Existem dezenas de técnicas de gestão de inventário com nome próprio e provavelmente só precisará de cinco delas. A dificuldade reside no facto de serem geralmente apresentadas como uma lista de equivalentes, quando, na prática, respondem a questões bastante diferentes e a maioria das operações deveria estar a utilizar várias em simultâneo.
Dividem-se em quatro grupos: decidir quanto e quando encomendar, concentrar a sua atenção onde é importante, manter os registos precisos e controlar os custos e os níveis de stock. Este guia aborda cada grupo, o que a técnica faz realmente e quando vale a pena o esforço.
Técnicas para decidir quanto e quando encomendar
Ponto de encomenda (Reorder point). O nível de stock que desencadeia uma nova encomenda.
Ponto de encomenda = (consumo diário médio x tempo de espera em dias) + stock de segurança
O pilar da gestão de inventário. Simples, eficaz e retira a decisão de quem quer que tenha reparado que a prateleira parecia vazia. O erro comum é defini-lo com base no tempo de espera indicado pelo fornecedor, em vez do seu tempo de espera real medido.
Quantidade económica de encomenda (EOQ). A dimensão da encomenda que minimiza o custo combinado de encomendar e manter o stock.
EOQ = raiz quadrada de [(2 x procura anual x custo por encomenda) / custo de manutenção por unidade por ano]
Útil para produtos com procura estável onde a encomenda acarreta um custo fixo real. A sua fraqueza reside nos pressupostos — procura constante, tempo de espera constante, ausência de descontos por volume — que raramente se verificam. Trate-o como uma verificação de bom senso sobre as quantidades das encomendas, em vez de uma instrução.
Stock de segurança. Um amortecedor calculado contra a variabilidade tanto na procura como na oferta. Dimensionado a partir da sua variação real e de um nível de serviço deliberado, não a partir de um número genérico de dias.
Just in time (JIT). Encomendar para que os bens cheguem conforme são necessários, mantendo um stock mínimo. Liberta capital e elimina custos de manutenção. Também elimina a sua proteção, pelo que depende inteiramente de fornecedores fiáveis e de uma procura previsível. As operações que adotaram o JIT sem qualquer um destes fatores passaram os últimos anos a redescobrir a razão pela qual os amortecedores existem.
Min/max. Definir um nível mínimo que desencadeia uma encomenda e um máximo que a encomenda atinge. Mais rudimentar do que o EOQ e mais fácil de executar, razão pela qual sobrevive em muitas operações de menor dimensão.
Inventário gerido pelo fornecedor (VMI). O fornecedor monitoriza o seu stock e repõe-no. Reduz a sua administração e pode melhorar a disponibilidade, à custa da visibilidade e de algum controlo sobre o que mantém.
Sistema de dois contentores (Two-bin system). Manter o stock em dois contentores; quando o primeiro esvazia, encomenda uma reposição e começa a usar o segundo. Totalmente manual, não requer qualquer sistema e continua a ser genuinamente eficaz para consumíveis de baixo valor e alta utilização.
Técnicas para concentrar o seu esforço
Análise ABC. Classificar os produtos pela sua quota no valor de consumo anual — os artigos A representam cerca de um quinto do valor, os artigos C representam a “cauda longa”. Depois, aplique o controlo em proporção: rigoroso para A, flexível para C.
Esta é a técnica com maior retorno da lista, porque evita que dedique a mesma atenção a artigos com consequências drasticamente desiguais. A maioria das operações que a executa pela primeira vez descobre que tem estado a gerir uma linha secundária com o mesmo cuidado que uma que vale cem vezes mais.
Vale a pena adicionar uma segunda dimensão: a criticidade. Um componente barato que interrompe a produção quando falta merece um tratamento A, independentemente do seu valor.
Análise XYZ. Classificar pela variabilidade da procura em vez do valor — X previsível, Z errático. Combinada com a análise ABC, produz uma grelha de nove caixas, e as células interessantes são os cantos: os artigos AX são valiosos e previsíveis, por isso mantenha-os reduzidos; os artigos AZ são valiosos e erráticos, por isso precisam dos maiores amortecedores e da maior atenção.
Análise de Pareto. O princípio subjacente à análise ABC — cerca de 80% do efeito provém de 20% das causas. Aplica-se a mais do que apenas valor: uma pequena parte dos SKU gera normalmente a maioria das recolhas, a maioria dos erros e a maioria das devoluções.
Técnicas para manter os registos precisos
Contagem cíclica (Cycle counting). Contar uma pequena parte do stock continuamente em vez de encerrar para uma contagem anual. Contar os artigos A frequentemente, os artigos C raramente.
