Organizar um armazém significa dispor o espaço, o stock e o trabalho de forma a que as mercadorias circulem numa única direção com o mínimo de deslocação, que tudo tenha um local registado e que qualquer pessoa consiga encontrar o que precisa sem ter de perguntar. Feito de forma ordenada, demora algumas semanas e custa muito pouco.
Escreve-se organize em inglês americano e organise em britânico; o trabalho é o mesmo em ambos os casos.
A ordem importa mais do que as ações individuais. Comprar estantes antes de desenhar o fluxo, ou instalar software antes de as localizações estarem etiquetadas, é a forma como a organização de um armazém se transforma num projeto dispendioso que não altera nada.
Porque é que a organização do armazém é importante
Produtividade. A deslocação representa cerca de metade do tempo de picking e o picking representa cerca de metade do custo do armazém. A organização é, em grande parte, a prática de eliminar caminhadas, o que a torna na alavanca de produtividade mais barata disponível.
Precisão. Produtos semelhantes armazenados juntos, localizações sem etiquetas e stock colocado onde quer que coubesse são as três maiores causas de erros de picking. As três são de natureza organizacional e não tecnológica.
Espaço. Um armazém desorganizado utiliza, tipicamente, uma fração do espaço cúbico pelo qual está a pagar. A reorganização adia frequentemente a decisão de ocupar mais instalações, o que representa uma grande poupança de custos.
Velocidade de formação. Num edifício organizado, um novo colaborador segue uma localização num ecrã. Num desorganizado, a precisão depende de saber onde as coisas estão — o que demora semanas e perde-se quando alguém sai da empresa.
Segurança. Corredores desimpedidos, rotas separadas para peões e veículos e boa visibilidade evitam acidentes. A congestão causa atrasos e ferimentos, e ambos têm a mesma origem.
Precisão do stock. A contagem só é significativa se as mercadorias tiverem localizações definidas. Sem isso, uma contagem produz números sobre os quais ninguém pode agir.
Passo 1 — Desenhar a planta do piso para o fluxo
Comece pelo movimento, não pelas estantes.
Mapeie o que realmente acontece. Onde as mercadorias chegam, onde são verificadas, onde são armazenadas, onde são recolhidas (picking), onde são embaladas, onde saem. Percorra o caminho e desenhe-o, incluindo as rotas que as pessoas fazem, em vez daquelas que deveriam fazer.
Procure uma direção única. As mercadorias devem circular pelo edifício — entrando por uma extremidade e saindo pela outra — em vez de se cruzarem e voltarem atrás. Fluxos cruzados causam congestão, e a congestão causa atrasos e acidentes.
Escolha a forma do layout. Um fluxo direto é adequado para edifícios com portas em ambas as extremidades. Um formato em U, com receção e expedição no mesmo lado, é adequado para um edifício com um único cais e permite partilhar pessoal e equipamento entre ambas as extremidades. Um formato em L é adequado para plantas irregulares.
Dê a cada função espaço suficiente. A receção precisa de espaço para descarregar e verificar antes da arrumação. A expedição precisa de uma área de preparação dimensionada para o pior dia, não para a média. As devoluções precisam da sua própria área, separada da entrada de mercadorias. Uma área de preparação subdimensionada é a falha de design mais comum e acaba por invadir os corredores.
Dimensione os corredores para o equipamento. Corredores mais largos são mais seguros e desperdiçam espaço; corredores mais estreitos armazenam mais e exigem empilhadores retráteis que custam consideravelmente mais. Decida o empilhador e o corredor em conjunto.
Existe uma análise mais completa em warehouse layout design.
Passo 2 — Escolher o armazenamento e as estantes corretas
Adapte o armazenamento ao que realmente detém e à forma como faz o picking.
Paletes a entrar, paletes a sair — o selective pallet racking é a opção flexível por defeito, permitindo acesso direto a cada palete à custa de espaço de piso.
Muitas paletes de poucos produtos — sistemas de drive-in, push-back ou pallet shuttle armazenam muito mais por metro quadrado, à custa do acesso imediato. Vale a pena para linhas de grande volume, mas é ineficaz para gamas vastas.
Picking de caixas — estantes de paletes com uma face de picking ao nível do solo e stock de reserva acima.
