A gestão de armazém é a supervisão diária de tudo o que acontece dentro de um armazém — receção de mercadorias, armazenamento, preparação de encomendas, embalamento e expedição, e tratamento de devoluções. Abrange os processos, as pessoas, o espaço e o equipamento, e a sua função é movimentar as mercadorias de forma precisa, rápida e a um custo razoável.
Se armazenagem é a atividade de guardar mercadorias, a gestão de armazém é a disciplina de o fazer bem. O mesmo edifício, o mesmo sistema de estantes e a mesma equipa podem produzir uma operação fluida ou um caos diário, dependendo inteiramente da forma como é gerida, razão pela qual se trata de uma competência e não de um custo fixo.
Gestão de armazém, definida
A gestão de armazém é a coordenação de todas as operações dentro das quatro paredes: o que chega, para onde vai, como é encontrado novamente, como sai e o que regressa. Tem três objetivos simultâneos que se contrapõem, e gerir a tensão entre eles representa a maior parte do trabalho.
Precisão — os artigos certos, na quantidade certa, registados no local certo. Tudo o que se segue depende disto.
Velocidade — mercadorias disponíveis para venda pouco depois de chegarem e encomendas a sair pela porta dentro do prazo prometido.
Custo — mão de obra, espaço e equipamento utilizados de forma suficientemente eficiente para que a operação seja rentável no volume em que opera.
Se forçar demasiado qualquer um destes pontos, os outros sofrerão. Preparar encomendas mais rapidamente gera mais erros. Uma precisão perfeita, alcançada através da verificação dupla de tudo, custa mais do que os erros teriam custado. A perícia reside em encontrar o equilíbrio que se adequa ao seu negócio, em vez de maximizar apenas uma métrica isolada.
Por que razão a gestão de armazém é importante
A precisão chega diretamente ao cliente. Um erro na preparação de uma encomenda não é um problema interno. Torna-se um artigo errado nas mãos de alguém, uma devolução a processar, uma substituição a enviar e um cliente a decidir se voltará a comprar.
A velocidade é, cada vez mais, o próprio produto. As expectativas de entrega mudaram, e a parte da promessa que controla é a rapidez com que uma encomenda passa da receção à expedição. Uma transportadora não consegue recuperar o tempo que o seu armazém perdeu.
O custo concentra-se aqui. Para a maioria das empresas que detêm stock, o armazém é a maior despesa operacional individual a seguir às próprias mercadorias. A mão de obra representa a maior parte, e o custo da mão de obra é ditado quase inteiramente pela distância que as pessoas percorrem e pela frequência com que têm de procurar algo.
A precisão do stock decide-se no terreno. Pontos de encomenda, previsões, promessas de disponibilidade e a contabilidade, tudo é calculado a partir dos seus números de inventário, e esses números são tão bons quanto a disciplina aplicada em cada movimento.
O espaço é finito e caro. A forma como o edifício é utilizado determina quando terá de ocupar mais espaço, o que representa um custo elevado e repentino que uma boa gestão consegue adiar.
A segurança não está separada do desempenho. Um armazém contém empilhadores, altura, peso e movimento. Operações bem geridas são operações seguras, e os hábitos que produzem uma produzem a outra.
Os principais processos de gestão de armazém
O trabalho segue uma sequência, e cada etapa herda os problemas da anterior.
Receção. As mercadorias chegam e são verificadas face à nota de encomenda quanto à quantidade, especificação e estado, sendo depois registadas. É aqui que os erros são mais baratos de detetar e mais caros de ignorar — uma discrepância aceite nesta fase torna-se um valor de stock fantasma que surge semanas mais tarde como uma falha na preparação. Digitalizar face à encomenda, em vez de marcar numa folha impressa, é a mudança de maior valor que a maioria das operações pode fazer.
Arrumação (Putaway). O stock move-se da zona de receção para um local de armazenamento definido e registado. Duas coisas são importantes: que chegue a um local sensato e que o sistema saiba qual é esse local. As mercadorias de alta rotatividade devem ficar perto da zona de expedição e a uma altura de trabalho confortável; as mercadorias de baixa rotatividade podem ficar em locais altos ou distantes. A arrumação dirigida, onde o sistema indica ao operador para onde ir, elimina o julgamento e a variação.
