O armazenamento é a parte da cadeia de abastecimento em que a maioria das pessoas nunca pensa até que algo corra mal. É, simplesmente, o armazenamento de mercadorias entre o ponto em que são fabricadas ou compradas e o ponto em que são vendidas ou expedidas. Mas chamar-lhe “apenas armazenamento” é subestimar a sua importância. Um armazém não é um armário — é o amortecedor que permite que o resto do negócio funcione: mantém o stock para que possa comprar em grandes quantidades, lidar com picos de procura e garantir que as encomendas saem a tempo.
Se o armazenamento for bem gerido, os clientes nunca o notam. Se for mal gerido, tudo o que se segue bloqueia — o stock desaparece, as encomendas são expedidas com atraso e os produtos pelos quais pagou não podem ser encontrados quando precisa deles. Este guia aborda o que é realmente o armazenamento, o que faz, os diferentes tipos e como todo o processo funciona desde o momento em que um camião encosta à plataforma de carga.
O que significa armazenamento
O armazenamento é o processo de guardar mercadorias físicas num edifício dedicado — um armazém — antes de serem vendidas, utilizadas ou distribuídas. Abrange a receção de stock, a sua manutenção em segurança e de forma organizada, e a sua expedição quando necessário.
A ideia fundamental é que o armazenamento existe para desacoplar a oferta da procura. As mercadorias raramente chegam no momento exato em que um cliente as deseja, pelo que um armazém as mantém nesse intervalo. Esse papel de preenchimento de lacunas é a razão pela qual o armazenamento está no centro de quase todos os negócios de produtos, desde uma pequena arrecadação até um centro de distribuição com a dimensão de vários campos de futebol.
Por que razão o armazenamento é importante
Sem um local para guardar stock, uma empresa teria de vender tudo no instante em que chegasse — o que é impossível. O armazenamento resolve vários problemas de uma só vez:
- Absorve as variações temporais. Pode comprar em grandes quantidades quando é eficiente e vender gradualmente, em vez de ter de fazer coincidir cada compra com uma venda.
- Protege contra a incerteza. Manter stock significa que um pico de procura ou um fornecedor atrasado não se transformam automaticamente numa rutura de stock.
- Permite o serviço. As encomendas podem ser preparadas, embaladas e expedidas rapidamente porque as mercadorias já estão disponíveis e organizadas.
- Acrescenta valor. Os armazéns modernos fazem mais do que armazenar — separam, combinam, etiquetam e preparam as mercadorias para a etapa seguinte.
As funções principais do armazenamento
Independentemente da sua dimensão, um armazém desempenha quatro funções fundamentais:
- Armazenamento — a mais óbvia. Manter as mercadorias em segurança e de forma organizada para que possam ser encontradas e recolhidas rapidamente. Um bom armazenamento depende tanto da facilidade de localização como do espaço.
- Salvaguarda e proteção — manter o stock seguro e em boas condições. Isto significa proteção contra roubo, danos, humidade, pragas e temperatura — e é por isso que a quebra de inventário é uma preocupação tanto do armazém como do departamento financeiro.
- Movimentação e manuseamento — receção de mercadorias, movimentação para o armazenamento, recolha para encomendas e expedição. Este é o fluxo que mantém o stock a circular em vez de estagnar.
- Informação e registo — saber exatamente o que está guardado, onde está e em que quantidade. Um armazém que não consegue indicar com precisão o seu próprio conteúdo não está a cumprir a sua função, e é por isso que o rastreio e a contagem são tão importantes.
Se estas quatro funções trabalharem em conjunto, o armazém funciona na perfeição. Se negligenciar qualquer uma delas — especialmente o registo de dados — as outras começam a falhar.
Armazém vs centro de distribuição vs centro de fulfilment
Estes três termos são usados de forma intercambiável, mas descrevem coisas diferentes.
- Um armazém é construído principalmente para armazenamento. As mercadorias podem permanecer lá durante semanas ou meses. É a categoria abrangente à qual os outros dois pertencem.
- Um centro de distribuição é construído para a movimentação. As mercadorias passam rapidamente, sendo frequentemente divididas e recombinadas para expedição posterior para lojas ou outros locais. O armazenamento é de curto prazo; o objetivo é o fluxo de mercadorias.
- Um centro de fulfilment é construído para encomendas de ecommerce. Está orientado para a preparação, embalamento e expedição de encomendas individuais de clientes, de forma rápida, em vez de paletes para empresas.
Em suma: um armazém guarda, um centro de distribuição movimenta e um centro de fulfilment expede para os compradores. Muitos locais modernos esbatem estas linhas, mas a distinção indica para o que cada um está otimizado.
Os principais tipos de armazém
Além disso, os armazéns são classificados de acordo com quem os detém e para que foram construídos. Os principais tipos de armazéns incluem:
- Privados — detidos e geridos pela empresa que os utiliza.
- Públicos — arrendados a várias empresas que necessitam de armazenamento sem possuir um edifício.
- Alfandegados — licenciados para armazenar mercadorias importadas antes do pagamento de direitos aduaneiros.
- Armazenamento a frio — com temperatura controlada, para produtos alimentares, farmacêuticos e outros perecíveis.
- Distribuição e fulfilment — os locais focados no fluxo de mercadorias descritos acima.
- Dark stores — locais com formato de loja utilizados apenas para a preparação de encomendas online, sem acesso ao público.