Picking de unidades — estantes e caixas, não estantes de paletes. O picking de unidades a partir de um corredor de paletes desperdiça espaço e tempo de deslocação.
Artigos longos ou irregulares — estantes cantilever para madeira, tubos e perfis.
Separe os tipos de unidade. Fazer picking de unidades, picking de caixas e movimentação de paletes a partir de uma única área é um dos compromissos mais dispendiosos que um armazém pode assumir. Dê a cada um a sua própria zona, desenhada para a tarefa.
Utilize a altura. É a capacidade mais barata que possui, até aos limites definidos pelos sistemas de sprinklers, iluminação, alturas das portas e elevação dos empilhadores. Um mezzanine floor converte a altura vazia em área utilizável por uma fração do custo de ampliar o edifício.
Passo 3 — Slotting do seu inventário
O slotting é decidir que produto vai para onde, e é o passo com maior retorno em todo o exercício, porque é gratuito.
Coloque os produtos de maior rotação mais perto da expedição. Classifique os seus produtos pela frequência de picking — não pelo valor, não pelo volume — e coloque as linhas principais mais próximas da área de embalamento e a uma altura de trabalho confortável, entre a cintura e os ombros.
Utilize a zona ideal. Os artigos ao nível do solo ou acima da altura da cabeça demoram visivelmente mais tempo a recolher e causam mais lesões. Reserve essa altura acessível para as linhas recolhidas com maior frequência.
Utilize a ABC analysis para formalizar. Itens A nas posições privilegiadas com controlo rigoroso, itens B no meio, itens C onde sobrar espaço. A mesma classificação define depois a sua frequência de contagem.
Agrupe produtos que são vendidos em conjunto. Se dois artigos aparecem regularmente na mesma encomenda, armazená-los perto um do outro elimina deslocações sem qualquer alteração de sistema.
Separe produtos com aspeto semelhante. Embalagens semelhantes em baías adjacentes são a maior causa individual de erros de picking. Coloque deliberadamente os produtos parecidos em locais separados.
Faça o re-slotting pelo menos anualmente. Os perfis de encomenda mudam e os layouts não. Um layout que estava correto há dois anos está silenciosamente a custar-lhe distância de caminhada todos os dias.
Passo 4 — Etiquetar localizações e adicionar sinalética
Este é o passo que faz com que tudo o resto funcione, e aquele que é mais frequentemente ignorado.
Adote um esquema de localização — corredor, baía, nível, posição — e aplique-o em todo o lado. Algo como A-12-3-B deve ser legível por alguém no seu primeiro dia.
Etiquete todas as localizações, incluindo áreas de piso, corredores de preparação e baías de carga a granel. Uma localização sem etiqueta não pode ser registada e o stock nela contido está efetivamente perdido.
Dimensione as etiquetas para a distância de leitura. Uma etiqueta lida ao nível do solo pode ser pequena; uma lida a partir de um empilhador em altura precisa de ser consideravelmente maior. Utilize sinais retrorrefletores ou suspensos para localizações altas.
Sinalize os corredores em ambas as extremidades, com caracteres grandes visíveis a partir do corredor transversal.
Utilize etiquetas duradouras. Transferência térmica em vez de impressão a laser, e adesivo de qualidade para congelados em áreas frias — o adesivo comum falha e acabará por encontrar etiquetas no chão.
Coloque códigos de barras nas localizações, bem como nos produtos. A leitura da localização confirma que o operador está no lugar certo, o que deteta o erro de baía adjacente que as etiquetas de localização por si só não detetam.
Marque o piso. Passadeiras para peões, rotas de veículos, áreas de preparação e zonas de “não estacionar” em frente a portas e quadros elétricos.
Passo 5 — Configurar os sistemas
Dê a cada produto um SKU único seguindo um esquema, evitando zeros à esquerda e as letras O e I.
Registe cada produto associado a uma localização. Um produto pode ocupar várias localizações; o sistema precisa de conhecer todas elas.
Introduza a scanning na receção primeiro, e depois no picking. A entrada de mercadorias é onde os erros entram e onde são mais baratos de prevenir.
