O controlo de inventário consiste em garantir que o stock que já possui está onde os seus registos indicam, nas condições que os seus registos indicam e na quantidade que os seus registos indicam.
É a metade mais restrita e operacional do trabalho de inventário. A gestão de inventário decide o que comprar e quanto manter. O controlo de inventário cuida do que já chegou.
A distinção parece académica, mas tem uma consequência prática: a maioria das empresas que acredita ter um problema de gestão de inventário tem, na verdade, um problema de controlo de inventário. Pontos de encomenda sofisticados, calculados a partir de números de stock incorretos, irão encomendar as quantidades erradas com grande precisão.
Controlo de inventário vs. gestão de inventário
A gestão de inventário é orientada para o futuro e comercial. O que armazenar, quanto, quando encomendar, que fornecedores, que nível de serviço. Lida com previsões e decisões.
O controlo de inventário é no presente e operacional. Onde está, quanto existe, em que condição se encontra, quem o moveu. Lida com registos e a realidade física.
Uma divisão concreta:
- Decidir manter uma cobertura de seis semanas de um produto — gestão.
- Saber que tem atualmente 1.847 unidades e que 1.847 é o valor correto — controlo.
- Escolher um fornecedor com um prazo de entrega mais curto — gestão.
- Descobrir que 40 unidades foram danificadas numa colisão no porta-paletes e ajustar o registo — controlo.
O controlo vem primeiro em qualquer esforço de melhoria. As decisões de gestão são tão boas quanto os dados que as sustentam, e esses dados são o que o controlo produz.
O que envolve o controlo de inventário
Registo de cada movimento. Receções, arrumações, recolhas (picks), transferências, ajustes, devoluções, abates. Um movimento que ocorre fisicamente sem ser registado é onde nasce uma discrepância, e cada uma delas acabará por surgir.
Disciplina de localização. Cada artigo tem um lugar definido e o sistema conhece-o. Sem isto, “temos 200” só é útil se alguém os conseguir encontrar num tempo razoável.
Contagem. Contagens cíclicas contínuas ou contagens totais periódicas, para verificar os registos face à realidade física.
Investigação de discrepâncias. Não apenas ajustá-las. Um ajuste corrige um número; uma investigação encontra a falha no processo que o produziu.
Gestão de condições. Stock danificado, em quarentena, expirado e devolvido mantido separado do stock vendável, e visível como tal.
Controlo de acesso. Quem pode mover stock, quem pode ajustar registos e um registo de quem fez o quê. Direitos de ajuste concedidos a todos produzem livros que batem certo e prateleiras que não.
Rotação. FIFO ou FEFO, aplicada pelo layout e não por instrução.
Relatórios. Precisão, antiguidade, volume e motivos de ajustes, quebras.
Porque é que o controlo de inventário é importante
A resposta curta é que o controlo situa-se entre dois custos opostos. Pouco stock e terá ruturas de stock — vendas perdidas, clientes desapontados, fretes urgentes para recuperar. Demasiado e o seu fluxo de caixa sofre, porque cada unidade numa prateleira é dinheiro que não pode gastar noutra coisa. O controlo é o que lhe permite situar-se entre os dois deliberadamente e não por acidente, e só funciona se os números forem verdadeiros.
Tudo o que vem a jusante depende dele. Pontos de encomenda, stock de segurança, previsões, promessas de datas de entrega aos clientes — tudo é calculado a partir dos seus números de stock.
Dados incorretos causam falhas visíveis. Uma encomenda aceite contra stock fantasma torna-se num envio incompleto, um pedido de desculpas e, por vezes, um cliente perdido. O cliente experiencia uma falha no cumprimento; a causa foi uma falha de controlo semanas antes.
É onde as quebras aparecem. Roubo, danos, erros de recolha nunca corrigidos, erro administrativo. Não pode resolver nada disto sem saber que está a acontecer.