Armazenamento. As mercadorias permanecem em segurança, são fáceis de encontrar e mantêm-se em condições de venda. Esta é a fase que as pessoas consideram passiva, e é onde o layout, a etiquetagem de localizações e a rotação de stock fazem o seu trabalho. Qualquer artigo com data de validade precisa de uma rotação FIFO integrada na forma como é armazenado, em vez de ser aplicada de memória.
Controlo de inventário. Registos mantidos através de leitura ótica no momento do movimento e verificados através de contagens cíclicas. Isto decorre paralelamente a tudo o resto, em vez de ser uma etapa na sequência, e é o processo que determina silenciosamente se qualquer um dos outros é fiável.
Preparação de encomendas (Picking). Os artigos certos são recolhidos para cada encomenda, de forma eficiente. A preparação de encomendas é tipicamente a atividade que exige mais mão de obra no edifício e aquela em que a escolha do método — encomenda única, por lote, por zona, por vaga — faz a maior diferença no rendimento.
Embalamento. Artigos verificados, protegidos e embalados para transporte, com a documentação correta. É a etapa que recebe menos atenção e gera uma quota surpreendente de devoluções, porque os danos no transporte e o envio de artigos errados são detetados ou ignorados aqui.
Expedição. Encomendas consolidadas por transportadora e rota, etiquetadas, carregadas e confirmadas. O timing é dominante: uma encomenda corretamente preparada que falha a recolha está, de qualquer forma, atrasada.
Devoluções. Mercadorias que regressam, são inspecionadas e enviadas para o seu destino — de volta ao stock, para reparação, para liquidação ou para eliminação. Frequentemente tratadas como um pensamento tardio e manuseadas em qualquer canto livre, que é como o stock não verificado acaba por voltar às prateleiras.
Gestão de armazém vs. gestão de inventário
Estes conceitos sobrepõem-se o suficiente para serem constantemente confundidos, e a distinção vale a pena.
A gestão de inventário diz respeito ao stock em si — quanto manter, quando encomendar, quanto custa manter, como é avaliado, que produtos merecem atenção. É uma disciplina de planeamento e comercial, e aplica-se quer as suas mercadorias estejam no seu próprio edifício, num 3PL ou no armazém de um fornecedor.
A gestão de armazém diz respeito à operação — como as mercadorias se movem fisicamente através de um edifício, onde são armazenadas, com que rapidez são preparadas, quantas pessoas são necessárias. É uma disciplina operacional e aplica-se ao edifício, independentemente de quem é o proprietário do stock lá dentro.
O teste prático: uma questão sobre quanto ou quando comprar é gestão de inventário. Uma questão sobre onde está ou com que rapidez se move é gestão de armazém. Uma empresa pode ser excelente numa e fraca na outra, e cada falha tem um aspeto diferente — uma má gestão de inventário produz ruturas de stock e stock parado, uma má gestão de armazém produz encomendas atrasadas e imprecisas.
Ambas encontram-se na precisão do inventário, que a gestão de armazém produz e da qual a gestão de inventário depende inteiramente.
Gestão de armazém vs. um WMS
Um WMS é software. A gestão de armazém é a disciplina. A distinção é importante porque os dois termos são usados de forma intercambiável em conversas de vendas, geralmente em benefício de quem está a vender.
Um WMS direciona e regista o trabalho: detém a localização de cada unidade, diz aos operadores onde colocar as coisas e de onde recolher, sequencia tarefas, gere o reabastecimento da zona de picking e captura cada movimento à medida que acontece. Um bom software torna a boa gestão consideravelmente mais fácil e torna-a visível.
O que não faz é decidir nada. O layout, a política de armazenamento, o método de picking, a dotação de pessoal, os padrões e a resposta quando algo corre mal são decisões de gestão. Software aplicado sobre localizações indefinidas e processos pouco fiáveis produz números errados mais depressa do que a folha de cálculo — o que é o modo de falha mais comum e dispendioso em projetos de tecnologia de armazém.
