Inventário Permanente vs Periódico: Qual é a Diferença?

Um sistema de inventário permanente atualiza os seus registos de stock continuamente, à medida que cada receção, venda e ajuste ocorre. Um sistema periódico atualiza-os apenas quando realiza uma contagem física, o que pode ser mensal, trimestral ou anualmente. Entre contagens, os valores de um sistema periódico são uma estimativa e não um registo.

Essa é a distinção total, e quase tudo o resto decorre dela: o que pode automatizar, o que pode prometer a um cliente, qual o aspeto das suas contas a meio do ano e quanto custa gerir todo o processo.

O que é um sistema de inventário permanente?

Um sistema permanente regista cada movimento de stock no momento em que ocorre. Uma entrega é registada e o valor aumenta. Uma encomenda é preparada e o valor diminui. Uma unidade danificada é abatida e o valor é ajustado. A qualquer momento, o sistema detém uma posição atualizada para cada produto.

Na prática, isto significa digitalizar no ponto de movimento — uma leitura de código de barras na receção de mercadorias, na preparação de encomendas, na expedição — alimentando um software que atualiza o registo imediatamente. Existem sistemas permanentes manuais, utilizando fichas de stock atualizadas à mão a cada movimento, e funcionam em escalas muito pequenas.

O custo das mercadorias vendidas é calculado continuamente num sistema permanente. Cada venda acarreta o seu custo no momento em que é registada, pelo que o lucro bruto está disponível em qualquer ponto do período e não apenas após uma contagem.

Os registos permanentes ainda precisam de contagens. Eles divergem devido a erros de preparação, danos não registados, roubos e transações com erros de digitação, e a contagem cíclica é o que faz alinhar novamente o registo com o stock físico. Uma operação que utiliza registos permanentes sem contagem tem um número em tempo real, mas sem forma de saber se é verdadeiro.

O que é um sistema de inventário periódico?

Um sistema periódico estabelece os valores de stock através de contagens físicas, em intervalos. Entre essas contagens, não é feita qualquer tentativa de rastrear movimentos individuais. As compras entram numa conta de compras; as vendas são registadas como receita sem um movimento de stock correspondente.

O custo das mercadorias vendidas é então derivado no final do período, por aritmética e não por rastreio:

Custo das mercadorias vendidas = inventário inicial + compras − inventário final

O valor do inventário final provém do inventário físico. Assume-se que tudo o que não está na prateleira foi vendido, o que é o pressuposto que acarreta a principal fraqueza do método: roubo, danos, deterioração e erros administrativos desaparecem silenciosamente no custo das mercadorias vendidas, onde são indistinguíveis de vendas legítimas.

Os sistemas periódicos são simples, baratos e ainda comuns — no pequeno retalho, em empresas com stock homogéneo de baixo valor e em qualquer operação onde o custo de rastrear cada movimento excederia o valor de o saber.

Permanente vs periódico: lado a lado

Como cada sistema lida com o COGS e a valorização

Ambos os sistemas podem utilizar FIFO, LIFO ou custo médio ponderado. O momento do cálculo difere e, para o custo médio ponderado e LIFO, esse momento altera o resultado.

Considere os mesmos factos em ambos os sistemas. Começa sem stock, depois:

• 1 de março: compra 100 unidades a $8 — $800
• 10 de março: vende 60 unidades
• 20 de março: compra 100 unidades a $12 — $1.200
• 28 de março: vende 60 unidades

Vendeu 120 unidades no total e detém 80 no final do mês. Compras totais: $2.000.

FIFO — o mesmo resultado em ambos os sistemas. Os custos mais antigos são cobrados primeiro, independentemente de quando faz a aritmética. As 120 unidades vendidas levam 100 a $8 ($800) e 20 a $12 ($240), pelo que o custo das mercadorias vendidas é $1.040 e o inventário final é de 80 unidades a $12 = $960. O FIFO é o único método onde o permanente e o periódico reconciliam exatamente, o que é parte da razão pela qual é o padrão.

Custo médio ponderado — resultados diferentes.

No periódico, calcula a média de todo o período: $2.000 ÷ 200 unidades = $10 por unidade. O custo das mercadorias vendidas é 120 × $10 = $1.200, inventário final 80 × $10 = $800.