Protege o capital de exploração. Stock que não consegue encontrar é encomendado novamente. Operações com controlo deficiente transportam habitualmente inventário duplicado que já possuem.
Auditoria e conformidade. A valorização do stock alimenta a contabilidade. Em setores regulados, a rastreabilidade de lotes é um requisito legal e não apenas uma boa prática.
As técnicas principais
Contagem cíclica. Conte uma parte continuamente em vez de parar anualmente. Conte artigos de alto valor e de rápida rotação com mais frequência. O benefício é a velocidade de deteção — um erro encontrado na terça-feira pode ser rastreado; o mesmo erro encontrado onze meses depois é apenas um número.
Conte por localização, não pelo total de SKU. Um produto pode reconciliar-se perfeitamente no geral, enquanto está errado em duas localizações que se compensam, e essas duas localizações continuam a causar falhas nas recolhas.
Leitura de códigos de barras no ponto de movimento. A introdução manual de dados é onde a maioria dos erros se origina. A leitura com dígitos de controlo reduz esses erros por ordens de magnitude. O qualificador importa: ler numa secretária vinte minutos depois reintroduz tudo o que estava a tentar eliminar.
Inventário permanente. Os registos atualizam-se no momento de cada transação em vez de periodicamente.
Localizações definidas e etiquetadas. Corredor, baia, nível, posição. Um esquema lógico em vez de um que apenas funcionários antigos conseguem decifrar.
Áreas segregadas para entrada de mercadorias, quarentena, devoluções e stock danificado, para que mercadorias não verificadas não possam ser recolhidas.
Controlos de ajuste. Restrinja quem pode alterar um número de stock, exija um código de motivo e reveja os ajustes regularmente. Um volume crescente de ajustes é um sintoma que vale a pena investigar antes que a contagem o confirme.
Rastreabilidade de lote e série onde as mercadorias o exijam.
Esforço orientado por ABC. Conte e controle os artigos A rigorosamente, os artigos C levemente. Atenção igual em toda a gama significa atenção insuficiente nos produtos que importam.
Os sistemas que pode utilizar
O controlo de inventário funciona a todos os níveis de sofisticação. O que muda é a disciplina manual que exige.
Contagem manual e memória. Sem registos além do que alguém consegue ver na prateleira. Viável para uma operação de sala única com um punhado de linhas e nada mais. Falha no momento em que duas pessoas estão a tomar decisões de stock, porque nenhuma sabe o que a outra moveu.
Fichas de stock. Uma ficha por produto ou por localização, atualizada à mão em cada movimento. Descartadas como antiquadas, ainda são usadas em muitas lojas e oficinas, porque são baratas, não requerem energia e colocam o registo fisicamente junto ao stock. A fraqueza é que registam o movimento sem o verificar, pelo que uma recolha não registada não deixa qualquer rasto.
Folhas de cálculo. O ponto de partida mais comum para empresas em crescimento. Genuinamente capazes a pequena escala, mas o limite chega mais cedo do que as pessoas esperam: apenas uma pessoa pode editar de cada vez, não existe um rasto de auditoria digno desse nome e uma única fórmula mal digitada propaga-se silenciosamente. A maioria das operações supera uma folha de cálculo algures entre algumas centenas de SKU e a primeira vez que duas localizações precisam de ver o mesmo número.
Software de inventário ou armazém. Os registos atualizam-se à medida que as transações acontecem, vários utilizadores trabalham simultaneamente, os movimentos transportam um rasto de auditoria e a leitura alimenta o sistema diretamente. O custo é a disciplina de configuração — software aplicado a localizações indefinidas e processos não fiáveis produz números errados mais rapidamente do que uma folha de cálculo.
A progressão importa menos do que a correspondência. Uma empresa com 80 SKU a gerir uma folha de cálculo bem mantida tem melhor controlo do que uma com 4.000 SKU a gerir um software que ninguém atualiza no ponto de movimento.