O verdadeiro benefício não é a correção, mas o momento. Um erro encontrado três dias após ter ocorrido pode ser rastreado até à sua causa; o mesmo erro encontrado onze meses depois é apenas um número para ajustar.
Inventário perpétuo. Atualizar os registos de stock no momento de cada movimento em vez de periodicamente. Este é o padrão em qualquer operação baseada em sistemas e é o que torna tudo o resto possível.
Leitura de códigos de barras. Substitui a introdução manual de dados, que é onde se originam a maioria dos erros de inventário. Os dígitos de controlo significam que uma leitura incorreta normalmente não produz nada, em vez de produzir o resultado errado.
Rastreabilidade de lotes. Registar de que lote provém cada unidade, permitindo a recolha direcionada e a gestão de prazos de validade. Essencial em produtos alimentares, farmacêuticos e regulamentados, e impossível de implementar retroativamente com precisão uma vez que o stock esteja misturado.
Rotação FIFO e FEFO. Primeiro a entrar, primeiro a sair (First in first out), ou primeiro a expirar, primeiro a sair (First expired first out). O FEFO é o que importa quando o prazo de validade varia entre lotes, e é a diferença entre rodar corretamente e rodar pela ordem certa, mas na sequência errada.
Técnicas para controlar os níveis de stock e custos
Análise de stock morto (Dead stock). Identificar o inventário sem movimento durante um período definido e decidir o que fazer com ele. Descontar, agrupar, devolver ou abater. O erro é deixá-lo parado, o que é uma decisão que custa dinheiro silenciosamente.
Stock em consignação. O fornecedor mantém a propriedade até que o utilize ou venda. Elimina o compromisso de capital e, em troca, aceita normalmente preços menos favoráveis e custos administrativos.
Dropshipping. Não manter nada; o fornecedor envia diretamente. Custo de inventário zero, margens reduzidas e nenhum controlo sobre a experiência de entrega.
Cross-docking. Mover mercadorias da entrada para a saída com armazenamento mínimo. Reduz os custos de manuseamento e manutenção, e requer uma temporização precisa e bons dados de entrada.
Descontos por envio a granel e quebras de quantidade. Comprar mais por encomenda reduz o custo unitário e aumenta o custo de manutenção. A análise EOQ e de quebras de quantidade existe para determinar onde se situa o ponto de equilíbrio, e é frequentemente mais cedo do que o representante de vendas sugere.
Previsão da procura. Não é estritamente uma técnica de controlo, mas todos os outros métodos dependem dela. Melhores previsões significam amortecedores mais pequenos para o mesmo nível de serviço, o que é a única forma de reduzir o stock sem reduzir a disponibilidade.
Exemplos práticos: os três que irá realmente utilizar
Ponto de encomenda. Vende 40 unidades por dia. O tempo de espera medido do seu fornecedor é, em média, de 12 dias. O seu stock de segurança calculado é de 90 unidades.
Ponto de encomenda = (40 x 12) + 90 = 570 unidades
Quando o stock desce para 570, faz a encomenda. As 480 unidades cobrem a procura esperada enquanto espera; as 90 absorvem as semanas em que a procura aumenta ou a entrega atrasa.
Quantidade económica de encomenda. A procura anual é de 14.600 unidades. Cada nota de encomenda custa-lhe cerca de $60 a emitir e processar. Manter uma unidade durante um ano custa cerca de $3.
EOQ = raiz quadrada de [(2 x 14.600 x 60) / 3] EOQ = raiz quadrada de 584.000 = aproximadamente 764 unidades
Portanto, encomende cerca de 764 unidades de cada vez, aproximadamente 19 encomendas por ano. Verifique isso com a realidade antes de adotar: se o seu fornecedor tiver uma encomenda mínima de 1.000, ou oferecer um desconto significativo a 1.500, o ótimo teórico não é o prático.
Análise ABC. Pegue em doze meses de utilização, multiplique as unidades de cada produto pelo seu custo unitário para obter o valor de consumo anual, ordene de forma descendente e calcule a percentagem acumulada.
- Os produtos que constituem os primeiros 70–80% do valor são A.
- Os 15–20% seguintes são B.
- O restante são C.
Um resultado típico é que cerca de 20% dos produtos representam 80% do valor. Esses recebem uma revisão semanal, níveis de serviço elevados e contagem mensal. Os artigos C — muitas vezes metade da sua gama para alguns por cento do valor — recebem quantidades de encomenda maiores, objetivos de serviço mais baixos e contagem anual.