No permanente, recalcula a média após cada compra — uma média móvel. A primeira venda de 60 ocorre quando o único stock custava $8, pelo que é cobrada a $8 = $480. A segunda compra traz as 40 unidades restantes a $8 juntamente com 100 a $12: ($320 + $1.200) ÷ 140 = $10,857 por unidade. A segunda venda de 60 é cobrada a essa taxa = $651. O custo das mercadorias vendidas é $1.131, inventário final $869.

Uma diferença de $69 num exemplo trivial, a partir de transações idênticas. Em volumes reais, a diferença é material, razão pela qual o método deve ser declarado como “custo médio ponderado periódico” ou “média móvel” em vez de apenas “custo médio”.

LIFO — resultados diferentes, e maiores.

No periódico, as compras mais recentes de todo o período são cobradas primeiro: 100 a $12 ($1.200) e 20 a $8 ($160) = $1.360, inventário final $640.

No permanente, a primeira venda a 10 de março só pode retirar do stock que existia então, todo a $8: 60 × $8 = $480. A segunda venda retira o mais recente disponível, que é o lote de $12: 60 × $12 = $720. O custo das mercadorias vendidas é $1.200, inventário final $800.

Uma diferença de $160, ou 12%, na mesma atividade comercial. O LIFO num sistema periódico cobra custos que não tinham sido incorridos quando a venda ocorreu, o que é uma das várias razões pelas quais atrai escrutínio.

A conclusão prática. Se utiliza FIFO, a escolha do sistema não afeta os seus números reportados. Se utiliza custo médio ponderado ou LIFO, afeta, e o método deve ser aplicado e descrito de forma consistente. Alternar entre eles para melhorar um valor é exatamente o tipo de alteração que os auditores procuram.

Prós e contras de cada um

Perpétuo — as vantagens.

• Sabe o que tem em stock, agora. As promessas de disponibilidade, os pontos de encomenda e o reabastecimento automatizado dependem disto.
• A quebra de stock torna-se visível. A variação em cada contagem identifica perdas e indica aproximadamente quando ocorreram.
• É possível realizar balancetes intercalares sem ter de parar para contar.
• A venda multicanal funciona. Um valor em tempo real em todos os canais é o que evita a venda em excesso.
• Os erros são rastreáveis. Uma discrepância encontrada esta semana tem um histórico de transações curto para examinar. O mesmo erro encontrado no final do ano não tem.
• Sem paragens. A contagem cíclica adapta-se à operação em vez de a interromper.

Perpétuo — as desvantagens.

• Custo e esforço de implementação. Software, leitores e o trabalho pouco glamoroso de etiquetar cada localização.
• Exige disciplina em cada movimento. Uma pessoa que faça um picking sem digitalizar degrada todo o registo.
• Cria uma falsa confiança. Um valor em tempo real que ninguém verifica merece mais confiança do que aquela que deveria, e é por isso que a contagem não é opcional.
• Custo contínuo em licenças, hardware e formação.

Periódico — as vantagens.

• Simples e barato. Sem sistema, sem hardware, sem disciplina de digitalização.
• Formação mínima. O processo é uma contagem e uma fórmula.
• Adequado para algumas empresas. Stock de baixo valor, homogéneo e de rotação rápida num único canal, genuinamente não precisa de mais nada.
• Sem carga por transação para o pessoal durante o período de atividade.

Periódico — as desvantagens.

• Não sabe o que tem em stock durante a maior parte do ano.
• A quebra de stock é invisível. A perda é absorvida no custo das mercadorias vendidas, pelo que o roubo e os danos não podem ser medidos ou combatidos.
• A contagem para o negócio. Uma contagem completa é disruptiva, dispendiosa em mão de obra e propensa a erros porque acontece raramente.
• Não é possível qualquer automatização. Os pontos de encomenda não podem ser acionados com base num valor que não existe.
• As ruturas de stock e as vendas em excesso são rotineiras, particularmente em múltiplos canais.
• Os erros são impossíveis de rastrear. Uma variação encontrada no final do ano ocorreu em algum momento nos doze meses anteriores.
• O reporte intercalar é uma estimativa, o que é importante assim que um credor ou investidor o solicita.

Que sistema deve escolher?