Periódico e perpétuo, na prática
A outra distinção de sistema é quando o registo é atualizado.
Periódico significa que os valores de stock são estabelecidos através de contagens, em intervalos — mensais, trimestrais ou anuais. Entre contagens, o valor registado é uma estimativa derivada das compras e vendas. É mais simples e barato, e significa que, durante a maior parte do ano, não sabe realmente o que tem em stock.
Perpétuo significa que cada receção, recolha, transferência e ajuste atualiza o registo no momento em que ocorre. Tem um valor em tempo real a qualquer momento, o que torna possíveis os pontos de encomenda, as promessas de disponibilidade e o reabastecimento automatizado.
Os registos perpétuos ainda precisam de contagens. O registo desvia-se da realidade devido a erros de recolha, danos, roubos e transações mal introduzidas, e a contagem cíclica é o que volta a alinhar ambos. Uma operação que utiliza registos perpétuos sem contagens tem um número em tempo real, mas não faz ideia se este é verdadeiro.
Códigos de barras e RFID
A camada tecnológica existe por uma razão: eliminar a transcrição humana no momento em que o stock se movimenta.
Os códigos de barras codificam um identificador que um leitor processa numa fração de segundo, com um dígito de controlo que rejeita uma leitura errada em vez de aceitar uma incorreta. A taxa de erro da leitura é de aproximadamente um em vários milhões de caracteres, contra algo próximo de um em trezentos na introdução manual. São baratos — uma etiqueta impressa não custa quase nada — e requerem linha de visão e uma leitura por item.
O RFID utiliza etiquetas de rádio que são lidas sem linha de visão, muitas vezes várias de uma só vez. Uma palete pode ser lida à medida que passa por um portal; uma prateleira pode ser contada passando por ela. Isso altera o que é prático: contagens completas de localizações em minutos em vez de horas, e a deteção automática de stock no local errado.
As compensações são diretas. As etiquetas custam significativamente mais do que as etiquetas impressas, pelo que o RFID ganha o seu lugar em mercadorias de maior valor, em contentores reutilizáveis ou onde a velocidade da contagem é, por si só, o benefício. O metal e os líquidos interferem nas leituras. E um portal que lê tudo o que está ao alcance lerá alegremente a palete no corredor seguinte, o que é um problema de configuração e não uma falha.
A maioria das operações utiliza códigos de barras em toda a linha e RFID de forma seletiva, se é que o utiliza. A decisão não é qual a tecnologia melhor, mas sim se o tempo de contagem que o RFID poupa vale mais do que o custo das etiquetas, e para a maioria das mercadorias gerais, ainda não vale.
Medir o controlo de inventário
Inventory record accuracy (IRA) — a percentagem de localizações contadas que correspondem exatamente.
IRA = (localizações com correspondência exata ÷ localizações contadas) × 100
Localizações, não unidades, e correspondências exatas, não aproximadas. As operações que medem por unidades ou permitem uma tolerância reportam números lisonjeiros que não preveem falhas de recolha.
Shrinkage — stock perdido como uma proporção do que deveria ter em armazém.
Shrinkage = ((valor contabilístico − valor contado) ÷ valor contabilístico) × 100
Volume e motivos de ajuste — quantas correções e porquê. Os códigos de motivo são onde as falhas do processo se revelam.
Cobertura de contagem — a percentagem de localizações contadas num período. Uma precisão elevada resultante da contagem de 5% das localizações diz-lhe muito menos do que uma precisão moderada resultante da contagem de 80%.
Stock morto e obsoleto — reportado separadamente da avaliação, porque o custeio FIFO faz com que o stock antigo pareça mais barato de abater do que o custo de o substituir.
Observe a tendência em vez do ponto isolado. O valor de precisão de um único mês é ruído; três meses a moverem-se na mesma direção são um sinal.
