O ponto de encomenda é o nível de stock no qual deve efetuar uma nova encomenda. Quando um produto atinge esse nível, compra mais — não porque chegou uma data ou porque um relatório foi revisto, mas porque a quantidade restante é a quantidade que calculou ser suficiente para o abastecer até à chegada da próxima entrega.
É o número mais útil na gestão de inventário e aquele que é mais frequentemente definido por estimativa. Se o definir corretamente, o stock chega pouco antes de esgotar. Se o definir incorretamente num sentido, ficará sem stock; se o definir incorretamente no outro, manterá permanentemente mais stock do que o necessário.
O ponto de encomenda, definido
O ponto de encomenda responde a uma pergunta: quão baixo pode este produto chegar antes de eu ter de comprar mais?
A resposta tem dois componentes. Primeiro, quanto irá vender enquanto aguarda pela entrega — se o fornecedor demorar duas semanas e vender 20 por dia, precisa de 280 unidades apenas para cobrir o período de espera. Segundo, uma margem de segurança para os dias em que a procura aumenta ou o fornecedor se atrasa.
Some estes dois valores e terá o nível no qual a encomenda se torna necessária. Acima dele, pode esperar. Nele ou abaixo dele, está a contar com que nada corra mal.
Note o que um ponto de encomenda não é. Não é quanto encomendar — esse é um cálculo separado, abrangido pela quantidade económica de encomenda. Não é um nível de stock mínimo que pretende manter. E não é um valor fixo: altera-se à medida que a procura muda e que os fornecedores se tornam mais rápidos ou mais lentos.
Porque é que o ponto de encomenda é importante
É o mecanismo que evita a maioria das ruturas de stock. Quase todas as falhas de disponibilidade remontam a uma de três coisas: o ponto de encomenda estava demasiado baixo, foi calculado com base num tempo de espera que o fornecedor não cumpre na realidade, ou ninguém agiu quando o alerta foi disparado. As três são corrigíveis, e as duas primeiras são aritméticas.
É também onde o capital fica retido. Um ponto de encomenda definido de forma generosa “por segurança” significa que cada produto se mantém num nível de stock médio mais elevado durante todo o ano. Num conjunto de produtos, isso representa uma quantidade substancial de capital imobilizado, e é invisível porque nenhuma linha individual parece irracional.
Remove o julgamento de uma decisão de rotina. As decisões de compra tomadas por quem nota que uma prateleira parece vazia são inconsistentes e lentas. Um gatilho calculado não é nenhuma das duas coisas.
Torna a automação possível. Os pontos de encomenda são o que permite a um sistema gerar sugestões de compra sem que uma pessoa tenha de rever cada linha, o que é a única forma de gerir um catálogo de qualquer dimensão.
O equilíbrio entre ficar sem stock e imobilizar capital é toda a tensão, e o ponto de encomenda é onde a resolve de forma deliberada em vez de acidental.
A fórmula do ponto de encomenda
Ponto de encomenda = (procura média diária × tempo de espera em dias) + stock de segurança
Três inputs, e cada um deles tem uma armadilha.
Procura média diária. Unidades vendidas por dia, calculadas com base num período suficientemente longo para ser representativo. Dois avisos. Utilize um período que reflita a atividade comercial atual e não o ano passado — um produto que cresce 40% ao ano precisa de uma média recente, não de uma anual. E exclua qualquer período em que o produto esteve sem stock, porque as vendas durante uma rutura de stock registam a disponibilidade, não a procura, e incluí-las ensina ao cálculo que a procura é menor do que realmente é no próprio produto que já lhe falhou.
Tempo de espera em dias. O tempo desde a colocação da encomenda até o stock estar disponível para venda. É aqui que a maioria dos pontos de encomenda falha, por duas razões. Primeiro, as pessoas utilizam o tempo de espera indicado pelo fornecedor em vez do tempo medido — consulte as suas últimas vinte datas de receção e calcule o valor real, que é frequentemente vários dias superior. Segundo, as pessoas medem até à entrega em vez de até à disponibilidade. Se os bens demoram dois dias a ser registados e arrumados, esses dois dias pertencem ao tempo de espera, porque o stock na zona de receção não pode ser preparado para expedição.
Stock de segurança. A margem que cobre a variabilidade tanto na procura como no tempo de espera. Dimensionado corretamente, provém da dispersão da sua procura e da dispersão dos tempos de entrega do seu fornecedor a um nível de serviço que escolheu. Existe um tratamento completo em stock de segurança.
Um exemplo prático, com stock de segurança
Uma empresa vende um produto de cozinha de forma constante.
Passo um — estabelecer a procura média diária. Nos últimos 90 dias de atividade, vendeu 1.620 unidades. Ou seja, 1.620 ÷ 90 = 18 unidades por dia.
Passo dois — medir o tempo de espera. O fornecedor indica 10 dias. As últimas vinte encomendas demoraram entre 11 e 17 dias desde a encomenda até os bens estarem arrumados, com uma média de 14 dias. Utilize 14, não 10.
