Zapas buforowy to dodatkowe zapasy utrzymywane celowo jako zabezpieczenie — na wypadek, gdyby popyt okazał się wyższy od oczekiwanego lub dostawy dotarły później, niż obiecano. Nie są to zapasy, które planujesz sprzedać w toku normalnej działalności handlowej. To rezerwa znajdująca się poniżej tego poziomu, utrzymywana po to, aby gorsze dwa tygodnie nie przerodziły się w brak towaru (stockout).
Cechą charakterystyczną jest to, że zapas buforowy ma po prostu być. Większość zapasów istnieje po to, by zostać sprzedana; zapas buforowy istnieje po to, by zamortyzować różnicę między tym, co przewidziałeś, a tym, co się wydarzyło. Jeśli używasz go rutynowo, wcale nie jest to zapas buforowy — to zapas operacyjny, który został błędnie obliczony.
Zapas buforowy – definicja
Każda firma planuje w oparciu o średnie. Sprzedajesz około 20 sztuk dziennie; dostawca potrzebuje około dwóch tygodni. Zapas buforowy pokrywa dni, w których żadna z tych średnich się nie sprawdza.
Chroni on przed dwoma odrębnymi rodzajami niepewności:
Zmienność popytu. W niektóre tygodnie sprzedajesz 140 sztuk, w inne 190. Promocja działa lepiej, niż oczekiwano, konkurencji kończy się towar, zmienia się pogoda.
Zmienność podaży. Dostawca deklaruje czternaście dni, a realizuje dostawę w siedemnaście. Przesyłka utknęła w porcie, partia towaru nie przeszła kontroli jakości, fabryka została zamknięta z powodu święta, o którym nikt nie wspomniał.
Wielkość bufora jest dobierana tak, aby pokryć wybraną część tych zdarzeń — nie wszystkie, ponieważ pokrycie każdego możliwego scenariusza wymagałoby poziomów zapasów, których żadna firma nie mogłaby uzasadnić. Ta część to Twój poziom obsługi klienta (service level), a umiejętność jego świadomego wyboru to kluczowa kompetencja.
Czy zapas buforowy to to samo co zapas bezpieczeństwa?
W codziennym użyciu – tak. Oba terminy są używane zamiennie przez większość praktyków, większość oprogramowania i większość podręczników. Jeśli ktoś mówi „zapas buforowy” na spotkaniu dotyczącym stanów magazynowych, ma na myśli zapas bezpieczeństwa. Używając dowolnego z tych określeń, nie zostaniesz źle zrozumiany.
Jeśli jednak wprowadza się rozróżnienie, zazwyczaj wygląda ono tak: zapas buforowy odnosi się do ochrony przed zakłóceniami po stronie podaży — opóźnione dostawy, awarie u dostawców, opóźnienia w transporcie — podczas gdy zapas bezpieczeństwa odnosi się do ochrony przed zmiennością po stronie popytu. W tym ujęciu zapas buforowy chroni stronę przychodzącą, a zapas bezpieczeństwa stronę wychodzącą.
Drugie, rzadsze rozróżnienie pojawia się w produkcji, gdzie zapas buforowy oznacza czasami zapasy umieszczone między etapami produkcji, aby zatrzymanie jednego etapu nie przeniosło się na kolejny. To zastosowanie jest dokładniej nazywane zapasem odsprzęgającym (decoupling inventory) i jest to rzeczywiście coś innego.
Co z tym zrobić w praktyce? Stosuj jeden termin konsekwentnie w swojej firmie i zdefiniuj, co przez niego rozumiesz. Formuły, których ludzie faktycznie używają — w tym metoda odchylenia standardowego w zapasie bezpieczeństwa — obejmują zmienność popytu i czasu realizacji łącznie, więc rozróżnienie to nie zmienia obliczeń. Zmienia jedynie nazwę wyniku.
Zapas buforowy a zapas cykliczny, antycypacyjny i bezpieczeństwa
Cztery kategorie, które opisują, dlaczego zapas jest utrzymywany i współistnieją na tej samej półce.
| Czym jest | Dlaczego jest utrzymywany | Czy przewiduje się jego użycie? | |
|---|---|---|---|
| Zapas cykliczny | Zapas operacyjny, który sprzedajesz między dostawami | Normalna sprzedaż | Tak, w sposób ciągły |
| Zapas bezpieczeństwa | Rezerwa na wypadek zmienności popytu | Niepewność co do wielkości sprzedaży | Tylko przy wysokim popycie |
| Zapas buforowy | Rezerwa na wypadek zmienności podaży (lub używany zamiennie z zapasem bezpieczeństwa) | Niepewność co do terminu dostawy | Tylko przy opóźnieniach w dostawach |
| Zapas antycypacyjny | Dodatkowy zapas kupiony przed znanym wydarzeniem | Planowany szczyt, promocja, wzrost cen lub przestoje u dostawcy | Tak — taki jest plan |
Zapas cykliczny i zapas buforowy razem stanowią większość tego, co znajduje się na półce. Zapas cykliczny to „piła”, która rośnie w momencie dostawy i spada w miarę sprzedaży; zapas buforowy to linia podstawowa pod spodem, do której „piła” nie powinna dotrzeć.