As métricas de planeamento que se sobrepõem
As métricas de precisão dizem-lhe se os seus registos são verdadeiros. Um segundo conjunto de métricas utiliza esses registos para decidir o que manter e quando comprar — e estas são tão boas quanto a precisão que lhes serve de base.
Ponto de encomenda — o nível de stock que desencadeia uma compra. É a procura que espera durante o tempo de entrega do fornecedor, mais uma margem de segurança:
Ponto de encomenda = (procura média diária x tempo de entrega em dias) + stock de segurança
Calcule o tempo de entrega a partir das suas últimas vinte receções em vez do que o fornecedor indica. A diferença entre ambos é uma causa comum e totalmente evitável de ruturas de stock.
Economic order quantity (EOQ) — a dimensão da encomenda que minimiza o custo combinado de encomendar e manter stock:
EOQ = raiz quadrada de ((2 x procura anual x custo por encomenda) / custo anual de manutenção por unidade)
Trate-o como uma verificação de bom senso e não como uma instrução. A fórmula pressupõe uma procura estável e um custo de encomenda fixo, sendo que nenhum dos dois é totalmente verdade, e é útil para mostrar quando a sua dimensão de encomenda atual está drasticamente errada numa direção.
Rotação de inventário — quantas vezes vende o seu stock médio num ano:
Rotação = custo das mercadorias vendidas / valor médio do inventário
Uma rotação crescente com um serviço estável significa que o stock está a ser mais eficiente. Uma rotação crescente acompanhada de uma disponibilidade em queda significa que o stock está a ser reduzido em demasia, razão pela qual nunca deve ser lida isoladamente.
Dias de cobertura — o mesmo valor expresso em tempo, que a maioria das pessoas considera mais fácil de interpretar: stock médio dividido pelo consumo médio diário. Doze dias de cobertura face a um tempo de entrega de catorze dias é um problema que se vê imediatamente.
Nada disto significa nada se a precisão do seu registo for fraca. Um ponto de encomenda calculado a partir de um valor que está errado 12% das vezes dispara no momento errado 12% das vezes.
Investigar uma discrepância corretamente
A diferença entre uma operação cuja precisão melhora e uma cuja precisão permanece estagnada é quase inteiramente o que acontece depois de uma contagem detetar algo errado.
Recontar antes de ajustar. A segunda contagem discorda da primeira mais vezes do que as pessoas esperam. Ajustar com base numa única contagem introduz erros no registo.
Verificar as causas físicas óbvias. Stock na localização adjacente, uma palete arrumada um corredor ao lado, unidades numa zona de devoluções, uma caixa aberta e parcialmente recolhida sem que o restante tenha sido registado. Uma grande proporção de perdas aparentes são erros de localização, e resolvem-se procurando em vez de ajustar.
Ler o histórico de transações. A maioria dos sistemas regista cada movimento numa localização com um carimbo de data/hora e um utilizador. Trabalhar a partir da última contagem conhecida como correta identifica geralmente a transação onde o valor divergiu.
Categorizar a causa. Erro de recolha, erro de receção, movimento não registado, danos, roubo, erro de transcrição, falha do sistema. Utilize uma lista fixa em vez de texto livre, porque o texto livre não pode ser contabilizado.
Procurar o padrão, não a ocorrência. Uma única discrepância é ruído. Vinte discrepâncias, onde catorze são erros de receção de um fornecedor, são uma descoberta sobre a qual pode agir.
Ajustar por último e registar quem autorizou. O ajuste é o passo final, não a resposta.
Isto demora mais tempo do que ajustar, que é exatamente a razão pela qual é ignorado quando o armazém está ocupado. O compromisso que funciona é investigar tudo o que esteja acima de um limiar de valor e fazer uma amostragem abaixo desse valor, em vez de tentar uma investigação completa de cada variação e abandonar silenciosamente a prática no prazo de um mês.