Escolha o perpétuo se vende através de mais do que um canal, detém mais do que algumas dezenas de referências, transporta algo valioso ou perecível, precisa de prometer disponibilidade, quer automatizar as encomendas ou tem mais do que algumas pessoas a manusear stock. Para a maioria das empresas, esta é a lista completa, e a questão é saber até onde ir e não se deve fazê-lo.

O periódico é defensável se tiver uma pequena gama de produtos de baixo valor e rotação rápida, uma localização, um canal de vendas e perdas de stock que seriam imateriais. Um comerciante de mercado ou um café individual não precisa de um sistema perpétuo.

Na prática, a maioria das operações acaba com um sistema híbrido. Registos perpétuos mantidos continuamente, com uma contagem física completa uma vez por ano para a contabilidade e contagens cíclicas ao longo do ano para manter os registos corretos. Isto não é um compromisso entre os dois, mas sim o design correto: o perpétuo dá-lhe o valor operacional, a contagem periódica dá-lhe o valor verificado.

Se está a passar do periódico para o perpétuo, a ordem que funciona é etiquetar primeiro cada localização, depois atribuir cada produto a uma, depois introduzir a digitalização na receção e, finalmente, no picking. Comprar software antes de as localizações existirem é a forma mais comum e mais cara de fazer isto mal.

Onde aprofundar

• O que é o controlo de inventário — a disciplina que mantém os registos perpétuos corretos.
• Contagem cíclica — como os sistemas perpétuos são verificados.
• O que é um inventário físico — a contagem de que um sistema periódico depende.
• Métodos de valorização de inventário — FIFO, LIFO e custo médio ponderado na íntegra.
• O que é um WMS — o software que torna os registos perpétuos práticos à escala.
• O que é a quebra de inventário — a perda que um sistema periódico não consegue ver.

A conclusão numa frase

Os sistemas perpétuos atualizam-se a cada movimento e fornecem um valor em tempo real sobre o qual pode vender e automatizar; os sistemas periódicos atualizam-se apenas quando conta e tratam tudo o que falta como vendido. A menos que a sua gama seja minúscula e o seu stock barato, o perpétuo é a resposta — com uma contagem periódica sobreposta para o verificar.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre inventário perpétuo e periódico? Um sistema perpétuo regista cada movimento de stock à medida que acontece, pelo que o valor está atualizado a qualquer momento. Um sistema periódico atualiza os registos apenas quando conta fisicamente e deriva o custo das mercadorias vendidas por fórmula no final do período. Entre contagens, um valor periódico é uma estimativa.

Qual é o melhor, perpétuo ou periódico? Perpétuo para quase qualquer empresa que venda através de mais do que um canal, que detenha mais do que algumas dezenas de referências ou que precise de prometer disponibilidade. O periódico continua a ser defensável apenas para pequenas gamas de produtos de baixo valor e rotação rápida num único canal.

Como é que cada sistema lida com o custo das mercadorias vendidas? Um sistema perpétuo calcula-o com cada venda, pelo que o lucro bruto está disponível continuamente. Um sistema periódico deriva-o no final do período: inventário inicial mais compras menos inventário final. Com o FIFO, ambos produzem o mesmo resultado; com o custo médio ponderado e o LIFO, não.

As pequenas empresas utilizam inventário periódico? Algumas utilizam, e menos do que antigamente. O software na cloud acessível e a digitalização baseada em telemóveis tornaram os sistemas perpétuos acessíveis a operações muito pequenas, e os problemas de disponibilidade do inventário periódico surgem assim que uma empresa vende online.

Um sistema perpétuo significa que não preciso de contar? Não. Os registos perpétuos desviam-se devido a erros de picking, danos não registados, roubo e erros de introdução de dados. A contagem cíclica é o que os verifica, e um sistema perpétuo que ninguém conta é simplesmente um número errado em que se confia.

Pode usar FIFO com um sistema periódico? Sim, e é o único método de custeio em que o perpétuo e o periódico produzem resultados idênticos. O custo médio ponderado e o LIFO dão respostas diferentes dependendo do sistema que utiliza, e é por isso que o método tem de ser descrito com precisão na sua política contabilística.

Porque é que a quebra de stock desaparece num sistema periódico? Porque o custo das mercadorias vendidas é calculado como tudo o que já não está na prateleira. O stock roubado, danificado ou perdido é, portanto, tratado como se tivesse sido vendido, o que significa que nunca aparece como uma perda que possa medir ou investigar.

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