A sequência que funciona é corrigir primeiro as localizações, a etiquetagem e o processo, e só depois introduzir o sistema para direcionar e registar o que já está a funcionar. Muitas operações funcionam bem com software modesto e uma disciplina forte. Muito poucas funcionam bem com software sofisticado e uma disciplina fraca.
Os princípios de uma boa gestão de armazém
Se removermos as variações entre setores, resta um conjunto consistente de princípios.
Tudo tem um lugar definido. Cada produto tem uma localização, cada localização tem uma etiqueta e o sistema sabe qual é qual. Quase todas as outras melhorias dependem disto, sendo este o aspeto que mais frequentemente falta.
Minimizar a deslocação. Caminhar é a maior componente da mão de obra na preparação de encomendas (picking) e não acrescenta valor. Linhas de alta rotatividade perto da expedição, artigos relacionados próximos uns dos outros e percursos de recolha que seguem uma direção única em vez de retroceder.
Capturar dados no ponto de movimento. Digitalizar quando o stock se move fisicamente, não numa secretária vinte minutos depois. Um registo criado após o facto regista apenas o que alguém se recordou.
Padronizar o trabalho. Uma forma acordada de receber, arrumar, preparar e embalar, documentada e com formação. A variação entre indivíduos é a origem de erros e imprevisibilidade, e é invisível até que se procure por ela.
Conceber o fluxo numa única direção. As mercadorias devem mover-se através do edifício — entram por um lado, saem pelo outro — em vez de se cruzarem e retrocederem. Fluxos cruzados causam congestionamento, e o congestionamento causa atrasos e acidentes.
Medir o que importa e agir em conformidade. Um pequeno número de KPIs, revistos regularmente, com um responsável e uma resposta acordada quando estes oscilam.
Integrar a segurança no processo em vez de a acrescentar. Percursos pedonais segregados, linhas de visão desobstruídas, limites de carga observados, estantes inspecionadas. A segurança imposta como um conjunto de regras é ressentida e ignorada; a segurança integrada no fluxo é simplesmente a forma como o trabalho é realizado.
Como se mede a gestão de armazém
Não se pode melhorar o que ninguém contabiliza, e um punhado de medidas cobre a maior parte do que é importante. O conjunto completo encontra-se no guia de KPIs de armazém; estes são os pontos de partida.
Exatidão do registo de inventário — a percentagem de localizações contadas que correspondem exatamente. A medida fundamental, porque um valor baixo aqui invalida a maioria das outras.
Exatidão de picking — recolhas corretas como parte do total de recolhas. A medida que chega ao cliente de forma mais direta.
Tempo de ciclo da encomenda — quanto tempo demora uma encomenda desde a receção até à expedição. A sua parte na promessa de entrega.
Expedição a tempo — encomendas que saíram quando deveriam ter saído.
Custo por encomenda — custo total do armazém dividido pelas encomendas expedidas. A medida que lhe diz se a eficiência está genuinamente a melhorar ou apenas a oscilar.
Utilização do espaço — quanto do edifício está a ser produtivo.
Dois avisos. Combine sempre uma medida de produtividade com uma de qualidade — a taxa de picking sem exatidão de picking gera exatamente o comportamento errado, e rapidamente. E analise a tendência em vez do ponto isolado: um mês é ruído, três meses a moverem-se na mesma direção são um sinal.
Melhores práticas para melhorar a gestão de armazém
Se a operação precisa de melhorias, esta é, grosso modo, a ordem que compensa.
Etiquete cada localização e registe cada produto numa delas. É pouco glamoroso, geralmente requer duas semanas de trabalho, e é o pré-requisito para tudo o resto.
Organize por velocidade (slotting). Mova os seus artigos de venda mais rápida para as posições mais acessíveis perto da expedição. Isto é gratuito, pode ser feito durante um fim de semana e, tipicamente, elimina imediatamente uma parte significativa da distância percorrida a pé.
Digitalize na receção e, depois, no picking. Detetar um erro na entrada de mercadorias custa um minuto. Detetar o mesmo erro no picking custa uma encomenda falhada.
Comece a contagem cíclica nos seus artigos A. Dez localizações por dia superam uma contagem anual que encontra erros que ninguém consegue rastrear.
