizações B14-3 e D02-1, que 40 delas pertencem a um lote que expira em março, e qual o percurso que um operador deve fazer para recolher doze delas juntamente com o resto de uma encomenda.

Ambos são úteis. O que necessita depende de saber se a sua dificuldade é gerir um negócio ou gerir um edifício.

Para que serve cada sistema

ERP — Enterprise Resource Planning. Uma base de dados única que serve toda a organização: finanças, compras, vendas, stock, produção, e por vezes RH e CRM. O seu objetivo é uma versão única da verdade entre departamentos, para que uma venda, o stock que esta consome e a fatura que gera sejam a mesma transação, em vez de três sistemas em desacordo.

Um ERP gere tipicamente:

• Contabilidade geral, contas a receber, contas a pagar
• Encomendas de compra e gestão de fornecedores
• Encomendas de venda e gestão de clientes
• Quantidades de stock por produto e por local
• Planeamento de produção e listas de materiais
• Relatórios sobre tudo isto

WMS — Warehouse Management System. Software para gerir a operação física dentro de um edifício. O seu objetivo é direcionar o trabalho e registar exatamente onde tudo se encontra.

Um WMS gere tipicamente:

• Stock por localização individual, não apenas por local
• Arrumação direcionada — indicar a alguém onde colocar as mercadorias
• Otimização do percurso de recolha e método de picking
• Rastreabilidade de lote, série e validade
• Programas de inventário rotativo
• Reposição das zonas de picking a partir do stock de reserva
• Gestão de mão de obra e produtividade por tarefa
• Agendamento de cais e consolidação de carga

A distinção numa linha: um ERP regista que o stock existe, um WMS gere onde ele está e quem o está a mover.

Onde se sobrepõem — e diferem

Ambos mantêm quantidades de stock, o que é a fonte da maior parte da confusão. A diferença reside na granularidade e no propósito.

Registos de stock. Um ERP mantém uma quantidade por produto por armazém. Um WMS mantém uma quantidade por produto por localização, por lote, por palete e, frequentemente, por número de série.

Movimentos. Um ERP regista que as mercadorias foram recebidas ou expedidas. Um WMS regista que uma pessoa específica moveu uma palete específica de um local para outro a uma determinada hora.

Direção de trabalho. Um ERP diz-lhe o que precisa de acontecer — esta encomenda requer picking. Um WMS diz a alguém como o fazer — recolha estas doze linhas nesta sequência a partir destas localizações.

Utilizadores. Um ERP é utilizado em secretárias pelos departamentos financeiro, de compras e de apoio ao cliente. Um WMS é utilizado em dispositivos portáteis por pessoas que se deslocam pelo edifício.

O que otimizam. Um ERP otimiza o fluxo de informação e o controlo financeiro. A WMS otimiza o movimento físico e a mão de obra.

A maioria dos ERP de gama média inclui um módulo de armazém, e é aqui que a decisão é habitualmente mal tomada. Um módulo de armazém de ERP gere, geralmente, localizações e picking básico. O que raramente faz bem é a otimização do percurso de picking, planeamento de ondas, reposição direcionada, gestão de mão de obra e regras complexas de lote. Para uma operação simples, o módulo é suficiente e muito mais barato do que um segundo sistema. Para uma operação complexa, deixa de ser suficiente exatamente no momento em que a operação é grande o suficiente para que a falha se torne dispendiosa.

Comparação lado a lado

A tabela torna óbvia a conclusão habitual: estes não são produtos concorrentes, mas sim camadas diferentes, e a questão quase nunca é qual escolher, mas sim se o seu armazém ultrapassou o que o módulo de inventário do ERP consegue gerir.

Precisa de ambos?

Apenas ERP. Sensato se o seu armazém for simples: um local, uma gama moderada de SKU, picking simples, sem requisitos de lote ou validade, e um rendimento que a sua equipa consegue gerir sem trabalho direcionado. O módulo de armazém do ERP trata disso, tudo fica numa base de dados e evita uma integração.

Apenas WMS. Comum onde uma empresa gere um sistema financeiro suficientemente bom e necessita de capacidade de armazém com urgência. Um WMS autónomo integrado num pacote de contabilidade funciona, sendo a restrição o facto de os seus dados de stock e financeiros viverem em locais diferentes e terem de ser reconciliados.