Zapas antycypacyjny jest najczęściej mylony z zapasem buforowym, a różnica tkwi w intencji. Zapas antycypacyjny jest kupowany, ponieważ spodziewasz się go sprzedać — 400 dodatkowych sztuk przed Bożym Narodzeniem lub zakup wyprzedzający przed ogłoszonym wzrostem cen. Zapas buforowy jest utrzymywany na wypadek, gdyby był potrzebny. Traktowanie zakupu wyprzedzającego jako bufora jest powodem, dla którego firmy kończą z dużo większymi zapasami, niż przypuszczają.
Dlaczego zapas buforowy ma znaczenie?
To on zapobiega większości braków towaru. Punkty ponownego zamówienia (reorder points) działają w oparciu o średnie. Bez bufora mniej więcej połowa Twoich cykli uzupełnień kończy się niedoborem, ponieważ mniej więcej połowa wszystkich dostaw trwa dłużej niż średnio, a połowa wszystkich dwutygodniowych okresów jest bardziej pracowita niż średnio.
Brak towaru zazwyczaj kosztuje więcej niż utrzymanie bufora. Utracona marża to tylko część kosztów — dochodzi do tego reszta koszyka, który klient by kupił, klienci, którzy nie wrócą, oraz koszty przyspieszonego transportu w celu naprawienia sytuacji. W porównaniu z rocznym kosztem utrzymania skromnego bufora, rachunek jest rzadko na korzyść braku zapasów. Czym jest brak towaru wyjaśnia te obliczenia.
Amortyzuje zawodność dostawców, której nie możesz naprawić. Możesz mierzyć wyniki dostawcy i wywierać na niego presję, ale pewna zmienność jest po prostu poza Twoją kontrolą. Bufor sprawia, że nie odczuwa tego Twój klient.
Kupuje czas na reakcję. Bufor zamienia natychmiastowy kryzys w problem, na którego rozwiązanie masz dwa tygodnie — wystarczająco dużo, aby znaleźć inne źródło, przyspieszyć dostawę lub uczciwie poinformować klientów.
I kosztuje pieniądze w sposób ciągły. To druga strona medalu i dlatego wielkość zapasu buforowego powinna być wyliczona, a nie zgadywana. Każda jednostka bufora to kapitał zamrożony, zajęta przestrzeń i ryzyko przeterminowania, ponoszone stale dla każdej pozycji asortymentowej, dla której go stosujesz.
Jak ustalić poziom zapasu buforowego?
Rygorystyczna metoda wyznacza wielkość bufora na podstawie zmierzonej zmienności popytu i czasu realizacji przy wybranym poziomie obsługi klienta. Pełne obliczenia, w tym wzór na odchylenie standardowe i czynniki poziomu obsługi, znajdują się w sekcji zapas bezpieczeństwa. Najważniejsze zasady:
Mierz swojego dostawcę, nie pytaj go. Przeanalizuj ostatnie dwadzieścia dostaw i oblicz zarówno średni czas realizacji, jak i jego rozpiętość. Deklarowane czasy realizacji w zdecydowanej większości relacji z dostawcami, które ktokolwiek faktycznie bada, są niedoszacowane względem rzeczywistości.
Wyklucz okresy braku towaru ze swojej historii popytu. Sprzedaż podczas braku towaru rejestruje to, co było dostępne, a nie to, czego chcieli klienci. Uwzględnienie tych danych zaniża popyt dokładnie dla tych produktów, których już zabrakło.
Wybierz poziom obsługi dla grupy produktów, a nie dla całego asortymentu. Poziom obsługi 99% wymaga mniej więcej dwukrotnie większego bufora niż poziom 95%. Twoje kluczowe produkty i te, po które klienci przychodzą specjalnie do Ciebie, zasługują na wyższy poziom. Produkty wolnorotujące z łatwymi zamiennikami – nie.
Pamiętaj, że zmienność czasu realizacji zazwyczaj dominuje. W większości firm rozpiętość czasów dostaw od dostawcy bardziej wpływa na zapotrzebowanie na bufor niż zmienność popytu. To sprawia, że niezawodność dostawcy jest najcenniejszym elementem do poprawy — dostawca, którego zmienność zmniejszy się o połowę, pozwala zmniejszyć bufor o połowę przy tym samym poziomie obsługi.