Quem deve ser responsável pelo controlo de inventário
A precisão tende a não ser responsabilidade de ninguém nas operações que lutam com ela, e a ser uma função explícita nas que a conseguem manter.
O armazém é responsável pela realidade física. Preparar encomendas corretamente, arrumar nos locais certos, registar movimentos à medida que ocorrem, sinalizar danos em vez de os ocultar.
Um responsável de inventário designado gere os registos. Executar o programa de contagem cíclica, investigar discrepâncias, manter os dados de localização, reportar a precisão. Numa operação mais pequena, isto faz parte da função de alguém em vez de ser um cargo a tempo inteiro, mas precisa de ser definido.
A gestão é responsável pelas condições. Tempo adequado para contar, direitos de ajuste restritos e uma cultura onde reportar um erro é mais seguro do que ocultá-lo. Este último ponto contribui mais para a precisão do que qualquer técnica. Quando um erro encontrado é tratado como uma falha a punir, os erros deixam de ser encontrados — simplesmente acumulam-se até que a contagem anual os descubra todos de uma vez, altura em que já nenhum pode ser rastreado.
Dois arranjos a evitar. O preparador de encomendas que conta as suas próprias localizações tem um conflito óbvio quando uma discrepância revelaria o seu próprio erro. E direitos de ajuste sem restrições significam que uma discrepância pode ser resolvida por quem a encontra, silenciosamente, o que elimina o sinal por completo.
Falhas comuns no controlo de inventário
Ajustar sem investigar. A forma mais rápida de fazer com que os números batam certo e o problema subjacente persista. Cada ajuste significativo deve ter um código de motivo, e os motivos devem ser revistos.
Contar por SKU em vez de por localização. Esconde erros compensatórios, que são os que causam falhas na preparação de encomendas.
Introdução de dados diferida. Movimentos registados mais tarde, de memória ou a partir de uma nota escrita à pressa. Cada hora de atraso acrescenta erro.
Direitos de ajuste sem restrições. Se qualquer pessoa puder alterar um valor de stock, as discrepâncias são corrigidas silenciosamente em vez de investigadas, e o sinal desaparece.
Ausência de segregação de devoluções. Stock devolvido que volta diretamente para a prateleira sem inspeção significa que mercadoria invendável é preparada e expedida novamente.
Contar apenas no final do ano. Nessa altura, os erros têm meses, são impossíveis de rastrear e são suficientemente grandes para distorcer as contas.
Tratar o sistema como a verdade. O sistema contém o que lhe foi dito. A contagem é o que lhe diz se foi informado corretamente.
Construir um programa de controlo a partir do zero
Se a precisão é atualmente desconhecida ou se sabe que é fraca, a sequência que funciona é:
Estabelecer uma base de referência. Conte uma amostra representativa de localizações e calcule a precisão honestamente. Provavelmente será pior do que o esperado. Registe-a, porque sem um valor inicial ninguém consegue demonstrar que o esforço posterior funcionou.
Corrija as localizações antes da contagem. Cada artigo precisa de um lugar definido e etiquetado. Contar um armazém onde o stock vive onde quer que caiba produz números sobre os quais ninguém pode agir, e a própria contagem demora três vezes mais.
Introduza a leitura ótica na receção primeiro. A entrada de mercadorias é onde os erros entram no sistema e onde são mais baratos de prevenir. Um erro detetado na receção custa um minuto; o mesmo erro detetado na preparação de encomendas custa uma encomenda falhada.
Depois, a leitura ótica na preparação de encomendas, com confirmação de localização. Ler o produto diz-lhe o que foi retirado. Ler a localização diz-lhe que veio do lugar certo, o que deteta o erro antes de sair do edifício.
Comece a contagem cíclica apenas nos artigos A. Tentar uma cobertura total imediatamente é a forma como os programas de contagem são abandonados na primeira semana de maior movimento. Um programa pequeno e sustentado supera um ambicioso que acaba por falhar.