Ambos. A disposição habitual quando uma operação atinge uma complexidade real — múltiplos locais, elevado rendimento, milhares de SKU, mercadorias regulamentadas que necessitam de rastreabilidade de lote, ou um 3PL a gerir vários clientes num único edifício. O ERP detém a visão comercial e financeira; o WMS detém a visão física.

Nenhum, por enquanto. Uma pequena operação é muitas vezes melhor servida por um bom sistema de inventário na nuvem, que se situa entre os dois e executa as partes úteis de ambos sem o custo ou o peso da implementação de qualquer um deles.

O teste honesto é saber qual o problema que lhe está realmente a custar dinheiro. Se o departamento de compras não consegue ver o que as vendas comprometeram, e as contas demoram uma semana a fechar, isso é um problema de ERP. Se o stock está correto no total, mas ninguém o consegue encontrar, os operadores de picking caminham demasiado e não consegue rastrear um lote, isso é um problema de WMS. Comprar o sistema errado é dispendioso e não resolve o sintoma.

Como funcionam em conjunto

Onde ambos existem, a divisão de responsabilidades deve ser decidida explicitamente, em vez de surgir naturalmente.

O padrão comum:

• O ERP detém os dados mestres — produtos, fornecedores, clientes, preços — e envia-os para o WMS.
• O ERP cria a procura — uma encomenda de venda ou de compra — e transmite-a.
• O WMS executa — recebe, arruma, recolhe, embala, expede — e gere tudo ao nível da localização.
• O WMS reporta — esta encomenda está recolhida, esta receção está completa, este stock foi ajustado.
• O ERP regista a consequência financeira — fatura o cliente, atualiza o razão, reconhece o custo.

A integração é onde estes projetos têm sucesso ou falham, e as questões que vale a pena resolver antes de qualquer construção:

Qual o sistema mestre para o stock? Tem de haver uma resposta única. Dois sistemas que acreditam, ambos, deter a quantidade correta irão divergir, e reconciliá-los torna-se um trabalho permanente.

Com que frequência fluem os dados? Tempo real ou em lote. O processamento em lote é mais simples e significa que o ERP está sempre ligeiramente desatualizado, o que é importante se o apoio ao cliente consultar a disponibilidade a partir dele.

O que acontece quando a ligação falha? Fica em fila de espera e é reintentada, ou é silenciosamente descartada. Vale a pena testar isto deliberadamente em vez de o descobrir durante um pico de atividade.

Quem resolve as discrepâncias? Elas irão ocorrer. Um responsável e um procedimento definidos evitam o resultado padrão de cada lado assumir que o outro está errado.

Os outros sistemas na conversa

WMS e ERP são os dois mais discutidos, e vários sistemas adjacentes são confundidos com eles. Vale a pena saber o que cada um faz realmente, porque comprar a categoria errada é um erro comum e dispendioso.

Sistema de gestão de inventário (IMS). Situa-se entre os dois. Monitoriza o stock entre canais e localizações, gere as encomendas de reposição e integra-se com plataformas de vendas. Não direciona o trabalho no armazém. Para uma empresa que vende online através de vários canais a partir de um edifício modesto, esta é frequentemente a resposta certa, não sendo nem um ERP nem um WMS.

Sistema de gestão de encomendas (OMS). Gere as encomendas desde a captura até ao cumprimento (fulfilment) em todos os canais, decidindo que localização deve processar cada encomenda. É valioso quando se envia a partir de vários locais ou se oferece a opção de click-and-collect, situando-se acima do WMS em vez de o substituir.

Sistema de gestão de transportes (TMS). Gere transportadoras, tarifas, rotas e seguimento de envios. Começa onde o WMS termina. Operações maiores utilizam ambos; as mais pequenas utilizam as integrações de transportadoras dentro do seu WMS ou plataforma de expedição.

Sistema de execução de armazém (WES). Coordena a automação — tapetes rolantes, classificadores, robótica — em tempo real, equilibrando o trabalho entre os equipamentos. Apenas relevante em instalações automatizadas, situando-se abaixo do WMS.

Sistema de controlo de armazém (WCS). Num nível inferior, controla peças individuais de equipamento. É mais ao nível da maquinaria do que ao nível do processo.

A hierarquia prática funciona com o ERP para controlo comercial e financeiro, o OMS para decidir onde uma encomenda é processada, o WMS para gerir o edifício, e depois o WES e o WCS para o equipamento. A maioria das empresas precisa de, no máximo, dois destes, e gasta-se muito dinheiro em sistemas comprados um nível acima de onde reside a verdadeira restrição.