Weryfikuj go, gdy sytuacja się zmienia. Bufor ustalony dwa lata temu opisuje wzorzec popytu i dostawcę, którzy od tego czasu się zmienili.
Prosty przykład praktyczny
Firma prowadzi stałą sprzedaż produktu.
Dane wejściowe. Średni popyt wynosi 30 jednostek dziennie. Ostatnie dwadzieścia dostaw od dostawcy trwało średnio 12 dni, przy czym najdłuższa z nich zajęła 18 dni. Popyt w pracowity dzień sięga około 40 jednostek.
Metoda uproszczona — zabezpieczenie na najgorszy scenariusz. Różnica między najdłuższym czasem realizacji a średnią wynosi 6 dni. Przy średnim popycie daje to 6 × 30 = 180 jednostek zapasu buforowego, aby pokryć najgorsze wyniki dostawcy z ostatniego okresu.
Uwzględnienie zmienności popytu. W pracowitym dwutygodniowym okresie średnia może wynosić 38 jednostek dziennie zamiast 30 — to 8 dodatkowych jednostek dziennie w ciągu 12-dniowego czasu realizacji = 96 jednostek.
Przybliżony łączny bufor nie wynosi po prostu 180 + 96 = 276, ponieważ wystąpienie obu najgorszych scenariuszy jednocześnie jest mało prawdopodobne. Częstym uproszczeniem jest przyjęcie większej wartości i dodanie części mniejszej, co daje bufor na poziomie około 230 jednostek — mniej więcej tygodniowy średni popyt.
Ile to kosztuje. Przy koszcie jednostkowym 9 $ i rocznej stopie utrzymania zapasów na poziomie 25%, 230 jednostek oznacza zamrożenie 2 070 $ kapitału i około 518 $ rocznego kosztu utrzymania.
Co to daje. Jeśli brak towaru (stockout) w tej linii kosztuje około 600 $ utraconej marży i wartości koszyka na jedno zdarzenie, a bufor zapobiega choćby jednemu takiemu przypadkowi w roku, inwestycja zwraca się. Zapobieżenie trzem takim sytuacjom oznacza wielokrotny zwrot kosztów.
Szczera uwaga. Powyższe liczby są przybliżeniami, a metoda statystyczna opisana w przewodniku po zapasie bezpieczeństwa pozwala uzyskać uzasadnioną wartość, a nie tylko szacunek. Sens tej uproszczonej wersji polega na tym, że zajmuje dziesięć minut i jest znacznie lepsza niż nieposiadanie żadnego zapasu lub poleganie na tym, co wydaje się „wystarczające”.
Nie mylić z: systemami zapasów buforowych (buffer stock schemes)
Termin ten ma w ekonomii drugie, niezwiązane znaczenie, które dominuje w niektórych wynikach wyszukiwania.
System zapasów buforowych to interwencja rządowa lub międzynarodowa mająca na celu stabilizację ceny towaru — kawy, cyny, zboża, cukru. Organ zarządzający kupuje i magazynuje towar, gdy ceny spadają poniżej ustalonego minimum, i sprzedaje go z zapasów, gdy wzrosną powyżej maksimum, wygładzając w ten sposób ceny dla producentów i konsumentów.
Historycznie systemy te napotykały trudności. Wymagają ogromnego kapitału na utrzymanie zapasów, wymagają ustalenia przedziału cenowego bliskiego realistycznemu poziomowi długoterminowemu i mają tendencję do załamywania się, gdy utrzymująca się nadpodaż wyczerpuje fundusze dostępne na dalsze zakupy. Upadek Międzynarodowego Porozumienia w sprawie Cyny (International Tin Agreement) w 1985 roku jest klasycznym przykładem ostrzegawczym.
Związek z terminologią magazynową jest jedynie koncepcyjny: zapas utrzymywany jako poduszka bezpieczeństwa na wypadek zmienności. Jeśli trafiłeś tutaj z dziedziny ekonomii, ten artykuł dotyczy znaczenia w zarządzaniu zapasami.
Gdzie szukać więcej informacji
- Co to jest zapas bezpieczeństwa — pełny wzór i metoda poziomu obsługi.
- Co to jest punkt ponownego zamówienia — wyzwalacz, wewnątrz którego znajduje się bufor.
- Co to jest brak towaru (stockout) — czemu zapobiega bufor i ile to kosztuje.
- Rodzaje zapasów — gdzie zapas buforowy plasuje się wśród innych kategorii.