Depois, considere um WMS. Software aplicado a localizações etiquetadas e processos consistentes multiplica o que já está a funcionar. Aplicado antes disso, automatiza a confusão — que é a falha mais comum e mais dispendiosa em projetos de tecnologia de armazém.
Passo 6 — Aplique o 5S e mantenha-o
A organização degrada-se se não for mantida. O método 5S é a estrutura padrão e é genuinamente útil, em vez de ser apenas um procedimento.
Seiri (Utilização). Remova tudo o que não pertence ao local — stock obsoleto, equipamento avariado, embalagens que ninguém utiliza, aquela palete de algo de há três anos. Só isto, por norma, liberta uma quantidade surpreendente de espaço.
Seiton (Ordenação). Tudo o que permanece recebe um lugar definido, com os artigos utilizados com maior frequência mais próximos de onde são usados. Ferramentas, consumíveis e equipamento, bem como o stock.
Seiso (Limpeza). Pavimentos limpos, corredores desimpedidos, equipamento mantido. Para além da aparência, um pavimento limpo é onde se deteta uma fuga, um montante de estante danificado ou um derrame antes que se torne um incidente.
Seiketsu (Padronização). Escreva como cada área deve estar e como cada processo deve decorrer. Uma página para cada. O ganho vem do facto de todos o fazerem da mesma forma.
Shitsuke (Disciplina). Uma auditoria curta e agendada, com um responsável nomeado. Sem este passo, os outros quatro degradam-se no espaço de um trimestre, razão pela qual os programas 5S falham mais vezes do que têm sucesso.
Passo 7 — Integre a segurança
Separe as pessoas dos veículos. Passadeiras marcadas para peões, barreiras em pontos de cruzamento e portas separadas, sempre que possível. Esta é a medida de segurança mais importante em qualquer armazém.
Proteja a estanteria. Protetores de coluna, barreiras de fim de corredor e protetores de topo de estante custam muito pouco face ao preço de um embate de um empilhador, e os danos na estanteria são cumulativos e fáceis de ignorar.
Inspecione a estanteria regularmente — uma verificação visual competente de rotina e uma inspeção formal por especialistas anualmente é o padrão habitual. Os montantes danificados devem ser descarregados e substituídos, não remendados.
Exiba avisos de carga em cada linha de estantes, e leve-os a sério.
Mantenha as linhas de visão desimpedidas, particularmente nas extremidades dos corredores e em ângulos mortos. Utilize espelhos onde não for possível.
Ilumine adequadamente. Uma iluminação deficiente causa erros de picking e acidentes.
Mantenha as vias de incêndio e o equipamento desimpedidos. Nada armazenado em frente a saídas, extintores ou quadros elétricos, nunca.
Armazene os artigos pesados em baixo. Tanto por segurança como porque é ao levantar pesos de alturas elevadas que ocorrem as lesões nas costas.
Passo 8 — Forme a equipa e atribua responsabilidades
Forme com base no processo escrito, não na forma como cada pessoa sempre o fez. A variação entre indivíduos é a origem dos erros.
Dê a cada área um responsável. Uma zona com uma pessoa nomeada como responsável mantém-se organizada; uma zona que pertence a todos não se mantém.
Mostre os números às pessoas. A precisão e o rendimento exibidos onde o trabalho acontece alteram o comportamento de forma mais fiável do que um relatório distribuído à gestão.
Pergunte a quem faz o trabalho. O operador de picking que percorre uma rota duzentas vezes por dia sabe onde estão os passos desperdiçados. Esta é a fonte de melhoria mais barata no edifício e é habitualmente inexplorada.
Passo 9 — Meça e reveja
Acompanhe um pequeno número de KPIs de armazém: precisão do inventário, precisão de picking, taxa de picking, tempo de ciclo da encomenda e utilização do espaço.
Combine cada medida de rendimento com uma medida de qualidade. A taxa de picking por si só impulsiona a velocidade à custa da precisão, rapidamente.
Leia tendências, não pontos isolados. Um mês é ruído; três meses na mesma direção é um sinal.
Reveja o layout anualmente face ao seu perfil de encomendas atual e reajuste o slotting.
Erros comuns a evitar
Comprar estanteria antes de desenhar o fluxo. O erro mais dispendioso possível, porque é difícil de reverter.