Adicione códigos de motivo aos ajustes e reveja-os mensalmente desde o início, mesmo quando os volumes são pequenos. O hábito é mais fácil de estabelecer cedo do que de introduzir mais tarde.
Restrinja os direitos de ajuste assim que o processo estiver estável. Fazer isto demasiado cedo, antes que as pessoas confiem na contagem, tende a produzir soluções de contorno.
Defina níveis de PAR em consumíveis. Para embalagens, etiquetas e qualquer outra coisa consumida em vez de vendida, um nível mínimo-máximo simples por localização — o nível PAR — é mais rápido de gerir do que um cálculo completo de reabastecimento e evita o problema do armário de material de escritório de descobrir que ficou sem caixas às quatro da tarde.
Reporte a precisão de forma visível. Um número num quadro que a equipa possa ver altera o comportamento de forma mais fiável do que um relatório distribuído à gestão.
Espere que isto demore alguns trimestres em vez de algumas semanas. A precisão melhora gradualmente porque é a acumulação de muitas pequenas mudanças de processo em vez de uma única intervenção, e os ganhos vêm principalmente da prevenção na receção e na preparação de encomendas, em vez de encontrar erros mais tarde.
Um exemplo prático: um pequeno vendedor
Uma empresa vende artigos de cozinha online. Cerca de 400 SKUs, uma unidade, dois funcionários a preparar encomendas, registos mantidos no sistema de gestão de encomendas e ninguém a contar nada.
O sintoma. Aproximadamente uma encomenda por dia é expedida em falta ou com atraso. Cada uma consome quinze minutos de apoio ao cliente e, ocasionalmente, um reembolso. Ninguém sabe dizer porquê, porque o sistema diz que o stock estava lá.
A base de referência. Contam 60 localizações nas suas linhas mais vendidas. Trinta e oito coincidem exatamente: 63% de precisão no registo de inventário. Das 22 que não coincidem, 14 têm menos unidades do que o registado e 8 têm mais — o que indica imediatamente que se trata de um problema de processo e não de roubo, porque o roubo não cria excedente de stock.
O que mudam, por ordem.
Cada produto recebe uma localização etiquetada — corredor, baía, prateleira. Isso demora quinze dias e é a maior tarefa individual.
A entrada de mercadorias começa a ser lida contra a nota de encomenda em vez de marcar uma folha impressa. Duas semanas depois, os erros de receção deixaram praticamente de aparecer na contagem.
A preparação de encomendas passa a ler a localização e o produto. Isto deteta o erro mais comum que tinham: preparar um produto semelhante da baía adjacente.
Começam a contar 10 localizações por dia nos seus artigos A, o que demora cerca de vinte minutos.
Os ajustes passam a ter códigos de motivo. No espaço de um mês, os códigos mostram que 40% das correções estão marcadas como “encontrado em localização errada”, o que aponta diretamente para a era anterior à etiquetagem e para um membro da equipa que arrumava as devoluções sem ler.
Após um trimestre. A precisão nas localizações contadas é de 94%. As expedições em falta caíram de cerca de uma por dia para duas ou três por mês. Também encontraram cerca de $4.000 de stock que tinham encomendado novamente porque não conseguia ser localizado.
O custo. Dois leitores, uma impressora de etiquetas, quinze dias de etiquetagem e vinte minutos por dia. Nenhum software novo.
O objetivo do exemplo é a ordem das operações. Cada uma dessas mudanças previne erros no momento em que o stock se move. Nenhuma delas envolve contar mais vezes, e a contagem que fazem serve para confirmar que a prevenção está a funcionar, em vez de encontrar os erros.
Onde aprofundar
- O que é a gestão de inventário — a disciplina mais vasta em que isto se insere.
- Como gerir o inventário — o processo passo a passo.
- Contagem cíclica — a principal técnica de verificação.
- O que é a quebra de inventário — o que custa um controlo deficiente.