- Koszt utrzymania zapasów — ile kosztuje utrzymanie bufora.
- Prognozowanie popytu — redukcja niepewności, którą pokrywa bufor.
Wnioski w jednym zdaniu
Zapas buforowy to zapas utrzymywany celowo jako ochrona przed wzrostem popytu lub opóźnieniami w dostawach; w codziennym użyciu oznacza to samo, co zapas bezpieczeństwa. Należy go wyznaczać na podstawie zmierzonej wydajności dostawców i rzeczywistej zmienności popytu, przy poziomie obsługi wybranym dla każdej klasy produktu — a nie na podstawie tego, co wydaje się „wygodne”.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zapas buforowy to to samo co zapas bezpieczeństwa? W codziennym użyciu tak — terminy te są stosowane zamiennie przez większość praktyków i większość oprogramowania. Tam, gdzie wprowadza się rozróżnienie, zapas buforowy odnosi się do ochrony przed zakłóceniami po stronie podaży, a zapas bezpieczeństwa do ochrony przed zmiennością popytu. Standardowe wzory obejmują oba te aspekty łącznie, więc rozróżnienie to zmienia jedynie etykietę, a nie obliczenia.
Jak obliczyć zapas buforowy? Prawidłowo: na podstawie zmierzonej zmienności popytu i czasu realizacji dostaw przy wybranym poziomie obsługi. Szybkim przybliżeniem jest dodatkowy popyt, który wystąpiłby w czasie różnicy między najgorszym ostatnim czasem realizacji dostawcy a jego średnią, plus dodatek na popyt w okresach wzmożonego ruchu.
Jaka jest różnica między zapasem buforowym a zapasem cyklicznym? Zapas cykliczny to zapas operacyjny, który ma zostać sprzedany między dostawami — rośnie w momencie dostawy i maleje w trakcie sprzedaży. Zapas buforowy to rezerwa znajdująca się pod nim, do której zapas cykliczny nie powinien sięgać i która istnieje tylko na wypadek sytuacji awaryjnych.
Ile zapasu buforowego powinienem utrzymywać? To zależy od tego, jak zmienny jest popyt i czas realizacji dostaw oraz ile faktycznie kosztuje brak towaru w danej linii. Zastosuj wysoki poziom obsługi dla swoich najlepszych produktów i tych, po które klienci przychodzą specjalnie do Ciebie, a niski — lub żaden — dla produktów wolnorotujących, które łatwo zastąpić.
Jaka jest różnica między zapasem buforowym a zapasem antycypacyjnym? Intencja. Zapas antycypacyjny jest kupowany, ponieważ spodziewasz się go sprzedać — przed szczytem sezonowym, promocją lub ogłoszonym wzrostem cen. Zapas buforowy jest utrzymywany na wypadek, gdyby był potrzebny. Traktowanie zakupów wyprzedzających jako bufora to częsty sposób na zakończenie okresu z większym zapasem, niż się zakładało.
Czy utrzymywanie zapasu buforowego to marnotrawstwo? Tylko wtedy, gdy jego wielkość jest określana na wyczucie, a nie na podstawie obliczeń. Zbyt duży bufor trwale zamraża kapitał i przestrzeń; brak bufora powoduje braki towaru w mniej więcej połowie cykli uzupełniania. Właściwy poziom to taki, przy którym koszt jego utrzymania jest niższy niż koszt braków towaru, którym zapobiega.
Czym jest system zapasów buforowych w ekonomii? To niezwiązane znaczenie: interwencja rządowa lub międzynarodowa, która kupuje towar, gdy ceny spadają poniżej minimum, i sprzedaje, gdy wzrosną powyżej maksimum, w celu stabilizacji cen. Takie systemy wymagają dużych rezerw kapitałowych i historycznie miały trudności z utrzymaniem przedziału cenowego w obliczu utrzymujących się nadwyżek.
Warehouse Wise to darmowa, niezależna biblioteka poradników dotyczących zarządzania zapasami, magazynowania i realizacji zamówień, stworzona z myślą o praktykach – nowych pracownikach magazynowych i zajmujących się inwentaryzacją, właścicielach małych i rozwijających się firm handlowych oraz e-commerce, a także wszystkich osobach, które chcą lepiej zrozumieć procesy magazynowe. Każdy przewodnik wyjaśnia dane zagadnienie, przedstawia konkretny przykład na liczbach, jeśli to pomocne, i przechodzi do sedna. Jesteśmy niezależni: nie sprzedajemy oprogramowania ani sprzętu, nie pobieramy prowizji za polecenia, a nasze poradniki nie są tworzone pod dyktando reklamodawców.