O valor de fazer estes cálculos você mesmo, em vez de ler sobre eles, é ver onde se enquadram os seus próprios produtos. O resultado está quase sempre em desacordo com o local onde a atenção está a ser colocada atualmente.
Perpétuo versus periódico: a escolha subjacente a todos eles
Antes de qualquer técnica, uma decisão define o que é possível: quando os seus registos de stock são atualizados.
Periódico significa que estabelece os valores de stock através de contagens, em intervalos definidos. Entre contagens, o número registado é uma estimativa inferida a partir do que comprou e do que vendeu. É barato, não requer um sistema e, durante a maior parte do ano, não sabe realmente o que tem em mãos.
Perpétuo significa que cada receção, recolha, transferência e ajuste atualiza o registo no momento em que ocorre. Existe um valor em tempo real a qualquer momento.
A razão pela qual isto está na base de tudo o resto é que a maioria das técnicas abaixo só é operável com registos perpétuos. Um ponto de encomenda não pode ser acionado com base num valor que é atualizado trimestralmente. A ABC analysis necessita de dados de movimento. Os níveis de min-max precisam de conhecer o nível atual. Se utiliza registos periódicos, a mudança de maior valor disponível para si não é uma técnica desta lista — é passar para registos perpétuos, após o que as restantes se tornam possíveis.
Os registos perpétuos ainda precisam de contagens, porque sofrem desvios devido a erros de recolha, danos e transações mal registadas. A contagem cíclica é o que faz alinhar novamente o registo com o stock físico, razão pela qual aparece no grupo de precisão abaixo, em vez de ser uma alternativa ao funcionamento perpétuo.
Comparação das técnicas
| Técnica | O que faz | Ideal para |
|---|---|---|
| Reorder point | Aciona uma compra quando o stock desce até um nível calculado | Quase todas as empresas; a técnica única de maior valor para implementar corretamente |
| Economic order quantity | Define a quantidade de encomenda que minimiza o custo de encomenda e de manutenção | Procura estável e previsível com um custo de encomenda significativo |
| Min-max levels | Repõe até um máximo sempre que o stock atinge um mínimo | Consumíveis, embalagens e tudo o que exija simplicidade em vez de precisão |
| Safety stock | Amortece a variabilidade da procura e do tempo de entrega | Qualquer linha onde uma rutura de stock custe um cliente |
| ABC analysis | Classifica os produtos por valor para que o esforço seja aplicado onde compensa | Gamas acima de cerca de cem linhas |
| Just in time | Recebe mercadorias apenas quando são necessárias | Fornecedores fiáveis, procura previsível, espaço dispendioso |
| FIFO and FEFO | Rotaciona o stock pelo mais antigo ou pelo de validade mais próxima | Perecíveis, produtos com data, tudo o que envelhece |
| Cycle counting | Conta uma parte rotativa continuamente em vez de parar a operação | Qualquer operação onde a precisão do registo afete a recolha |
| Consignment stock | O fornecedor mantém a propriedade até à venda | Linhas de alto valor ou de baixa rotação onde o dinheiro é a restrição |
| Vendor-managed inventory | O fornecedor monitoriza e repõe o seu stock | Relações estabelecidas com fornecedores com partilha de dados |
| Batch and serial tracking | Regista que unidades específicas foram para onde | Produtos regulados, recolhas, garantias, artigos de alto valor |
| Demand forecasting | Estima a procura futura para planear as compras | Gamas sazonais e tudo o que tenha longos tempos de entrega |
Uma nota sobre a leitura desta tabela: as técnicas não são alternativas entre si. Uma operação típica utiliza pontos de encomenda e stock de segurança em toda a gama, ABC analysis para decidir quanta atenção cada produto recebe, FIFO na prateleira e contagem cíclica para manter os números corretos — tudo ao mesmo tempo. A questão é qual adicionar a seguir, não qual escolher.
Como escolher as técnicas a utilizar
Comece devagar. Uma operação que utilize corretamente pontos de encomenda, ABC analysis e contagem cíclica terá um desempenho superior a uma que utilize nominalmente doze métodos de forma ineficaz.
Se os seus registos não são fiáveis, comece pela contagem e digitalização. Todas as outras técnicas calculam a partir dos seus dados de stock, e aplicar métodos sofisticados a números errados produz erros com confiança.
Se está a combater ruturas de stock, comece pelos pontos de encomenda e stock de segurança, calculados a partir de tempos de entrega medidos e não dos estimados.
Se tem stock a mais, comece pela ABC analysis e pela análise de stock parado. O excesso está geralmente concentrado num pequeno número de linhas, e encontrá-las é mais rápido do que uma redução generalizada.