O que a implementação envolve realmente

O custo da licença é orçamentado e o custo da implementação surpreende as pessoas, por isso vale a pena ser explícito sobre onde o esforço é aplicado.

A preparação de dados é quase sempre a tarefa mais vasta. Dados mestres de produto com dimensões, pesos e códigos de barras precisos. Dados de localização com um esquema de nomenclatura consistente. Registos de fornecedores. A maioria das operações descobre que os seus dados são consideravelmente piores do que o esperado, e a sua limpeza é inevitável, porque um sistema configurado com dados incorretos produz resultados errados mais rapidamente do que o processo manual que substituiu.

O desenho de processos vem antes da configuração. Como as mercadorias serão recebidas, onde serão armazenadas, como a preparação de encomendas (picking) será organizada, o que acontece com as exceções. Um sistema configurado para reproduzir um processo existente ineficiente entrega uma versão dispendiosa do mesmo problema.

Preparação física. Etiquetagem de localizações, identificação de estantes, estudo de cobertura Wi-Fi, seleção de scanners. O Wi-Fi, em particular, merece um estudo adequado — as estantes metálicas são hostis ao sinal, e zonas mortas descobertas após o arranque são dispendiosas de remediar.

Integração, onde um segundo sistema está envolvido, incluindo decidir a titularidade do stock e testar o comportamento em caso de falha, em vez de apenas o caminho feliz.

Formação e funcionamento em paralelo. O pessoal precisa de aprender as exceções, não apenas o fluxo normal — o picking incompleto, o artigo danificado, a receção parcial. É aqui que residiam as antigas soluções de contorno e onde um novo sistema parece pior no primeiro dia.

Momento do arranque (Go-live). O período mais calmo disponível, com uma contagem completa imediatamente antes, para que a posição inicial seja defensável. Ninguém implementa com sucesso durante o pico de atividade, e a tentação de tentar é maior porque é quando o sistema atual mais falha.

Orçamente de forma realista: a implementação, o trabalho de dados e a formação excedem tipicamente o custo de software do primeiro ano, e os projetos que os omitem do caso de negócio são aqueles que derrapam.

Sinais de que ultrapassou o módulo de armazém do seu ERP

• Os operadores de picking navegam de memória porque o sistema não os consegue direcionar eficientemente.
• Não consegue rastrear um lote até aos clientes que o receberam.
• O stock está correto no total, mas errado por localização.
• A contagem cíclica é um exercício manual gerido numa folha de cálculo.
• A reposição das zonas de picking acontece quando alguém repara, não quando o sistema indica.
• Precisa de métodos de picking diferentes para tipos de encomenda diferentes e o sistema suporta apenas um.
• Adicionar um segundo local significa duplicar um processo em vez de configurar um.
• A produtividade da mão de obra é medida por observação e não por dados.

Dois ou três destes sinais são geríveis. A maioria deles em conjunto significa que o módulo é agora a restrição da operação.

Escolher entre eles: uma sequência prática

Se está a decidir agora em vez de ler por interesse, esta é a ordem que evita os erros dispendiosos.

1. Escreva o que está realmente a correr mal. Falhas específicas, não insatisfação geral. “O serviço ao cliente indica stock que já foi vendido” é acionável. “Os nossos sistemas estão obsoletos” não é, e leva à compra do maior sistema disponível em vez do correto.

2. Classifique essas falhas em comerciais e físicas. Visibilidade financeira, coordenação de compras, ciclo order-to-cash, relatórios entre departamentos — comercial, apontando para um ERP. Localização de stock, eficiência de picking, rastreabilidade de lotes, precisão de inventário, produtividade da mão de obra — físico, apontando para um WMS.

3. Verifique se os seus sistemas existentes poderiam resolver o problema. Um número surpreendente de operações utiliza um ERP com um módulo de armazém que nunca configuraram, ou um sistema de inventário cuja funcionalidade de reposição ninguém ativou. Corrigir a configuração é muito mais barato do que a substituição, e vale a pena descartar essa hipótese antes de se comprometer.

4. Dimensione o problema honestamente. Quanto custa por ano em mão de obra, erros, excesso de stock e vendas perdidas? Se a resposta for inferior ao custo de implementação, o projeto ainda não se justifica, e saber isso é um resultado útil.

5. Fale com operações de dimensão semelhante. As referências dos fornecedores são selecionadas. Pares no seu setor à sua escala dir-lhe-ão como foi realmente a implementação e o que o sistema faz mal.