Como funciona o armazenamento, passo a passo
Dentro de quase qualquer armazém, as mercadorias seguem o mesmo percurso — os processos de armazém fundamentais:
- Receção — as mercadorias chegam e são verificadas quanto à quantidade e estado, de acordo com a encomenda.
- Arrumação (Put-away) — cada artigo é movido para um local de armazenamento conhecido e registado.
- Armazenamento — o stock permanece em segurança até ser necessário, organizado para que possa ser encontrado rapidamente.
- Picking (Recolha) — quando chega uma encomenda, os artigos corretos são recolhidos dos seus locais.
- Embalamento — os artigos são embalados, protegidos e etiquetados para expedição, frequentemente com uma guia de remessa.
- Expedição — a encomenda sai para o seu destino e os registos de stock são atualizados em conformidade.
Cada um destes passos depende de saber onde estão as coisas — e é por isso que a disposição do edifício e a precisão dos registos determinam o sucesso de toda a operação. (Consulte design de layout de armazém e como organizar um armazém.)
Gestão de armazém e tecnologia
Gerir tudo isto de memória ou em papel só funciona à escala mais pequena. Para além disso, os armazéns dependem da gestão de armazém como disciplina e de um warehouse management system (WMS) como o software que a executa — direcionando a arrumação, orientando os operadores de picking e mantendo os registos de stock precisos em tempo real. Os códigos de barras e, cada vez mais, o RFID permitem que uma leitura atualize o sistema instantaneamente, para que os registos correspondam às prateleiras.
Armazenagem própria vs. externalizada
Uma empresa não tem de gerir o seu próprio armazém. De um modo geral, existem duas formas de realizar o armazenamento e o manuseamento de mercadorias.
Armazenagem própria significa que gere a operação por conta própria — o seu edifício (próprio ou arrendado), a sua equipa, o seu equipamento e os seus sistemas. Obtém controlo total sobre a forma como as mercadorias são manuseadas, supervisão direta da qualidade e não paga margens a terceiros. A contrapartida é que assume o custo e o compromisso: o arrendamento, as contratações, o software e os custos fixos que se mantêm, independentemente de ter muito ou pouco trabalho.
Armazenagem externalizada significa pagar a um especialista — mais comummente um operador logístico (3PL) — para armazenar e manusear as suas mercadorias. Troca custos fixos por custos variáveis (paga essencialmente pelo que utiliza), ganha a capacidade de escalar a operação sem necessidade de arrendamentos ou contratações, e tira partido dos sistemas e taxas de envio já existentes do operador. A contrapartida é um menor controlo direto e uma dependência do desempenho de terceiros.
A regra geral é que a armazenagem própria faz sentido quando o armazém é fundamental para a sua competitividade, quando os seus volumes são suficientemente estáveis para justificar os custos fixos, ou quando necessita de um controlo rigoroso sobre o manuseamento. A externalização faz sentido quando os volumes são voláteis ou sazonais, quando está a crescer rapidamente, ou quando a gestão de um armazém desviaria a atenção das áreas do negócio que efetivamente geram lucro. Muitas empresas fazem ambas as coisas — mantendo algum stock internamente e utilizando um 3PL para excedentes, épocas de pico ou para chegar a clientes noutra região.
Vantagens e desafios
As vantagens são as razões pelas quais a armazenagem existe: disponibilidade fiável de stock, capacidade de comprar de forma eficiente, processamento de encomendas mais rápido e uma proteção contra choques na cadeia de abastecimento.
Os desafios também são reais: a armazenagem imobiliza capital em stock e espaço, acarreta custos operacionais e exige um controlo rigoroso para evitar erros, danos e quebras. A arte de uma boa armazenagem consiste em capturar as vantagens enquanto se mantêm esses custos e riscos sob controlo — medidos através de KPIs de armazém.
A ideia principal
A armazenagem é o amortecedor que permite a uma empresa manter, proteger e movimentar o seu stock para que os produtos certos estejam prontos no momento certo. São quatro funções bem executadas — armazenamento, proteção, manuseamento e registo de dados — e, quando funcionam em conjunto, ninguém a jusante precisa de se preocupar com isso. Essa invisibilidade é o sinal de que o trabalho está a ser bem feito.
Perguntas frequentes
O que é a armazenagem em termos simples? É o armazenamento de mercadorias num edifício dedicado entre o ponto em que são produzidas ou compradas e o ponto em que são vendidas ou expedidas, juntamente com a receção, proteção e expedição das mesmas.
Quais são as principais funções da armazenagem? Quatro funções centrais: armazenamento, salvaguarda e proteção, movimentação e manuseamento, e informação e registo de dados.
Quais são os principais tipos de armazéns? Armazéns privados, públicos, alfandegados e de frio, além de centros de distribuição e de processamento de encomendas focados no fluxo, e dark stores exclusivas para retalho.
Qual é a diferença entre um armazém e um centro de distribuição? Um armazém é construído principalmente para armazenamento, onde as mercadorias podem permanecer durante algum tempo. Um centro de distribuição é construído para uma movimentação rápida, com as mercadorias a passar rapidamente para expedição posterior.
Qual é um exemplo de armazenagem? Um retalhista online que recebe paletes de stock, armazena-as por localização e, posteriormente, prepara, embala e envia encomendas individuais de clientes a partir desse stock, é a armazenagem em ação.
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