Se a sua gama é vasta, a combinação de ABC com XYZ indica-lhe onde investir a atenção da gestão.
Se a procura é errática, invista na previsão antes de aumentar os amortecedores, porque amortecedores maiores tratam o sintoma a um custo permanente.
Combine a técnica com a restrição que realmente tem. A falha mais comum é adotar um método porque é conhecido, em vez de ser porque resolve algo que está a correr mal atualmente.
Implementar uma técnica sem interromper a operação
As técnicas falham na prática mais vezes do que na teoria, e as razões são consistentes.
Mude uma coisa de cada vez. Se introduzir pontos de encomenda, reorganizar a zona de recolha e começar a contagem cíclica no mesmo mês, e o desempenho mudar, não saberá qual a alteração que o causou. Sequencie-as e deixe tempo suficiente entre elas para ver o efeito.
Corrija os dados antes do método. Um ponto de encomenda calculado a partir de um tempo de entrega que ninguém mediu, aplicado a um valor de stock em que ninguém confia, produz disparates com confiança. O trabalho pouco glamoroso de limpar os dados dos produtos e medir o desempenho real dos fornecedores é o que faz com que tudo o resto funcione.
Faça um projeto-piloto numa subparte. Escolha uma família de produtos ou um fornecedor, aplique a técnica durante um trimestre e meça os resultados. Um piloto que falha custa-lhe um trimestre em vinte produtos; um lançamento total que falha custa-lhe o ano.
Atribua um responsável. Uma técnica pela qual todos são responsáveis é uma técnica que ninguém mantém. Os pontos de encomenda ficam desatualizados, as classificações ABC perdem a validade, as contagens cíclicas são ignoradas quando o armazém está ocupado. Alguém precisa de ter a função de manter cada uma delas atualizada.
Espere resistência onde a técnica remove o julgamento. Compradores e gestores de armazém experientes têm frequentemente bons instintos, e um sistema que os substitui parece um retrocesso. Vale a pena explicar que a técnica trata dos casos de rotina para que o seu julgamento seja aplicado nas exceções, em vez de a apresentar como uma substituição.
Integre a revisão num calendário. Trimestralmente para ABC e pontos de encomenda, mensalmente para stock parado, semanalmente para as métricas operacionais. As técnicas que são configuradas uma vez e nunca mais revistas deixam silenciosamente de se adequar ao negócio, geralmente no prazo de um ano.
Meça antes e depois. Registe a sua posição inicial em termos de precisão de inventário, taxa de rutura de stock, rotação e valor total de stock antes de alterar qualquer coisa. Sem uma base de referência, não pode demonstrar que o esforço valeu a pena, e a próxima melhoria torna-se mais difícil de justificar.
Técnicas por dimensão da empresa
O conjunto certo de ferramentas altera-se com a escala, e adotar uma técnica demasiado cedo custa mais do que poupa.
Operações muito pequenas, até algumas centenas de SKU e uma localização, geralmente precisam de três coisas: um registo de stock que seja efetivamente mantido, pontos de encomenda (min/max) nas linhas que importam e um sistema de dois contentores para consumíveis. Vale a pena realizar uma análise ABC uma vez para confirmar onde reside o valor, mesmo que a classificação seja depois aplicada de forma informal. EOQ e JIT são quase sempre prematuros — as quantidades de encomenda são mais frequentemente definidas pelos mínimos dos fornecedores do que por qualquer cálculo que possa fazer.
Operações em crescimento que vendem através de mais do que um canal atingem a sua primeira restrição real na precisão, porque um único valor de stock tem agora de servir vários locais ao mesmo tempo. Este é o momento para a leitura de códigos de barras, inventário permanente e contagem cíclica. Os pontos de encomenda devem passar de informais a calculados, utilizando tempos de entrega (lead times) medidos. A análise ABC torna-se uma ferramenta de trabalho em vez de um exercício pontual.
Operações de média dimensão estabelecidas têm gama suficiente para que a alocação de atenção seja importante. A análise ABC combinada com XYZ compensa aqui, porque os produtos valiosos, mas erráticos, são onde se concentram tanto as ruturas de stock como o excesso. Vale a pena investir na previsão da procura, tal como na análise de stock morto executada de forma programada em vez de apenas quando alguém repara numa prateleira.
Operações de grande dimensão estão geralmente a executar tudo o que foi referido e a questão torna-se a otimização em vez da adoção — planeamento multi-escalão entre locais, colaboração com fornecedores e VMI em linhas de alto volume, e reabastecimento automatizado com revisão humana apenas em exceções.