- O que é um inventário físico — a alternativa periódica à contagem cíclica.
- Leitura de códigos de barras para inventário — a ferramenta que previne a maioria dos erros.
A conclusão numa frase
O controlo de inventário consiste em manter os seus registos e as suas prateleiras em concordância — conte por localização em vez de pelo total do produto, leia no ponto de movimento e investigue as discrepâncias em vez de as ajustar, porque tudo o resto que faz com o inventário é calculado a partir destes números.
Perguntas frequentes
O que é o controlo de inventário? A prática de garantir que o stock registado corresponde ao stock físico em quantidade, localização e estado. Abrange o registo de movimentos, a disciplina de localização, a contagem, a investigação de discrepâncias e o controlo de acessos.
Qual é a diferença entre controlo de inventário e gestão de inventário? O controlo de inventário diz respeito ao stock que já possui — onde está, quanto existe e se os registos estão corretos. A gestão de inventário diz respeito ao que comprar, quanto manter e quando repor. O controlo produz os dados de que dependem as decisões de gestão, razão pela qual os esforços de melhoria devem começar por aí, em vez de começarem por melhores regras de encomenda.
Como posso melhorar a precisão do inventário? Digitalize no momento do movimento em vez de registar mais tarde, conte por localização através de um programa de contagem cíclica, restrinja quem pode ajustar os valores de stock, exija códigos de motivo nos ajustes e investigue os padrões desses motivos em vez de apenas corrigir os números. A prevenção na receção e na preparação de encomendas (picking) é mais eficaz do que a deteção posterior, porque um erro detetado na entrada de mercadorias custa um minuto, enquanto o mesmo erro detetado na expedição custa uma encomenda falhada e um pedido de desculpas ao cliente.
Qual é um bom valor de precisão de registo de inventário? As operações que contam regularmente reportam, tipicamente, valores acima de 95% medidos pela correspondência exata de localização. Abaixo de cerca de 95%, os efeitos são sentidos constantemente através de falhas no picking, contagens de emergência e encomendas prometidas com base em stock que não existe. O que importa mais do que o número absoluto é que seja medido de forma consistente, por localização em vez de por unidades, e que a tendência seja positiva ao longo de vários meses, em vez de oscilar de mês para mês.
Com que frequência devo contar o stock? Continuamente, através de contagem cíclica, em vez de anualmente. Conte os artigos de alta rotatividade e elevado valor mensalmente ou com maior frequência, e os artigos de baixa rotatividade e baixo valor uma ou duas vezes por ano. As contagens anuais completas são cada vez mais realizadas apenas quando um auditor as exige especificamente, porque detetam erros meses após o evento, quando a causa já não pode ser rastreada.
O que causa discrepâncias de inventário? Erros de picking, erros de receção, movimentos não registados, danos não abatidos, roubo e erros de transcrição devido a introdução manual de dados. A colocação incorreta também é comum e é frequentemente confundida com perda — o stock colocado numa baía ao lado é registado como em falta onde deveria estar e invisível onde realmente se encontra. Os códigos de motivo nos ajustes são o que lhe permite saber qual destes problemas tem realmente, e a distribuição raramente é a que as pessoas assumem antes de a medirem.
O que é inventário fantasma? Stock que o sistema acredita existir, mas que não está fisicamente presente. É a forma mais prejudicial de imprecisão, porque é invisível até que uma encomenda seja aceite e o operador de picking encontre uma localização vazia. As causas habituais são movimentos não registados, erros de picking nunca corrigidos e danos abatidos fisicamente, mas não no sistema.
Preciso de software para o controlo de inventário? Não em pequena escala, mas a combinação de registos perpétuos e leitura de códigos de barras é o que elimina a maioria dos erros manuais, e isso requer um sistema. O ponto em que as folhas de cálculo deixam de funcionar é, normalmente, quando mais do que uma pessoa as atualiza ou quando vende através de mais do que um canal.
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