Passo três — calcular a procura durante o tempo de espera. 18 × 14 = 252 unidades. Isto é o que venderá enquanto espera, se tudo correr dentro da média.
Passo quatro — definir o stock de segurança. A procura varia cerca de 4 unidades por dia em relação à média, e o tempo de espera varia cerca de 3 dias. Uma margem dimensionada para um nível de serviço de 95% sobre esta variabilidade resulta em 95 unidades. (O guia de stock de segurança cobre o cálculo; o ponto aqui é que é derivado da variabilidade medida e não de uma escolha arbitrária.)
Passo cinco — somar os valores.
Ponto de encomenda = 252 + 95 = 347 unidades
O que isso significa na prática. Quando o stock descer para 347, faça a encomenda. Numa quinzena média, a entrega chega com cerca de 95 unidades restantes — a margem intacta. Numa quinzena má, onde a procura é elevada e o fornecedor demora 17 dias, essa margem é o que o separa de uma rutura de stock.
Um exemplo prático, sem stock de segurança
Algumas empresas definem pontos de encomenda sem margem, seja deliberadamente — para artigos baratos e facilmente substituíveis onde ficar sem stock é tolerável — ou porque ninguém calculou uma.
Utilizando os mesmos números:
Ponto de encomenda = 18 × 14 = 252 unidades
O que isso significa. Encomenda às 252 unidades e o stock chega exatamente quando a última unidade é vendida — mas apenas se a procura for de exatamente 18 por dia e o fornecedor demorar exatamente 14 dias. Nada disto é provável.
Como o tempo de espera tem uma média de 14 dias, cerca de metade das suas entregas demorará mais do que isso. Como a procura tem uma média de 18, cerca de metade das suas quinzenas serão mais movimentadas. Um ponto de encomenda sem stock de segurança produz uma rutura de stock em quase metade de todos os ciclos, e é por isso que a margem existe.
Existe um caso restrito para isto: artigos de baixo valor e rotação lenta com substitutos fáceis, onde o custo de manter stock de segurança em centenas de linhas excede o custo de ficar ocasionalmente sem stock. Essa é uma escolha comercial deliberada. Fazê-lo por omissão não é.
Uma calculadora de ponto de encomenda
Aplique isto a qualquer produto. A aritmética demora dois minutos; reunir os inputs de forma honesta demora mais tempo e é mais importante.
| Passo | O que encontrar | O seu valor |
|---|---|---|
| 1 | Unidades vendidas num período representativo recente | |
| 2 | Número de dias de atividade nesse período | |
| 3 | Procura média diária = passo 1 ÷ passo 2 | |
| 4 | Tempo de encomenda até disponibilidade nas últimas 20 receções, em média | |
| 5 | Procura durante o tempo de espera = passo 3 × passo 4 | |
| 6 | Stock de segurança para esta linha | |
| 7 | Ponto de encomenda = passo 5 + passo 6 |
Uma linha preenchida, para referência: 1.620 unidades ÷ 90 dias = 18 por dia. 18 × 14 dias = 252. Mais 95 de stock de segurança = um ponto de encomenda de 347.
Três verificações antes de usar o resultado.
- Excluiu os períodos de rutura de stock do passo 1? Se não, o seu valor de procura está demasiado baixo.
- Mediu até disponível para venda no passo 4, e não até à entrega? O tempo de receção e arrumação conta.
- O passo 3 baseia-se na atividade recente em vez de uma média de há um ano? Tanto as linhas em crescimento como em declínio precisam de dados atuais.
Se ainda não tem um valor de stock de segurança, uma margem provisória aproximada é a procura extra que veria se o fornecedor atingisse o seu pior tempo de espera recente — no exemplo, 3 dias extra a 18 por dia, ou 54 unidades. É mais rudimentar do que um cálculo adequado e consideravelmente melhor do que zero.
Ponto de encomenda vs stock de segurança vs EOQ
Três números relacionados que respondem a perguntas diferentes e que são constantemente confundidos.
| Pergunta a que responde | Do que depende | |
|---|---|---|
| Ponto de encomenda | Quando devo encomendar? | Procura durante o lead time, mais a margem de segurança |
| Stock de segurança | Qual a margem de segurança que devo manter contra imprevistos? | Variabilidade na procura e no lead time, e o nível de serviço escolhido |
| EOQ | Quanto devo encomendar de cada vez? | Procura anual, custo por encomenda e custo de manutenção por unidade |
Encaixam-se em sequência. O stock de segurança é calculado primeiro, porque o ponto de encomenda o contém. O ponto de encomenda indica-lhe então quando agir. O EOQ indica-lhe quanto comprar quando o fizer.
Um erro comum é tratar o ponto de encomenda como um nível de stock mínimo a ser mantido. Não é um piso que se mantém — é um gatilho que se atravessa. O stock deve cair abaixo desse nível enquanto a encomenda está em trânsito, e a componente de stock de segurança é o que deve restar quando a entrega chega.