A linha condutora é que a restrição de cada fase é diferente. A precisão do stock limita uma empresa em crescimento; a alocação de atenção limita uma empresa de média dimensão; a otimização da rede limita uma grande empresa. Aplicar o conjunto de ferramentas de uma grande operação a uma pequena produz administração sem benefícios, que é a forma mais comum de estas técnicas ganharem má reputação.
Onde aprofundar
- Como gerir o inventário — a versão passo a passo.
- O que é a gestão de inventário — a disciplina no seu todo.
- O que é um ponto de encomenda e stock de segurança — os cálculos de encomenda.
- O que é a quantidade económica de encomenda — o método de dimensionamento de encomendas em detalhe.
- Contagem cíclica — manter os registos precisos.
- O que é a previsão da procura — reduzir a variabilidade contra a qual tudo o resto serve de amortecedor.
A conclusão numa frase
Utilize pontos de encomenda para decidir quando encomendar, análise ABC para decidir onde investir a sua atenção e contagem cíclica para manter os registos fiáveis — depois, adicione técnicas apenas quando tiver um problema específico que precise de uma.
Perguntas frequentes
Quais são as principais técnicas de gestão de inventário? Pontos de encomenda, quantidade económica de encomenda, stock de segurança, análise ABC, contagem cíclica, JIT e rotação FIFO ou FEFO. A maioria das operações precisa de algumas, não de todas.
Com que técnica de inventário devo começar? Primeiro com registos precisos, através de contagem e leitura de códigos de barras, porque tudo o resto é calculado a partir deles. Depois pontos de encomenda, e a seguir análise ABC.
O que é a análise ABC no inventário? Classificar produtos pela sua quota no valor de consumo anual, para que o esforço de controlo corresponda à consequência. Os itens A recebem controlo apertado e contagem frequente, os itens C recebem controlo flexível e revisão pouco frequente.
O JIT é adequado para pequenas empresas? Raramente na sua forma pura. O JIT depende de fornecedores altamente fiáveis e de uma procura previsível, e uma pequena empresa geralmente não tem nem a influência sobre o fornecedor nem o volume para suavizar a variação. Pontos de encomenda com um stock de segurança sensato oferecem a maior parte do benefício com muito menos fragilidade.
Qual é a diferença entre EOQ e ponto de encomenda? O EOQ responde a quanto encomendar; o ponto de encomenda responde a quando colocar essa encomenda. Funcionam em conjunto e qualquer um pode ser usado sem o outro, embora a maioria das operações defina primeiro os pontos de encomenda porque errar no timing causa ruturas de stock, enquanto errar ligeiramente na quantidade apenas custa um pouco em custos de manutenção ou de encomenda.
Como posso reduzir o inventário sem causar ruturas de stock? Reduza a variabilidade contra a qual o stock serve de amortecedor em vez de cortar o próprio amortecedor — tempos de entrega dos fornecedores mais curtos e consistentes, melhor previsão e consolidação da procura entre locais para que um amortecedor centralizado substitua vários separados. Cortar stock sem abordar a variabilidade subjacente não elimina o risco, transfere-o para os seus clientes, e geralmente reaparece sob a forma de transporte urgente e encomendas perdidas.
Posso usar várias técnicas ao mesmo tempo? Deve. Elas respondem a perguntas diferentes e foram concebidas para funcionar em conjunto — os pontos de encomenda decidem quando encomendar, o EOQ decide quanto, o ABC decide quanta atenção cada produto recebe e a contagem cíclica mantém os dados subjacentes aos três fiáveis. O erro é adotá-las todas simultaneamente em vez de sequencialmente.
O que é a análise XYZ? Classificação por variabilidade da procura em vez de valor. Os itens X são previsíveis, os itens Z erráticos. Combinada com o ABC, identifica quais os produtos valiosos que são também imprevisíveis, e esses são os que precisam de mais amortecedor e atenção.
Warehouse Wise é uma biblioteca gratuita e independente de guias sobre gestão de inventário, armazenagem e logística, escrita para quem realmente trabalha na área — novos colaboradores de armazém e inventário, pequenas e médias empresas de retalho e comércio eletrónico, e qualquer pessoa que lide com stocks e queira compreender a sua gestão de forma eficaz. Cada guia explica o conceito, apresenta um exemplo prático com números reais sempre que necessário, e vai direto ao ponto. Somos independentes: não vendemos software ou equipamentos, não recebemos comissões por referências e os nossos guias não são classificados por interesses comerciais.