Documente os processos e dê formação sobre eles. Uma página por processo é suficiente. O ganho vem de todos fazerem da mesma forma, não do documento em si.
Reveja o layout face ao seu perfil de encomenda real, não aquele que tinha quando se mudou. Os padrões de encomenda mudam, e os layouts raramente acompanham.
Corrija as devoluções. Dê-lhes uma área definida, um padrão de disposição e um ritmo de processamento diário. Devoluções tratadas num canto da receção são a forma como stock não verificado chega às prateleiras.
Mostre os números à equipa operacional. A exatidão e a produtividade exibidas onde o trabalho acontece mudam o comportamento de forma mais fiável do que um relatório distribuído à gestão.
Depois, considere software. Uma vez definidas as localizações e padronizados os processos, um WMS multiplica o que já está a funcionar. Introduzido antes disso, apenas automatiza o caos.
Onde aprofundar
- Processos de armazém — cada etapa do fluxo em detalhe.
- O que é um WMS — a camada de software e o que realmente faz.
- Design de layout de armazém — a disposição física que determina a deslocação.
- KPIs de armazém — o conjunto completo de medidas.
- O que é a gestão de inventário — a disciplina do lado do stock que acompanha esta área.
- Como organizar um armazém — o ponto de partida prático.
A conclusão numa frase
A gestão de armazém é a disciplina de gerir o edifício — receção, arrumação, armazenamento, picking, embalamento, expedição e devoluções — face às exigências concorrentes de exatidão, velocidade e custo. É distinta da gestão de inventário, que diz respeito ao stock em vez da operação, e distinta de um WMS, que direciona o trabalho em vez de decidir como deve ser feito.
Perguntas frequentes
O que é a gestão de armazém? A supervisão diária de tudo o que acontece dentro de um armazém: receber mercadorias, arrumá-las, armazená-las, preparar encomendas, embalar, expedir e tratar de devoluções, juntamente com as pessoas, o espaço e o equipamento envolvidos. O seu objetivo é mover as mercadorias de forma precisa, rápida e económica.
Quais são os processos de gestão de armazém? Receção, arrumação, armazenamento, rastreio de inventário, picking, embalamento, expedição e devoluções. O rastreio de inventário corre paralelamente aos outros em vez de ser uma etapa na sequência, e cada etapa herda os erros da anterior.
Qual é a diferença entre gestão de armazém e gestão de inventário? A gestão de inventário diz respeito ao stock — quanto manter, quando encomendar, quanto custa manter e como é valorizado. A gestão de armazém diz respeito à operação — onde estão as mercadorias, como se movem e quão eficientemente o edifício funciona. Encontram-se na exatidão do inventário, que o armazém produz e de que o planeamento de inventário depende.
A gestão de armazém é o mesmo que um WMS? Não. Um WMS é um software que direciona e regista o trabalho. A gestão de armazém é a disciplina de decidir como o trabalho deve ser feito — o layout, a política de armazenamento, o método de picking, os padrões e a gestão de pessoal. O software torna a boa gestão mais fácil, mas não a pode substituir.
Quais são os princípios de uma boa gestão de armazém? Cada artigo tem uma localização definida e etiquetada; a deslocação é minimizada; os dados são capturados no ponto de movimento; o trabalho é padronizado; as mercadorias fluem numa única direção através do edifício; um pequeno conjunto de medidas é revisto e alvo de ação; e a segurança é integrada no processo em vez de ser acrescentada.
Como se mede a gestão de armazém? Através de um pequeno conjunto de KPIs: exatidão do registo de inventário, exatidão de picking, tempo de ciclo da encomenda, expedição a tempo, custo por encomenda e utilização do espaço. Combine cada medida de produtividade com uma medida de qualidade e analise tendências ao longo de vários meses em vez de valores isolados.
Como posso melhorar a gestão de armazém rapidamente? Etiquete cada localização e, em seguida, organize os seus produtos de maior rotatividade mais perto da expedição — ambos podem ser feitos em dias e eliminam uma quantidade substancial de deslocações a pé. Depois disso, digitalize na receção e no picking, e comece a contagem cíclica das suas linhas de maior valor.
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