Erros comuns ao definir pontos de encomenda
Usar lead times cotados. A falha mais comum. Os fornecedores cotam o que pretendem atingir; meça o que eles realmente alcançam.
Ignorar o tempo de receção e arrumação. O stock entregue na sexta-feira e registado na terça-feira não esteve disponível durante quatro dias, e esses dias pertencem ao lead time.
Incluir períodos de rutura de stock na média da procura. Isto subestima a procura exatamente nos produtos que já esgotaram, o que torna a próxima rutura de stock mais provável.
Definir uma vez e nunca rever. A procura cresce, os fornecedores mudam, as estações alteram-se. Um ponto de encomenda definido há dois anos descreve um negócio que já não existe. Reveja as linhas significativas trimestralmente e as restantes anualmente.
Aplicar um único nível de serviço a toda a gama. Os seus principais produtos e aqueles que os clientes procuram especificamente justificam uma margem de segurança elevada. Um artigo de baixa rotação com substitutos fáceis não justifica, e manter stock é dinheiro parado.
Esquecer o stock já encomendado. O gatilho deve comparar o ponto de encomenda com o stock disponível mais o stock já em trânsito, não com o que está fisicamente na prateleira. Caso contrário, encomendará duas vezes.
Ignorar MOQ. Se o mínimo do fornecedor é 500 e o seu ponto de encomenda é 347, encomendar a 347 significa manter muito mais do que o pretendido. Os dois números têm de ser reconciliados deliberadamente.
Ninguém agir quando o gatilho é acionado. Um gatilho calculado que produz um alerta ao qual ninguém responde é pior do que não ter sistema, porque cria a crença de que o problema está resolvido.
Ignorar a sazonalidade. Uma média única ao longo de um ano está errada em ambas as direções para um produto sazonal. Utilize médias sazonais ou ajuste o ponto de encomenda antes dos picos conhecidos.
Onde aprofundar
- O que é o stock de segurança — dimensionar a margem de segurança dentro da fórmula.
- O que é o EOQ — quanto encomendar quando o gatilho é acionado.
- O que é uma rutura de stock — o que acontece quando o ponto é definido demasiado baixo.
- O que é a previsão da procura — melhorar a entrada de dados da procura.
- O que é o controlo de inventário — a precisão do registo de que o gatilho depende.
- Técnicas de gestão de inventário — onde os pontos de encomenda se situam entre as alternativas.
A conclusão numa frase
Um ponto de encomenda é o nível de stock que desencadeia uma compra: a procura durante o lead time do fornecedor, mais uma margem de segurança. Calcule o lead time com base no que os fornecedores realmente alcançam em vez do que cotam, exclua os períodos de rutura de stock da sua média de procura e reveja-o à medida que o negócio muda — esses três hábitos resolvem mais problemas de disponibilidade do que qualquer outra coisa disponível.
Perguntas frequentes
O que é um ponto de encomenda? O nível de stock no qual coloca uma nova encomenda para um produto. É a quantidade que espera vender durante o lead time do fornecedor, mais uma margem de segurança para as alturas em que a procura aumenta ou a entrega se atrasa.
Como calculo um ponto de encomenda? Multiplique a procura média diária pelo lead time em dias e, em seguida, adicione o stock de segurança. Utilize a procura de um período recente e representativo com os períodos de rutura de stock excluídos, e utilize o lead time que o seu fornecedor realmente alcança — medido a partir das suas últimas vinte receções — em vez do que eles cotam.
Qual é a fórmula do ponto de encomenda sem stock de segurança? Procura média diária multiplicada pelo lead time em dias. Produz um gatilho que o deixa sem nada em reserva, pelo que cerca de metade de todos os ciclos ficarão curtos. Só é defensável em linhas baratas e facilmente substituíveis onde ruturas de stock ocasionais são aceitáveis.
Qual é a diferença entre um ponto de encomenda e o stock de segurança? O stock de segurança é a margem mantida contra a variabilidade. O ponto de encomenda é o nível de gatilho e contém o stock de segurança dentro de si. O stock de segurança responde a “quanta almofada?”; o ponto de encomenda responde a “quando devo encomendar?”.
Com que frequência devo rever os pontos de encomenda? Trimestralmente para as suas linhas significativas, anualmente para as restantes e imediatamente após qualquer alteração no fornecedor, lead time ou padrão de procura. Um ponto de encomenda definido há dois anos descreve um negócio que, entretanto, evoluiu.
O ponto de encomenda deve incluir stock já encomendado? A comparação deve ser feita contra o stock disponível mais o stock já em trânsito. Comparar apenas com o que está fisicamente na prateleira causa encomendas duplicadas, particularmente em linhas com lead times longos.
E se o meu fornecedor tiver um MOQ acima do meu ponto de encomenda? Reconcilie os dois deliberadamente. Aceite manter mais do que o cálculo sugere, negoceie a redução do mínimo ou consolide encomendas de produtos do mesmo fornecedor para que o mínimo seja atingido sem comprar em excesso qualquer linha individual.
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