6. Demonstre com os seus próprios dados e o seu pior cenário. As demonstrações dos fornecedores utilizam dados limpos e encomendas simples. Peça para ver o seu produto difícil, a sua encomenda com várias linhas, o seu processo de devoluções. O fosso entre a demonstração e a sua realidade é onde o custo da implementação se esconde.

7. Planeie o trabalho de dados. Qualquer que seja a resposta no passo seis, a preparação de dados é inevitável. Começá-la cedo é a coisa mais eficaz que pode fazer para manter o projeto dentro do prazo.

Onde aprofundar

• Gestão de inventário na cloud — a opção entre os dois.
• O que é a gestão de armazém — a disciplina que um WMS suporta.
• Como rastrear inventário — métodos a todas as escalas.
• Leitura de códigos de barras para inventário — o que faz um WMS funcionar na prática.
• O que é o controlo de inventário — a precisão que estes sistemas existem para proteger.
• Design de layout de armazém — o que um WMS otimiza em termos de movimentação.

A conclusão numa frase

Um ERP gere o negócio e sabe quanto stock existe; um WMS gere o armazém e sabe exatamente onde está e quem o está a movimentar — a maioria das operações começa com um módulo de ERP e adiciona um WMS quando as localizações, os lotes e a eficiência de picking se tornam a restrição.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um WMS e um ERP? Um ERP gere a totalidade do negócio — finanças, compras, vendas, stock — com o stock registado ao nível do produto e do local. Um WMS gere o armazém físico, controlando o stock por localização individual, lote e palete, e orientando o trabalho de receção, arrumação e preparação de encomendas.

Pode um ERP substituir um WMS? Para uma operação simples, sim — a maioria dos ERP de gama média inclui um módulo de armazém que gere localizações e a preparação básica de encomendas. Normalmente, fica aquém no que toca à otimização de percursos de recolha, planeamento de ondas, reabastecimento direcionado, gestão de mão de obra e regras complexas de lotes, áreas onde um WMS dedicado justifica o seu valor.

Preciso de ambos, um WMS e um ERP? Apenas quando a complexidade do armazém o justifica: múltiplos locais, elevado volume de movimentação, grandes gamas de SKU, bens regulamentados que necessitam de rastreabilidade ou logística de terceiros. Muitas empresas utilizam apenas um ERP e, para as mais pequenas, um sistema de inventário na nuvem é muitas vezes mais adequado do que qualquer um dos dois.

Qual devo implementar primeiro? Normalmente o ERP, porque detém os dados mestres e os processos comerciais dos quais um WMS depende. A exceção ocorre quando a disfunção do armazém é o problema imediato e dispendioso; nesse caso, um WMS integrado no seu sistema financeiro existente resolve o problema mais rapidamente.

Como se integram um WMS e um ERP? O ERP detém normalmente os dados mestres e cria a procura, enviando as encomendas para o WMS. O WMS executa fisicamente e comunica a conclusão, momento em que o ERP regista a consequência financeira. A decisão crítica é saber qual o sistema que detém a autoridade sobre a quantidade de stock — só pode haver um.

O que é um módulo WMS num ERP? Funcionalidade de armazém integrada no ERP em vez de adquirida separadamente. Partilha a base de dados do ERP, pelo que não há integração a manter, sendo geralmente menos capaz do que um WMS autónomo no que diz respeito à otimização da preparação de encomendas e à gestão de mão de obra.

Quanto custa um WMS? Varia muito consoante a escala, o modelo de implementação e a complexidade. A consideração mais importante é que o licenciamento de software representa, normalmente, uma minoria do custo total — a implementação, a integração, a preparação de dados, o hardware e a formação excedem geralmente esse valor, e os orçamentos baseados apenas no valor da licença tendem a ser ultrapassados.

Escrito por

↑ Voltar ao topo

Warehouse Wise

Warehouse Wise é uma biblioteca gratuita e independente de guias sobre gestão de inventário, armazenagem e logística, escrita para quem realmente trabalha na área — novos colaboradores de armazém e inventário, pequenas e médias empresas de retalho e comércio eletrónico, e qualquer pessoa que lide com stocks e queira compreender a sua gestão de forma eficaz. Cada guia explica o conceito, apresenta um exemplo prático com números reais sempre que necessário, e vai direto ao ponto. Somos independentes: não vendemos software ou equipamentos, não recebemos comissões por referências e os nossos guias não são classificados por interesses comerciais.