Ignorar a etiquetagem das localizações. Tudo o que vem a seguir depende disso, e é a tarefa menos interessante da lista.
Instalar software primeiro. Um WMS sobre localizações sem etiquetas e processos inconsistentes produz números errados mais rapidamente.
Fazer o slotting por família de produtos em vez de por frequência de picking. Intuitivo, arrumado e errado — coloca os produtos de baixo movimento em posições nobres porque estão ao lado dos de alto movimento num catálogo.
Armazenar produtos com aspeto semelhante juntos. Conveniente para a arrumação, mas a maior causa individual de erros de picking.
Subdimensionar as áreas de staging e devoluções. Ambas acabam por transbordar para os corredores, que é onde começa a congestão.
Ignorar o espaço vertical enquanto paga renda pelo volume.
Tratar como um projeto único. Os perfis de encomendas mudam, as gamas mudam e um layout deixado ao abandono torna-se obsoleto silenciosamente.
Organizar em torno das exceções. Desenhar todo o edifício para os 5% de encomendas difíceis torna os outros 95% mais lentos. Trate as exceções como exceções.
Onde aprofundar
- Design de layout de armazém — a planta do piso em detalhe.
- Estanteria porta-paletes seletiva — escolher o seu sistema de armazenamento.
- O que é a análise ABC — a classificação por detrás do slotting.
- Processos de armazém — o fluxo em torno do qual se organiza.
- O que é um WMS — a camada de sistema, uma vez que o básico esteja correto.
- KPIs de armazém — medir se funcionou.
A ideia principal numa frase
Organize um armazém por ordem: desenhe primeiro o fluxo, escolha o armazenamento de acordo com a forma como faz o picking, coloque os produtos de alto movimento mais próximos da expedição, depois etiquete cada localização — e só então adicione software. Os dois passos que não custam nada, o slotting e a etiquetagem, entregam mais resultados do que qualquer coisa que possa comprar.
Perguntas frequentes
Como se organiza um armazém? Desenhe a planta do piso para um fluxo unidirecional, escolha o armazenamento que corresponda à forma como faz o picking, coloque os produtos de alto movimento mais próximos da expedição e à altura de trabalho, etiquete cada localização com um esquema consistente, configure SKUs e leitura de códigos, aplique o 5S para manter, integre a separação de segurança, forme com base em processos escritos e meça alguns KPIs.
Qual é o passo mais importante na organização de um armazém? Etiquetar cada localização com um esquema consistente, porque tudo o resto depende disso — precisão de stock, picking dirigido, contagem cíclica e qualquer software que adicione mais tarde. O slotting por frequência de picking é um segundo próximo, e não custa nada além de um fim de semana.
O que é o slotting num armazém? Decidir que produto vai para que localização. O princípio é colocar os artigos mais frequentemente recolhidos mais próximos da expedição e a uma altura de trabalho confortável, utilizando a análise ABC para formalizar, e separar produtos que parecem iguais para que não sejam alvo de erros de picking.
Como devem ser etiquetadas as localizações do armazém? Com um esquema consistente que cubra corredor, baia, nível e posição — algo como A-12-3-B. Cada localização recebe uma etiqueta, incluindo o chão e as áreas de staging. Dimensione as etiquetas para a distância de leitura, utilize impressão por transferência térmica durável e coloque códigos de barras nas localizações, bem como nos produtos.
O que é o 5S num armazém? Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Remova o que não pertence, dê a tudo o que resta um lugar definido, mantenha limpo, escreva o padrão e audite num calendário com um responsável nomeado. O quinto passo é o que faz com que os outros quatro perdurem.
Com que frequência deve reorganizar um armazém? Reveja o layout e reajuste o slotting pelo menos anualmente, e imediatamente após uma mudança significativa na gama ou no perfil de encomendas. A reorganização total é raramente necessária se o slotting for revisto regularmente — são as revisões adiadas que criam a necessidade de um grande projeto.
Preciso de um WMS para organizar um armazém? Não, e ajuda consideravelmente uma vez que o básico esteja no lugar. Localizações etiquetadas, produtos atribuídos e leitura na receção e no picking entregam a maior parte do benefício. O software introduzido antes dessas coisas automatiza uma operação desorganizada em vez de a corrigir.
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